كيفية وضع قواعد الفريق التي تقود النجاح

لا يكون الأمر دائماً دراماتيكياً عندما يبدأ الفريق في الانهيار. في الواقع، عادةً ما يبدأ الأمر بهدوء لدرجة أنك بالكاد تلاحظ ذلك. 👀

في بعض الأحيان، يكون السبب عدم الالتزام بالموعد النهائي. أو ربما رسالة بريد إلكتروني غير مكتملة تترك أسئلة أكثر من الإجابات. يفكر شخص ما، "ليس عملي"، بينما يفترض شخص آخر "سيهتمون بالأمر"

وهكذا، تتحول الشقوق الصغيرة إلى ثغرات كبيرة. تتراكم المواعيد النهائية، ويتعثر التواصل، ويتعثر التقدم، وتتعثر المساءلة؟ لا يوجد مكان يمكن العثور عليه.

ما تحتاجه هو الأطر الصحيحة (اقرأ القواعد الأساسية) لخلق التوافق وتحسين الكفاءة وضمان ترجمة قدرات فريقك إلى نتائج ناجحة.

دعنا نستكشف كيف يمكن أن يؤدي وضع قواعد واضحة وقابلة للتنفيذ لفريق العمل إلى تحويل الإمكانات إلى تقدم حقيقي.

## ⏰ ملخص 60 ثانية

• تعمل قواعد الفريق على تحسين التواصل وصنع القرار والأداء العام
• أنواع قواعد الفريق تشملالقيم الأساسية، وإرشادات التواصل، وعمليات صنع القرار، وقواعد إجراءات العمل، وتدابير المساءلة، وأطر حل النزاعات
• لإنشاء قواعد فعالة للفريق
  
  • تحديد غرض واضح ووضع مؤشرات أداء رئيسية لقياس النجاح
  • تحديد الأدوار والمسؤوليات والأفراد المسؤولين بشكل مباشر (DRIs)
  • تحديد الأولويات وتصنيف القواعد الخاصة بك لتحقيق النظام
  • فهم إجراءات عملك، والعثور على الاختناقات، ووضع قواعد تحيط بها
  • وضع قواعد واضحة لحلقات التغذية الراجعة
  • بناء آلية إدارة النزاعات الخاصة بك

لماذا قواعد الفريق مهمة

للوهلة الأولى، قد تبدو قواعد الفريق للوهلة الأولى كقائمة أخرى من الأشياء التي يجب القيام بها والأشياء التي يجب تجنبها. لكن الحقيقة هي أنها توفر إطارًا للتفاعل بين أعضاء الفريق، مما يجعل الجميع على نفس الصفحة ويعملون على تحقيق الأهداف المشتركة.

دعونا نفهم أكثر أهمية قواعد الفريق. 🗃️

1. القضاء على الارتباك: مع تحديد الأدوار والمسؤوليات، يعرف الجميع ما يفترض أن يعملوا عليه. لا يوجد ارتباك حول من يتولى ماذا، مما يعزز الإنتاجية بتوقعات واضحة.

2. تعزيز الاتساق والإنصاف: اتباع الجميع للقواعد نفسها يخلق مجالاً متكافئًا. وهذا يمنع المحسوبية، ويضمن معاملة الجميع على قدم المساواة، بغض النظر عن دورهم أو أقدميتهم.

3. توفير شبكة أمان للتواصل الفعال: تحدد المبادئ التوجيهية كيفية التواصل ومتى يتم التواصل، مما يسهل معالجة حالات عدم اليقين أو المسائل العاجلة بفعالية.

4. تشكيل ثقافة الفريق: يتم تعزيز السلوكيات الإيجابية مثل الاحترام والتواصل الواضح وحل المشكلات بكفاءة من خلال قواعد محددة جيدًا، مما يعزز ثقافة الثقة والتحسين المستمر.

🌟 حقيقة ممتعة: قام جيف بيزوس بتعميم الفكرة أن الفرق يجب أن تكون صغيرة بما يكفي لإطعامها بوجبتي بيتزا. غالبًا ما تحتاج الفرق الأصغر حجمًا إلى عدد أقل من القواعد، مما يجعل التعاون أكثر سلاسة.

أنواع قواعد الفريق

لإعداد فريقك للنجاح، تحتاج إلى مجموعة متنوعة من القواعد. فيما يلي الأنواع الرئيسية التي ستحتاج إلى أخذها بعين الاعتبار. 📑

1. القيم الأساسية وإرشادات السلوك

تحدد هذه الإرشادات السلوكيات والمواقف الأساسية المتوقعة أثناء

مرحلة تطوير الفريق

تشكل الأساس لكيفية عمل المجموعة. فهي تخلق بيئة يزدهر فيها الاحترام والثقة.

📌📌مثال: تطبيق قاعدة تؤكد على الشمولية، مثل ضمان مساهمة جميع أعضاء الفريق على قدم المساواة خلال جلسات العصف الذهني والاعتراف بوجهات النظر المتنوعة.

2. إرشادات التواصل

يعد التواصل الفعال أمرًا حيويًا لـ

فريق عالي الأداء

وضمان وصول الرسائل بشكل واضح وسريع.

📌مثال على ذلك: شجّع على إجراء عمليات مراجعة منتظمة، مثل اجتماعات الفريق الأسبوعية أو الاجتماعات اليومية، لمعالجة أي تحديات ومشاركة النجاحات. احرص على أن تكون الملاحظات بناءة دائمًا وأن يتم تقديمها في غضون 48 ساعة من تحديد المشكلة.

3. عمليات اتخاذ القرار

يؤدي وضع مبادئ توجيهية واضحة لاتخاذ القرارات إلى إنشاء

اتفاقية عمل الفريق

وتجنب الالتباس حول السلطة. تسلط هذه القواعد الضوء على من له القول الفصل، وتحدد كيفية جمع المدخلات أو الخطوات التي يجب اتخاذها قبل اتخاذ القرار.

📌📌مثال: ضع قاعدة تنص على أن القرارات المتعلقة بالميزانية تتطلب مدخلات من اثنين من أصحاب المصلحة وموافقة المدير. استحدث نظام تصويت للقرارات غير الحاسمة لتجنب المناقشات الطويلة وضمان سرعة اتخاذ القرارات.

4. قواعد إجراءات العمل

تحافظ قواعد إجراءات العمل على عمل كل عضو من أعضاء الفريق بكفاءة وتزامن. اعتبرها المبادئ التوجيهية التشغيلية اليومية الأساسية التي تحكم كيفية إنجاز العمل.

📌📌مثال: قرر كيف يجب أن تتم عمليات التسليم. عندما يكمل أحد أعضاء الفريق الجزء الخاص به من المشروع، يجب أن يترك ملخصاً مفصلاً والخطوات التالية في وصف المهمة. فرض قاعدة مفادها أنه يجب تحميل الملفات والأصول إلى مجلد مركزي مع اصطلاحات تسمية موحدة لتحسين إمكانية الوصول.

5. إدارة الوقت وآداب الاجتماع

تضمن هذه القواعد الحفاظ على كفاءة فريقك وتفاعله وتركيزه دون إضاعة ساعات في مهام غير ضرورية أو زيادة عبء الاجتماعات.

📌مثال: ضع قاعدة تقضي بأن يحجب أعضاء الفريق وقت التركيز على تقويماتهم لمنع طلبات الاجتماعات غير الضرورية. ضع سياسة للاتصال غير المتزامن، مثل تسجيل ملخصات الاجتماعات ومشاركتها مع أولئك الذين لا يستطيعون الحضور مباشرة.

6. قواعد حل النزاعات

تساعد قواعد حل الخلافات في الحفاظ على المهنية وتقليل الاضطرابات.

📌📌مثال: وضع قاعدة تهدئة لمدة 24 ساعة قبل تصعيد المشكلات للسماح بإجراء محادثات أكثر عمقًا وحل المشكلات بشكل أفضل.

➡️ مثال:

كيفية تحسين أداء فريق العمل خلال مرحلة الأداء

كيفية إنشاء قواعد فعالة للفريق

يعد إنشاء قواعد الفريق أمرًا ضروريًا للحفاظ على عمل الجميع بكفاءة. عندما يتم ذلك بشكل مدروس، يمكن لهذه الإرشادات أن تمكّن فريقك من الحفاظ على تركيزه وحل النزاعات وتحقيق الأهداف الجماعية بأقل قدر من الاحتكاك.

فيما يلي كيفية إنشاء قواعد فعالة ذات مغزى وطويلة الأمد

الخطوة رقم 1: ابدأ بهدف واضح

قواعد الفريق هي أساس كيفية عمل فريقك. وللاستفادة منها حقًا، تحتاج إلى تحديد الغرض منها. ساعد فريقك على فهم سبب ضرورة هذه القواعد أو ما هي التحديات المحددة التي ستعالجها.

بدون غرض واضح، ستكون قواعدك مجرد كلمات على الورق.

إليك كيفية تحقيق ذلك:

• تحديد نقاط الضعف: لاحظ المشاكل مثل عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو سوء التواصل أو عدم وضوح عملية اتخاذ القرار
• تحديد الأهداف: معالجة التحديات بأهداف قابلة للتنفيذ، مثل تحسين الجداول الزمنية أو تعزيز المساءلة
• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: تتبع التقدم المحرز باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل النسبة المئوية للمهام المنجزة في الوقت المحدد

قم بتعيين أهداف فريقك وتتبعها دون عناء مع ClickUp Goals أهداف ClickUp Goals يتيح لك إنشاء أهداف عالية المستوى وتعيين أهداف أصغر وقابلة للقياس. يمكن أن تكون هذه الأهداف عبارة عن قيم رقمية أو مهام محددة أو صواب/خطأ بسيط.

لنفترض أنك تريد إنشاء قواعد لإدارة الوقت بفعالية. يمكنك إنشاء هدف بعنوان "قواعد إدارة الوقت"، وإضافة تاريخ استحقاق، وتعيين مالك (سيكون مسؤولاً عن تتبع التقدم المحرز).

وضمن هذا الهدف، يمكنك تعيين خطوات أصغر مثل "تحديد إرشادات حظر الوقت" أو "إنشاء وقت مؤقت للتأخيرات" ومع

مهام ClickUp

يمكنك بسهولة إنشاء عناصر إجراءات فردية لكل خطوة وتعيين العمل إلى عضو الفريق المعني.

عند اكتمال كل مهمة، سيتم تحديث هدفك تلقائيًا ليعكس التقدم المحرز.

📮رؤى النقر فوق الرؤى: يرسل ما يقرب من 20% من المشاركين في الاستطلاع

أكثر من 50 رسالة فورية يوميًا

.

هذا الحجم الكبير يمكن أن يشير إلى وجود فريق يعج باستمرار بالتبادلات السريعة - وهو أمر رائع للسرعة ولكنه أيضًا مهيأ لتحميل التواصل بشكل زائد. باستخدام أدوات التعاون المدمجة في ClickUp، مثل ClickUp Chat و ClickUp Assigned Comments، يتم ربط محادثاتك دائمًا بالمهام الصحيحة، مما يعزز الرؤية ويقلل من الحاجة إلى عمليات المتابعة غير الضرورية.

الخطوة رقم 2: تحديد الأدوار والمسؤوليات

إن تحديد الأدوار لا يعني توزيع الألقاب الوظيفية. إنه يتعلق بتوضيح من يفعل ماذا ومتى وكيف. تعيين الأفراد المسؤولين المباشرين (DRIs) يجعل هذا الأمر أكثر وضوحًا.

هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها تحديد الأدوار بفعالية:

• ضع خريطة لسير عملك: ضع قائمة بجميع المهام والمشاريع المتكررة التي يتعامل معها فريقك. لكل منها، اسأل: _من يملك هذا؟ من يدعمها؟
• قم بتعيين المسؤولين عن سير العمل: حدد من سيكون المالك النهائي (أو المسؤول عن سير العمل) لمهمة أو قرار أو ناتج. على سبيل المثال، في حالة إطلاق منتج، يمكن أن يكون مدير المحتوى هو المسؤول عن "المحتوى التسويقي
• قم بتوثيق كل شيء: قم ببناء كتيب لفريق العمل يحتوي على أقسام منظمة بدقة للأدوار والمسؤوليات ومطلبي الإنجاز، إلخ. والهدف من ذلك هو تخزين وتنظيم جميع المعلومات الأساسية لفريقك في مكان واحد لسهولة الوصول إليها

قم بإنشاء مركز مركزي للسياسات والإجراءات باستخدام مستندات ClickUp Docs

مستندات ClickUp

هي أداة متعددة الاستخدامات داخل المنصة حيث يمكنك إنشاء المستندات وتنظيمها ومشاركتها مع فريقك. فهي تتيح لك توثيق القواعد والأدوار والمسؤوليات في مساحة مركزية.

ويمكنك بسهولة تنظيم الأقسام المتعلقة بالقيم الأساسية واتخاذ القرارات وممارسات التواصل باستخدام أدوات التنسيق الغنية في المستندات، مما يجعل الكتيب في متناول جميع أعضاء الفريق.

استخدم ClickUp تعيين التعليقات المعينة في المستندات لتحسين المساءلة وملكية المهام

إذا كان هناك قسم من المستند يحتاج إلى مراجعة أو موافقة، يمكنك تضمين أحد أعضاء الفريق وترك انقر فوق التعليق المعين لهم. على سبيل المثال، عند توثيق مسؤوليات DRI، يمكنك وضع علامة عليها لتأكيد التفاصيل أو إجراء تعديلات.

💡 نصيحة احترافية: يمكنك تخصيص قالب كتيبات وسياسات وإجراءات الموظفين في ClickUp للبدء دون إعادة اختراع العجلة! يوفر هذا القالب تخطيطًا منظمًا، مما يضمن تنظيم جميع المعلومات الأساسية وسهولة العثور عليها.

الخطوة رقم 3: تحديد الأولويات وتصنيف القواعد

عندما تنظر إلى الصورة الأكبر، ستحتاج على الأرجح إلى توثيق مئات القواعد. ومع ذلك، لن تكون كل قاعدة مهمة للغاية. قد تكون بعض القواعد مجرد "لطيفة"

لذا، رتب أولويات قواعدك لتجنب الإرهاق. إليك بعض النصائح للقيام بذلك:

• قم بتجميعها: قسّم القواعد إلى فئات، مثل "التواصل" و"المواعيد النهائية" و"حل النزاعات
• رتبها حسب التأثير: اسأل ما هو غير قابل للتفاوض ضمن كل فئة. على سبيل المثال، قاعدة مثل "الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعميل في غضون 24 ساعة" ستحتل مرتبة أعلى من "استخدام النقاط في العروض التقديمية
• حافظ على نظافتها: استهدف 5-7 قواعد رئيسية. أي أكثر من ذلك، فإنك تخاطر بأن تصبح القواعد خلفية

الخطوة رقم 4: وضع إطار عمل لقواعد إجراءات العمل

يوضح إطار عمل قواعد إجراءات العمل كيفية انتقال المهام من خلال فريقك. بدون إطار عمل مناسب، يمكن أن يصبح العمل فوضويًا، ويمكن أن تؤدي الاختناقات إلى إبطاء التقدم.

إليك كيف يمكنك إنشاء واحد:

• تصور العملية: حدد كيفية تعيين المهام وإكمالها وتسليمها إلى المرحلة التالية. معانقر فوق اللوحات البيضاءيمكنك تصور سير عمل فريقك بشكل مفهوم. يمكنك إنشاء رسوم بيانية ومخططات انسيابية لإظهار كيفية انتقال المهام من مرحلة إلى أخرى

تبادل الأفكار والتعاون بصريًا باستخدام لوحات ClickUp Whiteboards

• اعثر على المعوقات: حلل أماكن التأخير. هل تعطل عملية الموافقة على المشاريع؟ هل تستغرق التغذية الراجعة وقتاً طويلاً؟ قم بتسليط الضوء على هذه المجالات واتخذ التدابير اللازمة
• ضع القواعد: قم بإنشاء قواعد لإزالة الاختناقات وتسريع العمليات. انقر فوق الدماغيمكن أن يساعد مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp في العصف الذهني وصياغة قواعد الفريق وتنقيحها بسرعة. على سبيل المثال، يمكنك إدخال مطالبة مثل: "اقتراح قواعد الفريق لتقديم ملاحظات مفيدة" وتحديد الأسلوب أو البنية التي تريدها

مطالبة ClickUp Brain بإنشاء مسودة لقواعد فريقك

الخطوة #5: إنشاء حلقة تغذية راجعة

تخلق قواعد التغذية الراجعة هيكلاً وتضمن عدم إغفال المدخلات أو رفضها. توفر هذه القواعد فهماً مشتركاً لما يشكل ملاحظات بناءة وكيفية تقديمها/تلقيها.

لإنشاء قواعد تغذية راجعة فعالة، اتبع هذه الخطوات:

• ضع توقعات لتكرار تقديم الملاحظات: حدد متى وكيف ينبغي تقديم الملاحظات. استخدمتذكير النقر فوق تذكير لتتبع المواعيد النهائية لتقديم الملاحظات والتأكد من تقديمها في الوقت المناسب. على سبيل المثال، إذا كانت التغذية الراجعة مطلوبة أسبوعيًا أو بعد كل مرحلة رئيسية، قم بتعيين تذكير لأعضاء الفريق لمراجعتها وتقديم الملاحظات
• حدد تنسيقات تقديم الملاحظات: حدد التنسيق الأنسب لإيصال الملاحظات في المناسبات المختلفة. على سبيل المثال، قد تكون جلسات التغذية الراجعة المنتظمة هي الأنسب للمشاريع الجارية، بينما قد تكون الاستطلاعات مجهولة المصدر أكثر فعالية لجمع آراء الفريق الأوسع نطاقاً
• تأكد من التوازن: منع التعليقات من أن تصبح انتقادية بشكل مفرط. من المهم إنشاء مساحة يتم فيها تقديم النقد البنّاء إلى جانب التقدير الحقيقي والتعزيز الإيجابي لتعاون الفريق الفعال الخطوة رقم 6: إنشاء آليات لحل النزاعات #### الخطوة رقم 6: إنشاء آليات لحل النزاعات

الخلافات أمر لا مفر منه، حتى في الفرق المتماسكة. إن إنشاء آلية واضحة لحل النزاعات يضمن خروج فريقك أقوى في كل مرة.

إليك كيفية القيام بذلك:

• إنشاء مساحة آمنة: التأكيد على أهمية وجود ثقافة تشجع على التحدث عن الرأي. ابدأ بتطبيع الخلافات، وتأطيرها كجزء طبيعي وصحي من العمل الجماعي عند التعامل معها باحترام
• تحديد خطوات التصعيد: تطوير تعليمات خطوة بخطوة لحل المشكلات. على سبيل المثال:
  • الخطوة 1: تحدث مباشرةً إلى الشخص المعني (على سبيل المثال، "مرحبًا، لقد شعرت بـ X حول Y؛ هل يمكننا التحدث عن ذلك؟)
  • الخطوة 2: إذا لم يتم حلها، قم بإشراك قائد الفريق أو المدير
  • الخطوة 3: بالنسبة للمشاكل المتكررة، حدد موعدًا لجلسة وساطة رسمية مع الموارد البشرية أو ميسر محايد

🌟 🌟 حقيقة ممتعة: في عام 2017, مذكرة ثقافة Netflix أبرزت سياسة "الحرية والمسؤولية" التي تنتهجها، مع التركيز على الثقة بدلًا من الإدارة التفصيلية. وقد كان لهذا المعيار الفضل في فرقها المبتكرة وذات الأداء العالي.

الخطوة رقم 7: تطبيق القواعد

بعد ذلك، تحتاج إلى تقديم هذه القواعد إلى الفريق وخلق فهم مشترك للتوقعات. وإليك الطريقة.

ابدأ باستضافة اجتماع استهلالي تشرح فيه الأسباب الكامنة وراء كل قاعدة. استخدم أمثلة من الحياة الواقعية لجعلها أكثر ارتباطاً وشجع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة.

يساعد هذا الأمر الجميع على الشعور بالمشاركة في العملية ويعزز الشفافية منذ البداية. إلى كن عضوًا في الفريق ، يجب على كل عضو فهم القواعد والمشاركة بنشاط في اتباعها.

بمجرد وضع القواعد، تأكد من التعرف على أولئك الذين يتبعونها باستمرار والاحتفاء بهم.

قم بتقدير الفرق أو الأفراد المتميزين، مثل أولئك الذين يتبعون بروتوكولات التواصل أو آداب الاجتماع. على سبيل المثال، إذا اتبع فريق ما القواعد المتعلقة بالتواصل باستمرار، فسلط الضوء على جهودهم خلال اجتماع الفريق أو اجتماع على مستوى الشركة.

أتمتة التذكيرات والمزيد باستخدام أتمتة ClickUp المخصصة

لضمان اتباع القواعد، قم بالتشغيل التلقائي حيثما أمكن. مع أتمتة ClickUp يمكنك إعداد التذكيرات والإجراءات التي يتم تشغيلها عند استيفاء شروط معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أتمتة لإرسال تذكيرات قبل 24 ساعة من موعد استحقاق مهمة ما أو تحديث أولوية المهمة تلقائيًا عند اقتراب المواعيد النهائية.

إذا تم إرسال المسودة الأولى من كتيب الفريق، يمكنك تعيين أتمتة لتعيين أتمتة لتعيينها إلى المحرر لمراجعتها. وهذا يجعل تطبيق القواعد أكثر سلاسة.

راقب الالتزام بالقواعد وأداء الفريق باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

بعد ذلك، تتبع الالتزام بالقواعد باستخدام لوحات معلومات ClickUp .

على سبيل المثال، إذا كان لديك قاعدة تنص على ضرورة إكمال جميع المهام الأسبوعية بحلول يوم الجمعة، يمكن للوحات المعلومات أن تعرض النسبة المئوية للمهام المنجزة في الوقت المحدد، مما يوفر رؤية واضحة لمدى متابعة الفريق للمهام.

➡️ اقرأ المزيد:

دليل الأتمتة في ClickUp (مع 10 أمثلة لحالات الاستخدام)

التحديات في تطبيق قواعد الفريق ## التحديات في تطبيق قواعد الفريق

تبدو قواعد الفريق رائعة من الناحية النظرية ولكن يمكن أن تكون صعبة التطبيق عملياً. لا تكون هذه التحديات واضحة دائمًا حتى تتعمق في تطبيقها.

دعنا نناقش بعض التحديات الشائعة في تطبيق القواعد (وكيف يمكنك حلها). 🔎

مقاومة التغيير

التغيير ليس بالأمر السهل. فمن الطبيعة البشرية التمسك بما هو مألوف (أو الوضع الراهن)، والأفكار الجديدة أو

أعراف الفريق

يمكن أن تبدو في كثير من الأحيان وكأنها روتين غير ضروري.

☑️ الحل: للتغلب على ذلك، كن شفافًا بشأن الغرض من وراء كل معيار وكيف سيحسن سير عمل الفريق أو التواصل. قم بإشراك أعضاء الفريق في العملية، وجمع الملاحظات والتعديل عند الضرورة.

بهذه الطريقة، سيشعرون بمزيد من المشاركة والانفتاح على التغيير بدلاً من مقاومته.

قبول محدود من القيادة

يرسل المدير "المشغول جدًا" بالالتزام ببروتوكولات الفريق رسالة مفادها أن القواعد ليست مهمة.

☑️ الحل: إشراك القادة منذ البداية في عملية وضع القواعد لتعزيز المزيد من التأييد. عندما يشاركون بفعالية في صياغة القواعد، فمن المرجح أن يدعموا التنفيذ.

الصراع على القواعد

لن يوافق الجميع على كل قاعدة. قد يشعر البعض أنهم يخضعون لإدارة دقيقة. وقد يعتقد آخرون أن القواعد غير عادلة. وهذا يؤدي إلى التوتر، مما قد يؤثر على العمل الجماعي المثمر.

☑️ الحل: اخلق مساحة للمحادثات المفتوحة. إذا اعتقد شخص ما أن قاعدة ما غير عادلة، اطلب منه اقتراح بديل. استخدم البيانات لتوجيه تفكيرك.

على سبيل المثال، إذا تم إدخال قاعدة ما لتقليل الفوات في المواعيد النهائية، شارك عدد المرات التي تم فيها تفويت المواعيد النهائية قبل إضافة القاعدة. وإذا استمر النزاع؟ استعن بطرف محايد أو مدرب للتوسط في المناقشة.

الهدف ليس الفوز. بل إيجاد حل يمكن للجميع التعايش معه.

الإفراط في تعقيد القواعد

عندما يكون هناك الكثير من القيود، قد يشعر أعضاء الفريق وكأنهم يسيرون على قشر البيض، مما قد يقلل من الإبداع والتحفيز.

☑️ الحل: ركز على القواعد الأكثر فعالية وأهمية والتي تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف الفريق. اجعل القواعد بسيطة، وقابلة للتنفيذ، ومتوافقة مع الأهداف العامة للفريق، بحيث يشعرون بأنها قابلة للإدارة وهادفة.

عدم القدرة على تكييف القواعد مع فرق العمل عن بُعد

مع ظهور العمل عن بُعد، قد لا تترجم قواعد الفريق المصممة للتعاون الشخصي بشكل جيد في البيئات الافتراضية. وقد يؤدي ذلك إلى سوء فهم أو توقعات غير واضحة، خاصة في عمليات التواصل أو سير العمل.

☑️ الحل: تكييف قواعد الفريق لاستيعاب العمل عن بُعد. على سبيل المثال، ضع توقعات واضحة للاجتماعات عبر الإنترنت، وحدد قنوات الاتصال المناسبة، واستخدم أدوات التعاون بفعالية.

تأكد من أن

الفريق الافتراضي

يتمتع الأعضاء بإمكانية الوصول إلى جميع الموارد والمبادئ التوجيهية نفسها التي تتمتع بها فرق العمل داخل المكتب، بحيث يكون الجميع متوافقين.

أفضل الممارسات لقواعد الفريق والمساءلة

يجب ألا تبدو القواعد وكأنها أعمال روتينية. باستخدام أفضل الممارسات هذه، يمكنك صياغة إرشادات يحترمها الجميع ويمكنك بناء فريق متماسك.

أشرك أعضاء فريقك

إذا قمت بإملاء القواعد من أعلى إلى أسفل، فتوقع المقاومة. وذلك لأن الموظفين من المرجح أن يتبعوا القواعد التي ساعدوا في وضعها.

على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بصياغة قاعدة حول أوقات الرد على رسائل البريد الإلكتروني، اسأل أعضاء الفريق عما يبدو واقعيًا. ربما تكون 24 ساعة مناسبة للبعض، بينما يقترح البعض الآخر إعطاء الأولوية للطلبات الحرجة.

💡 نصيحة احترافية: استخدم نماذج ClickUp Forms لجمع الأفكار مباشرةً من أعضاء فريقك.

تحرير النماذج الخاصة بك ومعاينتها دون عناء باستخدام ClickUp Forms

اختبر القواعد مع مرحلة تجريبية

قبل طرح القواعد في جميع أنحاء الفريق، اختبرها على نطاق أصغر.

على سبيل المثال، قم بتجربة قاعدة تواصل جديدة في قسم واحد لمدة شهر. استخدم التعليقات لتحسين النهج قبل التنفيذ على نطاق أوسع، مما يضمن اعتمادها بشكل أكثر سلاسة.

تعزيز القواعد بشكل مرئي

استخدم التذكيرات المرئية، مثل الرسوم البيانية أو لوحات معلومات الفريق، لإبقاء القواعد في مقدمة الذهن.

على سبيل المثال، اعرض دليلاً مرجعياً سريعاً لبروتوكولات التواصل في مساحات العمل المشتركة أو المحاور الافتراضية. تسهل الإشارات المرئية اتباع القواعد وتذكرها.

وازن بين المرونة والهيكلية

بينما تضيف القواعد هيكلاً لسير عملك، يجب أن يكون هناك أيضًا مجال للاستثناءات.

على سبيل المثال، إذا كانت القاعدة هي "الرد على رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة"، أوضح أن القضايا العاجلة يجب أن تكون لها الأولوية حتى لو كان ذلك يعني تأخيرًا طفيفًا في مكان آخر.

ضع قواعد فعالة للفريق وألهم النجاح باستخدام ClickUp

إن وضع قواعد الفريق وتنفيذها هو مجرد البداية. تكمن القيمة الحقيقية في كيفية تكييفها وتطويرها لبناء فريق عمل عالي الأداء.

مع ClickUp، تصبح هذه العملية أكثر انسيابية وتعاونية. سواءً كان ذلك من خلال تتبع الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية أو الحفاظ على كتاب قواعد شامل وأتمتة عمليات الفحص الروتينية، يمنحك ClickUp الأدوات اللازمة لإنشاء وتنفيذ قواعد الفريق التي تحقق النجاح حقًا.

لذا انطلق و اشترك في ClickUp اليوم!