Тази публикация е от Ерика Марет, проектен мениджър в Adhere Creative. Ето нейната история за намирането на подходящия софтуер за управление на проекти за тяхната дигитална агенция! Кликнете тук, за да разберете как ClickUp може да помогне на вашата дигитална маркетингова агенция.
Всеки, който е имал опит в агенция, знае, че една добра система за управление на маркетингови проекти може да определи успеха или провала на един проект. И макар проблемите, с които агенциите се сблъскват при управлението на клиенти, да са сходни, идеалното решение зависи от техните уникални нужди.
С течение на годините нашите нужди се промениха, което доведе до неудовлетворение от някои ограничения, с които се сблъскахме при използването на това, което винаги сме използвали. Затова започнахме нашето търсене: направихме крачка назад, запретнахме ръкави и започнахме търсенето на подходящия софтуер за управление на проекти.
Началото на нашето пътуване
Нашата агенция, Adhere Creative, използваше Basecamp в продължение на около 8 години и дълго време го обичахме! Той ни позволяваше лесно да комуникираме с клиентите, да работим по проекти като екип и да спазваме сроковете. Въпреки това, бавно, но сигурно, ние го надрастнахме. Въпреки че от известно време се подготвяхме за промяна, истинският поврат настъпи, когато внедрихме гъвкаво управление на проекти.
Затворихме офиса за около седмица и се потопихме в спринтове, Kanban табла, ретроспективи и много други неща. В края на интензивната ни седмица се превърнахме в ефикасна, боеспособна машина, водена от вашия покорен слуга, скрам майстора (вмъкнете зъл смях). Въпреки че видяхме значително повишение на ефективността си след внедряването на Agile, бързо осъзнахме, че Basecamp не може да се приспособи към новите ни процеси.
Първият сигнал за тревога беше Kanban. Ако не сте запознати с Kanban, представете си черна дъска, разделена на няколко колони, които представляват фазите на един проект, като например в процес на изпълнение, преглед от клиента и завършен. Всички проекти се преместват по тази дъска, за да се представи визуално напредъка на цялата агенция.
За съжаление, Basecamp не можеше да се приспособи към този тип структура, така че докато работехме по проекти в Basecamp, „премествахме“ проектите в импровизирана Kanban система, която създадохме в Excel. Както можете да си представите, беше пълна бъркотия.
Просто казано, ние израстнахме Basecamp. Платформата е лесна за използване и рентабилна за една новосъздадена агенция, но с развитието ни тя само ни забавяше. Тъй като Basecamp създаваше повече проблеми, отколкото решаваше, за всички в екипа стана ясно, че се нуждаем от нова платформа за управление на проекти – и то бързо.
Създаване на списък, проверка два пъти
Има стотици платформи за управление на проекти и мисълта да ги прегледам всички, за да намеря най-подходящата, беше обезкуражаваща. Затова, като всеки добър проектен мениджър, започнах задачата, като си направих списък.
В продължение на няколко седмици наблюдавах агенцията и съставих списък с всички проблеми, свързани с управлението на проекти, които забелязах. С течение на времето се очерта една тенденция. Идентифицирах около 15 основни проблема и ги съпоставях с решения за управление на проекти. Гледайки назад, елементите, които се озоваха в списъка, изглеждат очевидни, но в продължение на месеци виждахме само проблемите, а не решенията, които биха могли да ги отстранят. Ето един преглед на списъка ми:
- Визуално показване на статуса на задачите (Kanban)
- Създавайте подзадачи и ги възлагайте съвместно
- Интеграция със Slack, Dropbox и Google Suite
- @ споменавания в рамките на задача
- Дати на започване и приключване на задачите
- Съхранение на файлове в платформата
- Известия по имейл
- Интеграция на клиенти
- Лесно търсене на всички проекти и комуникация
- Търсене на задачи по клиент, изпълнител и дата
- Данни за капацитета на работната натовареност
- Възможности на диаграмата на Гант
- Интеграция за проследяване на времето
- Няколко изпълнители на една задача
- Повтарящи се задачи
Бързи срещи
След като списъкът беше създаден и одобрен, аз продължих с търсенето на подходящ софтуер за управление на проекти – или, както аз обичам да го наричам, „бързи срещи“. С стотици опции, от които да избирам, тези платформи имаха само няколко минути, за да задържат интереса ми, преди да ги преместя в купчината с отхвърлените.
Започнах процеса с търсене на „платформи за управление на проекти за агенции“. Бързо отхвърлих всеки софтуер, който изискваше дълъг и скъп процес на персонализиране, като JIRA и Kantata (по-рано Mavenlink). След това отхвърлих платформите от списъка, ако не разполагаха с функциите, които предлагаше Basecamp, защото това ми се струваше като крачка назад.
След няколко дни имах списък с около 10 платформи, което все още беше прекалено много. Затова претърсих интернет за всеки блог, подкаст и йероглиф, който можах да намеря, свързан с други агенции, които обсъждат своите преживявания с платформи за управление на проекти.
Не е изненадващо, че открих много други хора, разочаровани от Basecamp, но успях да стесня списъка до обещаваща група от пет: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork и Flow.
Последните пет
С моя списък в едната ръка и кафе в другата, започнах да планирам демонстрации. Всяка платформа ми представяше своите предимства, но в крайна сметка всичко се свеждаше до това кой доставчик на услуги ще отговори на моите 15 изисквания.
DoInbound беше бърз избор. На пръв поглед платформата изглеждаше идеална. Те създадоха платформа за управление на проекти, специално за инбаунд маркетинговия фуния на HubSpot, и като инбаунд агенция, ние бяхме убедени. Но без гъвкавостта да интегрираме Agile компоненти в платформата, това беше невъзможно.
Бях развълнувана да науча повече за Asana, защото имаха отлични отзиви. Това, което не ме радваше, беше да бъда отблъсната. След като изпратих няколко имейла и се обадих няколко пъти без отговор, най-накрая ми съобщиха, че нашата агенция е твърде малка за демонстрация на живо и ме насочиха към техния ресурсен център. Ако демонстрацията беше показателна за това как ще бъде обслужването на клиенти, аз се отказвах.
TeamWork и Flow бяха чудесни варианти. Те отговаряха на повечето от изискванията в списъка ми, но имаше един конкурент, който далеч надминаваше останалите: ClickUp.
Бонус: Софтуер за маркетингови агенции
Защо ClickUp?
Ако ClickUp беше човек, щяхме да сме най-добри приятели. Мога да напиша страници наред за ClickUp. Но тъй като вероятно не сте такъв маниак на управлението на проекти като мен, ще ви спестя скуката. Препоръчвам ClickUp, ако сте агенция, ако настоящата ви платформа вече не ви задоволява или ако управлявате проектите си с Agile. Ето защо:
1. Една от основните причини, поради които обичаме ClickUp, е неограничената възможност за сортиране, филтриране и групиране. Имаме постоянно растящ списък с клиенти, а всеки клиент има дълъг списък с проекти и задачи. ClickUp ви позволява да сортирате по клиент, проект, задачи, подзадачи, изпълнител, краен срок и статус.
2. Най-накрая имаме Kanban табло! ClickUp има изглед „Табло“, който сме настроили, за да отразява статуса на задачите. Сега можем визуално да преместваме задачите по Kanban таблото всяка сутрин по време на нашите срещи за проверка. Пренесохме управлението на проекти на изцяло ново ниво.
3. ClickUp се актуализира по-често от алгоритъма на Google. Което, за пръв път, е нещо добро. По време на демонстрацията ми казаха, че ClickUp има разработчици в почти всеки часови пояс, така че могат бързо да поправят, актуализират и подобряват платформата. Ако има нещо, което искате да бъде добавено към ClickUp, те с удоволствие ще го добавят към списъка.
4. Вътрешността на задачите в ClickUp е мечтата на всеки проектен мениджър. Инструкциите за задачите, файловете, разговорите, датите на начало и край, прогнозното време, проследяването на времето и зависимостите имат своето място, което прави управлението на проектите по-ефективно.
Първи стъпки
Ако търсите нова платформа за управление на проекти, силно ви препоръчвам да започнете по същия начин, по който започнах аз: като направите списък с желания. След като създадете първоначалния списък, категоризирайте елементите в него като „задължителни“ и „желателни“. В пренаселена индустрия „задължителните“ елементи ще ви помогнат бързо да отсеете платформите за управление на проекти от списъка.
Но в крайна сметка нищо няма да ви помогне да вземете по-добро решение от това да се заровите в работата и да си изцапате ръцете. Опитайте се да си осигурите безплатен пробен период, преди да се ангажирате с едногодишен договор, и тествайте платформата. Докато разглеждате, задайте си няколко въпроса:
- Тази платформа подходяща ли е за настоящия ни процес? Или ще се наложи да я променим?
- Дали тази платформа ще създаде повече проблеми, отколкото ще реши?
- Колко бързо може целият ми екип да започне работа?
- Платформата интуитивна ли е или ще ни е необходим дълъг наръчник за употреба?
- Колко бързо отговарят от отдела за обслужване на клиенти?
- Тази платформа отговаря ли на нуждите на цялата ми агенция или само на един отдел?
- Колко често тази платформа се актуализира или подобрява?
Отговорите на тези въпроси могат да бъдат много показателни. Препоръчвам също да тествате един клиент, преди да преместите всички проекти на новата платформа. Тестването на предаването между екипите за управление на проекти, дизайн, съдържание и акаунт директори също може да ви помогне да определите дали ежедневната употреба на платформата ще отговаря на вашите нужди.
—
Ерика Луис Марет
Като проектен мениджър в Adhere Creative, Ерика Марет води своите клиенти и екип към успех в инбаунд маркетинга. Когато не създава проектни планове, тя може да бъде намерена в кухнята си, където пресъздава Master Chef.