От 2010 г. насам колежите и университетите в САЩ са загубили 2,7 милиона студенти, а според прогнозите демографският спад ще доведе до намаляване на броя на завършилите средно образование с още 13% до 2041 г. Екипите по прием все още управляват процеса от запитването до записването чрез разрознени CRM системи, електронни таблици и имейл кореспонденция. AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира обработката на заявления, проследяването на резултатите, комуникационните кампании, оценката на прехвърлените кредити и координацията между отделите от първото запитване до деня на настаняване. По-долу е готов за копиране AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за операции по записване за минути.
По-долу ще намерите готово за копиране указание за AI агент, което можете да вмъкнете в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за операции по записване за минути. Но преди да го използвате, е добре да разгледате проблемите с координацията, които този вид система има за цел да разреши. За повечето екипи, занимаващи се със записване, проблемът не е в липсата на инструменти. Проблемът е, че процесът обхваща твърде много системи и твърде много офиси, за да може някой да види ясно цялостната картина – от запитването до деня на настаняването.
За кого е предназначена тази настройка на операциите по записване
Тази конфигурация е предназначена за екипите по прием, ръководителите на приемните отдели, служителите, отговарящи за финансовата помощ, администраторите на CRM системи, координаторите по прехвърляне, екипите за ориентация, както и за междинните мениджъри по прием, отговарящи за преминаването на студентите от първоначално запитване до статут на записани. Тя е особено полезна за институции, които вече разполагат с CRM и SIS системи, но все още разчитат на ръчна координация за управление на прехвърлянията, крайните срокове и подкрепата за постигане на приемни резултати между отделните отдели.
Проблемът: Вашият екип по набиране на студенти управлява все по-тесен процес на подбор със същите инструменти, които използваше, когато той беше в разцвет
Ако работите в сферата на управлението на записванията, статистиката не е във ваша полза. Така нареченият „срив в записванията“ вече е настъпил: колежите като цяло отбелязаха 15% спад в записванията между 2010 и 2021 г., а WICHE прогнозира, че 38 щата ще отбележат по-нататъшен спад в броя на завършилите гимназия до 2041 г. Средният процент на реализация в четиригодишните институции е спаднал до около 33,7%, което означава, че двама от всеки трима приети студенти се записват другаде.
И все пак повечето отдели за прием все още работят със същия фрагментиран набор от инструменти: CRM система за управление на запитванията, отделна система за управление на учениците (SIS) за обработка на заявленията, електронни таблици за моделиране на приемната квота, електронна поща за междуотделното сътрудничество с отделите за финансова помощ, настаняване и ориентация, както и ръчно прехвърляне на информация на всеки етап от процеса. Когато един кандидат премине от етапа на запитване към кандидатстване, след това към приемане, плащане на такса за записване и накрая към записване, данните се въвеждат многократно, възникват пропуски в комуникацията и нито една система не предоставя цялостна картина.
Залогът е по-висок от всякога. Всеки процентен пункт увеличение на доходността може да означава милиони приходи от такси за обучение. Всяко пропуснато взаимодействие в комуникационната верига може да отпрати студент към конкуренцията. А всеки ден закъснение при оценката на признатите кредити може да струва пропуснато решение за записване.
Как Университетът Уейк Форест реши този проблем: Университетът Уейк Форест обедини екипите, работещи на изолирани платформи, в една система с помощта на таблата за управление на ClickUp, като по този начин постигна отчитане на данни в реално време и съгласуваност между отделите.
Мори Греъм, директор на проекта „Услуги за възпитаници и дарители“:
Вече можем да работим съвместно в рамките на една система и да имаме достъп до важни данни. Това позволява на различните ни екипи да отчитат напредъка, да установяват проблеми, свързани с натоварването и капацитета, и да планират по-точно.
В това се състои възможността. Не става въпрос за подмяна на основните системи за регистрация, а за създаване на единен оперативен слой, който да обхваща прехвърлянето на данни между тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща оперативна среда за регистрация в рамките на вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да изпробвате подобен модел в собствената си програма за набиране на студенти? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към целите на вашия курс, сегментите на студентите и критичните точки в работния процес.
Как Университетът Уейк Форест реши този проблем: Университетът Уейк Форест обедини екипите, работещи на изолирани платформи, в една система с помощта на таблата за управление на ClickUp, като по този начин постигна отчитане на данни в реално време и съгласуваност между отделите.
Мори Греъм, директор на проекта „Услуги за възпитаници и дарители“:
Вече можем да работим съвместно в рамките на една система и да имаме достъп до важни данни. Това позволява на различните ни екипи да отчитат напредъка, да установяват проблеми, свързани с натоварването и капацитета, и да планират по-прецизно.
Вече можем да работим съвместно в рамките на една система и да имаме достъп до важни данни. Това позволява на различните ни екипи да отчитат напредъка, да идентифицират проблеми, свързани с натоварването и капацитета, и да планират по-прецизно.
В това се състои възможността. Не става въпрос за подмяна на основните системи за регистрация, а за създаване на единен оперативен слой, който да обхваща прехвърлянето на данни между тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща оперативна среда за регистрация в рамките на вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да изпробвате подобен модел в собствената си програма за набиране на студенти? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към целите на вашия курс, сегментите на студентите и критичните точки в работния процес.
В това се състои възможността. Не става въпрос за подмяна на основните системи за регистрация, а за създаване на единен оперативен слой, който да обхваща прехвърлянето на данни между тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща оперативна среда за регистрация в рамките на вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да изпробвате подобен модел в собствената си програма за набиране на студенти? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към целите на вашия курс, сегментите на студентите и критичните точки в работния процес.
Искате ли да изпробвате подобен модел в собствената си програма за набиране на студенти? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към целите на вашия курс, сегментите на студентите и критичните точки в работния процес.
Задачата: Създайте своя работна среда за управление на записванията с помощта на изкуствен интелект
Копирайте този шаблон, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен „ClickUp Super Agent“, попълнете данните за вашата институция и ще получите пълноценно работно пространство за операции по записване, включващо проследяване на процеса, работни потоци за комуникация, правила за автоматизация и всичко останало.
Резултатът трябва да ви предостави солиден първоначален вариант на оперативната ви структура, включващ работни процеси, разделени на етапи, контролни точки за предаване на задачите, логика на крайните срокове и прозрачност между екипите. След това вашите служители могат да го адаптират в съответствие с обема на записванията, стратегията за привличане на кандидати и институционалните ограничения.
Резултатът трябва да ви предостави солиден първоначален вариант на оперативната ви структура, включващ работни процеси, разделени по етапи, контролни точки при предаване на задачите, логика на крайните срокове и прозрачност между екипите. След това вашите служители могат да го адаптират в съответствие с обема на записванията, стратегията за привличане на кандидати и институционалните ограничения.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи Супер агент?
Отворете ClickUp Brain и поставете горното указание, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Стъпка 1: Създайте структурата на работното си пространство
Създайте специално пространство, наречено „Операции по записване“, с пет папки:
- Процес на набиране на кадри: списъци, подредени по етапи на процеса (потенциални кандидати, запитвания, кандидати, приети, платили такса, записали се) или по академична година
- Комуникационни кампании: списъци за всяка поредица от кампании (поддържане на интереса, попълване на формуляра за кандидатстване, реализация, предотвратяване на отказите) с задачи за всеки етап от взаимодействието
- Координация на финансовата помощ: списъци за обработка на FAFSA, съставяне на пакети за отпускане на помощи, обжалвания и управление на стипендии
- Прехвърляне и признаване на кредити: списъци с очакващи оценки, споразумения за признаване на кредити и приключени оценки
- Ориентация и въвеждане в работата: списъци за управление на сесиите, контролни списъци преди записване и координация на задачите между отделите
Стъпка 2: Настройте потребителските полета за всяка задача за записване
Добавете тези полета към шаблоните си за задачи по регистрация, така че всеки потенциален клиент и процес да разполага с ключовите си данни ( вижте всички типове потребителски полета ):
| Поле | Тип | Цел |
| Етап на фунията | Падащо меню | Кандидат, Заинтересован, Заявител, Приет, Внесъл такса, Записал се |
| Източник: Студент | Падащо меню | Посещение в гимназия, Изложение за висши учебни заведения, Дигитални услуги, Препоръки, Прехвърляне |
| Академичен интерес | Падащо меню | Предпочитана специалност или програма |
| Статут на пребиваване | Падащо меню | От същия щат, от друг щат, чуждестранни |
| Статус на финансовата помощ | Падащо меню | Без FAFSA, Получена FAFSA, Проверена, Оформена, Одобрена |
| Риск, свързан с доходността | Падащо меню | Ниско, Средно, Високо (въз основа на сигналите за ангажираност) |
| Нетна цена | Валута | Обща стойност без всички помощи |
| Краен срок за внасяне на депозит | Дата | Краен срок за внасяне на депозита от студента |
Стъпка 3: Поставете подсказката в ClickUp Brain
Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете текста от по-горе. Попълнете променливите (наименование на институцията, целеви брой ученици в клас, брой подадени заявления, процент на приетите, брой на персонала). Brain създава структурата на процеса, работните потоци за комуникация и правилата за автоматизация под формата на задачи и подзадачи, които можете да използвате веднага. (Започвате с Super Agents? Вижте как да създадете първия си проект стъпка по стъпка.)
Стъпка 4: Настройте автоматизации за текущо управление
Настройте тези основни автоматизации, така че системата да работи самостоятелно ( разберете как функционират потребителските полета в автоматизациите ):
| Когато… | И тогава… |
| Създава се ново запитване | Стартиране на поредица от действия за поддържане на комуникацията, възлагане на регионалния консултант |
| Статусът на заявката се променя на „Завършена“ | Задействане на процедурата за разглеждане на кандидатурата, уведомяване на приемната комисия |
| Приетият студент не е внесъл депозит след 14 дни | Променете риска, свързан с доходността, на „Висок“, за да се задейства индивидуална консултация от съветник |
| Записаният студент не се е регистрирал за ориентационната програма в определения срок | Създайте задача за последващи действия, уведомете координатора по записването |
| Оценката на признатите кредити надхвърля 5-дневния срок за обслужване | Препратете въпроса към ръководителя на катедрата, отбележете го в таблото за проследяване на прехвърлянията |
Какво обхваща агентът през целия цикъл на записване
AI агентът за операции по записване не е чатбот, който отговаря на въпросите на потенциалните студенти. Това е система, която работи в рамките на вашата работна среда за управление на проекти и извършва структурираната, повтаряща се работа, която в момента вашият екип по записване извършва ръчно: преминаване на потенциалните студенти през етапите на процеса, задействане на комуникации, координация между отделите и сигнализиране за студенти в риск, преди те да се откажат.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
| Набиране на персонал | Проследява източниците на потенциални клиенти, управлява разпределението на териториите, следи обема на запитванията спрямо целите по региони и програми | Управление на териториите чрез електронни таблици и ръчно проследяване на източниците |
| Обработка на заявленията | Преминава заявленията през етапите на разглеждане, отбелязва непълните досиета, назначава рецензенти, проследява статуса на решенията | Алтернативни решения за CRM и координация на рецензентите чрез електронна поща |
| Управление на доходността | Следи лихвените проценти по депозити по сегменти, задейства ескалиращи мерки за контакт с клиенти, които не са направили депозит, и сигнализира за индикатори за риск, свързани с доходността | Седмични отчети за добив, изготвяни ръчно въз основа на експортирани данни от SIS |
| Координация на финансовата помощ | Проследява статуса на обработката на FAFSA, управлява работните процеси по обжалване и предоставя на приемната комисия информация за графиците за изготвяне на пакетите | Запитвания за статуса по имейл между отдел „Прием“ и отдел „Финансова помощ“ |
| Оценка на трансфера | Управлява процеса на оценяване на академичните справки, включително проследяване на сроковете за изпълнение, предоставя връзки към споразуменията за признаване на кредити и ескалира просрочените прегледи | Регистри за оценка на хартиен носител и ръчна работа с отделите |
| Въвеждане | Координира дейностите по предварителната регистрация в отделите за настаняване, академична администрация, ИТ, хранене и здравни услуги, като следи за тяхното изпълнение | Отделни списъци за проверка по отдели, без единен изглед за студентите |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да разберете как генерираните от изкуствен интелект работни процеси, задачи и автоматизации се съчетават на практика.
Варианти за различни видове институции
Посоченото по-горе съобщение важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте съобщението за вашето учебно заведение:
| Вид институция | Основни промени |
| Изследователски университет от категория R1 (над 20 000 кандидатури) | Добавете процеси за магистърски и професионални програми. Включете проследяването на стипендиите за научни сътрудници и изследователските стипендии в системата за финансова помощ. Добавете работни процеси за обработка на формуляри I-20 за чуждестранни студенти. Адаптирайте комуникационните кампании според факултета/училището. |
| Университет от втора категория (5 000–20 000 кандидатури) | Насочете вниманието си към каналите за набиране на студенти в бакалавърски и магистърски програми. Добавете информационни табла за регионалните територии за набиране. Включете програмите за двойна регистрация и програмите за ранно постъпване в колеж като източници на потенциални кандидати. |
| Университет, предлагащ предимно бакалавърски програми (1 000–5 000 кандидатури) | Наблегнете на управлението на приема при по-малък брой кандидатстващи. Добавете планирането и проследяването на посещенията в кампуса като фактор за прогнозиране на приема. Включете координацията на набирането на спортисти. Опростете процеса до единна система за набиране на студенти в бакалавърска степен. |
| Общински колеж (свободен прием) | Заменете процеса за селективен прием с процес за регистрация. Насочете вниманието към процента на попълнени формуляри FAFSA и съставянето на пакети за финансова помощ. Добавете проследяване на записванията в програми без кредити и програми за професионална подготовка. Наблегнете на ориентираното към задържането на студентите въвеждане в университета. |
| Професионално училище (непрекъснат прием) | Наблегнете на управлението на групите според датата на започване, а не на годишните цикли. Добавете проследяване на партньорствата с работодатели за назначаване на работа. Включете координацията на обезщетенията за ветерани и финансирането за развитие на работната сила. Проследявайте правото на явяване на изпит за лиценз като изискване преди записване. |
Управлявайте операциите по записване на едно място
Процесите по записване се затрудняват, когато проследяването на потенциални кандидати, комуникацията, координацията на финансовата помощ, оценката на прехвърлянията и задачите по въвеждането на новите студенти се извършват в отделни системи без обща оперативна картина. С помощта на ClickUp Brain, персонализираните полета и автоматизациите вашата институция може да превърне процесите по записване в една унифицирана система, която подпомага по-бързото проследяване, по-гладкото предаване на задачите, по-добрата видимост на резултатите и по-успешното приключване на процеса преди записването.
Целта не е да замести вашите CRM, SIS или системи за финансова помощ. Тя е да се намали координационната работа, свързана с тях, да се подобри прозрачността по целия процес на записване и да се помогне на екипа ви да реагира по-рано на сигналите, които влияят върху състава на групите и отпадането на студенти. Започнете с горното указание, адаптирайте го към обема на записванията и предизвикателствата, с които се сблъсквате, и създайте система, която екипът ви може реално да използва при всеки цикъл. Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси
Може ли изкуственият интелект наистина да повиши добивните показатели?
Системата не предсказва кои студенти ще се запишат. Тя гарантира, че всеки приет студент получава навременна и персонализирана комуникация и че никой не остава пренебрегнат. Чрез автоматизиране на комуникационните последователности, сигнализиране за пропуснати депозити и предоставяне на консултантите на информация в реално време за показателите за ангажираност на студентите, системата помага на вашия екип да насочи усилията си там, където е най-важно. Дори малки подобрения в процента на записване – 1–2 процентни пункта – могат да доведат до значителни приходи в мащаб.
Това ли ще замести нашата CRM система за записване като Slate или TargetX?
Не. Вашата CRM система е основният източник на данни за потенциални кандидати, подробности за заявленията и история на комуникацията. Агентът в ClickUp представлява оперативното ниво, на което екипът ви координира междуотделната работа: предаване на документи за финансова помощ, оценка на признати кредити, планиране на ориентационни програми и вътрешни работни процеси, обхващащи няколко отдела. Те служат за различни цели и работят най-добре в съчетание.
А как стои въпросът със сигурността на данните в ученическите досиета и спазването на FERPA?
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли, както и криптиране на данните в покой и при пренос. Задачите по записване могат да бъдат ограничавани според ролята, така че консултантите да виждат своите територии, а служителите, отговарящи за финансовата помощ, да виждат работните процеси по съставянето на пакети. Няма данни, използвани за обучение на модели на изкуствен интелект.
Това полезно ли е за колежите с отворена система за прием?
Разбира се. Въпреки отворения прием, институциите все още се сблъскват със сложни процедури по записване: проследяване на попълването на формуляра FAFSA, координиране на тестовете за ниво, управление на ориентационните програми и регистрация за програми без кредити. Агентът автоматизира оперативната страна на записването, независимо дали имате селективна процедура за прием. Променливите за бързо действие ви позволяват да пропуснете селективния процес и да се съсредоточите върху регистрацията и въвеждането на новите студенти.
Как това се вписва в другите работни процеси във висшето образование?
Процедурите по записване засягат почти всеки отдел. Това работно пространство се интегрира естествено с планирането на ресурсите за капацитета на учебните зали и общежитията, с планирането на учебните програми въз основа на сигналите за търсене на програми, както и с проследяването на професионалното развитие за обучението на персонала, отговарящ за приема. Полетата за взаимоотношения в ClickUp ви позволяват да свържете данните за записването със задачи във всяко друго работно пространство.