10 نصائح للكتابة التقنية لمساعدتك على تفصيل أي موضوع معقد لجمهورك

بصفتك كاتباً تقنياً، فإن وظيفتك الرئيسية هي تبسيط المواضيع المعقدة للقراء العاديين.

يجب أن تكون قادراً على تقديم المفاهيم التقنية والمعقدة بلغة بسيطة ومفهومة.

نحن نتفهم ذلك. الكتابة التقنية صعبة. فهي تتطلب مهارات قوية في الكتابة والتحرير والتنسيق وتحتاج إلى الموازنة بين الدقة والبساطة.

يستكشف دليل الكتابة التقنية هذا كيفية إنشاء مستندات أكثر فعالية وتحسين مهاراتك في الكتابة التقنية، بالإضافة إلى الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.

ككاتب تقني، استخدم أفضل الممارسات هذه لضمان أن تكون مستنداتك التقنية دقيقة وموجزة وسهلة الفهم.

ما هي الكتابة التقنية؟

تجعل الكتابة التقنية المعلومات والأفكار والعمليات والإرشادات المعقدة في متناول الجميع، بغض النظر عن خبراتهم. عندما تبدأ في إنشاء وثائق تقنية تتمحور حول القارئ، فإن شركتك/منتجك ستحظى بفرصة أفضل بكثير لاكتساب العملاء والاحتفاظ بهم.

تُستخدم الوثائق التقنية في المجالات التقنية المختلفة من أجل:

• أدلة المستخدم
• إجراءات التشغيل القياسية
• وثائق المشروع
• وثائق البرمجيات
• مواد التدريب
• التقارير الفنية
• الأوراق العلمية
• وثائق واجهة برمجة التطبيقات

إذا كنت تتطلع إلى اجتياز تعقيدات الكتابة التقنية بثقة، فإليك نصائح الكتابة التقنية التي ستجعلها سهلة المنال.

10 نصائح للكتابة التقنية لتحسين كتابتك ## 10 نصائح للكتابة التقنية لتحسين كتابتك

1. اعرف جمهورك

الخطوة الأولى في كتابة المستندات التقنية ليست الكتابة فعلياً. بدلاً من ذلك، خذ بعض الوقت لفهم من هم جمهورك - لتلبية احتياجاتهم الخاصة في كتابتك.

حتى الكاتب التقني الأكثر خبرة لا يتخطى هذه الخطوة المتمثلة في بناء علاقة إنسانية من خلال معالجة المواضيع التقنية الرئيسية في مستنداتك.

إذاً، كيف يمكنك فهم جمهورك؟ إليك بعض الأسئلة التي يمكنك البدء بها:

• ما هو دورهم أو وظيفتهم الوظيفية؟ هل هم مستخدمون نهائيون أو فنيون أو مديرون أو مجموعة أخرى؟
• ما هي خلفيتهم التقنية ومستوى خبرتهم بالموضوع؟
• في أي سياق سيستخدمون المستند - للتعلم أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها أو اتخاذ القرارات؟
• ما هي المهام أو الأسئلة المحددة التي ستكون لديهم؟
• ما نوع اللهجة واللغة التي ستكون مناسبة؟

دعنا نفهم ذلك بمثال.

أنت تستخدم أداة تأليف المساعدة لكتابة دليل مستخدم لتطبيق برمجي جديد.

الجمهور المستهدف: المستخدمون الذين يستخدمون التطبيق لأول مرة ولديهم مهارات أساسية في الكمبيوتر ويحتاجون إلى إرشادات حول استخدام تطبيقك.

لتلبية احتياجاتهم، يجب أن يكون مستند الكتابة التقنية الخاص بك:

• أن يحتوي على إرشادات خطوة بخطوة لجميع المهام الرئيسية التي سيقومون بها
• أن تكون مكتوبة بلغة واضحة وموجزة
• تحديد المصطلحات والاختصارات التقنية
• تضمين لقطات شاشة أو مخططات لتوجيههم بصرياً خلال الخطوات التالية

عندما تقوم بتكييف رسالتك مع احتياجاتهم ومستوى معرفتهم، يمكنك إنشاء مستندات تقنية تسهل عليهم استخدام منتجك.

بالمقابل، تتطلب الكتابة التقنية الفعالة للمستخدمين الإداريين لغة أكثر تقدماً.

2. قم بإنشاء مخطط تفصيلي

بمجرد تحديد احتياجات الجمهور، قم بإنشاء مخطط تفصيلي بالمواضيع الرئيسية والعناوين الفرعية التي تريد تغطيتها. سيمنحك ذلك هيكلًا أساسيًا لوثائقك الفنية ويجعل عملية الكتابة أكثر سلاسة.

عند كتابة مخطط تفصيلي، فكّر في:

• الأسئلة الرئيسية: ما هي بعض الأسئلة الرئيسية التي تريد الإجابة عليها؟
• حل المشكلة: ما هي المشكلة التي تساعدهم على حلها؟
• الغرض: ما هو الغرض الذي سيستخدمون مستندك التقني من أجله؟

استخدم هذه الأفكار لتشكيل الأقسام الرئيسية لمخططك، ثم قسّمها بعد ذلك إلى مواضيع أو أقسام فرعية أصغر، يركز كل منها على حاجة أو هدف محدد للجمهور. انقر فوق اللوحات البيضاء مفيدة لتبادل الأفكار وتدوين الأفكار وإضافة الصور والرسومات وإنشاء روابط المهام ذات الصلة.

استخدم سبورة ClickUp Whiteboards لإنشاء مخططاتك الفنية في تدفق منطقي

على سبيل المثال، بالنسبة لدليل المستخدم لتطبيق برمجي جديد، سيكون عليك توجيه المستخدمين خلال تثبيت وإعداد واستخدام الميزات الأساسية للبرنامج. سيتضمن المخطط التفصيلي:

1. مقدمة
   • الغرض من البرنامج
   • نظرة عامة على الميزات
2. متطلبات النظام
   • متطلبات الأجهزة
   • المتطلبات الأساسية للبرنامج
3. خطوات التثبيت
   • تنزيل البرنامج
   • عملية التثبيت خطوة بخطوة
4. البدء
   • الإعداد الأولي
   • إنشاء حساب
5. الميزات الأساسية
   • نظرة عامة على لوحة التحكم الرئيسية
   • كيفية التنقل في البرنامج
6. حالات الاستخدام
   • المهام الشائعة وكيفية تنفيذها
   • أمثلة واقعية
7. رسائل الأخطاء الشائعة وكيفية حلها
   • قائمة بالمشكلات الشائعة
   • دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها خطوة بخطوة
8. الأسئلة الشائعة

تبدأ الكتابة التقنية الجيدة بإنشاء مخطط تفصيلي يغطي المعلومات الضرورية بشكل منطقي وشامل لجعل المستند مفيداً للقارئ.

قم بإشراك جلسات فريقك باستخدام تقنيات التفكير مثل اللوحات البيضاء، والخرائط الذهنية، والنماذج الأولية، ورسم القصص المصورة.

3. ابحث عن موضوعك باستخدام نهج 5W1H

يستخدم أفضل الكُتّاب التقنيين إطار عمل 5W1H (من، ماذا، ماذا، متى، أين، لماذا، وكيف) لتغطية الجوانب الأساسية للمحتوى المكتوب لضمان أن يكون المستند وثيق الصلة بجمهورك في المجال التقني.

نهج 5W1H في الكتابة التقنية

4. إنشاء محتوى مخصص لشخصيات المستخدمين

بناءً على جمهورك المستهدف، يمكنك تكييف كتابتك بالطرق التالية:

• اختيار اللهجة واللغة الأنسب
• تحديد المستوى المناسب من التفاصيل الفنية التي يجب تضمينها
• توقع أسئلتهم أو مخاوفهم وعالجها
• هيكلة مستندك بطريقة يسهل التنقل فيه وفهمه

إذا كنت تقوم بكتابة دليل مستخدم للمستخدمين النهائيين والمسؤولين، فإليك كيف سيختلف أسلوبك في الكتابة:

| الكتابة التقنية لمختلف الأشخاص |

في هذه المرحلة، فكر في إنشاء نطاق العمل وثيقة توضح بالتفصيل العمل الذي يجب إنجازه - بما في ذلك الأهداف والمهام والتبعيات وأي معلومات أخرى ذات صلة مطلوبة لتوجيه المشروع نحو الإنجاز الناجح. ClickUp Brain ، ClickUp's أداة كتابة مدمجة للذكاء الاصطناعي تساعدك على إنشاء الوثائق الفنية ونطاق العمل في غضون دقائق. استخدم القوائم المنسدلة التي تحتوي على اقتراحات لإنهاء الجمل، وتغيير مخططات الألوان، وتحديث الطباعة، وإضافة ملاحظات وملخصات الاجتماعات، وتجهيز المستند في جزء صغير من الوقت.

5. نظّم معلوماتك بفعالية

في هذه المرحلة، اسأل نفسك "كيف سيتمكن القراء من العثور على ما يبحثون عنه بسرعة وسهولة؟

جوهر الأمر هو تنظيم معلوماتك بشكل منطقي وجعلها قابلة للمسح الضوئي.

إليك كيفية القيام بذلك:

• استخدم الرؤوس والعناوين الفرعية لمساعدة القراء على تحديد موقع المعلومات التي يحتاجونها بسرعة
• ادمج القوائم والنقاط النقطية لإبراز النقاط الرئيسية وتسهيل مسح النص ضوئياً
• قم بتضمين الصور والرسوم البيانية والجداول وعناصر الوسائط المتعددة الأخرى لتوضيح المفاهيم المعقدة وجعل المستند أكثر جاذبية
• استخدم تنسيقاً متناسقاً - أنماط الخط، والأحجام، والألوان، والمسافات في جميع أنحاء المستند
• ترتيب المعلومات بشكل منطقي، بدءاً من المفاهيم الأساسية والانتقال تدريجياً إلى الموضوعات الأكثر تقدماً

استخدام مستندات ClickUp Docs لتحسين وثائقك الفنية

بالنسبة لعملية تطوير المنتج الخاص بك، والتي يمكن أن تشمل العديد من أعضاء الفريق، فكر في استخدام مستندات ClickUp لتحديد أهدافك وجمهورك، وتحديد متطلبات المنتج، وإضافة بحث المستخدم، وضمان الاتساق في جميع المجالات.

استخدم المستندات لإنشاء وتحرير وإدارة الاتصالات الفنية والتعاون مع فريقك في الوقت الفعلي. يمكن للجميع إضافة التعليقات؛ ويمكن لمديري المشاريع وضع علامات على أعضاء الفريق وتعيين المهام داخل ClickUp Docs.

ولتقديم معلوماتك بفعالية، يمكنك إضافة أقسام ومرئيات وجداول لجعل وثائقك الفنية أكثر جاذبية.

_مستندات النقر فوق مستندات النقر يتيح التنسيق المنسق وأوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر

يوفّر ClickUp Docs خيارات تنسيق متنوعة، بما في ذلك أنماط الرؤوس وخيارات الألوان وخيارات الخط وتباعد الفقرات، لكسر الرتابة وتحسين إمكانية قراءة المستند.

نصيحة للمحترفين 💡: استخدم قوالب الوثائق الفنية أو القوالب الهندسية لتوضيح ميزات منتجك واستخداماته، وتقديم التفاصيل والميزات، وتوثيق المعرفة بالمنتج للموظفين الحاليين والمستقبليين

6. ضع دليلاً للأسلوب لتحقيق الاتساق

عندما يعمل عدة أشخاص على المستند التقني، يمكن أن تتسلل التناقضات والأخطاء إذا لم تتوافق أنماطهم.

يعد دليل الأسلوب بمثابة قوة موحدة تحافظ على نفس المعيار عبر المستندات الفنية.

لماذا يعد دليل الأسلوب ضرورياً:

• يضمن الاتساق: يحافظ على توحيد أسلوب الكتابة في جميع المستندات، وهو أمر بالغ الأهمية لسهولة القراءة والاحترافية
• يوفر الوقت: مع وجود إرشادات محددة مسبقًا، يقضي الكتّاب وقتًا أقل في تحديد كيفية تنسيق المحتوى، مما يتيح لهم التركيز أكثر على الكتابة الفعلية
• يقلل من الأخطاء: يساعد دليل الأسلوب على تقليل التناقضات والأخطاء، مما يضمن أن جميع المستندات تفي بمعايير الجودة نفسها

على سبيل المثال نموذج عملية ClickUp وإجراءاتها يتيح لك توثيق العمليات وإدارتها في مكان واحد. أنشئ تعليمات خطوة بخطوة للمهام القابلة للتكرار لتوحيد عمليات فريقك وسير عمل الإجراءات والعمليات.

تنزيل هذا القالب

قم بتمييز المهام اللازمة لإنشاء مستند عملية حي باستخدام قالب عملية وإجراءات ClickUp

نقاط براوني لاستخدام منصة إدارة المشاريع في ClickUp لإسناد المهام إلى أعضاء فريقك، والسماح لهم بإضافة المعلومات الفنية في قوالب معدة مسبقًا، وتتبع تقدم المهام على منصة واحدة.

اقرأ المزيد: كيفية كتابة تقرير: من وضع التصور إلى الإكمال

7. معرفة أساسيات التوثيق الفني

احصل على الأساسيات بشكل صحيح، بغض النظر عن نوع المستند التقني الذي تقوم بإنشائه.

التزم بالحقائق

في جميع المستندات التقنية، قدم المعلومات بموضوعية. تجنب اللغة العاطفية أو الآراء الشخصية. فالآراء الشخصية يمكن أن تؤثر على كتابتك وتقوض مصداقيتك.

• على سبيل المثال، بدلاً من قول: "ستعجبك هذه الميزة!"، قل: "يمكن لهذه الميزة أن تقلل من وقت معالجة البيانات بنسبة تصل إلى 40%"

تجنب اللغة الغامضة

استخدم لغة دقيقة للتأكد من أن القراء يعرفون بالضبط ما يمكن توقعه وكيفية اتباع تعليماتك.

• بدلاً من قول "انتقل إلى الخطوة التالية"، قدم تفاصيل محددة: "انقر على زر "التالي"

استخدم الصوت النشط

الصوت النشط يجعل كتابتك مباشرة وجذابة.

• بدلاً من كتابة "سيحتاج تثبيت البرنامج إلى التحديث كل شهر"، اكتب "ستحتاج إلى تحديث البرنامج كل شهر"

استخدم مولد المواصفات الفنية لـ ClickUp لتوليد أفكار وعمليات وأطر عمل لوثائق المنتجات والعمليات الخاصة بك.

إذا كنت جزءًا من فريق البرمجيات المسؤول عن توثيق واجهة برمجة التطبيقات، والبنية وتدفق البيانات والوحدات الجديدة، استخدم أداة الكتابة الفنية من ClickUp Brain لإنشاء مستندات فنية شاملة - لتقليل سوء الفهم وتحسين التعاون وتسريع عملية التطوير.

إن مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي يتحقق من التدقيق الإملائي والنحوي، ويعيد كتابة أجزاء من النص، ويلخص الفقرات الطويلة لمزيد من الوضوح والدقة.

صقل نسختك - غيّر أسلوبك وأسلوبك وتحقق من دقة القواعد النحوية والإملاء باستخدام ClickUp Brain

8. اكتب من أجل الوضوح والإيجاز

عند كتابة المحتوى، بشكل عام، من الجيد أن تكون واضحًا وموجزًا لإيصال وجهة نظرك. ولكن في الكتابة التقنية، من الضروري بشكل مطلق.

توصيل الأفكار المعقدة يساعد جمهورك على فهم النقاط الرئيسية بسرعة دون أن يضيع أو يرتبك.

إذاً، كيف يمكنك جعل كتابتك التقنية أكثر وضوحاً وإيجازاً؟

من خلال تبسيط لغتك.

تبسيط المصطلحات التقنية

تذكر أن التوثيق التقني الفعال يتضمن التكرار والضبط الدقيق. خطط لجلسات التغذية الراجعة مع فريقك، الذي قد يشير إلى الميزات التي ربما تكون قد أغفلتها. نماذج ClickUp سيساعدك على جمع الملاحظات من أعضاء الفريق المعينين بتنسيق منظم. وأفضل ما في الأمر أنه مدمج في منصة ClickUp، مما يسهل عليك متابعة عملك.

9. تضمين عناصر الوسائط المتعددة

اكسر الفقرات والنصوص الطويلة باستخدام عناصر جذابة بصريًا مثل الرسوم البيانية أو الصور أو مقاطع الفيديو. فهي تسهل عليك توضيح وجهة نظرك.

على سبيل المثال، أضف لقطات شاشة إلى دليل المستخدم لتوضح للأشخاص أين ينقرون بالضبط وما يجب أن يروه في كل خطوة.

تذكر أن تضيف عناصر وسائط متعددة عالية الجودة وذات صلة وواضحة. استخدم التسميات التوضيحية لشرح ما تظهره كل صورة وكيفية ارتباطها بالنص المحيط بها. تكامل ClickUp مع أدوات مثل Figma وGitHub وZoom وYouTube وغيرها من أدوات الوسائط المتعددة يجعل إضافة عناصر مرئية لدعم المحتوى الخاص بك داخل مساحة عمل ClickUp أسهل.

10. استخدم الأمثلة ذات الصلة

أنت تريد أن تسهل على القراء قياس ما تقوله بتنسيق جذاب.

اعرض ولا تخبر.

ينطبق هذا على الكتابة التقنية أيضاً.

قم بتضمين أمثلة لجعل كتابتك التقنية جذابة وسهلة الاستخدام ويمكن الوصول إليها. تساعد الأمثلة القارئ على فهم المفاهيم المعقدة بسرعة من خلال توضيح كيفية عملها.

إضافة لقطات شاشة إلى المستندات الفنية

لإضافة قيمة، اختر الأمثلة التي تسلط الضوء على الميزات الرئيسية، أو توضح حالات الاستخدام الأساسية، أو تتصفح سير العمل الشائعة خطوة بخطوة. استخدم أمثلة مفصلة ومحددة لتقديم رؤى واضحة حول الموضوع.

نصيحة احترافية💡:مقتطفات التعليمات البرمجية ولقطات الشاشة وعينات المخرجات كلها أمثلة رائعة في المستندات الفنية

اقرأ المزيد: أفضل 15 قالب دراسة حالة لاستخدامها في ClickUp وWord

تحسين مهاراتك في الكتابة الفنية: الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

1. المصطلحات واللغة المعقدة

يجب أن تكون وثيقتك التقنية سهلة المنال للعملاء والقراء من جميع الخلفيات.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

✅ استخدم أدوات الكتابة الفنية مثل ClickUp Brain لتبسيط كتابتك

✅ تقديم أمثلة لتوضيح المفاهيم المعقدة

✅ اطلب من شخص غير خبير مراجعة ما تكتبه من أجل الوضوح

✅إضافة تفسيرات للمصطلحات الفنية

2. إهمال التنسيق السليم

كتل كبيرة من النصوص غير المنقطعة، ونقص العناوين، وسوء التنظيم المرئي يجعل من الصعب تصفح المحتوى التقني وهضمه.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

✅ قم بتقسيم الفقرات الطويلة إلى أجزاء أقصر وأكثر قابلية للإدارة

✅ استخدم العناوين الوصفية والعناوين الفرعية لتنظيم المحتوى

✅ دمج القوائم والمربعات النصية والنقاط النقطية لإبراز المعلومات الأساسية

✅ تأكد من وجود مساحة بيضاء كافية لإعطاء المستند مساحة مرئية للتنفس

3. أن تكون غامضة ومبهمة

قد تؤدي اللغة المبهمة والغامضة إلى إرباك القراء.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

✅ كن دقيقاً في لغتك

✅ تجنب عبارات مثل "ربما" أو "بشكل عام" أو "بشكل عام" أو "قليلاً

✅ حدد جميع الاختصارات والمختصرات المستخدمة

✅ قدم أمثلة ملموسة لتوضيح نقاطك

✅ استخدم الصوت النشط والتعليمات المباشرة

4. تجاهل احتياجات جمهورك

إن عدم التفكير في احتياجات جمهورك سيجعل مستنداتك غير واضحة.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

✅ افهم خلفية جمهورك وأهدافه ونقاط ضعفه

✅ صمم المحتوى الخاص بك وفقًا لمستوى خبرة جمهورك

✅ ركز على المعلومات الأكثر صلة وفائدة لقرائك

✅ اجمع ملاحظات المستخدمين وقم بتكرارها بناءً على مدخلاتهم

5. التعامل مع تجربة المستخدم كفكرة لاحقة

عندما تركز على الكتابة دون النظر إلى تجربة المستخدم، يمكن أن تصبح مستنداتك مربكة وتفشل في تحقيق الغرض منها.

كيفية تجنب هذا الخطأ:

✅ نظم المحتوى الخاص بك بشكل منطقي وبديهي

✅ توفير مساعدات تصفح مثل جداول المحتويات والمراجع التبادلية

✅ قم بتضمين أدلة مرجعية سريعة وأوراق غش لسهولة الوصول إلى المعلومات الأساسية

✅ اجعل المحتوى الخاص بك قابلاً للبحث وسهل التصفح بعناوين وتنسيق واضحين

✅ اختبر مستنداتك مع مستخدمين حقيقيين لتحديد مشكلات سهولة الاستخدام وإصلاحها

هل أنت مستعد لرفع مستوى وثائقك الفنية باستخدام ClickUp؟

تخيّل لو أن جميع مستنداتك التقنية - إجراءات التشغيل التقنية وأدلة المستخدم والأدلة الإرشادية وحالات الاستخدام - ساهمت في نجاح شركتك أو منتجك.

ماذا لو قلنا لك أن هذا ممكن جدًا: مع مزيج من الوضوح في المحتوى الخاص بك وبرنامج مثل ClickUp، مما يساعدك على رفع مستوى كتابتك التقنية؟

للقيام بذلك، ابدأ بتطبيق نصائحنا للكتابة التقنية. بعد ذلك، استخدم ClickUp لوضع الخطوط العريضة وجمع الملاحظات من زملائك ودمج الوسائط المتعددة والاستفادة من ClickUp Brain كمساعدك في الكتابة باستخدام الذكاء الاصطناعي.

ابدأ بإنشاء الوثائق التقنية التي سيحبها المستخدمون، من خلال الاشتراك في ClickUp مجانًا .