Průměrné kariérní centrum obsluhuje 1 381 studentů na jednoho odborného pracovníka, přesto pouze 43 % studentů hodnotí své zkušenosti s kariérními službami jako užitečné. Kariérní centra se topí v logistice schůzek, následné komunikaci se zaměstnavateli a shánění údajů pro průzkumy o prvním zaměstnání, zatímco samotné kariérní poradenství tím trpí. Agent s umělou inteligencí zabudovaný do platformy pro řízení projektů dokáže automatizovat sledování schůzek, správu vztahů se zaměstnavateli, koordinaci veletrhů práce a vykazování výsledků, čímž uvolní pracovníkům ruce, aby se mohli soustředit na studenty.
Níže najdete hotový příkaz pro AI agenta, který můžete vložit do ClickUp a během několika minut tak vytvořit kompletní pracovní prostor pro kariérní poradenství. Než jej však použijete, je dobré se podívat na to, jaké problémy s koordinací má tento systém řešit. Pro většinu kariérních center není problémem nedostatek zájmu studentů ani nedostatečná aktivita zaměstnavatelů. Problémem je, že schůzky, oslovování zaměstnavatelů, akce a vykazování výsledků jsou rozptýleny v příliš mnoha nesouvislých nástrojích, než aby je tým mohl efektivně spravovat.
Pro koho je tato služba kariérního poradenství určena
Toto řešení je určeno pro vedoucí kariérních center, týmy pro vztahy se zaměstnavateli, kariérní poradce, pracovníky v oblasti zážitkového učení, správce průzkumů o prvním zaměstnání a vedoucí pracovníky v oblasti podpory studentů, kteří mají na starosti koordinaci podpory studentů, spolupráci se zaměstnavateli a vykazování výsledků. Je obzvláště užitečné pro instituce, které již využívají platformu pro kariérní služby, ale při správě schůzek, akcí, následných aktivit a vykazování výsledků se stále spoléhají na manuální koordinaci.
Problém: Vaše kariérní centrum eviduje 10 000 interakcí se studenty v tabulce, v systému Handshake a v e-mailech
Pokud vedete univerzitní kariérní centrum, toto napětí už dobře znáte. Máte na starosti pomáhat každému studentovi na kampusu najít si cestu po absolvování studia, prokazovat výsledky akreditačním orgánům, spravovat desítky vztahů se zaměstnavateli, organizovat veletrhy práce a nějak si najít čas i na individuální kariérní poradenství. Od vašeho týmu o 5 až 15 lidech se očekává, že bude obsluhovat tisíce studentů.
Provozní realita je krutá: plánování schůzek probíhá v jednom systému, kontakty na zaměstnavatele v jiném, údaje z průzkumu o prvním zaměstnání ve třetím a koordinace akcí v e-mailových konverzacích. 59,3 % zaměstnanců kariérních center dnes v určité míře využívá umělou inteligenci, většinou však spíše pro ad hoc úkoly než pro systematickou automatizaci pracovních postupů. Zároveň průzkum NACE o prvním zaměstnání ukazuje, že míra informovanosti u absolventů bakalářských programů činí pouhých 55 %, což znamená, že téměř polovina výsledků vašich absolventů zůstává neznámá. To není problém s daty. Je to problém s pracovními postupy.
Kariérní centrum je jedním z nejviditelnějších ukazatelů hodnoty instituce. Akreditační orgány požadují údaje o míře uplatnění absolventů. Rodiče chtějí vidět výsledky. Studenti chtějí práci. A váš tým tráví čas sjednocováním dat, místo aby přinášel výsledky.
Jak to vyřešila Miami University: Centrum pro profesní orientaci a úspěch na Miami University (25 členů týmu) využilo platformu ClickUp k organizaci více než 200 studentských akcí ročně s 98% úspěšností, kterých se zúčastnilo 19 107 studentů.
Michael Turner, zástupce ředitele:
Jsme na dobré cestě stát se předním kariérním centrem ve Spojených státech. ClickUp je pro nás nepostradatelný, protože nám pomáhá vytvořit plán, jak dosáhnout úspěchu.
Jsme na dobré cestě stát se předním kariérním centrem ve Spojených státech. ClickUp je pro nás nepostradatelný, protože nám poskytuje plán, jak dosáhnout úspěchu.
Právě v tom spočívá příležitost. Nejde o to nahradit vaši stávající platformu pro kariérní poradenství, ale vytvořit jednu přehlednou operační vrstvu, která propojí studenty, zaměstnavatele, akce a reporting. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční prostředí pro kariérní poradenství přímo v rámci vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém kariérním centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svým studentům, zaměstnavatelům a cílům, kterých chcete dosáhnout.
Právě v tom spočívá příležitost. Nejde o to nahradit vaši stávající platformu pro kariérní poradenství, ale vytvořit jednu přehlednou operační vrstvu, která propojí studenty, zaměstnavatele, akce a reporting. Nejrychlejší způsob, jak tento model otestovat, je vytvořit funkční prostředí pro kariérní poradenství přímo v rámci vaší platformy pro řízení projektů.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém kariérním centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svým studentům, skupině zaměstnavatelů a cílům, kterých chcete dosáhnout.
Chcete vyzkoušet podobný model ve svém kariérním centru? Začněte s níže uvedeným návodem a přizpůsobte jej svým studentům, zaměstnavatelům a cílům, kterých chcete dosáhnout.
Zadání: Vytvořte si pracovní prostor pro sledování kariérních služeb s využitím umělé inteligence
Zkopírujte tento příkaz, vložte jej do ClickUp Brain a vytvořte si svého vlastního ClickUp Super Agenta. Vyplňte údaje o své instituci a získáte kompletní pracovní prostor pro kariérní poradenství, který zahrnuje sledování schůzek, CRM pro zaměstnavatele, správu veletrhů práce a vykazování výsledků.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší organizační struktury, zahrnující hierarchii úkolů, logiku oslovování studentů, kontrolní body pro podávání zpráv a postupy pro následné kroky. Váš tým jej poté může přizpůsobit tak, aby odpovídal kapacitám personálu, složení zaměstnanců a prioritám v oblasti zapojení studentů.
Výsledkem by měl být solidní první návrh vaší organizační struktury, zahrnující hierarchii úkolů, logiku oslovování studentů, kontrolní body pro podávání zpráv a postupy pro následné kroky. Váš tým jej poté může přizpůsobit tak, aby odpovídal kapacitám personálu, složení zaměstnanců a prioritám v oblasti zapojení studentů.
Zadání:
→ Jste připraveni vytvořit svého prvního superagenta pro správu grantů?
Otevřete ClickUp Brain a vložte výše uvedený příkaz, abyste si pro svůj pracovní prostor vytvořili vlastního superagenta.
Jak to nastavit v ClickUp (4 kroky)
Než začnete s nastavením svého Space, shromážděte údaje z kariérního poradenství, které váš tým již využívá v souvislosti s konzultacemi, spoluprací se zaměstnavateli, akcemi a vykazováním výsledků. Obvykle se jedná o typy konzultací, segmenty studentů, kontakty na zaměstnavatele, kalendáře akcí, časové harmonogramy průzkumů o prvním zaměstnání a údaje o sledování stáží. Pokud začnete s čistými vstupními daty, budou vaše automatizace, přehledové panely a následné pracovní postupy mnohem spolehlivější.
- Vytvořte strukturu svého pracovního prostoru a zřiďte speciální sekci s názvem Kariérní služby. Přidejte čtyři složky pro organizaci práce v rámci celého životního cyklu studenta a zaměstnavatele: Zapojení studentů pro schůzky, neohlášené návštěvy, počet případů koučování a sledování kompetencí, Vztahy se zaměstnavateli pro profily zaměstnavatelů, náborové aktivity a správu partnerství, Akce a veletrhy práce pro veletrhy, networkingové akce, informační schůzky a logistiku akcí a Výsledky a reportování pro průzkumy prvního zaměstnání, sledování míry znalostí, reportování akreditace a roční revize dat.
- Nastavení vlastních polí pro každou úlohu Přidejte vlastní pole do šablon kariérních služeb, aby každá interakce se studentem, vztah se zaměstnavatelem, událost a záznam o výsledcích obsahovaly klíčové údaje, které váš tým potřebuje ke sledování pokroku a vykazování výsledků. Zahrňte pole pro identifikační číslo studenta, ročník, obor studia, počet návštěv, status studenta z první generace, stav výsledků, úroveň partnerského zaměstnavatele a míru znalostí. Díky této jednotné struktuře budou přehledy, automatizace a mezitýmové reporty mnohem spolehlivější.
- Vložte zadání do ClickUp Brain Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedené zadání. Vyplňte proměnné, včetně názvu instituce, počtu studentů, počtu zaměstnanců, aktuálně používaných nástrojů, počtu zaměstnavatelů, počtu veletrhů práce, míry znalostí a míry výsledků. Na základě vygenerovaného výstupu vytvořte první návrh systému pro sjednávání schůzek, CRM pro zaměstnavatele, pracovních postupů pro akce a přehledových panelů výsledků a poté jej přizpůsobte provozu vašeho centra.
- Nastavení automatizovaných procesů pro průběžnou správu Vytvořte automatizované procesy, které zajistí plynulý chod kariérních služeb bez nutnosti neustálého ručního dohlížení. Pomocí pravidel můžete spouštět oslovování studentů, kteří dosud neprojevili zájem, spravovat úkoly související s odpočítáváním do veletrhu práce, zahajovat další vlny dotazníků ohledně prvního zaměstnání, označovat neaktivní partnerské zaměstnavatele a sledovat počet realizovaných stáží v průběhu času.
Vytvořte speciální prostor s názvem „Kariérní služby“. Přidejte čtyři složky, které uspořádají práci v rámci celého životního cyklu studentů a zaměstnavatelů: „Práce se studenty“ pro schůzky, konzultace bez předchozího objednání, koučování a sledování kompetencí; „Vztahy se zaměstnavateli“ pro profily zaměstnavatelů, náborové aktivity a správu partnerství; „Akce a veletrhy práce“ pro veletrhy, networkingové akce, informační schůzky a logistiku akcí; a „Výsledky a reporting“ pro průzkumy o prvním zaměstnání, sledování míry uplatnění, akreditační zprávy a roční vyhodnocení dat.
Přidejte do šablon kariérních služeb vlastní pole, aby každý záznam o interakci se studentem, vztahu se zaměstnavatelem, události a výsledku obsahoval klíčové údaje, které váš tým potřebuje ke sledování pokroku a vykazování výsledků. Zahrňte pole pro studentské číslo, ročník, obor, počet návštěv, status studenta z první generace, stav výsledku, úroveň partnerského zaměstnavatele a míru informovanosti. Díky této jednotné struktuře budou přehledy, automatizace a mezitýmové reporty mnohem spolehlivější.
Otevřete ClickUp Brain ve svém novém prostoru a vložte výše uvedený příkaz. Vyplňte příslušné proměnné, včetně názvu instituce, počtu studentů, počtu zaměstnanců, aktuálně používaných nástrojů, počtu zaměstnavatelů, počtu veletrhů práce, míry znalostí a míry výsledků. Na základě vygenerovaného výstupu vytvořte první návrh systému pro sjednávání schůzek, CRM pro zaměstnavatele, pracovních postupů pro akce a přehledových panelů výsledků a poté jej přizpůsobte provozu vašeho centra.
Vytvářejte automatizované procesy, které zajistí plynulý chod kariérních služeb bez nutnosti neustálého ručního dohlížení. Pomocí pravidel můžete spouštět oslovování studentů, kteří dosud neprojevili zájem, spravovat úkoly související s odpočítáváním do veletrhu práce, zahajovat další vlny dotazníků ohledně prvního zaměstnání, označovat neaktivní partnerské zaměstnavatele a sledovat počet realizovaných stáží v průběhu času.
Jste připraveni proměnit tyto pracovní postupy v opakovatelný systém? Vytvořte si v ClickUp pracovní prostor pro správu grantů.
💡 Tip od profesionálů: Začněte s jedním pracovním postupem, například s dotazníky pro první zaměstnání, sledováním schůzek nebo následnou komunikací se zaměstnavateli, než systém zavedete v celém kariérním centru. Menší pilotní projekt vašemu týmu pomůže doladit šablony, pravidla pro přidělování odpovědnosti a přehledy reportů ještě před rozšířením systému.
Doporučená vlastní pole pro sledování služeb kariérního poradenství
Tato pole zajišťují jednotnou evidenci údajů o schůzkách se studenty, spolupráci se zaměstnavateli, akcích, vykazování výsledků a koordinaci stáží.
| Pole | Typ | Účel |
|---|---|---|
| Studentský průkaz | Krátký text | Jedinečný identifikátor studenta |
| Ročník | Rozbalovací nabídka | Prváci, druháci, třeťáci, čtvrťáci, absolventi, bývalí studenti |
| Hlavní | Rozbalovací nabídka | Studijní program |
| Počet návštěv | Číslo | Počet kontaktů s kariérním centrem |
| Status první generace | Rozbalovací nabídka | První generace, Ne první generace, Neznámé |
| Stav výsledku | Rozbalovací nabídka | Zaměstnaný na plný úvazek, Zaměstnaný na částečný úvazek, Další vzdělávání, Vojenská služba/služba, Hledám zaměstnání, Hledám vzdělání, Nehledám, Neznámé |
| Úroveň partnerského zaměstnavatele | Rozbalovací nabídka | Zájemce, Závazný partner, Aktivní partner, Strategický partner, Neaktivní |
| Míra znalostí | Počet (%) | Procento známých výsledků absolventů |
| Typ akce | Rozbalovací nabídka | Veletrh pracovních příležitostí, Informační schůzka, Networkingová akce, Panelová diskuse, Workshop |
| Kompetence v oblasti přípravy na profesní život | Štítky | Komunikace, kritické myšlení, týmová práce, technologie, rovnost a inkluze, profesionalita, kariéra a osobní rozvoj, vedení lidí |
📘 Přečtěte si také: Prohlédněte si všechny typy vlastních polí a rozhodněte se, která pole se nejlépe hodí pro váš pracovní postup při správě grantů.
Základní příklady automatizace pro sledování služeb kariérního poradenství
Jakmile nastavíte vlastní pole, vytvořte automatizované procesy, které zajistí hladký průběh schůzek, komunikaci se zaměstnavateli, veletrhy a vykazování výsledků, aniž byste museli vše opakovaně sledovat ručně.
| Když… | A pak… |
|---|---|
| Student nastupuje do třetího ročníku, aniž by navštívil kariérní poradnu | Vytvořte úkol v rámci osvětové činnosti a přiřaďte jej poradci nebo osobě odpovědné za podporu studentů |
| Absolvent zůstává neznámý 30, 60, 90 nebo 120 dní po ukončení studia | Spusťte další kolo oslovování v rámci průzkumu o prvním cílovém místě a zaznamenejte pokus |
| Zaměstnavatel již 12 měsíců nikoho nezaměstnává | Vytvořte úkol pro obnovení kontaktu a přiřaďte jej správci vztahu |
| Do veletrhu pracovních příležitostí zbývá 14 dní | Vytvořte finální logistický kontrolní seznam a přiřaďte dílčí úkoly týkající se stánku, marketingu a personálu |
| Schůzka se studentem je označena jako dokončená | Vytvořte následné kroky a zaznamenejte, které kompetence byly řešeny |
| Uplyne termín ukončení stáže | Vytvořte úkol pro sledování výsledků a požádejte studenta nebo zaměstnavatele o údaje o výsledcích umístění |
📘 Přečtěte si také: Zjistěte, jak fungují vlastní pole v automatizacích
Co agent zajišťuje v rámci celého cyklu kariérního poradenství
Agent umělé inteligence pro kariérní poradenství není algoritmus pro vyhledávání pracovních míst. Jedná se o systém, který běží v rámci vašeho pracovního prostředí pro řízení projektů a zajišťuje provozní infrastrukturu, kterou vaše kariérní centrum potřebuje: plánování, sledování, následné kroky a reporting. Kariérní poradenství zůstává v rukou lidí. Logistika se automatizuje.
| Fáze životního cyklu | Co dělá agent | Co nahrazuje |
| Přijímání studentů | Sleduje první návštěvy, upozorňuje na znevýhodněné skupiny obyvatel a přiděluje poradce na základě jejich oboru studia a vyváženosti počtu případů | Záznamy o návštěvách a ruční evidenci v tabulkách |
| Kariérní poradenství | Zaznamenává výsledky schůzek, sleduje rozvoj kompetencí a po každé schůzce spouští následné úkoly | Papírové poznámky a nesouvislé souhrny schůzek |
| Zapojení zaměstnavatelů | Zajišťuje péči o potenciální zaměstnavatele od fáze oslovení až po navázání strategického partnerství, sleduje návštěvy na univerzitách a výsledky náborového procesu | Rozptýlené kontakty v aplikacích Handshake, e-mailech a osobních adresářích |
| Veletrhy pracovních příležitostí | Koordinuje logistiku od registrace až po následné kroky po veletrhu a sleduje náklady na interakci se studenty | Plánování akcí prostřednictvím e-mailových konverzací bez centrálního kontrolního seznamu |
| Sledování výsledků | Provádí sběr dat o prvních destinacích z různých zdrojů, sleduje míru znalostí v rámci eskalačních vln a generuje přehledy podle hlavních kategorií | Ruční sledování průzkumů a shon s daty na konci roku |
| Zprávy o akreditaci | Shrnuje výsledky podle demografických údajů, oborů a programů pro zprávy určené akreditačním orgánům | Týdny ručního shromažďování údajů před návštěvami na místě |
Chcete vidět, jak Super Agents fungují v reálném prostředí ClickUp? Podívejte se na následující ukázku a zjistěte, jak se v praxi propojují pracovní postupy, úkoly a automatizace generované umělou inteligencí.
Varianty pro různé typy institucí
Výše uvedený pokyn platí pro všechny vysoké školy, které používají ClickUp. Upravte si tento pokyn podle potřeb vaší školy:
| Typ instituce | Hlavní úpravy |
| Výzkumná univerzita kategorie R1 (20 000–50 000 studentů) | Použijte celý zadávací text beze změn. Přidejte kariérní centra zaměřená na konkrétní obory (inženýrství, obchod, umění a vědy). Rozšiřte databázi zaměstnavatelů na více než 500 firem. Přidejte sledování kariérního vývoje absolventů magisterského studia a postdoktorandů. Propojte systém s procesy pro práci s absolventy. |
| Univerzita druhé kategorie (10 000–20 000 studentů) | Zjednodušte systém na model centralizovaného kariérního centra. Omezte počet kategorií zaměstnavatelů na tři (potenciální, aktivní, strategičtí). Z důvodu vyšší efektivity zaměřte sledování prvního zaměstnání na 10 nejoblíbenějších oborů podle počtu zapsaných studentů. |
| Vysoká škola zaměřená především na bakalářské studium (2 000–5 000 studentů) | Upřednostnit model vztahů v rámci kariérního poradenství před organizováním velkého množství akcí. Posílit zapojení akademických pracovníků do kariérního mentoringu. Snížit počet veletrhů práce, ale zvýšit sledování kvality zaměstnavatelů. |
| Komunitní vysoká škola (5 000–20 000 studentů) | Nahraďte tradiční model veletrhů práce poradními výbory zaměstnavatelů a náborovými akcemi. Zařaďte do programu sledování rozvoje pracovní síly a učňovského vzdělávání. Zaměřte výsledky na procesy vedoucí od získání kvalifikace k zaměstnání. Sladěte tyto aktivity s požadavky na podávání zpráv podle zákona Perkins V. |
| Střední odborná škola (500–5 000 studentů) | Zaměřit se na sledování míry uplatnění na trhu práce jako na primární ukazatel (požadavek akreditace). Nahradit systém pro správu vztahů se zaměstnavateli (CRM) systémem pro správu klinických pracovišť a míst pro praxi. Přidat sledování úspěšnosti u licenčních zkoušek. Zjednodušit na tři kategorie výsledků: zaměstnání v oboru, zaměstnání mimo obor, další vzdělávání. |
Sledujte služby pro absolventy na jednom místě
Sledování kariérních služeb selhává, pokud jsou údaje o schůzkách se studenty, vztazích se zaměstnavateli, akcích, průzkumech a výsledcích uloženy v různých systémech bez sjednoceného přehledu. Díky funkcím ClickUp Brain, vlastním polím a automatizacím může vaše instituce sjednotit sledování schůzek, spolupráci se zaměstnavateli, koordinaci veletrhů práce a vykazování prvních pracovních umístění do jednoho opakovatelného operačního systému.
Cílem není nahradit vaši platformu pro kariérní poradenství ani informační systémy pro studenty. Chceme snížit náročnost koordinace v souvislosti s těmito systémy, zlepšit přehlednost pracovních postupů studentů i zaměstnavatelů a uvolnit vašim zaměstnancům ruce, aby mohli věnovat více času vedení studentů namísto shánění dat. Začněte s výše uvedeným návodem, přizpůsobte jej vaší studentské populaci a základně zaměstnavatelů a vytvořte systém, který váš tým bude moci skutečně využívat každý semestr. Začněte zdarma s ClickUp.
Často kladené otázky týkající se sledování kariérních služeb pomocí umělé inteligence
AI agenti neprovádějí průzkumy mezi absolventy. Automatizují však vícelépečné oslovovací kampaně, které zvyšují míru informovanosti. Agent vytváří úkoly pro průzkum v době promoce, spouští oslovování prostřednictvím e-mailů, SMS nebo kontaktů s pedagogy po 30, 60, 90 a 120 dnech, sleduje, kteří absolventi stále nejsou známi, a v případě stagnace míry informovanosti situaci eskaluje. NACE stanovila cílové číslo míry informovanosti na 65 %. K tomuto cíli se dostanete právě díky systematickému sledování.
Pracovní prostředí pro agenty AI funguje v součinnosti s vaší stávající platformou pro správu kariérních služeb. Údaje o zaměstnavatelích, historie schůzek a nabídky volných pracovních míst ze systémů Handshake nebo Symplicity se synchronizují do vlastních polí v rámci úkolů. Tento agent nenahrazuje vašeho manažera kariérních služeb (CSM). Stává se koordinační vrstvou, v níž váš tým na základě těchto dat spravuje pracovní postupy, sleduje výsledky a organizuje veletrhy práce.
ClickUp je držitelem certifikátů SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a ISO 42001 a podporuje jednotné přihlášení (SSO), oprávnění založená na rolích a šifrování dat v klidu i při přenosu. Oprávnění v kariérním centru zajišťují, že poradci vidí pouze studenty, kteří jim byli přiděleni. K trénování modelů umělé inteligence se nepoužívají žádná data. Veškeré podrobnosti najdete na stránce věnované bezpečnosti.
Handshake propojuje studenty se zaměstnavateli a nabídkami volných pracovních míst. Jedná se o online tržiště. ClickUp s AI agentem představuje provozní vrstvu, v níž vaše kariérní centrum spravuje interní pracovní postupy: organizaci schůzek, pracovní vytížení zaměstnanců, plánování veletrhů práce, sledování výsledků a vykazování pro akreditační účely. Tyto nástroje slouží k různým účelům a nejlépe fungují ve vzájemné kombinaci.
Zejména v případě malého týmu. Když tři lidé obsluhují 5 000 studentů, každý manuální proces, který lze automatizovat, uvolňuje čas na to nejdůležitější: kariérní poradenství. Náš systém se postará o sledování schůzek, následné úkoly a rozesílání dotazníků, takže se vaši zaměstnanci mohou soustředit na studenty, a ne na tabulky.