แบบจำลองความเจริญเติบโตของการบริหารโครงการและความหมายต่อธุรกิจของคุณ

PMMM หรือ Project Management Maturity Model เป็นแนวคิดที่ช่วยให้องค์กรที่ดำเนินงานแบบโครงการสามารถประเมินความสำเร็จในการบริหารโครงการของตนเองได้ ตามแนวคิดที่นำเสนอโดยโมเดลนี้ ระดับความเป็นผู้ใหญ่ในการบริหารโครงการมีอยู่ 5 ระดับ ซึ่งแต่ละธุรกิจต้องผ่านในแต่ละระดับเพื่อไปสู่ความสำเร็จ

นอกจากนี้การศึกษาได้แสดงให้เห็นว่าธุรกิจที่มีประสิทธิภาพการจัดการโครงการไม่ดี มีแนวโน้มที่จะบันทึกการสูญเสียทางการเงินมากขึ้น เนื่องจากค่าใช้จ่ายต่อโครงการเพิ่มขึ้น และผลลัพธ์ที่มีคุณภาพต่ำ

ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณ อาจเป็นประโยชน์ที่จะประเมินระดับปัจจุบันของคุณใน PMMM และค้นหาวิธีที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป ในบทความวันนี้ เราจะพูดถึงระดับทั้งห้านี้และเสนอคำแนะนำที่เข้าใจง่ายเกี่ยวกับวิธีการก้าวขึ้นบันได PMMM สู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ

ระดับทั้งห้าของ PMMM

PMMM เริ่มต้นเป็นกรอบการทำงานที่พัฒนาโดยสถาบันวิศวกรรมซอฟต์แวร์แห่งมหาวิทยาลัยคาร์เนกีเมลลอนในช่วงกลางทศวรรษ 1980 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยรัฐบาลประเมินผู้รับเหมาซอฟต์แวร์เพื่อตัดสินใจว่าใครจะเหมาะสมที่สุดในการส่งมอบโครงการที่ซับซ้อน โมเดลนี้ถูกออกแบบมาเพื่อวิเคราะห์แนวปฏิบัติมาตรฐานที่บริษัทต่างๆ รักษาไว้ขณะทำงานในโครงการซอฟต์แวร์

เมื่อเวลาผ่านไป กรอบงานได้ถูกปรับให้เหมาะสมกับอุตสาหกรรมที่หลากหลายมากขึ้น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีแบบจำลองความสุกหลายแบบให้เลือกใช้ในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม PMMM เป็นแบบจำลองเพียงหนึ่งเดียวที่สอดคล้องอย่างใกล้ชิดกับแบบจำลองต้นฉบับ ยกเว้นว่ามันมุ่งเน้นไปที่การประเมินความสามารถในการบริหารโครงการโดยใช้ขั้นตอนที่แตกต่างกันห้าขั้นตอนซึ่งได้กล่าวไว้ด้านล่าง

ระดับ 1: กระบวนการเริ่มต้น

ในระดับนี้ องค์กรดำเนินการอย่างค่อนข้างสุ่ม โดยมีการใช้เครื่องมือควบคุมน้อยมาก (ถ้ามี) ในสถานการณ์เช่นนี้ ยากที่จะคาดการณ์ความสำเร็จในอนาคตได้ เนื่องจากไม่สามารถทราบได้ว่าองค์กรจะมีพฤติกรรมอย่างไรในภาวะวิกฤต

ระดับ 2: กระบวนการที่มีโครงสร้างและมาตรฐาน

บริษัทที่อยู่ในระดับสองจะนำการจัดการโครงการพื้นฐานไปใช้ แต่เพียงในระดับโครงการแต่ละโครงการเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าไม่มีแนวทางที่กว้างขวางเกี่ยวกับความสำเร็จของการจัดการโครงการ (PM) ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับบุคคลสำคัญในองค์กร

แม้ว่าการมีโครงสร้างบางอย่างจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด แต่ระดับนี้ยังคงต่ำเมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์ฉุกเฉิน และยากที่จะทำนายความสำเร็จได้ด้วยความแน่นอนในระดับใด ๆ

ระดับ 3: มาตรฐานองค์กรและกระบวนการที่เป็นระบบ

ด้วยระดับนี้ เราได้ก้าวเข้าสู่โครงสร้างองค์กรที่แตกต่างออกไป ซึ่งมีขั้นตอนที่ชัดเจนและได้รับการยอมรับว่าเป็นมาตรฐานในการดำเนินงาน ธุรกิจมีการจัดระเบียบอย่างดี และฝ่ายบริหารมีส่วนร่วมในการดำเนินการและสนับสนุนการใช้ขั้นตอนเหล่านี้

ในระดับนี้ องค์กรมีความพร้อมที่จะเผชิญกับวิกฤต เนื่องจากมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจำเป็นและสามารถนำไปใช้เป็นแนวทางให้กับทั้งผู้บริหารและพนักงานในการดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ ได้ ทั้งนี้ องค์กรที่อยู่ในระดับสามยังให้ความสนใจในการจัดทำเอกสารที่ช่วยกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน (และในทางกลับกัน) และระหว่างองค์กรกับลูกค้า

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ปรึกษา ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ ข้อตกลงการให้คำปรึกษาที่ร่างไว้อย่างดีเพื่อกำหนดความสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละรายอย่างชัดเจน คุณควรพิจารณาการร่างข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) และเอกสารประเภทอื่น ๆ ที่ช่วยในการสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานด้วย

ระดับ 4: กระบวนการที่มีการจัดการ

ระดับ 4 แนะนำตัวชี้วัดที่ใช้ประเมินระดับการผลิตในปัจจุบันตามขั้นตอนการจัดการโครงการและมาตรฐานที่มีผลบังคับใช้ ด้วยวิธีนี้ ผู้บริหารสามารถทราบได้ตลอดเวลาว่าโครงการมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จหรือไม่ หรือมีปัญหาที่ต้องแก้ไข

ระดับ 5: การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ในที่สุด ที่ระดับสูงสุด จุดมุ่งหมายได้ถูกกำหนดไว้ที่การเพิ่มประสิทธิภาพ ด้วยขั้นตอนที่ถูกต้องทั้งหมดที่อยู่ในที่และพร้อมใช้งานในระดับองค์กร ผู้บริหารมีความสนใจที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโครงการอย่างต่อเนื่องตามประสบการณ์เฉพาะของพวกเขา ระดับห้ายังกล่าวถึงการเปิดรับเทคนิคใหม่ ๆ ที่ไม่ได้รับการใช้โดยองค์กรอื่น ๆ ซึ่งอาจนำมาซึ่งความได้เปรียบทางการแข่งขัน

วิธีการย้ายจากระดับหนึ่งไปยังอีกระดับหนึ่ง

ตามที่คุณเห็น PMMM นั้นมีพื้นฐานมาจากการใช้พฤติกรรมทางองค์กรที่มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่านี่ไม่ใช่มาตรวัดที่ตายตัว แต่เป็นเพียงรายการแนวทางที่สามารถช่วยองค์กรในการแสวงหาประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ดังนั้น จะมีความแตกต่างจากธุรกิจหนึ่งไปอีกธุรกิจหนึ่ง ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหลัก วัฒนธรรมองค์กร และความปรารถนาโดยรวมที่จะมุ่งมั่น นอกจากนี้ ขนาดขององค์กรอาจมีบทบาทในการบูรณาการ PM ด้วย

ตัวอย่างเช่น สตาร์ทอัพไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างขั้นตอนที่ซับซ้อน เนื่องจากจุดมุ่งเน้นของพวกเขาคือการเติบโตและพัฒนา อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต การสร้างมาตรฐานหลักที่จะกลายเป็นแรงขับเคลื่อนความสำเร็จในการบริหารโครงการจะเป็นประโยชน์

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าระดับทั้งห้าที่เสนอโดยแบบจำลองความสมบูรณ์ของการบริหารโครงการคืออะไร คุณก็ควรจะสามารถระบุสถานการณ์ปัจจุบันของธุรกิจของคุณได้ไม่ยาก มาดูขั้นตอนที่ควรพิจารณาสำหรับแต่ละสถานการณ์กันเถอะ

สองระดับแรก

หากคุณไม่มีขั้นตอนที่ออกแบบมาอย่างดีซึ่งทำให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการเข้าใจวิธีการที่เหมาะสมในการจัดการกับสถานการณ์ (ไม่ว่าจะอยู่ในระดับฉุกเฉินใดก็ตาม) คุณก็อาจจะอยู่ในสองระดับแรก

ในกรณีนี้ สิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกคือการสร้างกฎเกณฑ์และมาตรฐานที่จะเป็นรากฐานของวัฒนธรรมองค์กรของคุณ สิ่งนี้อาจครอบคลุมตั้งแต่ 'วิธีการต้อนรับพนักงานใหม่' ไปจนถึงวิธีที่ดีที่สุดในการจัดทำเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่

ทุกสิ่งที่สำคัญสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและกำจัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในประสิทธิภาพการทำงานควรถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรและพร้อมให้ศึกษาและแก้ไขได้ตลอดเวลา

ระดับที่สาม

ธุรกิจในระดับนี้มีความก้าวหน้าอย่างมากในแง่ของประสิทธิภาพการบริหารโครงการ แต่ก็ยังมีโอกาสที่จะพัฒนาต่อไปได้อีก

ตัวอย่างเช่น เพื่อเร่งกระบวนการสื่อสารและให้แน่ใจว่าไม่มีใครพลาดรายละเอียดสำคัญ คุณอาจต้องการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเฉพาะทาง เช่น ClickUp ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณจัดการทีมและโครงการหลากหลายประเภทได้ในที่เดียว โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานด้านโลจิสติกส์มากเกินไป

นอกจากนี้ แพลตฟอร์มประเภทนี้สามารถผสานรวมกับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ ได้ ซึ่งช่วยสร้างการเชื่อมต่อระหว่างแผนกต่าง ๆ และปรับปรุงการไหลเวียนของข้อมูล

ระดับที่สี่และระดับที่ห้า

เมื่อคุณมีวัฒนธรรมองค์กรที่ดีพร้อมแล้ว มีขั้นตอนที่ออกแบบมาอย่างดีและมีลำดับชั้นที่มีประสิทธิภาพ ถึงเวลาที่จะทำงานกับปัจจัยที่สามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ ดีขึ้นไปอีก สำหรับเรื่องนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มต้นโดยใช้แพลตฟอร์ม Business Intelligence ที่ตรงกับความต้องการของพวกเขาและสร้างต่อจากการวิเคราะห์ที่ให้มา

แม้ว่า BI จะไม่ใช่เทคโนโลยีที่ล้ำสมัยนัก แต่ก็เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประเมินการจัดการความเสี่ยงและทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณกำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่

สรุป

ในยุคปัจจุบันนี้ มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างเทคโนโลยีกับการพัฒนาธุรกิจ ซึ่งเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อพูดถึงการปรับปรุงการบริหารโครงการ ที่ผู้จัดการสามารถเข้าถึงเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่หลากหลาย ซึ่งสามารถทำให้กิจกรรมที่เป็นกิจวัตรเป็นอัตโนมัติ ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าจากข้อมูลที่มีอยู่ และปรับปรุงการสื่อสารโดยรวมของทีมและได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีต้องได้รับการสนับสนุนจากกระบวนการและขั้นตอนทางธุรกิจที่ออกแบบมาอย่างดี เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณกำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ดีขึ้น สรุปได้ว่า PMMM แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของปัจจัยทั้งด้านมนุษย์และเทคโนโลยีเมื่อพูดถึงการพัฒนาธุรกิจ