PMMM, eller mognadsmodellen för projektledning, är ett koncept som gör det möjligt för projektbaserade organisationer att utvärdera sin framgång inom projektledning. Enligt den ideologi som föreslås i denna modell finns det fem nivåer av mognad inom projektledning som varje företag måste genomgå på sin väg mot framgång.
Studier har dessutom visat att företag med dålig projektledningsprestanda löper större risk att drabbas av ekonomiska förluster på grund av ökade kostnader per projekt och resultat av låg kvalitet.
Om du letar efter sätt att förbättra dina affärsprocesser kan det därför vara bra att utvärdera din nuvarande nivå i PMMM och hitta sätt att ta dig vidare till nästa steg. I dagens artikel diskuterar vi dessa fem nivåer och ger lättförståeliga förslag på hur du kan klättra uppåt på PMMM-stegen för framgångsrik projektledning.
De fem nivåerna i PMMM
PMMM började som ett ramverk som utvecklades av Software Engineering Institute vid Carnegie Mellon University i mitten av 1980-talet. Syftet var att hjälpa regeringen att utvärdera mjukvaruleverantörer för att avgöra vilka som var bäst lämpade att leverera komplexa projekt. Modellen utformades för att analysera de standardrutiner som ett företag tillämpar när det arbetar med mjukvaruprojekt.
Med tiden har ramverket anpassats för att passa ett bredare spektrum av branscher, vilket är anledningen till att det idag finns flera mognadsmodeller. PMMM är dock den enda som ligger nära den ursprungliga modellen, med undantag för att den fokuserar på bedömningen av projektledningskapacitet med hjälp av de fem olika stadierna som nämns nedan.
Nivå 1: Den inledande processen
På denna nivå fungerar organisationen ganska slumpmässigt, med låg implementering av kontrollverktyg (om några). I detta scenario är det svårt att förutsäga framtida framgångar, eftersom det är omöjligt att veta hur organisationen kommer att agera i en kris.
Nivå 2: Strukturerade processer och standarder
Företag på nivå två implementerar grundläggande projektledningsmetoder, men endast på individuell projektnivå. Detta innebär att det inte finns någon övergripande strategi för framgångsrik projektledning, som sannolikt är beroende av nyckelpersoner i organisationen.
Även om det är bäst att ha en viss struktur är denna nivå fortfarande låg när det gäller att hantera en nödsituation, och det är lika svårt att förutsäga framgång med någon grad av säkerhet.
Nivå 3: Organisatoriska standarder och institutionaliserade processer
På denna nivå går vi in i en annan organisationsstruktur, med väl definierade rutiner som ses som standard för hur saker och ting ska göras. Verksamheten är välorganiserad och ledningen är involverad i att implementera och stödja användningen av dessa rutiner.
På denna nivå är organisationen förberedd på att hantera en kris, eftersom den har de nödvändiga dokumenterade rutinerna som guidar både ledningen och medarbetarna i vilka åtgärder som ska vidtas. Dessutom är en organisation på nivå tre intresserad av att skapa dokumentation som hjälper till att definiera relationen mellan ledningen och medarbetarna (och vice versa) samt mellan organisationen och kunderna.
Låt oss säga att du äger ett konsultföretag. I det här fallet kan du använda ett väl utformat konsultavtal för att tydligt definiera din relation med varje kund. Du bör också överväga att upprätta sekretessavtal och andra typer av dokument som underlättar relationen med dina anställda.
Nivå 4: Hanterad process
Nivå 4 introducerar mått som används för att bedöma den aktuella produktivitetsnivån baserat på de projektledningsprocedurer och standarder som gäller. På så sätt kan ledningen när som helst se om ett projekt är på väg att bli framgångsrikt eller om det finns problem som måste åtgärdas.
Nivå 5: Optimering av processer
Slutligen, på den högsta nivån, ligger fokus på optimering. Med alla rätt procedurer på plats och tillgängliga på organisationsnivå är ledningen intresserad av att kontinuerligt förbättra projektledningens prestanda baserat på deras specifika erfarenhet. Nivå fem handlar också om att vara öppen för innovativa tekniker som inte används av andra organisationer och som kan ge en konkurrensfördel.
Hur man går från en nivå till en annan
Som du kan se baseras PMMM på användningen av alltmer sofistikerade organisatoriska beteenden. Det är dock viktigt att veta att detta inte är en rigid skala, utan snarare en lista med riktlinjer som kan hjälpa organisationer i deras strävan efter prestanda.
Det kommer att finnas skillnader mellan olika företag, beroende på deras huvudsakliga bransch, organisationskultur och övergripande strävan. Dessutom kan organisationens storlek ha betydelse för hur projektledning integreras.
Ett nystartat företag behöver till exempel inte en komplex struktur med procedurer, eftersom deras fokus ligger på tillväxt och utveckling. Men när verksamheten börjar växa är det bra att skapa en kärna av standarder som blir drivkraften för framgångsrik projektledning.
Nu när du känner till de fem nivåerna som föreslås av mognadsmodellen för projektledning bör det vara enkelt att identifiera ditt företags nuvarande situation. Låt oss ta en titt på de steg som bör övervägas för varje situation.
De två första nivåerna
Om du inte har väl utformade rutiner som gör att både anställda och chefer förstår hur man hanterar en situation på rätt sätt (oavsett hur akut den är), befinner du dig troligen på de två första nivåerna.
I det här fallet bör din huvudprioritet vara att skapa regler och standarder som kommer att utgöra grunden för din organisationskultur. Det kan handla om allt från ”hur man integrerar en ny medarbetare” till det bästa sättet att skapa dokumentation för en ny produkt.
Allt som är viktigt för att förbättra affärsprocessen och eliminera produktivitetsproblem bör dokumenteras och vara lättillgängligt för studier och redigeringar.
Den tredje nivån
Ett företag på denna nivå är ganska avancerat när det gäller projektledningseffektivitet, men det finns alltid utrymme för förbättringar.
För att till exempel påskynda kommunikationsprocessen och se till att ingen missar viktiga detaljer kan du använda specialiserade projektledningsverktyg som ClickUp. Det är en plattform som låter dig hantera ett stort antal team och projekt på en gång utan att slösa för mycket tid på logistik.
Dessutom kan dessa typer av plattformar integreras med andra affärsprocesser, vilket skapar en koppling mellan avdelningar och förbättrar informationsflödet.
Den fjärde och femte nivån
När du väl har en bra organisationskultur på plats, med väl utformade rutiner och en effektiv hierarki, är det dags att arbeta med de faktorer som kan göra saker och ting ännu bättre. För detta börjar de flesta företag med att använda en Business Intelligence-plattform som passar deras behov och bygger vidare på den analys som den tillhandahåller.
BI är inte direkt en innovativ teknik, men det är ett utmärkt sätt att utvärdera riskhanteringen och förstå om ditt företag är på rätt väg.
Sammanfattning
I dagens läge finns det ett starkt samband mellan teknik och affärsutveckling. Detta blir ännu tydligare när det gäller förbättring av projektledning, där chefer har tillgång till ett brett utbud av verktyg och plattformar som kan automatisera rutinmässiga aktiviteter, ge värdefull insikt baserad på befintliga data, förbättra den övergripande teamkommunikationen och få projektets intressenter att engagera sig.
Tekniken måste dock stödjas av väl utformade affärsprocesser och rutiner för att säkerställa att din organisation är på väg uppåt. Sammanfattningsvis visar PMMM vikten av både mänskliga och tekniska faktorer när det gäller affärsutveckling.