วิธีการติดตามความปลอดภัยในมหาวิทยาลัยโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

มหาวิทยาลัยในสหรัฐอเมริกาได้รายงานอาชญากรรมจำนวน 22,212 คดีในปี 2023 ซึ่งเพิ่มขึ้น 13% จากปีก่อนหน้า และทุกสถาบันที่ได้รับเงินทุนตาม Title IV ต้องติดตามและเปิดเผยข้อมูลนี้ภายใต้พระราชบัญญัติเคลรี (Clery Act) ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์ (AI agent) ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้การติดตามรายงานเหตุการณ์ ปฏิทินการปฏิบัติตามพระราชบัญญัติเคลรี การจัดการคดีตาม Title IX การบำรุงรักษาแผนฉุกเฉิน และการเสร็จสิ้นการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยเป็นระบบปฏิบัติการเดียวได้ ทำให้กระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กระจัดกระจายกลายเป็นระบบเดียว

ด้านล่างนี้คือข้อความคำสั่งสำหรับ AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางลงในClickUpเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขตที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้มัน จะเป็นประโยชน์หากได้ดูภาพรวมของการดำเนินงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไข สำหรับทีมความปลอดภัยในวิทยาเขตส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดแคลนเครื่องมือ แต่เป็นงานประสานงานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งกระจายอยู่ในระบบแจ้งเหตุ ตารางงานในสเปรดชีต ไฟล์คดี อีเมล และปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ

ใครควรใช้ระบบความปลอดภัยในวิทยาเขตนี้

การตั้งค่านี้ออกแบบมาสำหรับผู้นำด้านความปลอดภัยในวิทยาเขต เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Clery ผู้ประสานงาน Title IX ทีมจัดการเหตุฉุกเฉิน ทีมแทรกแซงพฤติกรรม ผู้ดูแลการฝึกอบรม และเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการที่รับผิดชอบในการบันทึก ประสานงาน และรายงานงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขต โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีประโยชน์สำหรับสถาบันที่มีระบบปฏิบัติการอยู่แล้วแต่ยังคงพึ่งพากระบวนการทำงานด้วยมือในการจัดการเส้นเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด การสืบสวน การเสร็จสิ้นการฝึกอบรม และความพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉิน

ปัญหา: สำนักงานความปลอดภัยในวิทยาเขตของคุณกำลังจัดการกับข้อบังคับของรัฐบาลกลางด้วยสเปรดชีต

หากคุณดูแลความปลอดภัยในวิทยาเขต คุณไม่ได้เพียงแค่ดูแลให้ผู้คนปลอดภัยเท่านั้น คุณกำลังดำเนินกิจการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง พระราชบัญญัติเคลรี (Clery Act) กำหนดให้สถาบันการศึกษาทุกแห่งภายใต้ Title IV ต้องเผยแพร่รายงานความปลอดภัยประจำปี (Annual Security Report: ASR) ซึ่งต้องมีสถิติอาชญากรรมย้อนหลังสามปี เปิดเผยนโยบายด้านความปลอดภัย แจ้งเตือนเหตุการณ์อย่างทันท่วงที และบันทึกเหตุการณ์อาชญากรรมประจำวันให้สาธารณชนเข้าถึงได้ Title IX กำหนดให้ต้องติดตาม ตรวจสอบ และแก้ไขข้อร้องเรียนเกี่ยวกับการคุกคามทางเพศและความรุนแรงทางเพศ รายงานความปลอดภัยด้านอัคคีภัย การจัดทำบัญชีวัสดุอันตราย การประสานงานประเมินภัยคุกคาม และแผนเตรียมความพร้อมรับเหตุฉุกเฉิน ยังเป็นข้อกำหนดเพิ่มเติมที่ต้องดำเนินการ

โทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามนั้นรุนแรงมาก Penn State ถูกปรับเป็นเงิน 2.4 ล้านดอลลาร์สหรัฐสำหรับการละเมิดพระราชบัญญัติ Clery ซึ่งเป็นค่าปรับที่ใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ของพระราชบัญญัตินี้ นอกเหนือจากค่าปรับแล้ว สถาบันการศึกษาอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียเงินทุนตาม Title IV ซึ่งอาจทำให้สถาบันส่วนใหญ่ไม่สามารถดำรงอยู่ได้ อย่างไรก็ตาม ตามรายงานของ RAND เกี่ยวกับความปลอดภัยใน캠�าร์ส ระบุว่าข้อจำกัดทางทรัพยากร รวมถึงเงินทุนที่จำกัดและเวลาของบุคลากร เป็นอุปสรรคสำคัญต่อการรักษาและปรับปรุงกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยและความมั่นคงในสถาบันการศึกษา

สำนักงานความปลอดภัยในมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ติดตามเหตุการณ์ต่างๆ ผ่านระบบ CAD, สเปรดชีต, อีเมล และแบบฟอร์มกระดาษ การจำแนกภูมิศาสตร์ตามข้อกำหนดของ Clery ต้องทำด้วยมือ กำหนดเวลาตาม Title IX ถูกจัดการในแฟ้มคดี การปฏิบัติตามการฝึกอบรมอยู่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล แผนฉุกเฉินได้รับการตรวจสอบทุกปี (ถ้ามีคนจำได้) ข้อมูลมีอยู่ แต่กระจัดกระจายอยู่ในระบบที่ไม่สามารถสื่อสารกันได้ นั่นคือลักษณะของการกระจัดกระจายที่นำไปสู่ความล้มเหลวในการรายงาน, การพลาดกำหนดเวลา และการค้นพบในการตรวจสอบ

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบปฏิบัติการหลัก แต่เป็นการกำจัดงานประสานงานด้วยตนเองที่เกิดขึ้นรอบๆ ระบบเหล่านั้น วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบโมเดลนี้คือการสร้างระบบความปลอดภัยในวิทยาเขตที่ใช้งานได้จริงภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในสำนักงานความปลอดภัยของมหาวิทยาลัยของคุณหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะกับขนาดของสถาบัน, จำนวนบุคลากร, และความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานติดตามความปลอดภัยในวิทยาเขตของคุณด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้ วางลงในClickUp Brainเพื่อสร้างClickUp Super Agent ของคุณเอง กรอกรายละเอียดของสถาบันของคุณ แล้วคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขตที่สมบูรณ์ พร้อมระบบติดตามเหตุการณ์ ปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนด การจัดการการฝึกอบรม และอื่นๆ อีกมากมาย

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน ตรรกะของกำหนดเวลา และจุดตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับขอบเขตของวิทยาเขต ข้อกำหนดในการรายงาน และรูปแบบการดำเนินงานของคุณได้

ข้อความสำหรับป้อน:

เมื่อแบบแปลนตัวแทนของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปลี่ยนให้เป็นพื้นที่ทำงานที่สามารถใช้งานได้จริง ซึ่ง OSP ของคุณสามารถดำเนินการได้ทุกวัน

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ก่อนที่คุณจะตั้งค่าพื้นที่ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วในการจัดการการดำเนินงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขต ซึ่งโดยปกติจะรวมถึงหมวดหมู่เหตุการณ์ อ้างอิงภูมิศาสตร์ของ Clery ช่วงเวลาสำคัญของคดี Title IX รายชื่อผู้เข้ารับการฝึกอบรม วันที่ทบทวนแผนฉุกเฉิน การจัดเจ้าหน้าที่ด้านความปลอดภัย และระบบใดๆ ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันสำหรับการส่งต่อข้อมูล การบันทึกข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการจัดการคดี การเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาดจะทำให้ระบบอัตโนมัติ แดชบอร์ด และกระบวนการทำงานในการส่งต่อข้อมูลมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของวิทยาเขต เพิ่มโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกับพื้นที่ปฏิบัติงานของคุณ: การจัดการเหตุการณ์สำหรับการรับเรื่อง การสืบสวน บันทึกอาชญากรรม และสถิติประจำปี การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Clery สำหรับการเตรียม ASR การแจ้งเตือนล่วงหน้า บันทึกการแจ้งเตือนฉุกเฉิน และการรายงานความปลอดภัยด้านอัคคีภัย หัวข้อ IX สำหรับกรณีที่กำลังดำเนินการ มาตรการสนับสนุน และการติดตามการแก้ไข การเตรียมพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉิน สำหรับการบำรุงรักษา EOP การฝึกซ้อมบนโต๊ะ การทดสอบระบบแจ้งเตือน และแผนผังอาคาร และการฝึกอบรมและการรับรอง สำหรับการเสร็จสิ้นการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็น

เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองให้กับเทมเพลตเหตุการณ์ กรณี และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ เพื่อให้ทุกบันทึกมีรายละเอียดหลักที่ทีมของคุณต้องการเพื่อดำเนินการอย่างรวดเร็วและรายงานอย่างถูกต้อง รวมถึงฟิลด์สำหรับหมายเลขเหตุการณ์, ภูมิศาสตร์ของ Clery, การจำแนกประเภทอาชญากรรม, ระดับภัยคุกคาม, ผู้สืบสวนที่ได้รับมอบหมาย, กำหนดเวลาตามกฎระเบียบ, สถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนด และประเภทการฝึกอบรม โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้ทำให้แดชบอร์ด การทำงานอัตโนมัติ และการติดตามกำหนดเวลาเชื่อถือได้มากขึ้น

เปิด ClickUp Brain ในพื้นที่ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน ประเภทสถาบัน จำนวนประชากรในวิทยาเขต จำนวนเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย จำนวนเจ้าหน้าที่ CSA เครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน และความท้าทายสำคัญด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ใช้ผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างร่างแรกของระบบติดตามเหตุการณ์ ปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนด กระบวนการทำงานของกรณี และตรรกะการทำงานอัตโนมัติ จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับการดำเนินงานในวิทยาเขตของคุณ

สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อให้การทำงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขตดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อสร้างรายการบันทึกอาชญากรรมประจำวัน ยกระดับการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลาตามข้อกำหนด Title IX เปิดการฝึกอบรมการต่ออายุ สร้างกระบวนการทำงานสำหรับรายงานความปลอดภัยประจำปี และแจ้งเตือนผู้นำการประเมินภัยคุกคามเมื่อมีกรณีเร่งด่วนที่ถูกระบุ

ฟิลด์ที่กำหนดเองที่แนะนำสำหรับงานด้านความปลอดภัยในวิทยาเขต

ฟิลด์เหล่านี้สร้างบันทึกการดำเนินงานที่สอดคล้องกันครอบคลุมเหตุการณ์ต่างๆ งานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การสืบสวนสอบสวน และกระบวนการฝึกอบรม

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติหลักสำหรับความปลอดภัยในวิทยาเขต

หลังจากที่คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเรียบร้อยแล้ว ให้สร้างระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้เหตุการณ์, กำหนดเวลา, และกระบวนการทำงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องมีการติดตามด้วยตนเองซ้ำๆ

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตความปลอดภัยในวิทยาเขต

ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์สำหรับความปลอดภัยในวิทยาเขตไม่ใช่ระบบเฝ้าระวังหรือเครื่องมือส่งสัญญาณฉุกเฉิน แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและทำงานประสานงานที่มีโครงสร้างและขับเคลื่อนด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ทีมของคุณทำด้วยมือในปัจจุบัน: ติดตามเหตุการณ์, จัดการเส้นเวลาของ Clery, บันทึกกรณี Title IX, และรับรองการปฏิบัติตามการฝึกอบรม

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความนี้ให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

บริหารจัดการความปลอดภัยในวิทยาเขตในที่เดียว

ทีมความปลอดภัยในมหาวิทยาลัยไม่ได้ประสบปัญหาเพราะขาดความรับผิดชอบ แต่พวกเขาประสบปัญหาเพราะงานที่สำคัญถูกกระจายอยู่ในระบบ กำหนดเวลา และข้อกำหนดในการรายงานที่มากเกินไป ด้วย ClickUp Brain, Custom Fields, และ Automations สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการติดตามเหตุการณ์ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Clery การประสานงาน Title IX การเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉิน และการจัดการการฝึกอบรมให้กลายเป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถทำซ้ำได้เพียงระบบเดียว

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่เครื่องมือการส่งงาน แพลตฟอร์มการจัดการเคส หรือระบบบันทึกข้อมูลของสถาบันของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานด้วยตนเองรอบๆ ระบบเหล่านั้น ปรับปรุงการมองเห็นในไทม์ไลน์การปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้แน่ใจว่าการติดตามที่สำคัญไม่ตกหล่น เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านบน ปรับให้เข้ากับโครงสร้างของวิทยาเขตของคุณ และสร้างการตั้งค่าที่ทีมของคุณสามารถใช้งานได้จริงทุกวันเริ่มต้นฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบติดตามความปลอดภัยในวิทยาเขตด้วย AI

ใช่ ตัวแทน AI ไม่ได้ทำการตัดสินใจทางกฎหมายเกี่ยวกับการจำแนกประเภทอาชญากรรม พวกเขาเพียงแค่บังคับใช้กระบวนการทำงานตามข้อกำหนด: เมื่อมีการรายงานและจำแนกประเภทเหตุการณ์ ตัวแทนจะสร้างบันทึกอาชญากรรมประจำวันโดยอัตโนมัติ ติดแท็กภูมิศาสตร์ตามข้อกำหนดของ Clery เพิ่มข้อมูลลงในสถิติย้อนหลังสามปี และติดตามไทม์ไลน์การผลิต ASR เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Clery ยังคงเป็นผู้ตัดสินใจในการจำแนกประเภท แต่การติดตามงานด้านธุรการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ไม่. พื้นที่ทำงานของตัวแทน AI ทำงานร่วมกับระบบจัดส่งและระบบจัดการบันทึกของคุณ. ข้อมูลเหตุการณ์จากระบบ CAD ของคุณจะส่งเข้าสู่พื้นที่ทำงานการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด. ตัวแทนไม่ได้มาแทนที่เครื่องมือการดำเนินงานของคุณ. มันกลายเป็นชั้นการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการโครงการที่ทีมของคุณสามารถติดตามกำหนดเวลา, จัดการกรณี, และสร้างรายงานบนข้อมูลการดำเนินงานนั้นได้.

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งขณะเก็บและขณะส่งข้อมูล ข้อมูลกรณี Title IX สามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ประสานงาน Title IX และผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น ไม่มีข้อมูลใดถูกนำไปใช้เพื่อฝึกฝนโมเดล AI

ตัวแทนจะรักษาเส้นทางการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง: ทุกการตัดสินใจในการจัดประเภทเหตุการณ์, ทุกการตัดสินใจในการแจ้งเตือนตามเวลา (รวมถึงเหตุผลที่บันทึกไว้สำหรับการไม่แจ้งเตือน), ทุกเหตุการณ์สำคัญของคดี Title IX, และทุกบันทึกการเสร็จสิ้นการฝึกอบรม เมื่อมีการตรวจสอบโปรแกรมเข้ามา หลักฐานจะถูกจัดระเบียบไว้แล้วตามพื้นที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบแทนที่จะต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการสร้างใหม่ ดูเพิ่มเติมว่าตัวแทน AI สนับสนุนการวิจัยของสถาบันระหว่างการตรวจสอบข้อมูลการรับรองได้อย่างไร

ใช่ ศูนย์ R1 ที่มีศูนย์การแพทย์ วิทยาเขตดาวเทียม และที่พักอาศัยแบบกรีก มีภูมิศาสตร์ของ Clery ที่ซับซ้อนมากกว่าโรงเรียนอาชีวะที่มีอาคารเพียงหลังเดียว ตัวแปรที่ระบุจะช่วยให้คุณกำหนดค่าระบบให้เหมาะสมกับพื้นที่วิทยาเขตเฉพาะของคุณได้ อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดหลัก (การรายงาน ASR ภายในวันที่ 1 ตุลาคม บันทึกอาชญากรรมรายวัน การแจ้งเตือนล่วงหน้า การแจ้งเหตุฉุกเฉิน) จะเหมือนกันไม่ว่าจะขนาดของสถาบันก็ตาม นอกจากนี้ โปรดดูวิธีการทำงานของการจัดการทุนสนับสนุนที่มีโครงสร้างปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่คล้ายคลึงกัน