A PMMM, vagyis a projektmenedzsment érettségi modell egy olyan koncepció, amely lehetővé teszi a projektalapú szervezetek számára, hogy értékeljék projektmenedzsmentjük sikerességét. A modell által javasolt ideológia szerint öt szintje van a projektmenedzsment érettségének, amelyeken minden vállalkozásnak át kell haladnia a sikerhez vezető úton.
Továbbá tanulmányok kimutatták, hogy a projektmenedzsment teljesítménye gyenge vállalkozások nagyobb valószínűséggel szenvednek pénzügyi veszteséget a projektekre jutó megnövekedett költségek és az alacsony minőségű eredmények miatt.
Ha tehát üzleti folyamatainak javítására keres megoldásokat, hasznos lehet felmérni jelenlegi szintjét a PMMM-ben, és megkeresni a következő szintre lépés módjait. A mai cikkben bemutatjuk ezt az öt szintet, és könnyen érthető javaslatokat adunk arra, hogyan léphet feljebb a PMMM projektmenedzsment-siker létráján.
A PMMM öt szintje
A PMMM a Carnegie Mellon Egyetem Szoftvermérnöki Intézete által az 1980-as évek közepén kidolgozott keretrendszerként indult. Célja az volt, hogy segítse a kormányt a szoftverfejlesztő vállalkozások értékelésében, hogy eldöntsék, melyik a legalkalmasabb komplex projektek megvalósítására. A modellt úgy tervezték, hogy elemezze a vállalatok által szoftverprojektek során alkalmazott standard gyakorlatokat.
Idővel a keretrendszert úgy módosították, hogy szélesebb körű iparágakra legyen alkalmazható, ezért ma már több érettségi modell is létezik. A PMMM azonban az egyetlen, amely szorosan illeszkedik az eredeti modellhez, azzal a kivétellel, hogy az alábbi öt különböző szakasz segítségével a projektmenedzsment képességek értékelésére összpontosít.
1. szint: A kezdeti folyamat
Ezen a szinten a szervezet meglehetősen véletlenszerűen működik, alig vagy egyáltalán nem alkalmaz ellenőrző eszközöket. Ebben a forgatókönyvben nehéz megjósolni a jövőbeli sikert, mivel nem lehet előre megmondani, hogyan fog viselkedni a szervezet válsághelyzetben.
2. szint: Strukturált folyamatok és szabványok
A második szintű vállalatok alapvető projektmenedzsment gyakorlatokat alkalmaznak, de csak egyedi projektek szintjén. Ez azt jelenti, hogy nincs átfogó megközelítés a projektmenedzsment sikere tekintetében, amely valószínűleg a szervezet kulcsfontosságú személyeitől függ.
Bár a legjobb, ha van valamilyen struktúra, ez a szint még mindig alacsony, ha vészhelyzetről van szó, és ugyanolyan nehéz bizonyossággal megjósolni a sikert.
3. szint: Szervezeti szabványok és intézményesített folyamatok
Ezen a szinten egy másik szervezeti struktúrába lépünk, amelyben jól meghatározott eljárások vannak, amelyek a dolgok standard módjának tekinthetők. Az üzleti tevékenység jól szervezett, és a vezetés részt vesz ezeknek az eljárásoknak a bevezetésében és támogatásában.
Ezen a szinten a szervezet felkészült a válságok kezelésére, mivel rendelkezik a szükséges dokumentált eljárásokkal, amelyek mind a vezetőséget, mind az alkalmazottakat a teendő lépések felé irányítják. Ezenkívül a harmadik szinten lévő szervezet érdekelt olyan dokumentáció létrehozásában, amely segít meghatározni a vezetőség és az alkalmazottak (és fordítva), valamint a szervezet és az ügyfelek közötti kapcsolatot.
Tegyük fel, hogy Ön egy tanácsadó céget vezet. Ebben az esetben egy jól megfogalmazott tanácsadói szerződés segítségével egyértelműen meghatározhatja az egyes ügyfelekkel fennálló kapcsolatát. Érdemes megfontolnia olyan titoktartási megállapodások és egyéb dokumentumok kidolgozását is, amelyek elősegítik a munkavállalókkal való kapcsolatot.
4. szint: Kezelhető folyamat
A 4. szint olyan mutatókat vezet be, amelyek a hatályos projektmenedzsment-eljárások és -szabványok alapján értékelik a termelékenység jelenlegi szintjét. Így a vezetés bármikor tudhatja, hogy egy projekt sikeres lesz-e, vagy vannak-e megoldandó problémák.
5. szint: Folyamatok optimalizálása
Végül, a legfelső szinten a hangsúly az optimalizáláson van. Miután minden megfelelő eljárás bevezetésre került és elérhetővé vált szervezeti szinten, a vezetés érdekelt a projektmenedzsment teljesítményének folyamatos javításában, saját tapasztalataik alapján. Az ötödik szint emellett olyan innovatív technikák felé való nyitást is jelent, amelyeket más szervezetek nem alkalmaznak, és amelyek versenyelőnyt jelenthetnek.
Hogyan lehet átlépni egyik szintről a másikra?
Mint látható, a PMMM egyre kifinomultabb szervezeti magatartások alkalmazásán alapul. Fontos azonban tudni, hogy ez nem egy merev skála, hanem inkább egy irányelvekből álló lista, amely segíthet a szervezeteknek a teljesítményük javításában.
Ennek következtében az egyes vállalkozások között különbségek lesznek, attól függően, hogy melyik iparágban működnek, milyen a szervezeti kultúrájuk és mennyire törekednek a fejlődésre. Ezenkívül a szervezet mérete is befolyásolhatja a projektmenedzsment integrálásának módját.
Például egy induló vállalkozásnak nincs szüksége bonyolult eljárási struktúrára, mivel a növekedésre és a fejlődésre koncentrál. Ahogy azonban az üzlet növekedni kezd, hasznos lehet olyan alapvető szabványok kidolgozása, amelyek a projektmenedzsment sikerének hajtóerejévé válnak.
Most, hogy ismeri a projektmenedzsment érettségi modell által javasolt öt szintet, könnyen azonosíthatja vállalkozása jelenlegi helyzetét. Vessünk egy pillantást az egyes helyzetekben figyelembe veendő lépésekre.
Az első két szint
Ha nincs jól megtervezett eljárása, amelynek segítségével mind az alkalmazottak, mind a vezetők megérthetik a helyes helyzetkezelési módszert (a vészhelyzet súlyosságától függetlenül), akkor valószínűleg az első két szinten tartózkodik.
Ebben az esetben a fő prioritásnak a szervezeti kultúra alapját képező szabályok és szabványok kidolgozásának kell lennie. Ez lehet bármi, a „hogyan integráljunk egy új alkalmazottat” kérdéstől kezdve a legjobb módszerig egy új termék dokumentációjának elkészítéséhez.
Minden, ami fontos az üzleti folyamatok javításához és a termelékenységet gátló akadályok eltávolításához, dokumentálva kell lennie, és könnyen hozzáférhetőnek kell lennie tanulmányozás és szerkesztés céljából.
A harmadik szint
Az ezen a szinten lévő vállalkozások projektmenedzsment hatékonysága meglehetősen fejlett, de mindig van lehetőség a fejlődésre.
Például a kommunikációs folyamat felgyorsítása és annak biztosítása érdekében, hogy senki ne hagyjon ki fontos részleteket, érdemes speciális PM eszközöket használni, mint például a ClickUp. Ez egy olyan platform, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre több csapatot és projektet kezeljen anélkül, hogy túl sok időt pazarolna a logisztikára.
Ezenkívül az ilyen típusú platformok integrálhatók más üzleti folyamatokba, így kapcsolatot teremtve a részlegek között és javítva az információáramlást.
A negyedik és ötödik szint
Miután kialakított egy jó szervezeti kultúrát, jól megtervezett eljárásokkal és hatékony hierarchiával, itt az ideje, hogy olyan tényezőkön dolgozzon, amelyek még jobbá tehetik a dolgokat. Ehhez a legtöbb vállalkozás egy igényeiknek megfelelő üzleti intelligencia platform használatával kezdi, és az általa nyújtott elemzésekre épít.
Bár a BI nem éppen innovatív technológia, remek módszer a kockázatkezelés értékelésére és annak megértésére, hogy vállalkozása jó irányba halad-e.
Összefoglalás
A mai világban szoros összefüggés van a technológia és az üzleti fejlődés között. Ez még inkább láthatóvá válik a projektmenedzsment fejlesztése terén, ahol a vezetők számos eszközhöz és platformhoz férhetnek hozzá, amelyek automatizálják a rutin tevékenységeket, értékes betekintést nyújtanak a meglévő adatok alapján, javítják a csapatok közötti kommunikációt és biztosítják a projektben érdekelt felek támogatását.
A technológiát azonban jól megtervezett üzleti folyamatok és eljárások kell, hogy támogassák, hogy biztosíthassa szervezetének felfelé ívelő pályáját. Összegzésként elmondható, hogy a PMMM rámutat az emberi és technológiai tényezők fontosságára az üzleti fejlődés szempontjából.