Více než 60 % vysokoškolských studentů nyní splňuje kritéria pro alespoň jeden problém duševního zdraví a 97 % institucí má na kampusu tým pro behaviorální intervenci. Přesto většina týmů CARE stále koordinuje případy prostřednictvím e-mailových řetězců, nesouvislých zpráv v systému Maxient a poznámek z jednání, které zůstávají v něčí e-mailové schránce.
Agent umělé inteligence zabudovaný do platformy pro řízení projektů dokáže automatizovat přijímání případů, třídění podle úrovně rizika, meziresortní doporučení a sledování výsledků, a to při zachování kontrol přístupu v souladu s FERPA.
Níže najdete připravený příkaz pro agenta AI, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut vytvořit kompletní pracovní prostor pro správu studentských případů. Než jej však použijete, je užitečné podívat se na problémy s koordinací, které má tento systém vyřešit. Pro většinu týmů studentské podpory není problémem to, že by chyběla doporučení. Problémem je, že tato doporučení přicházejí z příliš mnoha nesouvislých kanceláří, což ztěžuje včasný přehled o celé situaci a tím i adekvátní reakci.
Pro koho je toto nastavení správy studentských případů určeno
Toto nastavení je určeno pro týmy CARE, týmy pro behaviorální intervenci, kanceláře děkanů, týmy pro studentské chování, pracovníky koordinující poradenství, případové manažery a vedoucí studentských záležitostí odpovědné za třídění, doporučení a následné kroky napříč několika odděleními. Je obzvláště užitečné pro instituce, které již přijímají doporučení prostřednictvím několika systémů, ale stále se spoléhají na manuální koordinaci při řízení rizik, předávání případů a přehlednosti případů.
Problém: Váš tým CARE koordinuje krizové situace studentů prostřednictvím e-mailů a tabulek
Odborníci na studentské záležitosti již znají realitu. Člen fakulty podá zprávu o znepokojivém chování. Poradce pro ubytování upozorní na studenta, který už několik dní neopustil svůj pokoj. Přes online portál přijde hlášení podle zákona Title IX. Akademický poradce si všimne, že student přestal chodit na přednášky. Každé z těchto doporučení se zadá do jiného systému, je přesměrováno na jinou kancelář a tým CARE nebo BIT má získat ucelený přehled během týdenní schůzky, která se spoléhá na to, kdo si vzpomněl přinést své poznámky.
Poptávka neustále roste. Počet studentů, kteří vyhledávají pomoc v poradenských centrech na kampusech, vzrostl mezi lety 2009 a 2015 téměř o 40 % a pokračoval v růstu až do pandemie. Studie Healthy Minds z let 2024–25 zjistila, že téměř 40 % vysokoškolských studentů trpí středně těžkou až těžkou depresí, přičemž 68 % z nich uvádí, že psychické nebo emocionální potíže ovlivnily jejich studijní výsledky. Tito studenti nejsou jasně zařazeni do kategorií. Objevují se jako případy porušení kázně, stížnosti na ubytování, upozornění na akademickou probaci a žádosti o úpravy pro studenty se zdravotním postižením, často současně na více pracovištích.
Výsledek je předvídatelný: zdvojené oslovování, kdy tři kanceláře kontaktují stejného studenta, aniž by věděly, že to již udělaly ostatní; přerušené předávání mezi oddělením pro studentskou disciplínu a poradenstvím; intervenční plány, které existují pouze v zápisech z jednání; a žádný systematický způsob, jak sledovat, zda se doporučený student skutečně spojil se zdroji, na které byl nasměrován.
Jak to vyřešila Miami University: Centrum pro kariérní poradenství a úspěch na Miami University využilo ClickUp ke správě více než 200 studentských akcí ročně s 98% úspěšností a zapojilo 19 107 studentů prostřednictvím standardizovaných procesů a centralizovaného sledování.
Michael Turner, zástupce ředitele:
ClickUp je skvělý nástroj, který používáme k udržení pořádku a přehledu o událostech. Tato platforma nám poskytla úložiště znalostí.
ClickUp je skvělý nástroj, který používáme k udržení pořádku a přehledu o událostech. Tato platforma nám poskytla úložiště znalostí.
Stejná hodnota má význam i při správě studentských případů. Nejde o nahrazení systémů pro řízení chování nebo poradenství, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem doporučení, předávání a následných kroků. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení pro správu studentských případů uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním workflow CARE nebo BIT? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej struktuře svého týmu, objemu doporučení a požadavkům na dodržování předpisů.
Stejná hodnota má význam i při správě studentských případů. Nejde o nahrazení systémů pro řízení chování nebo poradenství, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem doporučení, předávání a následných kroků. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení pro správu studentských případů uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním workflow CARE nebo BIT? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej struktuře svého týmu, objemu doporučení a požadavkům na dodržování předpisů.
Stejná hodnota má význam i při správě studentských případů. Nejde o nahrazení systémů pro řízení chování nebo poradenství, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem doporučení, předávání a následných kroků. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení pro správu studentských případů uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním workflow CARE nebo BIT? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej struktuře svého týmu, objemu doporučení a požadavkům na dodržování předpisů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním workflow CARE nebo BIT? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej struktuře svého týmu, objemu doporučení a požadavkům na dodržování předpisů.
Úkol: Vytvořte si pracovní prostor pro správu studentských případů s využitím umělé inteligence
Zkopírujte tento příkaz, vložte jej do ClickUp Brain a vytvořte si vlastního ClickUp Super Agenta, vyplňte údaje o vaší instituci a získáte kompletní pracovní prostor pro správu studentských případů s pracovními postupy pro přijímání, rámce pro hodnocení rizik, sledování doporučení a dokumentaci výsledků.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, včetně hierarchie úkolů, logiky třídění, pracovních postupů citlivých na oprávnění a kontrolních bodů pro následné kroky. Váš tým jej pak může přizpůsobit tak, aby odpovídal objemu případů, struktuře kampusu a prostředí pro dodržování předpisů.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, včetně hierarchie úkolů, logiky třídění, pracovních postupů citlivých na oprávnění a kontrolních bodů pro následné kroky. Váš tým jej pak může přizpůsobit tak, aby odpovídal objemu případů, struktuře kampusu a prostředí pro dodržování předpisů.
Podnět:
→ Jste připraveni vytvořit svého prvního superagenta?
Otevřete ClickUp Brain a vložte výše uvedený příkaz, abyste vytvořili vlastní Super Agent pro svůj pracovní prostor.
Jakmile je vytvořen plán pro agenty, dalším krokem je jeho přeměna na praktický pracovní prostor, který může váš tým pro správu případů využívat každý den.
Jak to nastavit v ClickUp (4 kroky)
Než si nastavíte svůj prostor, shromážděte data o podpoře studentů, která váš tým již používá v rámci doporučení, poznámek k případům, včasných upozornění, předávání mezi odděleními a reportování o dodržování předpisů. To obvykle zahrnuje údaje o identitě studenta, zdroje doporučení, typy problémů, aktuální úrovně rizika, přidělené manažery případů, historii předchozích zásahů, cíle doporučení a jakékoli požadavky na zpracování podle FERPA nebo Title IX. Pokud začnete s čistými vstupními daty, budou vaše automatizace, dashboardy a pracovní postupy při předávání mnohem spolehlivější.
- Vytvořte strukturu svého pracovního prostoru Nastavte si vyhrazený prostor s názvem Správa studentských případů. Od začátku přidejte čtyři složky s přísným nastavením oprávnění: Aktivní případy pro otevřené případy uspořádané podle úrovně rizika, Doporučení a včasná upozornění pro nová doporučení, akademická upozornění a vlastní doporučení čekající na posouzení, Meziodborová koordinace pro doporučení zaslaná poradenství, službám pro osoby se zdravotním postižením, oddělení pro chování, Title IX a externím zdrojům a Hlášení a dodržování předpisů pro souhrnné hlášení, sledování Clery, časové osy Title IX a souhrny výsledků případů.
- Nakonfigurujte vlastní pole pro každý úkol případu Přidejte vlastní pole do šablon úkolů případů, aby každý studentský případ obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje k třídění, koordinaci a důslednému dokumentování podpory. Zahrňte pole pro studentské ID, zdroj doporučení, typ problému, úroveň rizika, správce případu, stav uvolnění FERPA, datum posledního kontaktu, odeslaná doporučení a stav výsledku. Tato konzistentní struktura činí dashboardy, automatizace a koordinaci případů mnohem spolehlivějšími.
- Vložte výzvu do ClickUp Brain Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výzvu z výše uvedeného textu. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, složení týmu, měsíčního objemu doporučení, požadavků na dodržování předpisů a aktuálních nástrojů. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu pracovního postupu pro přijímání případů, rámce pro posuzování rizik, nástroje pro sledování doporučení a přehledu o dodržování předpisů a poté jej upravte tak, aby vyhovoval procesu řízení případů ve vaší instituci.
- Nastavte automatizace pro průběžnou správu Vytvořte automatizace, které zajistí plynulý průběh práce na případech studentů bez nutnosti neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel informujte pohotovostní personál o krizových případech, eskalujte riziko, když se nahromadí více doporučení, iniciujte následné úkoly po schůzkách, označujte případy, kdy se doporučený student nedostavil, a naplánujte závěrečné kontroly, aby žádný student nepropadl sítem.
Vytvořte speciální prostor s názvem „Student Case Management“. Přidejte čtyři složky s přísným nastavením oprávnění: „Active Cases“ pro otevřené případy seřazené podle úrovně rizika, „Referrals & Early Alerts“ pro nové doporučení, akademická upozornění a vlastní doporučení čekající na posouzení, „Cross-Department Coordination“ pro doporučení zaslaná na poradenství, služby pro studenty se zdravotním postižením, oddělení pro porušování pravidel, Title IX a externí zdroje a „Reporting & Compliance“ pro souhrnné zprávy, sledování podle zákona Clery, časové osy Title IX a souhrny výsledků případů.
Přidejte do šablon úkolů případů vlastní pole, aby každý studentský případ obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje k třídění, koordinaci a důslednému dokumentování podpory. Zahrňte pole pro studentské ID, zdroj doporučení, typ problému, úroveň rizika, správce případu, stav uvolnění FERPA, datum posledního kontaktu, odeslaná doporučení a stav výsledku. Tato jednotná struktura zvyšuje spolehlivost dashboardů, automatizací a koordinace případů.
Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedený příkaz. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, složení týmu, měsíčního objemu doporučení, požadavků na dodržování předpisů a aktuálních nástrojů. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu pracovního postupu pro přijímání případů, rámce pro posuzování rizik, nástroje pro sledování doporučení a přehledu o dodržování předpisů a poté jej přizpůsobte procesu správy případů ve vaší instituci.
Vytvořte automatizace, které zajistí plynulý průběh práce na případech studentů bez nutnosti neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel informujte pohotovostní personál o krizových případech, eskalujte riziko v případě hromadění více doporučení, iniciujte následné úkoly po schůzkách, označujte neúspěšná doporučení a plánujte závěrečné kontroly, aby žádný student nepropadl sítem.
Jste připraveni proměnit tyto pracovní postupy v opakovatelný systém? Vytvořte si svůj pracovní prostor v ClickUp.
💡 Tip pro profesionály: Začněte s jedním pracovním postupem, například tříděním při přijetí nebo meziresortním doporučováním, než systém nasadíte v rámci celého provozu CARE nebo BIT. Menší pilotní projekt pomůže vašemu týmu vylepšit šablony, oprávnění a logiku eskalace před rozšířením.
Doporučená vlastní pole pro úkoly správy studentských případů
Tyto pole vytvářejí jednotný provozní záznam zahrnující přijetí, třídění, doporučení, intervence a výsledky případů.
| Pole | Typ | Účel |
|---|---|---|
| Číslo studenta | Krátký text | Jedinečný identifikátor studenta |
| Zdroj doporučení | Rozbalovací nabídka | Pedagogický sbor, zaměstnanci, studenti, vlastní doporučení, anonymní |
| Typ problému | Rozbalovací nabídka | Akademické záležitosti, chování, duševní zdraví, jednání, bezpečnost, finance, bydlení |
| Úroveň rizika | Rozbalovací nabídka | Úroveň 1, Úroveň 2, Úroveň 3, Úroveň 4, Úroveň 5 |
| Správce případů | Lidé | Hlavní pracovník odpovědný za koordinaci |
| Stav souhlasu podle FERPA | Rozbalovací nabídka | V evidenci, Není v evidenci, Není nutné |
| Datum posledního kontaktu | Datum | Poslední kontakt se studentem nebo kanceláří |
| Odeslaná doporučení | Štítky nebo vztahy | Poradenství, konzultace, chování, Title IX, finanční pomoc, služby pro osoby se zdravotním postižením, externí zdroje |
| Stav výsledku | Rozbalovací nabídka | Aktivní, Sledování, Vyřešeno, Postoupeno externě, Staženo |
| Úroveň naléhavosti | Rozbalovací nabídka | Okamžité/krizové, vysoké, střední, nízké/informační |
| Stav zapojení | Rozbalovací nabídka | Propojené, Neobjevili se, Odmítnuté služby, Na čekací listině, Probíhá |
| Stav souhlasu | Rozbalovací nabídka | Získaný souhlas studenta, omezený souhlas, souhlas není vyžadován |
📘 Přečtěte si také: Prohlédněte si všechny typy vlastních polí a rozhodněte se, která pole se nejlépe hodí pro váš pracovní postup při přidělování grantů.
Příklady základní automatizace pro správu studentských případů
Po nastavení vlastních polí vytvořte automatizace, které zajistí plynulý průběh pracovních postupů třídění, doporučení, zásahů a následných kroků bez nutnosti opakovaného ručního sledování.
| Kdy… | Poté… |
|---|---|
| Nové doporučení je označeno jako Okamžité/Krize | Okamžitě informujte pohotovostní personál a bezpečnostní službu kampusu a poté případ přiřaďte do krizového workflow |
| Student obdrží druhé otevřené doporučení, zatímco již existuje aktivní případ | Označte případ k opakovanému posouzení a zvyšte prioritu posouzení rizika |
| Bylo odesláno doporučení, ale student se v očekávaném časovém rámci neozval | Upozorněte správce případů a vytvořte úkol pro následnou komunikaci |
| Studentovi je přiřazena úroveň rizika 4 nebo 5 | Spusťte pracovní postup intenzivní intervence a informujte celý zásahový tým |
| Nastane termín následné kontroly, aniž by byl zaznamenán aktualizovaný kontakt | Vytvořte úkol pro následnou kontrolu a přiřaďte jej case managerovi |
| Případ je označen jako vyřešený | Naplánujte kontrolní bod pro závěrečné hodnocení a vygenerujte výzvu k shrnutí výsledků |
📘 Přečtěte si také: Zjistěte, jak fungují vlastní pole v automatizacích
Co agent zajišťuje v rámci celého cyklu podpory studentů
AI agent pro správu studentských případů není chatbot, který studentům poskytuje rady. Jedná se o systém, který běží ve vašem pracovním prostoru pro správu projektů a zpracovává strukturovanou, opakovatelnou koordinační práci, kterou váš tým CARE v současné době provádí ručně, včetně směrování doporučení, sledování zásahů, řízení předávání mezi kancelářemi a dokumentování toho, zda se studenti skutečně spojili s podporou.
| Fáze životního cyklu | Co dělá agent | Co nahrazuje |
|---|---|---|
| Příjem a třídění případů | Standardizuje doporučení, přiřazuje naléhavost, označuje duplicity a směruje případy do správného pracovního postupu | E-mailové řetězce, záznamy v tabulkách a nekonzistentní poznámky k přijetí |
| Posouzení rizik | Sleduje rizikové faktory, aktualizuje prioritu případů a podporuje eskalaci podle úrovně | Paměť týmu, ruční bodování a dohady na týdenních schůzkách |
| Doporučení mezi odděleními | Sledujte, kam byla doporučení odeslána, zda se studenti ozvali a jaké další kroky jsou nutné | Nesouvislé předávání a nejasné rozdělení odpovědnosti mezi jednotlivými odděleními |
| Sledování intervencí | Udržuje chronologický přehled kontaktů, schůzek, zásahů a rozhodnutí v jednotlivých případech | Poznámky zapadlé v doručené poště, zápisech z jednání nebo samostatných kancelářských záznamech |
| Dodržování předpisů a podávání zpráv | Podporuje sledování s ohledem na oprávnění, souhrnné reporty a správu časové osy pro související povinnosti podle zákona Cleryho nebo Titulu IX | Samostatné tabulky pro reporting a reaktivní kontrola dodržování předpisů |
| Včasná reakce na výstrahy | Převádí akademické a behaviorální varovné signály na aktivní případy, když riziko stoupne | Jednokanálová upozornění, která se nikdy nespojí do uceleného obrazu |
Na rozdíl od běžných nástrojů s umělou inteligencí se jedná o ClickUp Super Agent, který běží ve stejném pracovním prostoru, kde váš tým již spravuje úkoly. Každá akce probíhá tam, kde lidé již pracují. Žádné další přihlašování, žádný samostatný systém, který je třeba kontrolovat.
Chcete vidět, jak Super Agents fungují v reálném prostředí ClickUp? Podívejte se na níže uvedený návod a zjistěte, jak se v praxi propojují pracovní postupy, úkoly a automatizace generované umělou inteligencí.
Varianty pro různé typy institucí
Výše uvedený pokyn funguje ve všech vysokoškolských institucích, které používají ClickUp. Upravte pokyn pro svou instituci:
| Typ instituce | Klíčové úpravy |
|---|---|
| Výzkumná univerzita R1 | Použijte celý pokyn v nezměněné podobě. Přidejte složitější struktury týmů, vyšší objem doporučení a lepší koordinaci mezi poradenstvím, vedením, ubytováním a psychologickou podporou. |
| Regionální univerzita | Zachovejte kompletní strukturu řízení případů, ale zjednodušte postupy při doporučení ke specialistům, kde je zapojeno méně pracovišť. Dbejte na efektivní předávání případů a reporting v přiměřeném rozsahu. |
| Vysoká škola se zaměřením na humanitní vědy | Zaměřte se na intenzivní intervenci, koordinaci v menších týmech a předávání úkolů s ohledem na oprávnění v úzce propojeném prostředí podpory studentů. |
| Komunitní vysoká škola | Zaměřte se na oslovování dojíždějících studentů, finanční a akademické záležitosti, doporučení z externích komunit a menší týmy, které zastávají více rolí. |
| Střední škola nebo odborná škola | Zaměřte se na intervence související s pokrokem, problémy s docházkou, případně překážky v oblasti bydlení nebo dopravy a zefektivněné postupy při doporučování. |
Spravujte studentské případy na jednom místě
Správa studentských případů selhává, když jsou doporučení, poznámky o zásazích, včasná upozornění a předávání mezi odděleními uloženy v oddělených systémech bez sdíleného operačního přehledu. Díky ClickUp Brain, vlastním polím a automatizacím může vaše instituce proměnit přijímání případů, třídění, sledování doporučení a následné zásahy v jeden opakovatelný operační systém.
Cílem není nahradit váš systém řízení chování, záznamy o poradenství nebo institucionální systémy evidence. Cílem je snížit koordinační práci s nimi spojenou, zlepšit přehlednost v rámci celého procesu podpory a zajistit, aby se žádný student neztratil mezi jednotlivými odděleními. Začněte s výše uvedeným návodem, přizpůsobte jej struktuře svého týmu a požadavkům na dodržování předpisů a vytvořte nastavení, které váš tým může skutečně používat každý den.
Často kladené otázky
Může agent AI zpracovávat informace o studentech chráněné zákonem FERPA?
Ano, při správné konfiguraci. Pracovní prostor využívá oprávnění založená na rolích, takže podrobnosti případů vidí pouze oprávnění členové týmu CARE. ClickUp podporuje certifikace SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 42001, integraci SSO a šifrování dat v klidu i při přenosu. Oprávnění na úrovni případů mohou omezit viditelnost na konkrétní členy týmu. K trénování modelů umělé inteligence se nepoužívají žádná data. Pracovník vaší instituce odpovědný za FERPA by měl během nastavení zkontrolovat nastavení oprávnění.
Nahrazuje to systém Maxient nebo jiné systémy pro správu chování studentů?
Ne. Maxient a podobné platformy jsou systémy pro evidenci chování určené k rozhodování, ukládání sankcí a vedení záznamů o dodržování předpisů. Pracovní prostor agenta AI je koordinační a workflow vrstva, kde váš tým CARE třídí případy, sleduje doporučení, dokumentuje zásahy a řídí předávání mezi odděleními. Mnoho institucí používá obojí: Maxient jako systém pro evidenci chování a ClickUp jako operační vrstvu pro koordinaci řízení případů.
Jak to pomáhá v rámci systémů včasného varování?
Agent převádí spouštěče včasných výstrah (zameškané hodiny, pokles známek, obavy pedagogů) na úkoly správy případů, když vzorce naznačují zvýšené riziko. Namísto toho, aby pedagog odeslal výstrahu, která směřuje k jednomu poradci, systém agreguje výstrahy spolu s doporučeními ohledně chování a dalšími signály, aby poskytl týmu CARE ucelený přehled. Jedná se o stejný koordinační přístup, jaký se používá u jiných pracovních postupů ve vysokoškolském vzdělávání, jako je dodržování předpisů a správa grantů.
A co ochrana soukromí studentů, když je do procesu zapojeno více oddělení?
Pracovní prostor vynucuje přístup na základě principu „potřeby vědět“ prostřednictvím systému oprávnění ClickUp. Správce případu vidí celou časovou osu případu. Kontaktní osoba poradenského centra vidí pouze to, že bylo provedeno doporučení a zda se student ozval, nikoli podrobnosti o daném chování. Člen fakulty, který podal původní upozornění, vidí pouze potvrzení, že případ byl přijat a je řešen. Úrovně oprávnění odpovídají standardu legitimního vzdělávacího zájmu FERPA.
Je to užitečné pouze pro velké univerzity s vyhrazenými týmy CARE?
Ne. Komunitní vysoké školy a malé instituce s omezeným počtem zaměstnanců těží z automatizovaného třídění a sledování doporučení nejvíce, protože často mají méně lidí, kteří zastávají více rolí. Dvoučlenná kancelář pro studentské záležitosti získá stejný strukturovaný pracovní postup, eskalační cesty a dokumentační stopu jako 15členný tým CARE na výzkumné univerzitě. Rychlost se přizpůsobuje velikosti vašeho týmu a objemu doporučení.