Americké vysoké školy a univerzity přišly od roku 2010 o 2,7 milionu studentů a podle prognóz by demografický propad měl do roku 2041 snížit počet absolventů středních škol o dalších 13 %. Týmy pro přijímání studentů stále spravují proces od poptávky po zápis pomocí nesourodých systémů CRM, tabulek a e-mailových konverzací. Agent AI zabudovaný do platformy pro řízení projektů dokáže automatizovat zpracování přihlášek, sledování výnosů, komunikační kampaně, hodnocení převodu kreditů a koordinaci mezi odděleními od prvního dotazu až po den nastěhování. Níže najdete připravený text pro agenta AI, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut vytvořit kompletní pracovní prostor pro přijímací řízení.
Níže najdete hotový příkaz pro AI agenta, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut tak vytvořit kompletní pracovní prostor pro procesy přijímání nových studentů. Než jej však použijete, je dobré se podívat na to, jaké koordinační problémy má tento systém řešit. Pro většinu týmů zabývajících se přijímáním nových studentů není problémem nedostatek nástrojů. Problémem je, že proces přijímání se odehrává v příliš mnoha systémech a na příliš mnoha pracovištích, takže nikdo nemá jasný přehled o celém procesu od podání žádosti až po den nastěhování.
Pro koho je toto nastavení registračních procesů určeno
Toto řešení je určeno pro týmy zabývající se přijímacím řízením, vedoucí přijímacích oddělení, pracovníky oddělení finanční podpory, správce systémů CRM, koordinátory přestupů, týmy zajišťující úvodní orientaci a mezioborové manažery přijímacího řízení, kteří mají na starosti proces od prvního dotazu až po zápis studenta. Je obzvláště užitečné pro instituce, které již disponují systémy CRM a SIS, ale při řízení předávání úkolů, termínů a podpory přijímacího procesu mezi jednotlivými odděleními se stále spoléhají na manuální koordinaci.
Problém: Váš tým pro nábor zaměstnanců řídí zúžující se náborový proces pomocí stejných nástrojů, jaké používal v době, kdy se tento proces rozšiřoval
Pokud pracujete v oblasti řízení přijímacího řízení, statistiky hovoří proti vám. Takzvaný propad v počtu přijatých studentů již nastal: vysoké školy zaznamenaly v letech 2010 až 2021 celkový pokles počtu přijatých studentů o 15 % a organizace WICHE předpokládá, že do roku 2041 dojde ve 38 státech k dalšímu poklesu počtu absolventů středních škol. Průměrná míra přijetí na čtyřletých vysokých školách klesla na přibližně 33,7 %, což znamená, že dva ze tří přijatých studentů se zapsali někam jinam.
Přesto většina přijímacích kanceláří stále pracuje se stejnou roztříštěnou sadou nástrojů: CRM systémem pro správu dotazů, samostatným informačním systémem pro zpracování přihlášek, tabulkami pro modelování přijímacího poměru, e-mailovou komunikací pro meziresortní koordinaci s odděleními pro finanční podporu, ubytování a orientační programy a ručním předáváním údajů v každé fázi přijímacího procesu. Když se potenciální student posune od fáze dotazu přes fázi uchazeče a přijatého uchazeče až k fázi zaplacení zálohy a zápisu ke studiu, dochází k vícenásobnému zadávání údajů, vznikají mezery v komunikaci a žádný jednotlivý systém neposkytuje ucelený přehled.
V sázce je víc než kdy jindy. Každé procento zvýšení výnosů může znamenat miliony v příjmech ze školného. Každý vynechaný kontaktní bod v komunikačním řetězci může odvést studenta ke konkurenci. A každý den zpoždění při posuzování uznání kreditů může znamenat ztrátu rozhodnutí o zápisu.
Jak to vyřešila Wake Forest University: Wake Forest University sjednotila týmy z izolovaných platforem do jediného systému pomocí panelů ClickUp, čímž dosáhla reportování dat v reálném čase a koordinace napříč odděleními.
Morey Graham, ředitel projektu pro absolventy a dárce:
Nyní můžeme spolupracovat v rámci jednoho systému a mít přehled o klíčových datech. To umožňuje našim různým týmům podávat zprávy o pokroku, identifikovat problémy s pracovní zátěží a kapacitou a plánovat s větší přesností.
Právě v tom spočívá příležitost. Nejde o nahrazení základních systémů pro registraci, ale o vytvoření jedné přehledné provozní vrstvy, která bude koordinovat předávání dat mezi nimi. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční prostředí pro registrační operace přímo ve vaší platformě pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním přijímacím řízení? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej cílům vaší třídy, skupinám studentů a problémovým místům ve vašem pracovním postupu.
Jak to vyřešila Wake Forest University: Wake Forest University sjednotila týmy z izolovaných platforem do jediného systému pomocí panelů ClickUp, čímž dosáhla reportování dat v reálném čase a meziresortní koordinace.
Morey Graham, ředitel projektu pro absolventy a dárce:
Nyní můžeme spolupracovat v rámci jednoho systému a mít přehled o klíčových datech. To umožňuje našim různým týmům podávat zprávy o pokroku, identifikovat problémy s pracovní zátěží a kapacitou a plánovat s větší přesností.
Nyní můžeme spolupracovat v rámci jednoho systému a mít přehled o klíčových datech. To umožňuje našim různým týmům podávat zprávy o pokroku, identifikovat problémy s pracovní zátěží a kapacitou a plánovat s větší přesností.
Právě v tom spočívá příležitost. Nejde o nahrazení základních systémů pro registraci, ale o vytvoření jedné přehledné provozní vrstvy, která bude koordinovat předávání dat mezi nimi. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční prostředí pro registrační operace přímo ve vaší platformě pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním přijímacím řízení? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej cílům vaší třídy, skupinám studentů a problémovým místům ve vašem pracovním postupu.
Právě v tom spočívá příležitost. Nejde o nahrazení základních systémů pro registraci, ale o vytvoření jedné přehledné provozní vrstvy, která bude koordinovat předávání dat mezi nimi. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční prostředí pro registrační operace přímo ve vaší platformě pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním přijímacím řízení? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej cílům vaší třídy, skupinám studentů a problémovým místům ve vašem pracovním postupu.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním přijímacím řízení? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej cílům vaší třídy, skupinám studentů a problémovým místům ve vašem pracovním postupu.
Zadání: Vytvořte si pracovní prostředí pro správu zápisu studentů s využitím umělé inteligence
Zkopírujte tento pokyn, vložte jej do ClickUp Brain a vytvořte si vlastního ClickUp Super Agenta. Vyplňte údaje o své instituci a získáte kompletní pracovní prostor pro řízení přijímacího řízení, včetně sledování procesu, komunikačních postupů, automatizačních pravidel a všeho ostatního.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, zahrnující postupy rozdělené do jednotlivých fází, kontrolní body při předávání úkolů, logiku termínů a přehlednost napříč týmy. Vaši zaměstnanci jej pak mohou přizpůsobit tak, aby odpovídal objemu přijímaných studentů, strategii náboru a institucionálním omezením.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, zahrnující postupy rozdělené do jednotlivých fází, kontrolní body při předávání úkolů, logiku termínů a přehlednost napříč týmy. Vaši zaměstnanci jej pak mohou přizpůsobit tak, aby odpovídal objemu přijímaných studentů, strategii náboru a institucionálním omezením.
Zadání:
→ Jste připraveni vytvořit svého prvního Super agenta?
Otevřete ClickUp Brain a vložte výše uvedený příkaz, abyste si pro svůj pracovní prostor vytvořili vlastního superagenta.
Jak to nastavit v ClickUp (4 kroky)
Krok 1: Vytvořte strukturu pracovního prostoru
Vytvořte speciální prostor s názvem „Zápisové operace“, který bude obsahovat pět složek:
- Náborový proces: seznamy uspořádané podle jednotlivých fází náborového procesu (potenciální zájemci, poptávky, uchazeči, přijatí uchazeči, uchazeči, kteří složili zálohu, zapsaní studenti) nebo podle akademického roku
- Komunikační kampaně: seznamy pro jednotlivé fáze kampaně (péče o zájemce, dokončení přihlášky, zvýšení počtu přijatých uchazečů, prevence odchodu) s úkoly pro každý kontaktní bod
- Koordinace finanční podpory: seznamy pro zpracování žádostí FAFSA, sestavování nabídek podpory, odvolání a správu stipendií
- Převod kreditů a hodnocení: seznamy čekajících hodnocení, dohod o uznávání kreditů a dokončených hodnocení
- Základní školení a zapracování: seznamy pro řízení školení, kontrolní seznamy před zápisem a koordinace úkolů napříč odděleními
Krok 2: Nastavte vlastní pole u každého úkolu registrace
Přidejte tato pole do šablon úkolů pro registraci, aby každý potenciální zákazník a každý proces měl k dispozici své klíčové údaje ( viz všechny typy vlastních polí ):
| Pole | Typ | Účel |
| Fáze trychtýře | Rozbalovací nabídka | Zájemce, dotaz, uchazeč, přijatý, zaplatil zálohu, zapsaný |
| Zdroje pro studenty | Rozbalovací nabídka | Návštěva střední školy, veletrh vysokých škol, online, doporučení, přestup |
| Akademický zájem | Rozbalovací nabídka | Plánovaný obor nebo studijní program |
| Pobytový status | Rozbalovací nabídka | Z vlastního státu, z jiného státu, ze zahraničí |
| Stav finanční podpory | Rozbalovací nabídka | Žádost FAFSA nebyla podána, žádost FAFSA byla přijata, ověřeno, zpracováno, přiděleno |
| Riziko výnosu | Rozbalovací nabídka | Nízká, střední, vysoká (na základě signálů interakce) |
| Čistá cena | Měna | Celkové náklady po odečtení veškeré podpory |
| Termín pro složení zálohy | Datum | Termín, do kterého musí student složit zálohu |
Krok 3: Vložte příkaz do ClickUp Brain
Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedený příkaz. Vyplňte proměnné (název instituce, cílová velikost třídy, počet přihlášek, míra úspěšnosti, počet zaměstnanců). Brain vytvoří strukturu procesů, komunikační postupy a automatizační pravidla ve formě úkolů a podúkolů, které můžete okamžitě použít. (Jste v Super Agents noví? Podívejte se, jak krok za krokem vytvořit svůj první proces.)
Krok 4: Nastavení automatizovaných procesů pro průběžnou správu
Nakonfigurujte tyto základní automatizace tak, aby systém fungoval samostatně ( zjistěte, jak fungují vlastní pole v automatizacích ):
| Když… | A pak… |
| Je vytvořeno nové šetření | Spustit dotazovací a komunikační postup, přiřadit regionálnímu poradci |
| Stav žádosti se změní na „Vyřízeno“ | Spustit úkol přezkoumání žádosti, informovat přijímací komisi |
| Přijatý student nezaplatil zálohu ani po 14 dnech | Změnit riziko výnosu na „Vysoké“ a aktivovat individuální kontakt ze strany poradce |
| Zapsaný student se do stanoveného termínu nepřihlásil na úvodní setkání | Vytvořit následný úkol, informovat koordinátora zápisu |
| Posouzení uznání kreditů překračuje 5denní lhůtu SLA | Postoupit vedoucímu katedry, označit v přehledu o převodech |
Co agent zajišťuje v průběhu celého procesu registrace
Agent umělé inteligence pro přijímací řízení není chatbot, který odpovídá na dotazy potenciálních studentů. Jedná se o systém, který běží v rámci vašeho pracovního prostředí pro řízení projektů a vykonává strukturované a opakovatelné úkoly, které váš přijímací tým v současné době provádí ručně: posouvá potenciální studenty jednotlivými fázemi přijímacího procesu, spouští komunikaci, koordinuje spolupráci mezi odděleními a označuje studenty, u nichž hrozí riziko, že se ztratí z dohledu.
| Fáze životního cyklu | Co dělá agent | Co nahrazuje |
| Nábor | Sleduje zdroje potenciálních zákazníků, spravuje přidělení území a sleduje objem poptávek ve srovnání s cíli podle regionů a programů | Správa území pomocí tabulek a ruční sledování zdrojů |
| Vyřizování žádostí | Provádí aplikace jednotlivými fázemi posuzování, upozorňuje na neúplné podklady, přiděluje posuzovatele a sleduje stav rozhodnutí | Náhradní řešení pro CRM a koordinace recenzentů prostřednictvím e-mailu |
| Řízení výnosů | Sleduje úrokové sazby vkladů podle segmentů, spouští eskalaci kontaktů u nových klientů bez vkladů a upozorňuje na ukazatele rizika výnosů | Týdenní zprávy o výnosu sestavované ručně na základě exportů ze systému SIS |
| Koordinace finanční podpory | Sleduje stav zpracování žádostí FAFSA, spravuje procesy odvolání a poskytuje přijímacímu oddělení přehled o časových harmonogramech sestavování nabídek | Dotazy ohledně stavu podané e-mailem mezi přijímacím oddělením a oddělením pro finanční podporu |
| Hodnocení přestupu | Spravuje proces hodnocení studijních výpisů včetně sledování dodržování SLA, odkazů na dohody o uznávání kreditů a eskalace opožděných hodnocení | Papírové záznamy o hodnocení a manuální oslovování jednotlivých oddělení |
| Zaškolení | Koordinuje úkoly související s předběžnou registrací napříč odděleními ubytování, studijního oddělení, IT, stravování a zdravotních služeb a sleduje jejich plnění | Samostatné kontrolní seznamy jednotlivých kateder bez jednotného přehledu o studentech |
Chcete vidět, jak Super Agents fungují v reálném prostředí ClickUp? Podívejte se na níže uvedené ukázkové video a zjistěte, jak v praxi fungují pracovní postupy, úkoly a automatizace generované umělou inteligencí.
Varianty pro různé typy institucí
Výše uvedený pokyn platí pro všechny vysoké školy, které používají ClickUp. Upravte si tento pokyn podle potřeb vaší školy:
| Typ instituce | Hlavní úpravy |
| Výzkumná univerzita kategorie R1 (více než 20 000 přihlášek) | Přidejte procesy pro magisterské a profesní studijní programy. Do systému finanční podpory zahrňte sledování výzkumných asistentur a stipendií. Přidejte pracovní postupy pro vyřizování formulářů I-20 pro zahraniční studenty. Umožněte přizpůsobení komunikačních kampaní podle jednotlivých fakult/škol. |
| Univerzita druhé kategorie (5 000–20 000 přihlášek) | Zaměřte se na nábor studentů do bakalářských a magisterských programů. Přidejte přehledy o náborových oblastech v jednotlivých regionech. Jako zdroje potenciálních studentů zahrňte programy dvojího zápisu a programy předčasného studia na vysoké škole. |
| Vysoká škola zaměřená především na bakalářské studium (1 000–5 000 přihlášek) | Zaměřte se na řízení přijímacího procesu s ohledem na menší počet uchazečů. Zařaďte plánování a sledování návštěv kampusu jako faktor pro předpověď úspěšnosti přijetí. Zahrňte koordinaci náboru sportovců. Zjednodušte proces na jediný přijímací postup pro bakalářské studium. |
| Komunitní vysoká škola (bez přijímacích zkoušek) | Nahradit proces selektivního přijímání procesem registrace. Zaměřit se na míru vyplnění formulářů FAFSA a sestavování balíčků finanční podpory. Zavést sledování zápisu do programů bez získání kreditů a programů pro pracovní sílu. Klást důraz na zapojení nových studentů zaměřené na jejich udržení. |
| Střední odborná škola (průběžné přijímací řízení) | Zaměřte se spíše na správu skupin podle data zahájení než na roční cykly. Zaveďte sledování partnerství se zaměstnavateli v rámci zprostředkování pracovních míst. Zahrňte koordinaci dávek pro veterány a financování rozvoje pracovní síly. Sledujte splnění podmínek pro účast na licenčních zkouškách jako podmínku pro přijetí ke studiu. |
Spravujte procesy registrace na jednom místě
Procesy přijímání studentů selhávají, pokud jsou sledování potenciálních uchazečů, komunikace, koordinace finanční podpory, hodnocení přestupů a úkony související se zapojením nových studentů rozptýleny v různých systémech bez sjednoceného přehledu. Díky funkcím ClickUp Brain, vlastním polím a automatizacím může vaše instituce sjednotit procesy přijímání studentů do jednoho standardizovaného systému, který umožňuje rychlejší následnou komunikaci, plynulejší předávání úkolů, lepší přehled o výnosnosti a vyšší míru dokončení procesu před zápisem.
Cílem není nahradit vaše systémy CRM, SIS nebo systémy pro správu finanční podpory. Chceme snížit koordinační zátěž spojenou s jejich používáním, zlepšit přehled o celém procesu přijímání studentů a pomoci vašemu týmu včas reagovat na signály, které ovlivňují složení tříd a úbytek studentů. Začněte s výše uvedeným návodem, přizpůsobte jej objemu přijímaných studentů a vašim konkrétním výzvám a vytvořte systém, který váš tým bude moci skutečně využívat v každém přijímacím cyklu. Začněte zdarma s ClickUp.
Často kladené otázky
Může umělá inteligence skutečně zvýšit výnosy?
Tento nástroj nepředpovídá, kteří studenti se nakonec zapsají. Zajišťuje však, aby každý přijatý student včas obdržel individuální oslovení a aby nikdo nezůstal opomenut. Díky automatizaci komunikačních postupů, upozorňování na neaktivní zálohy a poskytování poradcům přehledu o signálech zájmu studentů v reálném čase pomáhá tento systém vašemu týmu soustředit úsilí tam, kde je to nejdůležitější. I malé zvýšení míry přijetí, třeba o 1–2 procentní body, může v širším měřítku znamenat značné příjmy.
Nahradí to náš CRM systém pro registraci, jako je Slate nebo TargetX?
Ne. Váš CRM systém slouží jako hlavní databáze pro údaje o potenciálních studentech, podrobnosti o přihláškách a historii komunikace. ClickUp agent představuje operační vrstvu, ve které váš tým koordinuje meziresortní spolupráci: předávání žádostí o finanční podporu, posuzování uznávání kreditů, plánování orientačních programů a interní pracovní postupy, které se týkají více pracovišť. Tyto systémy slouží k odlišným účelům a nejlépe fungují ve vzájemné spolupráci.
A co bezpečnost údajů v záznamech o studentech a dodržování zákona FERPA?
ClickUp je držitelem certifikátů SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 42001 a podporuje jednotné přihlášení (SSO), oprávnění založená na rolích a šifrování dat v klidu i při přenosu. Úkoly související se zápisem lze omezit podle rolí, takže poradci vidí pouze svá území, zatímco pracovníci oddělení finanční podpory mají přístup k pracovním postupům pro sestavování balíčků finanční podpory. K trénování modelů umělé inteligence se nepoužívají žádná data.
Je to užitečné pro veřejné vysoké školy s otevřeným přijímacím řízením?
Rozhodně. I školy s otevřeným přijímacím řízením mají složitý proces zápisu: sledování vyplňování formulářů FAFSA, koordinaci vstupních testů, organizaci úvodních setkání a registraci do programů bez získání kreditů. Tento nástroj automatizuje provozní stránku zápisu bez ohledu na to, zda máte selektivní přijímací řízení. Díky proměnným pro rychlé zpracování můžete přeskočit selektivní fázi a soustředit se na registraci a zapojení nových studentů.
Jak to souvisí s ostatními pracovními postupy ve vysokoškolském vzdělávání?
Procesy přijímání studentů se dotýkají téměř všech oddělení. Tento pracovní prostor přirozeně navazuje na plánování kapacit učeben a ubytování, plánování učebních plánů na základě signálů o poptávce po studijních programech a sledování profesního rozvoje v rámci školení pracovníků přijímacího oddělení. Pomocí polí pro propojení v ClickUp můžete propojit údaje o přijímání studentů s úkoly v jakémkoli jiném pracovním prostoru.