كيفية إنشاء هيكل تقسيم الموارد

أنتوني بوردان، الطاهي والمؤلف الشهير, أدار مطابخه باستخدام نظام الألوية. فقد كان يقسم المطبخ إلى محطات تقوم بإعداد مكونات الوجبة. وكان لكل محطة طهاة مساعدين وطهاة ومساعدين بمكوناتها وأدواتها ومساحات العمل الخاصة بها.

وبفضل هذا الهيكل، كما يقول، "يمكن إدارة وتنسيق العديد من المهام الكثيرة في مطبخ كبير مزدحم، حتى في خضم ذروة ذروة العشاء، من قبل شخص واحد - الشيف."

في عالم الأعمال، يُطلق على تسلسل هرمي من هذا النوع هيكل تقسيم الموارد. ما هو ذلك، تسأل؟ دعنا نكتشف ذلك.

فهم هيكل تقسيم الموارد

هيكل توزيع الموارد (RBS) هو قائمة بجميع الموارد اللازمة لإكمال مشروع ما مرتبة في تسلسل هرمي. يمكن أن تكون هذه الموارد موارد بشرية ومادية ومالية ومعلوماتية وحتى موارد الوقت.

إنها أداة لإدارة الموارد، وعادةً ما يتم تنظيمها عبر مستويات متعددة، حيث يكون هدف المشروع في الأعلى وتتفرع فئات الموارد المختلفة في كل مرحلة. وهي تغطي جميع الموارد التي تكلف المال، باستثناء المال الفعلي نفسه.

والأهم من ذلك أن نظام إدارة الموارد ليس جزيرة منعزلة. فهو يعمل بشكل وثيق مع مختلف أنشطة تخطيط المشروع، مثل هيكل تقسيم العمل، وهيكل تقسيم المخاطر، إلخ. وإليك الطريقة.

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو المستند الذي يحدد العمل إلى مهام صغيرة يمكن إدارتها. يتوافق الهيكل التفصيلي الجيد مع هذه الوثيقة، حيث يحدد الموارد المطلوبة في كل مرحلة.

على سبيل المثال، إذا تم تقسيم مشروع تطوير البرمجيات إلى مرحلة الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق (MVP)، والمراحل 1 و2 وهكذا، فإن قائمة الموارد المطلوبة في كل مرحلة من المراحل ستحدد الموارد اللازمة في كل مرحلة. في مرحلة MVP، قد تحتاج إلى:

• المطورين
• محللي الجودة
• مدير مشروع
• برنامج إدارة المشروع

بمجرد أن يكتمل مشروع MVP ويصبح المنتج الآن مباشرًا، قد تحتاج إلى موارد إضافية، مثل

• أدوات أتمتة الاختبار
• خطوط أنابيب البيانات
• البنية التحتية السحابية
• مدير المنتج
• باحث تجربة المستخدم

هناك جانب آخر يتماشى مع هيكلية تقسيم المخاطر. في كل مرحلة من مراحل العمل، هناك مخاطر تنطوي عليها. العديد من أدوات برمجيات تخطيط موارد المؤسسات ربط نظام تخطيط موارد المؤسسات، ونظام تخطيط موارد المؤسسات، وهيكل تقسيم المخاطر للحصول على عرض كامل.

على سبيل المثال، في مرحلة MVP، قد تكون هناك مشكلات في الأداء. إذا كان هناك العديد من أعضاء الفريق الذين يعملون على MVP، فقد تواجه مخاطر أمنية. إذا كنت تجمع معلومات المستخدم، فقد تواجه مخاطر تتعلق بخصوصية البيانات.

يتضمن هيكل تقسيم الموارد المكونات اللازمة للتخفيف من هذه المخاطر في كل مرحلة. خلال مرحلة MVP، من المحتمل أن يتضمن هيكل توزيع الموارد موارد إضافية للمعلومات السحابية. عندما يكون هناك قوة جذب كبيرة، قد تضيف RBS مهندسي أمن أو استشاريين إلى القائمة.

والآن بعد أن أوضحنا أساسيات هيكل تقسيم الموارد، دعنا نرى كيف يتم استخدامه في إدارة المشروع.

دور وأهمية هيكل تقسيم الموارد في إدارة المشاريع

هيكل تقسيم الموارد هو أحد الأطر العديدة التي يستخدمها مديرو المشاريع للتخطيط والتنفيذ. يلعب دورًا حاسمًا طوال دورة حياة المشروع. وإليك الطريقة.

تخصيص الموارد

عندما تعرف الموارد التي تحتاجها لإكمال المشروع، يمكنك توظيف وتدريب وتخصيص الموارد المناسبة في الوقت المناسب. يعمل نظام تخصيص الموارد كخارطة طريق لـ تخصيص الموارد في جميع مراحل المشروع.

على سبيل المثال، إذا نصت قائمة النتائج والموارد على أن السباق الثالث يحتاج إلى مطورين إضافيين، فيمكن لمدير المشروع إيجاد طرق لتوظيف/إدراج الموارد قبل وقت كافٍ.

الجدولة

على الرغم من أن الجدولة تتأثر بهيكل تقسيم العمل أكثر من هيكل تقسيم العمل أكثر من RBS، إلا أن هذا الأخير لا يزال يلعب دورًا رئيسيًا. من خلال النظر إلى هيكل تقسيم العمل وهيكل تقسيم العمل معًا، يمكن لمديري المشاريع جدولة العمل بناءً على توافر الموارد.

على سبيل المثال، إذا كان لديك مطور سكالا واحد فقط، والذي يكون مشغولاً بمشروع آخر عندما تحتاج إليه، يمكنك استخدام هيكل تقسيم العمل لإعادة جدولة العمل بناءً على مدى توفره بدلاً من توظيف أشخاص إضافيين.

توزيع عبء العمل

يحدد هيكل توزيع الموارد مسبقاً ما يحتاجه المشروع: كم عدد الأشخاص، وكم من الوقت، وخلال أي فترة، وما إلى ذلك. إذا احتاجت مرحلة التطوير إلى أقصى قدر من الموارد، ستتمكن من توظيف/إلحاق مواهب إضافية وتوزيع عبء العمل بالتساوي.

إدارة المخاطر

في الأساس، هيكل توزيع الموارد هو في جوهره عبارة عن توقعات. فهو ينص على الاحتياجات المستقبلية بناءً على المتطلبات الحالية. وهذا يخفف من العديد من مخاطر إدارة المشروع، مثل:

• عدم توفر الموارد المناسبة
• عدم وجود خطط احتياطية في حال ذهاب أحد أعضاء الفريق في إجازة أو عدم توفر أحد أعضاء الفريق
• مواجهةقيود الموارد والاختناقات في لحظات غير مناسبة
• اكتشاف التبعيات بعد فوات الأوان في المشروع

يتنبأ نظام التخطيط الاستراتيجي الجيد بهذه الاحتمالات ويساعد على وضع خطط طوارئ في حال حدوثها.

تحليل المسار الحرج

إن طريقة المسار الحرج هي تقنية لإدارة المشروع تحدد أطول تسلسل للمهام التابعة لحساب الحد الأدنى لمدة المشروع. وتقوم طريقة المسار الحرج بنفس الشيء لتحديد الحد الأدنى من الموارد اللازمة.

ولتحسين جدولة مشروعك وتوزيع عبء العمل وإدارة المخاطر وغير ذلك، تحتاج إلى هيكل قوي لتقسيم الموارد. إليك دليلك المفصل خطوة بخطوة لإنشاء واحد.

إنشاء هيكل توزيع الموارد ## هيكل توزيع الموارد

هيكل توزيع الموارد هو قائمة بالموارد اللازمة لإكمال المشروع. تبدو بسيطة، أليس كذلك؟ حسنًا، يمكن أن تكون معقدة للغاية اعتمادًا على طبيعة مشروعك. لكي تكون دقيقاً، جرب الخطوات التالية، والتي يدعمها ببراعة برنامج إدارة الموارد الخاص بـ ClickUp .

1. تحديد مخرجات المشروع

ابدأ بتحديد أهداف المشروع والمخرجات المقابلة بوضوح. إذا كان هدفك هو تسليم مشروع MVP بميزات x بحلول موعد نهائي معين، فحدد المهام والمهام الفرعية التي تحتاج إلى إكمالها. إذا كانت WBS موجودة بالفعل، فاستخدمها.

إذا لم يكن كذلك، فقم بتحديد نطاق المشروع . اجمع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع معًا لمناقشة التوقعات والمنجزات.

كبداية سريعة، جرّب قالب السبورة البيضاء لنطاق المشروع الخاص ب ClickUp . استخدمه لجمع المعلومات حول الأنشطة والمهام والمواعيد النهائية من مختلف أصحاب المصلحة. قم بتلخيص المعلومات وتنظيمها بصريًا للرجوع إليها لاحقًا.

تحميل هذا القالب

قالب السبورة البيضاء لنطاق المشروع من ClickUp

2. تحديد فئات الموارد

ابدأ بتحديد الفئات الأساسية للموارد التي ستشكل فروع المستوى الأعلى من قاعدة بيانات الموارد الخاصة بك. يمكن أن يكون ذلك:

• الموارد البشرية (مدراء المشاريع والمطورين والمصممين)
• الموارد المادية أو المادية (أجهزة الكمبيوتر، والمساحة المكتبية، والمعدات، واللوازم)
• الموارد المعلوماتية (البيانات، الوثائق، نظرة عامة على المشروع)
• الموارد الزمنية (المدة، المراحل، المواعيد النهائية)
• موارد البرمجيات (أدوات إدارة المشروع، أدوات الأتمتة)

تذكّر أن نظام موارد المشروع عبارة عن تسلسل هرمي. لذا، قسّم الموارد إلى مكونات محددة تحت كل فئة من فئات الموارد الأساسية. على سبيل المثال، يمكن تقسيم الموارد البشرية إلى:

• إدارة المشروع مدير مشروع، محلل أعمال
• تطوير البرمجيات: مطوّر الواجهة الأمامية، ومطوّر الواجهة الخلفية، ومطوّر الواجهة الخلفية، ومختبر
• تصميم تجربة المستخدم: باحث في تجربة المستخدم، مصمم واجهة المستخدم

إذا كان المشروع كبيرًا بما فيه الكفاية، فقد تتعمق أكثر. على سبيل المثال، قد يكون لديك قائد تجربة المستخدم الذي يدير فريق تجربة المستخدم الذي يضم مصمم واجهة المستخدم، ومصمم الرسوم المتحركة، ومصمم العلامة التجارية، إلخ.

تحميل هذا القالب

نموذج تخطيط موارد ClickUp

إذا كنت مبتدئًا في تخطيط الموارد، فلدينا ما يناسبك. جرب نموذج قالب تخطيط الموارد ClickUp لتصور المهام والموارد في مكان واحد. يمكنك أيضًا تتبع ساعات العمل، وإدارة المتعاقدين من الباطن، ومراقبة سير عمل فريقك باستخدام هذا القالب.

3. تضمين تفاصيل المورد

ادخل في التفاصيل الدقيقة. استخدم وثيقة WBS أو وثيقة نطاق المشروع لطرح أسئلة حول من سيقوم بماذا. تأكد من عدم إغفال أي شيء.

بعض المعلومات الأكثر شيوعًا المطلوبة هي المهارات والخبرة والتعويضات والتوافر وما إلى ذلك. على سبيل المثال,

• مطور الواجهة الأمامية
  • الاسم جين دو
  • المهارات: HTML و CSS و React و HTML و CSS
  • الخبرة: 5 سنوات
  • أجر الساعة: $80
  • التوفر: 40 ساعة/الأسبوع

تأكد أيضًا من حصولك على الأرقام. اعرف عدد محللي الأعمال أو المطورين أو المختبرين الذين تحتاجهم ووثق ذلك.

4. حدد الأشخاص المناسبين لهذا الدور

في هذه المرحلة، تكون جاهزًا للانتقال من التخطيط النظري إلى إنشاء سيناريوهات عملية. لكل دور، اختر الموظف المناسب لكل دور بناءً على مدى توفره. عرض عبء العمل في ClickUp طريقة رائعة للاطلاع على مدى توافر جميع أعضاء الفريق في مكان واحد. في طريقة العرض هذه، يمكنك أيضًا رؤية ما يعمل عليه شخص ما حاليًا. لذلك، إذا كنت بحاجة إلى مورد مخصص بالفعل لشيء آخر، يمكنك التحدث إلى مدير المشروع لإعادة تعيينه أو مشاركته.

عرض عبء العمل لـ _ClickUp Workload View للرؤية التفصيلية

إذا كنت تفضل المزيد من التنظيم، فجرّب طريقة عرض نموذج عبء عمل الموظف ClickUp . يساعد هذا القالب ذو المستوى المتقدم في تخطيط السعة وتصور العمل ومراجعة تقديرات الوقت مقابل التقديرات الفعلية والمزيد.

اجعل إدارة عبء العمل في غاية السهولة مع قالب عبء عمل الموظف ClickUp.

5. توصيل النقاط

هيكل تقسيم الموارد الجيد هو أكثر من مجرد قائمة. إنه عرض لكيفية تفاعل جميع الموارد مع بعضها البعض لإكمال المشروع. كما رأينا سابقًا، يحدث هذا بطريقة هرمية ويساعد في تسوية الموارد .

لذا، قم بتنظيم الموارد بشكل هرمي، مع وجود الفئات الأكثر عمومية في الأعلى وفئات فرعية محددة كلما تحركت إلى أسفل الهيكل. مثال على هيكلية تقسيم الموارد قد يكون

• الموارد البشرية
  • إدارة المشروع
    • مدير المشروع
      • جين دو
    • محلل أعمال
      • جون سميث
    • مطور الواجهة الأمامية
      • سارة كيم
      • لوكاس براون

6. إعداد المشروع

قم بإعداد المشروع على أداة إدارة الموارد مثل ClickUp لتسوية أي تجاعيد. استخدم ClickUp Tasks لنشر هيكل تقسيم العمل بطريقة منظمة. بعد ذلك، أضف الموارد إلى كل مهمة، وحدد تواريخ الاستحقاق، وأضف الأوصاف. يمكنك أيضًا تضمين مرفقات أو روابط لملفات خارجية إذا لزم الأمر.

مهام النقر فوق المهام لإدارة المشاريع دون عناء

لا تعيد اختراع العجلة استخدم قالب تخصيص الموارد ClickUp لتتبع جميع المواد والقوى العاملة التي تحتاجها لمشروعك. اكتب ملاحظات مفصلة حول كل مورد، وقم بإدارة مدى توفرها، وتصور هيكل الفريق، والمزيد باستخدام هذا القالب متوسط المستوى.

تحميل هذا القالب

قالب تخصيص الموارد ClickUp

والآن، قم بمشاركة قائمة حصر النتائج وإعداد المشروع مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك العميل والجهات الراعية وقادة الفريق وأعضاء الفريق. ادعهم للإشارة إلى أي تناقضات في التنبؤ.

استخدم طريقة عرض ClickUp List لرؤية جميع المهام والموارد المعنية. طريقة عرض ClickUp Board رائعة لتنظيم العمل وفقًا للمراحل المختلفة. وتساعد طريقة عرض ClickUp Gantt Chart على تصور التبعيات والجداول الزمنية.

_طريقة عرض مخطط جانت البياني لـ _ClickUp Gantt لإدارة الجداول الزمنية للمشروع

إذا كان هذا يبدو بسيطاً، فهو كذلك. ومع ذلك، تذكر أن البساطة لا تعني دائماً السهولة. فخلال عملية إنشاء هيكل تقسيم الموارد، قد تواجه تحديات.

فيما يلي بعض التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع بانتظام وخطوات التغلب عليها.

التحديات والحلول في تنفيذ هيكل توزيع الموارد

يمكن أن تصبح المشاريع معقدة، ويمكن أن يحدث زحف في النطاق، ويمكن أن تتغير الأهداف التي أطرتم المشروع حولها. دعونا نرى ما يجب القيام به في مثل هذه الحالات.

1. عدم كفاية تحديد الموارد

أحد أكبر التحديات التي تواجه مديري المشاريع هو عدم تحديد الموارد اللازمة بدقة. وقد يرجع ذلك إلى عدم وضوح الرؤية في المشروع، أو عدم تحديد نطاق العمل بشكل خاطئ، أو التقليل من شأن ما يتطلبه المشروع.

وفي كلتا الحالتين، إذا لم تتضمن قائمة تحديد الموارد جميع الموارد التي تحتاجها، فقد تواجه مخاطر تجاوز الميزانية والتأخير. لتجنب ذلك:

• قم بإجراء بحثك بدقة
• انظر إلى كيفية تنظيمك لمشاريعك السابقة والأخطاء التي ارتكبتها
• استفد مننماذج تحليل الفجوات لمعرفة ما ينقصك
• اجعل جميع أصحاب المصلحة يراجعون ويتحملون المسؤولية عن الجزء الخاص بهم من العمل
• الحصول على موارد احتياطية

2. تطور متطلبات المشروع

المشاريع الرشيقة، بطبيعتها، قابلة للتكيف مع التغيير. يمكن أن تصبح قائمة المتطلبات الرشيقة التي تنشئها في بداية المشروع غير كافية بعد بضع سباقات السرعة. في حين أن هذا غير مريح ل إدارة الموارد ، لا يمكن تجنبها أيضًا.

للتكيف مع هذا

• قم بمراجعة قاعدة بيانات الموارد بانتظام
• تأكد من أنك لا تحتاج إلى أي موارد إضافية أو إذا كنت تحتفظ بموارد أكثر مما تحتاج إليه
• استخدمنماذج تخطيط الموارد لتغطية قواعدك
• قم بتحديث التغييرات على نظام تخطيط الموارد وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة

إذا كنت تستخدم أداة مثل مستندات ClickUp لهذا، يمكنك تمييز التغييرات ومشاركتها مع أصحاب المصلحة، مما يمنحهم القدرة على التعديل بشكل تعاوني أو ترك تعليقات كتعليقات. على سبيل المثال، يمكنك إظهار التغييرات في تكاليف المشروع، بحيث يمكن لراعي المشروع أو المدير المالي الموافقة عليها.

استخدم مستندات ClickUp Docs للتوثيق التعاوني

3. عدم مشاركة أصحاب المصلحة

قد يرتكب مديرو المشاريع في المراحل المبكرة من المشروع خطأ إنشاء هيكل تقسيم الموارد دون استشارة الآخرين. وعلى الرغم من نواياهم الحسنة، فإن العمل في صومعة قد يؤدي لاحقًا إلى قيود الموارد .

على سبيل المثال، قد يفترض مدير المشروع أن مصمم واحد لواجهة المستخدم يكفي. ومع ذلك، قد لا يكون لدى مدير تجربة المستخدم مصمم واجهة مستخدم بارع أيضًا في الرسوم المتحركة الدقيقة، مما يعني أنه يحتاج الآن إلى شخصين.

لتجنب ذلك، احصل على موافقة أصحاب المصلحة على كل المستويات. شجّع جميع أصحاب المصلحة على مراجعة قائمة النتائج المرجعية وتقديم موافقتهم لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.

4. أعضاء الفريق المرتبكون

يلعب هيكل تقسيم الموارد أيضًا دور تحديد هيكل إدارة المشروع. ويشمل ذلك من يقدم التقارير إلى من، ومن يراجع عمل من، وما إلى ذلك.

بدون وجود تسلسل هرمي واضح وإقرار فعال, إدارة الفريق يمكن أن تصبح فوضوية. على سبيل المثال، ربما تكون قد أضفت مطور الواجهة الأمامية إلى التسلسل الهرمي لتجربة المستخدم، بينما قد يعتقد المورد أنه يتبع رئيس التطوير.

تجنب هذه المواقف بالشفافية. نشر هياكل تقسيم الموارد ودعوة كل عضو في الفريق لإلقاء نظرة عليها. اجعلها واضحة ومرئية حتى يسهل على الجميع فهمها. افتح قنوات الاتصال، في حال كان لدى أي شخص مخاوف أو ملاحظات.

هيكلة مشاريعك ورفع مستواها باستخدام ClickUp

تعطي مشاريع البرمجيات الرشيقة اليوم الأولوية للاستقلالية والإدارة الذاتية، مما يعني أن نظام بوردان لتنظيم عملك قد يؤدي إلى نتائج عكسية. ومع ذلك، هناك درس أعمق وأكثر جوهرية يجب تعلمه.

يُظهر مطبخ بوردان أنه لتسليم مشروع بفعالية وثبات وفي حالات الضغط العالي، تحتاج إلى تقسيم واضح لمن هو المسؤول عن ماذا وكيف ينتقل العمل من خطوة إلى أخرى - ما يعرف بهيكل تقسيم الموارد.

يمكن لأداة قوية لإدارة المشاريع مثل ClickUp أن تدمج هيكلية تقسيم الموارد في عملية التخطيط الخاصة بك. وبدون إنشاء مستند أو جدول بيانات آخر على Google، يمكنك استخدام ClickUp للاحتفاظ بجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.

والأكثر من ذلك؟ يمكنك مشاركة وتعديل والتعاون مع مختلف أصحاب المصلحة داخل المنصة مباشرةً. يمكنك أيضًا إنشاء قالب هيكل توزيع الموارد المخصص الخاص بك لاستخدامه في المستقبل.

دمج مساحة عمل مشروعك. جرّب ClickUp مجاناً اليوم .