Průměrný akademický poradce spravuje 296 studentů a ve velkých institucích se tento počet zvyšuje až na 600. Agent umělé inteligence zabudovaný do platformy pro řízení projektů dokáže automatizovat plánování schůzek, sledování studijních výsledků, řešení pozastavení registrace a označování studentů v riziku, čímž poradcům vrátí čas, který potřebují na rozhovory, které skutečně mění výsledky studentů.
Níže najdete připravený příkaz pro AI agenta, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut vytvořit kompletní pracovní prostor pro poradenské činnosti. Než jej však použijete, je dobré se podívat na provozní přetížení, které má tento systém řešit. Pro většinu poradenských center není problémem to, že poradci nevědí, co studenti potřebují. Problémem je, že případy, pozastavení, oslovování studentů a dokumentace jsou rozptýleny v příliš mnoha nespojených nástrojích, aby tým mohl pracovat proaktivně.
Pro koho je toto nastavení akademického poradenství určeno
Toto nastavení je určeno pro ředitele poradenských center, akademické poradce, týmy pro podporu studentů, pracovníky zabývající se udržením studentů, týmy pro podporu registrace a administrátory odpovědné za koordinaci poradenství, oslovování studentů a sledování studentů. Je obzvláště užitečné pro instituce, které již mají zavedené studentské systémy, ale stále se spoléhají na manuální koordinaci při správě případů, pozastavení, intervencí a dokumentace poradenství.
Problém: Vaše poradenské centrum provádí třídění místo poradenství
Pokud řídíte poradenské centrum, statistiky hrají proti vám. Celostátní průzkum NACADA zjistil, že medián počtu případů na jednoho profesionálního poradce na plný úvazek je 296 studentů, přičemž velké instituce uvádějí medián 600. Při takovém poměru se individuální schůzky stávají luxusem. Většina interakcí má transakční charakter: zrušit blokování, schválit výjimku, zodpovědět dnes už potřetí stejnou otázku ohledně předpokladů.
Následné náklady jsou měřitelné. Průzkum Inside Higher Ed/College Pulse zjistil, že téměř polovina studentů nebyla informována o kurzech a pořadí předmětů potřebných k absolvování studia a pouze 52 % uvádí, že jim vůbec někdo poskytl poradenství ohledně jejich studijního pokroku. Tato mezera není způsobena tím, že by poradcům na tom nezáleželo. Je způsobena tím, že jsou poradci zahlceni manuálními procesy: kopírováním studijních plánů do tabulek, zasíláním e-mailových připomínek k registraci, zaznamenáváním poznámek k poradenství do tří různých systémů a sháněním studentů, kteří zmeškali schůzky.
Pokud je poradenství pouze reaktivní, studenti propadnou sítem. Studenti bez zvoleného oboru se ztrácejí. Převedené kredity zůstávají nevyhodnocené. Studenti první generace, kteří potřebují nejvíce vedení, ho dostávají nejméně, protože jsou to právě oni, kdo si nejméně pravděpodobně proaktivně domluví schůzku.
Jak to vyřešila Miami University: Miami University sjednotila roztříštěné operace zaměřené na studenty do ClickUp a nahradila nesourodé nástroje centralizovanou platformou, která se stala úložištěm znalostí pro sledování 19 107 interakcí se studenty. ero.
Michael Turner, zástupce ředitele:
ClickUp je skvělý nástroj, který používáme k udržení pořádku a přehledu. Tato platforma nám poskytla úložiště znalostí.
ClickUp je skvělý nástroj, který používáme k udržení pořádku a přehledu. Tato platforma nám poskytla úložiště znalostí.
To je příležitost, která se zde nabízí. Nejde o nahrazení poradenských systémů, ale o vytvoření jedné viditelné provozní vrstvy kolem pracovních postupů podpory studentů. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční nastavení poradenských operací uvnitř vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním poradenském centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svému modelu poradenství, počtu případů a prioritám v oblasti podpory studentů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním poradenském centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svému modelu poradenství, počtu případů a prioritám v oblasti podpory studentů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním poradenském centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svému modelu poradenství, počtu případů a prioritám v oblasti podpory studentů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém vlastním poradenském centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svému modelu poradenství, počtu případů a prioritám v oblasti podpory studentů.
Úkol: Vytvořte si pracovní prostor pro poradenské činnosti s využitím umělé inteligence
Zkopírujte tento příkaz, vložte jej do ClickUp Brain a vytvořte si vlastního ClickUp Super Agenta, vyplňte údaje o vaší instituci a získáte kompletní pracovní prostor pro poradenské činnosti s dashboardy pro pracovní vytížení, sledování studia, pracovní postupy pro schůzky a další.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, včetně hierarchie úkolů, logiky oslovování studentů, kontrolních bodů rizik a pracovních postupů pro poradenství. Váš tým jej pak může přizpůsobit tak, aby odpovídal vašemu modelu poradenství, počtu studentů a personálním kapacitám.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší provozní struktury, včetně hierarchie úkolů, logiky oslovování studentů, kontrolních bodů rizik a pracovních postupů pro poradenství. Váš tým jej pak může přizpůsobit tak, aby odpovídal vašemu modelu poradenství, počtu studentů a personálním kapacitám.
Pokyn:
→ Jste připraveni vytvořit svého prvního superagenta pro správu grantů?
Otevřete ClickUp Brain a vložte výše uvedený příkaz, abyste vytvořili vlastní Super Agent pro svůj pracovní prostor.
Jak to nastavit v ClickUp (4 kroky)
Než si nastavíte svůj prostor, shromážděte poradenská data, která váš tým již používá v rámci případů, schůzek, pokroku ve studiu, pozastavení registrace a intervenčních pracovních postupů. To obvykle zahrnuje klasifikaci studentů, status hlavního oboru nebo nehlášeného oboru, přiděleného poradce, GPA, získané kredity, informace o kontrole studia, pozastavení registrace a historii nedávných poradenských kontaktů. Pokud začnete s čistými vstupy, budou vaše automatizace, dashboardy a pracovní postupy pro oslovování studentů mnohem spolehlivější.
- Vytvořte strukturu svého pracovního prostoru Nastavte si vyhrazený prostor s názvem Akademické poradenství. Přidejte složky, které odrážejí váš poradenský pracovní postup: Aktivní případy pro seznamy studentů podle poradců nebo fakult, Schůzky a oslovování pro naplánované schůzky, návštěvy bez objednání, skupinové poradenství a proaktivní oslovovací kampaně, Registrace a blokace pro řešení blokací, žádosti o výjimky a připravenost k registraci, Zkoumání oborů pro studenty bez deklarovaného oboru a pracovní postupy pro deklaraci oboru a Intervence pro studenty v riziku, podporu v podmínce a plány následných opatření.
- Nakonfigurujte vlastní pole pro každý úkol studenta Přidejte vlastní pole do šablon úkolů studentů, aby každý záznam o studentovi obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje k proaktivnímu poradenství a sledování pokroku. Zahrňte pole pro studentské ID, klasifikaci, hlavní nebo vedlejší obor, přiděleného poradce, celkový průměr známek (GPA), získané kredity, úroveň rizika, datum posledního kontaktního poradenství, blokace registrace a další schůzku. Tato konzistentní struktura činí dashboardy, automatizace a správu případů mnohem spolehlivějšími.
- Vložte výzvu do ClickUp Brain Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výzvu z výše uvedeného textu. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, typu instituce, modelu poradenství, počtu poradců, průměrného počtu případů a aktuálních nástrojů. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu dashboardů pro počet případů, workflow schůzek, systému správy pozastavení a intervenčních procesů, a poté jej přizpůsobte svému modelu poradenství.
- Nastavte automatizace pro průběžnou správu Vytvořte automatizace, aby poradenská činnost pokračovala bez neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel spouštějte proaktivní oslovování, eskalujte nevyřešené blokace registrace, označujte studenty bez deklarovaného oboru, kteří se blíží k limitu kreditů, vyžadujte dokumentaci po schůzce a identifikujte ohrožené studenty, než zmizí z dohledu.
Vytvořte speciální prostor s názvem Akademické poradenství. Přidejte složky, které odrážejí váš poradenský pracovní postup: Aktivní případy pro seznamy studentů podle poradců nebo fakult, Schůzky a oslovování pro naplánované schůzky, návštěvy bez objednání, skupinové poradenství a proaktivní oslovovací kampaně, Registrace a blokace pro řešení blokací, žádosti o výjimky a připravenost k registraci, Zkoumání oborů pro studenty bez zvoleného oboru a pracovní postupy pro volbu oboru a Intervence pro studenty v riziku, podporu v podmínce a plány následných kroků.
Přidejte do šablon úkolů pro studenty vlastní pole, aby každý záznam o studentovi obsahoval klíčová data, která váš tým potřebuje k proaktivnímu poradenství a sledování pokroku. Zahrňte pole pro studentské ID, klasifikaci, hlavní nebo vedlejší obor, přiděleného poradce, celkový průměr známek (GPA), získané kredity, úroveň rizika, datum posledního kontaktního setkání, blokace registrace a další schůzku. Tato konzistentní struktura činí dashboardy, automatizace a správu případů mnohem spolehlivějšími.
Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedený příkaz. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, typu instituce, modelu poradenství, počtu poradců, průměrného počtu případů a aktuálních nástrojů. Využijte vygenerovaný výstup k vytvoření prvního návrhu dashboardů pro počet případů, workflow schůzek, systému správy pozastavení a intervenčních procesů, a poté jej přizpůsobte svému modelu poradenství.
Vytvořte automatizace, které zajistí plynulý průběh poradenské činnosti bez nutnosti neustálého ručního sledování. Pomocí pravidel spouštějte proaktivní oslovování studentů, eskalujte nevyřešené blokace registrace, označujte studenty bez deklarovaného oboru, kteří se blíží k limitu kreditů, vyžadujte dokumentaci po schůzce a identifikujte ohrožené studenty, než zmizí z dohledu.
Jste připraveni proměnit tyto pracovní postupy v opakovatelný systém? Vytvořte si v ClickUp pracovní prostor pro správu grantů.
💡 Tip pro profesionály: Začněte s jedním pracovním postupem, například pozastavení registrace, oslovování studentů v riziku nebo sledování schůzek, než systém nasadíte v rámci celého poradenského provozu. Menší pilotní projekt pomůže vašemu týmu vylepšit šablony, předávání úkolů a pravidla automatizace před rozšířením.
Doporučená vlastní pole pro úkoly akademického poradenství
Tyto oblasti vytvářejí jednotný provozní záznam o počtu případů studentů, schůzkách, plánování studia, řešení pozastavení a intervenčních pracovních postupech.
| Obor | Typ | Účel |
|---|---|---|
| Číslo studenta | Krátký text | Jedinečný identifikátor studenta |
| Klasifikace | Rozbalovací nabídka | První ročník, druhý ročník, třetí ročník, čtvrtý ročník, absolventi, přestupující studenti |
| Hlavní/vedlejší obor | Rozbalovací nabídka | Stav akademického programu nebo průzkumu studenta |
| Přiřazený poradce | Lidé | Hlavní poradce odpovědný za studenta |
| Kumulativní GPA | Číslo | Přehled akademického postavení |
| Získané kredity | Číslo | Pokrok směrem k dokončení studia |
| Úroveň rizika | Rozbalovací nabídka | Zelená, žlutá, červená |
| Poslední kontakt v rámci poradenství | Datum | Nejnovější interakce mezi studentem a poradcem |
| Pozastavení registrace | Štítky nebo rozevírací nabídka | Pozastavení poradenství, finanční pozastavení, pozastavení z důvodu očkování, pozastavení z důvodu chování, nutnost přepsání |
| Příští schůzka | Datum | Nadcházející poradenské setkání |
| Stav studia | Rozbalovací nabídka | Na dobré cestě, Vyžaduje přezkoumání, Ohroženo, Přezkoumání absolvování |
| Stav bez deklarace | Rozbalovací nabídka | Zapsaní, Zvažující, Zúžení možností, Záměr zapsat se |
📘 Přečtěte si také: Prohlédněte si všechny typy vlastních polí a rozhodněte se, která pole se nejlépe hodí pro váš pracovní postup v oblasti grantů.
Příklady základní automatizace pro akademické poradenství
Po nastavení vlastních polí vytvořte automatizace, které zajistí plynulý průběh pracovních postupů pro správu případů, oslovování, pozastavení a zásahy bez nutnosti opakovaného ručního sledování.
| Kdy… | Poté… |
|---|---|
| Student nemá poradce již 60 dní | Vytvořte proaktivní úkol pro oslovování studentů a přiřaďte jej poradci |
| Známka v polovině semestru klesla pod C v hlavním předmětu | Označte studenta jako žluté riziko a vytvořte úkol s následnou schůzkou |
| Student má blokaci poradenství před zahájením registrace | Vytvořte úkol pro vyřešení pozastavení a upřednostněte oslovování podle klasifikace |
| Student bez zvoleného oboru dosáhne 45 kreditů, aniž by si zvolil obor | Spusťte kontrolní seznam pro výběr oboru a informujte poradce |
| Student je označen jako červené riziko | Vytvořte úkol intervenčního plánu s kontrolními body po 2 a 6 týdnech |
| Schůzka je označena jako dokončená | Vyzvěte poradce, aby zaznamenal poznámky, úkoly, doporučení a datum dalšího sledování |
📘 Přečtěte si také: Zjistěte, jak fungují vlastní pole v automatizacích
Co agent pokrývá v rámci celého cyklu poradenství
AI agent pro akademické poradenství není chatbot, který odpovídá na otázky týkající se katalogů kurzů. Jedná se o systém, který běží ve vašem pracovním prostoru pro řízení projektů a vykonává strukturovanou, opakovatelnou práci, kterou váš tým v současné době dělá ručně: sledování počtu případů, označování rizikových studentů, správa pozastavení a dokumentace poradenských interakcí.
| Fáze životního cyklu | Co dělá agent | Co nahrazuje |
| Příjem a přidělování úkolů | Automaticky přiřazuje nové studenty poradcům na základě oboru, klasifikace a kapacity případů; generuje kontrolní seznamy pro předběžné poradenství | Ruční vyvažování počtu případů pomocí tabulek a e-mailové představení |
| Plánování studia | Sleduje požadavky na získání titulu, pořadí kurzů a průběh získávání kreditů; upozorňuje na studenty, kteří nejsou na dobré cestě k absolvování čtyřletého studia | Poradce každý semestr ručně porovnává údaje z DegreeWorks a tabulek |
| Proaktivní oslovování studentů | Spustí oslovení studentů, když nedodrží milníky: žádný kontakt po dobu 60 dnů, nevybraný obor po získání 45 kreditů, upozornění na známky v polovině semestru | Reaktivní model, ve kterém se studenti musí sami přihlásit a rezervovat si schůzky |
| Podpora při registraci | Spravuje fronty řešení pozastavení, hromadně zpracovává schválení poradenství před registračními termíny a sleduje žádosti o výjimky | E-mailové řetězce, fronty v přijímací kanceláři a chaotické registrace na poslední chvíli |
| Průzkum oborů | Sledujte pokrok studentů, kteří si ještě nezvolili obor, prostřednictvím orientačních aktivit, kariérních hodnocení a schůzek s pedagogy směřujících k volbě oboru | Neformální kontroly bez dokumentace nebo odpovědnosti |
| Intervence a předání | Označuje rizikové studenty pomocí bodového hodnocení rizika, vytváří intervenční plány s harmonogramy následných kroků a při předávání poradců přenáší kompletní historii. | Ztráta znalostí o kmeni, když poradci odejdou nebo studenti změní obor |
Chcete vidět, jak Super Agents fungují v reálném prostředí ClickUp? Podívejte se na níže uvedený návod a zjistěte, jak se v praxi propojují pracovní postupy, úkoly a automatizace generované umělou inteligencí.
Varianty pro různé typy institucí
Výše uvedený pokyn funguje ve všech vysokoškolských institucích, které používají ClickUp. Upravte pokyn pro svou instituci:
| Typ instituce | Klíčové úpravy |
| Výzkumná univerzita R1 (více než 600 studentů na jednoho poradce) | Použijte celý pokyn v nezměněné podobě. Přidejte vrstvu koordinace poradců na katedře. Zahrňte poradenské programy pro postgraduální studenty. Integrujte s centralizovaným a katedrovým předáváním poradenství při volbě oboru. |
| Univerzita R2 (300–500 studentů na jednoho poradce) | Zjednodušte hodnocení rizik na dvě úrovně (v pořádku / vyžaduje pozornost). Zredukujte pracovní postup pro výběr oboru tak, aby se zaměřil na studenty bez zvoleného oboru, kteří již získali více než 30 kreditů. Přidejte hodnocení přestupujících studentů jako prioritní pracovní postup. |
| Vysoká škola zaměřená především na bakalářské studium (100–250 studentů na jednoho poradce) | Zdůrazněte dokumentaci poradenství založenou na vztazích. Přidejte koordinaci akademických poradců, protože mnoho PUI používá sdílené modely. Zahrňte šablonu čtyřletého plánu, kterou společně vytvoříte s každým studentem při úvodním setkání. |
| Komunitní vysoká škola (více než 400 studentů na jednoho poradce) | Zaměřte se na řízené studijní cesty a průzkum meta-oborů. Nahraďte sledování čtyřletého studia sledováním asociovaných titulů a cest k přestupu. Přidejte sledování souběžného zápisu a dvojího kreditu. Upřednostněte sledování finanční pomoci SAP. |
| Kariéra/odborná škola (velké rozdíly) | Nahraďte sledování studijních plánů sledováním dokončení programů. Přidejte sledování milníků v oblasti kvalifikací a certifikací. Zaměřte se na procesy zprostředkování pracovních míst v oboru a koordinaci partnerství se zaměstnavateli. Zahrňte časové plány přípravy na licenční zkoušky. |
Spravujte akademické poradenství na jednom místě
Akademické poradenství selhává, když jsou počty případů, průběh studia, poznámky k schůzkám, pozastavení registrace a intervenční plány uloženy v oddělených systémech bez sdíleného přehledu. Díky ClickUp Brain, vlastním polím a automatizacím může vaše instituce proměnit poradenské činnosti v jeden opakovatelný systém, který na jednom místě podporuje správu počtu případů, sledování studia, řešení pozastavení a proaktivní oslovování studentů.
Cílem není nahradit váš SIS, platformu pro kontrolu studijních výsledků nebo poradenskou platformu. Cílem je snížit koordinační práci s nimi spojenou, zlepšit přehled o celém životním cyklu studenta a poskytnout poradcům více času na rozhovory, které skutečně mění výsledky. Začněte s výše uvedeným návodem, přizpůsobte jej svému poradenskému modelu a studentské populaci a vytvořte nastavení, které váš tým může skutečně používat každý semestr.
Často kladené otázky týkající se akademického poradenství s využitím umělé inteligence
Ne. Agenti AI automatizují administrativní práci, která poradcům brání v poskytování poradenství: sledování počtu případů, správa pozastavení, dokumentace poznámek a označování rizikových studentů. Relacionální, rozvojové poradenství, které mění výsledky studentů (pomoc studentům první generace při výběru oboru, koučování studentů s potížemi během akademické zkušební doby), stále vyžaduje lidského poradce. Agent dává poradcům více času na tyto rozhovory.
Pracovní prostor agenta AI funguje společně s vašimi stávajícími systémy pro správu informací o studentech a kontrolu studijních výsledků. Údaje o studijním pokroku z vašeho SIS (Banner, PeopleSoft, Colleague) a kontrolních nástrojů (DegreeWorks, uAchieve) se synchronizují do vlastních polí u každého úkolu studenta. Agent nenahrazuje váš systém záznamů. Stává se operační vrstvou, kde váš poradenský tým sleduje úkoly, oslovování studentů a spolupráci na základě těchto studentských údajů.
ClickUp je držitelem certifikátů SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 42001 a podporuje SSO, oprávnění na základě rolí a šifrování dat v klidu i při přenosu. Oprávnění na úrovni poradce znamenají, že každý poradce vidí pouze studenty, kteří mu byli přiděleni. K trénování modelů umělé inteligence nejsou použita žádná data. Podrobné informace najdete na stránce věnované bezpečnosti.
Každá interakce v rámci poradenství je zaznamenána v historii úkolů studenta: poznámky, úkoly, doporučení, intervenční plány a plány následných kroků. Když student změní poradce (z důvodu změny oboru, odchodu poradce nebo přerozdělení případů), přenese se s úkolem i kompletní historie poradenství. Nedochází tak ke ztrátě institucionálních znalostí, což je nejčastější stížnost při fluktuaci poradců.
Ne. Prompt obsahuje proměnné pro typ instituce a model poradenství. Malá vysoká škola se zaměřením na humanitní vědy s 150 studenty na jednoho poradce těží z automatizace dokumentace, předávání případů a proaktivního oslovování stejně jako R1 s 600 studenty na jednoho poradce. Podívejte se také, jak mohou agenti AI pomoci se správou grantů a institucionálním výzkumem na vašem kampusu.