كيفية استخدام Smartsheet لإدارة المشاريع

اعتمدت ليزا، وهي مديرة تسويق في وكالة متوسطة الحجم، على مزيج من جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات الدردشة لإدارة الحملات. والنتيجة؟

تفويت المواعيد النهائية، وتكرار العمل، وأسئلة "ما هي الحالة" التي لا تنتهي. بعد التحول إلى تطبيق Smartsheet، قام فريقها بتقليل اجتماعات الحالة بنسبة 60% وتسليم المشاريع بشكل أسرع بنسبة 40%.

إليك ما يلي: كيفية استخدام Smartsheet من أجل

إدارة المشاريع

لا يجب أن تكون علمًا صاروخيًا. في هذا الدليل، سنرشدك في هذا الدليل إلى طرق عملية لاستخدام Smartsheet.

## ⏰ ملخص 60 ثانية

تبسيط مشاريعك باستخدام Smartsheet

• استخدم قوالب معدة مسبقًا لإنشاء المشاريع بسرعة
• الوصول إلى تخطيط مرن للمشروع من خلال طرق عرض مختلفة (جانت، لوحة، إلخ)
• تشغيل المهام المتكررة وسير العمل تلقائيًا
• تعاون في الوقت الفعلي باستخدام التعليقات والعلامات ومناقشات الفريق
• تتبع الوقت وإدارة الموارد بفعالية
• استخدم ميزات التحليلات لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات
• تتبع المهام وعلاقات المهام
• التكامل مع أدوات مثل Zapier وSlack وغير ذلك الكثير

استخدام Smartsheet لإدارة المشاريع

تقوم أفضل أدوات إدارة المشاريع بأكثر من مجرد تتبع المهام. فهي تتكيف مع احتياجات مشروعك الفريدة، وتقوم بأتمتة المهام، وتدعم تتبع الوقت، وتمكّن

تواصل الفريق

وتقديم تقارير وتحليلات رائعة.

👀 هل تعلم؟ تم تصميم Smartsheet في البداية لمحاكاة جدول بيانات ولكنه تطور ليصبح أداة قوية لإدارة المشاريع مع إمكانات التشغيل الآلي.

إليك كيفية جعل Smartsheet يعمل لصالحك.

يوفر قوالب معدة مسبقًا لإعداد المشروع

بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في تخطي مرحلة الإعداد، استخدم قوالب Smartsheet المصممة مسبقًا في Smartsheet المصممة لمختلف المشاريع، بما في ذلك الحملات التسويقية ومشاريع البناء وإطلاق المنتجات وغيرها.

عبر

ورقة ذكية

توفر القوالب نقطة بداية لإدارة المشروع مع جميع عناصر المشروع الأساسية الموضوعة بالفعل، مما يسمح لك بتعديل الحقول حسب الحاجة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدامها لأتمتة مهام سير عملك. تساعدك هذه الميزات على توفير الوقت والبدء في المهام دون قضاء ساعات في إنشاء خطة مشروع من الصفر.

يسمح بالتخطيط المرن للمشروع

يوفر Smartsheet مساحة عمل مرنة يمكن لمدير المشروع تخصيصها لتناسب أي مشروع.

من خلال عرض الشبكة، وعرض جانت، وعرض البطاقة المشابه للوحة كانبان، وعرض التقويم، يتيح لك Smartsheet عرض مشروعك من وجهات نظر مختلفة، مما يسهل تكييف سير عملك مع تطور مشروعك.

بصفتك مالكًا أو مسؤولًا عن الورقة، يمكنك

إنشاء مخطط جانت في Smartsheet

لإدارة تبعيات المهام والجداول الزمنية. يمكنك أيضًا تعديل طريقة عرض الجدول الزمني لتناسب خطط مشروعك - سواء كانت ربع سنوية أو شهرية أو أسبوعية أو يومية.

🧠 حقيقة ممتعة: تم اختراع مخطط جانت، وهو أداة شائعة لإدارة المشاريع، منذ أكثر من 100 عام ولا يزال أحد أكثر الطرق فعالية لتتبع الجداول الزمنية.

يعمل على أتمتة المهام المتكررة وسير العمل

أثناء إدارة أجزاء متعددة متحركة من المشروع، تحتاج إلى كل المساعدة التي يمكنك الحصول عليها للتعامل مع المهام وإرسال التذكيرات وتحديث الحالات تلقائيًا.

يساعدك Smartsheet على إنشاء مهام سير عمل مخصصة يتم تشغيلها بناءً على إجراءات محددة. على سبيل المثال، إرسال إشعارات عند اكتمال المهام أو تحديث ورقة المشروع عند اقتراب المواعيد النهائية.

تعمل هذه الأتمتة على تسهيل إدارة المشاريع بأقل قدر من التدخل اليدوي، مما يتيح لك التركيز على المهام ذات المستوى الأعلى.

يضمن التعاون والتواصل في الوقت الفعلي

يلغي Smartsheet الحاجة إلى قنوات اتصال منفصلة من خلال السماح لأعضاء الفريق المتعددين بالتعليق على المهام وإضافة الملاحظات ووضع علامات على الآخرين مباشرةً داخل المشاريع.

عبر ورقة ذكية يجعل عمود قائمة جهات الاتصال في Smartsheet من السهل تعيين وإخطار أعضاء الفريق المحددين بالمهام الفردية، مع الاحتفاظ بجميع المناقشات والقرارات ذات الصلة في مكان واحد.

ويضمن تكامل Smartsheet مع أدوات مثل Slack بقاء تحديثات الفريق واتصالات المشروع في نفس المكان.

تمكين تتبع الوقت وإدارة الموارد

هل تتذكر سارة من التسويق؟ يمكنك تجنب مثل هذه الاتصالات الخاطئة و

تحسين الكفاءة من خلال تتبع الوقت

بحيث تبقى المشاريع في الموعد المحدد. يوفر Smartsheet أداة مدمجة

إدارة الموارد

قسم يساعدك على تتبع مدى توفر الفريق ومنع الإرهاق.

عبر ورقة ذكية يسجل سجل النشاط مساهمات كل عضو في الفريق، مما يسهل مراقبة عبء العمل والتأكد من توزيع المهام بالتساوي.

كما يساعد قسم إدارة الموارد أيضًا في تعيين المهام وموازنة أعباء العمل، مما يضمن عدم الإفراط في استخدام إمكانات الفريق أو التقليل من استخدامها.

يتيح إعداد تقارير شاملة واتخاذ قرارات قائمة على البيانات

تساعد ميزات إعداد التقارير والتحليلات في Smartsheet مديري المشاريع في الحصول على رؤى حول المشاريع و

تتبع تقدم المشروع بفعالية

لاتخاذ قرارات مستنيرة قائمة على البيانات.

عبر ورقة ذكية تسمح لك أدوات إعداد التقارير الخاصة بالمنصة بسحب البيانات عبر أوراق متعددة لتتبع المقاييس الرئيسية مثل تواريخ البدء والانتهاء، ومعدلات إنجاز المهام، واستخدام الموارد، وتكاليف المشروع من أجل

إنشاء تقرير شامل للمشروع

.

إن

لوحات معلومات إدارة المشاريع

تقدم عرضًا عالي المستوى، بينما تتيح لك التقارير التفصيلية إمكانية البحث في التفاصيل، مما يساعدك على البقاء على اطلاع على الصورة الكبيرة وجميع التفاصيل.

يجعل من الممكن تعيينات المهام وتتبع العلاقات

أحد العناصر الرئيسية في Smartsheet هو هيكله الهرمي. يمكنك إنشاء صفوف أصلية وفرعية لتنظيم المهام الفردية داخل مشروع أكبر.

تساعد ميزة علاقات المهام في تحديد التبعيات، لذلك إذا تأخرت إحدى المهام، يتم تحديث المهام ذات الصلة تلقائيًا لتعكس الجدول الزمني الجديد.

تساعد هذه البنية على تقسيم المشاريع المعقدة إلى مكونات يمكن إدارتها، مما يسهل على مديري المشاريع الإشراف على المهام المختلفة في وقت واحد.

يسمح بالتكامل مع الأدوات الأخرى

يمكنك استخدام Smartsheet لدمج أدواتك الحالية. هل تحتاج إلى العمل مع Microsoft Excel؟ يمكنك مزامنة البيانات بسهولة باستخدام CData Connect Cloud أو Zapier. على الرغم من عدم وجود تكامل مباشر مع جداول بيانات Google، إلا أن Zapier يسد هذه الفجوة بشكل فعال.

إذا كنت تستخدم Microsoft Teams، يتيح لك التكامل ربط أوراق مشروعك بقنوات Teams، مما يبقي الجميع على نفس الصفحة دون تبديل الأدوات. تعمل الروابط مثل DocuSign وJira وSlack وTableau وغيرها على جعل Smartsheet مركز قيادة مركزي لجميع بيانات مشروعك.

تعمل عمليات التكامل هذه على التخلص من صوامع المعلومات، مما يساعد الفرق على اتخاذ قرارات أفضل تعتمد على البيانات.

التحديات والقيود التي تواجه Smartsheet لإدارة المشاريع

على الرغم من أن Smartsheet أداة قوية ومناسبة تمامًا للكثيرين، إلا أنها تأتي مع بعض التحديات التي يجب أن تعرفها.

عدم وجود ميزات أساسية للتعاون وإعداد التقارير

على الرغم من أن Smartsheet يتيح لفريقك العمل معًا، إلا أنه يفتقد بعض ميزات التعاون الأساسية. تساعد مخططات Gantt في تتبع تقدم المشروع ولكنها تتطلب مدخلات يدوية كبيرة.

بينما يمكنك إنشاء تقارير قياسية عن التقدم المحرز، قد يرغب مديرو المشاريع والفرق التي تبحث عن تحليلات متخصصة مثل مخططات السرعة أو مخططات الانخفاض في استكشاف أدوات تكميلية.

ميزات محدودة لتتبع الوقت

يعد Smartsheet ممتازًا في إظهار تواريخ بدء المشروع وانتهائه، ولكن عندما يتعلق الأمر بتتبع الساعات الفعلية التي قضاها في كل مهمة؟ هنا تصبح الأمور صعبة. قد يحتاج مديرو المشاريع إلى الاعتماد على أدوات خارجية أو طرق يدوية لمراقبة الوقت المستغرق في المهام بدقة.

يضيف هذا الاعتماد على تطبيقات الطرف الثالث تعقيدًا إلى سير العمل وقد يؤدي إلى عدم اتساق في إعداد التقارير الزمنية. هذا ليس مثاليًا تمامًا عند محاولة معرفة ما إذا كنت تستخدم مواردك ووقتك بكفاءة.

ارتفاع الأسعار

إليك المشكلة في تأثير محفظة Smartsheet. إنها ليست أداة مجانية لإدارة المشاريع.

تبدأ الخطط بـ 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا لخطة Pro Plan لأقصى قوة للفريق تبلغ 10. من ناحية أخرى، تصل خطة الأعمال إلى 32 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تطابق سريع: حتى إعداد الأعمال الأساسي يكلفك 96 دولارًا شهريًا لأنك تحتاج إلى ثلاثة مستخدمين على الأقل.

هناك أيضًا خطة مؤسسة لعروض الأسعار المخصصة. مع نمو أعضاء فريقك أو احتياجك إلى تلك الميزات الإضافية لإدارة مشاريع متعددة، قد تجد نفسك تقوم ببعض الحسابات المثيرة للاهتمام للميزانية.

قد يكون نموذج التسعير هذا صعباً للفرق الصغيرة أو المؤسسات ذات الميزانيات المحدودة.

الأتمتة المقيدة للمهام

على الرغم من أن Smartsheet يساعدك أتمتة إدارة المشروع للمهام المتكررة، فإن خيارات سير العمل التلقائية قد تجعلك ترغب في المزيد.

بالتأكيد، يمكنك إعداد مهام سير العمل الأساسية المخصصة باستخدام قوالب مبنية مسبقًا، ولكن إذا كنت تدير مشاريع وتحتاج إلى تسلسلات أتمتة متقدمة، فستحتاج إلى القيام بعمل يدوي أكثر مما تريد.

بالنسبة للفرق التي تتطلع إلى توفير الوقت حقًا في عمليات سير العمل، قد يعني هذا القيد فقدان بعض المكاسب الجدية في الكفاءة.

الحد الأدنى من تخصيص القوالب

القوالب المبنية مسبقًا قوالب إدارة المشاريع على Smartsheet مفيدة لاحتياجات المشاريع المختلفة، ولكن إمكانيات التخصيص محدودة مقارنةً بأدوات إدارة المشاريع الأخرى.

يجب على الفرق التي لديها تدفقات عمل فريدة من نوعها تكييف عملياتها لتلائم إطار عمل Smartsheet وليس العكس. على الرغم من فعاليتها في سيناريوهات المشاريع الشائعة، إلا أن هذا التوحيد يمكن أن يمثل تحديات للفرق التي تتطلب هياكل مشاريع عالية التخصص.

تحديات التكامل

يعد تكامل Smartsheet واعدًا مع Microsoft Teams والأنظمة الأساسية المماثلة المتكاملة، ولكن هناك حدودًا.

على الرغم من أنه يتعامل مع أدوات العمل الشائعة بفعالية، إلا أن الفرق التي تستخدم برامج متخصصة غالبًا ما تعتمد على موصلات الطرف الثالث مثل Zapier. يؤدي ذلك إلى خلق طبقة إضافية من التعقيد عند محاولة تجميع البيانات من مصادر متنوعة لاتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

وبالنظر إلى هذه القيود، من الطبيعي أن نتساءل: "هل هناك

بديل ل Smartsheet

يوفر حلاً شاملاً؟ دعنا نستكشف ما

ClickUp

-منصة شاملة لإدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة والميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي- تقدم

كيفية استخدام ClickUp لإدارة المشاريع

ClickUp لإدارة المشاريع

مصمم لتقريب فرق العمل من بعضها البعض من خلال تدفقات العمل المتصلة، ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي، والتوثيق الشامل.

باستخدام ClickUp، يمكن لمديري المشاريع الوصول إلى ميزات محسّنة لإدارة المهام,

أدوات التعاون

وميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعدك على تبسيط العمليات.

إعداد سريع للمشروع

إذا قارنا بين Smartsheet و ClickUp، فإن ClickUp يقلب النص على قيود التخصيص.

يمكنك الحصول على ملعب من الاحتمالات من لحظة بدء المشروع. يمكنك إنشاء مساحات مخصصة، وإعداد التسلسلات الهرمية للمشروع، والاختيار من بين القوالب المعدة مسبقًا لبدء العمل.

ما يجعل هذه القوالب فريدة من نوعها هو أنها قابلة للتخصيص بالكامل لتناسب احتياجاتك بدلاً من العكس.

واحدة من الميزات البارزة في ClickUp هي طرق عرض المشروع القابلة للتخصيص. يمكنك الاختيار من بين أكثر من 15 طريقة عرض، بما في ذلك طريقة عرض جانت، وطريقة عرض القائمة، وطريقة عرض الجدول، وطريقة عرض كانبان، وغير ذلك، لتصور عملك على أفضل وجه بالطريقة التي تناسب فريقك.

على سبيل المثال

عرض مخطط جانت البياني

تسمح لك بتخطيط الجداول الزمنية والتبعيات بشكل مرئي، بينما توفر طريقة عرض القائمة طريقة مباشرة لرؤية المهام وحالاتها في لمحة سريعة.

عرض جميع الجداول الزمنية لمشروعك مرة واحدة باستخدام ClickUp Gantt View

بالإضافة إلى ذلك

عرض لوحة معلومات ClickUp

تدمج جميع العناصر الرئيسية والمقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية في مكان واحد، مما يمنحك نظرة عامة عالية المستوى عن حالة مشروعك.

إنشاء المشاريع والتعاون فيها في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Docs

ميزات تدوين الملاحظات المضمنة في النظام الأساسي و

مستندات ClickUp

تسمح لك بالاحتفاظ بجميع وثائق المشروع في مكان واحد، بينما

أهداف ClickUp

تساعدك على تتبع التقدم المحرز مقابل أهداف أكثر أهمية. إنه يشبه وجود خارطة طريق للمشروع توضح بالفعل إلى أين أنت ذاهب.

اقرأ أيضًا:

كيفية كتابة وثائق المشروع: أمثلة وقوالب

إدارة المهام بسلاسة

على عكس الأساسيات أدوات إدارة المهام يتيح لك ClickUp إنشاء بيئات مهام غنية بالحالات والأولويات والتبعيات المخصصة.

هل تريد مهام فرعية؟ تكليفات متعددة؟ تتبع الوقت في مكان العمل مباشرةً؟ تم، تم، تم، وتم! بالإضافة إلى ذلك، يساعدك إنشاء المهام المدعوم بالذكاء الاصطناعي على تقسيم المشاريع المعقدة تلقائيًا، مما يوفر عليك لحظات "من أين أبدأ؟

💡 نصيحة احترافية: قسّم مشروعك إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها لتسهيل تتبع التقدم المحرز وتقليل الضغط.

تعاون أكثر ذكاءً

أنت

اتصالات المشروع

يحصل على ترقية جادة عند استخدام ClickUp. فبدلاً من العيش في صندوق بريدك الإلكتروني، تجلب أدوات التعاون في ClickUp المحادثات مباشرةً إلى مكان العمل.

هل تحتاج إلى العصف الذهني؟ انتقل إلى

ClickUp Whiteboards

لوحتك الافتراضية في الوقت الفعلي. هل تريد توثيق متطلباتك؟ أنشئ وشارك باستخدام Click Up Docs دون مغادرة المنصة.

تصوّر الأفكار وطرح الأفكار كفريق واحد باستخدام سبورة ClickUp Whiteboards

يمكنك أيضًا استخدام إثبات كليك أب لتمييز العلامات والتعليق على ملفات PDF والمزيد.

مع انقر فوق الدماغ يمكنك حتى تخزين المعلومات المهمة واسترجاعها على الفور. الأمر أشبه بامتلاك مكتب افتراضي لفريقك، مكتمل بكل الأدوات التي تحتاجها للعمل بفعالية.

تلخيص سلاسل التعليقات أو المستندات المطولة باستخدام ClickUp Brain

الجزء الأفضل؟ إنه يصمم رؤيته من خلال التعلم من مهامك ومستنداتك وسير العمل الخاص بفريقك. وهذا يعني أن فريقك يحصل على توصيات مخصصة مدعومة بالذكاء الاصطناعي ذات صلة بأهدافك. كل ما عليك فعله هو طلب ما تحتاج إليه!

💡 نصيحة احترافية: راجع تقدم العمل من خلال تقييم تعاون فريقك بانتظام. شجّع التواصل المفتوح لتحديد التحديات المحتملة ومعالجتها مبكراً.

تتبع المشروع بكفاءة

فيما يتعلق بمتابعة التقدم المحرز، لا يعرض لك ClickUp الأساسيات فقط. فهو يمنحك أدوات شاملة لتتبع المشروع وإعداد التقارير.

يحافظ سير العمل المحسّن مع الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي على سير الأمور من خلال التعامل مع المهام الروتينية تلقائيًا، بينما يتيح لك إعداد التقارير في الوقت الفعلي اكتشاف الاختناقات قبل أن تصبح مشاكل.

ابقَ على اطلاع على جميع مشاريعك باستخدام ClickUp Dashboards

على عكس Smartsheets, لوحات معلومات ClickUp اجمع كل مشاريعك وحالاتها وكل ما تحتاج إلى معرفته عن مشروع جارٍ في مكان واحد. مع توفر أكثر من 50 عنصر واجهة مستخدم لبناء لوحة التحكم الخاصة بك، يصبح تتبع تقدم المشروع أسهل بكثير.

إليك ما يقوله أحد مستخدمي ClickUp:

مع ClickUp، تقدمنا خطوة إلى الأمام وأنشأنا لوحات معلومات حيث يمكن لعملائنا الوصول إلى الأداء والإشغال والمشاريع ومراقبتها في الوقت الفعلي. وهذا يسمح للعملاء بالشعور بالتواصل مع فرق عملهم، خاصةً أنهم موجودون في بلدان مختلفة، وأحيانًا في قارات مختلفة

دايانا ميليفا، مديرة حسابات في بونتيكا سوليوشنز

يتم تحديثك باستمرار بتقارير في الوقت الفعلي عن المهام التي أنجزها فريقك في يوم معين، و

معالم ClickUp Milestones

خطوة إلى الأمام من خلال السماح لك بإضافة معالم بارزة إلى رحلتك.

💡 نصيحة احترافية: احتفل بالمكاسب الصغيرة على طول الطريق - يمكن أن يحفز الاعتراف بالمعالم البارزة الفرق ويحافظ على معنوياتهم مرتفعة.

تكامل قوي

على الرغم من أن Smartsheet قد يجعلك تتنقل بين أدوات مختلفة، إلا أن نظام التكامل الخاص ب ClickUp يوفر لك أكثر من 1000 تكامل مع أدوات مثل Google Drive وMicrosoft Outlook وSlack.

بالإضافة إلى ذلك، ينخفض العمل اليدوي بشكل كبير مع تكاملات إدارة علاقات العملاء، وأدوات إدارة المشاريع، وتطبيقات الأعمال الأخرى، مما يقلل من الأخطاء ويمنحك رؤية واضحة تمامًا لأداء عملك.

من الواضح أن ClickUp هو

أفضل بديل متاح لـ Smartsheets

!

لا تريد الالتزام بأداة بعد؟

جرّب الأداة المجانية

قالب إدارة المشاريع ClickUp

.

الميزات الرئيسية لهذا القالب:

• قم بإعداد المشاريع في دقائق مع عمليات سير عمل وطرق عرض قابلة للتخصيص بالكامل
• تتبع التقدم المحرز من خلال تحديثات الحالة بنقرة واحدة ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي
• تضمن المستندات والتعليقات المضمنة بقاء جميع أعضاء فريقك على نفس الصفحة من خلال التواصل في الوقت الفعلي
• توفر لوحات المعلومات وأدوات التتبع تحديثات فورية للتقدم المحرز من أجل اتخاذ قرارات أفضل
• يتكيف بسهولة مع نمو فريقك وزيادة تعقيد المشروع

تنزيل هذا القالب

هل أنت مستعد للنقر في طريقك إلى نجاح المشروع؟

إذن، أيهما يجب أن تختار عندما يتعلق الأمر بـ Smartsheet مقابل ClickUp ? يعتمد الاختيار على متطلبات فريقك.

إذا كنت تُقدِّر الألفة التي تتسم بها جداول البيانات في Smartsheet وهيكلها المباشر، فقد يكون Smartsheet مثاليًا لك. ومع ذلك، إذا كانت المرونة والتعاون والكفاءة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي غير قابلة للتفاوض، فمن الصعب التغلب على تعدد استخدامات ClickUp الشامل. بالنسبة للفرق الصغيرة أو المشاريع المعقدة، فإن منصة ClickUp القابلة للتكيف تنمو معك.

تذكّر أن الأداة المناسبة تمكّن فريقك من القيام بأفضل ما لديه من عمل. لذا، قم باستكشاف وتجربة وتمكين فريقك بسير عمل فعال اليوم. هل تريد أن تبدأ رحلتك مع ClickUp؟

اشترك في حساب ClickUp مجاني الآن!