Работните процеси в продажбите стават хаотични, когато всеки потенциален клиент, компания, контакт и сделка показват едни и същи персонализирани полета.
Записът за компанията не се нуждае от поле „Име“. Записът за контакт не се нуждае от всички полета за квалификация на ниво акаунт. Задачата за последващи действия не се нуждае от пълния модел за оценка на продажбите.
Когато полетата се появяват навсякъде, потребителите спират да вярват на системата. Те оставят полетата празни, предполагат какво се отнася за тях и обвиняват ClickUp за проблем със структурата.
Полетата за персонализиране на ClickUp по тип задача решават този проблем, като позволяват данните на ниво компания да се съхраняват в записите на компанията, данните на ниво контакт – в записите на лицата, а споделените полета да остават видими там, където има смисъл.
Работните процеси в продажбите стават хаотични, когато всеки потенциален клиент, компания, контакт и сделка показват едни и същи персонализирани полета.
Записът за компанията не се нуждае от поле „Име“. Записът за контакт не се нуждае от всички полета за квалификация на ниво акаунт. Задачата за последващи действия не се нуждае от пълния модел за оценка на продажбите.
Когато полетата се появяват навсякъде, потребителите спират да вярват на системата. Те оставят полетата празни, предполагат какво се отнася за тях и обвиняват ClickUp за проблем със структурата.
Полетата за персонализиране на ClickUp по тип задача решават този проблем, като позволяват данните на ниво компания да се съхраняват в записите на компанията, данните на ниво контакт – в записите на лицата, а споделените полета да остават видими там, където има смисъл.
В тази статия ще ви разясня как използвам персонализираните полета по тип задача в среда за продажби за агенция за дигитален маркетинг и защо тази малка структурна промяна може да улесни мащабирането на управлението на потенциални клиенти в ClickUp.
Защо данните за продажбите стават объркващи, когато всеки запис използва едни и същи полета
Екипите по продажбите управляват няколко вида информация едновременно: данни за компанията, данни за контактите, данни за сделките и задачи за последващи действия. Много работни пространства в ClickUp обединяват всичко това в една обща структура на задачите.
Това обикновено създава проблеми като:
- Полета на ниво компания и ниво контакт, смесени заедно
- Полета за квалификация, появяващи се в подзадачите на лицата
- Полета за контакти, появяващи се в родителските задачи на компанията
- Потребители, които не са сигурни кои полета трябва да попълнят
- Неподредени данни за потенциални клиенти, защото полетата се пропускат или се използват неправилно
- По-трудно въвеждане, защото работната среда изглежда по-сложна, отколкото е в действителност
Процесите по продажбите не се нуждаят от по-малко полета. Те се нуждаят от полета, които се появяват само там, където са приложими.
Процесите по продажбите не се нуждаят от по-малко полета. Те се нуждаят от полета, които се появяват само там, където са приложими.
За мен: Основател и главен архитект в Upficient
Аз съм Кристофър Дей, основател и главен архитект в Upficient.
Аз съм сертифициран експерт по ClickUp и най-високо оценен Plus потребител в Upwork. В Upficient проектираме системи за ClickUp, които запазват смисъла си дори и след добавянето на повече хора, записи и работни процеси.
Голяма част от работата ни се свежда до един практически въпрос: как да улесним екипите да използват ClickUp последователно?
„Custom Fields by Task Type“ е една от тези функции, които помагат, защото премахват хаоса още при източника. Вместо да обучавате хората да игнорират нерелевантните полета, можете да проектирате работната среда така, че тези полета никога да не се появяват там, където не им е мястото.
Структурата на работната среда за продажби, с която започвам, преди да добавям полета
Преди да се заема с персонализираните полета, се уверявам, че структурата на работната среда за продажбите е ясна.
В типична агенция за дигитален маркетинг обикновено започвам с три области:
- Тръбопровод: Сделки, последващи действия и задачи за продажби
- Подпомагане на продажбите: цени, презентации за продажби, подробности за услугите и наръчници
- Контакти: потенциални клиенти, клиенти, доставчици, влиятелни лица, филиали и партньори
За този работен процес списъкът с потенциални клиенти е от най-голямо значение. Там започва разделянето на компании и контакти, което води до объркване, ако всеки запис наследява едни и същи полета.
Как моделирам потенциални клиенти: компаниите като родителски задачи, хората като подзадачи
В работния процес за управление на потенциални клиенти предпочитам да представям компанията на ниво родителска задача.
След това вграждам отделните лица или контактни точки като подзадачи.
Това предоставя на екипа по продажбите проста структура:
- Компанията е акаунтът, който се квалифицира
- Хората са контактите, свързани с този акаунт
- Действията по продажбите и последващите действия се свързват обратно с правилния запис
Вие не просто квалифицирате някой случаен човек. Вие квалифицирате компания, разбирате кои са лицата, вземащи решения, и проследявате хората, участващи в процеса на покупка.
В ClickUp тази йерархия може да изглежда така:
- Родителска задача: Компания
- Подзадачи: Хора, свързани с компанията
- Етикет: Основен контакт
Потенциалните клиенти могат да идват от формуляри в ClickUp, формуляри на уебсайтове, Email-to-List, интеграции, автоматизации, уебхукове или Super Agents. Източникът е по-малко важен от това, което се случва след това: записите трябва да попадат в ясна йерархия на компании/контакти, като записите за компаниите са родителски задачи, а хората – подзадачи.
Потенциалните клиенти могат да идват от формуляри в ClickUp, формуляри на уебсайтове, Email-to-List, интеграции, автоматизации, уебхукове или Super Agents. Източникът е по-малко важен от това, което се случва след това: записите трябва да попадат в ясна йерархия на компании/контакти, като записите за компаниите са родителски задачи, а хората – подзадачи.
Съвет от професионалист: Поддържайте йерархията на потенциалните клиенти умишлено проста. Използвайте компанията като основна задача, контактите като подзадачи и един ясен таг за основния контакт. Колкото по-прост е моделът, толкова по-лесно е за търговските представители да го следват, без да създават дублиращи се записи.
Старият проблем с персонализираните полета: твърде много данни на грешното място
Преди въвеждането на персонализираните полета по тип задача, полетата на ниво списък се появяваха във всяка задача и подзадача в този списък. Това работеше за прости работни процеси, но не и за списъци, в които се смесваха компании, контакти, последващи действия и задачи за квалификация.
Записите за компаниите се нуждаят от полета като качество на потенциалните клиенти, отрасъл, размер на компанията, бюджетен диапазон, жизнеспособност на обхвата, спешност и съответствие.
Записите за контакти се нуждаят от полета като име, фамилия, имейл, телефонен номер и роля на лицето, вземащо решения.
Записът за компания не трябва да изисква името на някого. Записът за лице не трябва да изисква от потребителя да оцени жизнеспособността на обхвата на ниво компания.
Какво се променя, когато полетата принадлежат към типове задачи
Полетата по тип задача ви позволяват да решите къде да се намира дадено поле.
Отворете задача на компания и ще видите полетата за компанията. Отворете подзадача на лице и ще видите полетата за контакта. Споделените полета могат да останат на ниво Списък.
Полетата по тип задача ви позволяват да решите къде да се намира дадено поле.
Отворете задача на компания и ще видите полета за компанията. Отворете подзадача на лице и ще видите полета за контакти. Споделените полета могат да останат на ниво „Списък“.
Работното пространство може да разделя:
- Полета от типа задача: Полета, специфични за ролята, за точния вид запис
- Полета от списъка: Споделени полета, които трябва да се появяват във всички записи в този списък
Това разделяне ви дава контрол.
Все още можете да използвате полета на ниво списък, когато това има смисъл. Но вече не е необходимо да налагате всяко поле във всеки запис.
Съвет от професионалист: Не премествайте всяко поле в тип задача. Запазете наистина споделените полета на ниво списък и преместете само полетата, специфични за дадена роля, в типовете задачи. Това ви осигурява по-ясни записи, без да фрагментирате прекалено настройките си.
Полетата за компанията остават в записите на компанията
Полетата на ниво компания описват акаунта, а не лицето.
Използвайте Тип задача „Компания“ за полета като:
- Качество на лийдовете
- Индустрия
- Размер на компанията
- Бюджетен диапазон
- Оценка на жизнеспособността
- Спешност
- Fit
Тези полета помагат на екипа да реши дали си струва да се работи с компанията и как трябва да продължи процесът на продажбите.
Полетата за контакти остават в записите за лицата
Полетата на ниво контакт описват отделния купувач, застъпник или заинтересована страна.
Използвайте Тип задача „Лице“ или „Потенциален клиент“ за полета като:
- Име
- Фамилия
- Имейл адрес
- Телефонен номер
- Роля на лицето, вземащо решения
- Основен контакт
Когато потребител отвори подзадача за дадено лице, той трябва да вижда само полетата, необходими за разбиране или контакт с това лице.
Споделените полета все още се намират на ниво списък
Не всяко поле трябва да се премести в тип задача.
Запазете полетата на ниво списък, когато те се отнасят както за записите на компаниите, така и за тези на контактите. Например:
- Статус
- Собственик
- Източник
- Приоритет
- Регион
- Следваща дата за проследяване
Това ви осигурява ясно разграничение: полета „Тип задача“ за данни, специфични за дадена роля, и полета „Списък“ за споделени данни.
Моята настройка за квалифициране на потенциални клиенти за записи на компании
Квалифицирането на потенциалните клиенти се извършва на ниво компания.
Например, ако оценявам дали даден потенциален клиент си заслужава да бъде преследван, бих могъл да използвам полета за двоична оценка като:
- Идентифициран е вземащият решения
- Ясно определени проблеми
- Бюджетът е потвърден
- Вероятно подходящо
- Спешността е реална
- Обхватът е реалистичен
- Потребностите на маркетинга са потвърдени
„Да“ може да се равнява на едно. „Не“ може да се равнява на нула.
Тези полета трябва да се намират в типа задача „Компания“, тъй като те оценяват акаунта, а не лицето.
Как премествам поле от списъка към типа задача „Компания“
Да приемем, че поле като Обхват е приложимо и в момента е свързано със списъка с потенциални клиенти.
Това означава, че те се появяват както в главната задача за компанията, така и в подзадачите за лицата, въпреки че принадлежат само към записите за компаниите.
За да разреша този проблем, мога да преместя полето в типа задача „Компания“.
Процесът е прост:
- Отворете настройките на полето
- Отидете в „Разширени настройки“
- Намерете Полето принадлежи на
- Променете го от местоположението „Списък“ на съответния тип задача
- Изберете Компания
- Запазете промяната
Сега полето изчезва от подзадачите на лицата и остава точно там, където му е мястото.
Това е основната полза от персонализираните полета по тип задача. Те ми позволяват да извличам информация, която принадлежи към един вид запис, без да претрупвам друг.
Както казах по време на уебинара: „Този проблем вече е официално решен.“
Защо по-ясните полета подобряват приемането на ClickUp
По-ясните полета подобряват приемането.
По-ясните полета подобряват приемането.
Когато потребителите отворят задача и разберат кои полета са важни, е по-вероятно да използват системата правилно.
Те спират да питат:
- Трябва ли да попълня това?
- Приложимо ли е това поле за тази задача?
- Защо това е тук?
- Да оставя ли това поле празно?
Това спестява време. Също така подобрява организацията на задачите.
Повечето проблеми при внедряването на ClickUp не се дължат на липса на документация. Те се дължат на работни процеси, които не изглеждат интуитивни.
Ако дадено работно пространство изисква от потребителите да игнорират половината от полетата във всяка задача, дизайнът работи срещу тях.
Релевантността е това, което прави системата по-лесна за усвояване.
Къде се вписва тази функция в една мащабируема система за продажби
Процесите по продажбите зависят от надеждни данни.
Ако полетата ви са претрупани, данните ви стават хаотични. Ако данните ви станат хаотични, отчетите ви стават по-слаби. Ако отчетите станат по-слаби, ръководителите спират да се доверяват на работната среда.
Полетата по тип задача помагат да се предотврати тази верижна реакция. Те осигуряват на екипите по продажбите по-ясни записи, по-добри данни за квалификация, по-ясна отговорност и по-лесно въвеждане на нови потребители.
Същата логика важи за доставките към клиенти, набирането на персонал, управлението на доставчици, партньорските програми, въвеждането на нови служители и ескалацията на проблеми към поддръжката. Но продажбите са едно от най-очевидните места, от които да започнете, тъй като компаниите и контактите естествено се нуждаят от различни данни.
Забележка относно въвеждането: дори и най-добре организираните системи се нуждаят от общи стандарти
Дори и при ясна структура все пак са необходими общи стандарти.
Подредените полета помагат, но не заместват обучението. Потребителите все пак трябва да знаят кои видове задачи съществуват, какво означава всяка от тях и къде се намира всяко поле.
Подредените полета помагат, но не заместват обучението. Потребителите все пак трябва да знаят кои видове задачи съществуват, какво означава всяка от тях и къде се намира всяко поле.
Твърде много екипи въвеждат хора в ClickUp с:
- Кратко ръководство
- Няколко видеоклипа от Loom
- Връзка към документ
- Неясното „ще се оправиш“
Този подход обикновено води до непоследователно използване, хаотично управление на задачите, нарушени работни процеси и ръководители, които обвиняват инструмента.
По-добрият подход е да се преподават стандартите на работната среда.
Това означава, че потребителите разбират:
- Какви видове задачи съществуват
- Какво представлява всеки тип задача
- За кои полета отговарят
- Кои полета се споделят
- Къде принадлежат данните за квалификация
- Как да поддържате записите подредени
Ако екипът ви се сблъсква с несъгласувано използване на ClickUp, превърнете тези правила в кратък списък за въвеждане или ръководство за работната среда.
Съвет от професионалист: Когато въвеждате нови членове в екипа си, не им показвайте само къде се намират полетата. Обяснете им защо съществува всеки тип задача, какво трябва да се въвежда в него и какво никога не трябва да се въвежда там. Тази малка промяна в контекста предотвратява повечето проблеми с качеството на данните, преди те да възникнат.
Започнете с един хаотичен списък с продажби
Не е необходимо да преструктурирате цялото си работно пространство наведнъж.
Започнете с един списък за продажби, в който претрупаните полета забавят работата на хората.
Запитайте се:
- Кои записи в момента споделят полета, които не би трябвало да споделят?
- Кои полета са универсални?
- Кои полета са специфични за дадена роля?
- Кои полета създават объркване, когато потребителите отварят задача?
- Откъде започват да постъпват неточни данни в системата?
След това почистете този работен процес.
Тествайте го с екипа. Наблюдавайте къде хората все още се объркват. Разширявайте постепенно.
Ето как една функция се превръща в по-добър работен процес.
Създайте работен процес за продажби, на който вашият екип може наистина да се довери
Ако всяка задача носи същата тежест на полетата, започнете с един претрупан списък за продажби.
Разделете полетата за компанията от полетата за контактите. Запазете споделените полета на ниво списък. Преместете полетата, специфични за ролята, към подходящите типове задачи.
Тогава ClickUp престава да изглежда претрупан и започва да се усеща като система за продажби, на която вашият екип може да се довери.