في المتوسط، يتخذ الشخص حوالي 35,000 قرار في اليوم. ولكن بصفتك مدير مشروع، قد تشعر أنك تتخذ ضعف هذا العدد، خاصةً عند القيام بمهام متعددة.
وقد أظهرت دراسة أجرتها شركة ماكنزي أن عملية اتخاذ القرار تستغرق جزءًا كبيرًا من وقت المدير - بقدر ما يستغرقه 70% بالنسبة لبعض المديرين التنفيذيين من كبار المديرين التنفيذيين .
والأمر الأكثر أهمية هو تتبع هذه القرارات، حيث يمكن أن يكون بنفس أهمية القرارات نفسها. الأداة التي يمكن أن تكون مفيدة هنا هي سجل قرارات المنتج.
تساعد سجلات قرارات المنتج التي لا تحظى بالتقدير الكافي ولكنها ضرورية، على تتبع دورة حياة إدارة المشروع بشكل أفضل.
في هذه المقالة، نساعدك في هذه المقالة على اكتشاف سبب أهمية سجل القرار من أجل تتبع المشروع وكيفية إنشائه، وأفضل الممارسات لنجاح إدارة المشروع.
⏰ ملخص 60 ثانية
- الأساسيات: تقوم سجلات القرارات بتتبع القرارات الرئيسية للمشروع، بما في ذلك الأساس المنطقي والبدائل والمخاطر وعناصر العمل. وهي تحسّن الشفافية والمساءلة والتواصل
- المكونات الرئيسية: بيان القرار، والتاريخ، وصانعي القرار، والأساس المنطقي، والبدائل، والمخاطر، وبنود الإجراءات، والمالكين، والمواعيد النهائية
- أنواع القرارات التي يتم تسجيلها: الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية والمتعلقة بالمخاطر والمثيرة للجدل
- متى يتم استخدامها: المشاريع المعقدة والبيئات سريعة الوتيرة والفرق الموزعة وتخفيف المخاطر ومراجعات ما بعد المشروع
- الفوائد: يحسن التواصل، ويعزز المساءلة، ويبسط توثيق المشروع
- كيفية الإنشاء: استخدام أدوات مثلClickUp لسجلات القرارات المنظمة، والتعاون في الوقت الحقيقي، وربط المهام
- الأتمتة: أتمتة التحديثات والإشعارات للحفاظ على تحديث سجلات القرارات دون جهد يدوي
- قالب ClickUp: يقدم حقولاً وحالات وطرق عرض مخصصة وسجل قرارات شامل لتحسين إدارة المشروع
🧠 حقيقة ممتعة: تقليدياً، كانت قرارات المشروع توثق في محاضر الاجتماعات. وبمرور الوقت، أدت الحاجة إلى سجل أكثر تنظيماً وسهولة الوصول إليه إلى تطوير سجلات قرارات مخصصة، مما يضمن سهولة تتبع الخيارات الحاسمة وعدم دفنها في مستندات مطولة.
فهم سجلات القرارات
قبل أن نبدأ، دعنا أولاً نستكشف ما هي سجلات القرارات، ونفصل مكوناتها الرئيسية، ونفحص الأنواع المختلفة من سجلات القرارات التي يمكنك إنشاؤها.
ما هو سجل القرار؟
سجل القرار هو سجل منظم للقرارات الرئيسية التي تم اتخاذها خلال المشروع. وهو يلتقط تفاصيل مثل القرار نفسه، والأساس المنطقي وراءه، والبدائل التي تم النظر فيها، وأصحاب المصلحة المعنيين.
ومن خلال الاحتفاظ بسجل القرارات، فإنك تعزز الشفافية والمساءلة والتواصل داخل فريق المشروع، خاصة عند استخدام مختلف تقنيات اتخاذ القرارات الجماعية المختلفة .
مكونات سجل القرارات
عادة ما يتضمن سجل قرارات المشروع المنظم بشكل جيد المكونات التالية:
- بيان القرار: ملخص واضح وموجز للقرار الذي تم اتخاذه، مكتوب بطريقة يسهل فهمها من قبل الفريق بأكمله
- تاريخ القرار: تاريخ اتخاذ القرار، مما يساعد على تتبع الجدول الزمني للمشروع وتحديد التأخيرات المحتملة
- صناع القرار: الأشخاص المسؤولون عن اتخاذ القرار، مما يضمن المساءلة والشفافية داخل الفريق
- الأساس المنطقي: الأسباب الكامنة وراء القرار، مما يوفر السياق ويدعم مبررات الاختيار
- البدائل التي تم أخذها في الاعتبار: قائمة بالخيارات الأخرى التي تم تقييمها قبل التوصل إلى القرار النهائي، مما يدل على عملية اتخاذ القرار بشكل شامل
- المخاطر المحتملة واستراتيجيات التخفيف من حدتها: تقييم للمخاطر المحتملة المرتبطة بالقرار إلى جانب استراتيجيات للتخفيف من حدتها والحد من الآثار السلبية
- بنود الإجراءات: مهام أو خطوات محددة مطلوبة لتنفيذ القرار، بما يضمن تنفيذه بفعالية
- المسؤولون وتاريخ الاستحقاق: الأفراد المسؤولون عن كل بند من بنود العمل والمواعيد النهائية الخاصة بكل منهم، وتعزيزمساءلة الفريق وتتبع التقدم المحرز
أنواع القرارات المسجلة
القرارات هي شريان الحياة لأي مشروع، حيث تقود اتجاهه وتشكل نتائجه. ولذلك، يجب أن يكون سجل القرارات متعدد الاستخدامات بما يكفي لالتقاط الفروق الدقيقة في مختلف أساليب صنع القرار المختلفة . دعونا نستكشف أنواع القرارات التي يمكن تسجيلها:
- القرارات الاستراتيجية: هذه قرارات رفيعة المستوى تؤثر على الاتجاه العام للمشروع، خاصة في المشاريع طويلة الأجل. وهي حاسمة لمواءمة المشروع مع الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا
- القرارات التكتيكية: هذه القرارات متوسطة المستوى وتدعم تنفيذ الأهداف الاستراتيجية. وغالبًا ما تتضمن تفويضًا لأعضاء فريق المشروع وتتطلب وضوحًا في اتخاذهانماذج التواصل، خاصة في الفرق متعددة الوظائف أو الفرق المتفرقة
- القرارات التشغيلية: هي القرارات اليومية التي تضمن سير المشروع بسلاسة. وغالبًا ما يتم اتخاذها من قبل أعضاء الفريق الفردي أو المجموعات الصغيرة وتتطلب عادةً اتخاذ قرارات سريعة وفعالة
- القرارات المتعلقة بالمخاطر: غالبًا ما يتم اتخاذها لمعالجة المخاطر المحددة أو التهديدات المحتملة للمشروع، وقد تتضمن هذه القرارات استراتيجيات التخفيف من المخاطر أو خطط الطوارئ أو غيرها من التدابير لتقليل الآثار السلبية وتجاوز حالة عدم اليقين
- القرارات المثيرة للجدل: قد تكون هذه القرارات مثيرة للجدل أو النقاش داخل الفريق. ويضمن تسجيلها الشفافية ويساعد على تبرير الأساس المنطقي لها ويبقي الجميع على نفس الصفحة حتى عند اختلاف الآراء
💡 نصيحة احترافية: لا تكتفِ بتسجيل القرار نفسه - بل سجل الأساس المنطقي وراءه. اشرح بإيجاز أسباب اختيار مسار عمل معين. هذا السياق لا يقدر بثمن للرجوع إليه في المستقبل ويمكن أن يمنع سوء الفهم في المستقبل.
اقرأ أيضًا: كيفية اتخاذ القرار بشكل فعال وسريع
متى تستخدم سجلات القرار
عندما تكون مدير مشروع، فإن القرارات تنهال عليك بشكل كثيف وسريع. بدون طريقة منظمة لتوثيقها، فإنك تخاطر بسوء التواصل وفقدان المساءلة في فرقك. هنا تصبح سجلات القرارات لا تقدر بثمن.
فهي تعزز تعاون الفريق أثناء العمل كسجل مركزي.
فيما يلي السيناريوهات الرئيسية التي يصبح فيها سجل القرار أمرًا لا غنى عنه:
- المشاريع المعقدة: بالنسبة للمشاريع التي تضم العديد من أصحاب المصلحة أو التبعيات أو النواتج المتوقعة فإن سجل القرارات يتتبع كل خيار، مما يضمن التوافق معمنهجيات إدارة المشاريع
- البيئات سريعة الوتيرة: بالنسبة للفرق التي تعمل في ظل مواعيد نهائية ضيقة، توفر سجلات القرارات وصولاً سريعًا إلى القرارات السابقة، مما يقلل من التأخير الناجم عن المناقشات المتكررة أو عدم اليقين
- فرق العمل الموزعة: في الإعدادات البعيدة أو المختلطة، تعمل سجلات القرارات على تعزيز تعاون الفريق. فهي تعمل كمصدر واحد للحقيقة، مما يبقي جميع الأعضاء على اطلاع على كل ما يحدث، بغض النظر عن موقعهم
- التخفيف من المخاطر: تساعد في تحديد أنماط اتخاذ القرارات، وتوفر رؤى حول المخاطر، وتتيح إجراء تعديلات استباقية على الاستراتيجيات
- مراجعات ما بعد المشروع: تُعد سجلات القرارات ذات قيمة لتحليل النتائج وتحسين العمليات
💡 نصيحة احترافية: قم بمقارنة القرارات في السجل الخاص بك مع وثائق المشروع ذات الصلة، مثل وثائق المتطلبات أو محاضر الاجتماعات أو تقييمات المخاطر. يؤدي ذلك إلى إنشاء سجل تدقيق واضح ويوفر سياقًا قيمًا لكل قرار.
فوائد استخدام سجلات القرارات
لا يقتصر دور سجل القرار على حفظ السجلات، بل هو أداة استراتيجية لفريقك. عندما يتم الاحتفاظ به بشكل صحيح، فإنه يقوم بأكثر من مجرد تتبع الخيارات؛ فهو يؤدي إلى تحسين التعاون والمساءلة والتنظيم. وإليك الطريقة:
1. تحسين التواصل
فكر في سجل القرارات على أنه دليل اللعب المشترك لفريقك. إنه مساحة مركزية حيث يمكن للجميع الوصول إلى نفس المعلومات حول القرارات الرئيسية وسبب اتخاذها.
بصفتك مدير مشروع، فإن معظم القرارات التي تتخذها لا تؤثر على فريقك فحسب، بل تؤثر أيضاً على القطاعات الأخرى. إن توثيق عملية اتخاذ القرار وتعيين المسؤوليات يقلل من سوء الفهم ويضمن تزامن الجميع مع أهداف المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، فإن معرفة "السبب" وراء القرارات يبني الثقة ويعزز العمل الجماعي.
2. تعزيز المساءلة
تصبح المساءلة سهلة عندما تكون عناصر العمل مرتبطة بأسماء محددة. سيحتوي سجل القرارات الخاص بك على أسماء الأشخاص المهمين والأسماء المهمة الأخرى الضرورية للحفاظ على سير الأمور.
لا يتتبع هذا السجل التقدم الحالي فحسب، بل يعمل أيضًا كسجل تاريخي - وهو مثالي لمراجعة الخيارات السابقة والتعلم منها. من خلال تفصيل كل قرار وتأثيره، يمكن للفرق تجنب العثرات والحفاظ على مشاريعها على المسار الصحيح.
3. توثيق مبسط للمشروع
من تأهيل أعضاء الفريق الجدد إلى التحضير لعمليات التدقيق، يمكن أن يكون التوثيق الجيد وثائق المشروع كنز دفين من المعلومات. مشروعك مقاوم للمستقبل إذا تم تحديث سجل قراراتك بانتظام.
فهو يجمع جميع التفاصيل المهمة في مستند واحد يسهل التنقل فيه، مما يجعل عمليات التسليم والتحقق من الامتثال أكثر سلاسة من أي وقت مضى.
اقرأ أيضًا: 12 تحديًا في إدارة المشاريع وكيفية حلها
كيفية إنشاء سجل القرارات والحفاظ عليه في إدارة المشاريع
لحسن الحظ، هناك طريقة مباشرة للبدء في الحفاظ على سجلات القرارات. انقر فوق ، تطبيق كل شيء للعمل، مفيد هنا.
ClickUp لفرق إدارة المشاريع
يمكن أن يساعدك في إنشاء سجل قرارات لا تشوبه شائبة والحفاظ عليه. أضف إدارة المهام، والتوثيق، والعصف الذهني، وأدوات التصور إلى جانب أدوات التكامل الشائعة، وستحصل على مجموعة أدوات إدارة المشاريع الرابحة. هناك الكثير مما يمكن لفريقك تحقيقه في يوم واحد!
دعنا نلقي نظرة على إنشاء سجل القرارات وإدارته على ClickUp:
الخطوة 1: إنشاء مستند جديد أو قائمة مهام جديدة
هل تدير مشاريع معقدة أو تبحث عن مركز مركزي لسجل قرارات فريقك؟ مستندات ClickUp يوفر المرونة والقدرة على التكيف لتلبية احتياجاتك. ويمكن أن يكون بمثابة نقطة انطلاق لسجل قراراتك!
اربط بين مهامك ومُستندات ClickUp Docs لإنشاء علاقات سياقية داخل مهام سير العمل الخاصة بك
إليك كيفية مساعدة مستندات ClickUp Docs:
- تصميم قابل للتخصيص: قم بإنشاء سجل قرارات احترافي ومنظم باستخدام صفحات ClickUp المتداخلة والقوالب وخيارات التصميم. إضافة جداول للبيانات المنظمة وتنسيق المستند بما يتناسب مع احتياجات سير عملك
- التعاون في الوقت الفعلي: تعاون مع فريقك من خلال تحرير سجل قراراتك في الوقت الفعلي. استخدم العلامات والتعليقات لمناقشة القرارات، وتعيين عناصر الإجراءات مباشرة، وتحويل النص إلى مهام قابلة للتتبع لضمان متابعة كل مشكلة
- الوصول المركزي: اربط سجل قراراتك بالمهام والمشاريع ذات الصلة، مما يسهل الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد. حافظ على مواءمة فريقك واطلاعه من خلال ربط المستندات بسير العمل لديك
- إدارة محسّنة لسير العمل: أضف أدوات لتحديث حالات المشروع أو تعيين المهام أو تعديل سير العمل دون تبديل علامات التبويب. يضمن هذا التكامل أن يكون سجل قراراتك محدثًا وقابلًا للتنفيذ دائمًا
- استرجاع المعلومات دون عناء: استخدم مركز المستندات للبحث في أصولك وفرزها وتصفيتها. بفضل مواقع الويكي التي تم التحقق منها والقوالب المُنشأة مسبقًا وأدوات البحث، أصبح العثور على المعلومات التي تحتاجها سريعًا وسهلاً
الخطوة 2: ربط القرارات بالمهام والمشاريع ذات الصلة
لا يقتصر سجل القرارات الرائع على تسجيل الخيارات فحسب، بل يربطها بالخطوات القابلة للتنفيذ والنتائج الواقعية.
مع مهام النقر فوق المهام يمكنك ربط كل قرار مباشرةً بالمهام والمشاريع ذات الصلة. وهذا يضمن وجود صلة واضحة بين القرارات وآثارها العملية، حتى عند إدارة فرق متعددة.
قم بإعداد التبعيات في مهام ClickUp Tasks حتى تتمكن من ربط القرارات بسير عملك ومعرفة كيفية تأثيرها على كل مهمة
_تستخدمه وكالتنا بأكملها كأداة لإدارة جميع مشاريعنا وجداولنا الزمنية للمهام والفواتير. لقد استبدل نظاماً قديماً وسمح لنا بالتحرك نحو تدفق أكثر مرونة في إدارة المشاريع وساعد في تحسين الاتصالات الداخلية مايك مولر ، نائب الرئيس التنفيذي، ستيفنز للدعاية والإعلان
إليك كيفية جعل سجل قراراتك أكثر قابلية للتنفيذ:
- ربط المهام ذات الصلة والتابعة: قم بإنشاء شبكة من السياق من خلال ربط المهام ذات الصلة أو التابعة بقراراتك. يوفر ذلك رؤية واضحة لكيفية تأثير القرارات على الجوانب الأخرى من مشروعك
- تتبع التقدم المحرز وتجنب الاختناقات: من خلال ربط المهام بالقرارات، يمكنك مراقبة تقدمها مباشرةً وتحديد أي اختناقات محتملة في وقت مبكر. تأكد من أن قراراتك لا يتم توثيقها فحسب، بل يتم تنفيذها بفعالية أيضًا
- تصور العمل عبر قوائم متعددة: اجعل العمل متعدد الوظائف أكثر سلاسة من خلال إضافة مهام أو مهام فرعية إلى قوائم متعددة. تحتفظ المهام بحالتها الأصلية وأولويتها وعملياتها التلقائية وحقولها المخصصة، مما يضمن رؤية ومواءمة متسقة عبر فريقك
الخطوة 3: تخصيص سجل القرارات
عند إنشاء سجل القرارات، لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع. لكل مشروع احتياجات فريدة من نوعها. فبالنسبة للبعض، قد يكون تتبع تواريخ القرارات أكثر أهمية، بينما قد يكون تقييم التأثيرات بالنسبة للبعض الآخر.
مع الحقول المخصصة لـ ClickUp ، يمكنك تصميم سجل قرارات مصمم خصيصًا لمشروعك، مما يضمن لفريقك الحصول على التفاصيل الأكثر أهمية.
أنشئ حقول ClickUp المخصصة المختلفة لتناسب سجل قراراتك لمشاريع مختلفة
إليك كيف يمكن لهذه الميزة أن ترتقي بسجل قراراتك:
- أضف تفاصيل القرار الأساسية: قم بتضمين حقول مخصصة للمعلومات الأساسية مثل تواريخ القرار وأصحاب المصلحة والأساس المنطقي وتقييمات الأثر. هذه الحقول تجعل من السهل توثيق كل قرار بوضوح وسياق واضحين
- تتبع القرارات وإدارتها: قم بتخصيص القوائم المنسدلة أو إضافة حقول رقمية أو تتبع التقدم المحرز مع تفاصيل العميل أو أصحاب المصلحة في مكان واحد. ليس هناك حد أقصى لعدد الحقول المخصصة التي يمكنك إضافتها لكل قرار
- فرز وتصفية للأكثر أهمية: قم بتسليط الضوء على القرارات المهمة من خلال ترتيب الحقول حسب الأهمية. استخدم خيارات التصفية للعثور بسرعة على عناصر محددة أو اختصار الفوضى للحصول على رؤى أسرع
- أتمتة العمليات الحسابية للبيانات الرقمية: هل تحتاج إلى حساب التكلفة المحتملة لقرار ما أو مقارنة الدرجات لتقييمات التأثير؟ قم بإجراء العمليات الحسابية بسرعة بين الحقول الرقمية المخصصة لاتخاذ خيارات مستنيرة
اقرأ أيضًا: كيفية تحسين إدارة المشاريع باستخدام الأتمتة
الخطوة 4: تمكين تعاون الفريق
يلعب التعاون والتواصل السلس دورًا قويًا لا يمكن إنكاره في الحفاظ على سجل قرارات شامل. و انقر فوق الدردشة و انقر فوق تعيين التعليقات جعل هذه العملية خالية من المتاعب.
اجعل تواصل فريقك مركزيًا مع ClickUp Chat
إليك كيفية المساعدة في التعاون في سجلات القرارات:
- التواصل المبسّط: استخدم الدردشة لمناقشة القرارات في الوقت الفعلي دون الانتقال إلى منصة مختلفة. التعاون مع الأفراد أو المجموعات، ومشاركة التحديثات، وحتى إنشاء المهام مباشرةً من رسائل الدردشة
- ملخصات مدعومة بالذكاء الاصطناعي: ابقَ على اطلاع على المناقشات مع خاصية AI Catchup، التي تلخص المحادثات الفائتة. ابقَ دائمًا على اطلاع دائم بالمحادثات المتعلقة بالقرار، مما يوفر عليك تصفح المواضيع القديمة
- تعليقات قابلة للتنفيذ: حوّل التعليقات أو الموافقات إلى خطوات قابلة للتنفيذ من خلال تعيين التعليقات كمهام. يجب على المعينين إكمالها قبل إغلاق المهمة الرئيسية حتى تتم معالجة كل التفاصيل في نهاية المطاف
- تتبع التعليقات والموافقة عليها في الوقت الفعلي: استخدم التعليقات لطرح الأسئلة أو طلب الموافقات أو توثيق المكاسب مباشرةً على المهام أو المستندات أو المرفقات. هذا يجعل التعليقات مركزية، مما يحافظ على دقة وشمولية سجل قراراتك
استخدم تعليقات ClickUp المعينة لإنشاء مهام من التعليقات لاتخاذ إجراء على الفور
الخطوة 5: أتمتة التحديثات والإشعارات
يمكن أن تستغرق إدارة سجل قرارات المشروع التفصيلي وقتًا طويلاً، خاصةً عندما تتضمن تحديثات منتظمة, التذكيرات والإشعارات. مع أتمتة ClickUp يمكنك تبسيط العملية، والحفاظ على تحديث سجل قراراتك دون الحاجة إلى عمل يدوي إضافي.
قم بتوصيل سجل القرار الخاص بك بالذكاء الاصطناعي في أتمتة ClickUp Automations وقم بتعبئة الحقول المخصصة لإرسال التذكيرات وتحديث الإشعارات وتحليل البيانات
إليك كيفية استخدام الميزة:
- أتمتة تعيينات المهام والتحديثات: استخدم قوالب معدة مسبقًا للتعامل مع المهام المتكررة مثل تعيين المسؤوليات وتحديث الحالات عند إضافة قرارات جديدة. تأكد من تسجيل كل قرار واتخاذ إجراء بشأنه على الفور
- تحديثات المكلفين الديناميكية: حافظ على مرونة الأتمتة من خلال تعيين المهام إلى مجموعات ديناميكية، مثل مراقبي المهام أو الشخص الذي قام بتشغيل التحديث. تتكفل هذه القدرة على التكيف بإرسال الإشعارات والمهام دائمًا إلى الأشخاص المناسبين
- إرسال الإشعارات في الوقت المناسب: قم بإعداد أتمتة البريد الإلكتروني لتنبيه أعضاء الفريق بشأن القرارات الجديدة أو التحديثات على القرارات الحالية. أبقِ أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركة دون صياغة التحديثات يدويًا
إذا كنت تبحث عن شيء أبسط لتبدأ به، فإن نموذج سجل قرارات إدارة مشروع ClickUp لإدارة المشاريع يمكن أن يساعدك في إنشاء سجل قراراتك دون الحاجة إلى البدء من الصفر. فهو مصمم لمساعدتك على إدارة عملية اتخاذ القرار بدقة دون التعرض لمخاطر إغفال التفاصيل.
نموذج سجل قرارات إدارة المشاريع ClickUp لإدارة المشاريع
إليك ما يقدمه
- الحالات المخصصة: تتبع تقدم القرارات مع حالات مخصصة مثل للمراجعة، قيد المراجعة، موافقة، مرفوضة، مرفوضة، مرفوضة، ومتروكة. هل تحتاج إلى المزيد من الخيارات؟ يمكنك إضافتها بسرعة
- الحقول المخصصة: التقط التفاصيل الأساسية باستخدام سمات مثل الموافق، وجانب المشروع، والأثر. احصل على الوضوح الكامل حول من وافق على قرار ما، والمجالات التي يؤثر عليها، وتأثيره العام
- طرق عرض مخصصة: يمكنك الوصول إلى بيانات قراراتك وتنظيمها من خلال أربع طرق عرض متميزة:
- سجل القرارات: قائمة شاملة لجميع القرارات
- لوحة القرارات: لوحة مرئية للتتبع السريع
- التقويم: تتبع القرارات حسب الجدول الزمني
- دليل البدء: نظرة عامة منظمة لإعدادك للنجاح
اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لصنع القرار في Excel و Docs و ClickUp
تعزيز إدارة المشاريع من خلال تسجيل القرارات الفعال
في إدارة المشاريع، يمكن لقرار واحد أن يغيّر الأمور المتعلقة بالجداول الزمنية والميزانيات والنتائج. ولكن إذا كان لديك سجل قرارات قوي، فيمكن لفريقك معرفة سبب وتأثير كل منها بسهولة تامة.
الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن كيفية إنشاء سجل القرارات، إليك بعض الطرق التي يمكن أن يحسن بها المستند الفعال إدارة المشروع:
أهمية سجلات القرارات في إدارة المشروع ### أهمية سجلات القرارات في إدارة المشروع
في منتصف الطريق من خلال مشروعك الكبير، يتساءل أحد أصحاب المصلحة الجدد عن سبب اختيار مسار معين في العام الماضي. قم بإشارة إلى الذعر والنظرات المرتبكة أثناء مكالمة الاستعداد.
إذا كان لديك سجل قرارات قوي، فكل ما عليك فعله هو إعادة النظر في القرار. من سبب وصولك إلى هذا القرار إلى التأثير الذي ترتب عليه، يكون لديك وضوح تام. إن الاحتفاظ بواحد في كل مرحلة من المراحل يعزز التواصل، ويخفف من المخاطر، ويكون مفيدًا في كل مرحلة من مراحل دورة حياة إدارة المشروع .
دور في أتمتة عمليات الأعمال (BPA)
من المؤكد أن صيانة سجل القرار تبدو عملية مملة. ولكن مع أدوات مثل ClickUp، يمكنك أتمتة ليس فقط وظائف السجل ولكن أيضًا عمليات عملك.
فكّر في إخطار أصحاب المصلحة بالتغييرات دون تدخل يدوي وتعيين مهام المتابعة تلقائياً. هذا يقلل أيضًا من الأخطاء ويسرّع
بسبب الحد الأدنى من الجهد البشري.
الارتباط بمثلث إدارة المشاريع
يقع مثلث إدارة المشروع - النطاق والوقت والتكلفة - في قلب كل مشروع. تساعد سجلات القرارات فرق العمل على تحقيق التوازن بين هذه القيود من خلال توثيق المفاضلات والآثار المترتبة عليها.
تخيل مشروع تطوير البرمجيات حيث يطلب عميلك ميزة إضافية في وقت متأخر من الجدول الزمني. قد تؤدي إضافة هذه الميزة إلى زيادة نطاق المشروع وتؤثر على الوقت والتكلفة. يوافق فريقك على الالتزام بالموعد النهائي ولكن بتكلفة متزايدة.
سيحتوي سجل قراراتك الآن على الأساس المنطقي وراء المكالمات التي تم إجراؤها وكيفية تأثيرها على النتيجة. وبصفتك مديراً للمشروع، يمكنك أن توضح بشفافية كيف تتوافق القرارات مع الأهداف الاستراتيجية وتتكيف مع المتطلبات المتغيرة.
🧠حقيقة ممتعة: كتاب يوم القيامة هو أحد أقدم الأمثلة على سجل القرارات، حيث تم تجميعه في عام 1086 بناءً على طلب الملك ويليام الفاتح. احتوى الكتاب على معلومات عن الملكية والموارد في إنجلترا ومعلومات عن القرارات التي لا يمكن تغييرها.
تبسيط ونجاح مع سجلات القرارات على ClickUp
بسيطة في مفهومها ولكنها لا تقدر بثمن بالنسبة لمديري المشاريع، فسجل القرار هو بمثابة بوابتك إلى مشروع أكثر شفافية وتعاوناً.
باستخدام أداة إدارة المشاريع في ClickUp، يمكنك رفع مستوى سجل القرارات الخاص بك. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تخصيص القوالب أثناء التعاون مع الفرق متعددة الوظائف - كل ذلك أثناء أتمتة سير عملك.
هل أنت مستعد لإطلاق العنان لعملية اتخاذ القرارات الأكثر ذكاءً ونجاح المشروع؟ اشترك في ClickUp اليوم!