Повече от 60% от студентите вече отговарят на критериите за поне един проблем с психичното здраве, а 97% от институциите разполагат с екип за поведенческа интервенция на територията на кампуса. Въпреки това повечето екипи за грижи все още координират случаите чрез вериги от имейли, разкъсани доклади в Maxient и бележки от срещи, които се съхраняват в пощенската кутия на някого.
AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира приемането на случаи, сортирането по ниво на риск, препращането между отдели и проследяването на резултатите, като същевременно поддържа контрол на достъпа в съответствие с FERPA.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за управление на случаи на студенти за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате проблемите с координацията, които този вид система има за цел да реши. За повечето екипи за подкрепа на студенти проблемът не е, че липсват препратки. Проблемът е, че тези препратки пристигат през твърде много несвързани офиси, което затруднява получаването на цялостна картина достатъчно рано, за да се реагира адекватно.
Кой трябва да използва тази настройка за управление на случаи на студенти
Тази настройка е предназначена за екипи за грижи (CARE), екипи за поведенческа интервенция, деканати, екипи за студентско поведение, персонал за координация на консултирането, мениджъри на случаи и ръководители по студентски въпроси, отговорни за сортиране, препращане и проследяване в различни отдели. Тя е особено полезна за институции, които вече получават препратки чрез няколко системи, но все още разчитат на ръчна координация за управление на риска, предаването на случаи и прозрачността на случаите.
Проблемът: Вашият екип за грижи координира кризисни ситуации със студенти чрез имейл и електронни таблици
Специалистите по студентски въпроси вече познават реалността. Член на преподавателския състав подава доклад за тревожно поведение. Съветникът по въпросите на настаняването сигнализира за студент, който не е излизал от стаята си от дни. Постъпва доклад по Title IX чрез онлайн портала. Академичен съветник забелязва, че студент е спрял да посещава занятия. Всяко от тези препращания постъпва в различна система, се препраща към различен офис, а екипът на CARE или BIT трябва да види цялостната картина по време на седмична среща, която разчита на това кой се е сетил да донесе бележките си.
Търсенето продължава да нараства. Броят на студентите, търсещи помощ в университетските центрове за консултиране, се е увеличил с почти 40% между 2009 и 2015 г. и е продължил да нараства до началото на пандемията. Проучването „Healthy Minds Study“ за периода 2024–25 г. установи, че близо 40% от студентите страдат от умерена до тежка депресия, като 68% от тях съобщават, че психическите или емоционалните им затруднения са повлияли на академичните им резултати. Тези студенти не са ясно категоризирани. Те се появяват като случаи, свързани с поведение, жалби относно настаняването, сигнали за академично изпитателен срок и искания за приспособяване за хора с увреждания, често едновременно в няколко офиса.
Резултатът е предвидим: дублирани контакти, при които три офиса се свързват с един и същ студент, без да знаят, че другите вече са го направили; пропуснати прехвърляния между отделите за студентско поведение и консултиране; планове за интервенция, които съществуват само в протоколите от срещите; и липса на систематичен начин за проследяване дали насоченият студент действително се е свързал с ресурсите, към които е бил насочен.
Как Университетът в Маями реши този проблем: Центърът за кариерно ориентиране и успех на Университета в Маями използва ClickUp, за да управлява над 200 студентски събития годишно с успеваемост от 98%, като ангажира 19 107 студенти чрез стандартизирани процеси и централизирано проследяване.
Майкъл Търнър, заместник-директор:
ClickUp е чудесен инструмент, който използваме, за да поддържаме организация и да следим събитията. Платформата ни предостави хранилище на знания.
ClickUp е чудесен инструмент, който използваме, за да поддържаме организация и да следим събитията. Платформата ни предостави хранилище на знания.
Същата тази стойност е важна и при управлението на случаи на ученици. Не става въпрос за заместване на системите за поведение или консултиране, а за създаване на един видим оперативен слой около препращанията, предаването на случаи и последващите действия. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за управление на случаи на ученици във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия собствен CARE или BIT работен процес? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към структурата на вашия екип, обема на препратките и изискванията за съответствие.
Същата тази стойност е важна и при управлението на случаи на ученици. Не става въпрос за заместване на системите за поведение или консултиране, а за създаване на един видим оперативен слой около препращанията, предаването на случаи и последващите действия. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за управление на случаи на ученици във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия собствен CARE или BIT работен процес? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към структурата на вашия екип, обема на препратките и изискванията за съответствие.
Същата тази стойност е важна и при управлението на случаи на ученици. Не става въпрос за заместване на системите за поведение или консултиране, а за създаване на един видим оперативен слой около препращанията, предаването на случаи и последващите действия. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за управление на случаи на ученици във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия собствен CARE или BIT работен процес? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към структурата на вашия екип, обема на препратките и изискванията за съответствие.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия собствен CARE или BIT работен процес? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към структурата на вашия екип, обема на препратките и изискванията за съответствие.
Задачата: Създайте свое работно пространство за управление на студентски случаи с изкуствен интелект
Копирайте този текст, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните за вашата институция и ще получите пълно работно пространство за управление на студентски случаи с работни потоци за приемане, рамки за оценка на риска, проследяване на препратките и документиране на резултатите.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на сортиране, работни процеси, зависещи от разрешения, и контролни точки за последващи действия. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на обема на случаите, структурата на кампуса и средата за съответствие.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на сортиране, работни процеси, зависещи от разрешения, и контролни точки за последващи действия. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на обема на случаите, структурата на кампуса и средата за съответствие.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи Супер агент?
Отворете ClickUp Brain и поставете горното указание, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
След като бъде създаден вашият агентски план, следващата стъпка е да го превърнете в практична работна среда, която екипът ви за управление на случаи може да използва всеки ден.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите своето пространство, съберете данните за подкрепа на студентите, които вашият екип вече използва за препращания, бележки по случаи, ранни предупреждения, предаване между отдели и отчети за съответствие. Това обикновено включва данни за студентски идентификационни номера, източници на препращания, видове проблеми, текущи нива на риск, назначени мениджъри по случаи, история на предишни интервенции, дестинации на препращания и всички изисквания за обработка съгласно FERPA или Title IX. Започването с чисти входни данни прави вашите автоматизации, табла и работни потоци за предаване много по-надеждни.
- Създайте структурата на работното си пространство Настройте специално пространство, наречено „Управление на студентски случаи“. Добавете четири папки със строги настройки за разрешения от самото начало: „Активни случаи“ за отворени случаи, организирани по ниво на риск, „Препоръки и ранни предупреждения“ за нови препоръки, академични предупреждения и самопрепоръки, очакващи преглед, „Междуведомствена координация“ за препоръки, изпратени към консултантски услуги, услуги за хора с увреждания, поведение, Title IX и външни ресурси, и „Отчитане и съответствие“ за обобщени отчети, проследяване по Clery, срокове по Title IX и обобщения на резултатите от случаите.
- Конфигурирайте персонализирани полета за всяка задача по случай Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи по случаи, така че всеки случай на студент да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да сортира, координира и документира подкрепата последователно. Включете полета за студентски идентификационен номер, източник на препращане, тип проблем, ниво на риск, мениджър по случая, статус на FERPA, дата на последния контакт, изпратени препращания и статус на резултата. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и координацията по случаите много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, състава на екипа, месечния обем на препратките, изискванията за съответствие и текущите инструменти. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи чернови вариант на вашия работен процес за приемане, рамка за оценка на риска, инструмент за проследяване на препратките и табло за съответствие, след което го усъвършенствайте за процеса на управление на случаи във вашата институция.
- Настройте автоматизации за текущо управление Създайте автоматизации, за да поддържате работата по случаите на студентите без постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да уведомявате дежурния персонал за кризисни случаи, да ескалирате риска, когато се натрупат много препратки, да инициирате задачи за проследяване след срещи, да маркирате случаи на неявяване при препратки и да планирате прегледи при приключване, така че никой студент да не бъде пропуснат.
Създайте специално пространство, наречено „Управление на случаи на студенти“. Добавете четири папки със строги настройки за разрешения от самото начало: „Активни случаи“ за отворени случаи, организирани по ниво на риск; „Препратки и ранни предупреждения“ за нови препратки, академични предупреждения и самопрепратки, очакващи преглед; „Междуведомствена координация“ за препратки, изпратени към консултантски услуги, услуги за хора с увреждания, поведение, Title IX и външни ресурси; и „Отчитане и съответствие“ за обобщени отчети, проследяване по Clery, срокове по Title IX и обобщения на резултатите от случаите.
Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи по случаите, така че всеки случай на студент да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да сортира, координира и документира подкрепата последователно. Включете полета за студентски номер, източник на препращане, тип проблем, ниво на риск, мениджър по случая, статус на FERPA, дата на последния контакт, изпратени препратки и статус на резултата. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и координацията по случаите много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, състава на екипа, месечния обем на препратките, изискванията за съответствие и текущите инструменти. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи проект на вашия работен процес за приемане, рамка за оценка на риска, инструмент за проследяване на препратките и табло за съответствие, след което го усъвършенствайте за процеса на управление на случаи във вашата институция.
Създайте автоматизации, за да поддържате работата по случаите на учениците без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да уведомявате дежурния персонал за кризисни случаи, да ескалирате риска, когато се натрупат много препратки, да инициирате задачи за последващи действия след срещи, да маркирате случаи на неявяване при препратки и да планирате прегледи при приключване, така че никой ученик да не бъде пропуснат.
Готови ли сте да превърнете тези работни процеси в система, която може да се повтаря? Създайте своето работно пространство в ClickUp.
💡 Съвет от професионалистите: Започнете с един работен процес, като например приемане и сортиране или препращане между отдели, преди да внедрите системата в цялата операция на CARE или BIT. По-малък пилотен проект помага на екипа ви да усъвършенства шаблоните, разрешенията и логиката за ескалация, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни персонализирани полета за задачи по управление на случаи на студенти
Тези полета създават последователен оперативен архив, обхващащ приемане, сортиране, насочване, интервенции и резултати от случаите.
| Поле | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Студентски номер | Кратък текст | Уникален идентификатор на ученика |
| Източник на препратки | Падащо меню | Преподаватели, персонал, студенти, самонасочване, анонимни |
| Вид проблем | Падащо меню | Академични, поведенчески, психично здраве, поведение, безопасност, финансови, жилищни |
| Ниво на риск | Падащо меню | Ниво 1, Ниво 2, Ниво 3, Ниво 4, Ниво 5 |
| Мениджър на случаи | Хора | Основен член на персонала, отговорен за координацията |
| Статус на разрешението по FERPA | Падащо меню | В архива, Не е в архива, Не се изисква |
| Дата на последния контакт | Дата | Последният контакт със студент или офис |
| Изпратени препратки | Етикети или взаимоотношения | Консултиране, съвети, поведение, Title IX, финансова помощ, услуги за хора с увреждания, външни ресурси |
| Статус на резултата | Падащо меню | Активно, Наблюдение, Решено, Препратено външно, Оттеглено |
| Степен на спешност | Падащо меню | Неотложно/Кризисно, Високо, Умерено, Ниско/Информационно |
| Статус на ангажираност | Падащо меню | Свързани, Неявили се, Отказани услуги, В списък на чакащите, В процес |
| Статус на съгласието | Падащо меню | Получено съгласие от студента, Ограничено съгласие, Не се изисква съгласие |
📘 Прочетете също: Разгледайте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на безвъзмездни средства.
Основни примери за автоматизация при управлението на студентски случаи
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които поддържат работните процеси за сортиране, насочване, интервенции и проследяване, без да се налага повторно ръчно проследяване.
| Когато… | След това… |
|---|---|
| Новото насочване е маркирано като „Неотложно/Кризисно“ | Уведомете незабавно дежурния персонал и службата за безопасност на кампуса, след което прехвърлете случая към работния процес за кризисни ситуации |
| Ученик получава второ отворено препращане, докато вече съществува активен случай | Маркирайте случая за повторна проверка и увеличете приоритета на прегледа на риска |
| Направено е насочване, но студентът не се свързва в очаквания срок | Уведомете мениджъра на случая и създайте задача за последваща връзка |
| На студента е присвоено ниво на риск 4 или 5 | Задействайте работния процес за интензивна интервенция и уведомете целия екип за реагиране |
| Настъпва датата за последващо наблюдение, без да е регистриран актуализиран контакт | Създайте задача за последващи действия и я възложете на мениджъра на случая |
| Случаят е маркиран като „Решен“ | Запланирайте контролна точка за преглед на приключването и генерирайте подсказка за обобщение на резултатите |
📘 Прочетете също: Научете как работят потребителските полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на подкрепа на студентите
AI агентът за управление на случаи на студенти не е чатбот, който дава съвети на студентите. Това е система, която работи във вашето работно пространство за управление на проекти и се занимава със структурираната, повтаряща се координационна работа, която вашият CARE екип понастоящем извършва ръчно, включително насочване на препратки, проследяване на интервенции, управление на предаването на случаи между офиси и документиране дали студентите действително се свързват с подкрепата.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
|---|---|---|
| Приемане и сортиране на случаи | Стандартизира препращанията, определя степента на спешност, маркира дублираните случаи и насочва случаите към подходящия работен процес | Вериги от имейли, регистри в електронни таблици и непоследователни бележки за приемане |
| Оценка на риска | Проследява рисковите фактори, актуализира приоритета на случая и поддържа ескалация по нива | Паметта на екипа, ръчното оценяване и предположенията по време на седмичните срещи |
| Препращания между отдели | Проследява къде са изпратени препратките, дали студентите са се свързали и какво последващо действие е необходимо | Некоординирани предавания и неясна отговорност между отделите |
| Проследяване на интервенциите | Поддържа хронологична времева линия на контакти, срещи, интервенции и решения по случаите | Бележки, заровени в пощенските кутии, протоколи от срещи или отделни офис документи |
| Спазване на изискванията и отчитане | Поддържа проследяване с отчитане на разрешенията, обобщени отчети и управление на времевата линия за свързани задължения по Clery или Title IX | Отделни таблици за отчитане и реактивна проверка на съответствието |
| Реагиране при ранно предупреждение | Превръща академичните и поведенческите модели на тревога в активни случаи, когато рискът се повиши | Сигнали от един канал, които никога не се комбинират в цялостна картина |
За разлика от обикновените AI инструменти, това е ClickUp Super Agent, който работи в същото работно пространство, където вашият екип вече управлява задачите. Всяко действие се извършва там, където хората вече работят. Няма нужда от допълнително влизане в системата, нито от проверка на отделна система.
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да видите как работят на практика генерираните от изкуствен интелект работни потоци, задачи и автоматизации.
Варианти за различни видове институции
Посоченото по-горе указание важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте указанието за вашето учебно заведение:
| Тип институция | Ключови настройки |
|---|---|
| Изследователски университет R1 | Използвайте пълния подсказък такъв, какъвто е. Добавете по-сложни екипни структури, по-голям обем на препратки и по-силна координация между консултиране, поведение, настаняване и психологическа помощ. |
| Регионален университет | Запазете цялостната структура на управлението на случаите, но опростете пътя за насочване към специалисти, когато са замесени по-малко кабинети. Наблегнете на ефективното предаване на случаите и отчитането в умерен мащаб. |
| Колеж по хуманитарни науки | Концентрирайте се върху интервенции с висока степен на ангажираност, координация на по-малки екипи и прехвърляния, изискващи разрешение, в тясно свързана среда за подкрепа на студентите. |
| Общински колеж | Наблегнете на работата със студенти, пътуващи ежедневно, на финансовите и академичните им проблеми, на препращанията към външни организации и на по-малките екипи, които изпълняват различни роли. |
| Професионално училище | Фокусирайте се върху интервенции, свързани с напредъка, проблеми с посещаемостта, пречки, свързани с жилищното настаняване или транспорта, където е уместно, и оптимизирани пътища за насочване. |
Управлявайте случаите на студентите на едно място
Управлението на случаите на студенти се проваля, когато препратките, бележките за интервенция, ранните предупреждения и предаването на случаи между отделите се съхраняват в отделни системи без обща оперативна визия. С ClickUp Brain, персонализирани полета и автоматизации вашата институция може да превърне приемането на случаи, сортирането, проследяването на препратките и последващите действия по интервенциите в една повтаряема оперативна система.
Целта не е да замести вашата система за поведение, записите за консултиране или институционалните системи за регистриране. Целта е да се намали координационната работа около тях, да се подобри прозрачността в целия процес на подкрепа и да се гарантира, че никой студент няма да се изгуби между отделите. Започнете с горното указание, адаптирайте го към структурата на вашия екип и изискванията за съответствие и създайте настройка, която вашият екип може да използва всеки ден.
Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси
Може ли AI агент да обработва студентска информация, защитена от FERPA?
Да, при подходяща конфигурация. Работното пространство използва разрешения, базирани на роли, така че само оторизирани членове на екипа на CARE виждат подробностите по случая. ClickUp поддържа сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001, SSO интеграция и криптиране при съхранение и пренос. Разрешенията на ниво случай могат да ограничат видимостта до конкретни членове на екипа. Няма данни, които да се използват за обучение на AI модели. Отговорникът по FERPA във вашата институция трябва да прегледа настройките за разрешения по време на конфигурирането.
Това замества ли Maxient или други системи за управление на поведението на учениците?
Не. Maxient и подобни платформи са системи за регистриране на поведение, предназначени за вземане на решения, налагане на санкции и водене на документация за спазване на правилата. Работното пространство на AI агента е нивото за координация и работни процеси, където вашият CARE екип сортира случаите, проследява препратките, документира интервенциите и управлява предаването на случаите между отделите. Много институции използват и двете: Maxient като система за регистриране на поведение, а ClickUp като оперативно ниво за координация на управлението на случаите.
Как това помага при системите за ранно предупреждение?
Агентът превръща тригерите за ранно предупреждение (пропуснати занятия, понижаване на оценките, опасения на преподавателите) в задачи за управление на случаи, когато моделите сочат повишен риск. Вместо преподавател да подава предупреждение, което отива до един съветник, системата обобщава предупрежденията заедно с препратките за поведение и други сигнали, за да даде на екипа на CARE цялостен поглед. Това е същият подход за координация, използван за други работни потоци във висшето образование, като спазване на изискванията и управление на грантове.
А какво става с поверителността на данните на учениците, когато са замесени няколко отдела?
Работното пространство налага достъп по принципа „необходимост да се знае“ чрез системата за разрешения на ClickUp. Мениджърът на случая може да види пълната хронология на случая. Контактното лице от центъра за консултиране вижда само, че е направено насочване и дали студентът се е свързал, а не подробностите за поведението. Членът на факултета, който е подал първоначалното сигнал, вижда само потвърждение, че случаят е получен и се разглежда. Нивата на разрешения съответстват на стандарта за легитимен образователен интерес на FERPA.
Това полезно ли е само за големи университети със специализирани екипи за грижи за студентите?
Не. Общинските колежи и малките институции с ограничен персонал се възползват най-много от автоматизираната сортировка и проследяване на препратките, защото често имат по-малко хора, които изпълняват повече роли. Офисът по студентски въпроси с двама души разполага със същия структуриран работен процес, пътища за ескалация и документация, както 15-членният екип CARE в изследователски университет. Системата се мащабира според размера на екипа ви и обема на препратките.