Vlastní pole ClickUp podle typu úkolu: Jak vytvářím přehlednější prodejní pracovní postupy bez nepřehledných polí

Prodejní pracovní postupy se stávají nepřehlednými, když každý potenciální zákazník, společnost, kontakt a obchod zobrazuje stejná vlastní pole.

Záznam o společnosti nepotřebuje pole „Křestní jméno“. Záznam o kontaktu nepotřebuje všechna kvalifikační pole na úrovni účtu. Následná úloha nepotřebuje kompletní model hodnocení prodeje.

Když se pole objevují všude, uživatelé přestávají systému důvěřovat. Nechávají pole prázdná, hádají, co se tam hodí, a viní ClickUp za problém se strukturou.

Vlastní pole ClickUp podle typu úkolu tento problém řeší tím, že data na úrovni společnosti zůstávají v záznamech společnosti, data na úrovni kontaktů v záznamech osob a sdílená pole zůstávají viditelná tam, kde to dává smysl.

V tomto článku vám ukážu, jak používám vlastní pole podle typu úkolu v prodejním prostředí digitální marketingové agentury a proč tato malá strukturální změna usnadňuje škálování správy potenciálních zákazníků v ClickUp.

Proč se prodejní data stávají nepřehlednými, když každý záznam používá stejná pole

Prodejní týmy spravují několik druhů informací najednou: údaje o společnosti, kontaktní údaje, podrobnosti o obchodech a úkoly pro následné kroky. Mnoho pracovních prostorů ClickUp vše sjednocuje do jedné obecné struktury úkolů.

To obvykle způsobuje problémy, jako například:

Prodejní pracovní postupy nepotřebují méně polí. Potřebují pole, která se zobrazují pouze tam, kde jsou relevantní.

O mně: Zakladatel a hlavní architekt společnosti Upficient

Jmenuji se Christopher Day a jsem zakladatelem a hlavním architektem společnosti Upficient.

Jsem ověřeným odborníkem na ClickUp a nejlépe hodnoceným uživatelem Plus na Upworku. Ve společnosti Upficient navrhujeme systémy ClickUp, které dávají smysl i po přidání dalších lidí, záznamů a pracovních postupů.

Velká část naší práce se točí kolem jedné praktické otázky: jak usnadnit týmům konzistentní používání ClickUp?

Vlastní pole podle typu úkolu jsou jednou z funkcí, které pomáhají, protože odstraňují nepořádek přímo u zdroje. Místo toho, abyste školili zaměstnance, aby ignorovali irelevantní pole, můžete pracovní prostor navrhnout tak, aby se tato pole nikdy nezobrazovala tam, kam nepatří.

Struktura prodejního pracovního prostoru, se kterou začínám před přidáním polí

Než se pustím do vlastních polí, ujistím se, že je struktura prodejního pracovního prostoru přehledná.

V typické agentuře zabývající se digitálním marketingem obvykle začínám se třemi oblastmi:

Pro tento pracovní postup je nejdůležitější seznam potenciálních zákazníků. Právě tam začíná rozdělení na společnost a kontakt, což způsobuje nepořádek, pokud každý záznam zdědí stejná pole.

Jak modeluji potenciální zákazníky: společnosti jako nadřazené úkoly, lidé jako podúkoly

V pracovním postupu pro správu potenciálních zákazníků rád zobrazuji společnost na úrovni nadřazené úlohy.

Poté vnořím jednotlivé osoby nebo kontaktní osoby jako podúkoly.

To poskytuje prodejnímu týmu jednoduchou strukturu:

Nekvalifikujete jen náhodnou osobu. Kvalifikujete společnost, zjišťujete, kdo jsou rozhodující osoby, a sledujete lidi zapojené do nákupního procesu.

V ClickUp může tato hierarchie vypadat takto:

Potenciální zákazníci mohou pocházet z formulářů ClickUp, webových formulářů, e-mailů do seznamu, integrací, automatizací, webhooků nebo Super Agentů. Zdroj není tak důležitý jako to, co se stane dál: záznam by měl skončit v přehledné hierarchii firem/kontaktů, kde záznamy firem budou nadřazenými úkoly a lidé podřízenými úkoly.

Starý problém s vlastními poli: příliš mnoho dat na nesprávném místě

Před zavedením vlastních polí podle typu úkolu se pole na úrovni seznamu zobrazovala u každého úkolu a podúkolu v daném seznamu. To fungovalo u jednoduchých pracovních postupů, ale ne u seznamů, které kombinovaly společnosti, kontakty, následné úkoly a úkoly týkající se kvalifikace.

Záznamy o společnostech vyžadují pole jako kvalita potenciálního zákazníka, odvětví, velikost společnosti, rozmezí rozpočtu, proveditelnost projektu, naléhavost a vhodnost.

Záznamy o kontaktech vyžadují pole jako jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo a role osoby s rozhodovací pravomocí.

Záznam o společnosti by neměl vyžadovat zadání křestního jména. Záznam o osobě by neměl vyžadovat, aby uživatel hodnotil proveditelnost na úrovni společnosti.

Co se změní, když pole patří k typům úkolů

Vlastní pole podle typu úkolu vám umožňují rozhodnout, kam dané pole patří.

Otevřete úkol společnosti a uvidíte pole společnosti. Otevřete podúkol osoby a uvidíte pole kontaktu. Sdílená pole mohou zůstat na úrovni seznamu.

Pracovní prostor umožňuje oddělit:

Díky tomuto rozdělení získáte kontrolu.

Stále můžete používat pole na úrovni seznamu tam, kde to dává smysl. Ale už nemusíte vkládat každé pole do každého záznamu.

Pole týkající se společnosti zůstávají v záznamech společnosti

Pole na úrovni společnosti popisují účet, nikoli osobu.

Použijte typ úkolu Společnost pro pole jako:

Tato pole pomáhají týmu rozhodnout, zda má smysl o danou společnost usilovat a jak by měl prodejní proces pokračovat.

Pole kontaktů zůstávají v záznamech osob

Pole na úrovni kontaktů popisují jednotlivého kupujícího, zastánce nebo zainteresovanou stranu.

Použijte typ úkolu Osoba nebo Potenciální zákazník pro pole jako:

Když uživatel otevře dílčí úkol týkající se konkrétní osoby, měl by vidět pouze pole potřebná k pochopení dané osoby nebo k jejímu kontaktování.

Sdílená pole stále existují na úrovni seznamu

Ne každé pole musí být přesunuto do typu úkolu.

Pole ponechte na úrovni seznamu, pokud se vztahují jak na záznamy o společnosti, tak na záznamy o kontaktech. Například:

Získáte tak jasné rozdělení: pole typu úkolu pro data specifická pro danou roli a pole seznamu pro sdílená data.

Moje nastavení kvalifikace potenciálních zákazníků pro záznamy o společnostech

Kvalifikace potenciálních zákazníků patří na úroveň společnosti.

Například pokud hodnotím, zda má smysl se o potenciálního zákazníka dále zajímat, mohu použít binární hodnotící pole, jako jsou:

„Ano“ může znamenat jedničku. „Ne“ může znamenat nulu.

Tato pole by měla být přiřazena k typu úkolu „Společnost“, protože hodnotí účet, nikoli osobu.

Jak přesunout pole ze seznamu do typu úkolu „Společnost“

Řekněme, že pole jako Rozsah je použitelné a je v současné době připojeno k seznamu potenciálních zákazníků.

To znamená, že se zobrazují jak v nadřazeném úkolu společnosti, tak v podúkolech osob, i když patří pouze do záznamu společnosti.

Abych to napravil, mohu pole přesunout do typu úkolu Společnost.

Postup je jednoduchý:

Nyní pole zmizí z dílčích úkolů osob a zůstane přesně tam, kam patří.

To je hlavní výhoda vlastních polí podle typu úkolu. Umožňuje mi to vytřídit informace, které patří k jednomu druhu záznamu, aniž by se míchaly s jinými.

Jak jsem řekl ve webináři: „Tento problém je nyní oficiálně vyřešen.“

Proč přehlednější pole zlepšují přijetí ClickUp

Přehlednější pole zlepšují přijetí.

Když uživatelé otevřou úkol a pochopí, která pole jsou důležitá, je větší pravděpodobnost, že budou systém používat správně.

Přestanou se ptát:

To šetří čas. Zároveň to zlepšuje přehlednost úkolů.

Většina problémů s přijetím ClickUp nepochází z nedostatku dokumentace. Pochází z pracovních postupů, které nepůsobí intuitivně.

Pokud pracovní prostor vyžaduje, aby uživatelé ignorovali polovinu polí u každého úkolu, je jeho design proti nim.

Díky relevantnosti se systém snáze osvojuje.

Kde se tato funkce hodí do škálovatelného prodejního systému

Prodejní procesy závisí na spolehlivých datech.

Pokud jsou vaše pole nepřehledná, vaše data budou chaotická. Pokud budou vaše data chaotická, vaše reporty budou méně přesné. Pokud budou reporty méně přesné, vedoucí pracovníci přestanou pracovnímu prostoru důvěřovat.

Vlastní pole podle typu úkolu pomáhají zabránit této řetězové reakci. Poskytují prodejním týmům přehlednější záznamy, lepší kvalifikační data, jasnější přiřazení odpovědnosti a snazší zapracování nových uživatelů.

Stejná logika platí pro dodávky klientům, nábor, správu dodavatelů, partnerské programy, zapracování nových zaměstnanců a eskalaci podpory. Prodej je však jedním z nejjasnějších míst, kde začít, protože společnosti a kontakty přirozeně potřebují odlišná data.

Poznámka k zapracování nových zaměstnanců: I přehledné systémy potřebují společné standardy

Přehledná struktura stále vyžaduje sdílené standardy.

Přehledná pole pomáhají, ale nenahrazují školení. Uživatelé stále potřebují vědět, jaké typy úkolů existují, co každý z nich znamená a kam které pole patří.

Příliš mnoho týmů zapojuje nové členy do ClickUp pomocí:

Tento přístup obvykle vede k nekonzistentnímu používání, nepořádku v úkolech, narušeným pracovním postupům a k tomu, že vedoucí pracovníci obviňují nástroj.

Lepším přístupem je naučit standardy pracovního prostoru.

To znamená, že uživatelé pochopí:

Pokud má váš tým potíže s nejednotným používáním ClickUp, proměňte tato pravidla v krátký kontrolní seznam pro zaškolení nebo průvodce pracovním prostorem.

Začněte s jedním nepřehledným seznamem prodejů

Nemusíte přestavovat celý svůj pracovní prostor najednou.

Začněte s jedním prodejním seznamem, kde nepřehledná pole zpomalují práci.

Zeptejte se sami sebe:

Poté tento pracovní postup zjednodušte.

Vyzkoušejte to s týmem. Sledujte, kde se lidé stále potýkají s nejasnostmi. Rozšiřujte to postupně.

Takto se z funkce stává lepší pracovní postup.

Vytvořte prodejní pracovní postup, kterému může váš tým skutečně důvěřovat

Pokud má každý úkol stejnou zátěž v podobě polí, začněte s jedním nepřehledným seznamem prodejních úkolů.

Oddělte pole týkající se společnosti od polí týkajících se kontaktů. Sdílená pole ponechte na úrovni seznamu. Pole specifická pro jednotlivé role přesuňte do příslušných typů úkolů.

Právě tehdy přestane ClickUp působit chaoticky a začne se jevit jako prodejní systém, kterému může váš tým důvěřovat.