Средностатистическият академичен консултант управлява 296 студенти, а в големите институции този брой достига 600. AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира планирането на срещи, проследяването на академичния статус, разрешаването на проблеми със задържания при регистрация и сигнализирането на студенти в риск, като по този начин освобождава време на консултантите за разговорите, които действително променят резултатите на студентите.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете пълноценно работно пространство за консултантски операции за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате оперативната претовареност, която този вид система е предназначена да разреши. За повечето консултантски центрове проблемът не е, че консултантите не знаят от какво се нуждаят студентите. Проблемът е, че случаите, отложените задачи, контактите и документацията се намират в твърде много несвързани инструменти, за да може екипът да работи проактивно.
Кой трябва да използва тази настройка за академично консултиране
Тази настройка е предназначена за директори на консултантски центрове, академични консултанти, екипи за успех на студентите, персонал за задържане на студентите, екипи за подкрепа при регистрация и администратори, отговорни за координирането на консултациите, работата с обществеността и проследяването на студентите. Тя е особено полезна за институции, които вече разполагат със системи за студенти, но все още разчитат на ръчна координация за управление на натовареността, отлаганията, интервенциите и документацията за консултациите.
Проблемът: Вашият център за консултации се занимава с сортиране, вместо с консултации
Ако управлявате център за консултации, математиката работи срещу вас. Национално проучване на NACADA установи, че средният брой случаи за професионален консултант на пълно работно време е 296 студенти, като големите институции отчитат средни стойности от 600. При тези съотношения индивидуалните срещи се превръщат в лукс. Повечето взаимодействия по подразбиране са транзакционни: отмяна на задържането, одобрение на отмяната, отговор на същия въпрос за предварителните условия за трети път днес.
Свързаните с това разходи са измерими. Проучване на Inside Higher Ed/College Pulse установи, че почти половината от студентите не са получили консултации относно курсовете и последователността, необходими за завършване, а едва 52% казват, че изобщо са получили консултации относно напредъка си към дипломата. Тази празнина не се дължи на това, че съветниците не се интересуват. Тя се дължи на това, че съветниците са затрупани с ръчни процеси: копиране на планове за дипломиране в електронни таблици, изпращане на напомняния за регистрация по имейл, документиране на бележки за консултации в три различни системи и преследване на студенти, които са пропуснали срещите си.
Когато консултирането е реактивно, студентите остават незабелязани. Студентите без обявена специалност се отклоняват. Прехвърлените кредити остават неоценени. Студентите от първото поколение, които се нуждаят най-много от насоки, получават най-малко, защото те са тези, които най-рядко проактивно си запазват среща.
Как Университетът в Маями реши този проблем: Университетът в Маями консолидира фрагментираните операции, насочени към студентите, в ClickUp, като замени разпокъсаните инструменти с централизирана платформа, която се превърна в хранилище на знания за проследяване на 19 107 взаимодействия със студенти. ero.
Майкъл Търнър, заместник-директор:
ClickUp е чудесен инструмент, който използваме, за да бъдем организирани и да не излизаме от графика. Платформата ни предостави хранилище на знания.
ClickUp е чудесен инструмент, който използваме, за да поддържаме организация и да не излизаме от графика. Платформата ни предостави хранилище на знания.
Това е възможността тук. Не става въпрос за замяна на системите за консултиране, а за създаване на един видим оперативен слой около работните процеси за подкрепа на студентите. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за консултиране във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия център за консултиране? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашия модел на консултиране, обема на случаите и приоритетите за подкрепа на студентите.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия център за консултиране? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашия модел на консултиране, обема на случаите и приоритетите за подкрепа на студентите.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия център за консултиране? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашия модел на консултиране, обема на случаите и приоритетите за подкрепа на студентите.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия център за консултиране? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашия модел на консултиране, обема на случаите и приоритетите за подкрепа на студентите.
Задачата: Създайте работно пространство за консултантските си дейности с изкуствен интелект
Копирайте този подсказ, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните за вашата институция и ще получите пълно работно пространство за консултантски операции с табла за натовареност, проследяване на дипломите, работни потоци за срещи и всичко останало.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на общуването, контролни точки за риска и работни потоци за консултиране. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на вашия модел на консултиране, студентската популация и капацитета на персонала.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на контактите, контролни точки за риска и работни потоци за консултиране. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на вашия модел на консултиране, студентската популация и капацитета на персонала.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи Супер агент за управление на грантове?
Отворете ClickUp Brain и поставете горния текст, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите своето пространство, съберете данните за консултиране, които вашият екип вече използва за натовареност, срещи, напредък в обучението, блокировки на регистрация и работни потоци за интервенция. Това обикновено включва класификация на студентите, специалност или статус „недеклариран“, назначен съветник, средна оценка, завършени кредити, информация за проверка на дипломата, блокировки на регистрация и история на последните контакти за консултиране. Започването с чисти входни данни прави вашите автоматизации, табла и работни потоци за контакти много по-надеждни.
- Създайте структурата на работното си пространство Настройте специално пространство, наречено „Академично консултиране“. Добавете папки, които отразяват вашия работен процес по консултиране: „Активни случаи“ за списъци със студенти, подбрани от консултанти или колежи, „Срещи и контакти“ за насрочени срещи, посещения без предварителна уговорка, групово консултиране и проактивни кампании за контакти, „Регистрация и блокировки“ за разрешаване на блокировки, заявки за отмяна и готовност за регистрация, „Проучване на специалности“ за студенти, които все още не са заявили специалност, и работни процеси по заявяване на специалност, както и „Интервенции“ за студенти в риск, подкрепа при изпитателен срок и планове за последващи действия.
- Конфигурирайте персонализирани полета за всяка задача на студент Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи на студентите, така че всеки запис на консултиран студент да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да предоставя проактивни съвети и да проследява напредъка. Включете полета за студентски номер, класификация, основна или второстепенна специалност, назначен съветник, кумулативен среден успех, натрупани кредити, ниво на риск, дата на последния контакт за консултация, блокировки на регистрацията и следваща среща. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и управлението на натовареността много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, типа на институцията, модела на консултиране, броя на консултантите, средния брой случаи и текущите инструменти. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи чернови вариант на вашите табла за брой случаи, работни потоци за срещи, система за управление на отложени случаи и процеси за интервенция, след което го усъвършенствайте за вашия модел на консултиране.
- Настройте автоматизации за текущо управление Създайте автоматизации, за да поддържате работата по консултирането без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да задействате проактивни контакти, да ескалирате нерешени блокировки на регистрацията, да маркирате студенти без обявена специалност, които наближават праговете за кредити, да изисквате документация след срещите и да откривате студенти в риск, преди те да изчезнат от погледа ви.
Създайте специално пространство, наречено „Академично консултиране“. Добавете папки, които отразяват вашия работен процес по консултиране: „Активни случаи“ за списъци със студенти, подбрани от консултанти или колежи, „Срещи и контакти“ за насрочени срещи, посещения без предварителна уговорка, групово консултиране и проактивни кампании за контакти, „Регистрация и блокировки“ за разрешаване на блокировки, заявки за отмяна и готовност за регистрация, „Проучване на специалности“ за студенти, които все още не са заявили специалност, и работни процеси по заявяване на специалност, както и „Интервенции“ за студенти в риск, подкрепа при изпитателен срок и планове за последващи действия.
Добавете персонализирани полета към шаблоните за задачи на студентите, така че всеки запис на консултиран студент да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да предоставя проактивни съвети и да проследява напредъка. Включете полета за студентски номер, класификация, основна или второстепенна специалност, назначен съветник, обща средна оценка, натрупани кредити, ниво на риск, дата на последния контакт за консултация, блокировки на регистрацията и следваща среща. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и управлението на натовареността много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи, включително името на институцията, типа на институцията, модела на консултиране, броя на консултантите, средния брой случаи и текущите инструменти. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи чернови вариант на вашите табла за брой случаи, работни потоци за срещи, система за управление на отложени случаи и процеси за интервенция, след което го усъвършенствайте за вашия модел на консултиране.
Създайте автоматизации, за да поддържате работата по консултирането без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да задействате проактивни контакти, да ескалирате нерешени блокировки на регистрацията, да маркирате студенти без обявена специалност, които наближават праговете за кредити, да изисквате документация след срещите и да откривате студенти в риск, преди те да изчезнат от погледа ви.
Готови ли сте да превърнете тези работни потоци в система, която може да се повтаря? Създайте своя работен пространство за управление на грантове в ClickUp.
💡 Съвет от професионалистите: Започнете с един работен процес, като например отложени регистрации, работа с рискови студенти или проследяване на срещи, преди да внедрите системата в цялата консултантска дейност. По-малък пилотен проект помага на екипа ви да усъвършенства шаблоните, прехвърлянията и правилата за автоматизация, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни персонализирани полета за задачи по академично консултиране
Тези полета създават последователен оперативен архив за натовареността на студентите, срещите, планирането на дипломите, разрешаването на отлаганията и работните потоци за интервенция.
| Поле | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Студентски номер | Кратък текст | Уникален идентификатор на студента |
| Класификация | Падащо меню | Първа година, Втора година, Трета година, Четвърта година, Магистърска степен, Прехвърляне |
| Специалност/Допълнителна специалност | Падащо меню | Статус на академичната програма или проучването на студента |
| Назначен съветник | Хора | Основен консултант, отговорен за студента |
| Кумулативен среден успех | Брой | Моментална снимка на академичния статус |
| Завършени кредити | Брой | Напредък към завършване на образованието |
| Ниво на риск | Падащо меню | Зелено, жълто, червено |
| Последният контакт за консултация | Дата | Най-скорошно взаимодействие между студент и консултант |
| Задържания при регистрация | Етикети или падащо меню | Задържане за консултация, финансово задържане, задържане за имунизация, задържане за поведение, необходимо преодоляване |
| Следваща среща | Дата | Предстояща среща за консултации |
| Статус на напредъка по специалността | Падащо меню | На път, Нуждае се от преглед, В риск, Преглед за дипломиране |
| Статус „Недеклариран“ | Падащо меню | Декларирани, Проучващи, Ограничили опциите, Намерение за деклариране |
📘 Прочетете също: Разгледайте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на стипендии.
Основни примери за автоматизация при академичното консултиране
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които поддържат работните потоци за натовареност, общуване, отлагания и интервенции, без да се налага повторно ръчно проследяване.
| Когато… | След това… |
|---|---|
| Студентът няма контакт за консултации от 60 дни | Създайте задача за проактивна работа с клиенти и я възложете на консултанта |
| Средносрочната оценка в основен курс пада под C | Маркирайте студента като „Жълт риск“ и създайте задача за последваща среща |
| Студентът има спиране за консултация преди отварянето на регистрацията | Създайте задача за разрешаване на задържания и дайте приоритет на контактите според класификацията |
| Студент без обявена специалност достига 45 кредита, без да е обявил специалност | Активирайте списъка за проверка за избор на специалност и уведомете консултанта |
| Студентът е маркиран като „червен риск“ | Създайте задача за план за интервенция с контролни точки за проследяване след 2 и 6 седмици |
| Срещата е маркирана като „Завършена“ | Накарайте консултанта да записва бележки, задачи за изпълнение, препратки и датата на следващото проследяване |
📘 Прочетете също: Научете как работят персонализираните полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на консултиране
AI агентът за академично консултиране не е чатбот, който отговаря на въпроси за каталозите с курсове. Това е система, която работи във вашето работно пространство за управление на проекти и извършва структурираната, повтаряща се работа, която вашият екип понастоящем извършва ръчно: проследяване на натовареността, маркиране на рискови студенти, управление на отлагания и документиране на консултантските взаимодействия.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави операторът | Какво замества |
| Приемане и разпределяне | Автоматично разпределя новоприетите студенти към консултанти въз основа на специалност, класификация и капацитет за работа; генерира списъци за предварителна консултация | Ръчно балансиране на натоварването чрез електронни таблици и представяне по имейл |
| Планиране на дипломирането | Проследява изискванията за дипломиране, последователността на курсовете и напредъка по кредитите; сигнализира за студенти, които не са на път да завършат четиригодишното си обучение | Консултантът ръчно сравнява DegreeWorks и електронните таблици всеки семестър |
| Проактивни контакти | Задейства контакти, когато студентите пропуснат важни етапи: липса на контакт в рамките на 60 дни, недекларирани над 45 кредита, предупреждения за оценки в средата на семестъра | Реактивен модел, при който студентите трябва сами да се идентифицират и да си запазват срещи |
| Подкрепа при регистрацията | Управлява опашките за разрешаване на блокировки, обработва на групи разрешенията за консултации преди периодите за регистрация, проследява заявките за отмяна на ограничения | Вериги от имейли, опашки на място и суматоха при регистрация в последния момент |
| Проучване на специалности | Проследява напредъка на студентите, които все още не са заявили специалност, чрез проучвателни дейности, кариерни оценки и срещи с преподаватели с цел избор на специалност | Неформални проверки без документация или отчетност |
| Намеса и предаване | Маркира рисковите студенти чрез оценка на риска, създава планове за интервенция с графици за проследяване и прехвърля пълната история при смяна на консултанта | Загуба на колективно знание, когато съветниците напускат или студентите сменят специалността си |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да видите как работни потоци, задачи и автоматизации, генерирани от изкуствен интелект, се съчетават на практика.
Вариации за различни видове институции
Посоченото по-горе указание важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте указанието за вашето учебно заведение:
| Тип на институцията | Ключови настройки |
| Изследователски университет от категория R1 (над 600 студенти на един консултант) | Използвайте пълния текст на подсказката така, както е. Добавете ниво за координация на консултантите по катедри. Включете програми за консултиране на студенти в магистърска степен. Интегрирайте с централизирано и катедрово предаване на консултантските функции при обявяване на специалност. |
| Университет R2 (300–500 студенти на съветник) | Опростете оценяването на риска до две нива (на прав път / изисква внимание). Намалете работния процес за проучване на специалностите, за да се фокусирате върху студентите без обявена специалност, които са натрупали над 30 кредита. Добавете оценката на прехвърлените студенти като приоритетен работен процес. |
| Предимно институция за бакалавърско обучение (100–250 студенти на съветник) | Наблегнете на документацията за консултиране, основана на взаимоотношенията. Добавете координация с факултетните съветници, тъй като много PUI използват споделени модели. Включете шаблон за четиригодишен план, създаден съвместно с всеки студент по време на ориентацията. |
| Общински колеж (над 400 студенти на един консултант) | Фокусирайте се върху насочените пътеки и проучването на мета-специалности. Заменете проследяването на четиригодишните степени с проследяване на степени от първи цикъл и пътеки за прехвърляне. Добавете мониторинг на едновременна записване и двойни кредити. Дайте приоритет на проследяването на финансовата помощ по SAP. |
| Професионално училище (варира значително) | Заменете проследяването на плана за дипломиране с проследяване на завършването на програмата. Добавете проследяване на етапите за получаване на квалификации и сертификати. Фокусирайте се върху канала за назначаване в индустрията и координацията на партньорствата с работодатели. Включете графици за подготовка за изпити за лицензиране. |
Управлявайте академичното консултиране на едно място
Академичното консултиране се проваля, когато натовареността, напредъка по дипломите, бележките за срещи, задържанията при регистрация и плановете за интервенция се намират в отделни системи без обща оперативна визия. С ClickUp Brain, персонализирани полета и автоматизации вашата институция може да превърне консултантските операции в една повтаряема система, която поддържа управление на натовареността, проследяване на дипломите, разрешаване на задържания и проактивна работа със студентите на едно място.
Целта не е да замести вашата SIS, платформата за проверка на дипломите или платформата за консултиране. Целта е да се намали координационната работа около тях, да се подобри видимостта през целия цикъл на обучение на студентите и да се даде на консултантите повече време за разговорите, които действително променят резултатите. Започнете с горното указание, адаптирайте го към вашия модел на консултиране и студентската популация и създайте настройка, която вашият екип може действително да използва всеки семестър.
Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси относно академичното консултиране с помощта на изкуствен интелект
Не. AI агентите автоматизират административната работа, която пречи на консултантите да консултират: проследяване на натовареността, управление на отлаганията, документиране на бележки и маркиране на рискови студенти. Релационното, развиващо консултиране, което променя резултатите на студентите (помагане на студент от първото поколение да проучи специалностите, наставничество на студент с трудности през академичния изпитателен срок), все още изисква човешки консултант. Агентът дава на консултантите повече време за тези разговори.
Работното пространство на AI агента работи успоредно с вашите съществуващи системи за студентска информация и проверка на дипломите. Данните за напредъка по дипломите от вашата SIS (Banner, PeopleSoft, Colleague) и инструментите за проверка (DegreeWorks, uAchieve) се синхронизират в персонализирани полета за всяка студентска задача. Агентът не замества вашата система за регистриране. Той се превръща в оперативния слой, където вашият екип за консултиране проследява задачите, контактите и сътрудничеството въз основа на тези студентски данни.
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли и криптиране при съхранение и пренос. Разрешенията на ниво съветник означават, че всеки съветник вижда само възложените му студенти. Няма данни, които се използват за обучение на модели на изкуствен интелект. Пълни подробности на страницата за сигурност.
Всяко взаимодействие по консултиране се документира в историята на задачите на студента: бележки, действия, препратки, планове за интервенция и графици за последващи действия. Когато студент смени консултант (поради промяна на специалността, напускане на консултанта или преразпределение на натовареността), цялата история на консултирането се прехвърля заедно със задачата. Не се губи институционално знание, което е най-често срещаната жалба при смяна на консултанти.
Не. Подсказката включва променливи за типа на институцията и модела на консултиране. Малък колеж по хуманитарни науки с 150 студенти на консултант се възползва от автоматизацията на документацията, предаването на случаи и проактивната работа с общността точно толкова, колкото и университет от първи ранг с 600 студенти на консултант. Вижте също как AI агентите могат да помогнат при управлението на грантове и институционалните изследвания в целия ви кампус.