Você já se pegou coçando a cabeça com o termo calendário de recursos no mundo do gerenciamento de projetos?
Bem, chegou a hora de esclarecer esse mistério. 🕵️♀️
A princípio, os calendários de recursos podem parecer apenas mais um modelo que você prefere ignorar. Afinal de contas, você já tem um calendário de recursos perfeitamente fluxo de trabalho eficiente graças à sua ferramenta de gerenciamento de projetos favorita, certo?
Mas se nos explicarmos por alguns instantes por que os calendários de recursos podem ser um divisor de águas para o planejamento do seu projeto, talvez você se torne um grande fã. Se os seus objetivos incluem otimizar os cronogramas da equipe, garantir a eficiência alocação de recursos e liderar sua equipe ou gerente de projeto para entregar projetos de alto nível dentro do prazo, você vai querer ter este artigo sempre à mão.
Neste guia, você descobrirá:
- O que é um calendário de recursos?
- Por que você precisa de um calendário de recursos no gerenciamento de projetos
- Quando usar um calendário de recursos
- 6 itens a serem incluídos em um calendário de recursos
- Como criar seu primeiro calendário de recursos
Então, vamos nos aprofundar.
O que é um calendário de recursos?
Um calendário de recursos é uma ferramenta que mostra os recursos disponíveis que um gerente de projeto ou líder de equipe tem para trabalhar em um período de tempo específico. Esse tipo de calendário de projeto demonstra quantas horas de trabalho os membros da equipe e os equipamentos estão disponíveis em um determinado período de tempo.
Por exemplo, se um trabalhador está trabalhando oito horas por dia e já está gastando três horas do seu tempo no Projeto A, você tem cinco horas adicionais do tempo dele para atribuir tarefas como o Projeto B e o Projeto C. É aqui que um calendário de recursos mostra essas horas exatas.
Entenda rapidamente quem na sua equipe está com pouco ou muito trabalho para poder lidar facilmente com a realocação de recursos com a visualização de carga de trabalho do ClickUp
Da mesma forma, os calendários de recursos também contabilizam quantas horas seu maquinário pode trabalhar. Esses calendários de projeto também anotam outros detalhes, como dias de folga, feriados nacionais, tempo de descanso, nomes de tarefas e os nomes dos principais membros da equipe e das máquinas.
No gerenciamento de projetos, as equipes precisam de calendários de projetos para alocação de recursos. Ele ajuda a visualizar onde o trabalho pode ser realocado ou atribuído - sem se aprofundar muito no assunto gerenciamento de tempo .
Qual é a diferença entre um calendário de recursos e um calendário de projeto?
Como tanto os calendários de recursos quanto os calendários de projetos ajudam a gerenciar partes essenciais do ciclo de vida do projeto, é perfeitamente possível confundir os dois. Portanto, antes de prosseguirmos, vamos abordar o assunto brevemente para entender as principais diferenças:
- os calendários de recursos são criados pelos gerentes de recursos, enquanto os calendários de projetos são criados pelos gerentes de projetos. É importante observar que os gerentes de projeto também podem criar calendários de recursos, caso nenhum gerente esteja disponível
- O primeiro contabiliza os recursos, como pessoas, máquinas e equipamentos. Por outro lado, o segundo mantém o controle decronogramas de projetos
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize o trabalho da sua equipe em um calendário flexível que mantém todos na mesma página
Benefícios dos calendários de recursos para gerentes de projeto
Se você não tiver uma compreensão precisa dos recursos disponíveis, poderá superestimar ou subestimar o número de tarefas que você e os membros da sua equipe podem realizar em um período de tempo X.
Seu próprio calendário de recursos pode fornecer uma visão microscópica e macroscópica de seus recursos. Os calendários de projetos e recursos permitem determinar com precisão a quantidade de trabalho que você pode realizar em um prazo limitado.
Vamos supor que a primeira parte desta seção seja verdadeira (ou seja, você não tem um entendimento dos seus recursos), você pode acabar:
- Criar conflitos entre os membros da equipe interna (por exemplo, recursos humanos e vendas podem querer acesso a determinados membros da equipe ao mesmo tempo)
- Manter menos trabalho programado do que o necessário
- Concordar com mais trabalho do que você pode fazer
Mas o inverso disso significa que os gerentes de projeto podem:
- Melhorar os cronogramas do projeto e obter uma compreensão precisa do que está sendo feitomarcos do projeto* Gerenciar problemas (como licenças inesperadas ou disfunção de equipamentos)
- Criar uma carga de trabalho equilibrada para cada membro da equipe em um calendário de projeto
- Refinar a qualidade do trabalho para garantir o sucesso do projeto
- Ajudar a equipe do projeto a cumprir umcronograma do projeto* Alocar recursos e atribuir tarefas de forma eficiente em um calendário de projeto
- Reduzir o esgotamento dos membros da equipe (essencial para as equipes de recursos humanos)
- Garantir que nenhuma máquina esteja sob pressão
- Otimizar os fluxos de trabalho em todo o calendário do projeto
Para que são usados os calendários de recursos?
Muitos especialistas sugerem a criação de um calendário de recursos no início de um projeto, idealmente durante a fase de planejamento do projeto. No entanto, se isso não for possível para os gerentes de projeto, ou se você for uma pessoa que aloca tarefas com meses ou semanas de antecedência, também é possível criar um calendário de recursos mensal ou semanal.
Vamos imaginar que a sua empresa esteja lidando com vários projetos com prazos escalonados e, por isso, você está planejando criar um calendário de recursos antes de assumir um novo projeto para alocar adequadamente os recursos disponíveis.
O planejamento dos seus recursos exige que os calendários dos projetos mostrem tudo o que está na mesa para que você possa determinar possíveis gargalos antes de começar
Para isso, talvez seja necessário verificar novamente quem pode fazer parte da equipe adicional do projeto com base nas habilidades necessárias para a tarefa, na disponibilidade da equipe atual e em quais máquinas e softwares são capazes de atingir suas metas antes de iniciar o projeto.
Nesse sentido, outras tarefas de gerenciamento de projetos, como a criação de um calendário de projeto, a análise de diferentes marcos do projeto, a criação de um cronograma de projeto etc., também devem ser realizadas pelo gerente de projeto durante o estágio de planejamento.
Em alguns casos, porém, um calendário de recursos também é criado antes do início de um projeto.
Por exemplo, se uma empresa de construção tiver solicitado um empréstimo hipotecário e estiver aguardando a aprovação, ela também terá de anotar o que fazer com o maquinário, a mão de obra e as finanças disponíveis até que o empréstimo seja concedido - e tudo isso só pode ser feito com um calendário de recursos em mãos.
6 recursos a serem incluídos em um calendário de recursos
Agora, vamos entrar nos detalhes e explorar o que deve constar em um calendário de recursos - antes de compartilharmos um guia passo a passo sobre como criar um calendário de recursos e o que é necessário nele.
1. Nomes e funções dos membros da equipe
Todo calendário de recursos deve ter os nomes e funções dos principais membros da equipe. Algumas empresas preferem dar um passo à frente e até incluir outros detalhes, como o telefone ou o endereço de e-mail de trabalho do membro da equipe, para um calendário de projetos mais eficiente.
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Mas, verdade seja dita, você pode fazer isso apenas com o básico - já que precisa dos nomes e horários de trabalho dos membros da equipe para descobrir a disponibilidade deles, por que divagar? Crie um documento de comunicação da equipe ou use um modelo simples como o Modelo de matriz de reunião e comunicação da equipe do ClickUp .
Além disso, ao anotar os nomes e as funções da equipe, não se esqueça de adicionar os nomes dos líderes da equipe ao modelo. Caso o gerente de recursos precise alterar os cronogramas aqui e ali, ele saberá com qual líder de equipe deve falar para qual tarefa no calendário do projeto.
2. Disponibilidade, incluindo horas de trabalho, turnos e dias de folga
Essa é a parte mais importante do seu calendário de recursos - manter o controle da disponibilidade, turnos, dias de folga, feriados nacionais etc. Você pode anotar a disponibilidade diária de um funcionário ou, se estiver criando um calendário semanal, a disponibilidade semanal (e assim por diante).
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Por exemplo, com a disponibilidade diária, você saberá quantas horas por dia o membro da equipe A está livre. Da mesma forma, com a disponibilidade semanal, você saberá os dias da semana em que o membro da equipe B está livre.
Outro ótimo recurso para usar aqui seria o Modelo de programação de funcionários do ClickUp . Isso permite que você registre facilmente as horas e a disponibilidade de cada membro importante da equipe para gerenciar melhor os recursos e conhecer o status geral do projeto.
Também recomendamos que, em vez de apenas registrar o tempo de cada membro individual da equipe, você crie staff scheduling **que o ajudará a contabilizar o tempo de uma equipe como um todo (o que é necessário para sessões de brainstorming, abordagem do feedback do cliente, compreensão dos detalhes do projeto e trabalho eficaz).
3. Equipamento ou software necessário para o projeto
**Recursos como equipamentos, softwares específicos, matérias-primas etc. também são aspectos cruciais da realização de um projeto.
Por exemplo, se você assumiu uma tarefa de fabricação de móveis e não tem pregos suficientes para construir os móveis que prometeu ao seu cliente, precisará levar isso em conta em seu calendário de recursos para poder comprá-los antes do início do projeto.
Observação: há outras tarefas aparentemente inconsequentes, como escolher a embalagem do produto, escrever descrições do produto ou até mesmo criar uma política de privacidade para o site, que podem ser importantes no grande esquema das coisas quando se tenta concluir um projeto, mas geralmente não são levados em conta porque não estão diretamente relacionados à tarefa em si.
Portanto, aqui vai um aviso para anotar todas essas tarefas em seu calendário de recursos! Os pequenos detalhes são importantes, e é muito fácil que eles passem despercebidos sem a documentação adequada em um calendário de projeto.
4. Capacidade para novas tarefas
Se você estiver usando um software sofisticado (como o ClickUp ) para criar um calendário de recursos, o ideal é que ele informe quanto tempo, disponibilidade, membros da equipe e recursos você tem para assumir novos projetos.
Se ainda estiver preso à caneta e ao papel, use suas habilidades de resolução de enigmas para encontrar a capacidade ideal para novas tarefas. E se você está cansado dessa abordagem, não o culpamos. E o ClickUp está aqui para fazer o trabalho pesado para você.
5. Habilidades ou especializações
Muitas empresas preferem anotar as habilidades ou especializações de um membro da equipe ao lado de seu nome e função, principalmente porque, quando surge um novo projeto, elas podem combinar o membro da equipe com as habilidades certas para a tarefa certa.
Por exemplo, imagine que você é uma agência de marketing digital e recebe um projeto de reformulação de um novo site para um corretor de imóveis. Talvez você tenha muitos redatores de conteúdo na equipe para assumir a tarefa.
Mas, se você soubesse quais redatores são especializados em que tipo de conteúdo, poderia combinar o redator cuja especialidade é o setor imobiliário com esse projeto.
6. Custos de recursos
Os custos dos recursos são outra informação excelente a ser adicionada ao seu calendário de recursos, pois permitem que você saiba quanto estaria pagando por um projeto considerando o número de recursos que entraram.
Mantendo o mesmo exemplo acima, se você perceber que há dois redatores imobiliários na equipe, sendo que um cobra US$ 40/hora e o outro cobra US$ 50, talvez seja necessário decidir qual redator colocar no projeto.
Você também pode adicionar mais detalhes depois disso. Por exemplo, qual software de processamento de folha de pagamento o membro da equipe prefere, quais são suas condições de pagamento, em que horas e fusos horários ele trabalha etc.
Como criar um calendário de recursos (com o software Resource Calendar)
Vamos começar a criar seu próprio calendário de recursos!
1. Reúna todos os detalhes de seus recursos
Para criar um calendário de recursos eficaz, comece contando todos os recursos que você tem. Por exemplo, anote o seguinte:
- Quantas horas os membros da sua equipe trabalham em um mês versus quantas horas eles estão disponíveis?
- De quais máquinas você precisa para concluir esse projeto versus quais estão disponíveis (e por quantos dias/horas)?
- Se você precisar de algum equipamento, quais são os requisitos em comparação com o que você tem em mãos?
- A disponibilidade de qualquer outro recurso em relação ao período de tempo em que você precisará dele?
2. Registre-se no ClickUp
Próximo passo, registre-se no ClickUp ou software especializado semelhante que pode ajudá-lo a visualizar a carga de trabalho da sua equipe. O ClickUp é uma opção segura porque tem modelos prontos, conta com a confiança de milhares de clientes e também tem medidas de segurança como autenticação multifator em vigor.
Se você ainda não se sente à vontade para comprar a versão paga do ClickUp, também pode usar a versão gratuita.
P.S.: Você também pode usar Planilha do Excel ou Google Calendar ou Sheets para obter uma visão geral de alto nível da carga de trabalho de todos.
3. Use o modelo de programação e planejamento de recursos
Obtenha uma representação visual de seus recursos disponíveis em uma simples visualização Kanban de arrastar e soltar
Depois de se registrar com sucesso, a próxima etapa da lista seria fazer uso do recurso gratuito Modelo de planejamento de recursos do ClickUp (você pode encontrar outros modelos semelhantes na biblioteca de modelos do ClickUp).
Aqui, exporte seus dados se você já trabalha no ClickUp ou preencha manualmente os campos.
4. Visualize a capacidade de seus recursos usando a exibição de carga de trabalho
O calendário de recursos é um modelo extremamente abrangente, portanto, você poderá obter uma imagem precisa da capacidade dos seus recursos compartilhados de várias maneiras e formas.
Por exemplo, você pode controlar os recursos verificando a carga de trabalho dos membros da equipe, equipes inteiras, clientes etc.
A partir daí, você pode dar um passo adiante, analisando qual funcionário está trabalhando em qual projeto de cliente e em que horário, quais são as datas de vencimento e quais são os prazos de entrega entregáveis desses projetos complexos, qual é o orçamento alocado para cada recurso, qual é o cronograma que você precisa cumprir e quem são os coordenadores no ambiente do projeto.
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Se quiser acompanhar os membros individuais da equipe ou as cargas de trabalho dos recursos, clique em View > Workload para ter uma visão panorâmica.
5. Gerencie a capacidade da carga de trabalho arrastando e soltando na visualização da equipe
A única tarefa que resta em sua lista é gerenciar recursos para que eles não afetem o fluxo de trabalho, acelerem o tempo de entrega e mantenham o moral da equipe em um nível altíssimo.
Depois de obter um resumo visual do tempo disponível de cada membro da equipe, você pode mudar os cronogramas ou adicionar tarefas diferentes de acordo para garantir que tudo corra bem.
Para fazer isso, você precisa ir para "View" (Exibir) e selecionar "Team" (Equipe)
Visualize as cargas de trabalho de toda a sua equipe para fazer ajustes, atribuir novos trabalhos ou alocar recursos para outros membros da equipe
Calendário de recursos para facilitar a execução tranquila do projeto
Vamos encarar os fatos. Os recursos podem ser imprevisíveis. Pode ser que um membro vital da equipe fique doente por uma semana. Ou um sistema não funciona bem, fazendo com que o trabalho seja interrompido.
De fato, esses cenários podem parecer o pior pesadelo de qualquer gerente de projeto (e com razão), mas o poder de um calendário de recursos pode transformar rapidamente esses desafios. Os calendários de recursos nos permitem ter uma visão clara da disponibilidade e da alocação de recursos, facilitando a execução tranquila do projeto.
Ele serve como um farol, orientando-nos durante a tempestade e permitindo uma rápida recuperação, mesmo diante da adversidade. Eles ajudam a evitar a alocação excessiva, auxiliam na atribuição eficiente de tarefas e contribuem para uma programação de projetos mais realista.
O que há para não amar?
E lembre-se, um calendário de recursos não é apenas um documento estático, mas uma ferramenta dinâmica que evolui com seu projeto. Portanto, comece a criar seu calendário de recursos hoje mesmo. Você logo apreciará o controle aprimorado e a visibilidade dos recursos compartilhados que ele traz para os seus projetos.
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Escritor convidado:_
Juwaria Merchant
é redatora freelancer especializada nas áreas de SaaS, marketing e saúde/bem-estar. Com mais de 3 anos de experiência, ela ajuda as marcas a criar conteúdo que agregue valor aos seus negócios. Em seu tempo livre, você pode encontrá-la lendo seus livros favoritos ou estudando as últimas tendências on-line.