Pokud vedete tým poskytující služby nebo vyvíjející software, pravděpodobně tento vzorec znáte. Vaše sprintová tabule je plná, experimenty klientů jsou napůl hotové a každá „rychlá otázka“ nějakým způsobem skončí na vašem stole. Pak vám v nejhorší možný okamžik přistane ve schránce důležitý e-mail od klienta.
Pro mě ten okamžik nastal na Nový rok.
Klient, u kterého jsme předpokládali téměř jisté prodloužení smlouvy, nám napsal: „Chceme si dát pauzu. Prosím, vyúčtujte nám přeplatek. Ukončeme spolupráci.“
V minulosti bych strávil víkend zíráním na prázdný kurzor a snažil se promyslet všechny důsledky. Dopad na tržby, riziko dodávky, kapacita týmu a zachování vztahů. Tentokrát jsem situaci předal tomu, čemu nyní říkáme správní rada AI – malému týmu super agentů ClickUp, kteří fungují jako jmenovaní výkonní členové týmu v našem pracovním prostoru.
Většina týmů již disponuje nástroji plnými dat. Co jim však chybí, je spolehlivá vrstva umělé inteligence, která dokáže proměnit neočekávané zvraty v klidný a strukturovaný plán.
O mně: Generální ředitel Hybrid Helix Consulting a expert na ClickUp
Jmenuji se Andrew a jako ověřený konzultant ClickUp navrhuji systémy řízení založené na umělé inteligenci pro štíhlé softwarové týmy. Moje společnost Hybrid Helix Consulting poskytuje poradenství a koučování v oblasti produktivity, aby týmy mohly lépe pracovat s nástroji, které již používají.
Tento příspěvek podrobně popisuje, jak jsme vytvořili radu ředitelů AI v ClickUp a jak zvládla skutečný obrat klienta, aniž by mě to stálo víkendovou dovolenou nebo vztah s klientem.
Proč štíhlé týmy potřebují představenstvo AI
Jako zakladatelé a samostatní vedoucí se téměř vždy stáváte rozdělovačem všeho. Každá eskalace, každé rozhodnutí, každé „co bychom měli udělat?“ vám prochází hlavou.
Máte příliš mnoho nástrojů, které jsou plné informací. Máte sprintové tabule, komentáře, dokumenty, lístky a spoustu e-mailů, ale všechny obsahují jen fragmenty příběhu. A žádný z nich vám nepomůže rozhodnout, co dělat dál. To je Work Sprawl v akci. A proto se cítíte tak vyčerpaní.
Problémem je absence konvergovaného systému, který dokáže vyhodnotit situaci, formulovat ji a předložit vám strukturované rozhodnutí namísto neuspořádaných informací. Právě tuto mezeru má zaplnit naše umělá inteligence.
👀 Věděli jste, že... 61 % generálních ředitelů již aktivně využívá AI agenty. Plánují také jejich implementaci ve velkém měřítku.
Proč jsme vytvořili naši AI radu v ClickUp?
Protože umělá inteligence je tak dobrá, jak dobrý je kontext, který vidí.
Většina nástrojů AI funguje mimo vaši práci. Shrnují dokument, přepíší e-mail nebo odpoví na otázku izolovaně. Ale nevidí, jak se rozhodnutí propojují napříč úkoly, časovými osami, konverzacemi a dodávkami. Přesně tak vzniká Work Sprawl. Kontext zůstává roztříštěný a vedoucí pracovníci jsou stále nuceni sami skládat příběh dohromady.
ClickUp funguje jinak. Je to první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, kde úkoly, dokumenty, chat, sprintové plány a rozhodnutí existují vedle sebe. Tato konvergence je důležitá, protože dává AI přístup k celkovému obrazu, nejen k jednotlivým artefaktům.
Když jsme vytvořili naši AI radu v ClickUp, přidali jsme vrstvu řízení nad již propojenou prací. Super agenti mohou číst aktivní konverzace, rozumět tomu, co se děje, odkazovat na historická rozhodnutí a zapisovat zpět do stejného systému. To jim umožňuje vytvářet úkoly, formovat sprinty a zaznamenávat poučení, aniž by museli přeskakovat mezi nástroji.
Jinými slovy, ClickUp dává AI prostor k přemýšlení v kontextu. A jakmile AI uvidí celý systém, může přestat fungovat jako chatbot a začít se chovat jako představenstvo.
Budoucnost produktivity spočívá ve sjednocení veškerého pracovního kontextu a zapojení na jednom místě, kde umělá inteligence funguje v prostředí. Umělá inteligence v prostředí se hladce integruje do života uživatelů tím, že využívá kontext a zapojení k předvídání potřeb, poskytování poznatků a dodávání hodnoty, aniž by vyžadovala explicitní podněty. To je budoucnost práce.
Budoucnost produktivity spočívá ve sjednocení veškerého pracovního kontextu a zapojení na jednom místě, kde umělá inteligence funguje v prostředí. Umělá inteligence v prostředí se hladce integruje do života uživatelů tím, že využívá kontext a zapojení k předvídání potřeb, poskytování poznatků a dodávání hodnoty, aniž by vyžadovala explicitní podněty. To je budoucnost práce.
Jak vlastně vypadá představenstvo AI v ClickUp
Naše AI rada není jediný asistent nebo chytrá nápověda. Je to malý tým super agentů, z nichž každý má jasný úkol a pracuje v ClickUp s přístupem ke stejnému kontextu, jaký používá náš lidský tým.
Jádrem tohoto nastavení je to, co nazýváme třídicí kontextová mapa pro každého klienta.
Jak mapa kontextu třídění udržuje vše propojené
V horní části mapa shrnuje aktivní pracovní kontext:
- Poslední e-maily a zprávy od klientů
- Zápisy z jednání a chatové konverzace
- Komentáře k úkolům v průběhu letu
Ve spodní části se nachází stabilnější znalostní báze:
- Dokumentace toho, co bylo dosud vytvořeno
- Problémy a žádosti o stažení na GitHubu
- Minulé sprintové plány a roadmapy
- „Archiv informací“ o tom, co se tým naučil
Uprostřed sedí seznam ředitelů Super Agent , kteří vědí, jak tento kontext využít.
Kdo zasedá v představenstvu AI?
Naše rada ředitelů AI v současné době zahrnuje:
- Ředitel pro růst: Odpovídá za příjmy, obnovení smluv a klíčová rozhodnutí týkající se obchodů.
- Ředitel pro provoz a podporu výroby: Sleduje pracovní zátěž, kapacitu a výrobní rizika v rámci ClickUp Spaces.
- Super Agent pro správu projektů klientů: Působí v kontextu projektu klienta a vidí všechny kontrolní seznamy, sprinty a položky v procesu.
- Plánovač sprintů pro klienty: Přetváří sprinty tak, aby stabilizoval ClickUp engine klienta během změn.
- Ředitel pro zpravodajské služby: Převádí surový kontext do jednoduchých, lidsky srozumitelných zpráv.
- Ředitel pro výuku klientů: Zachycuje, co se tým učí, aby budoucí obchody byly chytřejší.
Každý ředitel má specifickou oblast působnosti, definované vstupy a jasné výstupy, takže se chovají jako malý výkonný tým uvnitř ClickUp, nikoli jako hromada nesouvisejících automatizací.
📮 ClickUp Insight: 12 % respondentů našeho průzkumu uvádí, že AI agenti jsou obtížně nastavitelní nebo propojitelní s jejich nástroji, a dalších 13 % uvádí, že je příliš mnoho kroků potřebných k provedení jednoduchých úkonů s agenty.
Data je nutné zadávat ručně, oprávnění je nutné předefinovat a každý pracovní postup závisí na řetězci integrací, které se mohou časem porušit nebo posunout.
Dobrá zpráva? Nemusíte „propojovat“ Super Agents ClickUp s vašimi úkoly, dokumenty, chaty nebo schůzkami. Jsou nativně zabudovány do vašeho pracovního prostoru a používají stejné objekty, oprávnění a pracovní postupy jako jakýkoli jiný lidský spolupracovník.
Protože integrace, řízení přístupu a kontext jsou ve výchozím nastavení zděděny z pracovního prostoru, mohou agenti okamžitě jednat napříč nástroji bez nutnosti vlastního propojení. Zapomeňte na konfiguraci agentů od nuly!
Jak představenstvo AI řeší důležité změny u klientů
Zpět k e-mailu z Nového roku.
Je 16:59. Klient, který vypadal jako „jistá věc“ pro obnovení smlouvy, píše, že pozastavuje služby a chce věci ukončit. Spouštěč je jednoduchý – klient odmítá to, co jste očekávali uzavřít – ale situace je složitá.
Měl jsem tři protichůdné cíle:
- Chraňte vztahy a respektujte obchodní kontext klienta.
- Vyhněte se unáhleným, emocionálním rozhodnutím na základě jediného e-mailu.
- Chraňte svůj rodinný čas během svátečního víkendu
Místo toho, abych se hned vrhl na svou doručenou poštu, nechám představenstvo AI, aby se nejprve seznámilo s vývojem situace.
🔑 Klíčový poznatek: Když dorazí důležitý e-mail, rada se probudí a formuluje jej jako strukturované rozhodnutí, než se stačím podívat na prázdný kurzor.
Fáze 1: Ředitel pro růst přeformuluje děsivý e-mail jako strukturované rozhodnutí.
Prvním agentem, který reaguje, je ředitel pro růst.
Tento agent dal dohromady:
- Příchozí e-mail
- Nedávné poznámky a kontroly
- Podepsaná smlouva a faktury
- Jakékoli otevřené příležitosti nebo zkoušky spojené s klientem
Co změnilo pravidla hry? Místo toho, aby zprávu považoval za žádost o podporu, ředitel pro růst ji uznal jako rozhodující moment pro loajalitu.
V zákulisí to:
- Vytvořili jsme speciální úkol pro tento obrat, aby se neztratil v obecné podpoře.
- Práci jsem správně označil, aby se objevila na mém krátkém seznamu rozhodnutí.
- Nastínil třífázový plán pro promyšlenou reakci: Rozhodněte se, co skutečně nabídnout. Zašlete jasný, profesionální e-mail s návrhem změny. Pokud klient souhlasí, změnu čistě realizujte.
- Rozhodněte se, co skutečně nabídnout
- Odesílejte jasné a profesionální e-maily
- Pokud klient souhlasí, proveďte změnu hladce.
- Rozhodněte se, co skutečně nabídnout
- Odesílejte jasné a profesionální e-maily
- Pokud klient souhlasí, proveďte změnu hladce.
Zároveň se připojil ředitel zpravodajské služby, který si přečetl celou historii klienta, aby vysvětlil, co se skutečně děje:
- Klient si oblíbil „motor“ ClickUp a agilní systém řízení, který byl vytvořen.
- Vstupovali do režimu úspory hotovosti pro nový rok.
- Problémem byl retainer, nikoli samotný systém.
Toto přeformulování změnilo vše. Místo boje proti pauze představenstvo navrhlo profesionální odchod spojený s migrací typu „udělej si sám“ a cestou k samosprávě. To by klientovi pomohlo zachovat motor a postupy, které miloval, a zároveň snížit průběžné náklady na služby.
🔑 Hlavní ponaučení: Ředitelé pro růst a inteligenci promění e-mail, který vás zasáhne jako rána do břicha, během několika minut v klidný třífázový plán.
Fáze 2: Ochrana dodávky před jejím narušením – pomocí operací, řízení projektů a sprintů
Jakmile byl vytvořen plán na vysoké úrovni, zbytek představenstva se zapojil, aby ochránil probíhající práci.
Ředitel pro provoz a podporu výroby si prohlédl všechny aktivní pracovní úkoly v ClickUp Spaces a zeptal se:
- Pokud tohoto klienta propustíme, co se stane?
- Kde potřebujeme chránit kapacitu nebo upravit jiné sprinty?
- Jak by to vypadalo s naší produktivitou a kapacitou, pokud by klient přijal nabídku migrace?
Objevily se tak vedlejší účinky, takže tým náhodou nepřetížil jiné projekty při pokusu „zachránit“ tento.
Super agent pro správu projektů klientů funguje v kontextu vlastního projektu klienta. Rozumí:
- Každý kontrolní seznam, sprint a položka služby v provozu
- Závislosti, které přesahují do problémů GitHub a žádostí o stažení
- Které experimenty jsou aktivní a které pozastavené
Od té chvíle začala skicovat jasný a dokončitelný plán předání, aby klient vždy věděl, co bude dokončeno, co bude pozastaveno a v jakém stavu zůstane jejich ClickUp engine.
Nakonec Client Sprint Planner přetvořil další sprint na stabilizační sprint:
- Dokončete důležité úkoly, které udržují důvěryhodnost systému.
- Odložte experimenty s nižší hodnotou, aby roadmapa zůstala soudržná.
- Připravte si plán rozvoje na nejbližší období, který může klient následovat v příštích několika týdnech bez pomoci agentury.
🔑 Hlavní ponaučení: Místo toho, abych se prohrabával tabulemi a backlogy, mi moje AI správní rada poskytla jasný, AI sestavený přehled toho, co je třeba dokončit, co pozastavit a jak systém udržet v excelentním stavu.
Fáze 3: Navrhněte profesionální odchod a migrační cestu, kterou si můžete realizovat sami
Jakmile představenstvo pochopilo jak rozhodnutí, tak jeho dopad, přistoupilo k jeho realizaci.
Agenti pro plánování sprintů společně vytvořili:
- Krátkodobý plán vývoje: Které úkoly je třeba dokončit hned, které experimenty odložit a na co se zaměřit v příštích několika dnech.
- Průvodce seberegulací: Jednoduchý manuál, který klientovi vysvětluje, jak samostatně provádět týdenní plánování sprintů a revize.
- Příručka pro období po odchodu: Jasný popis systému, který přebírají, a jak jej provozovat.
V tomto případě byl klientem softwarová firma. To znamená, že pro ni byla velmi důležitá kvalita zkušeností vývojářů s enginem ClickUp.
Cílem představenstva nebylo pouze „odstranit“ čistě. Cílem bylo:
- Zachovejte agilní postupy vybudované během posledních dvanácti týdnů.
- Zajistěte, aby plán zůstal soudržný a neskončil v chaosu.
- Zanechte klienta v lepší situaci, než v jaké byl na začátku spolupráce.
🔑 Hlavní ponaučení: Ať už si klient ponechal smlouvu o poskytování služeb, nebo ne, rada AI zajistila, že systém, plán a vztahy neskončí v propasti.
Zachycujte poučení, aby vaše AI rada byla pokaždé chytřejší
Poslední část systému je jednou z mých oblíbených: ředitel pro výuku klientů.
Tento ředitel se podíval na to, co se skutečně stalo v tomto „jistém“ soudním procesu:
- Které rané signály naznačovaly, že obnovení může být ohroženo?
- Které části pivotního e-mailu a DIY nabídky měly úspěch?
- Kde se objevily třenice mezi klientem a interním týmem?
Ve spolupráci s ředitelem pro inteligenci se tyto poznatky proměnily v opakovaně použitelný vzor v rámci ClickUp:
- Zaznamenané signály včasného varování pro budoucí zkoušky a obnovení
- Referenční přehled pro podobné pivotní e-maily
- Seznamy kontrolních bodů a ochranná opatření, na která se ostatní členové představenstva mohou příště odvolat.
Až příště bude soudní řízení nebo zakázka „vypadat jako hotová věc“, rada může tiše zvednout ruku a říct:
„Hele, tohle se hodně podobá zkušenosti toho druhého klienta. Možná bychom měli připravit DIY řešení, než budeme předpokládat obnovení.“
🔑 Klíčový poznatek: Každé zaváhání se stává tréninkovým momentem pro radu, takže vaše vrstva AI managementu se s každým zapojením stává ostřejší.
📮 ClickUp Insight: Náš průzkum vyspělosti AI zjistil, že 33 % lidí se brání novým nástrojům a pouze 19 % rychle přijímá a rozšiřuje AI. Když každá nová funkce přichází v podobě další aplikace, dalšího přihlášení nebo dalšího pracovního postupu, který je třeba se naučit, týmy téměř okamžitě pocítí únavu z nástrojů. ClickUp Brain tuto mezeru vyplňuje tím, že funguje přímo v jednotném, konvergovaném pracovním prostoru, kde týmy již plánují, sledují a komunikují. Přináší několik modelů AI, generování obrázků, podporu kódování, hloubkové vyhledávání na webu, okamžité shrnutí a pokročilé uvažování přesně tam, kde se již práce odehrává.
„Hele, tohle se hodně podobá zkušenosti toho druhého klienta. Možná bychom měli připravit DIY cestu, než budeme předpokládat obnovení.“
🔑 Klíčový poznatek: Každé zaváhání se stává tréninkovým momentem pro radu, takže vaše vrstva AI managementu se s každým zapojením stává ostřejší.
📮 ClickUp Insight: Náš průzkum vyspělosti AI zjistil, že 33 % lidí se brání novým nástrojům a pouze 19 % rychle přijímá a rozšiřuje AI. Když každá nová funkce přichází v podobě další aplikace, dalšího přihlášení nebo dalšího pracovního postupu, který je třeba se naučit, týmy téměř okamžitě pocítí únavu z nástrojů. ClickUp Brain tuto mezeru vyplňuje tím, že funguje přímo v jednotném, konvergovaném pracovním prostoru, kde týmy již plánují, sledují a komunikují. Přináší několik modelů umělé inteligence, generování obrázků, podporu kódování, hloubkové vyhledávání na webu, okamžité shrnutí a pokročilé uvažování přesně tam, kde se již práce odehrává.
Jak vytvořit vlastní správní radu AI v ClickUp
K tomu nepotřebujete velký tým. Náš přístup je záměrně zaměřen na malé týmy, které celý den pracují v ClickUp.
Zde je návod, jak můžete začít v malém a přesto dosáhnout skutečného dopadu:
- Vyberte si jeden kritický rozhodovací moment. Pro nás to bylo obnovení a „kolísání“ zkušební verze. Pro vás to může být rozšiřování rozsahu, vysoce rizikové incidenty nebo významné sázky na produkty.
- Navrhněte svého prvního ředitele. Začněte například s ředitelem pro růst: Dejte mu jasný úkol (např. rozhodnutí o obnově a expanzi). Definujte jeho vstupy (e-maily, klíčové seznamy ClickUp, faktury, poznámky z jednání). Specifikujte jeho výstupy (rozhodovací zprávy, návrhy e-mailů, úkoly související s obchodem, aktualizace příruček).
- Dejte mu jasný úkol (např. rozhodnutí o obnovení a rozšíření).
- Definujte jeho vstupy (e-maily, klíčové seznamy ClickUp, faktury, poznámky z jednání)
- Určete jeho výstupy (rozhodovací zprávy, návrhy e-mailů, úkoly související s dohodami, aktualizace příruček).
- Dejte mu jasný úkol (např. rozhodnutí o obnovení a rozšíření).
- Definujte jeho vstupy (e-maily, klíčové seznamy ClickUp, faktury, poznámky z jednání)
- Určete jeho výstupy (rozhodovací zprávy, návrhy e-mailů, úkoly související s dohodami, aktualizace příruček).
- Propojte jej se svou stávající strukturou ClickUp. Použijte ClickUp Super Agents a ClickUp Brain (nativní AI asistent) k čtení ze správných prostorů, seznamů a dokumentů a k zapisování strukturovaných úkolů, komentářů a shrnutí.
- Přidejte ředitele pro inteligenci. Jeho úkolem je převést surový kontext do jednoduchých narativů, které můžete zkontrolovat během několika minut, nikoli hodin.
- Proveďte test v reálném světě. Až se příště začne „jistá věc“ otřásat, nechte představenstvo, aby se tím zabývalo jako první. Porovnejte jeho plán s tím, co byste udělali sami.
- Proměňte výsledek ve vzorec. Zaznamenejte, co fungovalo, co nefungovalo a co byste změnili – poté aktualizujte pokyny a kontrolní seznamy svých ředitelů v ClickUp.
🎥 Bonus: Chcete plán připravený pro ClickUp, abyste mohli navrhnout svého vlastního ředitele pro růst? Podívejte se na náš plán Super Agent Directors Blueprint!
💡 Tip pro profesionály: Jak začít s funkcí Super Agents (i když jste v ClickUp nováčkem)
Začněte otevřením AI Hub v ClickUp a vytvořte jednoho superagenta s jedinou úlohou. Vyberte „Vytvořit agenta od nuly“ a poté popište jeho roli srozumitelným jazykem (například: „Působ jako ředitel pro růst a pomoz mi promyslet rizika obnovy a změny u klientů.“). K jeho vytvoření nepotřebujete umět programovat.
Po zobrazení výzvy připojte agenta k jednomu prostoru nebo seznamu, kde se tato rozhodnutí již nacházejí. Nastavte jednoduchý spouštěč – buď ruční spuštění, nebo plánovanou kontrolu – a otestujte jej na skutečném úkolu. Pokyny můžete postupně vylepšovat přímo v profilu agenta.
Podívejte se na toto video s krátkým návodem:
Zajistěte si klidnou vrstvu řízení AI před dalším kolísáním
Každý druhý zakladatel firmy uvádí, že se cítí vyčerpaný. Ne proto, že by mu na tom příliš záleželo, ale proto, že nese celé rozhodovací schéma ve své hlavě.
Správní rada AI ukazuje jinou cestu:
- Kontext z chatů, dokumentů, ticketů a repozitářů je zmapován do jednoho sdíleného zobrazení.
- Super agenti se aktivují, když se stane něco důležitého, nejen podle plánu.
- Získáte přehledy rozhodnutí, stabilizační sprinty a profesionální cesty ven – ještě než budete muset obětovat svůj víkend.
Pokud jste připraveni přestat být prostředníkem pro všechno a začít jednat jako předseda představenstva své vlastní společnosti, zkuste ve svém pracovním prostoru ClickUp vyzkoušet jediného ředitele. Nechte ho vyřešit další problém, poučte se z výsledku a postupem času ho povýšte na plnohodnotnou AI správní radu.
Vaše budoucí já – a vaše příští obnovení – vám poděkují!
Zaregistrujte se a získejte bezplatný účet ClickUp, abyste mohli začít!
Andrew je generální ředitel společnosti Hybrid Helix Consulting a expert na ClickUp, který navrhuje systémy řízení založené na umělé inteligenci pro štíhlé softwarové týmy.