予算管理には悪いイメージがある：予算管理というと、退屈な表計算ソフトや長ったらしい書類を連想する。 経費報告書 .しかし、プロジェクト予算の管理は実はアートフォームであり、エージェンシーで働く人にとっては、会社のビジネスモデルにとって不可欠なものだ。
優れたプロジェクト予算は、単なるドルやセントではありません。チームがやること、そしてそれがどれだけうまくいっているかを物語るためのツールなのだ。
プロジェクト予算管理へのこのアプローチは、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないかをリアルタイムで確認するのに役立つ。また、自分のプロセスを評価し、時間をかけて予算編成のスキルをレベルアップさせるための確かな番号を得ることができる。以下は、あなたが担当するすべてのプロジェクト予算を設定し、追跡するために取るべきステップです。
プロジェクト予算とは？
プロジェクト予算とは、特定のプロジェクトを完了するために必要なすべての活動の見積もりコストの概要を示す財務プランです。材料、機器、人件費、その他の費用など、プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースが含まれます。
プロジェクト予算は「2万ドル」ではありません。その2万ドルをどのように使うのか、なぜそのように使うのかを明確にしたものです。
理論的には、新入社員はあなたのエージェンシーに入り、それ以上のガイダンスなしに、作成した予算を実行できるはずです。しかし残念ながら、適切なアプローチとツールがなければ、それは決して簡単なことではありません。
プロジェクト予算には何を含めるべきか？
ClickUpのダッシュボードによる予算レポートの作成
出発点として、予算には次の3つを含める必要があります：
- プロジェクトの総費用：人件費、材料費、設備費
- どのようにリソースの配分方法 プロジェクトチームや利害関係者と協力して作成されたものです。この時点では、仕事に使える番号すらないでしょう！良いプロジェクト予算は、プロジェクト全体のスコープとチームが責任を持つすべての成果物を知っている必要があります。
以下をチェックしてください。 経費報告書のテンプレート !
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/timeline-view-1400x928.png タイムラインビュー 3.0 /%img/
ClickUpのタイムラインビュー
これを "アウトライン "と呼んでいるからといって、骨格があるわけではありません。すべての成果物をステップ・バイ・ステップの進捗に分解し、必要となるすべてのリソースを確認できるようにする必要があります。
例えば、あなたのプロジェクトがソーシャルメディア広告パッケージだとする。チームメンバーが必要です：
- キャンペーンのコンセプト立案
- コピーの作成と編集
- ストック画像の収集と購入
- キャンペーンの実行
- パフォーマンスの追跡とレポート作成
チームメンバーに各成果物のサブタスクをチェックしてもらいましょう。彼らは日常的にこのような成果物を作成しているため、最終的な成果物を作るために必要なすべてを知っています。
ボーナス *簿記テンプレート* !
2.必要なリソースをリストアップする
時は金なり、フリーランサー、トレーニング、リサーチなどのリソースも同様だ。チームが行うすべてのステップには、これらのうち少なくとも1つが必要になる。
各サブタスクの下に、必要なリソースをリストアップする。ここでは、一般的なプロジェクトリソースを紹介します：
- チームメンバー：何人の社内社員が、どのくらいの時間、プロジェクトに取り組むのか？フリーランサーも雇う必要がありますか？
- 機器とライセンス： 物理的な機器やオンライン・ツールへのアクセスは必要ですか？また、後者の場合、どれくらいの期間ですか？
- トレーニング：* 従業員がまだ持っていないどのようなスキルを習得する必要がありますか？そのスキルを習得するために、従業員はどのようなリソースを使い、どれくらいの時間がかかるのか。
- 調査：* ターゲット・オーディエンスが何に反応するかを知るために、業界調査やパイロット・スタディを購入する必要がありますか？
- 旅行と接待：* プロジェクト関連の業務を処理するために、クライアントの場所まで飛行機で出かけたり、ビジネスランチを主催したり、ライドシェアを呼んだりするプランはあるか？
- プロフェッショナル・サービス：* 顧客を招き入れる予定はあるか？コンサルタントやその他の専門家 .
通常、コンティンジェンシー資金はプロジェクト総予算の5～10％程度が目安です。コンティンジェンシー資金を頻繁に取り崩す必要はないかもしれません！
しかし、すべてのプロジェクト予算は、万が一に備えて、コンティンジェンシー資金を持つべきです。
ボーナス
**_ビジネスモデルキャンバス・テンプレート を使う。良いアプリを使えば、必要な情報を簡単に整理し、更新することができる。
そういえば、プロジェクトの予算書には、次のようなことが書かれているはずです：
1.各成果物（および各サブタスク）、最終期日と社内期限。 2.各サブタスクの下のアイテムには、必要なリソースと予想されるコスト。 3.プロジェクトスケジュールに基づいて、各リソースの費用をいつ使う予定か。 4.実際のコストと支出日をリストするスペースがあるので、プロジェクトの進行に合わせて予算を更新することができます。 5.各アイテムの責任者：誰が出張の領収書を集めるのか？誰がフリーランサーの請求書を監督するのか？
すべての情報が揃ったら、各成果物やマイルストーンにかかる費用を合計し、プロジェクト予算を計算します。
/IMG https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image4-1.gif ClickUpダッシュボードで進捗の概要を確認しましょう。 /クリックアップダッシュボード
マイルストーン、タスク、時間、アクティビティなどに基づいて進捗を即座に表示します。
そして、最後のステップとして、プロジェクトで仕事をしているチームメンバーに（もう一度）予算を見直してもらい、見落としがないか確認しましょう。このフェーズでミスを発見する方が、プロジェクト予算策定プロセスの中途でミスを発見するよりもずっと良い。
6.プロジェクト予算を承認してもらう
クライアントに予算を提出することもあれば、上司や関係者に提出することもあるでしょう。聞き手に合わせてお願いしましょう。
しかし、予算がどのようにプロジェクトの結果につながるのか、また、予算が減ればスコープの変更が必要になるのか、詳細に説明する必要があります。ここまでのステップでやることが完了すれば、プロジェクト予算要求を正当化することが容易になります。
コメントをClickUpタスクに変換したり、タスクに割り当てたりして、思考を即座にアクションアイテムに変える
7.予算を監視（調整）する
予算は、常に最新のものでなければ、進捗を追跡し、コストと範囲をコントロールするのに役立ちません。買い物をするたびに予算を更新する必要はないが、経費を追加する時間を設定し、見積もり金額から大きく外れていないかどうかを確認する必要がある。
最適な更新頻度は、各フェーズの長さや各成果物間の時間によって異なる。多くのソーシャルメディア広告費を含む予算は、数日ごとに更新する必要があるかもしれません。200ページのウェブサイトのプロジェクト予算は、毎週または隔週のチェックインで問題ないかもしれません。
予算と実際の支出の間に深刻なミスマッチをやること、緩和モードに移る。まず、何が問題だったのかを把握する。フリーランサーが完了するのに丸一日かかったサブタスクを見逃したのか？クライアントがやることをボロボロにしたのか？ 彼らのプロジェクトプラン を途中で変更しなければならなくなったのですか？
タスクに金額を追加してプロジェクトの予算を管理するのは簡単です。
エラーを発見したら、他のフェーズや成果物でも同じエラーが発生していないか確認しましょう。最後に、コンティンジェンシーで予期せぬ超過分をカバーできるかどうかをチェックする。そうでない場合は リソースの再配分 あるいは、チームがまだ着手していない他のサブタスクに、より少ないリソースを使う方法を見つけるか？
それとも、他の選択肢について話し合う必要がありますか？
このような議論は上司やクライアントを巻き込む可能性があり、楽しいものではない。しかし、話し合いが早ければ早いほど、たとえ理想的でなかったとしても、少なくとも全員にとってうまくいく解決策が見つかる可能性が高くなる。
変更があった場合は、メモとともにプロジェクト予算に記録しておくことで、何が悪かったのかを思い出し、将来的に正確な支出をプランニングできるようになる。
以下をチェックしてください。
**_総勘定元帳のテンプレート .
- リストビュー、カンバンビュー、ガントチャートビューがあらかじめ用意されているので、やることリストを整理したり、タイムラインを一目で確認することができます。
- 保存済みのリストは詳細を追加するだけなので、プロジェクトをゼロから構築する必要はありません。
- 6つの /参照 https://clickup.com/features/custom-fields。 ClickUpのカスタムフィールド /があります。 の6つのカスタムフィールドがあります。
期日や優先度を設定することができ、予算調整が必要な場合に役立ちます。 テンプレートのダウンロード
5.ClickUp プロジェクトコスト管理テンプレート
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Cost-Management-Template.png ClickUp プロジェクトコスト管理テンプレート /クリックアッププロジェクトコスト管理テンプレート
このClickUpテンプレートで、予算全体をトップレベルでビューし、すべてを管理しましょう。
管理すべきプロジェクト予算が多い場合は ClickUpのプロジェクトコスト管理テンプレート を使えば、すべてを全体像で見ることができる。このテンプレートには、6つのステータス（新規プロジェクトから予算の推移、完了したプロジェクトまですべてをカバー）と6つのビューが用意されています：
- プロジェクトリスト
- プロジェクト費用テーブル
- 承認プロセスボード
- スタートガイド
- カレンダー
- プロジェクト費用申請フォーム
プロジェクト予算管理テンプレートはこれ一つで全て解決。
/参照 https://app.clickup.com/signup?template=t-182245919&_ga=2.165462203.548503613.1669648084-799228753.1666645233 このテンプレートをダウンロードする /%href/
プロジェクト予算の管理：成功のためのベストプラクティス
すべてが納品され、すべての請求が支払われたら、予算を再検討し、プロジェクト中に行った変更についてメモを取る時です。学んだ教訓は、今後同様のプロジェクトに生かすことができる。
それぞれの予算がチームの仕事を物語るという話をしました。クリアされた詳細なものであれば、すぐに見直すことができなくても、プロジェクトの詳細を覚えておくことができます。
後からアドオンしたアイテムや、予想以上にリソースを費やしたプロジェクトタスク、全員が予算内に収まるように途中で行った調整などを確認することができます。ドキュメントを作成する（または
/または https://clickup.com/ja/blog/63565/undefined/ を使うこともできる。 ClickUpのプロジェクト事後報告テンプレート /%href/
を参照してください）。
同じ失敗を繰り返さないために、予算を立てる前にこの情報を見直してください。予算管理の成功はプロジェクトの成功を意味します。ですから、時間をかけて、徹底的で思慮深いプロジェクト予算編成プロセスを構築しましょう。
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