Owen Jones , çevrimiçi program oluşturma uygulaması ZoomShift'te Kıdemli İçerik Pazarlamacısıdır. İçerik pazarlaması, CRO ve FB reklamcılığı alanlarında uzmanlaşmış deneyimli bir SaaS pazarlamacısıdır. Bilgilerini başkalarıyla paylaşarak onların sonuçlarını iyileştirmelerine yardımcı olmayı sever.
Dağıtılmış bir tasarım ekibine sahip olmanın en iyi yanlarından biri, nerede yaşarlarsa yaşasınlar en iyi çalışanları işe alma özgürlüğüdür. Doğru dağıtılmış takım yönetimi becerileri ve araçlarıyla, hayalinizdeki tasarım ekibini başarıya ulaştırabilirsiniz.
Uzaktan bir takımı yönetirken karşılaşılan tüm zorluklar arasında, etrafta kimse yokken çalışanların verimli, yaratıcı ve işbirlikçi olmalarını sağlamak en zoru. Bir yönetici olarak, çalışanlarınızın her zaman en iyi performanslarını sergilemelerini sağlamalısınız.
dağıtılmış Takımları Yolda Tutmaya Yardımcı Olabilecek 5 Strateji
1. Ölçülebilir iş ve kişisel hedefler belirleyin
İletişimin genellikle ofiste daha kolay olduğu bir sır değildir. Bu nedenle, gerçekçi görevler ve son tarihler üzerinde anlaşırken, açık ve anlaşılır bir şekilde yazmak ve konuşmak önemlidir.
Anahtar Performans Göstergeleri (KPI) ayarlamak, işveren olarak beklentilerinizi belirlemek için harika bir fikirdir. Çalışanlardan beklediğiniz her şeyi kapsayacaktır. Aşağıda, bir şirketin farklı bölümleri için KPI'ların örnek bir tablosu bulunmaktadır.
Ancak sizin durumunuzda KPI'lar aşağıdakileri kapsayacaktır:
- Tasarım projesinde yapılacak işler için harcanacak zaman
- Bir kişinin bir günde ne kadar iş yapmasını beklersiniz?
- Müşteri memnuniyeti puanları
Takım üyeleriniz sizden ne beklediğinizi bildiklerinde, bu hedeflere ulaşmak için başlangıçtan itibaren stratejiler geliştirebilirler. Tüm takımın takım hedeflerine ulaşması için sağlam bir tasarım iş süreci oluşturmak da verimlilik için bir zorunluluktur.
2. Haftada bir kez bire bir toplantılar planlayın
Düzenli toplantılar bir zorunluluktur. Görevlerin tamamlandığını ve hedeflerin karşılanıp karşılanmadığını bilmeniz gerekir. Bire bir toplantılar, teslim edilecekleri izlemenize yardımcı olacaktır. Takım üyelerinizi daha iyi tanıyabilir ve endişelerini not alabilirsiniz.
Toplantılarınızı her zaman yapılandırın.
Her toplantıdan önce bir toplantı gündemi oluşturun. Gündem, toplantının planlandığı gibi ilerlemesine yardımcı olacaktır. Gündemin gerekli olmasının birkaç nedeni şunlardır:
- Tasarım ekibi üyelerine amaç hakkında önceden bilgi verin
- Toplantı öncesinde ve sırasında yapılması gerekenler konusunda net beklentiler belirleyin
- Katılımcıların konuya odaklanmasını sağlar
- Toplantının hızını belirleyin
- Başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin, böylece herkes buna göre plan yapabilir
Bir başka iyi fikir ise günlük stand-up toplantılarıdır. Bunlar, uzaktaki ekip üyeleriyle günlük güncellemeleri takip etmek için yapılan hızlı bilgilendirme oturumlarıdır. Endişelenmeyin, bu toplantıları yaparken gerçekten ayakta durmanız gerekmez.
Mevcut görevleri, sorunları, iyileştirilmesi gereken noktaları, tasarım trendlerini ve en iyi eylemleri tartışabilirsiniz. Tasarım ekibinizin üzerinde çalışılan her şeyin genel bir görünümüne sahip olmasını, işleri verimli bir şekilde dağıtmasını, yanlış anlamaları gidermesini ve en son tasarım haberlerinden haberdar olmasını istersiniz.
Örneğin, tasarım ekibinizin üyeleri Pazartesi ve Cuma günleri yapacakları işleri planlayabilirsiniz. Planlama yazılımı kullanmak, yoğun programları takip etmek için harika bir yoldur. İşte Zoomshift'in mobil uygulamasında görüntülenen bir örnek program.
Ayrıca, tüm takımla aylık grup sohbetleri planlamalısınız. Bu sohbetler, insanların tanışması ve bağlantı kurması için bir fırsattır.
Bahsetmeye değer bir başka nokta da, bir çalışanın mükemmel işleri için sık sık takdir edilmesinin ne kadar önemli olduğudur. Bu, özellikle çalışanın tüm dikkatinizi üzerinde olduğu bire bir toplantılarda geçerlidir.
Henüz bilmiyorsanız, yaratıcı sektörde çalışanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanların işleri için sürekli onay aradıklarını ve övgü aldıklarında sadakat gösterme eğilimlerinin daha yüksek olduğunu unutmayın. Şirket içinde geri bildirim kültürü yoksa, çalışanlar kalmayacaktır. Çalışanların görüşleri önemli hissetmelidir ve bunu sağlamak için açık bir iletişim kanalı yeterli olmalıdır.
Son olarak, toplantıya ara sıra çocukların veya evcil hayvanların katılmasına paniğe kapılmayın. Bu tür durumlar toplantılar sırasında olabilir ve evden çalışma kültürünün bir parçasıdır.
3. Proje yönetimi yazılımlarından ve iletişim araçlarından yararlanın
Uzaktan çalışan bir takım için net iletişim kanalları ayarlamanın önemini ne kadar vurgulasam azdır. Her şirketin tercih ettiği bir iletişim kanalı olmalıdır. Bu kanal net ve kolay erişilebilir olmalıdır. Skype, basit ve ücretsiz bir iletişim yazılımı örneğidir.
İş planınızı ve takım hedeflerinizi gerçekleştirmek için bir proje yönetimi çözümüne ihtiyacınız var. Proje yönetimi yazılımını kullanarak bilgi paylaşabilir ve görevler atayabilirsiniz. Bu tür bir yazılımla, tasarımcılarınızın kolayca iletişim kurabileceği bir tasarım kanalı oluşturabilirsiniz.
İyi düşünülmüş bir süreç ve proje yönetimi yazılımı, her tasarımcının projeyle ilgili gelişmeleri küresel bir görünümle takip etmesini sağlar. Tüm bilgiler herkesin görebileceği tek bir yerde olduğunda, değişiklikleri ve kararları izlemek daha kolay hale gelir. Birçok tasarımcıya göre ClickUp, görevleri iş akışlarına uygun şekilde organize etmelerine yardımcı olan bir proje yönetimi yazılımıdır.
Bir takımı yönetmenin en önemli unsurlarından biri, etkili bir tasarım geri bildirim sürecidir. Bu amaçla, seçtiğiniz proje yönetimi platformunu kullanabilirsiniz. Uzaktaki takımınıza geri bildirim vermek için kullanabileceğiniz bazı yöntemler şunlardır:
- Kayıtlar: Tasarımcılarınıza belirli talimatlar veriyorsanız, video kayıtlarını kullanarak ne demek istediğinizi daha iyi aktarabilirsiniz. Vurgulamak istediğiniz projenin belirli bölümlerine yorumlar veya açıklamalar ekleyebilirsiniz.
- Ekran görüntüleri: Bazen, ne demek istediğinizi göstermek için bir ekran görüntüsü eklemek daha kolay ve hızlı olabilir. Görseller, konuştuğunuz konuyu netleştirmeye yardımcı olur. Google'ın Chrome uzantısı FireShot, web sayfalarının tam ekran görüntülerini PDF/JPEG/GIF/PNG dosyaları olarak yakalamanızı, düzenlemenizi ve kaydetmenizi sağlayan harika bir araçtır.
- Eskizler: Bir şeyi kelimelerle anlatmak yetmediğinde, çekinmeden çizim yapın. Kalem ve kağıt veya çevrimiçi bir uygulama kullanarak fikirlerinizi görselleştirip takımınıza iletebilirsiniz.
- Yorumlar: Bazen basit olan daha iyidir. İyi bir proje yönetimi platformu, yorumlar, yapışkan notlar veya madde işaretli geri bildirimler bırakmanıza olanak tanır.
Tasarım geri bildirimlerini birkaç farklı yerle sınırlandırmaya çalışın. Tasarımcının geri bildirimleri kolayca bulmasını ve hızlı bir şekilde uygulamaya geçmesini sağlamak istersiniz.
4. "İşleri Tamamlama" kültürü geliştirin
"Getting Things Done" (GTD), David Allen tarafından geliştirilen ve aynı adlı bir kitapta yayınlanan kişisel verimlilik sistemidir. Bu sistem, dış bir kayıtta listelenen her bir görevi yerine getirmeye odaklanmayı sağlayan bir zaman yönetim sistemi olarak tanımlanmaktadır.
Yazar, bir seferde yalnızca bir görevi doğru bir şekilde yapabileceğinizi belirtiyor.
GTD sistemine dayanan ClickUp, görevleri ve projeleri düzenlemeye yardımcı olan Getting Things Done şablonunu yayınladı. Şablon, bunları kaydeder ve eyleme geçirilebilir iş öğelerine ayırır. Kullanıcıların görevleri tek bir yerden önceliklendirmesine, izlemesine ve yürütmesine yardımcı olmak için farklı yerleşik görünümler, özel alanlar ve belgeler ile birlikte gelir.
ClickUp'ta İşleri Tamamlama şablonu
Bonuslar ve ödüller, profesyonel istihdamın oldukça standart bir özelliğidir. Reward Gateway'e göre, İK çalışanlarının %90'ı etkili bir takdir ve ödül programının iş sonuçlarını iyileştirmeye yardımcı olduğu konusunda hemfikirdir. Bir çalışan KPI'larını tutarlı bir şekilde gerçekleştiriyor ve güvenilir olduğunu gösteriyorsa, onu ödüllendirmelisiniz.
5. Uyumlu olun ve iş arkadaşlarınıza güvenin
Herkesin aynı ofiste olması verimliliği garanti etmez. Ancak herkesin ne yaptığını takip etmek daha kolaydır. Güvenebileceğiniz bir çalışan takımına sahip olmalısınız. Uzaktan çalışanların işlerini kontrol etmek mümkün değildir.
Evden çalışmanın birçok avantajı vardır. Esneklik, zaman ve ulaşım masraflarından tasarruf, kıyafet kodu olmaması bunlardan sadece birkaçıdır.
Ancak herkes beklenen seviyede performans gösteremez.
Evde çalışmak dikkatinizi dağıtacak birçok unsur içerebilir ve bazı çalışanlar iş ile özel hayatlarını ayırmakta zorlanabilir. Çalışanlarınızın kendilerine verilen işleri yapmaları ve sonuçları teslim etmeleri gerekir.
Tasarımcılarınıza yüksek düzeyde yaratıcı özgürlük vermeye karar verirseniz, harika sonuçlar bekleyin. Tasarımcılarınızın işlerinden ve kararlarından sorumlu olacaklarını açıkça belirtin. Eğer başarısız olurlarsa, şirketinize uygun olup olmadıkları konusunda zor bir karar vermeniz gerekecektir.
Günümüzde çalışanların farklı saat dilimlerine yayılması yaygın bir durumdur. Kendi saat dilimlerinde saat 2 olduğunda biriyle iletişim kurmak zor olabilir. Takım üyelerinizin saat dilimlerine saygı göstermelisiniz. Diğer bir deyişle, diğerlerine en uygun saati ayarlamaya çalışın.
Planlanan toplantı saatini her zaman saat dilimiyle birlikte belirtin. Çalışanlarınızın ülkelerindeki ulusal veya dini tatilleri kontrol etmeyi unutmayın.
Sonuç
Uzaktan çalışmak herkes için uygun değildir ve bunda yanlış bir şey yoktur. Dağıtılmış bir tasarım takımının yöneticisi olarak sizin göreviniz, uzaktan çalışmayı seven ve bu işin özelliklerini anlayan kişileri bulmaktır. Yazılım tasarımı ve geliştirme sektörü sürekli gelişmektedir ve yeni taleplere ayak uydurmak için hızlı olmalıyız.
Yüz yüze etkileşimin yerini hiçbir şeyin tutamayacağını unutmayın. Uzaktan çalışırken bile, elinizdeki araçları kullanarak ara sıra toplantılar düzenlemeye çalışın.