Försäljningsflöden blir röriga när varje lead, företag, kontakt och affär visar samma anpassade fält.
En företagspost behöver inte ett fält för förnamn. En kontaktpost behöver inte alla kvalificeringsfält på kontonivå. En uppföljningsuppgift behöver inte den fullständiga försäljningspoängmodellen.
När fält dyker upp överallt slutar användarna att lita på systemet. De lämnar fälten tomma, gissar vad som gäller och skyller på ClickUp för ett strukturproblem.
ClickUp Custom Fields by Task Type löser detta genom att låta data på företagsnivå finnas i företagsposter, data på kontaktnivå finnas i personposter och delade fält förbli synliga där det är meningsfullt.
Försäljningsflöden blir röriga när varje lead, företag, kontakt och affär visar samma anpassade fält.
En företagspost behöver inte ett fält för förnamn. En kontaktpost behöver inte alla kvalificeringsfält på kontonivå. En uppföljningsuppgift behöver inte hela försäljningspoängmodellen.
När fält dyker upp överallt slutar användarna att lita på systemet. De lämnar fälten tomma, gissar vad som gäller och skyller på ClickUp för ett strukturproblem.
ClickUp Custom Fields by Task Type löser detta genom att låta data på företagsnivå finnas i företagsposter, data på kontaktnivå finnas i personposter och delade fält förbli synliga där det är meningsfullt.
I den här artikeln går jag igenom hur jag använder anpassade fält efter uppgiftstyp i en försäljningsmiljö för en digital marknadsföringsbyrå, och varför denna lilla strukturella förändring kan göra det enklare att skala upp leadhanteringen i ClickUp.
Varför försäljningsdata blir röriga när varje post använder samma fält
Säljteam hanterar flera typer av information samtidigt: företagsuppgifter, kontaktuppgifter, affärsuppgifter och uppföljningsuppgifter. Många ClickUp-arbetsytor slår ihop allt detta till en generisk uppgiftsstruktur.
Det skapar vanligtvis problem som:
- Fält på företagsnivå och kontaktnivå blandade ihop
- Kvalificeringsfält som visas i personens deluppgifter
- Kontaktfält som visas i överordnade företagsuppgifter
- Användare som är osäkra på vilka fält de ska fylla i
- Oordnade leaddata på grund av att fält hoppas över eller används felaktigt
- Svårare onboarding eftersom arbetsytan känns mer komplicerad än den är
Försäljningsflöden behöver inte färre fält. De behöver fält som endast visas där de är relevanta.
Försäljningsflöden behöver inte färre fält. De behöver fält som endast visas där de är relevanta.
Om mig: Grundare och chefsarkitekt på Upficient
Jag heter Christopher Day och är grundare och chefsarkitekt på Upficient.
Jag är en ClickUp-verifierad expert och topprankad Plus-användare på Upwork. På Upficient utformar vi ClickUp-system som fortfarande fungerar även när fler personer, poster och arbetsflöden läggs till.
Mycket av vårt arbete handlar om en praktisk fråga: hur gör vi det enklare för teamen att använda ClickUp på ett konsekvent sätt?
Anpassade fält efter uppgiftstyp är en av de funktioner som underlättar eftersom den eliminerar röran vid källan. Istället för att lära användarna att ignorera irrelevanta fält kan du utforma arbetsytan så att dessa fält aldrig visas där de inte hör hemma.
Den struktur på försäljningsarbetsytan som jag utgår ifrån innan jag lägger till fält
Innan jag tar itu med anpassade fält ser jag till att strukturen i säljarbetsytan är tydlig.
På en typisk digital marknadsföringsbyrå brukar jag börja med tre områden:
- Pipeline: Affärer, uppföljningar och åtgärder inom försäljningen
- Försäljningsstöd: Prissättning, säljpresentationer, serviceinformation och strategidokument
- Kontakter: Leads, kunder, leverantörer, influencers, affiliates och partners
I det här arbetsflödet är listan över leads viktigast. Det är där uppdelningen mellan företag och kontakter börjar, vilket skapar oordning om varje post ärver samma fält.
Hur jag modellerar leads: Företag som överordnade uppgifter, personer som underordnade uppgifter
I ett arbetsflöde för leadhantering föredrar jag att representera företaget på överordnad uppgiftsnivå.
Sedan lägger jag in de enskilda personerna eller kontaktpersonerna som deluppgifter.
Det ger säljteamet en enkel struktur:
- Företaget är det konto som kvalificeras
- Personerna är de kontakter som är kopplade till det kontot
- Försäljningsåtgärder och uppföljningar kopplas tillbaka till rätt post
Du kvalificerar inte bara en slumpmässig person. Du kvalificerar ett företag, förstår vilka som är beslutsfattarna och spårar de personer som är involverade i köpprocessen.
I ClickUp kan den hierarkin se ut så här:
- Överordnad uppgift: Företag
- Deluppgifter: Personer kopplade till företaget
- Tagg: Primär kontakt
Leads kan komma från ClickUp-formulär, webbformulär, Email-to-List, integrationer, automatiseringar, webhooks eller Super Agents. Källan är mindre viktig än vad som händer därefter: posten ska hamna i en tydlig företags-/kontakthierarki, med företagsposter som överordnade uppgifter och personer som underordnade uppgifter.
Leads kan komma från ClickUp-formulär, webbformulär, Email-to-List, integrationer, automatiseringar, webhooks eller Super Agents. Källan är mindre viktig än vad som händer därefter: posten ska hamna i en tydlig företags-/kontakthierarki, med företagsposter som överordnade uppgifter och personer som underordnade uppgifter.
Proffstips: Håll din leadhierarki medvetet enkel. Använd företaget som överordnad uppgift, kontakter som underuppgifter och en tydlig tagg för den primära kontakten. Ju enklare modellen är, desto lättare är det för säljarna att följa den utan att skapa dubbla poster.
Det gamla problemet med anpassade fält: för mycket data på fel plats
Innan anpassade fält efter uppgiftstyp infördes visades fält på listnivå för varje uppgift och deluppgift i den listan. Det fungerade för enkla arbetsflöden, men inte för listor som blandade företag, kontakter, uppföljningar och kvalificeringsuppgifter.
Företagsposter behöver fält som leadkvalitet, bransch, företagsstorlek, budgetintervall, genomförbarhet, brådskande behov och lämplighet.
Kontaktposter behöver fält som förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer och roll som beslutsfattare.
En företagsregistrering bör inte fråga efter någons förnamn. En personregistrering bör inte be användaren att bedöma genomförbarheten på företagsnivå.
Vad förändras när fält tillhör uppgiftstyper
Med anpassade fält efter uppgiftstyp kan du bestämma var ett fält ska placeras.
Öppna en företagsuppgift så ser du företagsfält. Öppna en personunderuppgift så ser du kontaktfält. Delade fält kan fortfarande finnas kvar på listnivå.
Med anpassade fält efter uppgiftstyp kan du bestämma var ett fält ska placeras.
Öppna en företagsuppgift så ser du företagsfält. Öppna en personunderuppgift så ser du kontaktfält. Delade fält kan fortfarande finnas kvar på listnivå.
Arbetsytan kan separera:
- Fält från uppgiftstyp: Rollspecifika fält för exakt den typen av post
- Fält från lista: Delade fält som ska visas i alla poster i den listan
Den uppdelningen ger dig kontroll.
Du kan fortfarande använda fält på listnivå där det är lämpligt. Men du behöver inte längre tvinga in varje fält i varje post.
Proffstips: Flytta inte alla fält till en uppgiftstyp. Behåll de fält som verkligen delas på listnivå och flytta endast rollspecifika fält till uppgiftstyper. Det ger dig tydligare poster utan att din konfiguration blir alltför fragmenterad.
Företagsfält förblir i företagsposter
Fält på företagsnivå beskriver kontot, inte personen.
Använd Uppgiftstypen Företag för fält som:
- Leadkvalitet
- Bransch
- Företagets storlek
- Budgetintervall
- Omfattningens genomförbarhet
- Brådskande
- Passform
Dessa fält hjälper teamet att avgöra om företaget är värt att satsa på och hur säljprocessen bör gå vidare.
Kontaktfält förblir i personposterna
Fält på kontaktnivå beskriver den enskilda köparen, förespråkaren eller intressenten.
Använd uppgiftstypen Person eller Lead för fält som:
- Förnamn
- Efternamn
- E-postadress
- Telefonnummer
- Beslutsfattarens roll
- Primär kontakt
När en användare öppnar en deluppgift för en person bör hen endast se de fält som behövs för att förstå eller kontakta den personen.
Delade fält finns fortfarande på listnivå
Alla fält behöver inte flyttas till en uppgiftstyp.
Håll fälten på listnivå när de gäller både företags- och kontaktposter. Till exempel:
- Status
- Ägare
- Källa
- Prioritet
- Region
- Nästa uppföljningsdatum
Detta ger dig en tydlig uppdelning: fält för uppgiftstyp för rollspecifik data och listfält för delad data.
Min inställning för leadkvalificering för företagsregister
Leadkvalificering hör hemma på företagsnivå.
Om jag till exempel ska bedöma om en lead är värd att följa upp kan jag använda binära bedömningsfält som:
- Beslutsfattare identifierad
- Tydlig smärta
- Budget bekräftad
- Passar troligen
- Brådskan är påtaglig
- Omfattningen är genomförbar
- Marknadsföringsbehov bekräftade
Ett ”ja” kan motsvara ett. Ett ”nej” kan motsvara noll.
Dessa fält bör placeras under uppgiftstypen Företag eftersom de värderar kontot, inte personen.
Hur jag flyttar ett fält från listan till uppgiftstypen Företag
Låt oss säga att ett fält som Omfattning är användbart och för närvarande är kopplat till listan över leads.
Det innebär att den visas både i företagets överordnade uppgift och i personens underuppgifter, även om den egentligen bara hör hemma i företagsregistret.
För att åtgärda det kan jag flytta fältet till uppgiftstypen Företag.
Processen är enkel:
- Öppna fältinställningarna
- Gå till Avancerade inställningar
- Hitta Fältet tillhör
- Ändra det från listplatsen till relevant uppgiftstyp
- Välj Företag
- Spara ändringen
Nu försvinner fältet från personens deluppgifter och hamnar precis där det hör hemma.
Det är det centrala värdet med anpassade fält efter uppgiftstyp. Det låter mig sortera ut information som hör till en viss typ av post utan att det blir rörigt i en annan.
Som jag sa i webbinariet: ”Det problemet är nu officiellt löst.”
Varför tydligare fält förbättrar användningen av ClickUp
Överskådligare fält förbättrar användningen.
Överskådligare fält förbättrar användningen.
När användare öppnar en uppgift och förstår vilka fält som är viktiga är det mer troligt att de använder systemet på rätt sätt.
De slutar fråga:
- Måste jag fylla i detta?
- Gäller detta fält för denna uppgift?
- Varför finns det här?
- Ska jag lämna detta tomt?
Det sparar tid. Det förbättrar också uppgiftshanteringen.
De flesta problemen med att införa ClickUp beror inte på bristande dokumentation. De beror på arbetsflöden som inte känns intuitiva.
Om en arbetsyta kräver att användarna ignorerar hälften av fälten i varje uppgift, motverkar designen deras arbete.
Relevans är det som gör systemet lättare att lära sig.
Var denna funktion passar in i ett skalbart säljsystem
Försäljningsflöden är beroende av tillförlitliga data.
Om dina fält är röriga blir dina data oordnade. Om dina data blir oordnade blir din rapportering sämre. Om rapporteringen blir sämre slutar ledningen att lita på arbetsytan.
Anpassade fält efter uppgiftstyp hjälper till att förhindra den kedjereaktionen. Det ger säljteam renare register, bättre kvalificeringsdata, tydligare ägarskap och enklare introduktion för nya användare.
Samma logik gäller för kundleveranser, rekrytering, leverantörshantering, partnerprogram, onboarding och eskalering av supportärenden. Men försäljning är ett av de tydligaste ställena att börja på, eftersom företag och kontakter naturligtvis behöver olika data.
En anmärkning om onboarding: Även överskådliga system behöver gemensamma standarder
En tydlig struktur kräver fortfarande gemensamma standarder.
Överskådliga fält är till hjälp, men de ersätter inte utbildning. Användarna måste fortfarande veta vilka uppgiftstyper som finns, vad varje typ innebär och var varje fält hör hemma.
Överskådliga fält är till hjälp, men de ersätter inte utbildning. Användarna måste fortfarande veta vilka uppgiftstyper som finns, vad varje typ innebär och var varje fält hör hemma.
Alltför många team introducerar nya medarbetare till ClickUp med:
- En snabb genomgång
- Några Loom-videor
- En länk till dokumentet
- Ett vagt ”du kommer på det själv”
Denna metod leder oftast till inkonsekvent användning, röriga uppgifter, trasiga arbetsflöden och ledare som skyller på verktyget.
Det bästa tillvägagångssättet är att lära ut standarderna för arbetsytan.
Det innebär att användarna förstår:
- Vilka uppgiftstyper finns
- Vad varje uppgiftstyp representerar
- Vilka fält de ansvarar för
- Vilka fält delas
- Var kvalificeringsdata hör hemma
- Hur man håller registerna överskådliga
Om ditt team har svårt med inkonsekvent användning av ClickUp kan du omvandla dessa regler till en kort checklista för introduktion eller en arbetsplatsguide.
Proffstips: När du introducerar ditt team, visa dem inte bara var fälten finns. Förklara varför varje uppgiftstyp finns, vad som hör hemma där och vad som aldrig ska anges där. Denna lilla kontextförändring förhindrar de flesta problem med datahygien innan de uppstår.
Börja med en rörig säljlista
Du behöver inte bygga om hela arbetsytan på en gång.
Börja med en försäljningslista där röriga fält saktar ner arbetet.
Fråga dig själv:
- Vilka poster delar för närvarande fält som de inte borde dela?
- Vilka fält är universella?
- Vilka fält är rollspecifika?
- Vilka fält skapar förvirring när användarna öppnar en uppgift?
- Var börjar felaktiga data att komma in i systemet?
Rensa sedan upp det arbetsflödet.
Testa det med teamet. Se var folk fortfarande blir förvirrade. Utöka gradvis.
Det är så en funktion blir ett bättre arbetsflöde.
Skapa ett säljflöde som ditt team verkligen kan lita på
Om varje uppgift har samma fältbörda, börja med en rörig försäljningslista.
Separera företagsfält från kontaktfält. Behåll delade fält på listnivå. Flytta rollspecifika fält till rätt uppgiftstyper.
Det är då ClickUp slutar kännas rörigt och börjar kännas som ett säljsystem som ditt team kan lita på.