Американските колежи получиха 61,5 милиарда долара под формата на дарения през фискалната 2024 година, но броят на дарителите сред възпитаниците е спаднал с 30%, въпреки че общата сума остава висока. Отделите за развитие губят широката база от ангажирани възпитаници, която поддържа дългосрочното даряване.
AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира оценяването на ангажираността, проследяването на кампаниите за набиране на средства, координацията на събития и работните процеси по управление на дарителите, превръщайки фрагментираните данни за възпитаниците в организирана система.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за връзки с бившите студенти за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате оперативната празнина, която този вид система е предназначена да запълни. За повечето екипи за развитие проблемът не е липсата на данни за бившите студенти. Проблемът е, че ангажираността, кампаниите, събитията и управлението се намират в твърде много несвързани системи, за да може някой да види ясно цялостната връзка.
За кого е подходяща тази настройка за връзки с бившите студенти
Тази конфигурация е предназначена за екипите за връзки с възпитаниците, персонала по развитие, екипите за годишни дарения, персонала за управление на дарителите, служителите по ангажираност и лидерите по развитие на университетите, отговорни за контактите с възпитаниците, събитията, кампаниите и проследяването на дарителите. Тя е особено полезна за институции, които вече разполагат с CRM система, но все още разчитат на ръчна координация за управление на оценяването на ангажираността, изпълнението на кампаниите и работните процеси по управлението на дарителите.
Проблемът: Вашият отдел за развитие управлява 200 000 записи за възпитаници в пет несвързани системи
Ако работите в областта на връзките с бившите възпитаници, предизвикателството не е липсата на бивши възпитаници. То е липсата на яснота кои от тях са ангажирани, кои се отдалечават и кои са готови да дарят. Вашият екип управлява десетки хиляди (понякога стотици хиляди) записи за бивши възпитаници, разпръснати в CRM системата, платформата за имейли, системата за регистрация за събития, базата данни за доброволци и всякакви таблици, създадени миналата година от координатора на деня за дарения.
Резултатът е предвидим: процентът на участие на възпитаниците е спаднал от около 20% през 80-те години на миналия век до около 7,8%, кампаниите за набиране на средства се провеждат на базата на инстинкт, а не на данни за ангажираността, последващите действия след събитията се извършват с седмици закъснение (или изобщо не се извършват), а 70% от организациите на възпитаници посочват, че повишаването на ангажираността е основната им цел, докато 27% признават, че нямат специална стратегия за постигането ѝ. Междувременно стандартите на CASE продължават да се развиват, а вашият екип все още съгласува записите ръчно.
По-дълбокият проблем е, че връзките с възпитаниците са се превърнали в игра на обеми, която се играе с инструменти от типа на домашната занаятчийска индустрия. Не можете да персонализирате общуването с 100 000 възпитаници, използвайки същите методи, които са работили за 10 000. И не можете да изградите устойчив канал за дарения, когато екипът ви прекарва повече време във въвеждане на данни, отколкото в изграждане на взаимоотношения.
Как Университетът Уейк Форест реши този проблем: Отделът за обслужване на възпитаници и дарители на Университета Уейк Форест обедини екипите, които бяха разпръснати по различни платформи, в една единствена система, като постигна отчитане на данни в реално време чрез таблата на ClickUp и междуотделно съгласуване в рамките на отдела за развитие на университета.
Мори Греъм, директор на проекта „Услуги за възпитаници и дарители“:
Вече можем да си сътрудничим в рамките на една система и да имаме достъп до важни данни. Това позволява на различните ни екипи да докладват за напредъка, да идентифицират проблеми, свързани с натоварването и капацитета, и да планират по-точно.
Вече можем да си сътрудничим в рамките на една система и да имаме достъп до важни данни. Това позволява на различните ни екипи да докладват за напредъка, да идентифицират проблеми, свързани с натоварването и капацитета, и да планират по-точно.
Това е възможността тук. Не става въпрос за замяна на системите за развитие, а за създаване на един видим оперативен слой около работата, която се извършва между тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща структура за връзки с възпитаниците във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за развитие? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашата база от възпитаници, комбинацията от кампании и целите за ангажираност.
Това е възможността тук. Не става въпрос за замяна на системите за развитие, а за създаване на един видим оперативен слой около работата, която се извършва между тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща структура за връзки с възпитаниците във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата собствена дейност за развитие? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашата база от възпитаници, комбинацията от кампании и целите за ангажираност.
Задачата: Създайте своя работна среда за ангажираност на възпитаниците с помощта на изкуствен интелект
Копирайте този текст, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните за вашата институция и ще получите цялостно работно пространство за връзки с бившите студенти с оценяване на ангажираността, проследяване на кампании, управление на събития и работни процеси за обслужване на дарителите.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ логика на сегментиране, контролни точки на кампаниите, работни процеси за събития и последващи действия по управлението на дарителите. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на вашата група възпитаници, приоритетите при набирането на средства и каналите за комуникация.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи Super Agent?
Отворете ClickUp Brain и поставете горния текст, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
След като бъде създаден вашият план за агенти, следващата стъпка е да го превърнете в практична работна среда, която вашият екип за развитие може да използва всеки ден.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите своето пространство, съберете информацията, която вашият екип вече използва за управление на ангажираността на възпитаниците. Това обикновено включва категории на ангажираност, календари на кампании, нива на дарители, видове събития, сегменти на комуникация и очаквания за управление на дарителите. Започването с чисти данни прави вашите автоматизации, табла за управление и работни потоци за общуване много по-полезни.
- Създайте структурата на работното си пространство Създайте специално пространство, наречено „Връзки с възпитаниците и развитие“. Добавете четири папки, за да организирате работата по целия цикъл на ангажираност на възпитаниците: „Ангажираност и общуване“ за сегментиране на възпитаниците, комуникации, регионални клонове и групи по интереси, „Кампании за набиране на средства“ за годишен фонд, ден на даренията, капиталови кампании, планирани дарения и дарения по повод срещи, „Събития и програми“ за срещи, завръщане в училище, регионални събития, менторски програми и координация на доброволците, както и „Управление и признание“ за работни процеси за благодарност към дарителите, отчитане на въздействието, проследяване на признанието и повторно ангажиране на бивши дарители.
- Конфигурирайте персонализирани полета за всяка задача, свързана с възпитаниците Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи, свързани с възпитаниците, така че всеки запис да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да проследява ангажираността и да координира контактите. Включете полета за оценка на ангажираността, година на завършване, ниво на дарител, дата на последното взаимодействие, географски регион, предпочитания за комуникация, възложена кампания и дарения за целия период. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и отчетите за портфолиото много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете променливите, включително името на институцията, броя на възпитаниците, броя на персонала, настоящите инструменти, годишната цел за набиране на средства, степента на участие и каналите за ангажираност. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи проект на модела си за оценяване на ангажираността, работните процеси на кампаниите, шаблоните за събития и структурата за управление, след което го усъвършенствайте за вашата дейност по развитие.
- Настройте автоматизации за текущо управление Създайте автоматизации, за да поддържате работата по връзките с възпитаниците без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да задействате контакти въз основа на ангажираността, да стартирате етапи от кампании, да планирате последващи действия след събития, да инициирате проверки за менторство и да започнете последователности за обслужване след получаване на дарения.
Създайте специално пространство, наречено „Връзки с възпитаниците и развитие“. Добавете четири папки, за да организирате работата през целия цикъл на ангажираност на възпитаниците: „Ангажираност и общуване“ за сегментиране на възпитаниците, комуникации, регионални клонове и групи по интереси, „Кампании за набиране на средства“ за годишен фонд, ден на даренията, капиталови кампании, планирани дарения и дарения по повод срещи, „Събития и програми“ за срещи, завръщане в училище, регионални събития, менторски програми и координация на доброволците, както и „Управление и признание“ за работни процеси за благодарност към дарителите, отчитане на въздействието, проследяване на признанието и повторно ангажиране на бивши дарители.
Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи за възпитаници, така че всеки запис да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да проследява ангажираността и да координира контактите. Включете полета за оценка на ангажираността, година на завършване, ниво на дарител, дата на последното взаимодействие, географски регион, предпочитания за комуникация, възложена кампания и дарения за целия живот. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и отчетите за портфолиото много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, броя на възпитаниците, броя на персонала, настоящите инструменти, годишната цел за набиране на средства, степента на участие и каналите за ангажираност. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи проект на вашия модел за оценяване на ангажираността, работните процеси на кампаниите, шаблоните за събития и структурата за управление, след което го усъвършенствайте за вашата дейност по развитие.
Създайте автоматизации, за да поддържате работата по връзките с бившите студенти, без да се налага постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да задействате контакти въз основа на ангажираността, да стартирате етапи от кампании, да планирате последващи действия след събития, да инициирате проверки за менторство и да започнете последователности за управление след получаване на дарения.
Готови ли сте да превърнете тези работни процеси в система, която може да се повтаря? Създайте своя работен пространство за управление на грантове в ClickUp.
💡 Съвет от професионалист: Започнете с един работен процес, като например ден за дарения, повторно ангажиране на бивши дарители или проследяване на събития за възпитаници, преди да внедрите системата в цялата дейност по развитие. По-малък пилотен проект помага на екипа ви да усъвършенства шаблоните, логиката на оценяване и правилата за комуникация, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни персонализирани полета за задачи, свързани с връзки с бившите студенти
Тези полета създават последователен оперативен отчет за оценката на ангажираността, кампаниите, събитията, менторството и работните процеси по управление на дарителите.
| Област | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Оценка на ангажираността | Брой | Претеглена оценка въз основа на активността на възпитаниците |
| Година на завършване | Номер или падащо меню | Година на випуска на възпитаниците |
| Нива на дарителите | Падащо меню | Първоначален дарител, Повторен дарител, Годишен дарител, Голям дарител, Планирано дарение |
| Последна дата на взаимодействие | Дата | Най-скорошни взаимодействия с възпитаници |
| Географски регион | Падащо меню | Регион или местоположение на клона |
| Предпочитания за комуникация | Падащо меню | Имейл, директна поща, телефон, SMS, социални мрежи |
| Кампания, за която сте назначени | Падащо меню | Годишен фонд, Ден на даренията, Капиталова кампания, Дарения по повод срещи на випуски, Планирани дарения |
| Дарения за цял живот | Валута | Обща сума на даренията за всички години |
| Сегмент „Ангажираност“ | Падащо меню | Силно ангажирани, Ангажирани, Леко ангажирани, Неангажирани, Загубени контакти |
| Група по интереси | Етикети | Спорт, Студентски братства, Академична програма, Доброволчество, Млади възпитаници, Регионален клон |
| Статус на участие в събитието | Падащо меню | Поканени, регистрирани, присъствали, не се явиха, последващи действия завършени |
| Статус на обслужването | Падащо меню | Изпратена разписка, изпратено благодарствено писмо, изпратен доклад за въздействието, активна повторна ангажираност |
📘 Прочетете също: Разгледайте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на безвъзмездни средства.
Основни примери за автоматизация в работата с бивши студенти
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които поддържат проследяването на ангажираността, кампаниите, събитията и обслужването на дарителите, без да се налага повторно ръчно проследяване.
| Кога… | След това… |
|---|---|
| Възпитаник прави дарение | Задействайте последователността от действия за обслужване на дарителите въз основа на нивото на дарителя и възлагайте задачи за последващи действия |
| Оценката за ангажираност спада в диапазона на незаинтересованите | Създайте задача за повторно ангажиране и определете подходящия сегмент за общуване |
| Обратното броене до деня на даренията достига важен етап | Създайте списък за следващата кампания и разпределете задачите по канали |
| Събитието е маркирано като „Завършено“ | Изпратете анкетата след събитието и създайте задачи за последващи действия за участниците и тези, които не са се явили |
| Дарител е бил неактивен в продължение на 13, 18 или 24 месеца | Задействайте следващата поредица от действия за повторно ангажиране на бивши дарители |
| Създава се менторска двойка | Планирайте задачи за проверка и възлагайте прегледи за проследяване на етапите |
📘 Прочетете също: Научете как работят потребителските полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на взаимодействие с възпитаниците
AI агентът за връзки с бившите студенти не е чатбот, който отговаря на въпроси за вашата алма матер. Това е система, която работи във вашата работна среда за управление на проекти и се занимава със структурираната, повтаряща се работа, която вашият екип по развитие понастоящем извършва ръчно, включително оценяване на ангажираността, координиране на кампании, проследяване след събития и поддържане на връзките с дарителите, за да не се изгубят.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
|---|---|---|
| Проследяване на ангажираността | Оценява активността на възпитаниците по различните модели на ангажираност на CASE и актуализира статуса на сегментите | Разпръснати записи за ангажираността в различни таблици и несвързани инструменти |
| Кампании за набиране на средства | Проследява целите на кампаниите, процесите, етапите и последващите действия с дарителите | Еднократни кампании и ръчна координация между екипите |
| Събития и програми | Управлява планирането на събития, регистрацията, ролите на доброволците, анкетите и последващите действия | Имейл кореспонденция, споделени папки и бележки за събития, които никога не се отразяват в следващото събитие |
| Програми за менторство | Проследява срещи, удовлетвореност и устойчиво ангажиране | Специални таблици за ментори и непоследователно изпълнение на програмите |
| Комуникации | Координира сегментите на аудиторията, времевата рамка на кампаниите, комбинацията от канали и спазването на изискванията за отказ от абонамент | Отделни календари за комуникация и ръчно управление на аудиторията |
| Управление и признание | Проследява времето за изпращане на благодарности, отчетите за въздействието, подаръците за признание и факторите, предизвикващи повторно ангажиране | Забавено проследяване и управление на дарителите, затрупани в пощенските кутии |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална ClickUp среда? Гледайте видеото по-долу, за да видите как генерираните от изкуствен интелект работни потоци, задачи и автоматизации се съчетават на практика.
Вариации за различни видове институции
Посоченото по-горе важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте указанията за вашето учебно заведение:
| Вид институция | Ключови промени |
|---|---|
| Изследователски университет R1 | Използвайте пълния текст на подсказката такъв, какъвто е. Добавете по-сложна сегментация на кампаниите, по-големи групи възпитаници и по-ефективна координация на портфолиото на служителите, отговарящи за даренията. |
| Университет R2 | Запазете цялостната структура, но опростете някои нива на кампаниите там, където екипите са по-малки. Наблегнете на годишния фонд, събитията и регионалното взаимодействие. |
| Колеж по хуманитарни науки | Фокусирайте се върху интензивното взаимодействие с възпитаниците, даренията по повод срещи на випуски, доброволческите програми и ефективното управление на по-малки групи възпитаници. |
| Общински колеж | Наблегнете на ангажираността на местните възпитаници, менторството, съобразено с нуждите на работната сила, по-малките структури на кампаниите и изграждането на взаимоотношения, вместо на сложността на големите дарения. |
| Професионално училище | Фокусирайте се върху кариерните постижения на възпитаниците, менторството в индустрията, ангажираността, свързана с работодателите, и целенасоченото обслужване, свързано с истории за кариерни успехи. |
Управлявайте връзките с бившите студенти на едно място
Връзките с възпитаниците се разпадат, когато историята на ангажираността, кампаниите, събитията, менторските програми и управлението на дарителите се намират в отделни системи без обща оперативна визия. С ClickUp Brain, Custom Fields и Automations вашата институция може да превърне ангажираността на възпитаниците в една повтаряема система, която поддържа по-силно проследяване, по-ясна сегментация, по-добра координация на събитията и по-последователно управление.
Целта не е да замените вашата CRM или база данни за развитие. Целта е да се намали координационната работа около тях, да се подобри видимостта кои лица са ангажирани и кои се отдалечават, както и да се помогне на вашия екип да отделя повече време за поддържане на връзки, вместо за почистване на записи. Започнете с горното указание, адаптирайте го към вашата база от възпитаници и приоритетите за развитие и създайте система, която вашият екип може да използва целогодишно.
Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси
Може ли изкуственият интелект наистина да подобри степента на участие на възпитаниците?
AI агентите не се обаждат на възпитаниците и не пишат сърдечни благодарствени писма. Те автоматизират оперативната работа, която прави възможно персонализираното взаимодействие в голям мащаб: оценяване на ангажираността, сегментиране на аудиториите, иницииране на навременни контакти и сигнализиране за изгубени дарители, преди те да изчезнат. Когато екипът ви отделя по-малко време за въвеждане на данни, той има повече време за поддържане на взаимоотношения. По този начин се подобряват нивата на участие.
Работи ли това с нашите съществуващи CRM системи като Raiser’s Edge или Salesforce?
Работното пространство на AI агента работи успоредно с вашата съществуваща CRM система за развитие. Данните за ангажираността от Raiser’s Edge, Blackbaud или Salesforce се синхронизират в персонализирани полета в задачите за възпитаниците. Агентът не замества вашата система за регистриране. Той се превръща в оперативния слой, където вашият екип проследява кампании, координира събития и управлява работните процеси по обслужване на дарителите въз основа на тези данни.
А как стои въпросът със сигурността на данните за чувствителна информация за дарителите?
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли и криптиране на данните в покой и при пренос. Разрешенията на ниво дарител позволяват на служителите, отговарящи за даренията, да виждат само възложените им портфейли. Няма данни, използвани за обучение на модели на изкуствен интелект. Пълни подробности на страницата за сигурност.
Как това отговаря на изискванията за отчитане на CASE?
Системата за оценяване на ангажираността е съобразена с четирите режима на ангажираност на CASE (филантропичен, доброволчески, опитен, комуникационен). Персонализираните полета проследяват всеки режим поотделно, така че можете да генерирате отчети за ангажираността, съобразени с CASE, директно от работното си пространство. Агентът структурира данните по начина, по който CASE го очаква, което опростява подготовката на отговорите на анкетите.
Това полезно ли е само за големи отдели за развитие?
Не. Програмата включва променливи за типа на институцията, броя на възпитаниците и броя на персонала. Двучленният офис за връзки с възпитаниците в един общностен колеж се възползва от същите автоматизации за проследяване на кампании и управление на дарителите, както и 50-членният отдел за развитие в един университет от първа категория. Системата се мащабира според базата ви от възпитаници и вашия екип.