Изследователите от факултетите на американските университети прекарват 44,3% от времето си, финансирано от федералното правителство, в административни задачи, а не в действителни научни изследвания. В целия сектор само спазването на нормативните изисквания, свързани с научните изследвания, струва около 10 милиарда долара годишно. AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира проследяването на протоколи, мониторинга на спазването на нормативните изисквания, разкриването на конфликти на интереси, инспекциите за безопасност в лабораториите и координацията между няколко главни изследователи, което спестява часове на администраторите на научни изследвания и преподавателите всяка седмица.
По-долу е копие на AI агент, което можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за управление на научни изследвания за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате оперативната разпръснатост, която този вид система е проектирана да коригира. За повечето научноизследователски офиси проблемът не е липсата на системи. Проблемът е ръчната координационна работа, разпръсната между платформи за протоколи, електронни таблици, пощенски кутии и несвързани инструменти за спазване на изискванията.
Кой трябва да използва тази настройка за управление на научни изследвания: Тази настройка е предназначена за служби за съответствие в научните изследвания, администратори на IRB и IACUC, ръководители на научноизследователски операции, координатори за съответствие, екипи за контрол на износа и помощен персонал на факултета, който управлява научноизследователски среди с голям брой протоколи или изисквания за съответствие.
Това е особено полезно за институции, които вече разполагат със системи за подаване на документи, но все още разчитат на ръчна координация за управление на подновявания, инспекции, разкрития и последващи действия между екипите.
Проблемът: Вашият изследователски офис е затрупан с документи за съответствие, докато главните изследователи чакат отговори
Ако работите в изследователска служба, картината ви е позната. Вашият екип управлява стотици активни протоколи в IRB, IACUC, IBC и контрол на износа, всеки с свои собствени изисквания за подаване, срокове за преглед и срокове за подновяване. Разкриването на конфликти на интереси се извършва по различни графици от различни агенции. Инспекциите за безопасност в лабораториите се проследяват в една система, плановете за управление на данни – в друга, а разкриването на изобретения – в трета.
Проучването на Федералното демонстрационно партньорство за натовареността на преподавателите през 2018 г. потвърди това, което администраторите на научни изследвания вече знаеха: преподавателите съобщиха, че прекарват 44,3% от времето си за научни изследвания в административни задачи, което е увеличение от 42% в предишни проучвания, без признаци за подобрение въпреки години на федерални обещания за намаляване на тежестта. Междувременно целият сектор на висшето образование харчи около 27 милиарда долара годишно за спазване на федералните регулации, като 10 милиарда от тях отиват директно за спазване на изискванията, свързани с научните изследвания.
Това е различно от управлението на грантове, което се фокусира върху финансовия цикъл на наградите. Администрацията на научните изследвания е по-широка. Тя включва съответствието, управлението и оперативните системи, които поддържат одобряването на протоколи, разкриването на информация, инспекциите, управлението на данни и координацията между много екипи в цялата научноизследователска организация. В много институции тази работа все още се извършва с помощта на институционалната памет, вериги от имейли и таблици, на които никой не се доверява напълно.
Това е различно от управлението на грантове, което се фокусира върху финансовия цикъл на наградите. Администрацията на научните изследвания е по-широка. Тя включва съответствието, управлението и оперативните системи, които поддържат одобряването на протоколи, разкриването на информация, инспекциите, управлението на данни и координацията между много екипи в цялата научноизследователска организация. В много институции тази работа все още се извършва с помощта на институционалната памет, вериги от имейли и електронни таблици, на които никой не се доверява напълно.
Как CU Anschutz реши този проблем: Кампусът CU Anschutz на Университета на Колорадо замени пет стари системи с ClickUp за над 170 потребители в централизирания си ИТ екип. Ръчното отчитане спадна до нула.
Анна Алекс, директор на Campus Technology Services:
Моралът на екипа се повиши, защото хората искат да решават проблеми, а не да създават пивотни таблици.
Моралът на екипа се повиши, защото хората искат да решават проблеми, а не да създават пивотни таблици.
Това е възможността, която се предлага тук. Не се заместват институционалните системи, а се намалява ръчната координационна работа около тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща структура за управление на научните изследвания във вашата платформа за управление на проекти.
Това е възможността, която се предлага тук. Не се заместват институционалните системи, а се намалява ръчната координационна работа около тях. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща структура за управление на научните изследвания във вашата платформа за управление на проекти.
Подсказка: Създайте свое работно пространство за управление на научните изследвания с изкуствен интелект
Копирайте този подсказ, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните на вашата институция и ще получите цялостно работно пространство за управление на научни изследвания с проследяване на протоколи, календари за спазване на изискванията, правила за автоматизация и свързани работни процеси.
Резултатът трябва да ви даде солиден първи проект на вашата оперативна структура, включително йерархии на задачите, логика на крайните срокове и контролни точки за спазване на изискванията. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на типа на вашата институция, комисиите за преглед и изискванията на спонсорите.
Искате ли да тествате подобен модел във вашия изследователски офис? Започнете с подсказката за управление на научните изследвания по-долу и я адаптирайте към вашата институция!
Подсказка:
→ Готови ли сте да създадете своя първи супер агент за управление на научни изследвания?
Отворете ClickUp Brain и поставете горния подкана, за да генерирате структура на работното пространство с проследяване на протоколи, етапи на съответствие и работни потоци за ескалация. Безплатно за стартиране.
След като бъде създаден вашият агентски план, следващата стъпка е да го превърнете в практическо работно пространство, което вашият изследователски офис може да използва всеки ден.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Преди да настроите пространството си, съберете информацията, която екипът ви вече използва за управление на изследователските операции. Това обикновено включва списъци с активни протоколи, собственост на PI, дати на изтичане, цикли на разкриване, графици за инспекции, изисквания на спонсорите, записи за обучение и всички системи, които се използват в момента за проследяване на IRB, IACUC, IBC или COI. Започването с чисти входни данни прави автоматизацията, таблата и работните потоци за ескалация много по-надеждни.
- Създайте структурата на работното си пространство Настройте специално пространство, наречено Управление на научните изследвания. Добавете пет папки, за да организирате работата през целия цикъл на управление на научните изследвания: Управление на протоколи за IRB, IACUC, IBC и прегледи на контрола върху износа, Съответствие и разкрития за разкрития на конфликт на интереси и съответствие на обучението, Безопасност в лабораторията за инспекции и коригиращи действия, Интелектуална собственост и изобретения за разкрития и патентна дейност и Изследователски екипи за проекти с много главни изследователи, подизпълнители и промени в персонала.
- Конфигурирайте персонализирани полета за всяка изследователска задача Добавете персонализирани полета към шаблоните си за протоколи и задачи за съответствие, за да може екипът ви да проследява едни и същи основни данни в работните процеси на изследователската дейност. Включете полета за номер на протокола, главен изследовател, тип преглед, спонсорираща агенция, статус на съответствие, дата на изтичане, ниво на риск и свързани грантове. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и работните процеси за ескалация много по-надеждни.
- Поставете подсказката в ClickUp Brain Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката от по-горе. Попълнете променливите, включително името на институцията, типа на институцията, разходите за научни изследвания, броя на активните протоколи, броя на персонала и основните спонсори. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи чернови вариант на вашата система за проследяване на протоколи, календари за съответствие и логика за автоматизация, след което го усъвършенствайте за работните процеси на вашата институция.
- Настройте автоматизации за текущо управление Създайте автоматизации, за да поддържате работата по управлението на научните изследвания без постоянни ръчни проверки. Използвайте правила, за да задействате задачи за подновяване на протоколи, да стартирате годишни цикли на разкриване на конфликти на интереси, да ескалирате нерешени констатации за лабораторна безопасност, да създавате задачи за отчитане по Bayh-Dole и да маркирате ключови промени в персонала, които изискват уведомяване на спонсора.
Създайте специално пространство, наречено Управление на научните изследвания. Добавете пет папки, за да организирате работата през целия цикъл на управление на научните изследвания: Управление на протоколи за IRB, IACUC, IBC и прегледи на контрола върху износа, Съответствие и разкрития за разкрития на конфликт на интереси и съответствие на обучението, Безопасност в лабораторията за инспекции и коригиращи действия, Интелектуална собственост и изобретения за разкрития и патентна дейност и Изследователски екипи за проекти с много главни изследователи, подизпълнители и промени в персонала.
Добавете персонализирани полета към шаблоните си за протоколи и задачи за съответствие, за да може екипът ви да проследява едни и същи основни данни в работните процеси на научните изследвания. Включете полета за номер на протокола, главен изследовател, тип преглед, спонсорираща агенция, статус на съответствие, дата на изтичане, ниво на риск и свързани грантове. Тази последователна структура прави таблата, автоматизациите и работните процеси за ескалация много по-надеждни.
Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете горния прозорец. Попълнете променливите, включително името на институцията, типа на институцията, разходите за научни изследвания, броя на активните протоколи, броя на персонала и основните спонсори. Използвайте генерирания резултат, за да създадете първи чернови вариант на системата си за проследяване на протоколи, календари за спазване на изискванията и логика за автоматизация, след което го усъвършенствайте за работните процеси на вашата институция.
Създайте автоматизации, за да поддържате работата по управлението на научните изследвания без постоянни ръчни проверки. Използвайте правила, за да задействате задачи за подновяване на протоколи, да стартирате годишни цикли за разкриване на конфликти на интереси, да ескалирате нерешени констатации за лабораторна безопасност, да създавате задачи за отчитане по Bayh-Dole и да маркирате ключови промени в персонала, които изискват уведомяване на спонсора.
Готови ли сте да превърнете тези работни процеси в система, която може да се повтаря? Създайте свое работно пространство за управление на научни изследвания в ClickUp.
💡 Професионален съвет: Започнете с един офис, тип протокол или работен поток за съответствие, преди да внедрите системата в цялата изследователска организация. По-малък пилотен проект помага на екипа ви да усъвършенства структурите, правилата за автоматизация и разрешенията, преди да преминете към мащабиране.
Препоръчителни потребителски полета за задачи, свързани с управлението на научните изследвания
Тези полета създават последователен оперативен архив на протоколи, разкрития, инспекции и работни процеси на изследователския екип, което прави таблата и автоматизациите много по-полезни.
| Област | Тип | Цел |
|---|---|---|
| Номер на протокола | Кратък текст | Идентификатор IRB, IACUC или IBC |
| Главният изследовател | Хора | Водещ изследовател |
| Тип преглед | Падащо меню | Изключение, Ускорено, Пълен борд, Неприложимо |
| Спонсорираща агенция | Падащо меню | NSF, NIH, DOE, DOD, ED, фондация, щат, други |
| Статус на съответствие | Падащо меню | Съответствие, Необходими действия, Просрочено, В процес на преглед |
| Дата на изтичане | Дата | Изтичане на протокол или пълномощно |
| Ниво на риск | Падащо меню | Ниска, Средна, Висока, Критична |
| Свързани грантове | Връзка | Връзка към задачи за отпускане на безвъзмездни средства в работната среда за безвъзмездни средства |
📘 Прочетете също: Вижте всички типове потребителски полета, за да решите кои полета са най-подходящи за вашия работен процес по отпускане на безвъзмездни средства.
Основни примери за автоматизация в управлението на научните изследвания
След като настроите персонализираните си полета, създайте автоматизации, които поддържат сроковете, подновяванията и ескалационните работни потоци без повтарящо се ръчно проследяване.
| Когато… | След това… |
|---|---|
| Срокът на валидност на протокола изтича след 90 дни | Създайте задача за продължително преразглеждане и я възложете на главния изследовател и координатора по съответствие. |
| Крайният срок за разкриване на конфликти на интереси настъпва в началото на финансовата година | Създайте задачи за разкриване на информация за всички активни главни изследователи и определете 30-дневен краен срок. |
| Констатацията за безопасността в лабораторията не е разрешена в рамките на 30 дни | Ескалирайте проблема, уведомете ръководителя на отдела и променете нивото на риск на „Високо“. |
| Разкриването на изобретения се подава по проект, финансиран от федералното правителство | Създайте задача за отчитане по Bayh-Dole с краен срок за уведомяване на агенцията. |
| Подадена е заявка за промяна на ключов персонал | Създайте задача за уведомяване на спонсора и проверете актуализациите на разпределението на усилията. |
📘 Прочетете също: Научете как работят персонализираните полета в автоматизациите
Какво обхваща агентът през целия цикъл на управление на научните изследвания
AI агентът за управление на научни изследвания не е чатбот, който тълкува федералните регулации. Това е система, която работи във вашето работно пространство за управление на проекти и извършва структурираната, повтаряема работа, която вашият изследователски офис понастоящем извършва ръчно: проследяване на подновяването на протоколи, наблюдение на крайните срокове за спазване на изискванията, координиране на екипи с няколко главни изследователи и ескалиране на просрочени задачи.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
| Подаване на протоколи | Структурира задачите по протоколите в съответствие с изискванията на конкретната агенция, проследява статуса на прегледа през етапите на комисията, управлява циклите на ревизия. | Проследяване на подадените документи по електронна поща и таблици със статуса на документите |
| Мониторинг на спазването на изискванията | Управлява циклите на разкриване на конфликти на интереси, обучението за спазване на изискванията (CITI, RCR) и прегледите на контрола върху износа с автоматизирано проследяване на крайните срокове. | Годишни одити на електронни таблици и ръчни напомнителни имейли |
| Безопасност в лабораторията | Планира инспекции по тип лаборатория и честота, проследява констатациите чрез работни потоци за коригиращи действия, ескалира нерешени проблеми. | Хартиени формуляри за инспекция и регистри за находки в шкафове за архивиране |
| Управление на данни | Проследява плановете за управление на данни според изискванията на финансиращите организации, наблюдава спазването на DMP за активни награди, управлява архивирането на данни за приключени проекти. | Документи за управление на данни, подадени в началото на наградата и никога не преразгледани |
| Управление на интелектуалната собственост | Проследява разкриването на изобретения чрез оценка на патентоспособността и лицензиране, гарантира спазването на Bayh-Dole за изобретения, финансирани от федералното правителство. | Реактивно проследяване на разкритията след запитвания от офиса за трансфер на технологии |
| Координация на екипа | Управлява етапите на многобройни главни изследователи, мониторинг на подизпълнители, промени в персонала, изискващи уведомяване на спонсора, и графици за срещи на изследователския екип. | Несвързани имейл вериги и таблици, управлявани от PI |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да видите как AI-генерираните работни процеси, задачи и автоматизации се съчетават на практика.
Вариации за различни типове институции
Горната подсказка работи във всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте подсказката за вашата институция:
| Тип институция | Ключови промени |
| Изследователски университет R1 (над 1000 активни протокола) | Използвайте пълния подсказващ текст така, както е. Добавете табла за съответствие на ниво отдел. Очаквайте над 15 активни комитета IRB/IACUC/IBC. Включете контрол на износа и проследяване на CUI. Интегрирайте с работни потоци за управление на безвъзмездни средства. |
| Университет R2 (200–500 активни протокола) | Опростете проследяването на IRB и IACUC (премахнете IBC и контрола на износа, освен ако не е приложимо). Намалете нивата на ескалация с едно ниво. Комбинирайте лабораторната безопасност и съответствието в една папка. |
| Предимно институция за бакалавърско образование (20–100 активни протокола) | Фокусирайте се върху IRB за изследователски проекти на студенти. Опростете COI до годишно разкриване на информация от преподавателите. Добавете списъци за наставничество на студенти изследователи. Премахнете мониторинга на подизпълнителите, освен ако нямате външни сътрудничества. |
| Обществен колеж (5–20 активни протокола) | Фокусирайте се върху прегледите, освободени от IRB, за изследвания в класната стая. Опростете до основно проследяване на обучението за съответствие (CITI). Премахнете проследяването на IP/изобретения. Добавете координация на изследвания с участието на общността. |
| Професионално училище (минимална изследователска дейност) | Фокусирайте се върху спазването на изискванията за научни изследвания, спонсорирани от индустрията, и споразуменията за използване на данни. Заменете IRB/IACUC с проследяване на сертифицирането от индустрията. Добавете собствени работни процеси за защита на данните за корпоративни партньорства. |
Управлявайте научноизследователската дейност от едно място
Администрацията на научните изследвания не се проваля, защото институциите нямат системи. Тя се проваля, когато критичната работа е разпръсната между прекалено много от тях. С ClickUp Brain, Custom Fields и Automations вашият екип може да превърне проследяването на протоколи, мониторинга на спазването на изискванията, разкриването на информация, инспекциите и координацията между няколко екипа в една повтаряема операционна система.
Вместо да разчитате на паметта, вериги от имейли и несвързани инструменти, вашият офис получава споделено работно пространство, което помага на всички да виждат сроковете по-рано, да действат по-бързо и да останат съгласувани през целия цикъл на научните изследвания. Започнете с горното подсказване, адаптирайте го към вашата институция и създайте настройка, с която вашият екип може да работи с увереност всеки ден.
Често задавани въпроси за управлението на научните изследвания с помощта на изкуствен интелект
Да. Агентът не тълкува регламентите, а прилага работните процеси, специфични за агенцията. NIH, NSF, DOE и DOD имат различни прагове за конфликт на интереси, срокове за докладване и изисквания за управление на данни. Програмата създава отделни следи за съответствие за всяка агенция, така че вашият екип да следва правилния списък за проверка за всяка награда, без да се налага да помни кои правила се прилагат.
Не. Системи като IRBManager, Cayuse IRB и iRIS са платформи за подаване и преглед. Агентът ClickUp е оперативният слой, който проследява състоянието на протоколите, управлява крайните срокове за подновяване, координира между изследователския офис и PI и гарантира, че нищо не се пропуска между циклите на подаване. Те служат за различни цели и работят най-добре заедно.
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли и криптиране в покой и при пренос. Разрешенията на ниво протокол позволяват на PI да виждат само своите собствени подадени документи. Няма данни, които се използват за обучение на AI модели. За CUI или изследвания, подлежащи на контрол при износ, се консултирайте с вашия отдел за IT сигурност за допълнителна конфигурация.
Управлението на грантове се фокусира върху финансовия цикъл: бюджети, темпове на изразходване, отчитане на усилията и приключване. Администрацията на научните изследвания обхваща по-широката инфраструктура за съответствие и оперативна дейност: протоколи, COI, лабораторна безопасност, управление на данни и IP. Повечето институции се нуждаят и от двете и споделят данни (протоколите са свързани с грантове, разкриването на COI се отнася до източници на финансиране), но те обслужват различни офиси и различни работни процеси.
Абсолютно. По-малките институции често имат един човек, който се занимава с всички отговорности, свързани със съответствието на научните изследвания. Агентът е особено ценен в тези случаи, защото създава структурата и напомнянията, които би предоставил офис с пълен състав. Той превръща работата на един човек в система, която не зависи от паметта.