Penulis dan ilmuwan komputer terkenal, Damien Conway pernah berkata: "Dokumentasi adalah surat cinta yang Anda tulis untuk diri Anda sendiri."
Meskipun pernyataan Conway merujuk pada prinsip-prinsip pengkodean, dokumentasi yang bersih dan jelas merupakan bagian yang diremehkan dan sering diabaikan dalam menjalankan bisnis, yang menawarkan banyak manfaat.
Bisnis yang sedang berjalan memiliki berbagai dokumen penting yang membantu kelancaran operasional. Anda bekerja keras untuk membuat dokumen penting, seperti kontrak hukum , file karyawan , SOP , rencana darurat, dan banyak lagi.
Namun, apa yang terjadi ketika seseorang perlu mengakses atau mengauditnya? Mendigitalkannya adalah langkah pertama.
Namun, ketika Anda mencoba mendigitalkan catatan kertas Anda, bagaimana Anda mencegahnya hilang atau rusak dalam sistem manajemen dokumen yang tidak diatur?
Bagaimana Anda memastikan karyawan Anda dapat menemukan dan menggunakan catatan yang mereka butuhkan? Dan bagaimana Anda mematuhi hukum dan peraturan yang terus berubah yang mengatur penyimpanan arsip?
Jika Anda mengalami masalah-masalah ini atau ingin meningkatkan sistem manajemen arsip Anda saat ini, artikel ini cocok untuk Anda. Kami telah menyusun daftar 10 perangkat lunak dan sistem manajemen arsip terbaik di tahun 2024.
Alat-alat ini akan membantu Anda mengatur, mengelola, dan melindungi catatan Anda sekaligus menyediakannya untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut! 🚀
Apa Itu Perangkat Lunak Manajemen Rekaman?
Perangkat lunak manajemen catatan adalah solusi yang digunakan bisnis untuk melacak, menyimpan, mengakses, berbagi, dan mengatur dokumentasi atau catatan terkait bisnis mereka. Perangkat lunak manajemen catatan mengelola semua catatan mulai dari pembuatan hingga saat dokumen dibuang. Perangkat lunak manajemen catatan sangat penting dalam memastikan berbagi pengetahuan, memenuhi persyaratan kepatuhan terhadap peraturan, dan manajemen risiko.
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Manajemen Arsip?
Manajemen arsip digital sangat penting bagi bisnis apa pun yang ingin menyimpan, mengakses, dan mengelola dokumen secara efektif. Anda perlu menemukan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik Anda.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang perlu diperhatikan saat memilih perangkat lunak manajemen arsip:
- Kemampuan mengimpor dan memindai: Anda menginginkan perangkat lunak yang dapat mengimpor dokumen dengan mudah dari berbagai sumber, seperti email, penyimpanan awan, atau aplikasi lain. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengkonsolidasikan dokumen dan membagikannya dengan tim Anda. Jika Anda masih memiliki catatan kertas, Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat memindai dan mengonversinya menjadi file digital
- Kontrol akses dan keamanan: Carilah perangkat lunak yang melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah atau pembobolan. Anda harus dapat mengatur izin dan peran untuk pengguna, grup, atau departemen yang berbeda. Pastikan perangkat lunak manajemen catatan yang Anda pilih mengenkripsi data Anda dan mematuhi hukum dan peraturan yang relevan
- Otomatisasi dan alur kerja: Pilih perangkat lunak untuk merampingkan proses bisnis Anda danmenghemat waktu dan usaha. Anda harus dapat membuat alur kerja dan mengotomatiskan tugas-tugas, seperti persetujuan, pemberitahuan, pengingat, atau laporan. Anda juga harus mencari perangkat lunak yang terintegrasi dengan perangkat Anda yang lain, seperti CRM, ERP, atau perangkat lunak akuntansi
- Kustomisasi dan skalabilitas: Perangkat lunak yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan dan preferensi Anda yang terus berubah dengan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan bidang data, label, kategori, atau tampilan Anda sangat ideal. Pilih produk perangkat lunak yang dapat meningkatkan atau beradaptasi seiring pertumbuhan atau perubahan bisnis Anda
- Keandalan dan dapat dipercaya: Terakhir, Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen catatan yang dapat Anda andalkan dan percayai. Carilah perangkat lunak dengan reputasi yang baik, ulasan positif, dan pelanggan yang puas. Anda juga harus mencari yang menawarkan dukungan, pembaruan, dan pencadangan
Dengan mempertimbangkan fitur-fitur ini, bersiaplah untuk memilih dari daftar pilihan kami tentang 10 perangkat lunak dan sistem manajemen arsip terbaik di tahun 2024.
10 Perangkat Lunak Manajemen Arsip Terbaik untuk Digunakan pada Tahun 2024
1. ClickUp
Atur catatan dan proyek Anda dengan cepat dengan alat yang mudah disesuaikan yang ditawarkan oleh ClickUp Perangkat lunak manajemen catatan ClickUp yang kuat dan serbaguna memungkinkan Anda mengatur, mengelola, dan berbagi data di seluruh bisnis Anda. Anda bisa membuat Ruang dan folder untuk departemen atau proyek yang berbeda dan mengatur izin dan peran untuk masing-masing.
Anda juga dapat membuat dokumen baru menggunakan Klik Dokumen yang dapat dibagikan dan diakses oleh anggota lain di ruang kerja Anda. Dengan ClickUp, Anda bisa mengatur tugas seperti meninjau, memeriksa, atau memperbarui dokumen selama dan setelah pembuatan sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Buat dokumen di tempat digital terpusat dengan ClickUp Docs dan bagikan dengan mudah
Anda juga dapat menggunakan fitur lain yang menyederhanakan pengaturan dan visualisasi data, seperti Bidang Khusus ClickUp , Tampilan Khusus ClickUp dan Klik Dasbor .
Struktur hirarki ClickUp yang mendetail memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan proyek Anda Hirarki Proyek ClickUp membantu Anda membuat Ruang Kerja dengan berbagai sub-tema untuk berbagai proyek yang mungkin sedang dikerjakan oleh tim Anda. Sebagai contoh, di dalam Ruang Kerja 'Tim Kreatif', Anda bisa menambahkan sub-kategori untuk tim dan proyek yang berbeda.
Selain itu, Anda dapat menggunakan Buku Catatan Bisnis ClickUp untuk menyimpan catatan dokumen penting organisasi Anda. Templat ini memungkinkan Anda untuk mematuhi peraturan pencatatan dan menyusun semua dokumen penting Anda di satu tempat.
Gunakan templat Book of Record Business dari ClickUp untuk menyimpan catatan penting perusahaan Anda
Fitur-fitur ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan struktur, tampilan, dan analisis data Anda, menjadikan ClickUp ideal untuk manajemen data dan kolaborasi.
Pantau proyek Anda dan kemajuan tim Anda di Dasbor ClickUp
Fitur terbaik ClickUp:
- Gunakan Dokumen ClickUp untukdokumen kolaboratif pembuatan dan pengeditan
- Memanfaatkan Bidang Khusus untuk menyimpan dan menampilkan informasi seperti jenis dokumen, status, prioritas, atau pemilik
- Gunakan Tampilan Khusus untuk memantau metrik dan indikator utama
- Mengatur izin dan mengontrol akses ke ruang, folder, dan lainnya
Keterbatasan ClickUp:
- Beberapa pengguna melaporkan kurva pembelajaran yang lebih curam untuk fitur-fitur tingkat lanjut
Harga ClickUp:
- Gratis Selamanya
- Tidak Terbatas: $7/bulan per pengguna
- Bisnis: $12/bulan per pengguna
- Perusahaan: Hubungi untuk harga
- ClickUp Brain: Tersedia di semua paket berbayar seharga $5/anggota Workspace/bulan
Peringkat dan ulasan ClickUp:
- G2: 4.7/5 (9.000+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (4.000+ ulasan)
2. Simpan file
via FileHold FileHold adalah sistem manajemen dokumen yang kuat yang dirancang untuk menyederhanakan manajemen dokumen.
Sistem ini menyediakan ruang penyimpanan yang aman untuk semua jenis catatan dan antarmuka yang ramah pengguna untuk navigasi yang lancar.
Jika fokus Anda adalah keamanan data, maka FileHold dapat bekerja dengan baik untuk Anda. FileHold membantu pengguna mengatur dan mengamankan catatan mereka dengan mudah sambil memastikan kepatuhan terhadap standar peraturan.
Fitur terbaik FileHold:
- Memanfaatkan manajemen dokumen dan catatan tingkat perusahaan
- Gunakan kemampuan pemindaian dan pencitraan dokumen tingkat lanjut
- Mengotomatiskan alur kerja untuk menyederhanakan proses
- Menetapkan kontrol akses berbasis peran untuk meningkatkan keamanan
Keterbatasan FileHold:
- Integrasi pihak ketiga yang terbatas dibandingkan dengan alternatif lainnya
- Desain antarmuka mungkin tidak semodern atau seintuitif solusi lainnya
Harga FileHold:
- Perusahaan: $10/bulan per pengguna
- Cloud/Server internal: $15/bulan per pengguna
- Express: $15/bulan untuk lima pengguna
- Cloud (Microsoft Azure): $30/bulan per pengguna
- Paket Khusus: Hubungi untuk harga
Peringkat dan ulasan FileHold:
- G2: 4.6/5 (30+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (45+ ulasan)
3. DocSavy
via DocSavy DocSavy adalah perangkat lunak manajemen arsip berbasis cloud yang membantu Anda menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen secara efisien. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk menentukan apa saja dokumen Anda dan ke mana dokumen tersebut harus disimpan menggunakan tag, metadata, dan asosiasi.
Pencarian dan filter teks lengkapnya yang sangat efektif memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen yang Anda butuhkan. Pada saat yang sama, fitur keamanannya yang canggih melindungi informasi sensitif. Fitur tanpa embel-embel namun ramah pengguna dari DocSavy menjadikannya alat manajemen catatan yang benar-benar cerdas.
Fitur-fitur terbaik DocSavy:
- Mengunggah, memindai, atau mengirim dokumen Anda melalui email dan menyimpannya di awan
- Menetapkan tag ke catatan Anda, seperti jenis dokumen, kategori, status, atau pemilik
- Cari dokumen menggunakan kata kunci, frasa, atau operator
- Bagikan dokumen Anda dengan anggota tim, klien, atau mitra Anda, menggunakan email, tautan, atau integrasi
Keterbatasan DocSavy:
- Kurangnya fitur otomatisasi tingkat lanjut dibandingkan dengan solusi yang lebih kuat.
- Skalabilitas terbatas untuk perusahaan besar dengan kompleksitasmanajemen dokumen kebutuhan.
Harga DocSavy:
- Paket Pemula: $ 0,99/bulan per pengguna
- Paket 20: $9,99/bulan untuk tiga pengguna
- Paket 50: $49.00/bulan untuk tujuh pengguna
- Paket 100: $99,00/bulan
- Paket 200: $149.99/bulan
- **Paket 300: $ 199,99/bulan
- Paket Khusus
Peringkat dan ulasan DocSavy:
- G2: Tidak cukup ulasan
- Capterra: Tidak cukup ulasan
4. Veeva Vault
via Veeva Vault Veeva Vault adalah platform awan yang dirancang khusus untuk industri yang sangat teregulasi, seperti ilmu pengetahuan hayati dan perawatan kesehatan. Ini adalah solusi yang sangat aman dan komprehensif yang memungkinkan Anda untuk mengelola konten dan data dalam satu platform.
Anda dapat menggunakan Veeva Vault untuk membuat, menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen, seperti uji klinis, pengajuan peraturan, dokumen kualitas, dan banyak lagi.
Veeva Vault memastikan integritas data dan kepatuhan terhadap peraturan. Langkah-langkah keamanannya yang kuat memenuhi standar kualitas, skalabilitas, dan kinerja tertinggi.
Fitur terbaik Veeva:
- Mengelola seluruh siklus hidup dokumen Anda, mulai dari pembuatan hingga persetujuan, distribusi, dan pengarsipan
- Memastikan bahwa dokumen Anda mematuhi hukum dan peraturan yang relevan, seperti FDA, EMA, atau ISO
- Gunakan tanda tangan elektronik untuk mengesahkan dokumen Anda dengan aman dan efisien
Keterbatasan Veeva:
- Pengguna melaporkan bahwa versi perusahaan relatif mahal jika dibandingkan dengan alat lain
- Opsi kustomisasi mungkin terbatas untuk kebutuhan spesifik industri tertentu
Harga Veeva:
- **Gratis Selamanya
- Perusahaan: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Veeva:
- G2: 4.1/5 (40+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (20+ ulasan)
5. SharePoint
melalui SharePoint SharePoint adalah platform manajemen dokumen dan kolaborasi yang dikembangkan oleh Microsoft. Sangat populer di kalangan bisnis dari semua ukuran dan industri, SharePoint memungkinkan Anda untuk memantau dan membuat laporan tentang penanganan catatan sesuai dengan kebijakan dan proses yang ditetapkan.
SharePoint sangat ideal untuk manajemen catatan jika Anda menggunakan paket Microsoft, karena terintegrasi secara mulus dengan aplikasi Office 365, seperti Word, Excel, PowerPoint, dan OneDrive.
Alat ini memungkinkan Anda menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen dengan aman, sehingga meningkatkan kolaborasi dan produktivitas.
Fitur terbaik SharePoint:
- Membuat pustaka dokumen untuk menyimpan dan mengelola dokumen Anda di lokasi terpusat
- Lacak dan pulihkan perubahan dokumen menggunakan riwayat versi
- Mengakses dan mengedit dokumen Anda menggunakan aplikasi Office 365
Keterbatasan SharePoint:
- Keterbatasan ruang data untuk perpustakaan dokumen
- Opsi penyesuaian memerlukan keahlian teknis
Harga SharePoint:
- SharePoint (Paket 1): $ 5,00/bulan per pengguna
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/bulan per pengguna
Peringkat dan ulasan SharePoint:
- G2: 4/5 (8.000+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (5.000+ ulasan)
6. Fluix
via Fluix Fluix adalah solusi perangkat lunak tanpa kode yang membantu perusahaan mendigitalkan dokumen dan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, semuanya di satu tempat. Solusi ini dirancang untuk membantu tim merampingkan proses terkait dokumen, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan, bahkan saat dalam perjalanan.
Fluix sangat ideal untuk tim yang mobile, memungkinkan Anda menandatangani dan mengelola dokumen dengan mudah di perangkat mobile Anda. Anda juga bisa bekerja secara offline dan menyinkronkan data saat Anda online.
Fitur terbaik Fluix:
- Akses dokumen Anda kapan saja, di mana saja, menggunakan perangkat iOS atau Android
- Membuat anotasi dan mengedit dokumen Anda menggunakan sorotan, catatan, stempel, atau gambar
- Mengotomatiskan alur kerja dan proses dokumen Anda, seperti persetujuan, pemberitahuan, atau pengingat
Keterbatasan Fluix:
- Integrasi terbatas dengan aplikasi pihak ketiga dibandingkan dengan platform lain
Harga Fluix:
- Fluix inti: $30/bulan per pengguna
- Perusahaan: Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan Fluix:
- G2: Tidak ada ulasan yang cukup
- Capterra: 4.8/5 (40+ ulasan)
7. Platform Alfresco
via Platform Alfresco Alfresco adalah antarmuka web aman bersumber terbuka yang membantu perusahaan mengelola dan mengamankan arsip cetak ke digital mereka dalam satu lokasi.
Dengan Alfresco, Anda mendapatkan solusi manajemen dan tata kelola siklus hidup yang menyeluruh untuk semua catatan Anda. Menggunakannya juga memastikan bahwa Anda tetap patuh pada hukum dan peraturan.
Alfresco layak Anda pertimbangkan jika Anda mencari solusi yang fleksibel dan terukur yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan dan preferensi organisasi dari semua ukuran.
Fitur-fitur terbaik Platform Alfresco:
- Mengatur dan menyimpan catatan Anda dalam repositori terpusat menggunakan metadata, kategori, dan tag
- Menyederhanakan proses dan alur kerja Anda, seperti persetujuan, tinjauan, atau audit
- Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan anggota tim Anda menggunakan obrolan, video, atau media sosial
Keterbatasan Platform Alfresco:
- Membutuhkan bantuan untuk pengaturan dan penyesuaian, yang mungkin sulit bagi organisasi yang lebih kecil
- Antarmuka pengguna mungkin tidak seintuitif solusi lain
Harga Platform Alfresco:
- Komunitas Alfresco: Gratis
- Tim dasar: $2/bulan per pengguna
- Perusahaan: $22/bulan per pengguna
Peringkat dan ulasan Platform Alfresco:
- G2: 3.6/5 (40+ ulasan)
- Capterra: 4.1/5 (20+ ulasan)
8. OpenText
via OpenText OpenText adalah solusi perangkat lunak manajemen arsip tingkat perusahaan dengan fitur lengkap dan sangat skalabel yang membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan kepatuhan.
Platform tunggal yang aman dari OpenText memungkinkan Anda untuk mengatur dan berbagi konten elektronik dan fisik di seluruh perusahaan.
Ini adalah solusi ideal jika Anda ingin memanfaatkan kekuatan AI transformatif dengan perangkat lunak manajemen dokumen.
Fitur-fitur terbaik OpenText:
- Mendigitalkan dokumen kertas Anda menggunakan pemindai, perangkat seluler, atau email
- Mengarsipkan catatan Anda untuk retensi jangka panjang dan kepatuhan menggunakan opsi penyimpanan yang aman dan hemat biaya
- Memastikan bahwa catatan Anda mematuhi hukum dan peraturan yang relevan, seperti GDPR, HIPAA, atau SOX
- Gunakan OpenText Magellan, platform AI dan analitik yang fleksibel, untuk mengotomatiskan alur kerja
Keterbatasan OpenText:
- Harga lebih tinggi dari banyak pesaing, terutama untuk usaha kecil dan menengah
- Fitur-fitur yang kompleks mungkin memerlukan pelatihan tambahan
Harga OpenText:
- Harga khusus
Peringkat dan ulasan OpenText:
- G2: 4.3/5 (20+ ulasan)
- Capterra: Tidak ada ulasan yang cukup
9. Ademero
via Ademero Ademero adalah alat manajemen dokumen yang dirancang untuk menyederhanakan pengaturan dan pencarian dokumen. Alat ini membantu organisasi merampingkan proses yang berhubungan dengan dokumen dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dalam penyimpanan catatan.
Jika Anda menggunakan Quickbooks untuk menjalankan akuntansi untuk bisnis Anda, maka Ademero akan menjadi pilihan ideal dengan integrasi yang ketat dan alur kerja otomatis.
Fitur terbaik Ademero:
- Memindai dokumen kertas Anda menggunakan pemindai, perangkat seluler, atau email
- Mengindeks dokumen Anda menggunakan metadata
- Cari dokumen Anda menggunakan kata kunci, frasa, atau operator
Keterbatasan Ademero:
- Sejumlah fitur canggih yang terbatas dan antarmuka pengguna yang kurang intuitif dibandingkan dengan solusi perusahaan lainnya
Harga Ademero:
- Hosted Standard: $35/bulan per pengguna
- Hosted Premium: $70/bulan per pengguna
Peringkat dan ulasan Ademero:
- G2: Tidak ada ulasan yang cukup
- Capterra: 4.3/5 (41+ ulasan)
10. Hyland
via Hyland Hyland adalah platform manajemen konten perusahaan terkemuka yang menawarkan manajemen dokumen, manajemen catatan, dan otomatisasi proses bisnis.
Hyland membantu organisasi di setiap industri mengintegrasikan konten, data, dan proses mereka dengan lancar untuk memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat, di mana pun dan kapan pun dibutuhkan.
Ini adalah pilihan yang dapat diandalkan untuk organisasi dengan beragam kebutuhan pencatatan.
Fitur terbaik Hyland:
- Memindai dokumen kertas menggunakan pemindai, perangkat seluler, atau email
- Menyederhanakan proses dan alur kerja, seperti persetujuan, tinjauan, atau audit, dengan menggunakan alat seret dan lepas serta templat
- Memastikan bahwa catatan Anda mematuhi hukum dan peraturan yang relevan, seperti GDPR, HIPAA, atau SOX
Keterbatasan Hyland:
- Implementasi dan penyesuaian mungkin memerlukan bantuan dari konsultan Hyland, yang akan dikenakan biaya tambahan
Harga Hyland:
- Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan Hyland:
- G2: 4.3/5 (150+ ulasan)
- Capterra: Tidak ada ulasan yang cukup
Pilih Sistem Manajemen Rekaman Terbaik untuk Bisnis Anda
Catatan yang dipelihara dengan baik adalah tulang punggung bisnis apa pun. Catatan tersebut berisi informasi berharga, seperti kontrak, faktur, laporan, dll. Sistem manajemen catatan yang kuat dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi dan kolaborasi serta memastikan keamanan dan kepatuhan dokumen.
Setiap perangkat lunak dalam daftar ini menawarkan fitur dan manfaat yang unik. Apa pun pilihan yang Anda pilih, pastikan pilihan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda yang terus berkembang dan memiliki keamanan yang memadai.
Di sini, platform manajemen proyek serbaguna ClickUp lebih menonjol daripada yang lain. Fitur-fiturnya yang canggih, desain yang berpusat pada pengguna, dan kemampuannya untuk memberikan opsi yang dapat disesuaikan untuk manajemen catatan yang efisien menjadikannya solusi tempat kerja lengkap yang dapat Anda percayai untuk dokumen dan bisnis Anda. Daftar akun ClickUp gratis Anda sekarang juga!