Tradycyjnie, kierownicy projektów szukają strategicznych podejść, które mogą przyjąć, aby ułatwić pracę. Każde podejście, które skraca czas wymagany do ukończenia projektu, zawsze było uważane za pożądany aspekt.
Ostatecznym celem takich podejść zawsze było ukończenie projektu na czas, obniżenie kosztów projektu i wyeliminować niepotrzebne wydatki.
Wśród tych podejść do zarządzania projektami, podział pracy na mniejsze zadania wydaje się być powszechną techniką, która zawsze odgrywała kluczową rolę w promowaniu produktywności projektu. Podział pracy na mniejsze zadania sprawia, że jest ona łatwiejsza w zarządzaniu i bardziej przystępna.
Czym jest szablon struktury podziału pracy (WBS)?
A struktura podziału pracy to wizualna reprezentacja hierarchicznych elementów projektu, której ostatecznym celem jest osiągnięcie różnych celów rezultatów projektu . Ten pomocny diagram umożliwia kierownikom projektów wizualizację najbardziej krytycznych aspektów ich projektu podczas pracy nad osiągnięciem pożądanych celów.
Dostępność struktura podziału pracy jest pożądanym aspektem, ponieważ zapewnia, że kierownicy projektów nie muszą tracić czasu na przygotowywanie szablonów WBS. Jako kierownik projektu możesz szybko uzyskać darmowy szablon struktury podziału pracy, który spełnia Twoje wymagania projektowe.
Szablon struktury podziału pracy to hierarchiczna lub wizualna reprezentacja wszystkich niezbędnych kroków, które należy podjąć podczas pracy nad realizacją określonych zadań w projekcie. Oznacza to, że nie będziesz musiał tracić czasu na wypisywanie wszystkich podstawowych etapów projektu kamieni milowych niezbędnych do realizacji projektu .
6 szablonów struktury podziału pracy w Excelu i ClickUp
Poznanie szablonów struktury podziału pracy nie wystarczy. Musisz poznać więcej szczegółów na temat możliwych szablonów podziału pracy i przykładów, które możesz wziąć pod uwagę w swoim projekcie. W ten sposób łatwiej będzie ci zdecydować, które szablony powinieneś wziąć pod uwagę przy nadchodzących projektach.
Oto kilka powiązanych szablonów struktury podziału pracy i przykładów, które powinieneś rozważyć.
1. Szablon tablicy struktury podziału pracy ClickUp
Podziel zakres projektu na małe elementy i łatwo śledź elementy dla każdego etapu i fazy zespołu zaangażowanego w ClickUp Whiteboards
Zespoły produktowe pokochają ten szablon Szablon tablicy struktury podziału pracy ClickUp aby łatwo zwizualizować zakres projektu, dzieląc pracę na małe elementy. Ułatwia to śledzenie rezultatów projektu na każdym etapie!
Dodatkowo, nasz Funkcja białej tablicy można łatwo edytować, dodawać lub usuwać aspekty wizualne, aby dopasować je do konkretnych potrzeb zespołów. Nigdy nie stracisz z oczu wszystkich ruchomych elementów swojego kolejnego projektu! Pobierz szablon tablicy WBS
2. Szablon struktury podziału pracy ClickUp
Szablon struktury podziału pracy ClickUp pomaga w zarządzaniu projektami
Szablon struktury podziału pracy (WBS) ClickUp to wydajne rozwiązanie ułatwiające zarządzanie złożonymi projektami. Dzięki temu szablonowi możesz podzielić zadania na konkretne sekcje, usprawnić współpracę w zespole i śledzić postępy projektu dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym. Wszystko to w intuicyjnym, przyjaznym dla użytkownika formacie, który nie wymaga kodowania ani specjalnych umiejętności obsługi oprogramowania.
Korzystanie z szablonu WBS zapewnia ukończenie projektu na czas i w ramach budżetu. Pomaga on w definiowaniu i organizowaniu rezultatów i celów projektu, usprawniając komunikację w zespole, zapewniając przejrzystość ról i zwiększając ogólną wydajność projektu. Pobierz szablon struktury podziału pracy
3. Szablon budżetu projektu ClickUp (ze strukturą podziału pracy)
Podziel zakres projektu na działania i śledź budżet za pomocą szablonu Project Budget with WBS
Z Szablon struktury podziału pracy budżetu projektu ClickUp dzięki temu możesz mieć oko na wszystkie ruchome elementy projektu - a co najważniejsze - na budżet. Jak już wiesz, śledzenie złożonego projektu jest wyzwaniem.
Nawet najlepsi kierownicy projektów gubią się w istotnych elementach, a przy ustalonych budżetach drobne błędy mogą być niezwykle kosztowne. Na szczęście ten szablon budżetu projektu (WBS) pomaga śledzić rezultaty projektu na każdym etapie w łatwiejszy do zarządzania sposób. Pobierz szablon budżetu projektu (WBS)
4. Szablon obciążenia pracowników ClickUp
Wizualizuj ilość pracy przypisanej do poszczególnych współpracowników, a także każdego z zespołów, korzystając z widoku obciążenia pracą w ClickUp
Zarządzanie obciążeniem pracą zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Chcesz, aby Twój zespół miał przypisane obowiązki i odpowiedzialność w dowolnym momencie. Zapewni to maksymalną produktywność wszystkich pracowników, co jest pożądanym osiągnięciem dla każdej organizacji.
Z Szablon obciążenia pracowników ClickUp dzięki temu szablonowi możesz efektywnie zarządzać obciążeniem pracą swojego zespołu, przydzielać mu zadania i planować nadchodzące projekty. Ten szablon pozwala zobaczyć pracę przypisaną do każdej osoby, co jest pożądanym aspektem każdego zarządzania projektem. Pobierz szablon obciążenia pracowników
5. Szablon planu działania ClickUp
Stwórz plan działania, aby osiągnąć swoje cele dzięki szablonowi planu działania ClickUp
Najważniejszym aspektem zarządzania każdym projektem jest plan działania. Plan działania to szczegółowy plan określający wszystkie niezbędne kroki i działania w celu osiągnięcia określonych celów. Oznacza to, że plan działania zawiera wszystkie niezbędne kroki lub działania, które należy wykonać, aby osiągnąć określony cel.
Szablon planu działania to skuteczny sposób na zarządzanie wszystkimi niezbędnymi działaniami i rolami, które należy podjąć w projekcie. Chcesz skupić się na celach projektu.
Z Szablon planu działania ClickUp łatwiej będzie zrozumieć rezultaty projektu i podejmować właściwe decyzje. Pobierz szablon planu działania
6. Szablon struktury podziału pracy w programie Excel autorstwa Vertex42
Przez Vertex42
Ta struktura podziału pracy Excel od Vertex42 to świetny sposób na organizowanie złożonych projektów. Zapewnia przegląd projektu, umożliwiając bardziej efektywne identyfikowanie i zarządzanie zadaniami i zależnościami.
Szablon wykorzystuje strukturę hierarchiczną, wykorzystując wcięcia dla podzadań, dzięki czemu łatwo jest śledzić, co należy zrobić. Pobierz szablon WBS w programie Excel
3 rodzaje przykładów struktury podziału pracy dla zarządzania projektami
W tym miejscu pojawia się struktura podziału pracy, która ułatwia proces dzielenia złożonych projektów na proste, wykonalne zadania projektowe. W szczególności struktura podziału pracy jest narzędziem zaprojektowane, aby pomóc w realizacji zadania projektowego poprzez integrację zakres projektu , koszty i harmonogram.
Ostatecznym celem tego narzędzia jest zapewnienie zgodności we wszystkich aspektach projektu planach projektu . Tradycyjnie istnieją trzy rodzaje struktur podziału pracy:
1. Struktura podziału pracy oparta na rezultatach
W strukturze podziału pracy opartej na rezultatach, istnieje wyraźny związek między rezultatami projektu lub wynikami a zakresem projektu . Oznacza to, że praca do wykonania odgrywa fundamentalną rolę w rejestrowaniu pożądanego rezultatu.
Wizualnie zbuduj jasną ścieżkę do sukcesu projektu od rozpoczęcia do realizacji dzięki szablonowi ClickUp Project Scope Whiteboard Template
Na przykład podczas budowy domu istnieje bezpośredni związek między fundamentem a wykopem. Szablon tablicy zakresu projektu ClickUp to świetny sposób na zapewnienie całemu zespołowi wglądu w zakres całego projektu. Pobierz szablon tablicy zakresu projektu
2. Struktura podziału pracy oparta na fazach
W strukturze opartej na fazach struktura podziału pracy nie ma bezpośredniego związku między jednym elementem a drugim. Chociaż wiele elementów musi zostać zrealizowanych, aby projekt działał zgodnie z przeznaczeniem, ważne jest, aby podkreślić, że każdy element nie wpływa na inny rezultat w całym procesie. Projekt może być łatwo obsługiwany w fazach ze znacznym odstępem czasu między każdą fazą.
3. Struktura podziału pracy oparta na czasie
Przez lata kierownicy projektów wykorzystywali struktury podziału pracy oparte na czasie w zarządzaniu projektami. Jednak bardzo mało uwagi poświęcono temu podejściu, ponieważ nie zwraca ono uwagi na rezultaty, ale na czynnik czasu.
Dodawanie śledzenia czasu i szacowania czasu do zadań ClickUp
Jest to jednak niezbędna struktura podziału pracy. Zespół projektowy może wykorzystać to podejście do zaplanowania i uszczegółowienia rozważanej fazy projektu.
Co składa się na dobry szablon struktury podziału pracy?
Jak już wiesz, złożone projekty wymagają strategicznego podejścia, aby uniknąć możliwego ryzyka w dynamicznych warunkach. Dlatego tak ważne jest sformułowanie lub wybranie dobrego szablonu struktury podziału pracy, aby zwiększyć szanse na osiągnięcie rezultatów projektu. Uzyskanie dobrego szablonu WBS na rynku jest trudne. Jednak niektóre aspekty tworzą dobry szablon struktury podziału pracy.
Jest zorientowany na wyniki
Jako kierownik projektu, Twoim ostatecznym celem jest rejestrowanie pozytywnych wyników w projekcie. Twój sukces będzie oparty na wynikach, które zarejestrujesz w swoim projekcie. Dlatego też struktura podziału pracy powinna być zasadniczo systemem zorientowanym na rezultaty.
Oznacza to, że wizualne przedstawienie projektu musi koncentrować się na wynikach projektu, a nie na konkretnych działaniach wymaganych do osiągnięcia takich wyników. Zazwyczaj ważne jest, aby opisywać elementy za pomocą rzeczowników, a nie czasowników w szablonie WBS.
Szablon zawiera wzajemnie wykluczające się elementy
Jest to zawsze trudne, ale należy upewnić się, że rezultaty projektu nie nakładają się na siebie. Szablon struktury podziału pracy powinien zapewniać, że każdy poziom wzajemnie się wyklucza.
Nie chcesz, aby różne elementy projektu nakładały się na siebie, ponieważ może to negatywnie wpłynąć na cały projekt, zwłaszcza w zakresie zarządzania ryzykiem. W każdym zarządzaniu projektem egzekwowanie wzajemnej wyłączności ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia nieporozumień i powielania pracy.
Prezentuje elementy hierarchiczne
Każdy projekt musi być realizowany zgodnie z określonym podejściem chronologicznym, w którym hierarchia jest niezbędna. Każde "dziecko" na ostatecznym diagramie przepływu projektu musi mieć hierarchiczną relację z zadaniem "nadrzędnym".
Unikalna hierarchia ClickUp zapewnia elastyczność w organizowaniu zespołów dowolnej wielkości
Oznacza to, że po dodaniu wszystkich niezbędnych elementów "podrzędnych" istnieje większa szansa na uzyskanie jasnego obrazu "rodzica" lub ostatecznego wyniku projektu.
Działa zgodnie z zasadą 100%
Tradycyjnie struktury podziału pracy mają różne kształty i formy. Niektóre są dostosowane do konkretnych wymagań danego projektu, podczas gdy inne są ogólne.
Jednakże, chociaż każda struktura podziału pracy wydaje się być nieco inna, ważne jest, aby wskazać, że wszystkie są zgodne z zasadą 100%. Oznacza to, że każdy poziom struktury podziału pracy musi stanowić 100% poziomu nadrzędnego, mając jednocześnie co najmniej dwa elementy "podrzędne".
Istnieją wyraźne obowiązki zespołu
Przypisywanie zadań projektowych jest jednym z najbardziej złożonych przedsięwzięć w zarządzaniu projektami. Kierownicy projektów mają trudności z przypisywaniem różnym członkom zespołu zadań i obowiązków.
Przypisuj komentarze do zespołu w zadaniach ClickUp, aby natychmiast zamieniać swoje myśli w elementy działań
Wyjaśnia to, dlaczego niektóre obowiązki i zakresy odpowiedzialności nakładają się na siebie, prowadząc do niskiej produktywności. Dobry szablon WBS powinien mieć obowiązki przypisane do konkretnego zespołu lub osoby, co zapobiegnie nakładaniu się i innym niepożądanym aspektom projektu.
Istnieją 3 poziomy szczegółów
Szczegółowy szablon WBS ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia, że każdy aspekt projektu został dokładnie uwzględniony. Nie chcesz struktury podziału pracy zawierającej skąpe informacje. Potrzebne są wszystkie niezbędne szczegóły, które pomogą w realizacji zadań projektowych.
Dlatego też można natknąć się na wiele szablonów struktury podziału pracy z trzema poziomami szczegółowości. Na przykład, niektóre gałęzie WBS będą bardziej podzielone niż inne, co oznacza, że zakres projektu będzie bardzo szczegółowy.
Kiedy używać szablonu WBS
Szablon WBS może wydawać się luksusem dla większości specjalistów ds. zarządzania projektami. Takie osoby mogą uważać, że duży projekt może funkcjonować bez dodawania niepotrzebnych aspektów do jego operacji. Jednak szablon struktury podziału pracy jest przydatny w różnych aspektach zarządzania projektami. Oto kilka podstawowych obszarów, w których rola szablonu struktury podziału pracy jest niepodważalna.
1. Ustalanie zależności projektowych
W zarządzaniu projektami kluczowe znaczenie ma zrozumienie zależności projektowych, co ułatwia kierownikom projektów podejmowanie właściwych decyzji. Zwykle w każdym projekcie występuje bardzo wiele zależności.
Dlatego zarządzanie złożonym projektem jest wyzwaniem, zwłaszcza gdy kierownik projektu ma trudności ze zrozumieniem różnych zależności i ich wzajemnych powiązań.
Struktura podziału pracy ustanawia związek między różnymi zależnościami projektu. Jako kierownik projektu chcesz jasno zrozumieć każdy element projektu, a WBS pomaga ci to osiągnąć.
2. Szacowanie kosztów projektu
Koszt jest podstawowym aspektem każdego projektu. Jako kierownik projektu musisz mieć dokładny budżet na to, co prawdopodobnie pochłonie projekt.
Wyzwania pojawiają się, gdy szacowany koszt projektu wykracza poza to, co zostało zaplanowane. Jest to problem, którego wszyscy czołowi kierownicy projektów chcą uniknąć. Jednak dzięki szablonowi struktury podziału pracy można uzyskać szczegółowe informacje na temat kosztów różnych projektów.
Znajdź koszt całych kampanii, rozliczalnych godzin i nie tylko dzięki zaawansowanym formułom w ClickUp Custom Fields
Możesz łatwo oszacować wszystkie koszty, które będą wymagane do osiągnięcia rezultatów projektu. Rzeczywiste szacunki kosztów umożliwiają ukończenie projektu od początku do końca bez typowych wyzwań związanych z kosztami, z którymi muszą sobie radzić kierownicy projektów.
3. Określanie osi czasu i harmonogramów projektu
Oprócz kosztów projektu, ustalenie harmonogramów zarządzania projektami zawsze stanowiło poważne wyzwanie dla kierowników projektów. Każdy kierownik projektu chce mieć wystarczająco dużo czasu na realizację swoich projektów. Jednak nie zawsze tak jest. Każdy projekt musi zostać ukończony w określonym czasie, aby pomóc różnym interesariuszom.
Wizualizuj mapę drogową produktu i zarządzaj nią w widoku osi czasu ClickUp
Jako kierownik projektu, szablon struktury podziału pracy jest narzędziem do określania harmonogramów i harmonogramów projektu. Dzięki temu szablonowi łatwiej będzie ustalić czas potrzebny na wykonanie każdego zadania w ramach projektu.
Pomoże to zapewnić, że projekt zostanie ukończony w ustalonym czasie z korzyścią dla różnych interesariuszy projektu.
4. Identyfikacja ryzyka związanego z projektem
Każdy projekt jest realizowany w dynamicznym środowisku, więc różne podstawy prawdopodobnie ulegną zmianie, wpływając na wyniki projektu. Jako kierownik projektu musisz być świadomy możliwych zagrożeń ryzyko związane z projektem i niepewności, aby sprostać takim wyzwaniom w miarę ich pojawiania się.
Użyj dziennika ryzyka ClickUp, aby zobaczyć, które zadania lub podzadania są zagrożone opóźnieniem lub nieukończeniem
Szablon WBS nie tylko określa elementy projektu i ich wzajemne relacje. Podkreśla on również możliwe ryzyka i niepewności, z którymi mogą spotkać się kierownicy projektów. Potrzebujesz tego podstawowego szablonu, ponieważ pomoże ci on wykryć możliwe ryzyka projektowe i zająć się nimi, zanim zaszkodzą one rezultatom projektu.
5. Śledzenie postępów w projekcie
Jako kierownik projektu chcesz zrozumieć codzienne postępy w projekcie. Zrozumienie postępów w projekcie ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w analizowaniu, czy projekt mieści się w ramach określonego harmonogramu i kosztów projektu. Dzięki szablonowi WBS szybko zrozumiesz każdy krok w projekcie i w razie potrzeby dostosujesz się do wymagań dotyczących harmonogramu i kosztów.
Zorganizuj swoje projekty w szablonie struktury podziału pracy
Jako kierownik projektu chcesz podejmować właściwe decyzje w kolejnym projekcie. Dlatego musisz upewnić się, że masz jasną i zwięzłą strukturę podziału pracy, która pomoże w zarządzaniu czasem, kontroli projektu i przydzielanie obowiązków.
W ClickUp możesz uzyskać szablony struktury podziału pracy zaprojektowane tak, aby spełniały Twoje potrzeby projektowe. Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo i zacznij efektywnie zarządzać swoim projektem.