Hoe schrijf je een team charter? Met voorbeelden & sjablonen

Als projectmanager of teamleider weet je dat samenwerking, communicatie en efficiëntie de hoekstenen zijn van succesvol teamwerk. Maar hoe zet je deze praktijken effectief in voor succes in teams?

Dat is waar een team charter om de hoek komt kijken.

Het is niet alleen een nuttig instrument dat de instelling vormt voor het stellen van doelen met uw hele team, maar een team charter fungeert ook als een noordelijke ster voor al uw activiteiten en verantwoordelijkheden. In deze uitgebreide gids gaan we dieper in op hoe je een effectief teamhandvest opstelt en geven we voorbeelden en best practices die elke teamleider zou moeten kennen.

Wat is een team charter?

Een team charter is een gedocumenteerde overeenkomst die het doel, de doelstellingen en de richtlijnen beschrijft voor een team dat aan een project werkt. Het verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden, stelt duidelijke doelen en stelt verwachtingen in voor de leden van het team.

Zie het als een stappenplan voor projecten om je team door de wendingen van elk project te leiden.

Waarom heb je een team charter nodig?

Een projectteam heeft een team charter nodig omdat het een duidelijk kader en fundament biedt voor het werk van het team. Het is een cruciaal document dat het doel, de doelen, de rollen en de richtlijnen voor samenwerking van het team vastlegt.

Een team charter fungeert als een routekaart naar succes, en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en in staat is om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel. Het voorkomt misverstanden, bevordert verantwoording en helpt focus en efficiëntie te behouden gedurende de hele levenscyclus van het project.

Voordelen van het gebruik van een teamhandvest

Vraag je je af waarom een team charter essentieel is voor projectmanagers en teamleiders? Hier zijn een paar overtuigende redenen waarom team charters cruciaal zijn op de werkvloer:

• Verbeterde communicatie: Een team charter zorgt ervoor dat alle huidige en nieuwe leden van het team op dezelfde pagina zitten, wat misverstanden vermindert en een open dialoog bevordert
• Verbeterde efficiëntie voor teams: Verwijder hindernissen, knelpunten en tijdverlies door processen en dagelijkse werkzaamheden te documenteren, zodat uw team geen tijd en energie verspilt
• **Wanneer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd, weten de leden van het team wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze verantwoordelijk worden gehouden voor hun individuele verwachtingen en algemene prestaties. Dit voorkomt heen en weer geloop en biedt een duidelijke benchmark voor iedereen die de leiding heeft
• Verminder mogelijke conflicten: Door richtlijnen op te stellen voor besluitvorming en conflictoplossing houdt een team charter de focus op het project. Het is een geweldige manier om geschillen te voorkomen en de algemene richting van het team te bepalen omdat iedereen zijn rol kent en weet wie waarvoor verantwoordelijk is
• Op één lijn komen en blijven: Een goed opgesteld teamhandvest stemt de focus en inspanningen van het team af op de overkoepelende doelen van het project, waardoor de kans op het succesvol bereiken van uw project toeneemt.

Risico's van werken zonder teamhandvest

Hoewel de voordelen van het hebben van een team charter talrijk zijn, zijn er ook risico's verbonden aan het niet hebben van een charter. Enkele veel voorkomende problemen die voortkomen uit het ontbreken van een team charter zijn:

• Confusie en misverstanden: Zonder duidelijke richtlijnen en verwachtingen kunnen leden van het team verschillende opvattingen hebben over hun rollen en verantwoordelijkheden, wat kan leiden tot conflicten en vertragingen.
• Gebrek aan focus: Zonder een duidelijk doel kunnen leden van het team het grotere geheel uit het oog verliezen en verzanden in onbelangrijke taken.
• Gedaalde efficiëntie: Een gebrek aan duidelijke processen en besluitvormingsrichtlijnen kan leiden tot tijdverlies, dubbel werk of zelfs het mislukken van een project.
• Moeilijkheden met conflicthantering: Zonder vaste methoden om conflicten op te lossen, kunnen meningsverschillen escaleren en schadelijk worden voor de cohesie binnen het team en het succes van het project.

De 6 belangrijkste elementen van een handvest voor projectteams

Wat houdt een team charter precies in en hoe weet je of het gaat werken? Geen zorgen! Hier is een uitgebreide lijst met de belangrijkste elementen van succesvolle team charters:

1. Doel en doelstellingen van het team

Definieer duidelijk het doel van het project en schets de doelstellingen waar je team naartoe werkt. Vergeet niet om specifiek te zijn-vage doelen zoals "de klanttevredenheid verbeteren" zijn niet genoeg als het aankomt op realistische en haalbare doelen voor het team.

Kies in plaats daarvan voor SMART doelen (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden), zoals "de beoordeling van klanttevredenheid binnen zes maanden met 20% verhogen" Dit geeft je team een hard nummer om te volgen en een duidelijk gedefinieerde tijdlijn om het doel te bereiken. Nu heb je iets waar je team mee kan werken! 💪

2. Leden en rollen van het team

Iedereen moet het doel van zijn team kennen. Daarom moet je een lijst maken van elk lid van het team en hun rollen en verantwoordelijkheden toewijzen. Je teamstatuut zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht en voorkomt dat er taken tussen wal en schip vallen.

Deze soorten project charters geven de sleutel belanghebbenden ook een gedeeld begrip van verantwoordelijkheden zodat het samenwerkingsproces open en communicatief blijft.

3. Richtlijnen voor communicatie

Stel duidelijke richtlijnen op voor de manier waarop je team communiceert, inclusief voorkeurskanalen, verwachtingen over responstijden en schema's voor belangrijke vergaderingen van het team. Je kunt bijvoorbeeld beslissen dat teamleden binnen 24 uur op e-mails moeten reageren en wekelijkse vergaderingen houden via video conference.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/10/image17.gif Reacties in een thread in ClickUp-taaken!
/%img/

Communiceer rechtstreeks met uw team in een taak, deel andere taken en upload bestanden met thread-taak in ClickUp!

De details zijn uiteindelijk aan u. Het punt is dat deze details duidelijk op papier moeten worden gezet, zodat er basisregels zijn voor alle communicatie in teams en groepen.

4. Besluitvormingsprocessen

Welk proces zal je team volgen bij het nemen van beslissingen? Schets hoe dat zal gebeuren voor een specifiek project. Of het nu gaat om consensus, een meerderheid van stemmen of het oordeel van de projectmanager, je team mag hier niet over in het duister tasten.

Waarom? Het is een belangrijke stap in het voorkomen van mogelijke misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen achter de uiteindelijke beslissing staat. Ieders inbreng is waardevol, maar als puntje bij paaltje komt moeten er toch beslissingen worden genomen.

5. Conflictoplossingsstrategieën

Meningsverschillen zijn onvermijdelijk, maar een goed opgesteld teamhandvest biedt strategieën om conflicten op een constructieve manier op te lossen. Aan het eind van de dag wilt u een positieve werkomgeving omdat dat altijd leidt tot een goed presterend team.

Overweeg om richtlijnen en hulpmiddelen op te nemen voor open communicatie, actief luisteren en bemiddeling. Hoe proactiever je bent met het uitwerken van mogelijke oplossingsstrategieën, hoe beter je af bent als er zich toch problemen voordoen.

6. Prestatiemetingen en evaluatie

Definieer de maatstaven die je team zal gebruiken om de prestaties te evalueren en de voortgang naar de doelstellingen bij te houden. Dit kunnen KPI's (Key Performance Indicators) zijn zoals:

• Het percentage voltooide projecten: Het percentage voltooide projecten op tijd en op tijd binnen de scope
• **Het percentage voltooide projecten binnen het toegewezen budget en de toegewezen middelen
• De frequentie van scopewijzigingen: Het aantal scopewijzigingen per project, wat de mate van duidelijkheid en stabiliteit in het project aangeeft projecteisen
• Tevredenheid van belanghebbenden: Een kwalitatieve meting van de tevredenheid van belanghebbenden, waaronder clients en leden van het team, meestal met prestatiebeoordeling door middel van enquêtes of feedbacksessies
• Resourcegebruik: Efficiënt toewijzing van middelen zoals de tijd van de leden van een team en de materialen of het budget van een project
• Productiviteit van het team: De output ofprojectresultaten voltooid door de teams van het project, gemeten ten opzichte van de gestelde doelen om het succes efficiënt te meten

Hoe schrijf je een team charter?

Klaar om zelf een team charter te maken? Volg deze stappen:

1. Begin met een aanpasbaar sjabloon voor teamhandvesten

Het goede nieuws is dat je een team charter niet vanaf nul hoeft op te stellen. Elke teamleider moet een aanpasbaar team charter document in zijn achterzak hebben om te gebruiken.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Charter-Template.png ClickUp sjabloon voor projecthandvesten /%img/

Documenteer en autoriseer de volledige project van begin tot eind Of je nu een algemeen teamhandvest opstelt of er een opstelt die specifiek voor een afdeling is, zoals je marketingteam, de ClickUp sjabloon voor projecthandvesten helpt teams georganiseerd te blijven met een gemakkelijk te delen ClickUp document om iedereen op dezelfde pagina te houden. Deze keurige en uiterst nuttige gratis sjabloon voor teamhandvesten helpt je in een mum van tijd op weg.

2. Stel het team samen

Nadat je het sjabloon voor je teamcharter hebt opgestart, verzamel je alle leden van het team die betrokken zullen zijn bij het plannings- of uitvoeringsproces van het project. Hieronder vallen degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van Taken, maar ook belanghebbenden die een gevestigd belang hebben bij het succes van het project.

Door iedereen er vanaf het begin bij te betrekken, zorg je ervoor dat alle perspectieven worden overwogen en stimuleer je een gevoel van eigendom en toewijzing aan het charter.

3. Het doel en de doelstellingen van het team definiëren Werk samen met je team om het doel van je team vast te stellen en

doelen voor het project vast te stellen . Deze stap is cruciaal omdat het de basis legt voor al het andere in het handvest van het team.

Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatisch bijhouden van voortgang

Begin met het vaststellen en opschrijven van het algemene doel van het project. Als je projectteam bijvoorbeeld een nieuwe marketingcampagne ontwikkelt, kan het doel zijn om de naamsbekendheid te vergroten en de verkoop te stimuleren. Splits vervolgens het doel op in kleinere SMART-doelstellingen zoals:

• Verhoog het websiteverkeer met 20% binnen de komende drie maanden
• Vergroot het aantal volgers op sociale media met 15% binnen zes maanden
• 10% meer verkoopleads genereren in het volgende kwartaal

Zorg ervoor dat elk lid van het team de werkstroom, doelen en richting van het project begrijpt en ermee instemt. Deze afstemming legt de basisregels vast om het team gefocust en gemotiveerd te houden tijdens het project.

4. Identificeer de leden van het team en wijs rollen toe

Werk samen met uw teams om de rollen en verantwoordelijkheden van elk lid binnen het project vast te stellen. Dit is een geweldige kans om te profiteren van individuele vaardigheden en expertisegebieden.

RACI-rollen in de Whiteboard weergave van ClickUp via Alladdine Djaidani

Door rollen toe te wijzen op basis van sterke punten en rente, creëer je goed afgeronde teams die er klaar voor zijn. Bovendien kunnen eventuele hiaten in vaardigheden gemakkelijker worden geïdentificeerd als dit Klaar is, waardoor u ze proactief kunt aanpakken.

Bijvoorbeeld, als je project het implementeren van software voor projectmanagement in een organisatie kunnen de rollen en verantwoordelijkheden er als volgt uitzien:

• Projectmanager: Verantwoordelijk voor het overzien van het hele project, ervoor zorgen dat mijlpalen worden gehaald, risico's worden beheerst en het werk van het team wordt voltooid
• IT Specialist: Verantwoordelijk voor het beoordelen van de technische vereisten, het configureren van de software en de integratie met bestaande systemen
• Trainingscoördinator: Taak om een trainingsprogramma te ontwikkelen voor bestaande en nieuwe leden van het team, zodat ze de software kunnen leren kennen
• Expert in veranderingsmanagement: Ontwikkelt strategieën om weerstand tegen verandering aan te pakken en te zorgen voor een goede samenwerkingsoepele overgang naar het nieuwe systeem
  • Leidraad communicatie: Creëert eencommunicatie abonnement om elk lid van het team op de hoogte te houden van de voortgang van het project en eventuele problemen aan te pakken

5. Stel communicatierichtlijnen op

In samenwerking met je team maak richtlijnen in je team charter voor communicatie om misverstanden te minimaliseren. Door deze factor proactief aan te pakken, kun je het momentum van het project behouden bij eventuele haperingen.

Houd rekening met een paar sleutelelementen bij het opstellen van je communicatierichtlijnen:

• Voorkeur voor communicatiekanalen: Bespreek welke kanalen het beste werken voor je team, of het nu e-mail, instant messaging of een platform voor projectmanagement is. Zo kun je bijvoorbeeld besluiten om e-mail te gebruiken voor formele updates en instant messaging voor snelle vragen of brainstormsessies.
• Vergaderingen: Stel een regelmatig vergaderschema op om iedereen bij de les te houden en problemen aan te pakken. Dit kan een wekelijkse vergadering zijn om de status bij te werken, een tweewekelijkse check-in of een maandelijkse voortgangsbeoordeling. Vergeet niet om ieders tijd te respecteren en vergaderingen gefocust en productief te houden.
• Verwachte reactietijden: Stel verwachtingen op voor reactietijden, rekening houdend met de urgentie van de zaak en de werklast van de leden van het team. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat e-mails binnen 24 uur beantwoord moeten worden, terwijl chatberichten indien mogelijk binnen 2 uur beantwoord moeten worden.
• Delen van informatie: Bepaal hoe en wanneer project updates,documentatieen andere middelen worden gedeeld onder de leden van het team. Dit kan betekenen dat je een gedeelde schijf instelt, een tool voor projectmanagement gebruikt of regelmatig voortgangsrapporten stuurt.

6. Bepaal de besluitvormingsprocessen

Bespreek met je team de besluitvormingsprocessen die je tijdens het project zult volgen en kom deze overeen. Het vastleggen van een duidelijk proces in het projecthandvest helpt niet alleen om conflicten te voorkomen, maar zorgt er ook voor dat ieders stem wordt gehoord.

Neem deze factoren in overweging bij het bepalen van je besluitvormingsprocessen:

• Besluitvormingsmodel: Beslis welk model het beste werkt voor je team, zoals consensus, meerderheid van stemmen of een aangewezen beslisser. In het voorbeeld zou je kunnen kiezen voor consensus voor grote projectbeslissingen en een meerderheid van stemmen voor kleinere, minder kritieke keuzes.
• Escalatieproces: Beschrijf een duidelijk escalatieproces voor als er meningsverschillen of blokkades ontstaan. Dit kan inhouden dat een neutrale derde partij wordt ingeschakeld of dat het probleem wordt geëscaleerd naar een besluitvormer op een hoger niveau binnen de organisatie.
• Structuur van de vergadering:Een besluitvormingsstructuur opzetten vergaderingen die open discussie en efficiënte besluitvorming aanmoedigen. Dit kan inhouden dat je een agenda instelt, een facilitator aanwijst en een proces creëert voor het vastleggen en bijhouden van beslissingen.
• Inclusiviteit en deelname: Moedig alle leden van het team aan om actief deel te nemen aan de vergaderingenbesluitvormingsprocesen zorg ervoor dat verschillende perspectieven worden overwogen. Dit kan betekenen dat je de inbreng vraagt van stillere leden van het team of dat je een anoniem feedbackkanaal creëert.

7. Creëer en documenteer strategieën voor conflictoplossing

Als u een abonnement hebt, kunt u gemakkelijker door moeilijke situaties navigeren en een positieve teamdynamiek behouden - een sleutel tot succes van projecten.

Prioriteiten instellen in ClickUp om beter te onderscheiden wat nu moet worden gedaan en wat kan wachten

Begin met het bespreken van veel voorkomende conflicten die zich in het project kunnen voordoen. Onenigheid over prioriteiten van het project verschillende meningen over de aanpak van een Taak of botsende communicatiestijlen zijn slechts enkele voorbeelden. Onderzoek vervolgens mogelijke oplossingen en strategieën om deze conflicten aan te pakken.

Voorbeeld: spreek af om actief te luisteren en open communicatie te gebruiken als eerste stap in het oplossen van conflicten. Moedig leden van het team aan om hun gevoelens en meningen openlijk te uiten, terwijl ze ook openstaan voor de perspectieven van anderen.

Een andere strategie kan bestaan uit het inzetten van een neutrale bemiddelaar, binnen het team of van een externe partij, om discussies te vergemakkelijken en het team naar een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te leiden. De rol van de bemiddelaar is ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord en een eerlijke en evenwichtige besluitvorming te bevorderen.

Zorg ervoor dat je strategieën om conflicten op te lossen documenteert in het handvest van het team, zodat iedereen op de hoogte is van de afgesproken aanpak om conflicten op te lossen.

8. Stel prestatiemaatstaven en evaluatiecriteria vast

Spreek, in nauwe samenwerking met uw team, de maatstaven af die zullen worden gebruikt om de voortgang te meten en de prestaties te evalueren. 📈

Begin met het bekijken van het doel en de doelstellingen van je project en identificeer vervolgens de sleutel prestatie-indicatoren (KPI's) die met deze doelstellingen overeenkomen. Bijvoorbeeld, als een van je doelen van je project is om de klanttevredenheid te verbeteren, zou je kunnen kiezen voor statistieken zoals beoordelingen van klanten, Net Promoter Score of het aantal supporttickets dat binnen een bepaalde tijd wordt opgelost.

Als je eenmaal je KPI's hebt vastgesteld, bespreek dan met je team hoe je de voortgang gaat bijhouden en meten. U kunt besluiten om een tool voor projectmanagement te gebruiken met mogelijkheden tot bijhouden zoals ClickUp of maak een aangepast dashboard dat de belangrijkste statistieken weergeeft.

Taken, middelen en projectvoortgang bijhouden en bewaken in de weergave ClickUp Dashboard

Zichtbaarheid is de sleutel - zorg ervoor dat iedereen in het team toegang heeft tot deze informatie en begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan het totale project.

Stel ten slotte regelmatige intervallen in voor het beoordelen van de prestaties van uw team, zoals maandelijkse of driemaandelijkse evaluaties. Zo blijf je op de hoogte van de voortgang, kun je waar nodig bijsturen en de prestaties van je team vieren.

Voorbeeld van een Team Charter

Om de concepten die we hebben besproken te illustreren, laten we eens kijken naar een hypothetisch voorbeeld van een team charter voor een website design team.

• Doel van het team: Verbeteren van de gebruikerservaring en verhogen van de online verkoop door het herontwerpen van de website.
• Doelstellingen: Verhoog de websiteconversie met 15% en verlaag het bouncepercentage met 10% binnen drie maanden.
• Leden en rollen van het team
  • Projectmanager: Houdt toezicht op projecten en coördineert de inspanningen van het team
  • Webontwerper: Maakt de visuele ontwerpen en layout van de website
  • Webontwikkelaar: Implementeert de ontwerpen en functies van de website
  • Schrijver van content: Ontwikkelt aansprekende teksten voor elke website
  • UX Specialist: Voert gebruikerstests uit en geeft aanbevelingen om de gebruikerservaring te optimaliseren.
• Richtlijnen voor vergaderingen: Wekelijkse vergaderingen per videoconferentie, dagelijkse updates via Slack en e-mail voor niet-urgente communicatie.
  Besluitvormingsprocessen: Beslissingen worden genomen op basis van consensus, waarbij de projectmanager het laatste woord heeft als er meningsverschillen zijn.
  Strategieën om conflicten op te lossen: Open communicatie, actief luisteren en bemiddeling indien nodig.
  Prestatiecijfers: Conversiepercentage van de website, bouncepercentage en tevredenheidsscores van gebruikers uit onderzoeken na de lancering.

Tips voor het implementeren en onderhouden van een teamhandvest

Als je eenmaal een team charter hebt opgesteld, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het een levend document blijft dat je team begeleidt tijdens het project. Hier zijn een paar tips om je te helpen precies dat te doen:

1. Zorg voor buy-in van de leden van het team: Zorg ervoor dat iedereen in het team het handvest van het team begrijpt en ondersteunt. Moedig een open dialoog aan en ga in op eventuele zorgen of vragen.
2. Regelmatig het handvest herzien en bijwerken: Naarmate het project vordert, is het belangrijk om het handvest van het team regelmatig te herzien om ervoor te zorgen dat het relevant blijft. Werk het document zo nodig bij om wijzigingen in de scope, doelstellingen of teamsamenstelling van het project te weerspiegelen.
3. Refereer je team charters: Moedig je team aan om naar het charter te verwijzen tijdens het project, vooral in tijden van onzekerheid of onenigheid. Dit zal helpen om op één lijn te blijven met de doelen van het project en ervoor te zorgen dat iedereen effectief samenwerkt.
4. Stimuleer vrije communicatie en feedback: Zorg voor een cultuur van open communicatie binnen je team, waarbij de leden zich op hun gemak voelen om hun gedachten en zorgen over het project te delen. Dit helpt niet alleen om problemen aan te pakken, maar creëert ook een omgeving van vertrouwen en samenwerking.

Maak een effectief teamhandvest met ClickUp

Het ontwikkelen van een effectief teamhandvest is een cruciale stap in het verzekeren van het succes van uw team. Door een duidelijk stappenplan die rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen schetst, verbetert een goed opgesteld teamhandvest de communicatie, samenwerking en projectresultaten aanzienlijk.

Gebruik ClickUp Docs om een uitgebreid team charter op te stellen of bouw een team charter bord in Whiteboards voor een meer visuele weergave of tijdlijn. Laat ClickUp u begeleiden bij het opstellen van uw eigen team charter en wees getuige van de positieve impact ervan op de prestaties van uw team en het algemene succes van uw project.