Americké vysoké školy obdržely ve fiskálním roce 2024 61,5 miliardy dolarů v podobě charitativních darů, avšak počet dárců z řad absolventů klesl o 30 %, i když celková částka zůstává vysoká. Oddělení pro rozvoj ztrácejí širokou základnu angažovaných absolventů, která udržuje dlouhodobé dárcovství.
Agent umělé inteligence zabudovaný do platformy pro řízení projektů dokáže automatizovat hodnocení zapojení, sledování fundraisingových kampaní, koordinaci akcí a pracovní postupy v oblasti péče o dárce, čímž promění roztříštěná data o absolventech v organizovaný systém.
Níže najdete připravený příkaz pro AI agenta, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut vytvořit kompletní pracovní prostor pro vztahy s absolventy. Než jej však použijete, je dobré se podívat na provozní mezeru, kterou má tento systém vyřešit. Pro většinu týmů zabývajících se rozvojem není problémem nedostatek dat o absolventech. Problémem je, že zapojení, kampaně, akce a správa dárců jsou rozptýleny v příliš mnoha nesouvislých systémech, takže nikdo nemůže jasně vidět celý vztah.
Pro koho je toto řešení pro vztahy s absolventy určeno
Toto nastavení je určeno pro týmy zabývající se vztahy s absolventy, pracovníky oddělení rozvoje, týmy pro roční dárcovství, pracovníky pro správu dárců, pracovníky pro zapojení a vedoucí pracovníky univerzitního rozvoje odpovědné za oslovování absolventů, akce, kampaně a následnou péči o dárce. Je obzvláště užitečné pro instituce, které již mají zavedený systém CRM, ale stále se spoléhají na manuální koordinaci při správě hodnocení zapojení, realizaci kampaní a pracovních postupů v oblasti správy dárců.
Problém: Vaše oddělení pro rozvoj spravuje 200 000 záznamů o absolventech v pěti nespojených systémech
Pokud pracujete v oblasti vztahů s absolventy, výzvou není nedostatek absolventů. Je to nedostatek přehledu o tom, kdo je zapojený, kdo se vzdaluje a kdo je připraven přispět. Váš tým spravuje desítky tisíc (někdy i stovky tisíc) záznamů o absolventech rozptýlených po vašem CRM, e-mailové platformě, systému registrace akcí, databázi dobrovolníků a jakékoli tabulce, kterou loni vytvořil váš koordinátor dne dárcovství.
Výsledek je předvídatelný: míra účasti absolventů klesla z přibližně 20 % v 80. letech na asi 7,8 %, fundraisingové kampaně se řídí instinktem namísto dat o zapojení, následná komunikace po akcích probíhá s několikátýdenním zpožděním (nebo vůbec) a 70 % organizací absolventů uvádí, že jejich hlavním cílem je zvýšit zapojení, zatímco 27 % přiznává, že k jeho dosažení nemají žádnou specifickou strategii. Mezitím se standardy CASE neustále vyvíjejí a váš tým stále ručně sjednocuje záznamy.
Hlubší problém spočívá v tom, že vztahy s absolventy se staly hrou na objem, která se hraje s nástroji z domácké výroby. Nemůžete personalizovat oslovení 100 000 absolventů pomocí stejných metod, které fungovaly u 10 000. A nemůžete vybudovat udržitelný zdroj darů, když váš tým tráví více času zadáváním dat než budováním vztahů.
Jak to vyřešila Wake Forest University: Oddělení Alumni and Donor Services na Wake Forest University sjednotilo týmy, které byly roztříštěné napříč různými platformami, do jediného systému. Dosáhlo tak reportování dat v reálném čase prostřednictvím ClickUp Dashboards a meziresortní koordinace v rámci University Advancement.
Morey Graham, ředitel projektu Alumni & Donor Services:
Nyní můžeme spolupracovat v rámci jednoho systému a mít přehled o klíčových datech. To umožňuje našim různým týmům podávat zprávy o pokroku, identifikovat problémy s pracovní zátěží a kapacitou a plánovat s větší přesností.
Nyní můžeme spolupracovat v rámci jednoho systému a mít přehled o klíčových datech. To umožňuje našim různým týmům podávat zprávy o pokroku, identifikovat problémy s pracovní zátěží a kapacitou a plánovat s větší přesností.
To je příležitost, která se zde nabízí. Nejde o nahrazení systémů pro rozvoj, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem práce, která se odehrává mezi nimi. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení vztahů s absolventy uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve své vlastní činnosti zaměřené na rozvoj? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej své základně absolventů, kombinaci kampaní a cílům v oblasti zapojení.
To je příležitost, která se zde nabízí. Nejde o nahrazení systémů pro rozvoj, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem práce, která se odehrává mezi nimi. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení vztahů s absolventy uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve své vlastní činnosti zaměřené na rozvoj? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej své základně absolventů, kombinaci kampaní a cílům v oblasti zapojení.
Úkol: Vytvořte si pracovní prostor pro zapojení absolventů s využitím umělé inteligence
Zkopírujte tento pokyn, vložte jej do ClickUp Brain a vytvořte si vlastního ClickUp Super Agenta. Vyplňte údaje o vaší instituci a získáte kompletní pracovní prostor pro vztahy s absolventy s hodnocením zapojení, sledováním kampaní, správou akcí a pracovními postupy pro péči o dárce.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, včetně logiky segmentace, kontrolních bodů kampaní, pracovních postupů při pořádání akcí a následné péče o dárce. Váš tým jej pak může přizpůsobit tak, aby odpovídal vaší populaci absolventů, prioritám fundraisingu a komunikačním kanálům.
Podnět:
→ Jste připraveni vytvořit svého prvního Super agenta?
Otevřete ClickUp Brain a vložte výše uvedený příkaz, abyste vytvořili vlastního Super agenta pro svůj pracovní prostor.
Jakmile je váš plán agentů vygenerován, dalším krokem je jeho přeměna na praktický pracovní prostor, který může váš tým pro rozvoj využívat každý den.
Jak to nastavit v ClickUp (4 kroky)
Než si nastavíte svůj Space, shromážděte informace, které váš tým již používá ke správě zapojení absolventů. Obvykle se jedná o kategorie zapojení, kalendáře kampaní, úrovně dárců, typy akcí, komunikační segmenty a očekávání v oblasti péče o dárce. Pokud začnete s čistými vstupními daty, budou vaše automatizace, dashboardy a pracovní postupy pro oslovování mnohem užitečnější.
- Vytvořte strukturu svého pracovního prostoru Založte si speciální prostor s názvem „Vztahy s absolventy a rozvoj“. Přidejte čtyři složky pro organizaci práce v rámci celého životního cyklu zapojení absolventů: „Zapojení a oslovování“ pro segmentaci absolventů, komunikaci, regionální pobočky a zájmové skupiny, „Fundraisingové kampaně“ pro roční fond, den dárcovství, kapitálové kampaně, plánované dárcovství a dárcovství při setkáních, „Akce a programy“ pro setkání, návraty, regionální akce, mentorské programy a koordinaci dobrovolníků a „Správa a uznání“ pro pracovní postupy týkající se poděkování dárcům, reportování dopadu, sledování uznání a opětovného zapojení dárců, kteří přestali přispívat.
- Nakonfigurujte vlastní pole pro každou úlohu týkající se absolventů Přidejte vlastní pole do šablon úloh týkajících se absolventů, aby každý záznam obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje ke sledování zapojení a koordinaci oslovování. Zahrňte pole pro skóre zapojení, rok absolvování, úroveň dárce, datum posledního kontaktu, geografický region, preferenci komunikace, přiřazenou kampaň a celkovou částku darů. Tato konzistentní struktura zvyšuje spolehlivost dashboardů, automatizací a reportingu portfolia.
- Vložte výzvu do ClickUp Brain Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výzvu z výše uvedeného textu. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, počtu absolventů, počtu zaměstnanců, aktuálně používaných nástrojů, ročního cíle fundraisingu, míry účasti a kanálů zapojení. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu modelu hodnocení zapojení, pracovních postupů kampaní, šablon akcí a struktury péče o dárce, a poté jej vylepšete pro potřeby vaší rozvojové činnosti.
- Nastavte automatizace pro průběžnou správu Vytvořte automatizace, které zajistí plynulý chod práce v oblasti vztahů s absolventy bez nutnosti neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel spouštějte oslovování na základě zapojení, zahajujte milníky kampaní, plánujte následné akce, iniciujte kontrolní schůzky v rámci mentoringu a spouštějte sekvence péče o dárce po obdržení darů.
Vytvořte speciální prostor s názvem Vztahy s absolventy a rozvoj. Přidejte čtyři složky pro organizaci práce v rámci celého životního cyklu zapojení absolventů: „Engagement & Outreach“ pro segmentaci absolventů, komunikaci, regionální pobočky a zájmové skupiny, „Fundraising Campaigns“ pro roční fond, den dárcovství, kapitálové kampaně, plánované dárcovství a dárcovství při setkáních, „Events & Programs“ pro setkání, návraty, regionální akce, mentorské programy a koordinaci dobrovolníků a „Stewardship & Recognition“ pro pracovní postupy týkající se poděkování dárcům, reportování dopadu, sledování uznání a opětovného zapojení dárců, kteří přestali přispívat.
Přidejte do šablon úkolů pro absolventy vlastní pole, aby každý záznam obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje ke sledování zapojení a koordinaci oslovování. Zahrňte pole pro skóre zapojení, rok absolvování, úroveň dárce, datum posledního kontaktu, geografický region, preferenci komunikace, přiřazenou kampaň a celkovou částku darů. Tato jednotná struktura výrazně zvyšuje spolehlivost dashboardů, automatizací a reportingu portfolia.
Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedený příkaz. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, počtu absolventů, počtu zaměstnanců, aktuálně používaných nástrojů, ročního cíle fundraisingu, míry účasti a kanálů zapojení. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu modelu hodnocení zapojení, pracovních postupů kampaní, šablon akcí a struktury správy dárců, a poté jej vylepšete pro potřeby vaší rozvojové činnosti.
Vytvořte automatizace, které zajistí plynulý chod práce v oblasti vztahů s absolventy bez nutnosti neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel spouštějte oslovování na základě zapojení, zahajujte milníky kampaní, plánujte následné akce, iniciujte kontrolní schůzky v rámci mentoringu a spouštějte sekvence péče o dárce po obdržení darů.
Jste připraveni proměnit tyto pracovní postupy v opakovatelný systém? Vytvořte si v ClickUp pracovní prostor pro správu grantů.
💡 Tip pro profesionály: Začněte s jedním pracovním postupem, například s dárcovským dnem, opětovným zapojením bývalých dárců nebo následnou komunikací po akci pro absolventy, než systém nasadíte v rámci celé rozvojové činnosti. Menší pilotní projekt pomůže vašemu týmu vylepšit šablony, logiku hodnocení a komunikační pravidla před rozšířením.
Doporučená vlastní pole pro úkoly v oblasti vztahů s absolventy
Tyto oblasti vytvářejí jednotný provozní záznam napříč pracovními postupy hodnocení zapojení, kampaní, akcí, mentoringu a péče o dárce.
| Obor | Typ | Účel |
|---|---|---|
| Hodnocení zapojení | Číslo | Vážené skóre založené na aktivitě absolventů |
| Rok absolvování | Číslo nebo rozevírací seznam | Rok absolvování absolventů |
| Úrovně dárců | Rozbalovací nabídka | První dárce, opakovaný dárce, roční příspěvek vedoucích pracovníků, významný dar, plánované dárcovství |
| Datum posledního kontaktu | Datum | Nejnovější interakce s absolventy |
| Geografický region | Rozbalovací nabídka | Region nebo umístění pobočky |
| Preference komunikace | Rozbalovací nabídka | E-mail, přímá pošta, telefon, SMS, sociální sítě |
| Přiřazeno ke kampani | Rozbalovací nabídka | Roční fond, Den dárcovství, Kapitálová kampaň, Dárcovství při setkáních absolventů, Plánované dárcovství |
| Celoživotní dárcovství | Měna | Celková historická částka darů |
| Segment zapojení | Rozbalovací nabídka | Vysoce zapojení, zapojení, mírně zapojení, nezapojení, ztracený kontakt |
| Skupina Affinity | Štítky | Sport, studentské spolky, akademický program, dobrovolnictví, mladí absolventi, regionální pobočka |
| Stav účasti na akci | Rozbalovací nabídka | Pozvaní, Registrovaní, Účastníci, Nezúčastnění, Následná komunikace dokončena |
| Stav péče o dárce | Rozbalovací nabídka | Potvrzení odesláno, poděkování odesláno, zpráva o dopadu odeslána, opětovné zapojení aktivní |
📘 Přečtěte si také: Prohlédněte si všechny typy vlastních polí a rozhodněte se, která pole se nejlépe hodí pro váš pracovní postup při přidělování grantů.
Příklady klíčové automatizace v oblasti vztahů s absolventy
Po nastavení vlastních polí vytvořte automatizace, které zajistí sledování zapojení, kampaně, akce a péči o dárce bez nutnosti opakovaného ručního sledování.
| Kdy… | Poté… |
|---|---|
| Absolvent poskytuje dar | Spusťte sekvenci péče o dárce na základě úrovně dárce a přiřaďte následné úkoly |
| Skóre zapojení kleslo do rozsahu „nezapojený“ | Vytvořte úkol pro opětovné zapojení a přiřaďte mu příslušný segment pro oslovování |
| Odpočítávání do dne dárcovství dosáhlo milníku | Vytvořte kontrolní seznam pro příští kampaň a přiřaďte úkoly pro jednotlivé kanály |
| Událost je označena jako dokončená | Rozesílejte dotazníky po skončení akce a vytvářejte následné úkoly pro účastníky i ty, kteří se nedostavili |
| Dárce je neaktivní již 13, 18 nebo 24 měsíců | Spusťte další sekvenci pro opětovné zapojení dárců, kteří přestali přispívat |
| Vytvoření mentorského páru | Naplánujte kontrolní úkoly a přiřaďte následné kontroly milníků |
📘 Přečtěte si také: Zjistěte, jak fungují vlastní pole v automatizacích
Co agent pokrývá v rámci celého životního cyklu zapojení absolventů
AI agent pro vztahy s absolventy není chatbot, který odpovídá na otázky týkající se vaší alma mater. Jedná se o systém, který běží ve vašem pracovním prostoru pro řízení projektů a zpracovává strukturovanou, opakovatelnou práci, kterou váš tým pro rozvoj v současné době provádí ručně, včetně hodnocení zapojení, koordinace kampaní, následných aktivit po akcích a zajištění toho, aby správa dárců neunikla pozornosti.
| Fáze životního cyklu | Co agent dělá | Co nahrazuje |
|---|---|---|
| Sledování zapojení | Hodnotí aktivitu absolventů napříč režimy zapojení CASE a aktualizuje stav segmentů | Roztříštěné záznamy o zapojení v tabulkách a nesouvislých nástrojích |
| Fundraisingové kampaně | Sleduje cíle kampaní, pipeline, milníky a následnou péči o dárce | Jednorázové kampaně a manuální koordinace mezi týmy |
| Akce a programy | Řídí plánování akcí, registraci, role dobrovolníků, průzkumy a následné aktivity | E-mailové konverzace, sdílené disky a poznámky k akcím, které nikdy neposkytují informace pro další akci |
| Mentorské programy | Sleduje shody, schůzky, spokojenost a trvalou angažovanost | Ad hoc tabulky mentorů a nekonzistentní sledování programů |
| Komunikace | Koordinuje segmenty publika, načasování kampaní, kombinaci kanálů a dodržování pravidel pro odhlášení | Oddělte komunikační kalendáře a manuální správu publika |
| Správa a uznání | Sleduje načasování poděkování, zprávy o dopadu, dárky na památku a spouštěče pro opětovné zapojení | Zpožděné následné kroky a péče o dárce zapadají v e-mailových schránkách |
Chcete vidět, jak Super Agents fungují v reálném prostředí ClickUp? Podívejte se na níže uvedený návod a zjistěte, jak se v praxi propojují pracovní postupy, úkoly a automatizace generované umělou inteligencí.
Varianty pro různé typy institucí
Výše uvedený pokyn funguje ve všech vysokoškolských institucích, které používají ClickUp. Upravte pokyn pro svou instituci:
| Typ instituce | Klíčové úpravy |
|---|---|
| Výzkumná univerzita R1 | Použijte celý zadávací text v nezměněné podobě. Přidejte komplexnější segmentaci kampaní, větší skupiny absolventů a lepší koordinaci portfolia pracovníků zabývajících se dary. |
| R2 university | Zachovejte celkovou strukturu, ale zjednodušte některé úrovně kampaní tam, kde jsou týmy zaměstnanců menší. Zaměřte se na roční fond, akce a regionální zapojení. |
| Liberal Arts College | Zaměřte se na intenzivní zapojení absolventů, dárcovství při setkáních, dobrovolnické programy a důslednou péči o menší skupiny absolventů. |
| Komunitní vysoká škola | Kladte důraz na zapojení místních absolventů, mentoring přizpůsobený potřebám pracovní síly, menší struktury kampaní a budování vztahů namísto složitosti velkých darů. |
| Kariéra nebo odborná škola | Zaměřte se na kariérní výsledky absolventů, mentoring v oboru, zapojení spojené se zaměstnavateli a cílenou péči o dárce vázanou na příběhy o kariérním úspěchu. |
Spravujte vztahy s absolventy na jednom místě
Vztahy s absolventy selhávají, když jsou historie zapojení, kampaně, akce, mentorské programy a správa dárců uloženy v oddělených systémech bez sdíleného přehledu. Díky ClickUp Brain, vlastním polím a automatizacím může vaše instituce proměnit zapojení absolventů v jeden opakovatelný systém, který podporuje důkladnější následnou péči, jasnější segmentaci, lepší koordinaci akcí a konzistentnější správu.
Cílem není nahradit váš CRM systém nebo databázi pro rozvoj. Cílem je snížit koordinační práci s nimi, zlepšit přehled o tom, kdo je zapojený a kdo se vzdaluje, a pomoci vašemu týmu věnovat více času vztahům namísto úklidu záznamů. Začněte s výše uvedeným návodem, přizpůsobte jej vaší základně absolventů a prioritám rozvoje a vytvořte nastavení, které váš tým může skutečně používat po celý rok.
Často kladené otázky
Může umělá inteligence skutečně zvýšit míru zapojení absolventů?
AI agenti nevolají absolventům ani nepíší upřímné děkovné dopisy. Automatizují provozní práci, která umožňuje personalizovanou interakci ve velkém měřítku: hodnocení zapojení, segmentaci publika, spouštění včasných kontaktů a označování dárců, kteří přestávají přispívat, ještě předtím, než odejdou. Když váš tým tráví méně času zadáváním dat, má více času na budování vztahů. Tak se zvyšuje míra účasti.
Funguje to s našimi stávajícími CRM systémy, jako jsou Raiser’s Edge nebo Salesforce?
Pracovní prostor agenta AI funguje společně s vaším stávajícím CRM systémem pro rozvoj. Data o zapojení z Raiser’s Edge, Blackbaud nebo Salesforce se synchronizují do vlastních polí v úkolech týkajících se absolventů. Agent nenahrazuje váš systém záznamů. Stává se operační vrstvou, kde váš tým sleduje kampaně, koordinuje akce a spravuje pracovní postupy péče o dárce na základě těchto dat o dárcích.
A co bezpečnost citlivých údajů o dárcích?
ClickUp je držitelem certifikátů SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 42001 a podporuje SSO, oprávnění na základě rolí a šifrování dat v klidu i při přenosu. Oprávnění na úrovni dárců umožňují pracovníkům zabývajícím se dary vidět pouze jim přidělená portfolia. K trénování modelů umělé inteligence nejsou použita žádná data. Podrobné informace najdete na stránce věnované bezpečnosti.
Jak to řeší požadavky na reporting CASE?
Systém hodnocení zapojení je v souladu se čtyřmi režimy zapojení podle CASE (filantropický, dobrovolnický, zážitkový, komunikační). Vlastní pole sledují každý režim samostatně, takže můžete generovat zprávy o zapojení v souladu s CASE přímo ze svého pracovního prostoru. Agent strukturová data tak, jak to CASE očekává, což zjednodušuje přípravu odpovědí v průzkumech.
Je to užitečné pouze pro velké oddělení rozvoje?
Ne. Prompt obsahuje proměnné pro typ instituce, počet absolventů a velikost týmu. Dvoučlenná kancelář pro absolventy na komunitní vysoké škole může využívat stejné automatizace sledování kampaní a správy vztahů jako 50členné oddělení pro rozvoj na univerzitě typu R1. Systém se přizpůsobí velikosti vaší absolventů a vašemu týmu.