Средностатистическият кариерен център обслужва 1 381 студенти на един член на професионалния персонал, но едва 43% от студентите оценяват опита си с кариерните услуги като полезен. Кариерните центрове са затрупани с организацията на срещи, поддържането на връзка с работодателите и проучванията за първата работна позиция, докато самото кариерно консултиране страда. Изкуствен интелект, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира проследяването на срещите, управлението на взаимоотношенията с работодателите, координацията на кариерни изложения и отчитането на резултатите, като по този начин освобождава персонала да се фокусира върху студентите.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за кариерни услуги за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате проблемите с координацията, които този вид система е предназначена да реши. За повечето кариерни центрове проблемът не е в липсата на търсене от страна на студентите или на активност от страна на работодателите. Проблемът е, че срещите, контактите с работодателите, събитията и отчетите за резултатите се водят в прекалено много несвързани инструменти, за да може екипът да ги управлява ефективно.
За кого е предназначена тази услуга за професионално ориентиране
Тази конфигурация е предназначена за директори на кариерни центрове, екипи за връзки с работодатели, кариерни консултанти, персонал, отговарящ за практическото обучение, отговорници за проучвания относно първата работа на завършилите, както и ръководители по успеваемостта на студентите, отговарящи за координирането на подкрепата за студентите, взаимодействието с работодателите и отчитането на резултатите. Тя е особено полезна за институции, които вече използват платформа за кариерни услуги, но все още разчитат на ръчна координация за управлението на срещи, събития, последващи действия и отчитане.
Проблемът: Вашият кариерен център отчита 10 000 взаимодействия със студенти чрез електронна таблица, платформата Handshake и електронна поща
Ако ръководите университетски кариерен център, вече сте запознати с това напрежение. Отговорността ви е да помагате на всеки студент в университета да намери своя път след дипломирането, да доказвате постигнатите резултати пред акредитационните органи, да поддържате връзки с десетки работодатели, да организирате кариерни изложения и някак си да намирате време за индивидуално кариерно консултиране. От вашия екип от 5–15 души се очаква да обслужва студентска общност, наброяваща хиляди души.
Оперативната реалност е сурова: графиците за срещи се съхраняват в една система, контактите с работодателите – в друга, данните от проучването за първото работно място – в трета, а координацията на събитията – в имейл кореспонденция. 59,3% от персонала на кариерните центрове вече използва изкуствен интелект в някаква степен, но предимно за еднократни задачи, а не за системна автоматизация на работния процес. Междувременно проучването на NACE за първата дестинация показва, че само 55% от завършилите бакалавърска степен са известни, което означава, че почти половината от резултатите на вашите възпитаници остават неизвестни. Това не е проблем с данните. Това е проблем с работния процес.
Центърът за кариерно развитие е един от най-видимите показатели за стойността на институцията. Акредитационните органи искат данни за процента на назначаване. Родителите искат резултати. Студентите искат работа. А вашият екип се занимава с съгласуване на данни, вместо да постига резултати.
Как Университетът в Маями реши този проблем: Центърът за професионално ориентиране и успех на Университета в Маями (25 членове на екипа) използва ClickUp за управление на над 200 студентски събития годишно с успеваемост от 98%, в които участваха 19 107 студенти.
Майкъл Търнър, заместник-директор:
На път сме да се превърнем в един от водещите кариерни центрове в Съединените щати. ClickUp е от ключово значение за това да разполагаме с план за успех.
На път сме да се превърнем в един от водещите кариерни центрове в Съединените щати. ClickUp е от ключово значение за това да разполагаме с план за успех.
Ето къде се крие възможността. Не става въпрос за замяна на вашата платформа за кариерно ориентиране, а за създаване на единен оперативен слой, който да обхваща взаимодействията между студенти, работодатели, събития и отчетност. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете функционираща система за кариерно ориентиране в рамките на вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да изпробвате подобен модел във вашия кариерен център? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към вашите студенти, работодателите, с които работите, и целите, които сте си поставили.
Ето къде се крие възможността. Не става въпрос за замяна на вашата платформа за кариерно ориентиране, а за създаване на единен оперативен слой, който да обхваща взаимодействията между студенти, работодатели, събития и отчетност. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете функционираща система за кариерно ориентиране в рамките на вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да изпробвате подобен модел във вашия кариерен център? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към вашите студенти, работодателите, с които работите, и целите, които си поставяте.
Искате ли да изпробвате подобен модел във вашия кариерен център? Започнете с предложението по-долу и го адаптирайте към вашите студенти, работодателите, с които работите, и целите, които сте си поставили.
Задачата: Създайте своя работна среда за проследяване на кариерните услуги с помощта на изкуствен интелект
Копирайте този шаблон, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен „ClickUp Super Agent“, попълнете данните за вашата институция и ще получите пълноценно работно пространство за кариерни услуги с функции за проследяване на срещи, CRM за работодатели, управление на кариерни изложения и отчитане на резултатите.
Резултатът трябва да ви предостави солиден първоначален вариант на оперативната ви структура, включващ йерархии на задачите, логика на обхвата, контролни точки за отчитане и работни процеси за последващи действия. След това екипът ви може да го адаптира в съответствие с капацитета на персонала, състава на преподавателите и приоритетите за ангажираност на студентите.
Резултатът трябва да ви предостави солиден първоначален вариант на оперативната ви структура, включващ йерархии на задачите, логика на обхвата, контролни точки за отчитане и работни процеси за последващи действия. След това вашият екип може да го адаптира в съответствие с капацитета на персонала, състава на преподавателите и приоритетите по отношение на ангажираността на студентите.
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи „Супер агент“ за управление на грантове?
Отворете ClickUp Brain и поставете горното указание, за да създадете персонализиран „Супер агент“ за вашето работно пространство.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите своето пространство, съберете данните от кариерните услуги, които вашият екип вече използва във връзка със срещи, взаимодействия с работодатели, събития и отчети за резултатите. Те обикновено включват видове срещи, сегменти на студентите, контакти с работодатели, календари на събитията, графици за проучвания за първото работно място и данни за проследяване на стажовете. Използването на изчистени входни данни прави вашите автоматизации, информационни табла и работни потоци за последващи действия значително по-надеждни.
- Създайте структура на работното си пространство. Настройте специално пространство, наречено „Кариерни услуги“. Добавете четири папки, за да организирате работата през целия цикъл на студентите и работодателите: „Взаимодействие със студентите“ за срещи, посещения, случаи за наставничество и проследяване на компетенциите; „Връзки с работодателите“ за профили на работодатели, дейности по набиране на персонал и управление на партньорства; „Събития и кариерни изложения“ за изложения, събития за създаване на контакти, информационни сесии и логистика на събитията; и „Резултати и отчети“ за проучвания за първата дестинация, проследяване на степента на знания, отчети за акредитация и годишни прегледи на данните.
- Конфигуриране на потребителски полета за всяка задача Добавете потребителски полета към шаблоните си за кариерни услуги, така че всяко взаимодействие със студент, връзка с работодател, събитие и запис за резултати да включва ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да проследява напредъка и да отчита резултатите. Включете полета за студентски номер, випуск, специалност, брой посещения, статус на студент от първото поколение в семейството, статус на резултата, ниво на партньорство с работодателя и степен на осведоменост. Тази последователна структура прави таблата за управление, автоматизациите и отчетите между екипите много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain във вашето ново пространство и поставете подсказката от по-горе. Попълнете променливите, включително името на институцията, броя на студентите, броя на персонала, използваните инструменти, броя на работодателите, броя на кариерните изложения, процента на придобитите знания и процента на постигнатите резултати. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първоначален проект на вашата система за насрочване на срещи, CRM за работодатели, работни потоци за събития и табла за резултати, след което го усъвършенствайте в съответствие с дейността на вашия център.
- Настройване на автоматизирани процеси за текущо управление Създайте автоматизирани процеси, за да поддържате работата на кариерните услуги без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да инициирате контакти със студенти, които не са проявили интерес, да управлявате задачите за обратното броене до кариерните изложения, да стартирате поредици от проучвания за първата работна позиция, да маркирате изтекли партньорства с работодатели и да проследявате превръщането на стажовете в постоянни работни места във времето.
Създайте специално пространство, наречено „Кариерни услуги“. Добавете четири папки, за да организирате работата по целия цикъл на взаимодействие със студентите и работодателите: „Взаимодействие със студентите“ за срещи, посещения без предварителна уговорка, случаи за наставничество и проследяване на компетенциите; „Връзки с работодателите“ за профили на работодатели, дейности по набиране на персонал и управление на партньорства; „Събития и кариерни изложения“ за изложения, събития за създаване на контакти, информационни сесии и логистика на събитията; и „Резултати и отчетност“ за проучвания относно първото работно място, проследяване на степента на усвояване на знанията, отчети за акредитация и годишни прегледи на данните.
Добавете персонализирани полета към шаблоните на кариерните услуги, така че всеки запис за взаимодействие със студент, връзка с работодател, събитие и резултат да съдържа ключовите данни, от които екипът ви се нуждае, за да проследява напредъка и да отчита резултатите. Включете полета за студентски номер, випуск, специалност, брой посещения, статут на студент от първото поколение в семейството, статус на резултата, ниво на партньорство с работодателя и степен на осведоменост. Тази последователна структура прави информационните табла, автоматизацията и отчитането между екипите много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката от по-горе. Попълнете променливите, включително името на институцията, броя на студентите, броя на персонала, използваните инструменти, броя на работодателите, броя на кариерните изложения, процента на придобитите знания и процента на постигнатите резултати. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първоначален проект на системата за насрочване на срещи, CRM за работодатели, работни потоци за събития и табла за резултати, след което го адаптирайте към дейността на вашия център.
Създавайте автоматизирани процеси, за да поддържате работата на кариерните служби без необходимост от постоянно ръчно проследяване. Използвайте правила, за да инициирате контакти със студенти, които не са проявили интерес, да управлявате задачите по отброяването до кариерните изложения, да стартирате поредици от проучвания за първото работно място, да маркирате партньори-работодатели, чиито договори са изтекли, и да проследявате превръщането на стажовете в постоянни работни места във времето.
Готови ли сте да превърнете тези работни процеси в система, която може да се използва многократно? Създайте своя работен пространство за управление на грантове в ClickUp.
💡 Съвет от професионалистите: Започнете с един работен процес, като например анкети за първата дестинация, проследяване на срещи или последващи действия от страна на работодателя, преди да внедрите системата в целия кариерен център. По-малък пилотен проект ще помогне на екипа ви да усъвършенства шаблоните, правилата за отговорност и изгледите на отчетите, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни потребителски полета за проследяване на кариерните услуги
Тези полета осигуряват последователна документация за дейностите, свързани с срещите със студентите, взаимодействието с работодателите, събитията, отчитането на резултатите и координацията на стажовете.
| Поле | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Студентска карта | Кратък текст | Уникален идентификационен номер на студента |
| Випуск | Падащо меню | Първокурсник, Второкурсник, Третокурсник, Четвъртокурсник, Магистър, Възпитаник |
| Майор | Падащо меню | Академична програма за студенти |
| Брой посещения | Номер | Брой взаимодействия с кариерния център |
| Статут на първото поколение | Падащо меню | Първо поколение, Не е първо поколение, Неизвестно |
| Статус на резултата | Падащо меню | Работи на пълен работен ден, Работи на непълен работен ден, Продължаващо обучение, Военна служба/служба, Търси работа, Търси обучение, Не търси, Неизвестно |
| Ниво „Партньор-работодател“ | Падащо меню | Потенциален клиент, Заинтересован, Активен партньор, Стратегически партньор, Неактивен |
| Процент на знанията | Брой (%) | Процент на известните резултати за завършилите |
| Вид събитие | Падащо меню | Панаир на кариерата, Информационна сесия, Събитие за създаване на контакти, Дискусионен форум, Работна група |
| Компетентност за професионална подготовка | Етикети | Комуникация, Критично мислене, Работа в екип, Технологии, Равенство и приобщаване, Професионализъм, Кариерно развитие и личностно усъвършенстване, Лидерство |
📘 Прочетете още: Разгледайте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на безвъзмездни средства.
Основни примери за автоматизация при проследяването на кариерните услуги
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които да осигуряват безпроблемно протичане на срещите, взаимодействието с работодателите, панаирите и отчитането на резултатите, без да се налага повторно ръчно проследяване.
| Когато… | След това… |
|---|---|
| Един студент стига до трети курс, без да е посетил центъра за кариерно ориентиране | Създайте задача за работа с общността и я възложете на съветник или на отговорник за успеха на студентите |
| Статусът на даден възпитаник остава „Неизвестен“ 30, 60, 90 или 120 дни след завършването | Задействайте следващата вълна от анкети за първата дестинация и регистрирайте опита |
| Работодателят не е наемал служители през последните 12 месеца | Създайте задача за подновяване на взаимодействието и я възложете на отговорника за връзката |
| Остават 14 дни до панаира на кариерите | Изгответе окончателния списък за проверка на логистиката и разпределете подзадачите, свързани със щанда, маркетинга и персонала |
| Записването на студент е отбелязано като „Завършено“ | Създайте последващи действия и регистрирайте засегнатите компетенции |
| Изтича крайният срок на стажа | Създайте задача за проследяване на преминаването и помолете студента или работодателя да предостави данни за резултатите от назначаването |
📘 Прочетете още: Научете как работят потребителските полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на кариерните услуги
AI-агентът за кариерни услуги не е алгоритъм за подбор на работа. Това е система, която работи в рамките на вашата работна среда за управление на проекти и се грижи за оперативната инфраструктура, от която се нуждае вашият кариерен център: планиране, проследяване, последващи действия, отчитане. Кариерното консултиране остава в ръцете на хора. Логистиката се автоматизира.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
| Прием на студенти | Проследява първите посещения, сигнализира за групи от населението с недостатъчен достъп до услуги, разпределя консултантите според специалността им и с оглед на баланса в натовареността | Регистриране на посетителите на място и ръчно водене на отчети в електронни таблици |
| Кариерен коучинг | Записва резултатите от срещите, проследява развитието на компетенциите и задейства последващи задачи след всяка сесия | Хартиени бележки и изолирани обобщения на срещите |
| Ангажираност на работодателите | Управлява процеса на взаимодействие с работодателите – от потенциални партньори до стратегически партньори, проследява посещенията в университетите и резултатите от набирането на кадри | Разпръснати контакти в Handshake, по електронна поща и в лични адресни книги |
| Кариерни изложения | Координира логистиката от регистрацията до последващите действия след изложението, проследява разходите за всяко взаимодействие със студент | Планиране на събития чрез имейл кореспонденция без централизиран списък за проверка |
| Проследяване на резултатите | Извършва събиране на данни за първата дестинация от различни източници, проследява нивото на осведоменост при вълни на ескалация и генерира отчети по основни категории | Ръчно проследяване на проучвания и бърза подготовка на данните в края на годината |
| Отчети за акредитация | Обобщава резултатите по демографски показатели, специалности и програми за изготвяне на доклади, отговарящи на изискванията на акредитационните органи | Седмици на ръчно събиране на данни преди посещенията на място |
Искате ли да видите как работят „Суперагентите“ в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да разберете как генерираните от изкуствен интелект работни процеси, задачи и автоматизации се съчетават на практика.
Варианти за различни видове институции
Посоченото по-горе съобщение важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте съобщението за вашето учебно заведение:
| Вид институция | Основни промени |
| Изследователски университет от категория R1 (20 000–50 000 студенти) | Използвайте пълния текст на подсказката без промени. Добавете кариерни центрове, специализирани по специалности (инженерство, бизнес, изкуства и науки). Разширете базата данни с работодатели до над 500 компании. Добавете проследяване на кариерното развитие на докторанти и постдокторанти. Интегрирайте системата с работните процеси за връзки с възпитаниците. |
| Университет от втора категория (10 000–20 000 студенти) | Преминаване към модел на централизиран кариерен център. Намаляване на категориите работодатели до три (потенциални, активни, стратегически). За по-голяма ефективност проследяването на първата работа да се фокусира върху 10-те специалности с най-голям брой записани студенти. |
| Университет, предлагащ предимно бакалавърски програми (2 000–5 000 студенти) | Да се постави акцент върху модела на взаимоотношенията при кариерното консултиране, а не върху организирането на многобройни събития. Да се засили интеграцията на преподавателския състав в процеса на кариерно наставничество. Да се намали честотата на кариерните борси, но да се подобри проследяването на качеството на работодателите. |
| Общински колеж (5 000–20 000 студенти) | Заменете традиционния модел на кариерни борси с консултативни съвети на работодатели и събития за набиране на персонал. Добавете проследяване на развитието на работната сила и стажовете. Насочете резултатите към пътя от придобиване на квалификация към наемане на работа. Съгласувайте с изискванията за отчитане по Закона „Пъркинс V“. |
| Професионално училище (500–5 000 ученици) | Да се постави акцент върху проследяването на процента на назначаване като основен показател (изискване за акредитация). Да се замени CRM системата за работодатели с управление на клиничните бази и местата за стаж. Да се добави проследяване на процента на успешно издържалите лицензионни изпити. Да се опрости до три категории резултати: наети в областта, наети извън областта, продължаващо обучение. |
Управление на проследяването на кариерните услуги на едно място
Проследяването на кариерните услуги се проваля, когато данните за срещите със студенти, взаимоотношенията с работодатели, събитията, анкетите и резултатите се съхраняват в отделни системи без обща оперативна визия. С помощта на ClickUp Brain, потребителските полета и автоматизациите вашата институция може да превърне проследяването на срещите, взаимодействието с работодатели, координацията на кариерни изложения и отчитането на първоначалното назначение в една единна оперативна система.
Целта не е да замести вашата платформа за кариерно ориентиране или системите за студентска информация. Целта е да се намали координационната работа, свързана с тях, да се подобри прозрачността в работните процеси на студентите и работодателите и да се освободи време на вашия персонал, за да може той да посвещава повече време на наставничеството на студентите, вместо да се занимава с търсене на данни. Започнете с горното предложение, адаптирайте го към вашия студентски състав и база от работодатели и създайте система, която вашият екип действително може да използва всеки семестър. Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси относно проследяването на кариерните услуги с помощта на изкуствен интелект
AI агентите не провеждат анкети сред завършилите студенти. Те автоматизират многоетапните кампании за контакт, които повишават процента на отговорилите. Агентът създава задачи за анкетиране при завършването, задейства изпращането на имейли, SMS-и и съобщения от преподаватели на 30-ия, 60-ия, 90-ия и 120-ия ден, проследява кои завършили все още не са отговорили и сигнализира, когато процентът на отговорилите застине. NACE поставя цел от 65% за процента на отговорилите. Систематичното проследяване е начинът да постигнете тази цел.
Работното пространство за агентите по кариерно развитие работи в синхрон с вашата съществуваща платформа за управление на кариерни услуги. Данните за работодателите, историята на срещите и обявите за работа от Handshake или Symplicity се синхронизират в персонализирани полета в задачите. Агентът не замества вашия мениджър по кариерно развитие (CSM). Той се превръща в координационен слой, чрез който вашият екип управлява работните процеси, проследява резултатите и организира кариерни изложения въз основа на тези данни.
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли, както и криптиране на данните в покой и при пренос. Разрешенията в кариерния център гарантират, че консултантите виждат само възложените им студенти. Няма данни, които да се използват за обучение на модели на изкуствен интелект. Пълна информация можете да намерите на страницата за сигурност.
Handshake свързва студентите с работодатели и обяви за работа. Това е платформа за обмен. ClickUp с AI-агент представлява оперативния слой, в който вашият кариерен център управлява вътрешните работни процеси: организация на срещи, натовареност на персонала, планиране на кариерни изложения, проследяване на резултатите и отчитане за акредитация. Те служат за различни цели и работят най-добре заедно.
Особено за малък екип. Когато трима души обслужват 5000 студенти, всеки ръчен процес, който може да бъде автоматизиран, освобождава време за най-важната работа: кариерно консултиране. Системата се занимава с проследяването на срещите, задачите за последващи действия и провеждането на анкети, така че вашият екип да може да се съсредоточи върху студентите, а не върху таблиците.