Wenn Sie ein neues Projekt mit einem Client beginnen, ist eines der ersten Dinge, auf die Sie sich konzentrieren müssen, dessen Vertrauen zu gewinnen. Überzeugen Sie Ihre Kunden mit einem überzeugenden Projektvorschlag - einer Erklärung, die klarstellt, was Ihre Agentur zu erledigen hat, damit der Client seine Ziele erreichen kann.
Dieser Vorschlag ist im Grunde eine "Diagnose" und ein "Behandlungsplan" Er zeigt dem Client, dass Sie seine Situation verstehen und skizziert, was leistungen des Projekts die Ihre Agentur erstellen wird, um dem Kunden zu helfen, sein Ziel zu erreichen.
Steigern Sie das Vertrauen der Clients in Ihre Projekte mit diesem Leitfaden. Er enthält Best Practices für das Verfassen von Angeboten, Beispiele für Projektvorschläge und vieles mehr, was Ihnen hilft, Ihre Angebote zu verbessern.
Was ist ein Projektvorschlag?
Ein Projektvorschlag ist ein dokument, das umreißt, welche Leistungen ihre Agentur erstellen wird und welche Ziele Sie durch die Arbeit erreichen wollen. Es ist ein wesentliches projektdokument und sein Hauptzweck ist es, die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten.
Der Projektvorschlag fasst die Details Ihres Projekts zusammen und sorgt dafür, dass interne und externe Stakeholder sich für das Projekt begeistern. Er sollte Ihren diagnostischen und präskriptiven Ansatz beschreiben, um das gewünschte Ziel zu erreichen.
Bevor wir uns näher mit dem Thema befassen, sollten wir die Verwirrung um einige gängige Arten von Projektdokumentation klären, die mit einem Projektvorschlag identisch sein können.
Projektvorschlag vs. Projekt-Charta
Ein Projektvorschlag ist wie ein Pitch; er wird erstellt, bevor ein Projekt genehmigt wird, und zielt darauf ab, Stakeholder oder Entscheidungsträger zu überzeugen, dem Projekt grünes Licht zu geben.
Beispiel: Ein Vorschlag zur Entwicklung einer mobilen App zur Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter könnte das Problem ineffizienter Arbeitsabläufe, die vorgeschlagene Lösung (eine mobile App) und die erwarteten Vorteile aufzeigen.
Sobald das Projekt genehmigt ist, wird die Projektcharta zur Formalisierung der Entscheidung herangezogen. Sie ist so etwas wie der Vertrag oder die Absichtserklärung für das Projekt, die dem Projektleiter die Befugnis erteilt, weiterzumachen.
Beispiel: Nach der Genehmigung des App-Projekts kann die Projektcharta den Umfang der App definieren (z. B. Features wie Aufgaben- und Zeiterfassung), den Projektmanager benennen und Meilensteine auf hoher Ebene festlegen, z. B. "Fertigstellung des Prototyps in 2 Monaten"
Projektvorschlag vs. Projekt Plan
Die plan für das Projekt und Vorschlag haben einige gemeinsame Elemente, was zu Verwechslungen führen kann. Der Projektplan kommt jedoch erst ins Spiel, nachdem der Projektvorschlag genehmigt wurde.
Der Plan ist wie eine Blaupause; er beschreibt detailliert, wie das Projekt durchgeführt, überwacht und abgeschlossen werden soll.
Beispiel: Der Projektplan für die App könnte spezifische Aufgaben wie "Gestaltung der Benutzeroberfläche", zugewiesene Ressourcen, eine detaillierte Zeitleiste und Strategien zur Risikominderung (z. B. Benutzerschulungen zur Steigerung der Akzeptanz) enthalten.
Projektvorschlag vs. Business Case
Ein Business Case wird in Unternehmen verwendet, um die Notwendigkeit eines Projekts zu begründen oder um einem Projekt Vorrang vor einem anderen zu geben. Er ist zwar mit dem Projektvorschlag verbunden, steht aber vor dem Vorschlag (oder daneben) und konzentriert sich auf das Warum des Projekts.
Betrachten Sie den Business Case als eine detaillierte Begründung, die zeigt, wie das Projekt mit den strategischen Zielen übereinstimmt und warum es sich lohnt, es zu verfolgen.
Beispiel: Der Business Case für die App könnte Daten darüber enthalten, wie viel Zeit die Mitarbeiter mit manuellen Prozessen verschwenden, den erwarteten ROI der App und Risiken wie niedrige Akzeptanzraten.
Lassen Sie uns diese Vergleiche von Projektdokumenten zur besseren Übersichtlichkeit in einer Tabelle darstellen. Bleiben wir bei unserem Beispiel für ein Projekt für eine App zur Steigerung der Produktivität.
| Dokument | Zweck | Erstellungszeitpunkt | Beispielinhalt | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| Vor oder mit dem Antrag | Um das Projekt vorzustellen und eine Genehmigung zu erhalten. | Vor der Genehmigung des Projekts | Problem: Manuelle Prozesse verringern die Produktivität. Vorgeschlagene Lösung: Eine mobile App. | Führungskräfte, Sponsoren |
| Business Case | Rechtfertigung der Machbarkeit und des ROI des Projekts. | Vor oder mit Vorschlag | Kosten-Nutzen-Analyse, die einen ROI von 120 % innerhalb von 2 Jahren zeigt. | Entscheidungsträger, Finanzteams |
| Projektcharta | Zur formellen Genehmigung des Projekts. | Nach der Genehmigung des Projekts | Ziele: Erstellen einer App mit Aufgabenmanagement und Zeiterfassung. Zugewiesener PM: Alec. | Projekt Team, Sponsoren |
| Projektplan | Detaillierte Beschreibung der Durchführung des Projekts. | Nach Genehmigung der Charta | Aufschlüsselung der Aufgaben, Zeitleisten, Ressourcenzuweisung, Risikomanagement. | Projekt Team, Beteiligte |
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Bestandteile eines Projektvorschlags
Ein guter Projektvorschlag sollte das Wer, Was, Wo, Wann und Wie der von Ihnen angebotenen Lösung enthalten. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, was Ihr Projektvorschlag enthalten muss:
- Inhaltsverzeichnis: Ein Index mit dem Inhalt des Projektvorschlags und den Nummern der Seiten
- [Zusammenfassung](/blog?p=48411) wissenslücken hat Ihre Agentur, die Sie im Laufe des Jahres marktforschung ?
- Methodik:
- Wie viel Zeit werden Sie für die Durchführung Ihrer Untersuchung haben?
- Welches Formular für die Datenerhebung werden Sie verwenden?
- Werden Sie ein Konkurrenz-Audit, Kundenbefragungen oder eine organisatorische Lückenanalyse durchführen?
- Wie werden Sie nach der Datenerhebung die Daten analysieren?
- Gibt es Grenzen für Ihre Forschung, die bei Ihrer Planung berücksichtigt werden müssen?
- Schlüsselergebnisse:
- Gibt es Themen, die sich bei der Durchführung Ihrer Untersuchung herauskristallisiert haben?
- Referenzen:
- Welche Ressourcen haben Sie bei der Entwicklung Ihrer Forschung verwendet?
- Sind die Quellen glaubwürdig?
- Sind die Quellen vielfältig genug, um die Branche genau zu repräsentieren?
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b. Brainstorming mit Ihrem internen Team
Versammeln Sie die Truppen mit Ihren Forschungsergebnissen! Es ist an der Zeit, gemeinsam mit Ihrem internen Team zu überlegen, wie Sie die Bedürfnisse des Clients lösen können, bevor Sie es zu Papier bringen.
Führen Sie ein gemeinsames Brainstorming mit Hilfe von Tools durch, die es den Teams ermöglichen, Ideen auszutauschen und ihre jeweiligen Sichtweisen auf das Projekt zu erörtern, um schließlich die besten Ideen zu finden.
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c. Verwenden Sie Tools für das Projektmanagement
Wenn Sie ein Projektmanagement tool verwenden, können Sie Ihren Projektvorschlag effizienter erstellen. Hier sind ein paar ClickUp projektmanagement tools, die Ihnen helfen werden:
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- Benutzerdefinierte Felder: Benutzerdefinierte Felder von ClickUp ermöglichen es Ihnen, Aufgaben eindeutige Werte wie Budgets, Eigentümer, Fälligkeitsdaten und vieles mehr zuzuordnen.
- Gantt Diagramm: Es ist einfach, Zeitleisten zu definieren, wenn Sie sich die Aufgaben in ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht betrachten, wo Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und die Projektleistungen in der richtigen Reihenfolge layouten können.
- Checklisten: Manchmal brauchen Sie nur eine einfache Liste, um sicherzustellen, dass Sie alle Teile des Projekts zu erledigen haben; hier finden Sie sie checklisten sehr praktisch! Mit einem einzigen Klick können Sie die Eigentümer von Aufgaben eintragen, Fälligkeitsdaten festlegen und das Team des Projekts über den Abschluss informieren.
Reorganisieren Sie Ihre ClickUp Checkliste durch Ziehen und Ablegen der Elemente
d. Halten Sie sie kurz und bündig
Projektsponsoren und Stakeholder haben viel zu tun und schätzen es, wenn Sie sich kurz fassen.
Beschränken Sie Ihren Vorschlag auf ein paar Seiten und fassen Sie ihn kurz und prägnant zusammen. Geben Sie außerdem Ihrem internen Projekt Team die Möglichkeit, den Vorschlag zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten, bevor Sie ihn abschicken.
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e. Fügen Sie dem Projektvorschlag visuelle Elemente hinzu
Verwenden Sie Diagramme, Schaubilder oder Infografiken, um den Text aufzulockern und die Daten verständlich zu machen.
Ihr Team kann auch einfach Folgendes anpassen
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f. Nachbereitung
Lassen Sie potenzielle Kunden nicht durch die Maschen schlüpfen. Verfolgen Sie jede Phase Ihrer Projektvorschläge, damit Sie wissen, wer für die Kontaktaufnahme mit dem potenziellen Kunden zuständig ist und wann Ihr Team ihn zuletzt kontaktiert hat.
Die Nachverfolgung des Lebenszyklus eines Clients in Echtzeit ist in ClickUp mit benutzerdefinierten Feldern ganz einfach. Sie können die Phasen Ihrer Projektvorschläge über benutzerdefinierte Felder definieren, Rollen zuweisen, Fälligkeitsdaten für routinemäßige Nachfassaktionen festlegen und Mitglieder Ihres Teams mit Tags versehen.
Außerdem können Sie direkt aus dem Aufgabenfenster heraus E-Mails und Kommentare an den Client senden, so dass Sie einen klaren Prüfpfad für jede Kundenkommunikation haben.
Vorlagen für Projektvorschläge & andere Ressourcen:
- Vorlagen für Projektvorschläge
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