Ръчното възстановяване на пътни разходи и разходи е досадно. Трябва да поддържате таблици, да събирате всички разходни бележки от служителите, да ги проверявате, да записвате данните и да одобрявате възстановяването. Това също оставя място за грешки.
Защо да се занимавате с цялата тази суматоха около данните за разходите, когато можете да автоматизирате този процес с софтуер за управление на пътувания и разходи?
Вместо да поддържате записи на стотици физически разписки и големи редове с разходи на служителите, можете просто да сканирате разписките, за да регистрирате разходите и да автоматизирате процесите на одобрение чрез дефинирани работни потоци, което прави управлението на корпоративните пътувания по-лесно от всякога.
Нека разгледаме 10-те най-добри софтуера за управление на пътувания и разходи, които подпомагат вашите нужди при бизнес пътувания, техните основни функции и цени.
Какво трябва да търсите в софтуера за пътувания и разходи?
Софтуерът за пътувания и разходи трябва да опростява резервациите, фактурирането и възстановяването на разходи. Ето някои функции, които позволяват оптимизиран процес на възстановяване на разходи:
- Интуитивен контролен панел: Интуитивният контролен панел ви помага лесно да следите разходите за пътувания на всеки служител, когато те подават дигитални отчети за разходите. Търсете персонализирани изгледи, интеграции с приложения и проследяване в реално време.
- Автоматизация: Софтуерът трябва да попълва автоматично данните за транзакциите от фирмените карти и да изчислява възстановяването на разходите.
- Заснемане на цифрови разписки: Софтуерът трябва да може да извлича данни от цифрови разписки и да попълва полетата за разходи, като елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на данни.
- Разширени анализи: Най-добрите платформи за управление на разходите предлагат подробни функции за отчитане и анализи, които помагат на бизнеса да анализира и управлява разходите за пътувания.
- Икономическа ефективност: Софтуерът трябва да предлага персонализирани и разумни цени според нуждите на вашия бизнес.
10-те най-добри софтуера за пътувания и разходи, които можете да използвате
Ето 10-те най-добри софтуера за пътувания и разходи, които могат да управляват всички ваши нужди, свързани с бизнес пътувания – от резервации на пътувания до управление на разходи, проследяване на бюджета и управление на разписки.
1. TravelPerk
TravelPerk е платформа, която предлага безпроблемно управление на пътуванията и отчитането на разходите. Тя поддържа множество случаи на употреба, като групови резервации за пътувания извън офиса, управление на пътувания, управление на разходи и централизирано фактуриране.
С вградения тракер за пътувания, мениджърите по човешки ресурси могат да следят пътуванията на служителите в реално време и да проверяват дали те спазват политиките и изискванията за пътни разходи.
Най-добрите функции на TravelPerk
- Контролирайте бюджета си за пътувания с информация в реално време от интерактивния табло на TravelPerk.
- Добавете мощни интеграции с едно кликване, за да управлявате всичките си разходи от едно място.
- Променяйте резервациите си по всяко време с Flexi Perk, решение с едно докосване за резервиране на самолетни билети и хотели на всякаква цена и отмяна по всяко време.
- Вижте статуса на пътуването в реално време с интерактивна карта.
- Получете най-важната информация за въглеродния отпечатък на пътуванията, за да въведете устойчиви решения за пътуване.
Ограничения на TravelPerk
- Има ограничени възможности за резервиране на пътувания.
- Необходими са потенциални подобрения на потребителския интерфейс за резервации на пътувания. Например, не можете да търсите хотели директно и ще трябва да превъртите целия списък.
Цени на TravelPerk
- Starter: Безплатен
- Премиум: 99 $/месец + 3% резервация
- Pro: 299 $/месец + 3% резервация
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за TravelPerk
- G2: 4,6/5 (над 1500 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (404 отзива)
2. Fyle
Fyle е решение за управление на разходите, което автоматизира процеса на разходите и възстановяването им, включително съгласуване на разходите по корпоративни карти и обработка на възстановявания на разходи на служители. Свържете го с вашия софтуер за счетоводство, за да проследявате разходите на доставчици, проекти и отдели.
Можете да интегрирате Fyle с NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR и QuickBooks. Макар да не предлага функции за управление на пътувания, той може да се интегрира с TravelPerk за анализ и отчитане на разходите за пътувания на служителите.
Най-добрите функции на Fyle
- Използвайте разговорна изкуствена интелигентност, за да събирате цифрови отчети за разходите и да ги съпоставяте с транзакциите по кредитната карта.
- Автоматизирайте попълването на формуляри за разходи, подаването на отчети и синхронизирайте разходите с вашия счетоводен софтуер като Quickbooks, Sage и Xero.
- Получавайте в реално време полезна информация за вашите разходи чрез мощния и усъвършенстван аналитичен панел.
Ограничения на Fyle
- Ограничените категории разходи на Fyle затрудняват точното записване на всички видове разходи.
- Има стръмна крива на обучение
Цени на Fyle
- Стандартен: 6,99 $ на месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Бизнес: 11,99 долара на месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Fyle
- G2: 4,6/5 (над 1300 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (146 отзива)
3. WeGoPro (по-рано Travelstop)
WeGoPro е софтуер за резервации и управление на пътувания, както и за проследяване на разходите. Той включва над 800 авиокомпании и 600 000 хотела, за да улесни резервациите и контрола на пътуванията за бизнеса.
С WeGoPro можете да проследявате разходите на цялата компания в реално време на един единствен табло. То ви позволява също да поддържате регистър на често пътуващите и нарушителите на правилата за пътуване.
Най-добрите функции на WeGoPro
- Спестява часове ръчна работа с документи и ускорява възстановяването на разходите с автоматизирано отчитане на разходите.
- Управлявайте разходи в различни валути с мигновени обменни курсове, за да управлявате глобалните бизнес разходи без забавяне.
- Получавайте информация, базирана на данни, чрез консолидиран преглед на разходите си по категория разходи или отдел на едно място.
- Проследявайте данните за бизнес пътуващите в реално време и осигурете безопасност и незабавна поддръжка чрез интерактивни карти.
Ограничения на WeGoPro
- Той предлага ограничени възможности за настаняване в сравнение с други платформи за управление на пътувания.
- По-високите цени на резервациите могат да се отразят на бюджета за пътувания, особено за малките предприятия.
Цени на WeGoPro
- Стандартен: 10 $/резервация
- Премиум: Свържете се с нас за цени
- Разходи: 5 USD/месец на потребител
Оценки и рецензии на WeGoPro
- G2: 4,4 /5 (12 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (18 отзива)
4. Expensify
Expensify е приложение за управление на разходите с неограничено проследяване на разписки. Функцията SmartScan сканира всички разписки с едно кликване и автоматично ги качва на таблото.
Можете да синхронизирате Expensify с софтуер за бизнес счетоводство, човешки ресурси и пътувания, за да обедините всички данни и да улесните процесите на финансов одит.
Най-добрите функции на Expensify
- Заснемете всички разписки с едно кликване с SmartScan, за да импортирате автоматично разходите си за бързо възстановяване.
- Спечелете до 2% кешбек на карти Expensify за транзакции над 250 000 долара.
- Създайте правила за разходите, за да категоризирате автоматично повтарящите се плащания.
Ограничения на Expensify
- Подаването на отделни отчети за разходи за лични и служебни карти може да бъде прекалено обременяващо за служителите.
- Честите проблеми при сканирането на разписки изискват ръчно усилие за подаване на разходни сметки.
Цени на Expensify
- Събиране: 5 USD/месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Control: 9 USD/месец на потребител, фактурира се ежегодно
Оценки и рецензии за Expensify
- G2: 4,5/5 (над 5100 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 1000 отзива)
5. Navan
Navan е софтуер за автоматизация на управлението на разходите, който събира подробна информация за бизнес разходите от разписките на служителите и разходите по бизнес карти. Бизнесът може да ограничи използването на карти, за да избегне преразходване от страна на служителите.
Можете да използвате Navan, за да възстановите разходите на бизнес пътниците в 45 държави и 25 валути. Освен това Navan Rewards позволява на служителите да печелят награди за своите пътувания.
Най-добрите функции на Navan
- Проследявайте разходите за пътувания на служителите с усъвършенствани отчети и анализи на разходите.
- Получавайте данни за въглеродните емисии в реално време, за да следите целите си за устойчиво пътуване.
Ограничения на Navan
- Екипът за обслужване на клиенти може да отнеме повече време от обичайното, за да отговори на вашите заявки за поддръжка.
- Липсата на офлайн GPS поддръжка затруднява записването на пътувания, когато служителите пътуват в друга страна без международна SIM карта.
Цени на Navan
- Растеж: Безплатно
- Професионален: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Navan
- G2: 4,7/5 (над 7500 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (176 отзива)
6. Happay
Happay е цялостна платформа за управление на пътувания и разходи. Тя предлага различни решения за управление на разходите за различни случаи на употреба, като например Self Booking Tool (SBT) за резервиране на билети за пътувания и хотели за бизнес цели, и Xpendite за автоматично проследяване на разходите от над шест източника.
Неговото интелигентно решение за одит помага на мениджърите да идентифицират и сигнализират нарушения на политиката за пътувания от страна на служителите. Интелигентните анализи на Happay предлагат ценна информация за моделите на разходите на служителите, което позволява по-голям контрол върху бизнес разходите.
Освен това, безпроблемната му интеграция с счетоводните системи го прави идеалното решение за ефективно финансово управление.
Най-добрите функции на Happay
- Постигнете 100% точно отчитане на разходите от над 6 източника с Happay Xpendite.
- Откривайте дублирани разписки и нарушения на политиките с помощта на SmartAudit, за да гарантирате спазването на правилата.
- Управлявайте пътуванията и разходите си отвсякъде с мобилното приложение Happay, което предлага всички функции на уеб версията.
- Получавайте информация в реално време за пътуванията и разходите с DeepAnalyze, за да вземате информирани решения.
Ограничения на Happay
- Може да отнеме много време и да доведе до грешни отчети.
- Управлението на разходи, които включват множество категории разходи, проекти и валути, може да бъде трудно.
Цени на Happay
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Happay
- G2: 4,5/5 (305 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (829 отзива)
7. Emburse Certify
Emburse е друг популярен софтуер за управление на разходите, предназначен за създаване, подаване и одобряване на разходи. Той също така предоставя система за управление на пътувания и разходи, която оптимизира планирането на пътувания, спазването на политиките, записването на разходите и събирането на информация за визи и здравето на пътуващите.
Можете да зададете предварителни одобрения за пътни разходи за по-добър контрол на разходите. Това също така елиминира ръчните задачи като подаване на отчет за разходите или физическа разписка.
Най-добрите функции на Emburse Certify
- Настройте автоматично създаване на отчети за разходи с ReportExecutive, за да избегнете досадната работа по ръчното отчитане.
- Откривайте нарушения и дублирания с Embrace Audit за прозрачен процес на управление на разходите и възстановяването им.
- Елиминира затрудненията в паричния поток, като предоставя предварително одобрение на програмите за пътувания.
- Подобрете вземането на финансови решения чрез анализ на разходите и моделите на харчене.
Ограничения на Emburse Certify
- Сложният му потребителски интерфейс затруднява навигацията в приложението за потребителите.
- Той предлага ограничени функции за интеграция.
Цени на Emburse Certify
- Сертифицирайте се сега: 12 $/месец на потребител
- Професионален: Персонализирано ценообразуване
Приемете оценките и рецензиите на Certify
- G2: 4,5/5 (2035 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (1279 отзива)
8. SAP Concur
SAP Concur предлага пакетно решение за управление на разходи, пътувания и фактури. То свързва разходите за пътувания и фактурирането на служителите в една система, за да предложи по-голяма прозрачност на транзакциите и да гарантира спазването на изискванията.
Най-добрите функции на SAP Concur
- Автоматизирайте системата за управление на разходите с Concur и обработвайте възстановяванията по-бързо.
- Анализирайте данни и информация от бизнес разходите и сроковете за уреждане на фактури с помощта на изчерпателни табла.
- Оптимизирайте подробностите за бизнес пътуванията, като свържете пътуванията, пътниците и маршрутите на едно място с Concur Travel.
- Автоматизирайте обработката на задълженията, за да намалите потенциалните рискове от измами и несъответствие с нормативните изисквания.
Ограничения на SAP Concur
- Невъзможност да се показват отчети за разходи, които са по-стари от 90 дни
- Има дълго време за обработка на заявките за поддръжка.
Цени на SAP Concur
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за SAP Concur
- G2: 4,0/5 (над 6000 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (2030 отзива)
9. TravelBank
TravelBank е друго цялостно решение за управление на карти, проследяване на разходи и управление на пътувания. С TravelBank можете да подавате цифрови отчети за разходи, да автоматизирате одобренията, да оптимизирате разходите за пътувания, да съгласувате транзакциите с корпоративни карти и да получите по-добра видимост на данните.
Най-добрите функции на TravelBank
- Следете разпределението и изразходването на средствата, за да контролирате бизнес разходите.
- Прогнозирайте бъдещите разходи и планирайте бюджета за пътувания съответно.
- Интегрирайте всички виртуални корпоративни карти за пътувания и автоматично синхронизирайте транзакциите в платформата за управление на разходи TravelBank.
Ограничения на TravelBank
- Може да бъде трудно да промените резервациите си
- Инструментът за сканиране понякога записва грешна информация от качините разписки.
Цени на TravelBank
- Пътувания: 25 USD/месец на потребител
- Разходи: 10 USD/месец на потребител
- Пътувания и разходи: Персонализирано ценообразуване
Рейтинги и отзиви за TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (226 отзива)
10. Zoho Expense
Zoho Expense е инструмент за управление на пътувания и разходи за бизнеса, който автоматизира отчитането на разходите и опростява резервациите на бизнес пътувания. Той също така автоматично сканира транзакциите с кредитни и корпоративни карти с разписки за по-добро съгласуване. Можете също така да зададете дневни надбавки за служители в различни региони.
Най-добрите функции на Zoho Expense
- Получете цялостен поглед върху заявките за пътувания на вашите служители с помощта на незабавни анализи и интуитивни табла.
- Автоматизирайте проследяването на пробега, без да правите компромиси с сигурността на данните.
- Подобрете одита на разходите и контрола на измамите, за да не се налага да проверявате ръчно всяка транзакция.
- Опростете проследяването на бизнес разписки чрез усъвършенствано автоматично сканиране на повече от 14 езика.
Ограниченията на Zoho Expense
- Незначителни несъответствия във функцията за разпознаване на разписки водят до неефективно отчитане на разходите.
- Има ограничени възможности за интеграция.
Цени на Zoho Expense
- Безплатно
- Стандартен: 4 USD/месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Премиум: 6 USD/месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Персонализирано: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (над 1100 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 900 отзива)
Други инструменти за управление на пътувания
Софтуерът за управление на пътувания и разходи може да ви помогне да проследявате превишенията на разходите за пътувания и нарушенията на политиките. За да избегнете превишенията на разходите обаче, се нуждаете от стратегическо планиране на пътуванията. Опитайте ClickUp, платформа „всичко в едно“ за създаване на интелигентни планове за пътувания.
ClickUp
С ClickUp можете да създавате подробни лични или бизнес планове за пътувания на ниска цена. Това е универсален инструмент за пътувания за мениджъри и частни лица. Започнете с планиране на бюджета. За това не се нуждаете от счетоводен инструмент, базиран на изкуствен интелект. Използвайте ClickUp Docs, за да сътрудничите с екипа за пътувания, да обсъждате бюджети и да създавате маршрути.
С ClickUp for Finance вие и вашият финансов екип можете да проследявате финансовите цели на организацията и да определите съответния бюджет за пътувания.
След това ще ви са необходими шаблони за маршрути, за да планирате безпроблемно бизнес пътуването.
ClickUp предлага няколко шаблона за маршрути, които отговарят на различните ви нужди при пътуване. Тези шаблони ви помагат да планирате по-ефективно и да се справяте с промени в плана в последния момент.
Можете също да опростите планирането на бизнес или лични пътувания с шаблона за планиране на пътувания на ClickUp. Шаблонът ви помага да проследявате полети и резервации в хотели и да споделяте плановете си за пътуване с приятели, семейство или колеги.
След като вече сте планирали пътуването и бюджета, е време да създадете график за вашата програма за пътуване с помощта на календарния изглед на ClickUp. Можете да планирате всички дейности по време на пътуването, включително почивните дни и времето за пътуване.
Улеснете планирането и управлението на пътуванията с ClickUp
Изборът на подходящ софтуер за управление на пътувания и разходи е от съществено значение за осигуряване на съответствие, поддържане на паричния поток и бързо обработване на възстановяванията.
Въпреки това, те често не разполагат с функции за планиране на пътувания и имат скъпи опции за резервации.
ClickUp е най-доброто решение за преодоляване на тази празнина. Комбинирайте процесите си за управление на пътувания и разходи с ClickUp, за да опростите планирането и изпълнението на бизнес пътувания, което от своя страна води до по-добро управление на разходите.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да организирате пътувания и да проследявате разходите за бизнес пътувания без усилие!