Wat is projectintegratiemanagement? (Ultieme Gids)

nieuwsgierig naar _projectintegratiebeheer ?

Hoewel het misschien ingewikkeld klinkt, is projectintegratiemanagement gewoon het samenbrengen van de verschillende onderdelen van je projectwerk.

het is net als Ikea-meubilair in elkaar zetten

Maar projectintegratiemanagement is veel eenvoudiger dan het lijkt, **niet andersom._

In dit artikel bespreken we wat projectintegratiemanagement is en waarom je het nodig hebt, de stappen die erbij komen kijken en de belangrijkste voordelen.

We belichten ook hoe een projectmanagementtool maakt geïntegreerd projectbeheer een fluitje van een cent.

Laten we beginnen.

Wat is projectintegratiebeheer?

Projectintegratiemanagement verwijst naar de processen en activiteiten die alle elementen van je project coördineren. Het is vooral nuttig als je project bestaat uit multifunctionele teams en zouden baat hebben bij een meer geünificeerde benadering van projectmanagement.

Met andere woorden, geïntegreerd projectmanagement (IPM) is alles wat je doet om ervoor te zorgen dat de onderdelen van je project samenwerken.

zoiets als wat Nick Fury deed voor de Avengers!

Bij IPM identificeer, definieer, integreer en coördineer je de reeks individuele processen van een organisatie, zoals werkverdelingen, aanbestedingen, deliverables enzovoort.

En soms betekent dit dat je afwegingen moet maken tussen concurrerende doelstellingen en procesgroepen binnen je organisatie.

Wat is het doel van geïntegreerd projectmanagement?

In conventionele projecten, is het vrij standaard voor teams van verschillende afdelingen om samen te werken. En je zou een behoorlijk consistente en geïntegreerde benadering van projectmanagement kunnen verwachten voor al deze teams, omdat ze allemaal naar een gezamenlijk doel toewerken.

Nee!

De meeste teams functioneren in silo's die ze zelf hebben gemaakt.

het is alsof ze op aparte eilanden zitten, geïsoleerd door radiostilte

Ja, verschrikkelijk nieuws voor je project en organisatie.

Gelukkig is dit precies waar projectintegratiemanagement een einde aan maakt.

Niet meer werken in silo's of eilandjes.

Met een geïntegreerde projectmanagementaanpak kun je stabiliteit en eenheid toevoegen aan:

• Beheer van middelen
• Onderliggende schema's
• Open communicatie
• Kostenbeheersing
• Kwaliteitsbeheer
• Betrokkenheid van belanghebbenden

Laten we eens kijken hoe je dat kunt opzetten:

Wat zijn de zes beheerprocessen voor projectintegratie?

Er zijn zes cruciale stappen in projectintegratiemanagement:

1. Een projectcontract opstellen2. Een projectplan ontwikkelen3. De projectuitvoering beheren4. Projectwerk bewaken5. Wijzigingsbeheer uitvoeren6. Het project afsluiten Hier volgt een betere kijk op elk van deze projectintegratiebeheerprocessen:

1. Een projectcontract opstellen

Het definiëren van een project charter is meestal de eerste stap in uw projectintegratietraject.

Een charter is een kort document waarin de reikwijdte , project deliverables, informatie over de stakeholder en projectsponsor, en andere noodzakelijke kennis zoals het budget en risico's.

Het is een essentieel organisatorisch procesmiddel dat formeel het bestaan van een project erkent en de projectmanager toestemming geeft om bedrijfsmiddelen te gebruiken voor projectactiviteiten. Het is de eenvoudigste manier om iedereen vanaf het begin op één lijn te krijgen over het project.

Beschouw het projecthandvest als een soort contract dat bindend is gedurende de gehele levenscyclus van het project.

Of zoals het in Game of Thrones wordt gezegd:

"In de ogen van de Zeven verzegel ik hierbij deze twee entiteiten: het project en de projectmanager._

Vanaf deze dag tot het einde van het project behoren jullie elkaar toe."

Dat is tenminste wat we denken dat ze zeiden.

Om een projecthandvest op te stellen, moet je eerst voldoende kennis hebben van het project:

• Achtergrond van het project en details van de business case
• Beschrijving van de reikwijdte en het doel van het project
• Projectrisico's, aannames, beperkingen en afhankelijkheden
• Deliverables
• Vereisten voor het project
• Succescriteria van het project
• Project mijlpalen en tijdlijnen
• Relevante belanghebbenden en rollen projectteam
• Projectbudget

Zodra alles wat je nodig hebt beschikbaar is, kun je een project charter opstellen.

maar waar maak je er een?

Natuurlijk kun je het op de moeilijke manier doen met tools zoals Excel of Word.

Of u neemt de makkelijke (en slimme) weg en maakt het charter met ClickUp Documenten .

Wacht, wat is ClickUp?

ClickUp is een van 's werelds hoogst gewaardeerde projectmanagementsoftware gebruikt door goed presterende teams om projecten effectief te beheren.

Hebben we al gezegd dat het ook gratis_ is?

cha-ching!

Hoe een project charter maken met ClickUp

ClickUp gebruiken Documenten om interne en externe documenten, wiki's, kennisbanken en nog veel meer te bouwen.

Een projecthandvest maken met Docs is een fluitje van een cent.

En zodra je alle benodigde informatie in een document hebt getypt, kun je het eenvoudig:

• Het uiterlijk aanpassen
• Rijke tekst bewerken
• URL's insluiten
• Toegangsrechten regelen
• Pagina's nesten voor betere categorisatie
• Commentaar toevoegen voor bewerkingen

Voor meer informatie over_ project charters, bekijk deze artikelen:

• Wat is een projecthandvest? (Ultieme Gids)
• Hoe een Project Charter opstellen (met voorbeeld)

2. Een projectmanagementplan ontwikkelen

Het ontwikkelen van een geïntegreerd plan is waarschijnlijk de meest cruciale stap in het projectmanagementproces.

Zonder een goed projectmanagementplan kun je in een absolute chaos belanden.

Onduidelijke doelen, gemiste deadlines, onnauwkeurige budgetschattingen... de lijst is eindeloos.

Aan de andere kant zal een goed opgesteld projectplan je helpen om je deadlines met gemak te halen. Het geeft al je projectafdelingen een idee van wat ze moeten volgen en hoe ze met elkaar moeten afstemmen over het werk.

**Maar wat is een projectmanagementplan?

Het projectmanagementplan is een uitgebreide lijst van alle projectprocessen en -stappen die je naar de voltooiing van het project leiden.

zie het als een _plan voor plannen.

Een projectmanagementplan kan elk kennisgebied omvatten, zoals een:

• Scope management plan
• Procesverbeteringsplan
• Personeelsplan
• Communicatieplan
• Plan voor kwaliteitsbeheer
• Inkoop plan Lees meer over deze plannen. Vergeleken met het projecthandvest is een projectplan een veel gedetailleerder projectdocument omdat het alle aspecten van de projectoplevering omvat.

Het projectmanagementplan beschrijft de elementen van je project charter, zoals de:

• Doelen en doelstellingen
• Planning
• Standaard processen
• Rollen en verantwoordelijkheden

Maar tenzij je Dr. Strange bent, zal het niet gemakkelijk zijn om in je eentje plannen binnen plannen binnen plannen te maken.

Een projectmanagementplan maken is best ingewikkeld, maar het hoeft niet zenuwslopend te zijn.

Met projectmanagementsoftware zoals ClickUp, projectplanning zou wel eens je favoriete bezigheid kunnen worden.

Met ClickUp kunt u:

• definiëren en toewijzentaken,subtaken, encontrolelijstenmaak taken en subtaken voor verschillende projectonderdelen en wijs aan elke taak een teamlid toe. Verdeel de taken in kleinere projectmanagementactiviteiten binnen een checklist en streep ze af terwijl je bezig bent.
• OpzettenDoelen: ClickUp werkt het algemene voortgangspercentage van het project automatisch bij wanneer u specifieke doelen hebt voltooidprojectdoelstellingen en projectactiviteiten hebt voltooid. Door vooraf doelen te stellen, kunt u later de voortgang van het project bijhouden.
• PlaatsMijlpalenmijlpalen: onderverdelen projecten in verschillende fasen met mijlpalen die elke projectfase scheiden. Dergelijke voortgangsmarkeringen kunnen worden gebruikt om belangrijke vorderingen van je projectteam of het einde van een essentiële fase in je project te markeren.

3. Projectuitvoering beheren

Projectuitvoering is zonder twijfel de ik-wil-mijn-haren-uittrekken fase. Het is vaak de langste en meest complexe fase in je projectlevenscyclus waarin je je perfect gemaakte plan uitvoert.

en de meeste teams voelen zich steevast zo:_

Als je projectplan klaar is, blijf dan proactief om ervoor te zorgen dat je projectuitvoering echt volgens plan verloopt. Houd dingen actief bij om ervoor te zorgen dat al je projectteams en afdelingen alles hebben wat ze nodig hebben om effectief samen te werken.

Onthoud dat je als projectmanager ben jij degene die de lakens uitdeelt tijdens de uitvoeringsfase van het project.

En de uitvoeringsfase van het projectintegratiemanagementproces houdt meestal in:

• Het aanpakken van verschillende projecttaken en deliverables
• De samenwerking tussen projectteams beheren
• Ervoor zorgen dat mijlpalen worden bereikt
• Aanbevelingen doen voor veranderingen samen met preventieve en corrigerende acties
• Rapporteren van projectstatus aan relevante belanghebbenden
• Vergaderingen plannen met het leiderschapsteam om updates en wegversperringen te bespreken

voelt als een sleur?

geen probleem!

Met ClickUp is het uitvoeren van een projectmasterplan nog nooit zo eenvoudig geweest:

• Kies uitmeerdere weergavenzoalsBord,Doos,Lijst,Kalenderen meer om de workflow vanuit verschillende invalshoeken te beheren. Als je bijvoorbeeld eenKanban fan bent, gebruik dan de Board view om taken te visualiseren in eenKanban-bordvolgens status,datum,prioriteit,rechtverkrijgendeenz.
• Gebruik deWerklastweergaveom de capaciteit van je team te plannen, te visualiseren en te controleren. Dit helpt jemiddelen te gebruiken perfect.
• MaakAangepaste statussen voor verschillende stadia in een gedefinieerd proces of werkstroom. Bijvoorbeeld eenAgile softwareontwikkeling workflow kan een "Update aangevraagd" stadium hebben, terwijl een contentmarketingbureau iets als "Contentideeën" kan gebruiken

Wees zo gedetailleerd en creatief als je wilt!

4. Projectwerk bewaken

Als je tot over je oren in het werk zit, is het makkelijk om uit het oog te verliezen hoe ver je al bent of hoeveel er nog moet gebeuren.

Voor effectief projectmanagement moet je de prestaties van het project regelmatig controleren en vergelijken met een vastgestelde basislijn van het project. Het is ook belangrijk om te controleren hoe goed iedereen samenwerkt en of je projectafdelingen zo eensgezind zijn als je had gewild.

Stel vragen als:

• _ Liggen we op schema?
• _Is iedereen in staat om effectief samen te werken?
• welke taak blokkeert de voortgang?
• hoeveel sneller moeten we gaan om de deadlines te halen?
• wat is de werkverdeling binnen het projectteam?

Zonder de juiste tool is het onmogelijk om dergelijke vragen te beantwoorden en ernaar te handelen.

Maar met de juiste tool zoals ClickUp, is het een fluitje van een cent.

Met deze projectmanagementtool kunt u:

• InteractieveGantt-grafiekenom de voortgang van een project bij te houden, deadlines te beheren en knelpunten op te lossen. Lees hier meer over Gantt-diagrammen.
• Visualiseer de werkactiviteit van je team met dePulse functie
• Gebruik deDashboardsfunctie om bovenop uw projecten te blijven met verschillende grafieken zoalsBurnup,Burndown,SnelheidenCumulatief grafieken

Deze projecttoezicht functies helpen je om mogelijke problemen snel te identificeren, je projectteam op de hoogte te brengen en het projectplan dienovereenkomstig aan te passen.

5. Wijzigingsbeheer uitvoeren

Bij elk project krijg je te maken met onverwachte onbekenden.

Dit zijn dingen die buiten de directe controle van het project vallen en die de voortgang van het project kunnen doen ontsporen.

maak je geen zorgen. Het hoort er allemaal bij

Je hebt gewoon een systeem nodig binnen je integratiemanagementstrategie om dingen aan te pakken zoals een belanghebbende die extra wijzigingen aanvraagt en onbeschikbaarheid van middelen.

Een geïntegreerd wijzigingsbeheerproces dat een wijzigingsverzoek gemakkelijk kan verwerken en goedkeuren, is essentieel. Het is een van de slimste manieren om ervoor te zorgen dat je processen verenigd en verbonden blijven, ongeacht eventuele haperingen in het project.

maar hoe doe je dat?

Hoewel een document met het wijzigingsverzoek u kan helpen, kan het niet omgaan met de omvang en frequentie van de meeste onvoorbereide wijzigingen die zich kunnen voordoen.

Je kunt ook gewoon e-mails heen en weer sturen over goedgekeurde wijzigingen.

Dit is echter niet alleen erg traag, maar het is ook moeilijk om de verantwoordelijkheid voor het geïntegreerde wijzigingsbeheer te handhaven.

ClickUp lost dit dilemma in wijzigingsbeheer op door zijn:

• Bewijs functie die werkt met PDF-, PNG-, GIF-, JPEG- en WEBP-bestanden. Hiermee kunt u feedback centraliseren en het goedkeuringsproces voor een wijzigingsaanvraag versnellen en nog veel meer.
• Clip functie waarmee je video's (met audio) kunt opnemen en delen met je team voor snelle suggesties over aspecten die je wilt veranderen

6. Sluit het project

Na al je harde werk is je project eindelijk voltooid en is het tijd om de magische woorden te zeggen: "Sluit het project!"

Maar wacht even, er zijn nog dingen die je misschien wilt nakijken:

• Hoe succesvol waren de aangenomen processen in het project?
• Hebben we de juiste projectmanagementaanpak gevolgd?
• Zijn erprojectdoelen die we niet konden bereiken?
• Hadden we sommige aspecten van het project kunnen verbeteren?

achterover leunen. Neem een kop koffie. En denk na._

Nu moet je de tijd nemen om met je projectteamleden en de relevante belanghebbenden te praten. Geef ze een rondleiding langs de uitgevoerde taken en bereikte mijlpalen. Het is een geweldige manier om eenduidige feedback te krijgen over wat je kunt verbeteren voor toekomstige projecten.

Je moet ook de documenten voor de voltooiing van het project doorsturen naar je klant, inclusief alle belangrijke bijlagen, factureringsgegevens, gebruikershandleidingen, enz.

ClickUp is perfect voor al deze toepassingen:

• Aangepaste machtigingen hiermee kunt u klanten uitnodigen in uw projectruimte zonder in te boeten aan privacy
• Publiek delen helpt u om bijna alles in ClickUp met anderen te delen. Tijdlijn,Mindmapspecifieke taken... noem maar op.
• Gebruik deChat weergave om prestaties met uw projectteam te bespreken, succesfeestjes te plannen en meer

Ziezo, alle zes stappen om goed werk te leveren met projectintegratiemanagement.

Wat zijn de voordelen van projectintegratiemanagement?

We hebben het over alles gehad met betrekking tot geïntegreerd projectmanagement, behalve over één ding.

wat heb jij eraan?

De belangrijkste voordelen van geïntegreerd projectmanagement zijn:

• Betere coördinatie: het op een rijtje zetten van alle processen en taken, het verdelen van rollen en verantwoordelijkheden, het monitoren hoe projecten presteren, etc. geven projecten een doel en richting
• Tijdwinst: door proactief om te gaan met gedeelde bronnen en overlappende planningen, kan projectintegratiemanagement de werkefficiëntie binnen teams verbeteren en ongebruikte tijd verminderen
• Verantwoordelijkheid: de projectmanager, projectteamleden en relevante belanghebbenden onderhouden een consistente communicatie. Dit helpt verwachtingen beter te managen en creëert een gevoel van verantwoordelijkheid.

Conclusie

Van het opstellen van een project charter tot het succesvol afsluiten van het project, geïntegreerd projectmanagement helpt je om de verschillende onderdelen van een project efficiënt te coördineren.

Maar je kunt niet alle onderdelen van een project alleen integreren.

Voor succesvol projectintegratiemanagement heb je het volgende nodig gratis software voor projectbeheer zoals ClickUp.

Met tonnen functies van capaciteitsplanning naar projectbeheer op afstand clickUp kan u helpen op alle fronten van geïntegreerde projectoplevering. Ontvang ClickUp vandaag nog gratis en verbind alles in uw projectruimte in een handomdraai!