Върнете се с мисълта си към първия път, когато отворихте електронна таблица с данни за човешките ресурси – клетки, подредени с информация за служителите, цветни раздели, обозначаващи заплати, назначаване, присъствие и др.
За HR специалистите шаблоните за HR в Excel са изпитан и проверен метод за организиране на важната информация. Независимо дали проследявате процеса на набиране на персонал или следите баланса на отпуските, Excel внася ред дори в най-натоварените HR задачи.
В този блог ще се запознаем с някои шаблони за HR Excel и ще покажем как тези шаблони могат да опростят процесите и да спестят ценно време. 🕒
Какво прави един добър HR Excel шаблон?
Един добър HR Excel шаблон трябва да бъде нещо повече от просто функционален; той трябва да съчетава лекота на употреба, адаптивност и яснота.
Ето характеристиките, които трябва да търсите:
- Интуитивен дизайн: HR Excel шаблоните трябва да имат ясни етикети, падащи менюта и предварително форматирани клетки за лесна навигация и минимални грешки при въвеждането на данни.
- Персонализируемост: Те трябва да имат адаптивни полета и секции, които ви позволяват да приспособите шаблона към уникалните процеси в областта на човешките ресурси.
- Точност на данните: HR Excel шаблоните трябва да имат автоматизирани изчисления (например, баланс на отпуските, извънредни часове), за да се намалят ръчните грешки.
- Вградени визуализации: HR Excel шаблоните трябва да предлагат графики и диаграми за бързо отчитане и откриване на тенденции, което спестява време за анализ.
- Контрол на версиите: HR Excel шаблоните трябва да имат структуриран метод за проследяване на промените, който гарантира, че най-новата версия е винаги достъпна, за да се поддържа целостта на данните.
🔍 Знаете ли, че... Първият официален отдел по човешки ресурси е създаден в National Cash Register Company през 1901 г. след голяма стачка.
HR Excel шаблони
Между набирането на персонал, изчисляването на заплатите и оценката на представянето, лесно е да се почувствате претоварени.
Безплатните шаблони за HR са създадени, за да облекчат тази задача. Шаблоните за HR в Excel ви предоставят структурата, от която се нуждаете, за да поддържате всичко организирано, като по този начин гарантирате, че няма да пропуснете нито една от важните си задачи.
Ето осем шаблона за Excel за човешки ресурси, от които можете да избирате. 📋
1. Шаблон за разширена оценка на представянето от Kenjo
Време е да се отървете от разпръснатите лепящи се бележки и безкрайните имейл кореспонденции. Този Excel шаблон за оценка на представянето от Kenjo улеснява проследяването на всяка ценна (и понякога предизвикателна) обратна връзка за представянето на служителите.
Шаблонът за оценка на представянето ви позволява да въвеждате, преглеждате и анализирате оценките на служителите на едно място. Той също така проследява целите, ключовите показатели за ефективност (KPI) и уменията, като ви дава ясна представа за напредъка и развитието на всеки служител.
📌 Идеално за: Мениджъри, специалисти по човешки ресурси или всеки, който иска да оптимизира процеса на оценка на представянето, вместо да изобретява колелото на всеки цикъл.
📖 Прочетете също: Как да създадете табло с KPI (с примери и шаблони)
2. Шаблон за управление на отпуските за HR от Kenjo
С шаблона за управление на отпуските от Kenjo проследяването на отпуските, болничните и неочакваните отсъствия на вашите служители става лесно. Този удобен инструмент дава ясен преглед на това кой е в отпуск, кога е извън офиса и колко време е натрупал.
Той ви помага да поддържате организация, като обединява всички заявки за отпуск на едно място. Кажете сбогом на двойните срещи, тъй като той също така ги проследява.
Можете лесно да изчислите натрупания отпуск на всеки служител, да управлявате натрупаните дни и да видите отпуските с един поглед за по-ефективно планиране на човешките ресурси.
📌 Идеално за: HR екипи, мениджъри или професионалисти, които са уморени да преглеждат безброй имейли, за да проследят кой е в отпуск.
3. Employee Database Tracker от SpreadSheetPage
Чувствали ли сте някога, че информацията за служителите е разпръсната навсякъде – в различни софтуерни системи, имейли и случайни таблици? Проследяването на подробности за сертификати, рождени дни или дори контакти за спешни случаи може да бъде сложно.
Шаблонът за проследяване на базата данни за служителите от SpreadsheetPage ви помага. Този лесен за използване шаблон ви помага да управлявате информацията за служителите без главоболието, свързано с комплексния софтуер за HR анализи.
Можете също да изберете броя на колегите, които искате да включите:
- Employee Database Manager Lite (до 15 служители)
- Employee Database Manager Pro 150 (до 150 служители)
- Employee Database Manager Pro 250 (до 250 служители)
📌 Идеален за: Ръководители на екипи и специалисти по човешки ресурси, които се нуждаят от организиран преглед на работната си сила без излишни усложнения.
🔍 Знаете ли, че... Много от обичайните социални придобивки за служителите, като здравно осигуряване и пенсии, са се превърнали в обичайна практика по време на Втората световна война. Поради замразяването на заплатите, компаниите са предлагали социални придобивки, за да привлекат и задържат работници, което е бележи началото на социалните придобивки, предоставяни от работодателите.
4. Employee Schedule Tracker от SpreadSheetPage
Управлението на графиците на екипа може да бъде досадно, особено при припокриващи се и конфликтни срещи. Но не се тревожете. Шаблонът за проследяване на графиците на служителите от SpreadsheetPage е тук, за да оптимизира вашите проблеми с графиците.
Този шаблон ви позволява да създадете ясен и организиран график, който държи всички на една и съща страница (или в една и съща електронна таблица). Можете лесно да въведете смени, заявки за отпуск и дори обедни почивки, които могат да бъдат пропуснати.
Визуалното му оформление предлага бърз преглед на кой е влязъл и излязъл, а персонализираният формат се адаптира към всеки бизнес.
📌 Идеално за: мениджъри, ръководители на екипи или професионалисти, отговорни за съгласуването на множество графици и гарантирането, че всички знаят кога и къде да бъдат.
5. Шаблон за работни карти на служителите от Microsoft
Шаблонът на Microsoft за отчитане на работното време на служителите предлага прост подход за ефективно управление на времето. Той е идеален за записване на дневни, седмични, месечни или дори годишни часове, така че да имате всички подробности на една ръка разстояние.
Можете също да записвате извънредния труд за тези периоди и автоматично да групирате месеците в тримесечия за по-голяма четливост. С вградените изчисления няма да се налага да се борите с цифрите – просто въведете часовете и оставете шаблона да свърши тежкия труд вместо вас.
📌 Идеално за: HR мениджъри и професионалисти, които искат надежден начин да проследяват работните часове, като същевременно запазват нещата прости.
6. Шаблон за отчитане на присъствието на служителите от Microsoft
Проследяването на присъствието не трябва да бъде изтощителна задача, включваща повтарящи се потвърждения за присъствие и отсъствие.
Шаблонът за отчитане на присъствието на служителите от Microsoft значително улеснява работния ви процес. Той ви помага да следите различни видове отпуски, като болнични, ваканционни, по повод смърт в семейството и други.
А най-хубавото? Получавате бърз преглед на основните статистически данни за отпуските, включително общия брой на взетите отпуски. Освен това, това ви позволява лесно да идентифицирате моделите на присъствие, което ви помага да управлявате смени и да се справяте с потенциални проблеми, преди те да се превърнат в значителни проблеми.
📌 Идеално за: HR екипи, офис мениджъри и ръководители на отдели, които се нуждаят от ясен и мащабируем начин за проследяване на присъствието и документиране на всичко.
7. Шаблон за проследяване на кандидати за работа от Microsoft
Шаблонът „Job Candidates Tracker“ (Проследяване на кандидатите за работа) въвежда ред в типичния хаос при наемането на персонал. Той организира данните за кандидатите, етапите на кандидатстване и бележките от интервютата на едно място. Можете да го използвате, за да управлявате данните за кандидатите според позициите, за които кандидатстват, текущия им статус на наемане и др.
Този шаблон ви позволява да управлявате интервюиращите и да записвате добре техните умения. Освен това има раздел за управление на свободни позиции, където можете да ги изброите с описание, изисквани квалификации, ниво на заплата и други бележки.
📌 Идеално за: Рекрутери и мениджъри по човешки ресурси, които искат ясен и оптимизиран поглед върху процеса на наемане, за да могат да вземат по-интелигентни и по-бързи решения за наемане.
8. HR Recruitment Tracker от Excel за свободни професионалисти
Да изгубиш следите на обещаващи кандидати в морето от автобиографии може да се случи дори и на най-добрите от нас. Работната книга HR Recruitment Tracker е тук, за да облекчи хаоса в процеса на наемане. Можете да проследявате пътя на всеки кандидат от първия контакт до окончателното предложение, като се уверите, че не пропускате нито една стъпка по пътя.
Лесно следете роли, етапи на интервюта и обратна връзка, за да имате достъп до всяка подробност. Персонализирайте тракера според нуждите си при наемане на персонал, независимо дали запълвате нишови позиции или управлявате цели за наемане на голям брой служители.
Освен това можете да споделяте статуса на кандидатите с членовете на екипа, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница.
📌 Идеално за: HR специалисти, мениджъри по наемане на персонал и екипи по подбор на персонал, които искат да оптимизират процеса си по подбор на персонал.
Ограничения при използването на Excel за HR
Макар Microsoft Excel да е гъвкав инструмент, той не е достатъчен за управлението на сложни HR нужди, особено при разрастване на организациите.
Ето защо разчитането на Excel за задачи, свързани с човешките ресурси, може да представлява предизвикателство. 👇
- Риск от остаряла информация: Членовете на екипа могат да се сблъскат с остаряла информация, ако не използват най-новата версия на таблицата, тъй като Excel не предлага актуализации в реално време.
- Сложни процеси: Excel не е проектиран за сложни HR процеси като назначаване на нови служители или проследяване на съответствието, които често изискват сложни формули или ръчна работа.
- Ограничения при сътрудничеството: Няма надеждни инструменти за сътрудничество, което затруднява ефективната работа в екип.
- Проблеми със сигурността: Съхранението на чувствителна информация за служителите в Excel представлява риск за сигурността в сравнение със специализирания софтуер за управление на човешките ресурси, който предлага криптиране.
- Неефективно управление на данни: Управлението на големи масиви от данни за служители става тромаво, което прави Excel по-малко подходящо решение за растящи организации.
Алтернативни шаблони за HR
За щастие, има по-добра опция за HR специалистите: ClickUp.
ClickUp е приложение за всичко, свързано с работата, което опростява управлението на човешките ресурси. С лесния за използване интерфейс и персонализирани шаблони, ClickUp променя начина, по който работят екипите по управление на човешките ресурси.
Ето някои шаблони на ClickUp за човешки ресурси, които могат да подобрят вашите процеси. 📈
1. Шаблон за план за персонала на ClickUp
Имате ли затруднения да се справите с промените в персонала и изискванията на проектите? Планирането на тези промени често може да се окаже много трудно, ако вашите служители имат няколко ангажимента едновременно.
Шаблонът за бяла дъска на ClickUp за планиране на персонала ви помага точно в това.
Това ви позволява да планирате HR стратегии, като се подготвите за предстоящи проекти или промени, като същевременно поддържате съгласуваност между всички.
Планът за набиране на персонал е организиран като диаграма, с лепящи се бележки под всяка стъпка, които да ви помогнат да преминете през процеса. Използвайте диаграмата, за да разработите плана си за набиране на персонал, и записвайте ключова информация на лепящите се бележки, ако е необходимо.
📌 Идеален за: HR мениджъри, ръководители на проекти и екипни лидери, които се нуждаят от гъвкав инструмент за сътрудничество за ефективно планиране и управление на персонала.
2. Шаблон на базата от знания за човешките ресурси на ClickUp
Шаблонът за база от знания за човешките ресурси на ClickUp ви помага да централизирате важни документи и политики, като предоставя на вашия екип бърз достъп до всичко – от ръководства за назначаване на нови служители до политики на компанията – всичко в едно организирано пространство.
Те са напълно персонализирани, което ви позволява да адаптирате всяка секция, за да отговаря на уникалните нужди на вашата компания в областта на човешките ресурси.
Можете да използвате шаблона, за да създадете изчерпателна база от знания за самообслужване, която дава възможност на служителите да намират отговори самостоятелно. Това намалява броя на излишните въпроси и насърчава култура на самодостатъчност.
📌 Идеално за: Мениджъри по човешки ресурси в разрастващи се компании, които искат да осигурят лесен достъп до важната информация.
3. Шаблон за оценка на човешките ресурси от ClickUp
Шаблонът за оценка на ClickUp предоставя надеждна рамка за справяне с оценките на представянето. Той ви помага да оцените и документирате напредъка на служителите, като създава условия за целенасочено развитие и растеж.
С този шаблон можете да:
- Стандартизирайте прегледите: Прилагайте еднаква структура при всички оценки, за да гарантирате, че всяка една от тях е изчерпателна, като елиминирате пропуски или пристрастия.
- Персонализирайте за конкретни роли: Персонализирайте шаблона, за да съответства на конкретни работни роли, което ви позволява да оцените какво е най-важно за всеки член на екипа.
- Подкрепете конструктивната обратна връзка: Организирайте прегледите в раздели за силни страни, области за подобрение и бъдещи цели за по-значими дискусии.
- Следете растежа във времето: Използвайте предишни оценки, за да проследявате развитието на служителите, което улеснява идентифицирането на модели и отбелязването на постиженията.
📌 Идеално за: HR специалисти, ръководители на екипи и отдели, които се стремят да предоставят всестранна обратна връзка, която стимулира непрекъснатото развитие.
4. Шаблон за стандартни оперативни процедури за управление на човешките ресурси от ClickUp
Управлението на човешките ресурси може да бъде прекалено обременяващо – всичко, от назначаването на нови служители до провеждането на оценки на представянето, трябва да се извършва съгласно стандартните оперативни процедури (SOP).
Шаблонът ClickUp HR SOP предоставя структуриран начин за организиране на процедурната документация за всичко, като въвеждане на нови служители, управление на оценки на представянето, обработка на заплатите и осигуряване на съответствие — всичко на едно лесно достъпно място.
Освен това можете да адаптирате шаблона, за да отразява вашите собствени HR процеси, като например добавяне на раздели за програми за обучение на служители или инициативи за ангажираност. Искате раздел за правилния етикет при пиене на кафе в стаята за почивка? Давайте!
📌 Идеално за: Ръководители на отдели, HR екипи и собственици на малки предприятия, които искат да гарантират, че всяка HR задача е документирана, стандартизирана и достъпна.
📖 Прочетете също: Как да напишете списък за въвеждане на нови служители
5. Шаблон за документиране на процесите в компанията за човешки ресурси от ClickUp
Проследяването на важни работни процеси и гарантирането, че всички следват едни и същи процеси, може да бъде предизвикателство, особено ако работите с големи екипи.
Шаблонът за документиране на процесите в компанията ClickUp ви помага в това. Той предоставя едно единствено, организирано място за документиране на всяка основна операция, от стъпките по управление на проекти до протоколите за комуникация, като гарантира, че вашият екип знае най-добрия начин за изпълнение на задачите.
Този шаблон ви позволява да:
- Организирайте фирмените процеси: съхранявайте всички ключови работни процеси в един леснодостъпен документ, създавайки надежден ресурс за членовете на екипа.
- Персонализирайте според нуждите на вашата компания: Модифицирайте всяка секция, за да я съобразите с нуждите на вашия бизнес.
- Насърчавайте последователността: Стандартизирайте процесите си в различните отдели, за да гарантирате качеството и съгласуваността в цялата компания.
📌 Идеално за: Оперативни мениджъри, ръководители на отдели и разрастващи се екипи, които искат да поддържат последователни, документирани процеси.
6. Шаблон за план за действие за набиране на персонал от ClickUp
Наемането на нови таланти може да бъде сложен процес, с множество стъпки и заинтересовани страни, които трябва да бъдат синхронизирани. Шаблонът за план за действие за набиране на персонал на ClickUp действа като ясна пътна карта, която ви води през всеки етап, така че да не се налага да се мъчите да следите всичко и да можете да се съсредоточите върху намирането на най-подходящия кандидат за вашия екип.
Това ви помага да организирате всеки етап от процеса на набиране на персонал, от първоначалния контакт до окончателното приемане на офертата, като всички участници са на една и съща вълна.
Шаблонът е лесен за персонализиране. Можете да го адаптирате според конкретни роли и графици, независимо дали наемате асистент на начално ниво или мениджър на висша позиция.
📌 Идеално за: Мениджъри по подбор на персонал и екипи по наемане, които търсят структуриран план за ефективно оптимизиране на процеса по подбор на персонал.
7. Шаблон за меморандум за политиката на ClickUp
Шаблонът за меморандум за политиката на ClickUp предоставя ясен и структуриран начин за предоставяне на важна информация. Той гарантира, че вашите съобщения остават ясни и последователни, което улеснява разбирането им от всички и намалява вероятността от погрешно тълкуване.
Можете да го персонализирате, за да отговаря на всяка тема, свързана с политиките, независимо дали става въпрос за нови указания на работното място или важно съобщение. Освен това шаблонът ви помага да документирате и проследявате потвържденията за политиките, подпомагайки спазването на стандартите на компанията.
📌 Идеално за: HR специалисти, юридически мениджъри и ръководни екипи, които търсят ефективен начин да комуникират промени в политиките или актуализации в организацията.
🔍 Знаете ли, че... Концепцията за 9-часов работен ден е популяризирана от Хенри Форд през 1920-те години. Той намали работното време от 10 на 8 часа, установявайки го като стандарт в политиките за човешки ресурси, които балансират работата и личния живот на служителите, като същевременно поддържат производителността.
8. Шаблон за коригиращи действия на ClickUp
Когато възникнат предизвикателства (а да бъдем реалисти, те винаги възникват), е от решаващо значение да имате солиден план за справяне с тях.
Шаблонът за корективни действия на ClickUp е вашият помощник за откриване на пропуски в процесите, идентифициране на основните причини и създаване на целенасочени корективни действия, за да предотвратите подобни проблеми в бъдеще.
С този шаблон можете да съберете целия си екип, за да се справите с проблемите съвместно. Форматът на бялата дъска е спасител за визуализиране на всичко ясно, което улеснява всички да разберат какво се случва и какво трябва да се направи.
📌 Идеално за: Екипи за осигуряване на качеството, проектни мениджъри и лидери, които искат да установят проактивен подход към решаването на проблеми и непрекъснатото усъвършенстване.
9. Шаблон за заявка за отпуск в ClickUp
Управлението на заявките за отпуск може да се превърне в хаос без ясен процес, особено в натоварени работни места, където много служители подават заявки за отпуск едновременно.
Шаблонът за заявка за отпуск на ClickUp обединява всички заявки на едно лесно за управление място. Тази организация позволява ефективна обработка на заявките, улеснява бързото преразглеждане и навременното одобряване или отхвърляне.
Получаването на информация за графиците на екипа също може да помогне за предотвратяване на припокриване на отпуските и да гарантира адекватно покритие. Ще можете също да следите историята на заявките и оставащите баланси, като държите всички информирани за статуса на отпуските им.
📌 Идеално за: Мениджъри по наемане на персонал и ръководители на екипи, които искат да опростят управлението на отпуските и да подобрят прозрачността във всички области.
🔍 Знаете ли, че... В САЩ Денят на признателността към служителите се отбелязва в първия петък на март. Тази HR инициатива започва през 1995 г., за да се признае и отпразнува упоритата работа на служителите в различни отрасли.
Оптимизирайте работния си процес в областта на човешките ресурси с ClickUp
Шаблоните за HR Excel улесняват работата ви и ви помагат да поддържате организация във всички области на работата си като HR специалист.
Макар че тези HR Excel шаблони могат да бъдат полезни за малки и средни HR задачи, ефективното управление на всички ваши HR нужди изисква по-стабилно решение. И точно тук ClickUp предлага ефективни, персонализирани шаблони, които отговарят на всички ваши функции.
Не се доверявайте само на думите ни, убедете се сами. Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!