Stalo se vám někdy, že jste se topili v hromadě úprav a snažili se zjistit, kdo co a kdy navrhl?
Ačkoli je funkce Sledování změn v aplikaci Microsoft Word poměrně jednoduchá, pokud pracujete na společném projektu s několika lidmi nebo vytváříte více verzí stejného dokumentu, může to být rozhodně... chaotické.
S pomocí několika šikovných nástrojů a triků však brzy zvládnete umění sledování změn.
Podívejme se, jak můžete zefektivnit proces úprav v aplikaci Microsoft Word, zajistit, aby všichni měli stejné informace, a zajistit, aby se neztratila žádná skvělá myšlenka.
Jak používat sledování změn v aplikaci Word
Sledování změn je klíčová funkce při úpravách nebo spolupráci na dokumentech Microsoft Word. Umožňuje vám sledovat a kontrolovat každou úpravu, komentář a revizi.
Zde je podrobný návod, jak sledovat změny v aplikaci Word:
Krok 1: Zapněte sledování změn v aplikaci Microsoft Word
Nejprve musíte zapnout funkci Sledování změn. Postupujte takto:
- Otevřete dokument v aplikaci Microsoft Word.
- Přejděte na kartu Revize na pásu karet v horní části úlohy.
- Klikněte na tlačítko Sledovat změny. Když zapnete funkci Sledovat změny, daná část se zvýrazní. Odstraněné části se označí přeškrtnutím a přidané části se podtrhnou. Změny provedené různými autory se zobrazí v různých barvách.
- Když zapnete funkci Sledování změn, daná část se zvýrazní. Odstraněné části se označí přeškrtnutím a přidané části se podtrhnou. Změny provedené různými autory se zobrazí v různých barvách.
- Zapnutím/vypnutím této ikony zapnete/vypnete funkci Sledování změn . Když vypnete funkci Sledování změn, část již nebude zvýrazněna a Word přestane sledovat nové změny. Stávající barevné podtržení a přeškrtnutí však v dokumentu zůstanou.
- Když vypnete funkci Sledování změn, daná část již nebude zvýrazněna a program Word přestane sledovat nové změny. Stávající barevné podtržení a přeškrtnutí však v dokumentu zůstanou.
- Když zapnete funkci Sledování změn, daná část se zvýrazní. Odstraněné části se označí přeškrtnutím a přidané části se podtrhnou. Změny provedené různými autory se zobrazí v různých barvách.
- Když vypnete funkci Sledování změn, daná část již nebude zvýrazněna a program Word přestane sledovat nové změny. Stávající barevné podtržení a přeškrtnutí však v dokumentu zůstanou.
- Můžete se rozhodnout sledovat pouze své vlastní změny nebo změny více recenzentů. Chcete-li sledovat pouze své vlastní změny, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pouze moje. Chcete-li sledovat změny všech, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pro všechny.
- Chcete-li sledovat pouze své vlastní změny, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pouze moje.
- Chcete-li sledovat změny všech uživatelů, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pro všechny.
- Chcete-li sledovat pouze své vlastní změny, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pouze moje.
- Chcete-li sledovat změny všech uživatelů, přejděte do nabídky Revize > Sledovat změny > Pro všechny.
💡Tip pro profesionály: Pokud je dokument sdílen s vámi k revizi a nemůžete vypnout sledování změn, uložte si kopii dokumentu nebo požádejte odesílatele, aby jej sdílet znovu s vypnutým režimem revize. To vám umožní provádět úpravy bez sledování změn.
Krok 2: Vyberte, jak chcete změny v dokumentu zobrazit
Jakmile je funkce Sledování změn aktivní, můžete upravit, jak se tyto revize v dokumentu zobrazují. Zde je několik tipů, jak můžete spravovat zobrazení změn:
- Na kartě Revize klikněte na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Sledovat změny.
- K dispozici budete mít následující možnosti přizpůsobení značek: Jednoduchá značka: Zobrazuje sledované změny červenou čarou v okraji Všechna značení: Zobrazuje všechny sledované změny pomocí různých barev pro text a čáry Žádná značení: Skryje změny a zobrazí dokument tak, jako by byly použity všechny úpravy Původní: Zobrazí dokument tak, jak byl před povolením sledování změn, ale všechny úpravy nebo komentáře, které nebyly vyřešeny, zůstanou viditelné v původním dokumentu
- Jednoduché označení: Zobrazuje sledované změny červenou čarou v okraji.
- Všechny značky: Zobrazí všechny sledované změny pomocí různých barev pro text a řádky.
- Bez označení: Skryje změny a zobrazí dokument tak, jako by byly všechny úpravy použity.
- Původní: Zobrazí dokument tak, jak vypadal před zapnutím funkce Sledování změn, ale všechny úpravy nebo komentáře, které nebyly vyřešeny, zůstávají v původním dokumentu viditelné.
- Jednoduché označení: Zobrazuje sledované změny červenou čarou v okraji.
- Všechny značky: Zobrazí všechny sledované změny pomocí různých barev pro text a řádky.
- Bez označení: Skryje změny a zobrazí dokument tak, jako by byly všechny úpravy použity.
- Původní: Zobrazí dokument tak, jak vypadal před zapnutím funkce Sledování změn, ale všechny úpravy nebo komentáře, které nebyly vyřešeny, zůstávají v původním dokumentu viditelné.
- Vyberte vhodnou možnost označení a rozhodněte se, jak chcete revize v dokumentu zobrazit.
Krok 3: Přizpůsobte si způsob zobrazení změn v dokumentu
Můžete se rozhodnout, které typy revizí se mají zobrazit a jak se mají zobrazit. Pokud se rozhodnete pro balonky, změny se zobrazí v okrajích dokumentu. Pokud se naopak rozhodnete pro zobrazení v textu, odstraněné části se zobrazí jako přeškrtnuté přímo v textu, nikoli v baloncích.
- Tyto značky můžete dále přizpůsobit kliknutím na Zobrazit značky v rozevíracím menu.
- Můžete si vybrat typy revizí a způsob jejich zobrazení.
- Pokud se rozhodnete zobrazit revize jako bubliny, vyberte možnost Bubliny a poté vyberte požadovaný typ zobrazení. Zobrazit revize v bublinách: všechny změny se zobrazí v bublinách Zobrazit všechny revize v textu: revize se zobrazí v textu namísto bublin Zobrazit pouze formátování v bublinách: v bublinách se zobrazí pouze změny formátování, ostatní změny se zobrazí v textu
- Zobrazit revize v bublinách: Všechny změny se zobrazují v bublinách.
- Zobrazit všechny revize v textu: Zde můžete vidět revize přímo v textu namísto v bublinách.
- Zobrazit pouze formátování v bublinách: V bublinách se zobrazují pouze změny formátování, zatímco ostatní změny jsou zobrazeny přímo v textu.
- Pokud chcete zobrazit změny podle typu úprav, můžete vybrat Vložení a odstranění nebo Formátování.
- Chcete-li vybrat konkrétní osoby, zrušte zaškrtnutí všech políček kromě těch, která se nacházejí vedle jmen recenzentů, jejichž změny chcete zobrazit.
- Zobrazit revize v bublinách: Všechny změny se zobrazují v bublinách.
- Zobrazit všechny revize v textu: Zde můžete vidět revize přímo v textu namísto v bublinách.
- Zobrazit pouze formátování v bublinách: V bublinách se zobrazují pouze změny formátování, zatímco ostatní změny jsou zobrazeny přímo v textu.
Krok 4: Přidávání a odebírání komentářů
Komentáře jsou základním prvkem každého softwaru pro spolupráci na dokumentech. Jsou skvělým způsobem, jak přidat kontext k doporučením nebo návrhům, aniž byste museli provádět jakékoli změny v samotném textu.
Takto můžete přidávat komentáře:
- Vyberte text, ke kterému chcete přidat komentář.
- Na kartě Revize klikněte na možnost Nový komentář.
- V okraji dokumentu se zobrazí bublinka s komentářem, do které můžete vepsat své myšlenky, nápady, zpětnou vazbu nebo návrhy.
- Pokud chcete přidat další nový komentář, opakujte výše uvedené kroky.
- Chcete-li komentáře odstranit, klikněte pravým tlačítkem myši na bublinu komentáře a vyberte možnost Odstranit komentář.
- V pásu karet najdete také možnost Odstranit, kterou můžete použít k odstranění komentářů.
- Mezi komentáři můžete přepínat pomocí možností Předchozí a Další. To je velmi užitečné, pokud máte několik komentářů.
- V rámci komentáře můžete odpovídat, upravovat, mazat nebo řešit vlákno komentářů.
Krok 5: Přijetí nebo odmítnutí změn
Jakmile vy a vaši spolupracovníci provedete všechny změny, můžete jejich návrhy schválit nebo zamítnout. Postupujte takto:
- Přejděte do nabídky Revize.
- Na kartě Změny najdete možnosti Přijmout nebo Odmítnout změny. Máte také možnost přepínat Sledování změn pomocí možností Předchozí a Další.
- Můžete: Přijmout/odmítnout konkrétní změnu Přijmout/odmítnout změnu a přejít k dalšímu doporučení Přijmout/odmítnout všechny změny v dokumentu
- Přijetí/odmítnutí konkrétní změny
- Přijměte/odmítněte změnu a přejděte k dalšímu doporučení.
- Přijetí/odmítnutí všech změn v dokumentu
- Přijetí/odmítnutí konkrétní změny
- Přijměte/odmítněte změnu a přejděte k dalšímu doporučení.
- Přijetí/odmítnutí všech změn v dokumentu
Bonus: Chcete-li se dozvědět více o správě revizí, přečtěte si našeho průvodce kontrolou verzí dokumentů.
Krok 6: Použijte panel revize
Pomocí panelu revize získáte podrobnější přehled o sledovaných změnách a komentářích v dokumentu.
- V nástrojové liště vyberte možnost Kontrola a přejděte do části Sledování změn.
- Klikněte na Panel revize a otevře se nové okno, které zobrazí všechny změny provedené v dokumentu.
- Máte možnost zobrazit panel revizí horizontálně (zobrazí se seznam všech změn pod dokumentem) nebo vertikálně (zobrazí se seznam všech změn vedle dokumentu).
Tato funkce je užitečná, pokud chcete získat souhrn a zkontrolovat každou změnu jednotlivě a do hloubky.
Krok 7: Zamknout sledování změn
Když posíláte dokument ke kontrole nebo schválení, je důležité zachytit všechny změny provedené recenzenty. Někteří lidé mohou zapomenout zapnout funkci Sledování změn. I když můžete porovnat původní a zkontrolovanou verzi a najít rozdíly, Zablokování sledování je jednodušší způsob, jak zabránit provádění úprav bez jejich sledování.
- V části Sledování změn klikněte na Zamknout sledování.
- V dialogovém okně Zamknout sledování vytvořte heslo.
Poznámka: Funkci Sledování změn může odemknout kdokoli, kdo zná správné heslo. Tato funkce zlepšuje spolupráci a úpravy dokumentů. Pro zajištění plynulého pracovního postupu komunikujte se svým týmem a efektivně spravujte hesla.
Tipy a triky, jak co nejlépe využít sledování změn v aplikaci Microsoft Word
Zvládnutí funkce Sledování změn je jedním z mnoha triků v aplikaci Microsoft Word, které mohou zlepšit vaše procesy úprav a spolupráce.
Zde je několik tipů a triků, které vám pomohou tento výkonný nástroj využít na maximum:
- Zefektivněte své pracovní postupy pomocí klávesových zkratek pro efektivní správu sledování změn.
Například můžete zapnout funkci Sledování změn stisknutím kláves Ctrl + Shift + E nebo Command + Shift + E na počítačích Mac. Stejnou kombinací kláves funkci také vypnete. Pomocí kláves Alt + Shift + C můžete procházet změny, klávesami Alt + Shift + A můžete přijímat úpravy atd.
- Filtrujte změny podle konkrétního recenzenta, abyste mohli pracovat na doporučeních jedné osoby najednou. To vám pomůže soustředit se a zabrání přetížení. Chcete-li tuto funkci aktivovat, přejděte do nabídky Revize > Zobrazit značky > Konkrétní osoby a vyberte jednoho recenzenta.
- Přepínejte mezi zobrazeními značek podle svých požadavků. Zobrazení jednoduchých značek zobrazuje čistou verzi dokumentu s minimem viditelných úprav. Toto zobrazení můžete použít, pokud dokument píšete. Na druhou stranu, zobrazení všech značek je užitečné, pokud provádíte hloubkovou kontrolu, protože zobrazuje všechny sledované změny.
- Přidejte komentáře vysvětlující důvody změny, abyste poskytli více kontextu ke sledovaným změnám. Tím se eliminuje riziko nedorozumění a zbytečného dohadování.
- Pokud hledáte cloudovou spolupráci a úpravy dokumentů, převedete soubory Microsoft Word do Google Docs. Tento přechod je obzvláště užitečný, pokud již pracujete v ekosystému Google Workspace. Alternativně můžete použít Microsoft 365 ke společnému vytváření dokumentů s někým jiným.
- Pomocí funkcí Porovnat a sloučit v aplikaci Word můžete zobrazit rozdíly mezi dvěma dokumenty nebo sloučit změny do jednoho dokumentu.
Tato funkce je užitečná, pokud od jiných recenzentů obdržíte různé verze stejného dokumentu a chcete ušetřit čas při práci s více verzemi.
Bonus: Jak kombinovat dokumenty Word!
Omezení používání sledování změn v aplikaci Microsoft Word
Ačkoli je funkce Sledování změn nezbytná pro usnadnění týmové spolupráce, má několik omezení, která ovlivňují efektivitu pracovního postupu a zabezpečení dokumentů. Zde je přehled těchto nevýhod:
- Složitost při správě více spolupracovníků: Pokud dokument upravuje více uživatelů, může se rychle stát nepřehledným. To ztěžuje sledování revizí a správu změn. Tyto problémy jsou výraznější u činností souvisejících s řízením projektů kvůli počtu a rozmanitosti zúčastněných stran.
🧩 K zefektivnění tohoto procesu můžete použít šablony pro správu projektů v aplikaci Microsoft Word, ale mnohem efektivnější by byl specializovaný nástroj pro správu projektů.
- Omezená spolupráce v reálném čase: Ačkoli Microsoft 365 nabízí online spolupráci přes cloud, desktopová verze Microsoft Word postrádá funkci úprav v reálném čase, kdy by mohlo více spolupracovníků pracovat na stejném souboru. To může vést k problémům s kontrolou verzí, protože každý recenzent bude mít lokální kopii dokumentu, kterou budete muset konsolidovat.
🧩 Pro spolupráci v reálném čase se podívejte na další software pro spolupráci na dokumentech
- Problémy s velikostí dokumentu a výkonem: Zapnutí funkce Sledování změn u velkých dokumentů nebo po delší dobu může způsobit problémy s výkonem. Zjistíte, že dokument se zpomaluje a jeho otevírání může být pomalé a nepříjemné, zejména na různých zařízeních. Tato frustrující zkušenost se ještě zhorší, když pracujete s krátkou lhůtou.
🧩 Hledejte výkonný software, který zvládne více recenzentů a verzí
- Možná ztráta nebo poškození dat: Pokud před dokončením dokumentu vypnete funkci Sledování změn, riskujete ztrátu důležitých rozhodnutí. Kromě takových nehod může tato funkce potenciálně vést k poškození dokumentu, zejména pokud jste použili složité formátování nebo používáte starší verzi aplikace Word.
🧩 Potřebujete dokumentační nebo textový editor, který ukládá všechny změny v reálném čase a je schopen zpracovat velké, složité dokumenty s více formáty.
- Bezpečnostní rizika skrytých metadat: I po přijetí nebo odmítnutí změn může dokument stále obsahovat některá metadata. Tyto tajné informace mohou představovat bezpečnostní a soukromá rizika, pokud nejsou správně spravovány.
🧩 Nástroje pro správu verzí dokumentů nabízejí větší kontrolu nad těmito daty a disponují pokročilými možnostmi pro zmírnění souvisejících rizik.
- Neohrabané a rušivé rozhraní: I když se to může odvíjet od osobních preferencí, funkce Sledování změn v aplikaci Microsoft Word působí neohrabaně a zastarale. Samozřejmě můžete změnit možnosti značek a zobrazit nebo skrýt sledované změny, ale červená čára a nemožnost reagovat na komentáře jsou poměrně zastaralé.
🧩 Prozkoumejte alternativy k Microsoft Word. Objevte 11 nejlepších možností – bezplatných i placených.
Seznamte se s ClickUp: Bezpečnější způsob sledování změn v dokumentech
ClickUp je komplexní platforma pro zvýšení produktivity, která přesahuje rámec správy úkolů a nabízí výkonné funkce pro spolupráci na dokumentech prostřednictvím ClickUp Docs.
ClickUp Docs je funkce pro správu dokumentů v nástroji pro správu projektů. Nabízí centralizovanou platformu, na které mohou týmy spolupracovat v reálném čase při vytváření nebo úpravách dokumentů, udržovat historii verzí a bezpečně sledovat změny.
V čem vyniká ClickUp Docs:
Spolupráce v reálném čase
Na rozdíl od aplikace Microsoft Word, která nabízí omezenou spolupráci v reálném čase, je ClickUp Docs cloudovým řešením, které umožňuje více uživatelům současně upravovat stejný dokument. Taková spolupráce a schopnost zachytit jediný zdroj pravdy pomáhá minimalizovat problémy s kontrolou verzí a zajišťuje, že všichni jsou na stejné stránce – doslova i obrazně!
Vylepšené zabezpečení
ClickUp Docs dokonalým způsobem vyvažuje sdílení a bezpečnost. Má vestavěné bezpečnostní a soukromé funkce, které chrání vaše dokumenty před neoprávněným přístupem. Máte absolutní kontrolu nad tím, kdo vaše dokumenty prohlíží, upravuje a sdílí, což je bezpečnější než tradiční textové procesory, které mohou přehlédnout úpravy nebo zanechat skrytá metadata.
Komplexní historie dokumentů
Funkce historie dokumentů v ClickUp Docs uchovává záznamy o všech změnách provedených v dokumentu, o tom, kdo tyto změny provedl, a časové razítko. Taková podrobná historie revizí eliminuje riziko ztráty důležitých úprav a umožňuje vám vrátit se k předchozím verzím pouhými několika kliknutími.
Integrace a automatická oznámení
Protože ClickUp Docs je součástí ekosystému ClickUp, nemusíte se omezovat.
ClickUp se integruje s více než 1000 aplikacemi a systémy, což vám umožňuje spolupracovat na dokumentech bez ohledu na softwarové řešení. Navíc můžete nastavit automatická oznámení a připomenutí pro spolupracovníky, aby zkontrolovali dokumenty.
Mobilní přístupnost
Přístupnost napříč platformami je jen jednou z mnoha výhod ClickUp. K ClickUp Docs máte přístup odkudkoli a kdykoli prostřednictvím intuitivní mobilní aplikace. Spolupracujte se svým týmem i na cestách.
ClickUp Docs odstraňuje několik překážek a omezení, které brání efektivní spolupráci při úpravách v aplikaci Microsoft Word.
A co je nejdůležitější, můžete hladce propojit akce z Docs s úkoly, časovými osami, komunikačními kanály nebo znalostními zdroji v ClickUp. Díky tomu budou vaše dokumenty přehledně uspořádané, zabráníte přepínání mezi kontexty a zároveň zajistíte, že vám nic neunikne.
Sledujte svou cestu k úspěchu s ClickUp
Funkce Sledování změn v aplikaci Microsoft Word je neocenitelným nástrojem pro úpravy a spolupráci na dokumentech. Pomáhá týmům efektivně kontrolovat, komentovat a spravovat revize.
Omezení aplikace Microsoft Word, jako jsou problémy s kolaborací v reálném čase nebo bezpečnostní otázky, však mohou bránit produktivitě, zejména pokud pracujete s citlivými dokumenty nebo s velkými týmy.
Zde ClickUp přináší rozdíl. ClickUp Docs nabízí integrovanější, bezpečnější a kolaborativnější prostředí pro vaše týmy a dokumenty. Používejte jej ke sledování změn, správě revizí a hladké spolupráci.
Díky výkonným funkcím, jako je spolupráce v reálném čase, historie dokumentů a pokročilá bezpečnost, ClickUp splňuje vše, co od nástroje pro správu dokumentů potřebujete.
Zaregistrujte se do ClickUp a spravujte své dokumenty efektivněji.