كيفية إجراء جلسة تخطيط ناجحة للمعلومات الشخصية: الخطوات والتحديات وأفضل الممارسات

تخيل فريق كرة قدم يخرج إلى الملعب للعب دون رؤية. من التمريرات الخاطئة إلى سوء التمركز، يستمرون في ارتكاب الأخطاء حتى يخسروا في النهاية.

هل تلاحظ المشكلة هنا؟ عدم الاستعداد (أو ربما لم يكن يومهم مناسباً).

في كل الأحوال، أو تخطيط زيادة البرنامج حدث لا يختلف. هذه الفعاليات تشبه استراحات الفريق، حيث يجتمع الأعضاء لمناقشة الأعمال المتراكمة وتقييم الجاهزية التنظيمية والتخطيط للإجراءات المستقبلية. تخطيط PI يسمح للأقسام المتعددة في المؤسسة بالتنسيق بين الأقسام المتعددة في المؤسسة ومشاركة نفس الرؤية لتحقيق النجاح - تمامًا مثل كيفية معرفة لاعبي كرة القدم المستعدين جيدًا متى يهاجمون أو يدافعون بدقة.

بالنسبة لأي فريق تطوير منتج، فإن إجراء جلسة تخطيط PI بشكل صحيح هو نصف المعركة التي يتم كسبها. الفشل في القيام بذلك يؤدي إلى مشاكل في التواصل والافتقار إلى العمل الجماعي، وعدم وجود فهم حقيقي لاحتياجات المستخدم أو العميل.

في هذا الدليل، قمنا بتبسيط عملية تخطيط PI من أجلك - سنستعرض كيف يمكنك تحديد الأهداف ومعالجة التحديات واستخدام أفضل الممارسات في هذا المجال للتفوق في كل اجتماع!

ما هو حدث تخطيط PI، وما هي الفرق التي تحتاج إليه؟

A جزء من SAFe (Scaled Agile Framework)، أو PI، أو تخطيط زيادة المشروع هو حدث قياسي للفريق يُعقد على فترات زمنية محددة، عادةً ما تكون من 8 إلى 12 أسبوعًا.

وهو يساعد الفرق في إطار العمل الرشيق على التعاون مع أصحاب المصلحة والاتفاق أو التصويت على اتباع مبادئ معينة للنتائج المتوقعة. عند الاتفاق، يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق في قطار الإصدار الرشيق (ART) ضمان إصدار منتج أو خدمة محسنة في الوقت المحدد.

الرؤية والأهداف والمخرجات التي تم التوصل إليها خلال جلسة ما مؤقتة وعرضة للتعديل في اجتماع تخطيط زيادة البرنامج التالي.

هل تحتاج جميع فرق العمل الرشيقة إلى تخطيط PI؟

في سياق الأعمال التجارية، من الجيد ملاحظة أن تخطيط PI يعمل بشكل أفضل للمؤسسات واسعة النطاق و الفرق المختلطة حيث يمكن أن يكون تنسيق المجموعات الكبيرة أمرًا صعبًا. في حين أن الاجتماعات السريعة والمنظورات الاستعراضية مناسبة للفرق الأصغر حجمًا، أما الجلسات المكثفة التي تضم العديد من المشاركين فسيكون من الأفضل اتباع عملية تخطيط PI المعمول بها.

الفكرة هنا هي مساعدة الموظفين وأصحاب المصلحة على البقاء على نفس الصفحة. كيف؟ حسنًا، الأعضاء الحاضرون في هذا الحدث بناء خارطة طريق بشكل جماعي. وهو أمر تتفق عليه الفرق، مما يضع الأساس لعمليات مستقبلية خالية من النزاعات.

قد تقوم بعض الفرق بالتخطيط لمراسم تخطيط PI للتفكير في عمليات صنع القرار وتحديد أوجه القصور وتسليط الضوء على أي ملاحظات. كما تدعم هذه الفعاليات أيضًا المناقشات حول التحديات القائمة والمحتملة للتقدم العام للمشروع.

من هم المشاركون في تخطيط PI؟

من الناحية الفنية، يتطلب حدث تخطيط PI حضور جميع أصحاب المصلحة وفرق العمل من قطار الإصدار الرشيق. سيعطيك الجدول التالي فكرة تقريبية عن أدوار المشاركين الأساسيين:

تقوم بعض الفرق بإنشاء مجلس برنامج مخصص للبرنامج مع مستشارين ومهندسي حلول يساعدون تحديد أهداف PI وتعريف التبعيات الوظيفية .

مكافأة: هل تحتاج إلى تخطيط سريع للتعامل مع اجتماعاتك الرشيقة؟ ابدأ بسهولة مع قالب تخطيط ClickUp PI التخطيط ! يوفر عرضًا شاملاً لجميع الأعمال المتراكمة ومخاطر البرنامج وأعباء العمل، مما يجعله ما تحتاجه الفرق لتنظيم وتتبع وتحديد الأهداف باستمرار لكل حفل تخطيط لمشاريع التنفيذ المباشر.

نظّم عمليات اجتماعاتك، وخصص الموارد بفعالية، وخطط مسبقًا للتنفيذ الناجح مع قالب تخطيط PI هذا

مرحلة تخطيط ما قبل المبادرة: كيفية التحضير لحدث ناجح

قد لا يكون التخطيط لمرحلة ما قبل تخطيط PI أبسط الجلسات بالنسبة للشركات التي لا تزال جديدة على هذا المفهوم. حتى الفرق الرشيقة المتمرسة إلى حد ما تحتاج إلى وقت لإعداد وتنظيم جميع المواد لاجتماع زيادة البرنامج.

الاستراتيجية الجيدة هي إعداد قائمة مرجعية لجميع المكونات التي يجب مراعاتها عند البدء في التحضير لتخطيط PI. إليك خمسة مؤشرات يمكن أن تساعدك في ذلك:

1. قائمة أصحاب المصلحة: لا تغفل أبداً الأشخاص الذين يدعمون الرؤية طويلة المدى لعلامتك التجارية. احرص على الاحتفاظ بقائمة بجميع أصحاب المصلحة الذين تحتاج إلى إخطارهم قبل الاجتماع-جرّب نماذج تخطيط أصحاب المصلحة هذه للحصول على الدعم
   2. المواد والقوائم المتراكمة: يعتمد على مرحلة مشروعك، أضف فقط المحتوى المهم مثل خرائط الطريق للمستقبل والقوائم المتراكمة من حدث تخطيط PI السابق
2. الموقع: بالنسبة لاجتماعات تخطيط PI الشخصية، رتب لعقدها في منطقة متباعدة حيث يمكن للأشخاص التحرك بحرية. بهذه الطريقة، لا يجب أن يكونوا مقيدين بالكراسي طوال الوقت
3. البرنامج: أفضل طريقة للتحضير لجلسة تخطيط ناجحة للمعلومات الشخصية هي استخدام اجتماع أوبرنامج إدارة المشاريع (مثلClickUp). تم تصميم هذه المنتجات لمساعدة فرق التطوير على تخطيط وإدارة منتجاتها بكفاءة
4. جدول الأعمال القياسي: لا أحد يحب الذهاب إلى اجتماع دون أن يكون لديه جدول أعمال كامل. على متن الطائرةالمتحدثون الذين يمكنهم نقل جدول أعمال تخطيط PI ببلاغة وتعزيز بناء الفريق في نفس الوقت

التحديات الشائعة التي يجب الانتباه إليها أثناء فعاليات تخطيط PI

بصرف النظر عن القائمة المرجعية أعلاه يجب أن تركز الفرق الرشيقة أيضًا على على معالجة المشاكل الشائعة التي تنشأ قبل ترتيب جلسة تخطيط PI، خاصةً إذا كان لديهم أعضاء فريق عن بُعد.

لنستكشف أهم ثلاثة تحديات في تخطيط PI:

عدم المشاركة

عدم وجود متوسط مدى انتباه الإنسان هو 8.25 ثانية فقط، لذلك يجب أن تحاول الحفاظ على تفاعل جميع المشاركين طوال الجلسة.

إذا واصلت قراءة فقرات طويلة من نص مكتوب، فلن يفيدك ذلك - ولكن إجراء محادثة وجهاً لوجه سيفيدك. حاول أيضًا دمج المزيد من التعاون في الوقت الفعلي أدوات في جلساتك. يمكنك استخدام اللوحات البيضاء الرقمية التي تسمح لكل شخص في الاجتماع بالعصف الذهني والمساهمة بالأفكار والشعور بأنه مسموع.

ClickUp Whiteboards هي مركزك المركزي المرئي لتحويل أفكار الفريق إلى إجراءات منسقة بشكل تعاوني

يمكن أن يؤدي عقد الكثير من جلسات تخطيط PI المتتالية إلى إرهاق الموظفين. لذا، قبل جلسة تخطيط PI التالية، اعمل على وضع خطة مثالية الإيقاع الأمثل للاجتماعات لتحقيق الاستفادة القصوى من وقت الجميع.

مشاكل المنطقة الزمنية

بالنسبة لأماكن العمل العالمية وفرق العمل الموزعة، قد يكون ترتيب اجتماع مع جميع أعضاء الفريق في وقت محدد كابوساً. بصرف النظر عن اختلاف المناطق الزمنية، فإن تنظيم هذه الأحداث بدون أداة جدولة مناسبة يمكن أن يجعل الأمور أسوأ.

يمكنك محاولة تقسيم كل جلسة تخطيط للمبادرة إلى ساعات أقصر وتمديدها لبضعة أيام لضمان بقاء الجميع في الحدث بأكمله. ضع في اعتبارك الاستثمار في برنامج جدولة جيد وتنفيذ فعال استراتيجيات التواصل للتخطيط لهذه الجلسات قبل وقت كافٍ.

التواصل غير السليم

من المشاكل الشائعة التي يمكن أن تواجهها في كثير من الأحيان هي عدم قيام مالك المنتج أو مديرك بتوضيح المشكلات الحالية أو المطالب أو النتائج المتوقعة - كل ذلك أثناء طلب المزيد من الميزات المباشرة. 🤷

على سبيل المثال، إذا كان فريق من المبرمجين يدير حوالي 20 سطرًا من التعليمات البرمجية شهريًا، فيجب أن يتأكدوا من أن العمل ذو قيمة لرؤية الشركة على المدى الطويل.

النهج الذكي هنا هو وضع العملاء في المقام الأول في هذا السيناريو. انظر إلى المنتج من وجهة نظر المستخدم أثناء هذه العملية واذكر النقاط التي تجلب له قيمة إضافية ويمكن أن تدفع العملاء إلى شرائه على العروض المنافسة.

6 خطوات لعقد جلسات تخطيط PI ناجحة في كل مرة

دعنا الآن نكشف عن خطوات إجراء جلسات تخطيط PI وجلسات استراحة فريق العمل الهادفة. سنقوم بتوضيح بعض من مجموعة كليك أب الرشيقة ميزات لمساعدتك على فهم أفضل لكيفية تنفيذ كل خطوة. 🌻

الخطوة 1: تحديد أهداف وغايات تخطيط PI

كما ذكرنا أعلاه، من الضروري وضع أهداف واضحة وملتزمة لتخطيط PI منذ البداية. أضف أي أهداف مهمة يجب أن يغطيها فريقك في الاجتماع. بدون تحديد الأهداف ، لن يكون لجلستك أي سياق لإنشاء خارطة طريق.

هنا حيث أهداف النقر في متناول يديك! فهي تتيح لك البدء في إنشاء أهداف تخطيط PI أو أهداف سباقات السرعة المستقبلية وفرزها في مجلدات. يمكنك تصور التقدم المحرز في كل هدف مع تقدم الاجتماع.

إنشاء أهداف قابلة للقياس للمهام والمشروعات مع التقدم التلقائي لتحقيق الأهداف بفعالية أكبر مع جداول زمنية محددة وأهداف قابلة للقياس الكمي

اربط الأهداف بمهامك لتحكم أفضل. وبهذه الطريقة، سيعكس ClickUp تلقائيًا تقدم الأهداف تلقائيًا مع استمرار إكمال المهام المرتبطة. لا تتردد في تعيين أنواع مختلفة من الأهداف، مثل المقاييس العددية والشرطية والنسب المئوية.

اجعل الأمور أكثر سهولة في تحضيراتك لتخطيط ما قبل المبادرة بإضافة أوصاف لكل هدف وإعلام فريقك بما يحتاجون إليه لإنشاء المواد اللازمة.

هل ما زلت تشعر أن الأمر يتطلب الكثير من العمل؟ جرّب الاستفادة من نموذج أهداف ClickUp SMART Goals للبدء في قطار تحديد الأهداف على الفور!

الخطوة 2: تصور كيف يقوم فريقك بوضع الأفكار

بعد تحديد أهدافك، الخطوة التالية هي وضع الأفكار مع فريقك الرشيق. تستخدم الفرق السبورات البيضاء لتثبيت الملاحظات اللاصقة بالأفكار في بيئة مادية. ولكن يمكنك فعل الكثير على لوحة رقمية أيضًا!

مع اللوحة الافتراضية ClickUp Whiteboards ، يمكن للفرق إطلاق العنان لعواطفهم الإبداعية إلى ما لا نهاية في مساحة لا نهائية. يحصل كل مشارك على مؤشر وشريط أدوات لطرح الأفكار واقتراح خطط العمل وإبراز الميزات ذات الأولوية. 🦋

تعاون بصريًا مع أعضاء الفريق داخل ClickUp Whiteboards لتبادل الأفكار وتحويلها إلى عناصر قابلة للتنفيذ

إذا كانت مهام سير العمل المقترحة للزيادة التالية معقدة للغاية، فانتقل إلى الخرائط الذهنية لـ ClickUp وإنشاء خريطة عملية خطوة بخطوة عن طريق رسم روابط بين عقد متعددة.

لتصور سير العمل الفردي بشكل أكبر، استخدم طريقة عرض لوحة كانبان في ClickUp لرؤية تقدم المهام عبر مراحل التقدم. إذا كنت تواجه مخاطر وتبعيات متعددة، فقم بتخطيط الحل باستخدام عرض مخطط جانت البياني في ClickUp وتحديد التبعيات المشتركة بين الفرق لإكمال دورة الزيادة التالية.

الخطوة 3: قم بتعيين معالم واقعية

لا تجلس فقط وتعطي فريقك تعليمات مبتذلة مثل ابدأ و انتهي. تأكد من أن إعداد تخطيط PI الخاص بك يحتوي على معالم واقعية يمكن للأشخاص إكمالها. من الطرق الرائعة للقيام بذلك استخدام معالم ClickUp Milestones والتي تتيح لك إبراز أي إنجاز كبير.

تصور المعالم الرئيسية للمشروع باستخدام عرض جانت في ClickUp

تساعد المعالم الرئيسية في تحفيز فريقك من خلال إظهار قيمة مخرجاتهم. فهي تساعد المديرين في الفرق الرشيقة في تخصيص الموارد للمهام المختلفة وإجراء تقديرات دقيقة لمراجعة الخطة النهائية. يتيح لك ذلك أيضًا مراجعة أي تغييرات واكتشافها على الفور بدلاً من اكتشافها في اللحظة الأخيرة.

الخطوة 4: تحديد الأدوار لكل عضو وصياغة خطط للطوارئ

تأكد دائمًا من أن فرق التطوير على دراية بدورهم في التحضير لجلسة تخطيط PI التالية. لن يكون ذلك مفيدًا كثيرًا إذا ساءت الأمور وسأل الناس عما يفترض أن يفعلوه كل يوم. وينطبق الشيء نفسه على الأحداث غير المخطط لها حيث يكون فريقك في كل مكان بسبب عدم وجود خطة طوارئ.

بمجرد إنشاء قائمة بالمهام في حدث تخطيط PI الخاص بك، قم بتعيين التسميات وأخبر الجميع بما هم مسؤولون عنه. يمكنك حتى تجربة تحديد أولويات المهام لمعالجة تحديثات الميزات الأكثر أهمية في وقت أقرب.

تعيين أولوية المهمة بسرعة داخل مهمة ما لتوصيل ما يحتاج إلى الاهتمام أولاً

استخدام أولويات المهام داخل ClickUp وحدد مهامك بواحدة من أربع تسميات مرمزة بالألوان - عاجل، وعالي، وعادي، ومنخفض. يمكنك تخطيط هذه التسميات وتعيينها مسبقاً لتحسين رؤية الوقت الذي يستغرقه الفريق في إنجاز كل مهمة.

كما أن تحديد أدوار الفريق مهم بنفس القدر من أجل التدفق السليم للمعرفة واتخاذ القرارات بمجرد بدء العمل الإضافي. يحتوي ClickUp على العديد من قوالب الأدوار والمسؤوليات لمساعدتك هنا. يمكنك تجربة قالب مصفوفة ClickUp RACI Matrix مصممة لتسهيل المحادثات المفتوحة. تسمح طريقة العرض بإرسال الروابط والصور والموارد الأخرى إلى أعضاء الفريق لتعزيز العمل المتزامن المنسق بشكل جيد.

إضافة أعضاء الفريق إلى المناقشات والتعاون مع ClickUp Chat في مساحة واحدة وتجنب التنقل بين البرامج

من خلال القدرة على إنشاء غرف دردشة لأي مشروع أو فريق، يمكنك التحكم الكامل في من يمكنه الوصول إلى كل محادثة. تتيح لك الميزة ذكر أي شخص، واستخدام تحرير النص المنسق وتعيين عناصر الإجراءات. هذا ما تحتاجه تماماً عندما يكون لديك فيديو تعليمي في ذهنك!

الخطوة 6: التفكير والتنقيح

بمجرد انتهاء حدث تخطيط PI، تذكر أن تفكر في الأشياء التي سارت على ما يرام، والتحديات التي واجهتك، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. في نهاية كل جلسة من جلسات تخطيط PI، قم بإجراء استبيان سريع للتغذية الراجعة من المشاركين، وخاصة أصحاب المصلحة، واحصل على رأيهم حول القيمة العامة للجلسات الأخيرة ومدى سرعة سيرها. لتسريع الأمور، استخدم نماذج ClickUp لإرسال استبيانات مخصصة إلى المشاركين المستهدفين.

بعد الحصول على التعليقات، قد ترغب في الانتقال إلى كليك أب سبرينتس لأتمتة سير عملك وتتبع أهداف تخطيط PI المستقبلية. إنه حل قابل للتطوير ويمكنه مساعدتك في تتبع التغييرات المنفذة عبر دورات الزيادة.

إدارة سباقات السرعة في عرض اللوحة

أفضل ممارسات تخطيط PI

تحتاج جميع فرق العمل الرشيقة إلى الاستفادة القصوى من جلسة محددة زمنيًا مثل تخطيط PI لضمان مشاركة الجميع في نفس الرؤية.

لتلخيص ما ناقشناه، إليك بعض أفضل ممارسات تخطيط PI التي ستساعدك على الاستفادة من كل جلسة على أكمل وجه:

• اجعل الأمور ممتعة: لا أحد يرغب في الجلوس في اجتماع يستمر فيه شخص واحد في الحديث لساعات. احرص على أن يشعر جميع الحاضرين في الجلسة بأنهم مشاركون من خلال التفاعل معهم على فترات منتظمة
• اجعل الأهداف واضحة: قبل الاجتماع، اجعل كل هدف من أهداف المبادرة الخاصة واضحًا لمساعدة المشاركين على معرفة ما يحتاجون إلى تحقيقه في الحدث
• سجّل كل جلسة: بالتأكيد، يمكنك عقد اجتماعات مباشرة لأعضاء الفريق عن بعد، ولكن ماذا عن أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور؟ استخدمانقر فوق المقاطع لتسجيل شاشة عالية الجودة أثناء الاجتماعات بدون حدود زمنية
• تحديد وقت الحدث: من الجيد تتبع الوقت خلال كل جلسة تخطيط للمعلومات الشخصية لضمان مناقشة جميع النقاط المهمة بشكل معقول. دمجتتبع وقت النقر فوق تتبع الوقت لبدء تتبع جلساتك وإضافة ملاحظات لكل إدخال لمزيد من السياق
• استخدام القوالب: إدارة المشاريع، والأعمال المتراكمة، وقوالب التخطيط السريع تمنحك هيكلًا لتسجيل النقاط المتكررة التي تظهر خلال الاجتماعات

أهمية إنشاء أهداف تخطيط PI التي تركز على العملاء

لن تسفر أهداف تخطيط PI الخاصة بك عن النتائج المرجوة إذا لم تكن مبنية على حل مشكلات العملاء. فيما يلي ملخص سريع لكيفية إنشاء أهداف تخطيط PI التي تكون مفيدة للأعمال:

1. إنشاء الرؤية: الخطوة الأولى هي تقييم شركتك وفهم رؤيتها. سيتيح لك ذلك مواءمة جميع الأهداف مع أهداف الشركة طويلة الأجل
2. استعراض ملاحظات العملاء: انظر إلى ما يعاني منه العملاء أو يريدون تحسينه. تواصل مع فريقك الرشيق لمعرفة أين يمكن إضافة ميزات لحل هذه المشكلات
3. قم بكتابة أهداف برنامجك: قد يكون تدوين أهداف الزيادة الخاصة بك أمرًا صعبًا بسبب عدد العناصر التي تريد تغطيتها. هل تريد القيام بذلك بشكل أسرع؟ استخدمانقر فوق الذكاء الاصطناعي لصياغة أهداف PI الخاصة بك والانتقال بالعصف الذهني إلى المستوى التالي! مع أكثر من 100 حالة استخدام معدة مسبقًا، يمكنك وضع أهداف متماسكة لمبادرة PI في غضون دقائق
4. قم بمراجعة أهداف PI الخاصة بك: الخطوة الأخيرة هي مراجعة جميع أهداف PI مع فرق متعددة وإبراز الأهداف التي لها أولوية عالية

تلخيص ملاحظات الاجتماع في ثوانٍ باستخدام ميزة ClickUp AI

خطط لجلسات تخطيط PI الواعدة باستخدام ClickUp

بغض النظر عن مدى صعوبة عقد اجتماع زيادة البرنامج، لا يمكنك إنكار أهميته. أخرج هذه الصعوبة من المعادلة مع وظائف ClickUp الشاملة.

فباستخدام ClickUp، يمكن للشركات تقسيم عملية التحضير المعقدة لتخطيط زيادة البرامج إلى أجزاء أصغر، والاستفادة من القوالب، وتتبع كل جلسة تحت سقف واحد. اتخذ الخطوة الأولى اليوم و اشترك في ClickUp مجاناً 💗