هل فكرت يوماً في تغيير مهنتك؟ ربما كنت ترغب في السعي وراء شغف جديد، أو تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، أو مجرد بداية جديدة. ربما تكون قد أخذت زمام المبادرة وبدأت في التقديم، ولكنك الآن تائه في شبكة من إعلانات الوظائف الشاغرة والمواعيد النهائية لتقديم الطلبات. أنت لست وحدك.
وفقًا لتقرير SHRM، فإن 8% من المتقدمين أكملوا عملية المقابلة الشخصية.
اللوم يقع على الأنظمة الفوضوية. فتنظيم طلبات التوظيف وتتبعها ومتابعتها هو عمل في حد ذاته.
ولكن، هناك أداة يمكن أن تكون حليفك الموثوق به في هذه العملية - مايكروسوفت إكسل. لا يتعلق الأمر فقط بإبقاء الأمور مرتبة؛ بل يتعلق بضمان عدم تفويت أي فرصة للحصول على وظيفة أحلامك.
سوف ترشدك هذه المقالة إلى كيفية إعداد أداة بسيطة وفعالة في الوقت نفسه لتتبع طلبات التوظيف في برنامج Excel. ويتضمن نصائح لمساعدتك على البقاء منظماً، وتتبع التفاصيل المهمة، والمتابعة مع مسؤول التوظيف.
مفهوم أداة تعقب طلبات التوظيف
يساعدك متتبع طلبات التوظيف على تصنيف وتنظيم طلبات التوظيف الخاصة بك والبقاء على رأس عملية البحث عن وظيفة. فهو يساعدك على تتبع كل وظيفة تقدمت إليها، والمكان الذي وصلت إليه في عملية التقديم، والخطوات التالية التي يجب أن تكون خطواتك التالية.
الغرض من أداة التتبع هذه بسيط - لضمان عدم تفويت أي موعد نهائي، أو نسيان المتابعة، أو فقدان مسار تقدمك أثناء البحث عن وظيفة.
تقليدياً، كان الباحثون عن عمل يعتمدون على الملاحظات المكتوبة بخط اليد أو مستندات Google Docs أو MS Word البسيطة لتتبع الوظائف التي تقدموا إليها. ومع ذلك، غالباً ما تؤدي هذه الطريقة إلى تفويت الفرص، ونسيان مواعيد المقابلات أو المتابعة، وفقدان جهات الاتصال.
في المقابل، توفر أدوات تتبع طلبات الوظائف الحديثة طريقة أكثر فعالية لإدارة البحث. تسمح لك هذه الأدوات بتخزين التفاصيل الرئيسية - مثل أسماء الشركات، ومعلومات الاتصال، وتواريخ المقابلات، والمواعيد النهائية لتقديم الطلبات - في مكان واحد.
ووفقًا لاستطلاع أجرته كلية لينكولن، فإن معظم الباحثين عن عمل الذين يتابعون بعد أسبوع واحد تزيد فرصهم في الحصول على رد من خلال 30% .
لا عجب أن العديد من أدوات التتبع الحديثة توفر ميزات مثل التذكيرات التلقائية وتحديثات الحالة المرمزة بالألوان, أدوات الذكاء الاصطناعي للمساعدة في التحضير للمقابلات والتكامل السلس مع البريد الإلكتروني، مما يجعل العملية أكثر سلاسة.
إكسل كمتتبع لطلبات التوظيف
تتحول هذه الأداة اليومية إلى أداة تعقب طلبات التوظيف القابلة للتخصيص وسهلة التحديث مع بعض التعديلات فقط.
دعنا نوضح لك كيفية استخدام Excel بفعالية في البحث عن وظيفة.
كيفية استخدام Excel لتتبع طلبات التوظيف
إن استخدام Excel كمتتبع لطلبات التوظيف أبسط مما تعتقد. مقارنةً بغيره من برامج إدارة المهام, يوفر مرونة مع الحد الأدنى من الإعداد
ابدأ بإنشاء مصنف Excel. إذا كنت جديدًا على Excel، فالمصنف هو ملف يحتوي على جدول بيانات واحد أو أكثر. للقيام بذلك، قم بتشغيل Excel، وانقر على ملف، وحدد جديد، واختر مصنف فارغ. باتباع الخطوات التالية، يمكنك تخصيص هذا المصنف وفقًا لاحتياجاتك في البحث عن وظيفة.
عبر Officesmart.com يحتوي متتبع طلبات التوظيف النموذجي في برنامج Excel على الأعمدة التالية:
- المسمى الوظيفي واسم الشركة: يجب أن يكون هذان العمودان هما العمودين الأساسيين حتى تتمكن من البحث بسرعة عن الفرص المتاحة
- تاريخ تقديم الطلب: يساعدك هذا على تتبع تاريخ تقديمك للوظيفة ومتى يجب عليك المتابعة
- عنوان URL لإعلان الوظيفة: احفظ رابط الوصف الوظيفي لسهولة الرجوع إليه عند التحضير للمقابلات
- الحالة: حافظ على تحديث هذا العمود بمراحل مثل "تم التقديم" أو "تم تحديد موعد المقابلة" أو "تم استلام العرض" أو "تم الرفض"
- تواريخ وأوقات المقابلات: قم بتضمينها حتى لا تحجز مرتين أو تنسى أي اجتماعات مجدولة
- تفاصيل الاتصال بمدير التوظيف: وجود هذه المعلومات في متناول اليد يجعل المتابعة أسهل
- ملاحظات المتابعة: تتبع وقت إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة أو الاتصال بمسؤولي التوظيف للحفاظ على تنظيم اتصالاتك
إليك ما سيبدو عليه جدول بيانات Excel النموذجي لتعقب طلبات التوظيف:
عبر إكسل 💡 نصيحة احترافية: استخدم Excel قوالب جداول البيانات لتسريع تتبع طلب الوظيفة الخاص بك. توفر هذه التخطيطات المبنية مسبقًا الوقت من خلال السماح لك بتنظيم التفاصيل الأساسية دون استثمار الوقت في الإعداد.
نصائح للحفاظ على متتبع طلبات التوظيف في Excel
لن يساعدك المتتبع المهمل في الحصول على وظيفة الأحلام، لذا فإن الحفاظ على تحديثه أمر أساسي. إليك بعض النصائح:
- قم بتحديثه أسبوعياً: تعامل مع أداة التعقب الخاصة بك كوثيقة حية. في كل مرة تتقدم فيها لوظيفة ما، أو تمضي قدمًا في عملية المقابلة، أو ترسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة، تأكد من أن أداة التعقب تعكس هذه التحديثات
- رتبها حسب الأولوية: ستبرز بعض الوظائف كأفضل الخيارات. استخدم ميزات الفرز أو التصفية في Excel لتحديد أولويات الوظائف الأقرب إلى المواعيد النهائية أو الأكثر جاذبية
عبر إكسل
- أعد نسخه احتياطيًا: آخر شيء تريده هو أن تفقد كل عملك الشاق. احتفظ بنسخة احتياطية من متتبعك على الخدمات السحابية مثل Google Drive أو OneDrive
- استخدم الفلاتر أو التنسيق الشرطي: سيساعدك هذا على فرز الوظائف الشاغرة بناءً على مستوى أولويتها. على سبيل المثال، قم بترميز طلباتك بالألوان بناءً على المرحلة التي وصلت إليها مثل، تم تقديم الطلب - مظلل باللون الأصفر، تم تحديد موعد المقابلة - مظلل باللون الأزرق، تم استلام العرض - مظلل باللون الأخضر
عبر إكسل
- ضبط التذكيرات: في حين أن Excel نفسه لا يقدم تذكيرات، يمكنك بسهولة إقرانه مع تقويم Google أو غيره منتطبيقات الجدولة للحصول على إشعارات بالمواعيد النهائية المهمة
يمكنك أيضًا التفكير في استخدام جداول بيانات جوجل بطريقة مماثلة لدعم بحثك عن وظيفة.
مزايا وعيوب استخدام Excel كمتتبع للوظائف
استخدام Excel كمتتبع لطلبات التوظيف له مزاياه، ولكنه لا يخلو من التحديات. دعنا نتحدث عن المزايا أولاً:
المرونة والتخصيص
يتيح لك Excel إنشاء أداة تعقب طلبات العمل التي تناسب احتياجاتك الفريدة. يمكنك تخصيص الأعمدة لتتبع ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك، من المواعيد النهائية لتقديم الطلبات إلى تفاصيل الاتصال بمدير التوظيف. هذه المرونة تجعل من السهل تخصيص أداة التعقب الخاصة بك بناءً على استراتيجية البحث عن وظيفة.
فعالية التكلفة
إذا كان لديك بالفعل Microsoft Office، فإن استخدام Excel لتتبع الطلبات لا يكلفك أي شيء إضافي. إنه حل بسيط ومناسب للميزانية يمكن لأي شخص تنفيذه.
الألفة
يشعر معظم الناس بالراحة في استخدام Excel، مما يسهل عليك إنشاء أداة التتبع دون الحاجة إلى منحنى تعليمي حاد. يمكنك بسهولة إدخال البيانات وفرزها وتحليل الاتجاهات في تقدمك في البحث عن وظيفة.
ميزات تحليل البيانات
تمكّنك وظائف Excel المدمجة من تحليل بيانات بحثك عن وظيفة بفعالية. يمكنك إنشاء مخططات لتصور حالة طلبك أو استخدام الصيغ لحساب المقاييس مثل متوسط الوقت المستغرق لتلقي الردود من أصحاب العمل.
دعنا الآن نلقي نظرة فاحصة على بعض العوائق التي قد تجعلك تفكر في بدائل Excel :
تعاون محدود
أحد أكبر عيوب Excel هو قدراته التعاونية المحدودة. فبينما يمكنك مشاركة الملفات، فإن التعاون في الوقت الفعلي مرهق مقارنةً بأدوات إدارة المهام الحديثة. إذا كنت تعمل مع مدرب مهني أو صديق، فسيتعين عليك إبلاغهم يدويًا في كل مرة تقوم فيها بإجراء تغييرات على أداة التعقب.
الافتقار إلى الأتمتة
يتطلب Excel إدخال البيانات والتحديثات يدويًا، مما قد يستهلك وقتًا ثمينًا. وبدون الأتمتة، قد تقضي وقتاً أطول في جداول البيانات بدلاً من إجراء البحث المطلوب للبحث عن وظيفة.
مخاطر الأخطاء
مع الإدخال اليدوي يأتي خطر الخطأ البشري. يمكن أن تؤدي الأخطاء الطباعية، أو التواريخ غير الصحيحة، أو المعلومات في غير محلها إلى إبعاد بحثك عن المسار الصحيح. لا أحد يريد أن تفوته مقابلة عمل لأنه أخطأ في كتابة التاريخ.
تنفيذ برامج التطبيقات الأخرى لتتبع الوظائف
في حين أن Excel هو أداة مفيدة لتتبع طلبات التوظيف، إلا أن قيوده يمكن أن تعيق تقدمك في البحث عن وظيفة. يمكن تلبية الحاجة إلى تحسين التعاون، والأتمتة، والتحديثات في الوقت الفعلي بفعالية من خلال الانتقال إلى برامج أخرى لتتبع الوظائف، مثل ClickUp. ClickUp هي أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع تعمل على تحسين الإنتاجية من خلال مهام سير العمل القابلة للتخصيص والتعاون في الوقت الفعلي. تعمل ميزات مثل إدارة المهام والأتمتة والتكاملات الشاملة على تبسيط عملية تتبع طلبات الوظائف، مما يضمن لك البقاء على رأس قائمة البحث عن وظيفة.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تساعدك بها ClickUp إجراء تغيير مهني ناجح :
1. إدارة بيانات طلب الوظيفة عرض جدول ClickUp جزءًا واحدًا من طريقة عرض زجاجية، مما يجعلها خيارًا مثاليًا لأولئك الذين ينتقلون من Excel. قم بإنشاء طريقة عرض جدول مخصصة في ClickUp لإدارة بيانات طلب الوظيفة الخاصة بك. يوفر ClickUp أيضًا
قوالب قاعدة بيانات مجانية لإعطائك السبق.
قم بإنشاء قاعدة بيانات مثالية بدون تعليمات برمجية باستخدام ClickUp Table View
إضافة انقر فوق الحقول المخصصة لالتقاط التفاصيل الرئيسية مثل المسمى الوظيفي واسم الشركة وتاريخ تقديم الطلب وتواريخ المتابعة. إعداد حالات المهام المخصصة مثل "تم التقديم" و"جدولة المقابلة" و"تم تحديد موعد المقابلة" و"تم استلام العرض" لمراقبة تقدم كل طلب، مما يمنحك نظرة عامة واضحة عن موقفك.
2. ركز جهودك على أفضل الفرص
أضف تواريخ الاستحقاق لتذكير نفسك بإجراءات المتابعة المهمة والمواعيد النهائية. استخدم انقر فوق تتبع الوقت لتسجيل الوقت الذي تقضيه في كل طلب، مما يساعدك على تحليل جهودك في البحث عن وظيفة والتركيز على أكثر الفرص الواعدة والمطلوبة.
تتبع الوقت المستغرق في كل تطبيق من خلال تتبع الوقت في ClickUp Time Tracking
3. أتمتة سير عملك
استفد من أتمتة النقر فوق لإعداد المشغّلات لنقل الطلبات تلقائيًا إلى الحالة التالية، أو إرسال تذكيرات للمتابعة، أو تعيين المهام عند استيفاء شروط معينة، مما يعزز إنتاجيتك.
📌مثال:
لنفترض أنك قمت بإعداد لوحة كانبان في ClickUp لتتبع طلبات التوظيف الخاصة بك. من خلال الأتمتة، يمكنك إنشاء مشغلات تنقل الطلبات تلقائياً من "متقدم" إلى "مجدول للمقابلة" بمجرد تلقيك دعوة لإجراء مقابلة - مما يحافظ على تنظيمك دون بذل جهد إضافي. يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات لرسائل البريد الإلكتروني للمتابعة إذا لم تتلقَّ ردًا خلال أسبوع، حتى لا تفقد أبدًا تتبع الفرص.
وفّر الوقت وابقَ على المسار الصحيح من خلال أتمتة سير عمل البحث عن وظيفة باستخدام أتمتة ClickUp
4. صياغة الطلبات وتخزينها وتحريرها وإدارتها مستندات ClickUp يمكن أن يساعدك في صياغة خطابات التغطية والسير الذاتية و
مقترحات الوظائف ، مع الحفاظ على جميع مستنداتك المتعلقة بالتقديم منظمة في مكان واحد. يمكنك أيضًا تتبع الإصدارات المختلفة من مستنداتك، مما يضمن لك الوصول إلى آخر التحديثات والتغييرات.
الجزء الأفضل؟ يمكنك مشاركة هذه المستندات مع أولئك الذين قد يدعمونك في البحث عن وظيفة والتعاون معهم في الوقت الفعلي لتحسين طلباتك.
ابدأ في التعاون بسلاسة مع ClickUp Docs لتحسين إعدادك للمقابلات الشخصية
5. استكشف طرق العرض المختلفة
استفد من طرق العرض المختلفة مثل طريقة عرض لوحة ClickUp أو عرض قائمة النقرات لعرض طلباتك بتنسيقات تناسب تفضيلاتك. تتيح لك هذه المرونة إدارة بحثك عن وظيفة والعثور على ما يناسبك بشكل فعال.
تصور تقدمك في البحث عن وظيفة بسهولة باستخدام عرض لوحة ClickUp's Board View
6. استخدم الذكاء الاصطناعي للتحضير للمقابلات الشخصية
حقق أقصى استفادة من انقر فوق الدماغ هو مساعد شخصي مدعوم بالذكاء الاصطناعي من ClickUp، لتسهيل عملية التحضير للمقابلة الشخصية. استخدمه لتوليد أسئلة محتملة للمقابلة، وطرح إجابات مخصصة، وإنشاء مخططات منظمة. كما يمكن أن يساعدك أيضاً في تحديث سيرتك الذاتية من خلال مشاركة أمثلة على تنسيقات السيرة الذاتية .
هل تريد أن تكون مستعدًا وجاهزًا لمقابلات العمل؟ سيساعدك Brain في تنظيم بحثك عن الشركات، وصقل إجاباتك، واقتراح طرق للتميز أمام مديري التوظيف.
ابدأ التحضير لمقابلة العمل مع ClickUp Brain
اقرأ أيضًا: نصائح للمقابلات عن بُعد للتحضير لمقابلتك القادمة
7. تتبع جميع الطلبات في مكان واحد
تقدم ClickUp نماذج مجانية لمساعدتك في إدارة كل مرحلة من مراحل عملية البحث عن وظيفة. قالب البحث عن وظيفة الخاص ب ClickUp مصمم للحفاظ على تنظيم وفعالية عملية تقديمك للوظائف.
نموذج البحث عن وظيفة الخاص ب ClickUp
مع قالب البحث عن وظيفة من ClickUp، يمكنك:
- تتبع جميع طلبات التوظيف الخاصة بك وتنظيمها في مكان واحد يسهل الوصول إليه
- تخزين المستندات المهمة مثل السير الذاتية، وخطابات التقديم، وملاحظات المقابلات الشخصية معًا
- تحديد مواعيد نهائية لتقديم الطلبات والمتابعة للبقاء على المسار الصحيح في بحثك عن وظيفة
- تتبّع حالة كل طلب، من "تم تقديمه" إلى "تم تحديد موعد المقابلة" و"تم استلام العرض
يمكنك أيضًا استخدام المتقدم قالب البحث عن وظيفة ClickUp لتخصيص العملية بشكل أكبر.
نموذج البحث عن وظيفة سهل الاستخدام من ClickUp
باستخدام هذا القالب، يمكنك
- إضافة حالات مخصصة إلى كل فرصة - مثل "مقابلة" و"عرض معلق" و"مرفوض" - وعرضها في لوحة ملائمة أو عرض قائمة
- تضمين حقول مخصصة مثل "اسم الشركة" و"الوظيفة" و"تاريخ تقديم الطلب" و"الموعد النهائي للمتابعة" للحصول على عرض واضح ومفصّل للتقدم المحرز
- الوصول إلى 50 سؤالاً جاهزاً لتعزيز إعدادك للمقابلة الشخصية
- تسجيل وتتبع تقييمات غلاسدور للشركات التي تتقدم إليها
👀 حقيقة ممتعة
إلى جانب دعم المرشحين في بحثهم عن وظيفة يدعم ClickUp أيضًا فرق الموارد البشرية مما يسمح لهم بالتركيز بشكل أكبر على إيجاد المواهب المناسبة وتدريبها والاحتفاظ بها والتركيز بشكل أقل على الخدمات اللوجستية.
مركزية بيانات الموظفين، وإنشاء سياسات الموارد البشرية وإدارتها، وتحسين سير عمل الموارد البشرية باستخدام حل إدارة الموارد البشرية من ClickUp
إليك كيفية استخدام فرق الموارد البشرية لحلول ClickUp لزيادة الإنتاجية:
- بيانات الموارد البشرية المركزية: قم بتخزين معلومات الموظفين والوثائق والسجلات في مكان واحد باستخدام مستندات ClickUp Docs وإدارتها باستخدام أكثر من 15 مستندًا مخصصًاطرق عرض ClickUp
- إدارة المهام: تتبع التوظيف، والإلحاق، ومراجعات الأداء، والتدريب باستخداممهام ClickUp
- تتبع الوقت: مراقبة ساعات عمل الموظفين ووقت المشروع لتخصيص الموارد بكفاءة
- إدارة المهام: تتبع التوظيف، والإلحاق، ومراجعات الأداء، والتدريب باستخداممهام ClickUp
- مهام سير عمل قابلة للتخصيص: إنشاء مهام سير عمل خاصة بالمؤسسة للتوظيف والإعداد وعمليات الموارد البشرية الأخرى
- التعاون: التعاون: تعزيز العمل الجماعي مع المساحات المشتركة,انقر فوق الدردشةوالتعاون في الوقت الفعلي
- إعداد التقارير والتحليلات: إنشاء تقارير حول مقاييس الموارد البشرية وتصورها علىClickUp Dashboards
- تكامل الأدوات: التكامل مع كشوف المرتبات وأنظمة تتبع مقدمي الطلبات لإدارة الموارد البشرية بسلاسة
_ClickUp ممتاز لإدارة المشاريع التي تحتوي على أنشطة متعددة وتتطلب مراقبة الموارد البشرية حيث يمكن لكل عضو الإبلاغ عن تقدم الأنشطة، سواء في المشاريع القائمة على منهجيات رشيقة أو منهجية الشلال ماريانيلا فرنانديز ، استشارية معالجة المياه في شركة إيكو سوبيرز بنما
حقق نجاحًا في البحث عن وظيفة مع ClickUp
_ أنت لست كبيرًا أبدًا على تحديد هدف آخر أو الحلم بحلم جديد
ليس براون، متحدث تحفيزي
عندما تبدأ رحلة بحثك عن وظيفة، تذكّر أن كل طلب تقدم به يقرّبك من فرص جديدة. قد يكون إنشاء قالب Excel لتعقب طلبات التوظيف مفيداً. ومع ذلك، مع تقدمك في البحث عن وظيفة، يمكن أن يصبح برنامج Excel سريعاً غير كافٍ ومربكاً في آنٍ واحد، ويفتقر إلى المرونة اللازمة لإدارة المهام أو التذكيرات.
يقدم ClickUp حلاً أكثر قوة مع ميزات مثل تتبع المهام، والأتمتة، وإدارة المستندات لكل جانب من جوانب البحث عن وظيفة.
من تتبع الطلبات إلى التحضير للمقابلات، فإن استخدام ميزات ClickUp القوية سيبقيك على رأس كل خطوة في العملية.
اقترب خطوة واحدة من وظيفة أحلامك. جرّب ClickUp اليوم!