In dit artikel leren we wie belanghebbenden zijn in projectmanagement soorten projectstakeholders, voorbeelden en hoe je ze kunt analyseren. We zullen ook leren wat de meest efficiënte manier is om projectstakeholdermanagement uit te voeren.
Goed, laten we alles te weten komen over projectstakeholders. 🔍
Wat is een projectstakeholder?
Een projectstakeholder is een individu, organisatie of groep die actief deelneemt aan of interesse heeft in de projectactiviteiten, een potentiële impact heeft op het project en de activiteiten van het project te leveren producten en/of de projectomgeving, en wordt beïnvloed door het resultaat van het project of staat dicht bij anderen die beïnvloed kunnen worden door het project.
Stakeholders zijn mensen of groepen die iets te winnen (of te verliezen) hebben bij het project. Het Projectmanagementinstituut definieert een projectstakeholder als, "individuen en organisaties die actief betrokken zijn bij het project, of wiens belangen positief of negatief beïnvloed kunnen worden als resultaat van projectuitvoering of succesvolle voltooiing van het project."
Dus als de projecten het goed doen, dan zullen de belanghebbenden daarvan profiteren.
Maar als het project bergafwaarts gaat, dan gaan de belanghebbenden ook bergafwaarts... 😅
Wie zijn de belanghebbenden van een project?
Je kunt belanghebbenden indelen in projectmanagement in twee soorten: interne en externe belanghebbenden.
Deze twee soorten stakeholders in projectmanagement zijn gebaseerd op de relatie van de stakeholder met de organisatie:
Interne belanghebbenden
Zoals de naam al suggereert, is een interne stakeholder afkomstig uit de eigen organisatie of het eigen bedrijf. Ze richten zich op projectrisico's en zijn direct betrokken bij het hele projectproces. Deze teamleden van het bedrijf hebben meestal een grondige kennis van hun publiek, klanten en het bedrijf, en worden vaak gezien als een autoriteit, vaak bekleden ze leiderschapsposities op hoog niveau die rechtstreeks samenwerken met verschillende operationele niveaus om de gewenste resultaten te bereiken.
Als projectmanager kun je te maken krijgen met een aantal veel voorkomende interne belanghebbenden:
- Projectsponsor
- Projectinvesteerder
- Projectmanager
- Projectteamleden
Externe belanghebbenden
Externe belanghebbenden behoren daarentegen niet tot uw organisatie of bedrijf. Deze projectmanagementstakeholders zijn outsiders, zoals klanten of eindgebruikers. Met andere woorden, het is uw verantwoordelijkheid om deze communicatie met essentiële belanghebbenden en externe klanten te beheren, terwijl u kritieke informatie privé houdt totdat het essentieel is om aan alle partijen bekend te maken.
Voldoen aan de verwachtingen van verschillende soorten invloedrijke belanghebbenden, hen zichtbaarheid geven en verschillende belanghebbenden op de hoogte houden is de helft van een stakeholdermanagementplan. Maar als projectmanager moet je eerst deze belanghebbenden kunnen benoemen en ook de behoeften van projectsponsors begrijpen. Het belangrijkste om te onthouden is om duidelijk te communiceren over de reikwijdte en het doel van het project verwachtingen van belanghebbenden te managen en soms lange lijsten met eisen van het leiderschap.
dat is geweldig. Maar wie zijn de belanghebbenden bij een project? Als projectmanager is het belangrijk dat je de belanghebbenden van het project vanaf het begin identificeert en je blijft richten op de uitvoering van het project. Resourcemanagers, functionele managers en ander topmanagement zijn misschien meer gericht op de planning van de projectfase en de projectlevenscyclus, terwijl ondersteunende belanghebbenden alle leden van het projectteam behandelen alsof ze op hetzelfde niveau zitten en graag op de hoogte blijven van de voortgang van het project en de feedback van de klant.
Hier zijn enkele veel voorkomende externe belanghebbenden:
- Verkoper
- Leverancier
- Klant
- Onderaannemers
Hoe maak je een Stakeholderanalyse? Stakeholderanalyseof zoals sommigen het noemen, stakeholder mapping, is BELANGRIJK omdat het:
- Vertrouwen opbouwt met de belanghebbenden
- Vorm geeft aan deprojectplannen en zorgt voor transparantie* Verhoogt de kans dat uwprojectsucces De beste weg naar projectsucces is het duidelijk definiëren van projectverwachtingen voor relevante belanghebbenden, het identificeren van risico's en het geven van feedback om projectbelanghebbenden en hun
Een sterk team samenstellen met de belangrijkste projectstakeholders is de enige manier om een project te doen slagen.
Voorbeeld van Contextdiagram voor Stakeholderanalyse:
Bron: pmi.org Daarnaast zal het identificeren van patronen in de betrokkenheid van belanghebbenden u helpen negatieve invloed van belanghebbenden in de toekomst te voorkomen. Stakeholders met een groot belang en een grote invloed, eigenaren en andere managers van andere teams en/of afdelingen kunnen verborgen agenda's hebben of gewoon niet op dezelfde golflengte zitten als jij en je team.
Positief of negatief, het is cruciaal dat je er alles aan doet om ervoor te zorgen dat je ideeën, hoofdlijnen en overzichtsinformatie communiceert en dat investeerders en belangrijke belanghebbenden tevreden zijn met de tijdlijnen van het project, de processen en de samenwerking van teamleden.
Laten we de stakeholderanalyse opdelen in drie stappen:
1. Identificeer potentiële belanghebbenden
Stap één is het identificeren van belanghebbenden.
Je moet zowel je interne als externe belanghebbenden identificeren.
En we snappen het. Soms is het nogal voor de hand liggend.
Natuurlijk zijn de SPOC van je klant en de leden van je projectteam belangrijke belanghebbenden.
Maar zit er meer achter het verhaal?
Hiervoor heb je je projectcontract en andere belangrijke projectdocumenten . Voordat een project begint, moet je een projecthandvest opstellen en aan al deze belanghebbenden presenteren. Je moet belangrijke belanghebbenden informeren over mogelijke risico's, inclusief omgevingsfactoren, die het resultaat van het project kunnen beïnvloeden.
Het identificeren van enkele lastige belanghebbenden kan je uren brainstormsessies en het doornemen van documentatie kosten.
De gegevens die je uit deze items verzamelt, moeten je helpen bij het inventariseren van al je belanghebbenden.
Je kunt deze analyse beginnen met 's werelds hoogst gewaardeerde productiviteits- en hulpmiddelen voor projectbeheer in de wereld; laat ons u tonen hoe!
Zeg hallo tegen ClickUp .
U kunt ClickUp Documenten om uw lijst met belanghebbenden te maken met Rich text editing, inclusief banners, kopteksten, lettertypen, etc..alles wat van belang is!
Documenten zijn georganiseerd per categorie: Alle, Toegewezen aan mij, Gedeeld en privé
Gebruik de verbeterde catalogiserings- en wiki-functionaliteiten van Docs om toegang te krijgen tot elk stuk projectdocumentatie. Zoek op woord of zin en vind de namen van al je belanghebbenden!
Het mooiste is dat je het hele ' proces van belanghebbenden identificeren '_ kunt verdelen onder de leden van je projectteam.
Jullie kunnen allemaal stakeholders blijven identificeren, ze in realtime toevoegen aan het Docs-bestand en een stakeholderregister voor het project maken.
Het projectstakeholdersregister bevat alle namen, rollen, macht en belangen van de verschillende stakeholders. Samenwerking teams ftw!
2. Weet hoe je als projectmanager prioriteiten moet stellen bij belanghebbenden
Het Project Management Institute (PMI) stelt: "Om geclassificeerd te worden als stakeholder, moet de persoon of groep een bepaald belang of niveau van invloed hebben dat het project kan beïnvloeden."
Niet elke geïdentificeerde stakeholder is gelijk in een project.
Sommige zijn belangrijker vanwege hun invloed.
De tweede stap is dus het prioriteren van je stakeholders.
Hier zijn enkele vragen om je projectteam te helpen primaire belanghebbenden te onderscheiden van secundaire belanghebbenden:
- Delen ze je visie over de kerndoelstellingen van het project?
- Kunnen ze aanzienlijk bijdragen aan je capaciteit in de vorm van fondsen, informatie, projectbereik, enz
- Zijn ze zeer moeilijk of onmogelijk te vervangen?
Als het antwoord op deze vragen 'ja' is, dan zijn ze een primaire stakeholder.
Je lijst met primaire en secundaire belanghebbenden moet je helpen om een stakeholder mindmap .
Daarvoor heb je nodig ClickUp Mindmaps .
Maak zoveel knooppunten als u wilt voor referentiepunten in ClickUp Mindmaps
Schets uw belanghebbenden met behulp van de Blank modus om alle mensen te visualiseren die uw project kunnen beïnvloeden of hoe ze met elkaar verbonden zijn.
3. Belanghebbenden betrekken
Nu je alle belangrijke belanghebbenden kent en weet wie je prioriteit moet geven, is het tijd voor het betrekken van belanghebbenden.
In tegenstelling tot de eerdere stappen is het betrekken van belanghebbenden een doorlopend proces gedurende je project. Je moet de verwachtingen van belanghebbenden identificeren en hun zorgen wegnemen.
En ClickUp is er om u bij elke stap bij te staan.
Hoe projectstakeholders beheren
Het managen van de verwachtingen van belanghebbenden gaat vooral over hen tevreden houden.
Ze hebben informatie nodig via transparante stakeholdercommunicatie.
En wij helpen u een stakeholdermanagementproces op te bouwen hieromheen.
1. Laat ze je projectplan zien
Zie de stakeholder als een gast in je restaurant.
wat is het eerste wat je doet? Laat zien wat er vandaag op het menu staat.
Op dezelfde manier zou het managen van stakeholders moeten beginnen met het laten zien van uw projectplan dat uw:
- Project doelen
- Project doelstellingen
- Tijdlijn project
- Afhankelijkheden
- Hulpbronnen
De specialiteit van vandaag? Communicatie!
Maar eerst moet je een projectplan maken. ClickUp's Gantt-diagram is perfect voor projectplanning en kan in slechts drie eenvoudige stappen worden gemaakt.
- Klik op het + teken in een ruimte, lijst of map
- Selecteer Gantt
- Geef het een naam
En klaar is kees. Je hebt een prachtig Gantt-diagram.
De begin- en einddatum van alle taken opnieuw toewijzen
2. Stel een communicatieplan op om af te stemmen, te verduidelijken en een succesvolle en positieve sfeer te creëren waarin iedereen als een team kan samenwerken.
Voor belangrijke belanghebbenden draait projectmanagement allemaal om die tijdige updates.
Je moet elke stakeholdergroep en elk individu op de hoogte houden en dat vereist een communicatieplan.
Gaat het via e-mails? kickoff vergaderingen , videoconferenties en bananengesprekken?
Zoals in ClickUp's Chatweergave . U kunt over van alles en nog wat praten zonder uw projectbeheerplatform te verlaten.
_Is dat niet handig?
Je hoeft geen tijd te verspillen aan het wisselen tussen apps of zelfs tabbladen om te communiceren.
Voeg toe Gasten (externe belanghebbenden) naar je chats en beslissen of ze een Chatweergave kunnen maken of niet.
Is chatten niet jouw ding?
Host en neem deel aan Zoom-vergaderingen rechtstreeks vanuit ClickUp, dankzij de Zoom integratie .
Start een Zoom-vergadering rechtstreeks vanuit een ClickUp taak
En als je een van die mensen bent die geen afstand kan doen van e-mails, dan hebben we ook een oplossing voor jou.
U kunt e-mails rechtstreeks vanuit ClickUp verzenden en ontvangen met behulp van E-mail ClickApp .
Over e-mails gesproken, als u juridische documenten of contracten moet verzenden die moeten worden gewijzigd, hoeft u niet elders te zoeken.
Onze proofingfuncties bieden PDF-annotatie ook.
3. Deel je werklastverdeling
Het delen van je werklastverdeling is een belangrijk onderdeel van je stakeholdermanagementplan omdat het hen laat zien:
- Je projectdoelen kunnen worden bereikt
- Je weet wat je doet
- Je hebt de juiste middelen
Laat je stakeholders dan zien waar je mee werkt de Werklastweergave .
En voila!
Belanghebbenden worden niet langer in het ongewisse gelaten.
Bovendien krijg je de kans om meer tijd, middelen of expertise vrij te maken op basis van je werklastverdeling.
4. Laat leiderschap en belangrijke belanghebbenden verantwoordelijkheden zien en inzichten verwerven
wie ziet niet graag de naald bewegen? Projectleiders en andere betrokken belanghebbenden zullen altijd geïnteresseerd zijn in de voortgang van een project en vooral om deel te nemen aan de succesvolle voltooiing ervan.
De belanghebbenden van je project willen weten hoe goed het project het doet en hoe ver het nog van de eindstreep verwijderd is. En wat is er beter dan een projectdashboard om jou en je belanghebbenden inzicht te geven in de voortgang van het project.
De eerste stap is proberen ClickUp Dashboards in plaats daarvan.
Gebruik aanpasbare widgets om uw missiecontrolecentrum op te bouwen in ClickUp Dashboards
Om projectinzichten aan uw Dashboard toe te voegen, kunt u Widgets toevoegen zoals:
- Sprints
- Tijd volgen
- Prioriteiten
- Aangepaste
- Statussen
En nog veel meer!
ClickUp's Sprint Widgets geven u deze handige projectmanagementgrafieken om de voortgang van uw project te visualiseren:
- Snelheidsgrafiek : visualiseer de voltooiingsgraad van de projecttaken en bepaal de werkcapaciteit voor toekomstige sprints
- Cumulatief stroomdiagram : bekijk de voortgang van de status van uw taken in de loop van de tijd en detecteer knelpunten
- Burnup grafiek : visualiseer uw voltooide werk en het totale projectwerk
- Burndown grafiek : de hoeveelheid overgebleven werk en de resterende tijd om het werk te doen bijhouden
Voor interne belanghebbenden, toegang delen om te bekijken of te bewerken met behulp van Rechten .
Neem het gesprek aan.
Voor externe belanghebbenden kunt u altijd gegevens exporteren vanuit uw Dashboards Widgets in verschillende formaten, waaronder PDF, JPEG, CSV, enz.
Volledig beheer van belanghebbenden onder één dak
De invloed van belanghebbenden kan het resultaat van uw project maken of breken. Dit kan ook een positieve of negatieve invloed hebben op de relaties met belanghebbenden.
Zo krachtig kunnen ze zijn.
Je moet inspelen op de behoeften van belanghebbenden, ze op de hoogte houden en rekening houden met andere belangrijke spelers in alle organisaties.
En de enige manier om dat allemaal te doen is met een solide strategie voor stakeholdermanagement en een krachtige tool voor projectmanagement.
Dat is waar ClickUp om de hoek komt kijken.
Het is een alles-in-één tool voor het beheren van projecttaken, het toewijzen ervan, het bijhouden van de tijd en zelfs het beheren van projectstakeholders! Ontvang ClickUp vandaag nog gratis zodat u en uw belanghebbenden het ene succesvolle project na het andere kunnen produceren!