كيفية إدارة اجتماع مثمر لجميع العاملين (مع النماذج)

تعد اجتماعات جميع الموظفين طريقة ذكية لمشاركة المعلومات بسرعة مع جميع الأشخاص والأقسام في شركتك. لكن هذه الاجتماعات تضم الكثير من الحضور، مما يعني أنها يمكن أن تخرج عن مسارها بسرعة دون وجود خطة محكمة.

سواءً كان لديك خمسة أشخاص في الاجتماع أو 500 شخص، فمن الأفضل وضع خطة عمل لإدارة أكثر الاجتماعات الجماعية إنتاجية.

استخدم هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة للتخطيط لاجتماعات مفيدة وجذابة لفريقك، بالإضافة إلى الحصول على بعض النماذج المجانية لزيادة جهودك إلى أقصى حد. هيا بنا! 🙌

ما هو اجتماع كل الأيدي؟

اجتماع كل الأيدي هو اجتماع افتراضي أو شخصي يضم جميع الموظفين والقادة في شركتك. بدءاً من المدراء التنفيذيين وحتى صغار الموظفين، يشمل هذا الاجتماع جميع الموظفين في شركتك الهيكل التنظيمي. تختلف اجتماعات جميع الموظفين عن اجتماعات الفريق العادية لأنها تشمل العديد من الإدارات وأصحاب المصلحة. كما أن العدد الهائل للحاضرين هو أيضًا فرق كبير. فبدلاً من عدد قليل من الحضور، أنت تدير عشرات وعشرات الأشخاص في اجتماع واحد.

بصفتك مخطط الاجتماعات، ستلعب دورًا أكبر في إدارة الاجتماعات:

• دعوة جميع الحاضرين المعنيين
• إنشاء جدول أعمال الاجتماع لجميع الحاضرين
• الحفاظ على سير الاجتماع

قد تعقد شركتك اجتماعات لجميع الموظفين بشكل منتظم, مثل اجتماعات مجلس المدينة في Google أو عقدها حسب الحاجة عندما يحدث شيء كبير أو مثير.

في كثير من الأحيان، تستخدم الشركات اجتماعات جميع الموظفين لبناء ثقافة الشركة أو مشاركة الأخبار المثيرة أو توحيد الشركة بأكملها. الهدف ليس فقط مشاركة المعلومات بل تحفيز فريقك. 🏋️

كيفية تخطيط وإجراء اجتماعات تفاعلية لجميع الموظفين

تُعد اجتماعات جميع الأيدي فرصة سحرية للشفافية والتواصل، ولكن سرعان ما ينحدر الحضور إلى الملل إذا لم يكن الاجتماع جذابًا بما فيه الكفاية. اتبع هذه الخطوات للتخطيط لاجتماع لجميع الأيدي يكون ممتعًا وغنيًا بالمعلومات. 🤩

1. ضع خطة تواصل للشركة بأكملها

قبل أن تفعل أي شيء، تحقق من خطة التواصل الخاصة بك. هذا يتجاوز أهداف التواصل الخاصة بك لاجتماع واحد لجميع العاملين. خطة التواصل هي استراتيجيتك لبناء ثقافة مؤسسية متينة من خلال التواصل الفعال. قد يبدو الأمر وكأنه خطوة إضافية، لكن تصميم خطة تواصل داخلية تضيّق تركيزك وتمنحك بعض المؤشرات التي تحتاجها بشدة حول كيفية التفاعل مع فريقك. نموذج خطة التواصل الخاص ب ClickUp سيشجع الموظفين على التحدث ومشاركة المعلومات المهمة.

تحميل هذا القالب

استخدم أدوات التنسيق العديدة التي يوفرها ClickUp لإنشاء صور للخطة وتنظيم المعلومات بسرعة

يجب أن تتضمن خطة التواصل الخاصة بك ما يلي الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) . اعمل بشكل عكسي من هذه الأهداف لتصميم اجتماعات مدروسة على مستوى الشركة.

على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو تحسين مشاركة الموظفين بنسبة 10% قبل الربع الرابع، فأنت بحاجة إلى التخطيط لاجتماع تفاعلي لجميع الموظفين لا يكتفي الناس بمشاهدته بشكل سلبي.

تتبع أهدافك وصولاً إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية واحصل تلقائيًا على مشاهدات مفصلة عن تقدمك

بدلاً من تقديم اجتماعات مملة على غرار اجتماعات جميع الرؤساء الذين يتحدثون على طريقة الرؤساء الذين يتحدثون إلى جميع الموظفين، يمكنك تضمين اجتماعات الفريق في لعبة صيد الزبالة، أو إسقاط بالون، أو زيارة زووم من لاما يرتدي قبعات سخيفة. 🎈

من خلال فهم أهدافك أولاً، ستصمم اجتماعات لجميع الأيدي تعمل مع خطة التواصل الخاصة بشركتك بدلاً من أن تكون ضدها.

2. حدد شكل الاجتماع

تذكر، هذا هو نوع مختلف من الاجتماعات . فالاجتماعات الجماعية ليست كالاجتماعات الفردية: هناك الكثير من الأشخاص في هذه المكالمة، لذا عليك الاستفادة القصوى من كل ثانية.

قبل دعوة الجميع إلى المكالمة، قم بتخطيط الاجتماع بطريقة تجعل المعلومات سهلة الاستهلاك. قد يعني ذلك

• البدء بجلسات كسر الجليد أو أسئلة تافهة ممتعة مع أعضاء فريقك لتهيئة الأجواء الإيجابية في بداية الاجتماع
• مشاركة التحديثات على مستوى الشركة بأسلوب قاعة الاجتماع، مما يسمح لفريق القيادة بمشاركة تحديثات سريعة لجعل الجميع على نفس الصفحة
• دمج جلسات "اسألني أي شيء" (AMA) مع القيادة العليا وفتح المجال أمام الموظفين
• إجراء أسئلة وأجوبة في الوقت الفعلي

إذا كنت تعمل في مؤسسة مختلطة، فكّر في كيفية منح العاملين عن بُعد تجربة عادلة قدر الإمكان لتحسين ثقافة شركتك باعتبارها ثقافة شاملة. على سبيل المثال، إذا كان الحاضرون الشخصيون يحصلون على هدايا الشركة الممتعة، فقم بشحن الهدايا إلى الحاضرين عن بُعد في وقت مبكر حتى لا يتم استبعادهم.

3. اجمع المدخلات واجعل القيادة على نفس الصفحة

قم بتخصيص استبيانك باستخدام قالب نموذج ملاحظات الموظفين الخاص بـ ClickUp واستخدم طريقة عرض اللوحة هذه للحصول على ميزات السحب والإفلات البسيطة

سيكون الفريق بأكمله في هذه المكالمة، لذلك من الجيد دائماً جمع مدخلات من الآخرين قبل إنشاء جدول أعمال. قد تظن أن الفريق يريد التركيز على أشياء ممتعة مثل المناسبات السنوية للعمل أو الصرخات التي يتم توجيهها في العمل، ولكن ربما يريدون في الواقع أن يتحدثوا من القلب إلى القلب مع الرئيس التنفيذي بدلاً من ذلك.

خصص بعض الوقت لجمع الأسئلة لجلسات الأسئلة والأجوبة أو الاجتماعات العامة، وابتكر أسئلة خارجة عن المألوف في الاجتماعات العامة، واجمع أفكارًا لاجتماعات جماعية من فريقك.

بدلاً من أن تطلب من الجميع الرد على سلسلة رسائل البريد الإلكتروني بأفكار الاجتماعات، قم بإنشاء استبيان وأرسله إلى الشركة بأكملها. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص قالب نموذج نموذج ملاحظات الموظفين الخاص بـ ClickUp لتتبع الأفكار.

لن تكون كل فكرة رابحة، ولكنك ستجد بالتأكيد أفكاراً جديدة ومثيرة للاهتمام من خلال تبادل الأفكار مع الفرق الأخرى - خاصة عند محاولة مناقشة أمور الشركة.

4. وضع جدول أعمال فعال

بقدر ما يمكن أن تكون اجتماعات جميع العاملين ممتعة، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى تنظيم. وإلا فإنك تخاطر بالخروج عن الموضوع وقضاء وقت الشركة الثمين في مواضيع أقل أهمية.

هذه فرصة لإطلاع الجميع على آخر المستجدات حول أداء الشركة بشكل عام، لذا قم بتصميم جدول أعمال مركّز وجذاب. واعتمادًا على عملك، فإن بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها هي تخصيص وقت لـ

• تقديم الموظفين الجدد لجميع أعضاء الفريق
• ملاحظات الرئيس التنفيذي وتحديثات الشركة حول المشاريع الرئيسية
• تحديثات قصيرة من كل قسم وكيف يتناسب مع مهمة الشركة
• تقدير الموظفين من أجل ثقافة الشركة الصحية لتقدير فريق العمل
• فتح باب الأسئلة والأجوبة لأعضاء الفريق لمناقشة مستجدات الشركة مع المديرين التنفيذيين

يتيح مستندات ClickUp Docs التنسيق المنسق وأوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر

في جدول أعمالك، لاحظ في جدول أعمالك مقدار الوقت الذي تخطط لقضائه على كل متحدث أو موضوع. إذا كانت شركتك معروفة بتجاوزها للوقت (وهو أمر شائع جداً)، عيّن شخصاً ما ليكون مسؤولاً عن الوقت.

فهو يحافظ على سير الاجتماع بحيث يكون هناك وقت كافٍ لتناول كل موضوع. ⏳

وبالطبع، إذا كان الوقت ينفد منك دائمًا في اجتماعاتك التي تعقدها لجميع الموظفين، فإما أن تطيل الاجتماع أو أن تحذف شيئًا من جدول الأعمال للمرة القادمة.

5. استخدم قالب جدول أعمال اجتماع جميع الأيدي

تحميل هذا القالب

عزز فعالية الاجتماعات من خلال التخطيط باستخدام قالب جدول أعمال اجتماعات القيادة من ClickUp

لست متأكدًا مما يجب تضمينه في كل ما يخصك جدول أعمال الاجتماع ? لقد قمنا بتغطيتك. من السهل صياغة جدول أعمال فعال بمساعدة نموذج. قالب جدول أعمال اجتماعات القيادة من ClickUp يتضمن أقسامًا ل:

• تسليط الضوء على الإنجازات
• مراجعة المقاييس
• تحديد المعالم المستقبلية
• تحديثات الموظفين

حتى أنه يأتي مع تنسيق جاهز ورسومات جاذبة للنظر. وبهذه الطريقة، ستقضي وقتاً أقل في تنسيق المستندات وتركز طاقتك على ما يهم الاجتماع.

6. حدد موعدًا لاجتماع جميع العاملين

جدول الأعمال في متناول اليد، حان الوقت لدعوة الجميع إلى اجتماع جميع الأيدي.

بالنسبة للفرق الوطنية أو متعددة الجنسيات، ضع في اعتبارك المناطق الزمنية قبل تحديد موعد الاجتماع. من المحتمل ألا يرغب موظفوك في الصين في تلقي مكالمة في الساعة 11 مساءً، لذا حاول أن تجد وقتاً مناسباً لغالبية موظفي الشركة.

ومع ذلك، فإن جدولة اجتماع لجميع الموظفين ليس بالأمر الهيّن، لذا إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في التخطيط للحدث ومشاركة جدول الأعمال، فاستخدم قالب اجتماع كل الأيدي في ClickUp لتسريع الأمور.

تحميل هذا القالب

قم بإدارة الخدمات اللوجستية والوقت والتخطيط لاجتماع شركتك القادم بسهولة مع قالب اجتماع كل الأيدي من ClickUp

من المحتمل أن يكون لديك عناصر عمل قبل وأثناء وبعد اجتماع جميع الأيدي أيضًا. تعمل أدوات مثل ClickUp على تحسين عملية اجتماع جميع الأيدي من التخطيط إلى التنفيذ.

استخدم مهام ClickUp لتذكير نفسك بما يلي:

• جدولة الاجتماعات مع الفريق
• تعيين المهام بعد الاجتماع
• إجراء متابعات ما بعد الاجتماع

استخدم ClickUp لتحويل جداول أعمال الاجتماعات إلى مهام قابلة للتنفيذ بنقرة واحدة فقط وقم بإضافة أي شخص في مؤسستك لتسهيل التعاون بين الأقسام.

7. استفد من الذكاء الاصطناعي لتلخيص جميع ملاحظات الاجتماعات اليدوية

أنشئ ملاحظات دقيقة للاجتماعات دون عناء باستخدام تقنية ClickUp المدعومة بالذكاء الاصطناعي ClickUp Brain مدمج في ClickUp Docs حتى تتمكن من كتابة الملاحظات بسرعة وتلخيص الملاحظات بعد الاجتماع. مع الذكاء الاصطناعي يمكنك تحسين إنتاجية الاجتماعات بعدة طرق:

• أنشئ محاضر الاجتماعات: بدلاً من التدافع لتدوين كل كلمة أثناء الاجتماعات، دع الذكاء الاصطناعي يساعدك. انقر فوقيمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في صياغة محاضر واضحة ومنظمة التي تلتقط جوهر المناقشة، مما يضمن عدم انزلاق أي شيء مهم من خلال الشقوق
• تلخيص ملاحظات الاجتماع: بعد اجتماع طويل لجميع العاملين، قد ينتهي بك الأمر بصفحات وصفحات من الملاحظات. يمكن ل ClickUp Brain تلخيص هذه المعلومات في ملخصات موجزة في مستنداتك، مما يسهل مراجعة النقاط الرئيسية ومشاركتها

8. المتابعة بعد الاجتماع

لا تدع اجتماعك الشامل يموت بعد انتهاء الحدث. المتابعة لا تقل أهمية عن جدولة الاجتماع. هذا يغلق الحلقة ويجعل فريقك مسؤولاً عن بنود العمل.

بعد اجتماعك، قد تحتاج إلى

• مشاركة ملاحظات الاجتماع والنتائج مع الفريق
• تعيين بنود إجراءات المتابعة لبعض الأقسام أو أعضاء الفريق
• تحقق مع قادة الفريق لطلب تعليقاتهم حول الاجتماع

تبسيط الطلبات الداخلية لفرق التصميم أو فرق تكنولوجيا المعلومات لجمع المعلومات الدقيقة المطلوبة في النماذج الخاصة بك

على الرغم من أنك على الأرجح تأمل في الحصول على تعليقات متوهجة حول اجتماعك، إلا أنه من المهم أن تتصرف بناءً على النقد البناء. هذه هي الطريقة الوحيدة لضمان أن تكون اجتماعاتك المستقبلية أكثر جاذبية وفعالية. 🏆

أفضل الممارسات لعقد اجتماعات جميع الموظفين

كن شفافاً

التواصل الشفاف هو مفتاح نجاح اجتماع جميع الموظفين. يقدّر الموظفون الصدق والانفتاح من قادتهم. شارك تحديثات الشركة والأخبار والمبادرات الجديدة والتحديات والنجاحات خلال الاجتماع. هذا لا يعزز ثقافة الثقة فحسب، بل يبقي جميع الأعضاء على اطلاع ومشاركة فعالة في العمل.

تقديم الملاحظات

تُعد اجتماعات جميع الموظفين فرصة ممتازة لتقديم الملاحظات على مستوى الفريق. الاعتراف بالإنجازات والإشادة بها، والتأكيد على التقدم المحرز، والإقرار بشكل إيجابي بالمجالات التي تحتاج إلى تحسين. يساعد ذلك في الحفاظ على التحفيز بين الموظفين ويعزز ثقافة التعلم المستمر والنمو.

عقد جلسات الأسئلة والأجوبة أو الدردشات المباشرة

يعد دمج جلسات الأسئلة والأجوبة أو الدردشات الجانبية في اجتماعاتك الجماعية طريقة رائعة لبناء المشاركة. ادعُ إلى طرح الأسئلة والمناقشات من جميع صفوف المؤسسة. يمكن لفريق القيادة لديك الإجابة على الأسئلة أو الانخراط في دردشة غير رسمية، مما يعزز جوًا مريحًا ومحادثًا. يمنح هذا الجزء التفاعلي الموظفين فرصة فريدة للتعبير عن أفكارهم وتوضيحاتهم وآرائهم.

توفير المرئيات

تشرك المرئيات الجمهور وتجعل المعلومات سهلة الاستيعاب. يؤدي تضمين الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية أو عروض الشرائح أو مقاطع الفيديو لدعم موضوعاتك إلى تعزيز الوضوح والفهم. يمكن للتمثيل المرئي أن يشرح المعلومات المعقدة بسرعة أكبر مع الحفاظ على تركيز الجمهور واهتمامه.

احتفل بالنجاحات

استخدم الاجتماع كفرصة للاحتفال بالنجاحات، كبيرة كانت أم صغيرة. فالاعتراف بالإنجازات الفردية أو الجماعية يعزز الروح المعنوية والتحفيز.

تشجيع المشاركة

شجع كل عضو في الفريق على المشاركة بنشاط في الاجتماع. فكلما زادت مشاركتهم، زادت مشاركتهم في الاجتماع.

فوائد عقد اجتماع لجميع أعضاء فريقك

إن التخطيط لاجتماع لجميع الأيدي ليس بالأمر الهين. فأنت تقوم بالتوفيق بين دعوات التقويم المتعددة والأسئلة من الكثير من الحضور. كما أن المديرين التنفيذيين سيكونون حاضرين أيضًا، لذا لا داعي للضغط. 👀

يتطلّب التخطيط لاجتماع لجميع الرؤساء التنفيذيين بعض العمل مقدماً، ولكن كل عملك الشاق سيؤتي ثماره. هذه الأنواع من الاجتماعات تفيد كل شيء من ثقافة شركتك إلى جودة مشاريعك.

تعزيز ثقافة الشركة

تمنح الاجتماعات الفعالة لجميع الأيدي فريقك المزيد من الفرص للتواصل مع بعضهم البعض بطريقة إيجابية خارج مسؤوليات العمل العادية. هذه الاتصالات الإضافية بين الفرق تعزز الشعور بالانتماء للمجتمع وهو أمر ضروري لبناء الثقافة. 🌻

بدلًا من وضع فريق المحاسبة في مواجهة فريق التسويق، فإن الجميع ببساطة موجودون تحت نفس راية عملك. يمكنك حتى القيام ببعض تمارين بناء الفريق لمساعدة الموظفين على تكوين صداقات مع الفرق الأخرى. أليس هذا لطيفاً؟

بالإضافة إلى ذلك، تعمل اجتماعات جميع الموظفين على توجيه الموظفين الجدد إلى الطريقة التي تقوم بها. إذا كنت قد وظفت مؤخراً حفنة من الموظفين المبتدئين، فإن اجتماعات جميع الموظفين هي طريقة سريعة لإدخال الموظفين الجدد في ثقافة شركتك.

رفع معنويات الفريق

كم مرة ترى جميع زملائك في العمل في مكان واحد؟ سواء كنت تعمل بشكل شخصي أو في فريق عمل عن بُعد، فإن اجتماع جميع زملائك في مكان واحد ربما يكون نادراً ما يحدث.

إن اجتماع الجميع معًا يمنحك فرصة للتفاخر بإنجازات موظفيك، الأمر الذي يعمل على رفع معنويات الفريق. عند التخطيط لاجتماعات جميع الموظفين، اجعلها نقطة للاحتفال:

• معالم العمل
• المناسبات السنوية
• الأشخاص الذين يذهبون إلى أبعد الحدود

يقطع التقدير والإشادة على مستوى الشركة شوطاً طويلاً نحو زيادة الروح المعنوية في الشركة عندما يجتمع الموظفون مع أعضاء فريقهم. في الواقع، فإن استطلاع حديث من Bonusly ، وهي منصة مكافآت للموظفين، أن ما يقرب من نصف المشاركين في الاستطلاع تركوا وظيفة لم يشعروا فيها بالتقدير. فقط تأكد من توزيع المديح بالتساوي حتى يحصل الجميع على وقتهم في دائرة الضوء. 🤩

حل المشاكل الكبيرة

على الرغم من بذل قصارى جهدك، من المحتمل أن يكون لدى شركتك صوامع بين الأقسام. لكنك تعرف كيف يقول المثل: رأسان أفضل من رأس واحد. إذا كان أحد الأقسام يدور في حلقة مفرغة حول مشكلة ما، فقد تجد الإجابة من قسم آخر.

اجتماعات منتظمة للموظفين مع المؤسسة بأكملها تربط الأشخاص الذين لا يعملون عادةً معًا. قد لا يفهم قسم التسويق كيفية جعل الموقع الإلكتروني يقوم بما يريدونه منه، ولكن محادثة سريعة مع العاملين في قسم تكنولوجيا المعلومات يمكن أن تحل المشكلة في ثوانٍ. ⚒️

إن جمع الأشخاص معًا أمر جيد، خاصةً عندما يكون لديهم جميعًا خبرات ومواهب مختلفة. إذا كان ذلك ممكنًا، صمم اجتماعات لجميع الموظفين تشجع الأشخاص من مختلف الأقسام على التفاعل مع بعضهم البعض. فأنت لا تعرف أبدًا إلى أين ستؤدي محادثاتهم العفوية.

استخدم قالب تقرير مصفوفة الاتصالات في Clickup للحصول على نظرة عامة شاملة عن الفرق المتصلة والتي تعمل معًا - حتى تتمكن من تحقيق أقصى قدر من التعاون.

تحميل هذا القالب

أبقِ أعضاء الفريق على اطلاع دائم بالمهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية والمزيد مع قالب تقرير مصفوفة الاتصالات ClickUp

اكتساب تأييد المشروع

تمنح اجتماعات جميع الأيدي فريقك مشاعر دافئة وغامضة، ولكن لها غرض متعلق بالعمل أيضًا. التأييد هو عنصر أساسي لـ إدارة المشروع ، لذلك إذا كنت تحاول إقناع فريقك (ورئيسك) بمبادرة جديدة، فهذا هو الوقت المناسب لكسب تأييد كل أعضاء الفريق.

إذا كنت قد قررت اتجاهًا جديدًا جريئًا، فإن اجتماعات جميع الموظفين هي الوقت المناسب لمشاركة أسباب التغيير، ولماذا هو أمر جيد، وما الذي يجب أن يتوقعه الموظفون من الآن فصاعدًا.

الهدف من ذلك هو تهدئة مخاوف فريقك مع تعزيز التوافق على أهداف شركتك في اجتماعات المدينة الفعالة. ✨

دعم التواصل المفتوح والتعاون

لا شيء يحدث في فراغ في الشركة. تحتاج إلى تعزيز تعاون الفريق ليس فقط في قسمك، ولكن في جميع أنحاء العمل بأكمله. التواصل المفتوح هو أفضل طريقة لبناء الثقة وتشجيع موظفيك على الانفتاح أكثر.

استخدم ClickUp Whiteboards لتعيين المهام، ووضع علامات على المعينين، وأي شيء مطلوب لبدء تعاونك التالي

استخدمها كفرصة للمشاركة بصراحة:

• تحديثات العمل
• تحديثات الفريق
• أخبار الشركة

عندما تكون منفتحاً وصادقاً مع موظفيك، فإنهم سيكونون منفتحين وصادقين معك في المقابل. فبدلاً من عزل المعلومات في قسم واحد، أو بين المديرين فقط، فإن اجتماعات جميع الموظفين تشارك المعلومات مع الشركة بأكملها في منتدى يشجع على الشفافية.

نصائح لاجتماعات جميع الأيدي للفرق الافتراضية

على الرغم من أن المبادئ الأساسية لاجتماعات جميع الأيدي تبقى دون تغيير في بيئة افتراضية، إلا أن إدارة اجتماع افتراضي لجميع الأيدي يتطلب بعض التعديلات. فيما يلي بعض النصائح السريعة لضمان إشراك جميع العاملين في الاجتماع الافتراضي بفعالية:

1. اختر المناسببرنامج الاتصال الجماعي: اختر موثوقاً بهمنصة اجتماعات افتراضية تدعم حجم فريقك وتتكامل بشكل جيد مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها. تأكد من أنها تحتوي على ميزات مثل مشاركة الشاشة، وغرف الاستراحة، والقدرة على تسجيل الاجتماع لمن لا يستطيعون الحضور مباشرة.
2. التشغيل التجريبي قبل الاجتماع: قم بإجراء اختبار تجريبي مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك لاستكشاف أي خلل فني محتمل. إن التأكد من أن العناصر الصوتية والمرئية تعمل بشكل لا تشوبه شائبة سيجعل الاجتماع يركز على المحتوى بدلاً من الصعوبات التقنية.
3. قم بإشراك جمهورك: يمكن أن تصبح الاجتماعات الافتراضية تجارب سلبية للحضور بسرعة. قم بتضمين عناصر تفاعلية مثل استطلاعات الرأي وجلسات الأسئلة والأجوبة والمناقشات الجماعية الصغيرة للحفاظ على تفاعل فريقك. فكر في استخدام أدوات المشاركة التي تتكامل مع منصة الاجتماعات الخاصة بك.
4. المرئيات والعروض التقديمية: استخدم المرئيات والشرائح الموجزة لجعل نقاطك أكثر وضوحًا والحفاظ على انتباه جمهورك. يمكن للعرض التقديمي المصمم بشكل جيد أن يعزز بشكل كبير منتجربة الاجتماع الافتراضي.
5. جدول أعمال واضح وإدارة الوقت: نظرًا لأن الاجتماعات الافتراضية يمكن أن ترهق انتباه الحضور، اجعل جدول أعمالك محكمًا وخصص وقتًا للاستراحات، خاصة إذا كان الاجتماع طويلًا. شارك جدول الأعمال مسبقاً لمساعدة الحضور على الاستعداد للاجتماع.
6. تشجيع المشاركة: وضح أن مدخلات جميع أعضاء الفريق ذات قيمة. شجع الأسئلة والتعليقات من الفريق لتعزيز حوار ثنائي الاتجاه، مما يضمن شعور الجميع بأنهم مسموعون ومقدرون.
7. المتابعة: بعد الاجتماع، شارك ملخصًا للمناقشة,بنود العملوالتسجيل مع فريقك. هذا لا يعزز المحتوى الذي تم تغطيته فحسب، بل يحافظ أيضًا على توافق الجميع حول الخطوات التالية، خاصة أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع مباشرة.

من خلال تكييف نهجك ليتناسب مع التنسيق الافتراضي، يمكنك الحفاظ على فعالية اجتماعاتك الجماعية وإبقاء فريقك على اتصال وإطلاع وتحفيز بغض النظر عن مكان وجودهم.

خطط لاجتماعات أفضل على مستوى الشركة في وقت أقل

توفر اجتماعات جميع الأيدي فرصة نادرة للجميع للاجتماع في نفس الوقت والمكان. لكن العدد الهائل للحضور يجعل عملية التخطيط تبدو شاقة.

لحسن الحظ، من خلال اتباع النهج الصحيح، ستتمكن من التخطيط لاجتماع رائع لجميع الموظفين يتطلع إليه فريقك بصدق.

يمكن لأي شخص جدولة اجتماع، واستخدام أداة لتتبع محاضر الاجتماعات ولكن الأمر يتطلب محترفًا حقيقيًا للتخطيط لاجتماع متميز لجميع الموظفين. قم بتسريع عملية التخطيط ولا تدخر جهدًا باستخدام النظام الصحيح.

يوفر ClickUp نماذج لجدول أعمال جميع الاجتماعات اليدوية وسير العمل الجاهز والمهام والأدوات الأخرى لتبسيط يوم عملك.

اجتماعات أفضل على بُعد نقرة واحدة. اشترك في ClickUp الآن -لا حاجة لبطاقة ائتمان!