Como gerente de projeto ou líder de equipe, você sabe que a colaboração, a comunicação e a eficiência são os pilares do trabalho em equipe bem-sucedido. Mas como colocar essas práticas em prática de forma eficaz para o sucesso da equipe?
Bem, é aí que entra em cena o estatuto da equipe.
Além de ser uma ferramenta útil que prepara o terreno para a definição de metas com toda a sua equipe, o estatuto da equipe também funciona como uma estrela do norte para todas as suas atividades e responsabilidades. Neste guia abrangente, abordaremos os detalhes de como criar uma carta de equipe eficaz e forneceremos exemplos e práticas recomendadas que todo líder de equipe deve conhecer.
O que é um estatuto de equipe?
O estatuto da equipe é um acordo documentado que define a finalidade, os objetivos e as diretrizes de uma equipe que trabalha em um projeto. Ele esclarece funções e responsabilidades, estabelece metas claras e define expectativas para os membros da equipe.
Pense nisso como um
roteiro de projeto
orientando sua equipe nas voltas e reviravoltas de qualquer projeto.
Por que você precisa de uma carta da equipe?
Uma equipe de projeto precisa de um team charter porque ele fornece uma estrutura e uma base claras para o trabalho da equipe. Ele serve como um documento essencial que estabelece o propósito, as metas, as funções e as diretrizes de colaboração da equipe.
A carta da equipe funciona como um roteiro para o sucesso, garantindo que todos estejam alinhados e equipados para trabalhar de forma colaborativa em direção a um objetivo comum. Ele evita mal-entendidos, promove a responsabilidade e ajuda a manter o foco e a eficiência durante todo o ciclo de vida do projeto.
Benefícios do uso de um estatuto da equipe
Quer saber por que um estatuto da equipe é essencial para os gerentes de projeto e líderes de equipe? Aqui estão alguns motivos convincentes pelos quais as cartas da equipe são cruciais no local de trabalho:
- Melhoria da comunicação: Uma carta da equipe garante que todos os membros atuais e novos da equipe estejam na mesma página, reduzindo mal-entendidos e promovendo um diálogo aberto
- Aumento da eficiência da equipe: Elimine quaisquer obstáculos, gargalos ou desperdício de tempo documentando os processos e as operações diárias para que a sua equipe não perca tempo e energia
- Aumento da responsabilidade: Quando as funções e responsabilidades são claramente definidas, os membros da equipe sabem o que se espera deles e podem ser responsabilizados por suas expectativas individuais e pelo desempenho geral. Isso evita atropelos e fornece uma referência clara para todos os responsáveis
- Diminuição de possíveis conflitos: Ao estabelecer diretrizes para a tomada de decisões e a resolução de conflitos, o estatuto da equipe mantém o foco no projeto. É uma ótima maneira de evitar disputas e de manter a direção geral da equipe, pois todos sabem o seu papel e quem é responsável pelo quê
- Obtenha e mantenha-se alinhado: Um estatuto da equipe bem elaborado alinha o foco e os esforços da equipe com os objetivos gerais do projeto, aumentando a probabilidade de atingir a meta com sucesso.
Riscos de operar sem um estatuto da equipe
Embora os benefícios de ter um estatuto da equipe sejam numerosos, também há riscos associados à falta de um. Alguns problemas comuns que surgem da falta de um estatuto da equipe incluem:
- Confusão e mal-entendidos: Sem diretrizes e expectativas claras, os membros da equipe podem ter entendimentos diferentes de suas funções e responsabilidades, o que leva a conflitos e atrasos.
- Falta de foco: Sem um objetivo e metas definidos, os membros da equipe podem perder de vista o panorama geral e ficar atolados em tarefas sem importância.
- Diminuição da eficiência: A falta de processos claros e de diretrizes para a tomada de decisões pode levar ao desperdício de tempo, à duplicação de esforços ou até mesmo ao fracasso do projeto.
- Dificuldade em gerenciar conflitos: Sem métodos estabelecidos para a resolução de conflitos, as divergências podem aumentar e se tornar prejudiciais à coesão da equipe e ao sucesso do projeto.
Os 6 principais elementos de um Project Team Charter
O que exatamente inclui um estatuto da equipe e como saber se ele vai funcionar? Não se preocupe! Aqui está uma lista abrangente dos principais elementos de um estatuto de equipe bem-sucedido:
1. Propósito e objetivos da equipe
Defina claramente o propósito do projeto e descreva os objetivos para os quais sua equipe está trabalhando. Lembre-se de ser específico - metas vagas como "melhorar a satisfação do cliente" não serão suficientes quando se trata de metas de equipe realistas e alcançáveis.
Em vez disso, opte por
Metas SMART
(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), como "aumentar os índices de satisfação do cliente em 20% em seis meses" Isso dá à sua equipe de projeto um número concreto a ser seguido, bem como um cronograma claramente definido para atingir a meta. Agora você tem algo com que sua equipe pode trabalhar! 💪
2. Membros e funções da equipe
Todos devem saber o propósito de sua equipe. É por isso que você deve listar cada membro da equipe e atribuir suas funções e responsabilidades. O estatuto da sua equipe garante que todos saibam o que é esperado e evita que as tarefas fiquem sem execução.
Esses
tipos de cartas de projeto
também proporcionam às principais partes interessadas um entendimento compartilhado das responsabilidades para que o processo colaborativo permaneça aberto e comunicativo.
3. Diretrizes de comunicação
Defina diretrizes claras sobre como a sua equipe se comunicará, incluindo os canais preferidos, as expectativas de tempo de resposta e as programações para reuniões importantes da equipe. Por exemplo, você pode decidir que os membros da equipe devem responder aos e-mails dentro de 24 horas e realizar reuniões semanais de check-in por videoconferência.
Comunique-se com sua equipe diretamente em uma tarefa, compartilhe outras tarefas e faça upload de arquivos com comentários encadeados no ClickUp!
Os detalhes, em última análise, dependem de você. A questão é que esses detalhes precisam ser claramente explicitados por escrito para que as regras básicas sejam definidas para todas as comunicações da equipe e do grupo.
4. Processos de tomada de decisão
Que processo sua equipe seguirá ao tomar decisões? Descreva como isso ocorrerá em um projeto específico. Seja por consenso, por maioria de votos ou por critério do gerente de projeto, isso é algo que não deve ser deixado no escuro para a sua equipe.
Por quê? É um passo importante para evitar possíveis mal-entendidos e garantir que todos estejam de acordo com a decisão final. A opinião de todos é valiosa, mas, no final das contas, as decisões ainda precisam ser tomadas.
5. Estratégias de resolução de conflitos
As divergências são inevitáveis, mas um estatuto de equipe bem elaborado fornece estratégias para resolver conflitos de forma construtiva. No final das contas, você quer uma equipe
ambiente de trabalho positivo
porque isso sempre levará a uma equipe de alto desempenho.
Considere incluir diretrizes e recursos para comunicação aberta, escuta ativa e busca de mediação. Quanto mais proativo você for no detalhamento das possíveis estratégias de resolução, melhor será quando surgirem problemas.
6. Métricas e avaliação de desempenho
Defina as métricas que sua equipe usará para avaliar o desempenho e acompanhar o progresso em direção aos objetivos. Isso pode incluir KPIs (indicadores-chave de desempenho) como:
- Taxa de conclusão do projeto: A porcentagem de projetos concluídos no prazo e dentro do escopo
- Aderência ao orçamento: A porcentagem de projetos concluídos dentro do orçamento e dos recursos alocados
- Frequência de alterações de escopo: O número de alterações de escopo por projeto, indicando o nível de clareza e estabilidade no requisitos do projeto
- Satisfação das partes interessadas: Uma medida qualitativa da satisfação das partes interessadas, incluindo clientes e membros da equipe, normalmente com avaliação de desempenho por meio de pesquisas ou sessões de feedback
- Uso de recursos: Eficiente alocação de recursos como o tempo dos membros da equipe e os materiais ou recursos orçamentários de um projeto
- Produtividade da equipe: O resultado ou resultados do projeto concluídos pelas equipes do projeto, medidos em relação aos objetivos definidos para medir eficientemente o sucesso
Como redigir um documento de estatuto da equipe
Pronto para criar o seu próprio estatuto da equipe? Siga estas etapas:
1. Comece com um modelo de estatuto de equipe personalizável
A boa notícia é que você não precisa criar um estatuto da equipe do zero. Todo líder de equipe precisa ter um documento de estatuto de equipe personalizável no bolso para usar.
Documentar e autorizar todo o projeto
projeto, do início ao encerramento
Não importa se você está criando um estatuto geral da equipe ou elaborando um especificamente para um departamento, como a sua equipe de marketing, o
Modelo de Carta de Projeto ClickUp
ajuda as equipes a se manterem organizadas com um modelo facilmente compartilhável
Documento ClickUp
para manter todos na mesma página. Essa ferramenta gratuita, elegante e extremamente útil
modelo de carta de equipe
fará com que você comece a trabalhar em pouco tempo.
2. Reúna a equipe
Depois de iniciar o modelo de carta da equipe, reúna todos os membros da equipe que estarão envolvidos no processo de planejamento ou execução do projeto. Isso inclui os responsáveis pela execução das tarefas, bem como as partes interessadas que têm interesse no sucesso do projeto.
Ao envolver todos desde o início, você garantirá que todas as perspectivas sejam consideradas e promoverá um senso de propriedade e compromisso com a carta.
3. Defina o propósito e os objetivos da equipe
Colabore com sua equipe
para estabelecer o objetivo da sua equipe e
metas para o projeto
. Essa etapa é fundamental porque estabelece a base para todo o restante do estatuto da equipe.
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
Comece identificando e escrevendo o objetivo geral do projeto. Por exemplo, se a sua equipe de projeto estiver desenvolvendo uma nova campanha de marketing, o objetivo pode ser aumentar o conhecimento da marca e impulsionar as vendas. Em seguida, divida a finalidade em objetivos SMART menores, como:
- Aumentar o tráfego do site em 20% nos próximos três meses
- Aumentar o número de seguidores nas mídias sociais em 15% nos próximos seis meses
- Gerar um aumento de 10% nos leads de vendas no próximo trimestre
Certifique-se de que todos os membros da equipe entendam e concordem com o fluxo de trabalho, as metas e a direção do projeto. Esse alinhamento estabelecerá as regras básicas para manter a equipe concentrada e motivada durante todo o projeto.
4. Identifique os membros da equipe e atribua funções
Trabalhe com suas equipes para identificar a função e as responsabilidades de cada membro no projeto. Essa é uma ótima oportunidade de capitalizar os conjuntos de habilidades individuais e as áreas de especialização.
Funções RACI na visualização do quadro branco do ClickUp via Alladdine Djaidani
Ao atribuir funções com base em pontos fortes e interesses, você cria equipes completas que estão preparadas para o trabalho. Além disso, quaisquer lacunas nas habilidades podem ser identificadas mais facilmente quando isso é feito, o que permite que você as resolva de forma proativa.
Por exemplo, se seu projeto envolve a implementação de
software de gerenciamento de projetos
em uma organização, as funções e responsabilidades podem ser as seguintes:
- Gerente de projeto: Responsável pela supervisão de todo o projeto, garantindo que os marcos sejam cumpridos, os riscos sejam gerenciados e o trabalho da equipe seja concluído
- Especialista em TI: Encarregado de avaliar os requisitos técnicos, configurar o software e integrá-lo aos sistemas existentes
- **Coordenador de treinamento: encarregado de desenvolver um programa de treinamento para os membros novos e existentes da equipe, para que eles possam aprender o software
- Especialista em gerenciamento de mudanças: Desenvolve estratégias para lidar com a resistência a mudanças e garantir um ambiente de trabalho seguro transição tranquila para o novo sistema
- Líder de comunicação: Cria um plano de comunicação para manter todos os membros da equipe informados sobre o andamento do projeto e abordar quaisquer preocupações
5. Estabeleça diretrizes de comunicação
Em
colaboração com sua equipe
se você não tiver uma equipe de trabalho, crie diretrizes no estatuto da sua equipe para a comunicação criada para minimizar mal-entendidos. Ser proativo em relação a esse fator ajuda a manter o ritmo do projeto em caso de problemas.
Leve em conta alguns elementos-chave ao redigir suas diretrizes de comunicação:
- Canais de comunicação preferenciais: Discuta quais canais funcionam melhor para a sua equipe, seja e-mail, mensagens instantâneas ou uma plataforma de gerenciamento de projetos. Por exemplo, você pode decidir usar o e-mail para atualizações formais e as mensagens instantâneas para perguntas rápidas ou sessões de brainstorming.
- Programações de reuniões: Defina um cronograma de reuniões regulares para manter todos no caminho certo e resolver os problemas que surgirem. Pode ser uma reunião semanal de atualização de status, um check-in quinzenal ou uma revisão mensal do progresso. Lembre-se de respeitar o tempo de todos e manter as reuniões focadas e produtivas.
- Tempos de resposta esperados: Estabeleça expectativas para os tempos de resposta, levando em conta a urgência do assunto e as cargas de trabalho dos membros da equipe. Por exemplo, você pode concordar que os e-mails devem ser respondidos dentro de 24 horas, enquanto as mensagens instantâneas devem ser respondidas dentro de 2 horas, se possível.
- Compartilhamento de informações: Determine como e quando as atualizações do projeto serão feitas, documentação e outros recursos serão compartilhados entre os membros da equipe. Isso pode envolver a configuração de uma unidade compartilhada, o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou o envio de relatórios regulares de progresso.
6. Determine os processos de tomada de decisão
Com a sua equipe, discuta e chegue a um acordo sobre os processos de tomada de decisão que serão seguidos durante todo o projeto. Estabelecer um processo claro dentro do estatuto do projeto não só ajuda a evitar conflitos, mas também garante que a voz de todos seja ouvida.
Considere estes fatores ao determinar seus processos de tomada de decisão:
- Modelo de tomada de decisão: Decida qual modelo funciona melhor para a sua equipe, como consenso, voto majoritário ou um tomador de decisão designado. Por exemplo, você pode escolher o consenso para as principais decisões do projeto e o voto majoritário para as escolhas menores e menos críticas.
- Processo de escalonamento: Defina um processo de escalonamento claro para quando surgirem desacordos ou obstáculos. Isso pode envolver a participação de um terceiro neutro ou o encaminhamento da questão para um tomador de decisões de nível superior na organização.
- Estrutura da reunião: Estabeleça uma estrutura para a tomada de decisões que incentive a discussão aberta e a tomada eficiente de decisões. Isso pode incluir a definição de uma agenda, a designação de um facilitador e a criação de um processo para capturar e acompanhar as decisões.
- Inclusão e participação: Incentive todos os membros da equipe a participar ativamente das reuniões de processo de tomada de decisão garantindo que diversas perspectivas sejam consideradas. Isso pode envolver a solicitação de contribuições dos membros mais calmos da equipe ou a criação de um canal de feedback anônimo.
7. Criar e documentar estratégias de resolução de conflitos
Ter um plano em vigor tornará mais fácil lidar com situações desafiadoras e manter uma dinâmica de equipe positiva - uma parte fundamental do sucesso do projeto.
Defina prioridades no ClickUp para distinguir melhor o que precisa ser feito agora e o que pode esperar
Comece discutindo os tipos comuns de conflitos que podem ocorrer no projeto. Desentendimentos sobre
prioridades do projeto
a falta de comunicação entre os membros da equipe, opiniões diferentes sobre como abordar uma tarefa ou conflitos nos estilos de comunicação são apenas alguns exemplos. Em seguida, explore possíveis soluções e estratégias para lidar com esses conflitos.
Por exemplo, você pode concordar em usar a escuta ativa e a comunicação aberta como primeira etapa na resolução de conflitos. Incentive os membros da equipe a expressarem seus sentimentos e opiniões abertamente e, ao mesmo tempo, a serem receptivos às perspectivas dos outros.
Outra estratégia pode envolver o uso de um mediador neutro, de dentro da equipe ou de uma parte externa, para ajudar a facilitar as discussões e orientar a equipe em direção a uma resolução mutuamente aceitável. A função do mediador é garantir que a voz de todos seja ouvida e promover uma tomada de decisão justa e equilibrada.
Certifique-se de documentar suas estratégias de resolução de conflitos no estatuto da equipe, para que todos estejam cientes da abordagem acordada para lidar com conflitos.
8. Defina métricas de desempenho e critérios de avaliação
Trabalhando em conjunto com a sua equipe, chegue a um acordo sobre as métricas que serão usadas para medir o progresso e avaliar o desempenho. 📈
Comece analisando a finalidade e os objetivos do seu projeto e, em seguida, identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs) que se alinham a esses objetivos. Por exemplo, se um de seus
objetivos do projeto
é melhorar a satisfação do cliente, você pode escolher métricas como classificações de clientes, Net Promoter Score ou o número de tíquetes de suporte resolvidos em um período de tempo específico.
Depois de estabelecer seus KPIs, discuta com sua equipe como acompanhará e medirá o progresso. Você pode decidir usar um
ferramenta de gerenciamento de projetos
com recursos de rastreamento como o ClickUp ou crie um painel personalizado que exiba as métricas mais importantes.
Acompanhamento e monitoramento de tarefas, recursos e progresso do projeto na visualização do ClickUp Dashboard
Lembre-se de que a visibilidade é fundamental - certifique-se de que todos na equipe tenham acesso a essas informações e entendam como seu trabalho contribui para o projeto geral.
Por fim, defina intervalos regulares para analisar o desempenho da sua equipe, como avaliações mensais ou trimestrais. Isso permite que você acompanhe o progresso, faça ajustes conforme necessário e comemore as realizações da equipe.
Exemplo de estatuto da equipe
Para ajudar a ilustrar os conceitos que discutimos, vamos dar uma olhada em um exemplo hipotético de estatuto de equipe para uma equipe de design de website.
- Objetivo da equipe: Melhorar a experiência do usuário e aumentar as vendas on-line por meio de reformulações do site.
- Objetivos: Aumentar a taxa de conversão do site em 15% e diminuir a taxa de rejeição em 10% em três meses.
- Membros da equipe e funções
- Gerente de projeto: Supervisiona os projetos e coordena os esforços da equipe
- Web designer: Cria os projetos visuais e o layout do site
- Desenvolvedor da Web: Implementa os projetos e a funcionalidade do site
- Redator de conteúdo: Desenvolve textos atraentes para cada site
- Especialista em UX: Realiza testes com usuários e fornece recomendações para otimizar a experiência do usuário.
- Diretrizes para reuniões: Reuniões semanais por videoconferência, atualizações diárias via Slack e e-mail para comunicações não urgentes.
Processos de tomada de decisão: As decisões são tomadas por consenso, com o gerente de projeto tendo a palavra final em casos de desacordo.
Estratégias de resolução de conflitos: Comunicação aberta, escuta ativa e mediação quando necessário.
Métricas de desempenho: Taxa de conversão do site, taxa de rejeição e pontuações de satisfação do usuário de pesquisas pós-lançamento.
Dicas para implementar e manter um estatuto da equipe
Depois de elaborar o estatuto da equipe, é importante garantir que ele permaneça um documento vivo e vivo que oriente a sua equipe durante todo o projeto. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer exatamente isso:
- Garanta a adesão dos membros da equipe: Certifique-se de que todos na equipe entendam e apoiem o estatuto da equipe. Incentive o diálogo aberto e aborde todas as preocupações ou dúvidas que surgirem.
- Revisar e atualizar regularmente o estatuto: À medida que o projeto avança, é importante revisar o estatuto da equipe periodicamente para garantir sua relevância contínua. Atualize o documento conforme necessário para refletir as mudanças no escopo do projeto, nos objetivos ou na composição da equipe.
- Consulte os estatutos da equipe: Incentive a sua equipe a consultar o estatuto durante todo o projeto, especialmente em momentos de incerteza ou discordância. Isso ajudará a manter o alinhamento com as metas do projeto e garantirá que todos estejam trabalhando juntos de forma eficaz.
- Incentive a comunicação e o feedback livres: Promova uma cultura de comunicação aberta na sua equipe, em que os membros se sintam à vontade para compartilhar suas ideias e preocupações sobre o projeto. Isso não só ajudará a resolver os problemas que surgirem, mas também criará um ambiente de confiança e colaboração.
Crie um estatuto de equipe eficaz com o ClickUp
Desenvolver uma carta de equipe eficaz é uma etapa crucial para garantir o sucesso da sua equipe. Ao fornecer um
roteiro claro
que define funções, responsabilidades e expectativas, um estatuto de equipe bem elaborado melhora consideravelmente a comunicação, a colaboração e os resultados do projeto.
Use o ClickUp Docs para criar uma carta de equipe abrangente ou crie um quadro de carta de equipe no Whiteboards para uma representação mais visual ou linha do tempo. Deixe que o ClickUp o guie na criação de sua própria carta da equipe e testemunhe o impacto positivo que ela tem no desempenho da equipe e no sucesso geral do projeto.