Ruční proplácení cestovních výdajů a výdajů je zdlouhavé. Musíte vést tabulky, shromažďovat všechny doklady o cestovních výdajích od zaměstnanců, ověřovat je, zaznamenávat data a schvalovat proplacení. Navíc to ponechává prostor pro chyby.
Proč se zabývat všemi těmito údaji o výdajích, když můžete tento proces automatizovat pomocí softwaru pro správu cestovních výdajů a výdajů?
Místo vedení záznamů o stovkách fyzických účtenek a dlouhých řadách výdajů zaměstnanců můžete jednoduše naskenovat účtenky, zaznamenat výdaje a automatizovat schvalovací procesy pomocí definovaných pracovních postupů, díky čemuž bude správa služebních cest snadnější než kdykoli předtím.
Seznamte se s 10 nejlepšími softwarovými řešeními pro správu cestovních výdajů, která podpoří vaše potřeby v oblasti služebních cest, jejich klíčovými funkcemi a cenami.
Co byste měli hledat v softwaru pro cestovní výdaje a výdaje?
Software pro správu cestovních výdajů by měl zjednodušit rezervace, fakturaci a proplácení výdajů. Zde je několik funkcí, které umožňují zefektivnit proces proplácení výdajů:
- Intuitivní ovládací panel: Intuitivní ovládací panel vám pomůže snadno sledovat cestovní výdaje každého zaměstnance, když předloží digitální výkaz výdajů. Hledejte přizpůsobitelné zobrazení, integraci aplikací a sledování v reálném čase.
- Automatizace: Software by měl automaticky vyplňovat podrobnosti transakcí z firemních karet a vypočítávat náhrady výdajů.
- Snímání digitálních účtenek: Software by měl být schopen extrahovat data z digitálních účtenek a vyplnit pole výdajů, čímž eliminuje nutnost ručního zadávání dat.
- Pokročilá analytika: Nejlepší platformy pro správu výdajů nabízejí podrobné funkce pro vytváření reportů a analytiku, které pomáhají firmám analyzovat a spravovat výdaje na cestování.
- Nákladová efektivita: Software by měl nabízet přizpůsobené a rozumné ceny podle potřeb vaší firmy.
10 nejlepších softwarů pro správu cestovních výdajů a výdajů
Zde je 10 nejlepších softwarů pro cestování a výdaje, které dokážou spravovat všechny vaše potřeby související s obchodními cestami – od rezervace cest až po správu výdajů, sledování rozpočtu a správu účtenek.
1. TravelPerk
TravelPerk je platforma, která nabízí hladké řízení cestovních výdajů a výkaznictví. Podporuje více použití, jako jsou skupinové rezervace cest mimo pracoviště, správa cest, správa výdajů a centralizovaná fakturace.
Díky vestavěnému nástroji pro sledování cest mohou personalisté v reálném čase sledovat cesty zaměstnanců a kontrolovat, zda dodržují zásady a předpisy týkající se cestovních výdajů.
Nejlepší funkce TravelPerk
- Kontrolujte svůj cestovní rozpočet pomocí informací v reálném čase z interaktivního panelu TravelPerk.
- Jedním kliknutím přidejte výkonné integrace a spravujte všechny své výdaje z jednoho místa.
- Upravujte své rezervace kdykoli pomocí Flexi Perk, řešení, které vám umožní jedním kliknutím rezervovat letenky a hotely za jakoukoli cenu a kdykoli je zrušit.
- Zobrazte stav cesty v reálném čase pomocí interaktivní mapy.
- Získejte nejlepší informace o uhlíkové stopě cestování a zavádění udržitelných řešení v oblasti cestování.
Omezení TravelPerk
- Má omezené možnosti rezervace cest.
- Je třeba vylepšit uživatelské rozhraní pro rezervace cest. Například nelze vyhledávat hotely přímo a je nutné procházet celý seznam.
Ceny TravelPerk
- Starter: zdarma
- Premium: 99 $/měsíc + 3 % z rezervace
- Pro: 299 $/měsíc + 3 % z rezervace
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze TravelPerk
- G2: 4,6/5 (více než 1500 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (404 recenzí)
2. Fyle
Fyle je řešení pro správu výdajů, které automatizuje proces výdajů a proplácení, včetně slaďování výdajů firemních karet a zpracování proplácení výdajů zaměstnanců. Propojte jej se svým účetním softwarem a sledujte výdaje dodavatelů, projektů a oddělení.
Fyle lze integrovat s NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR a QuickBooks. Ačkoli nenabízí funkce pro správu cest, lze jej integrovat s TravelPerk pro analýzu a vykazování cestovních výdajů zaměstnanců.
Nejlepší funkce Fyle
- Využijte konverzační AI k shromažďování digitálních výkazů výdajů a jejich porovnání s transakcemi kreditní karty.
- Automatizujte vyplňování formulářů výdajů, předkládání zpráv a synchronizaci výdajů s vaším účetním softwarem, jako je Quickbooks, Sage a Xero.
- Získejte v reálném čase praktické informace o svých výdajích prostřednictvím výkonného a pokročilého analytického panelu.
Omezení Fyle
- Omezené kategorie výdajů v programu Fyle ztěžují přesné zaznamenávání všech typů výdajů.
- Má strmou křivku učení.
Ceny Fyle
- Standard: 6,99 $ měsíčně za uživatele, fakturováno ročně
- Business: 11,99 $ měsíčně za uživatele, fakturováno ročně
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Fyle
- G2: 4,6/5 (více než 1300 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (146 recenzí)
3. WeGoPro (dříve Travelstop)
WeGoPro je software pro rezervaci a správu cest a sledování výdajů. Obsahuje více než 800 leteckých společností a 600 000 hotelů, což usnadňuje firmám rezervaci a kontrolu cest.
S WeGoPro můžete sledovat výdaje celé společnosti na jediném dashboardu v reálném čase. Umožňuje vám také vést záznamy o častých porušovatelích cestovních pravidel a předpisů.
Nejlepší funkce WeGoPro
- Ušetřete hodiny ruční administrativy a urychlete proplácení výdajů díky automatizovanému vykazování výdajů.
- Spravujte výdaje v různých měnách s okamžitými směnnými kurzy a bez zpoždění řídíte globální obchodní výdaje.
- Získejte přehledy založené na datech díky konsolidovanému zobrazení vašich výdajů podle kategorií výdajů nebo oddělení na jednom místě.
- Sledujte data obchodních cestujících v reálném čase a zajistěte bezpečnost a okamžitou podporu prostřednictvím interaktivních map.
Omezení WeGoPro
- Ve srovnání s jinými platformami pro správu cestovních výdajů nabízí omezené možnosti ubytování.
- Vyšší ceny za rezervaci mohou mít dopad na rozpočet na cestování, zejména u malých podniků.
Ceny WeGoPro
- Standard: 10 $/rezervace
- Premium: Kontaktujte nás ohledně cen
- Výdaje: 5 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze WeGoPro
- G2: 4,4 /5 (12 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (18 recenzí)
4. Expensify
Expensify je aplikace pro správu výdajů s neomezeným sledováním účtenek. Její funkce SmartScan naskenuje všechny účtenky jedním kliknutím a automaticky je nahraje na ovládací panel.
Expensify můžete synchronizovat s účetním, personálním a cestovním softwarem, abyste sjednotili všechna data a usnadnili tak procesy finančního auditu.
Nejlepší funkce Expensify
- Zachyťte všechny účtenky jedním kliknutím pomocí SmartScan a automaticky importujte své výdaje pro rychlé proplacení.
- Získejte až 2 % cashback na kartách Expensify při transakcích nad 250 000 $.
- Vytvořte pravidla pro výdaje, aby se opakující se platby automaticky kategorizovaly.
Omezení aplikace Expensify
- Předkládání samostatných výkazů výdajů za osobní a služební karty může být pro zaměstnance velmi náročné.
- Časté potíže při skenování účtenek vyžadují ruční zadávání výdajů.
Ceny Expensify
- Collect: 5 $/měsíc na uživatele, fakturováno ročně
- Control: 9 $/měsíc na uživatele, fakturováno ročně
Hodnocení a recenze Expensify
- G2: 4,5/5 (více než 5100 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 1000 recenzí)
5. Navan
Navan je software pro automatizaci správy výdajů, který shromažďuje podrobnosti o obchodních výdajích z účtenek zaměstnanců a výdajů z firemních karet. Podniky mohou omezit používání karet, aby zabránily nadměrným výdajům zaměstnanců.
Pomocí Navanu můžete proplácet výdaje služebních cestujících ve 45 zemích a 25 měnách. Navíc Navan Rewards umožňuje zaměstnancům získávat odměny za jejich cestování.
Nejlepší funkce Navanu
- Sledujte výdaje zaměstnanců na cestování pomocí pokročilých funkcí pro vykazování výdajů a analýzu.
- Získejte údaje o emisích uhlíku v reálném čase, abyste mohli sledovat své cíle v oblasti udržitelného cestování.
Omezení Navanu
- Tým zákaznické podpory může na vaše žádosti o podporu reagovat déle než obvykle.
- Nedostatek podpory offline GPS ztěžuje zaznamenávání cest, když zaměstnanci cestují do jiné země bez mezinárodní SIM karty.
Ceny Navan
- Růst: Zdarma
- Profesionální: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Navan
- G2: 4,7/5 (více než 7500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (176 recenzí)
6. Happay
Happay je komplexní platforma pro správu cestovních výdajů. Nabízí různá řešení pro správu výdajů pro různé případy použití, jako je například Self Booking Tool (SBT) pro rezervaci letenek a hotelů pro služební účely a Xpendite pro automatické sledování výdajů z více než šesti zdrojů.
Jeho inteligentní auditní řešení pomáhá manažerům identifikovat a označit porušení cestovních pravidel ze strany zaměstnanců. Inteligentní analytika Happay nabízí cenné informace o výdajových vzorcích zaměstnanců, což umožňuje větší kontrolu nad firemními výdaji.
Díky hladké integraci s účetními systémy je navíc ideálním řešením pro efektivní finanční správu.
Nejlepší funkce Happay
- Dosáhněte 100% přesného vykazování výdajů z více než 6 zdrojů s Happay Xpendite.
- Detekujte duplicitní účtenky a porušení zásad pomocí SmartAudit, abyste zajistili dodržování předpisů.
- Spravujte své cesty a výdaje odkudkoli pomocí mobilní aplikace Happay se všemi webovými funkcemi.
- Získejte přehled o cestách a výdajích v reálném čase pomocí DeepAnalyze a přijímejte informovaná rozhodnutí.
Omezení Happay
- Může být časově náročné a vést k chybným zprávám.
- Správa výdajů, které zahrnují více kategorií výdajů, projektů a měn, může být obtížná.
Ceny Happay
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Happay
- G2: 4,5/5 (305 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (829 recenzí)
7. Emburse Certify
Emburse je další oblíbený software pro správu výdajů, který slouží k vytváření, předkládání a schvalování výdajů. Poskytuje také systém pro správu cest a výdajů, který zefektivňuje plánování cest, dodržování zásad, zaznamenávání výdajů a shromažďování informací o vízech a zdravotním stavu cestujících.
Pro lepší kontrolu nákladů můžete nastavit předběžné schvalování cestovních výdajů. Eliminuje také manuální úkoly, jako je předkládání výkazů výdajů nebo fyzických účtenek.
Nejlepší funkce Emburse Certify
- Naplánujte automatické vytváření výkazů výdajů pomocí ReportExecutive, abyste se vyhnuli zdlouhavé ruční práci.
- Odhalte porušení pravidel a duplicity pomocí Embrace Audit a zajistěte transparentní proces správy výdajů a proplácení nákladů.
- Eliminuje překážky v cash flow tím, že poskytuje předběžné schválení cestovních programů.
- Zlepšete finanční rozhodování analýzou výdajů a výdajových vzorců.
Omezení Emburse Certify
- Jeho složité uživatelské rozhraní ztěžuje uživatelům orientaci v aplikaci.
- Nabízí omezené integrační funkce.
Ceny Emburse Certify
- Certify Now: 12 $/měsíc na uživatele
- Profesionální: Ceny na míru
Využijte hodnocení a recenze Certify
- G2: 4,5/5 (2035 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (1279 recenzí)
8. SAP Concur
SAP Concur nabízí komplexní řešení pro správu výdajů, cestovních výdajů a faktur. Propojuje cestovní výdaje a fakturaci zaměstnanců do jednoho systému, aby poskytoval lepší přehled o transakcích a zajišťoval dodržování předpisů.
Nejlepší funkce SAP Concur
- Automatizujte systém správy výdajů pomocí Concur a zrychlete proces proplácení výdajů.
- Analyzujte data a poznatky z obchodních výdajů a lhůt pro vyúčtování faktur pomocí komplexních dashboardů.
- Zefektivněte správu služebních cest propojením cest, cestujících a itinerářů na jednom místě pomocí Concur Travel.
- Automatizujte zpracování závazků, abyste snížili potenciální rizika podvodů a nesouladu s předpisy.
Omezení SAP Concur
- Nemožnost zobrazit výkazy výdajů starší než 90 dní
- Má dlouhou dobu zpracování žádostí o podporu.
Ceny SAP Concur
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze SAP Concur
- G2: 4,0/5 (více než 6000 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recenzí)
9. TravelBank
TravelBank je další komplexní řešení pro správu karet, sledování výdajů a správu cest. S TravelBank můžete podávat digitální výkazy výdajů, automatizovat schvalování, optimalizovat výdaje na cestování, slaďovat transakce firemních karet a získat lepší přehled o datech.
Nejlepší funkce TravelBank
- Sledujte přidělování a čerpání finančních prostředků, abyste měli kontrolu nad obchodními výdaji.
- Předvídejte budoucí výdaje a podle toho plánujte rozpočet na cestování.
- Integrujte všechny virtuální firemní cestovní karty a automaticky synchronizujte transakce do platformy pro správu výdajů TravelBank.
Omezení TravelBank
- Úprava rezervací může být obtížná.
- Skenovací nástroj někdy zachytí nesprávné informace z nahraných účtenek.
Ceny TravelBank
- Cestování: 25 $/měsíc na uživatele
- Výdaje: 10 $/měsíc na uživatele
- Cestování a výdaje: Individuální ceny
Hodnocení a recenze TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (226 recenzí)
10. Zoho Expense
Zoho Expense je nástroj pro správu cestovních výdajů a výdajů pro firmy, který automatizuje vykazování výdajů a zjednodušuje rezervace služebních cest. Pro lepší sladění také automaticky skenuje transakce kreditních a firemních karet s účtenkami. Můžete také nastavit denní diety pro zaměstnance v různých regionech.
Nejlepší funkce Zoho Expense
- Získejte komplexní přehled o žádostech o služební cesty svých zaměstnanců díky okamžitým analýzám a intuitivním dashboardům.
- Automatizujte sledování ujetých kilometrů bez ohrožení bezpečnosti dat.
- Zlepšete kontrolu výdajů a boj proti podvodům, abyste nemuseli ručně kontrolovat každou transakci.
- Zjednodušte sledování obchodních dokladů pomocí pokročilého automatického skenování ve více než 14 jazycích.
Omezení programu Zoho Expense
- Drobné nesrovnalosti ve funkci rozpoznávání účtenek vedou k neefektivnímu vykazování výdajů.
- Má omezené integrace.
Ceny Zoho Expense
- Zdarma
- Standard: 4 $/měsíc na uživatele, fakturováno ročně
- Premium: 6 $/měsíc na uživatele, fakturováno ročně
- Na míru: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (více než 1100 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 900 recenzí)
Další nástroje pro správu cestovních výdajů
Software pro správu cestovních výdajů vám pomůže sledovat nadměrné výdaje na cestování a porušení zásad. Abyste se však vyhnuli nadměrným výdajům, potřebujete strategické plánování cest. Vyzkoušejte ClickUp, komplexní platformu pro vytváření chytrých cestovních plánů.
ClickUp
S ClickUpem můžete za nízké náklady vytvářet podrobné osobní nebo služební cestovní plány. Jedná se o komplexní cestovní nástroj pro manažery cestovního ruchu i jednotlivce. Začněte s plánováním rozpočtu. K tomu nepotřebujete účetní nástroj založený na umělé inteligenci. Použijte ClickUp Docs ke spolupráci s cestovním týmem, projednání rozpočtů a vytvoření itinerářů.
S ClickUp for Finance můžete vy a váš finanční tým sledovat finanční cíle organizace a podle toho nastavit rozpočet na cestování.
Dále budete potřebovat šablony itinerářů, abyste mohli naplánovat hladký průběh služební cesty.
ClickUp nabízí několik šablon itinerářů, které vyhovují vašim různým cestovním potřebám. Tyto šablony vám pomohou efektivněji plánovat a zvládat změny v plánu na poslední chvíli.
Plánování služebních nebo soukromých cest můžete také zjednodušit pomocí šablony Travel Planner od ClickUp. Tato šablona vám pomůže sledovat lety a rezervace hotelů a sdílet vaše cestovní plány s přáteli, rodinou nebo kolegy.
Nyní, když jste naplánovali svou cestu a rozpočet, je čas vytvořit harmonogram vašeho cestovního programu pomocí kalendářového zobrazení ClickUp. Můžete naplánovat všechny aktivity během cesty, včetně dnů odpočinku a doby cestování.
Usnadněte si plánování a správu cestování s ClickUp
Výběr správného softwaru pro správu cestovních výdajů a výdajů je nezbytný pro zajištění souladu s předpisy, udržení cash flow a rychlé zpracování náhrad.
Často však postrádají funkce pro plánování cest a mají drahé možnosti rezervace.
ClickUp je nejlepším řešením, jak tuto mezeru překlenout. Spojte své procesy správy cest a výdajů s ClickUpem a zjednodušte tak plánování a realizaci služebních cest, což povede k lepšímu řízení výdajů.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a snadno organizujte cestovní plány a sledujte náklady na služební cesty!