كيفية العمل عبر مناطق زمنية مختلفة بشكل فعال

في السنوات القليلة الماضية، حدث تغيير كبير في طريقة عملنا. مع تزايد الوظائف عن بُعد - التي من المتوقع أن تمثل 22% من القوى العاملة في الولايات المتحدة بحلول عام 2025 - تتصارع المنظمات والقادة مع أسئلة مثل ما إذا كان ينبغي لنا الذهاب إلى المكتب، وكم مرة، وبالطبع ما هي ساعات العمل التي يجب أن تكون.

عند العمل مع فرق موزعة على مستوى العالم، من الطبيعي أن يكون لدينا موظفون في مناطق زمنية مختلفة. ولكن بالنسبة لبعض المديرين، قد يكون من الصعب التنسيق مع فرق العمل الموزعة جغرافياً.

إذا كنت تعاني من تحدٍ مماثل، فهذا المقال موجه لك.

تابع القراءة لمعرفة المزيد حول كيفية التنسيق الفعال مع فريقك عبر مناطق زمنية مختلفة.

التحديات التي تواجهها الفرق عند العمل في مناطق زمنية مختلفة

في حين أن بيئة العمل العالمية توفر العديد من الفوائد، إلا أنها تأتي أيضاً مع مجموعة فريدة من التحديات.

فيما يلي بعض التحديات الرئيسية التي تواجهها فرق العمل في مناطق زمنية مختلفة.

• التأخير في التواصل: مع عمل الموظفين عبر مناطق زمنية مختلفة، من المحتمل أن تتأخر الردود على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل، مما يؤدي إلى بطء عملية اتخاذ القرار
• صعوبة تحديد مواعيد الاجتماعات: من الصعب إيجاد أوقات اجتماعات تناسب جدول أعمال الجميع. قد لا يشارك بعض الموظفين في الاجتماعات بسبب الأوقات غير المناسبة
• تنسيق المهام: عندما لا يعمل أعضاء الفريق في وقت واحد، يكون من الصعب مواءمة ساعات العمل المفضلة وتنسيق العمل، خاصة إذا كانت هناك تبعيات في إنجاز مهمة ما
• ساعات عمل متداخلة محدودة: إذا كان الموظفون يعملون في مناطق زمنية مختلفة إلى حد كبير، فقد يؤدي ذلك إلى تداخل ساعات العمل بين أعضاء الفريق. وهذا يحد من التواصل المتزامن ويمكن أن يؤدي إلى تأخير تسليم المشروع
• صعوبة تتبع التقدم المحرز: يمكن أن يكون تنسيق عمليات التسليم من الموظفين في منطقة زمنية واحدة إلى منطقة زمنية أخرى أمرًا معقدًا. وقد يتسبب ذلك في حدوث ثغرات في تقدم المهام

الاستراتيجيات وأفضل الممارسات للتعاون عبر المناطق الزمنية المختلفة

فيما يلي بعض الاستراتيجيات وأفضل الممارسات التي يمكنك تنفيذها لمساعدة فرق العمل عن بُعد والفرق الموزعة في الحفاظ على الإنتاجية والتماسك.

1. استخدم استراتيجيات تواصل فعالة

يمكن أن تعيق اختلافات الوقت والاختلافات الثقافية والعقبات التكنولوجية التواصل الفعال في الفرق الموزعة. جرب الاستراتيجيات أدناه لإزالة هذه العقبات:

• وضع بروتوكولات التواصل

حدد إرشادات تواصل واضحة للفرق التي تعمل عبر المناطق الزمنية. يساعد ذلك الفرق البعيدة على الحفاظ على التوافق، حيث يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بتقديم التحديثات ومعالجة المشكلات وإبلاغ التغييرات.

يمكنك وضع بروتوكولات تواصل لنوع القناة التي سيتم استخدامها وتكرار الاجتماعات. ضع أيضاً توقعات لأوقات الاستجابة بناءً على ساعات العمل المفضلة لفريقك.

مثال: _استخدم البريد الإلكتروني للتواصل الرسمي حول تحديثات المشروع والإعلانات والتقارير. ضع توقعًا بأن كل رسالة بريد إلكتروني يجب أن تتلقى ردًا من عضو الفريق المعني في غضون 24 ساعة

استخدم قالب مصفوفة اتصالات فريق ClickUp ومصفوفة الاجتماعات لتخطيط وتنظيم خطة تواصل فعالة لفريقك.

تنزيل هذا القالب

نظّم جداول اجتماعاتك وأهدافك وقنوات الاتصال الخاصة بك في منصة موحدة مع قالب مصفوفة اتصالات الفريق ومصفوفة الاجتماعات من ClickUp

تسمح لك طريقة عرض جدول الاجتماعات في هذا القالب بالتخطيط للاجتماعات، وتمنحك طريقة عرض حالة الاجتماع نظرة ثاقبة على التقدم المحرز في عمليات تسجيل الوصول المجدولة. يمكّنك هذا من إعداد جدول زمني فعال للاتصالات والاجتماعات لفريقك.

💡 نصيحة احترافية: طريقة جيدة لتوحيد بروتوكولات الاتصال هي استخدام قوالب خطة الاتصال . وبهذه الطريقة، يكون لدى الجميع إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات، مما يقلل من التناقضات والغموض

إن قالب الاتصالات الداخلية النقر فوق قالب الاتصالات الداخلية هو أداة أخرى مفيدة لإنشاء بروتوكولات لإبقاء أعضاء الفريق على اطلاع بالمعلومات المهمة.

تنزيل هذا القالب

قم بإدارة إعلانات الشركة واتصالاتها باستخدام قالب الاتصالات الداخلية من ClickUp

يعمل كمصدر واحد للحقيقة حيث يمكنك تنظيم المستندات والإرشادات والإعلانات بحيث تكون في متناول فريقك. وبهذه الطريقة، يمكنك إرساء الاتساق في إرشادات التواصل الداخلي وضمان حصول الموظفين على أحدث المعلومات في متناول اليد.

اقرأ المزيد: كيفية تحسين التواصل الهجين في مكان العمل

• تحديد قنوات التواصل

يمكن أن يحدث التواصل عبر أي عدد من القنوات: الدردشة أو المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني أو من خلال أدوات وتطبيقات مكان العمل. ولكن عندما تكون معلوماتك مبعثرة عبر هذه القنوات، قد لا تصل التحديثات دائمًا إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. يمكن أن تضيع التفاصيل المهمة في الضوضاء، ويصبح من الصعب تتبع المحادثات.

بدلاً من ذلك، قم بتحديد القنوات التي يجب استخدامها لأنواع مختلفة من التواصل لتجنب الارتباك. يؤدي النهج المنظم إلى تدفق المعلومات بشكل أكثر كفاءة.

على سبيل المثال:

• الرسائل الفورية: للتواصل السريع وغير الرسمي ومشاركة التحديثات الموجزة
• البريد الإلكتروني: لمشاركة معلومات المشروع التفصيلية والإعلانات الرسمية والتفاعل مع أصحاب المصلحة الخارجيين
• المؤتمرات عبر الفيديو: للاجتماعات اليومية وجلسات التغذية الراجعة والعصف الذهني
• أدوات التعاون في المستندات : لأعضاء الفريق للعمل في نفس الوقت على المقترحات والتقارير وخطط المشاريع المهمة

💡 نصيحة احترافية: إذا كنت تنتقل إلى العمل عن بُعد، فقم بتطبيق الأدوات والأنظمة التي يمكن أن تستوعب التعاون غير المتزامن . ركز على التدريب والتوثيق وإدارة المشاريع حتى لا تلعب فرقك دورًا في تحسين إنتاجيتها_.

• استخدم تقويمات الفريق المشتركة تقويمات الفريق المشتركة تسمح للموظفين بمشاهدة جداول أعمال بعضهم البعض وتوافرهم، مما يسهل إعداد الاجتماعات. إنه يسهل التخطيط التعاوني أثناء العمل غير المتزامن ويبقي الجميع على علم بالاجتماعات القادمة والمواعيد النهائية. عرض تقويم ClickUp يتيح لك مشاركة تقويمك مع زملائك في الفريق وأصحاب المصلحة الخارجيين. يمكن للفرق أن تتحقق من مدى توفرك، وسيتم تحديثك في الوقت الفعلي كلما تمت جدولة اجتماع.

ربط ClickUp بتقويم Google لعرض مواعيد الاجتماعات المجدولة في ClickUp بسهولة في ClickUp

• قائمة العمليات للاتصال غير المتزامن

التواصل غير المتزامن يعني عدم توقع رد فوري من زملائك. يتم استخدام هذه الممارسة في كثير من الأحيان لإدارة الجدول الزمني لفريق دولي أو للفرق التي تعمل عبر مناطق زمنية مختلفة.

ومع ذلك، بدون إرشادات مناسبة الاتصال غير المتزامن يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية، خاصة إذا أدى إلى مزيد من المعلومات غير المتسقة وسوء الفهم.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لتنفيذ التواصل غير المتزامن بفعالية:

• كن محددًا بشأن الإجراء الذي تريد من عضو الفريق اتخاذه وتقديم إطار زمني لإنجازه. أبلغ المواعيد النهائية بوضوح لتجنب التأخير
• وفر السياق في المهام والأنشطة لمساعدة الفرق على فهم رسالتك بشكل أفضل
• شجّع المستلمين على طرح الأسئلة قبل المضي قدماً في تنفيذ مهمة ما
• نظم معلوماتك بحيث تكون منطقية وسهلة الفهم
• عقد اجتماعات منتظمة لتقييم التقدم المحرز في المهام المختلفة، ومناقشة المشاكل المحتملة، والتأكد من أن الفرق على نفس الصفحة حول ما يجب القيام به
• استخدمأدوات التواصل غير المتزامنلإبقاء فرقك على اتصال حتى عندما يعملون من مناطق زمنية متعددة

💡 نصيحة احترافية:استخدم انقر فوق الدماغ لإنشاء ملخص تلقائيًا للتقدم المحرز في مهمة معينة

• تنفيذ الأهداف من أجل مساءلة أفضل

إذا كنت مديرًا، فقد يكون من الصعب عليك تسجيل الوصول كل يوم مع فريقك، خاصةً إذا كنت تعمل من مواقع جغرافية مختلفة.

ومع ذلك، لا تزال بحاجة إلى تحقيق المساءلة لكل عضو في الفريق.

للقيام بذلك، ضع أهدافاً فردية لأعضاء الفريق وتتبع إنجازاتهم. أهداف ClickUp تسمح لك بتحديد وتعيين أهداف واضحة وقابلة للقياس لكل هدف. تتبع التقدم المحرز في كل هدف لفهم كيفية تقدم أعضاء الفريق في عملهم.

إعداد أهداف المهام وتتبع الأهداف بفعالية باستخدام ClickUp Goals

بمجرد تحديد الأهداف، يمكنك إعداد عمليات تحقق دورية مع الموظفين لمناقشة أدائهم وتحديد مجالات التحسين.

يمكنك أيضًا استخدام قالب خطة العمل عن بُعد لتتبع وإدارة العمل الذي يقوم به الموظفون عن بُعد.

تحميل هذا القالب

راقب تقدم مشاريع عمل الموظفين في أي مكان وفي أي وقت باستخدام قالب خطة العمل عن بُعد ClickUp

استخدم الأقسام المحددة مسبقًا لتحديد المبادئ التوجيهية للموظفين الذين ينتقلون إلى العمل عن بُعد. اعرض توقعات وأدوار كل عضو من أعضاء الفريق باستخدام طريقة عرض أنشطة العمل وراقب التقدم المحرز في المهام باستخدام طريقة عرض تقدم العمل.

2. الاستفادة من أدوات وتقنيات التعاون

البحث عن منصات التعاون التي تركز على تسهيل التواصل غير المتزامن.

هناك عدة أنواع من التعاون و أدوات العمل عن بُعد في السوق، ولكننا نقترح اختيار أداة توفر ميزات شاملة لتبسيط العمل عن بُعد.

أداة مثل ClickUp للعمل عن بُعد يجمع بين إدارة المهام، والتعاون، والتوثيق، والعديد من الوظائف الأخرى في نظام أساسي موحد، مما يبسّط سير عملك.

مواءمة أهداف العمل، وتتبع التقدم المحرز، وعقد اجتماعات إدارة المشاريع، والتعاون بكفاءة، بغض النظر عن موقعك، مع برنامج ClickUp Remote Team Management Project Management Software

اكتشف كيف يمكنك الاستفادة من مجموعة الميزات الشاملة التي يوفرها ClickUp لتحسين تماسك الفريق حتى عندما يعمل موظفوك عن بُعد من مناطق زمنية متعددة:

• تعيين العمل بكل سهولة

استخدام مهام النقر فوق المهام لإنشاء المهام ومشاركتها في بيئة بعيدة. قم بتعيين كل مهمة إلى عضو الفريق المناسب مع تحديد تاريخ الاستحقاق. ربط المهام الفردية بمواقع الويكي وقواعد المعرفة في مستندات ClickUp لتوفير سياق واسع لأعضاء فريقك عن بُعد.

تأكد من عدم سقوط أي شيء من خلال تعيين المهام إلى عضو الفريق المناسب باستخدام مهام ClickUp Tasks

• التعاون في التوثيق

العمل بشكل تعاوني مع أعضاء الفريق لإنشاء تقارير ووثائق ومقترحات مفصلة مع مستندات ClickUp . يمكنك إنشاء مستندات غير محدودة وتحريرها بشكل تعاوني وتنسيق المعلومات بالطريقة التي تريدها. الجزء الأفضل؟ يمكنك تشغيل المهام مباشرةً من المستندات أو ربطها بمهمة كما شرحنا أعلاه. وهذا يجعل سير عملك أكثر ترابطاً وتماسكاً، حتى مع الفرق العالمية أو أعضاء الفريق الذين يعملون عبر مناطق زمنية متباعدة.

الحصول على عرض سريع لجميع صفحاتك الفرعية المتصلة وعلاقاتك على مستندات ClickUp للبقاء منظمًا والحفاظ على اتصال العمل

• مشاركة التحديثات على الدردشة

تواصل مع أعضاء الفريق باستخدام عرض دردشة ClickUp . ما عليك سوى الإشارة إلى زميل في الفريق لإضافته إلى محادثة ومشاركة تحديثاتك. تُفتح طريقة عرض الدردشة مباشرةً داخل مساحة عمل ClickUp، حتى لا تضطر إلى التبديل بين المنصات لإنجاز العمل.

استخدمها لإجراء محادثات مع سياق مهمتك، لتجنب المحادثات غير الضرورية تبديل السياق وحافظ على وضوح رسائلك.

الوصول إلى سجل التعليقات الكامل وسياق المهام باستخدام طريقة عرض ClickUp Chat

• شرح المفاهيم بوضوح

استخدام كليك أب كليب لتسجيل شاشتك عند توصيل رسائل طويلة ومعقدة أو مفاهيم تقنية. شارك المقاطع مع أعضاء الفريق إما باستخدام رابط عام أو عن طريق تنزيل ملف الفيديو.

يمكنك أيضًا تضمينها في أوصاف المهام لإضافة سياق. سيتم تخزين جميع المقاطع المسجلة في Clip Hub حتى يتمكن أعضاء الفريق من الوصول إلى التسجيلات عندما يحتاجون إليها.

مشاركة تسجيلات الشاشة لإيصال رسالتك بدقة مع Clips by ClickUp

• عصف ذهني افتراضيًا

تبادل الأفكار مع أعضاء فريقك عن بُعد على لوحة رقمية باستخدام ClickUp Whiteboard . يمكنك تمثيل أفكارك بصرياً وتحويلها إلى مهام مباشرة من السبورة البيضاء ببضع نقرات بسيطة. قم بتحميل الصور والروابط لإضافة المزيد من السياق إلى عملك.

_العصف الذهني أو وضع الاستراتيجيات أو تخطيط سير العمل باستخدام لوحات ClickUp Whiteboards التعاونية المرئية

إليك ما قالته دانييل بوش، مديرة المشروع في EDforTech يجب أن يقول

_ لقد ساعدت ميزة _ClickUp فريقنا على التواصل في فريق العمل عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة ومعرفة ما يجري في المشروع دون الحاجة إلى عقد اجتماعات غير ضرورية أو طلب معلومات من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني أو Slack. وتساعدنا ميزة السبورة البيضاء على تبادل الأفكار حول العمليات وسير العمل وتعيين المهام في الوقت الفعلي

دانييل بوش، مدير مشروع، EDforTech

• إجراء اجتماعات الفريق على الفيديو

قم بدعوة أعضاء الفريق لإجراء مكالمات فيديو منتظمة وجهاً لوجه باستخدام تكامل ClickUp Zoom . ستتم إضافة روابط لملاحظات وتسجيلات اجتماعك تلقائيًا إلى مهامك حتى تتمكن من الوصول إليها لاحقًا.

يمكن أن يتيح هذا الوقت الذي تشتد الحاجة إليه وجهاً لوجه اتخاذ قرارات أفضل والتعاون المثمر مع فريقك عن بُعد.

• استخدم مركزاً مركزياً للاتصالات

قم بإدارة جميع مهامك واتصالاتك من مركز واحد باستخدام ClickUp Inbox . ابقَ على اطلاع على جميع أعمالك وقم بتمييز الأنشطة المهمة حتى لا تفوتك المهام المهمة. لكل محادثة، يمكنك سحب لوحة وصف لكل محادثة بجانبها مباشرةً - للحصول على كل السياق الذي تحتاجه لإكمال المهمة.

تعامل مع مهامك مع صندوق الوارد ClickUp Inbox الذي تم تجديده، والمصمم للتنقل بسرعة بين أولوياتك وإنجاز العمل

• تتبع تقدم الفريق

ابقَ على اطلاع على كل ما يعمل عليه فريقك من خلال لوحات معلومات ClickUp . احصل على لمحة عامة عن حجم العمل الذي تم إنجازه وما إذا كنت على المسار الصحيح للوفاء بالمواعيد النهائية المهمة. من خلال توفير إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى المقاييس الرئيسية وبيانات الأداء الرئيسية، يمكنك الحفاظ على مواءمة العاملين عن بُعد ومشاركتهم في عملهم، بغض النظر عن موقعهم.

_تفصيل الأهداف والمهام والنقاط الرشيقة وحالات المشروع في لوحة معلومات ClickUp 3.0 القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة

3. بناء ثقافة فريق عمل قوية

يصبح تنسيق فريق عالمي أسهل بكثير عندما يكون الموظفون متوافقين مع أهداف المؤسسة ولديهم عقلية مرنة لمواجهة التحديات.

ولهذا السبب يجب التركيز على بناء ثقافة فريق قوية تجمع بين مشاركة الموظفين والعمل المتماسك والمرونة.

استخدم نصائحنا أدناه لمساعدة الموظفين على مواجهة تحديات العمل عن بُعد:

• عزز المرونة والتفاهم: قم بتعيينجداول عمل مرنة عند إدارة الموظفين عبر اختلاف المناطق الزمنية. السماح للموظفين باختيار ساعات عملهم الأكثر إنتاجية والتأكيد على النتائج والنتائج على الجداول الزمنية الصارمة
• تقديم الدعم: تأكد من أن الموظفين يمكنهم الوصول إلى الدعم والمعلومات التي يحتاجونها ليكونوا فعالين حتى عند العمل عن بُعد. قم بتدريب العاملين عن بُعد على أهمية إدارة الوقت ومنحهم أدوات التعاون اللازمة للعمل بسلاسة
• تتبع التقدم المحرز: راقب الحالة الحالية للمشاريع والمساهمات الفردية. يضمن ذلك أن الجميع يعمل على تحقيق الأهداف نفسها ويساعدك على إدارة إنتاجية الفريق بأكمله بسهولة
• الاحتفاء بالتنوع والشمولية: خلق بيئة ترحيبية للاحتفاء بالثقافات المتنوعة للموظفين عن بُعد من خلفيات جغرافية مختلفة. تنفيذ سياسات لتعزيز تكافؤ فرص العمل وجذب أفضل المواهب من مختلف المواقع

💡 نصيحة احترافية: إذا كنت تحب العمل من المقاهي أو السفر، جرّب استخدام أدوات الرحل الرقمية _. فهي توفر مجموعة كبيرة من الميزات التي يمكن أن تساعدك على العمل بشكل غير متزامن والتواصل بفعالية مع أعضاء الفريق حتى أثناء تنقلك

4. التركيز على إنتاجية الموظفين ورفاهيتهم

إن إعطاء الأولوية لرفاهية الموظفين يقلل من الإرهاق ويساعد فريقك بأكمله على التركيز على أهدافهم. تعمل مبادرات الرفاهية أيضًا على تحسين معنويات الفريق، وتحسين جودة العمل، حتى في الأماكن البعيدة.

• التركيز على التوازن بين العمل والحياة

احترم الحدود الشخصية وفارق الوقت عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. من السهل جداً أن تدع العمل يتخطى حدودك الشخصية ويطغى على حياتك الشخصية تماماً.

استخدم تتبع وقت ClickUp لتتبع الوقت المستغرق في المهام المختلفة. تلتقط كشوف الوقت التفصيلية الأماكن التي تقضي فيها معظم الوقت. يمكنك استخدام المعلومات المستقاة من هذه الجداول الزمنية لمعرفة طرق تحسين وقتك بحيث تحافظ على جدولك الزمني دون أن يمتد إلى ساعات ما بعد العمل.

إنشاء جداول زمنية لجمع وعرض الوقت المتعقب عبر المهام والمواقع للحصول على رؤى سريعة حول تقدمك

• تجنب الإرهاق

إدارة أعباء عمل الفريق بكفاءة دون إرهاق فريقك. اعرض قدرة فريقك وحدد من يعمل أقل أو أكثر من اللازم باستخدام عرض عبء العمل ClickUp Workload View .

استفد من هذه المعلومات لتوزيع العمل بشكل متساوٍ وتكرار الموارد الإضافية كلما لزم الأمر. تجنب أيضًا جدولة الاجتماعات في وقت متأخر من الليل أو خلال عطلات نهاية الأسبوع لمنح الموظفين وقتًا للاسترخاء والاسترخاء.

رؤية أعباء عمل الفريق في لمحة سريعة لتفويض المهام أو إعادة تعيينها بشكل أفضل وفهم من لديه سعة أقل أو أكثر بسرعة

• الاستفادة من اختلافات المناطق الزمنية

استخدم ممارسات مثل تناوب أوقات الاجتماعات، وساعات العمل المتداخلة، ونموذج "اتبع الشمس" (يلتقط أحد الفريقين العمل عندما ينتهي الفريق الآخر من يومه) لإنجاز المزيد من العمل، بغض النظر عن اختلافات المناطق الزمنية.

حوّل تحديات المنطقة الزمنية إلى انتصارات مع ClickUp

تخيل موظفيك وهم يتعاونون بسلاسة مع زملائهم في الفريق عبر القارات، من خلال اجتماعات مخططة بشكل مثالي، وتواصل غير متزامن فعال، وتبادل مثمر.

يمكنك تحقيق ذلك من خلال تطبيق أداة تعاون مثل ClickUp، والتي تجعل العمل عن بُعد أمراً سهلاً للغاية.

بدءاً من تسجيلات الشاشة عبر ClickUp Clips وصولاً إلى المراسلة في السياق عبر ClickUp Chat، توفر لك المنصة مجموعة من الميزات للتغلب على تحديات التعاون في بيئة العمل عن بُعد.

دع جميع أعضاء فريقك يعلمون أنك تعمل معاً، حتى لو لم تكن في نفس المنطقة الزمنية اشترك في ClickUp مجاناً لجمع فريقك العالمي معًا.