Az értékesítési munkafolyamatok zavarossá válnak, ha minden potenciális ügyfél, vállalat, kapcsolattartó és üzlet ugyanazokat az egyéni mezőket jeleníti meg.
Egy vállalati rekordhoz nincs szükség keresztnév mezőre. Egy kapcsolattartói rekordhoz nincs szükség minden fiók szintű minősítési mezőre. Egy nyomon követési feladathoz nincs szükség a teljes értékesítési pontozási modellre.
Ha a mezők mindenhol megjelennek, a felhasználók elveszítik a rendszer iránti bizalmukat. Üresen hagyják a mezőket, találgatnak, hogy mi illik oda, és a ClickUp-ot okolják a szerkezeti problémákért.
A ClickUp feladat típus szerinti egyéni mezői megoldják ezt a problémát azzal, hogy a vállalati szintű adatok a vállalati rekordokban, a kapcsolattartói szintű adatok a személyi rekordokban maradnak, míg a megosztott mezők ott maradnak láthatóak, ahol azoknak értelme van.
Az értékesítési munkafolyamatok zavarossá válnak, ha minden potenciális ügyfél, vállalat, kapcsolattartó és üzlet ugyanazokat az egyéni mezőket jeleníti meg.
Egy vállalati rekordhoz nincs szükség a „Keresztnév” mezőre. Egy kapcsolattartói rekordhoz nincs szükség minden fiók szintű minősítési mezőre. Egy nyomon követési feladathoz nincs szükség a teljes értékesítési pontozási modellre.
Ha a mezők mindenhol megjelennek, a felhasználók elveszítik a rendszer iránti bizalmukat. Üresen hagyják a mezőket, találgatnak, hogy mi illik oda, és a ClickUp-ot okolják a szerkezeti problémákért.
A ClickUp feladat típus szerinti egyéni mezői megoldják ezt a problémát azzal, hogy a vállalati szintű adatok a vállalati rekordokban, a kapcsolattartói szintű adatok a személyi rekordokban maradnak, a megosztott mezők pedig ott maradnak láthatóak, ahol azoknak értelme van.
Ebben a cikkben bemutatom, hogyan használom a feladat típus szerinti egyéni mezőket egy digitális marketing ügynökség értékesítési környezetében, és miért teszi ez a kis szerkezeti változtatás a ClickUp-ban a potenciális ügyfelek kezelését könnyebben skálázhatóvá.
Miért válnak zavarossá az értékesítési adatok, ha minden rekord ugyanazokat a mezőket használja?
Az értékesítési csapatok egyszerre többféle információt kezelnek: vállalati adatokat, kapcsolattartói adatokat, üzletkötési adatokat és nyomon követési feladatokat. Sok ClickUp-munkaterület mindezt egyetlen általános feladatstruktúrába sűríti.
Ez általában olyan problémákat okoz, mint például:
- A vállalati és a kapcsolattartói szintű mezők keveredése
- A személyes alfeladatokban megjelenő minősítési mezők
- A vállalati főfeladatoknál megjelenő kapcsolattartói mezők
- A felhasználók nem biztosak abban, mely mezőket kell kitölteniük
- Rendezetlen lead-adatok, mert a mezőket kihagyják vagy helytelenül használják
- Nehézebb a beilleszkedés, mert a munkaterület bonyolultabbnak tűnik, mint amilyen valójában
Az értékesítési munkafolyamatoknak nem kevesebb mezőre van szükségük. Olyan mezőkre van szükségük, amelyek csak ott jelennek meg, ahol relevánsak.
Az értékesítési munkafolyamatoknak nem kevesebb mezőre van szükségük. Olyan mezőkre van szükségük, amelyek csak ott jelennek meg, ahol relevánsak.
Rólam: Az Upficient alapítója és vezető tervezője
Christopher Day vagyok, az Upficient alapítója és vezető tervezője.
ClickUp-hitelesített szakértő vagyok és az Upwork legjobban értékelt Plus-szolgáltatója. Az Upficientnél olyan ClickUp-rendszereket tervezünk, amelyek akkor is értelmesek maradnak, ha több ember, rekord és munkafolyamat kerül hozzájuk.
Munkánk nagy része egy gyakorlati kérdésre vezethető vissza: hogyan tehetjük a ClickUp használatát a csapatok számára egyszerűbbé és következetesebbé?
A feladat típus szerinti egyéni mezők egyike azoknak a funkcióknak, amelyek segítenek, mert már a forrásnál eltávolítják a felesleges elemeket. Ahelyett, hogy az embereket arra tanítanád, hogy hagyják figyelmen kívül az irreleváns mezőket, úgy alakíthatod ki a munkaterületet, hogy azok a mezők soha ne jelenjenek meg ott, ahová nem tartoznak.
Az értékesítési munkaterület felépítése, amellyel a mezők hozzáadása előtt kezdem
Mielőtt rátérnék az egyéni mezőkre, meggyőződöm arról, hogy az értékesítési munkaterület felépítése egyértelmű.
Egy tipikus digitális marketingügynökségnél általában három területtel kezdem:
- Pipeline: Üzletek, nyomon követések és értékesítési teendők
- Értékesítési támogatás: Árak, értékesítési prezentációk, szolgáltatási részletek és útmutatók
- Kapcsolatok: potenciális ügyfelek, ügyfelek, beszállítók, véleményvezérek, affiliate partnerek és partnerek
Ennél a munkafolyamatnál a potenciális ügyfelek listája a legfontosabb. Itt kezdődik a vállalatok és a kapcsolattartók szétválasztása, ami zavart okoz, ha minden rekord ugyanazokat a mezőket örökli.
Hogyan modellezem a potenciális ügyfeleket: a vállalatok szülőfeladatokként, az emberek alfeladatokként
A potenciális ügyfelek kezelésének munkafolyamatában szeretem a vállalatot a főfeladat szintjén ábrázolni.
Ezután az egyes személyeket vagy kapcsolattartókat alfeladatokként ágyazom be.
Ez egyszerű struktúrát biztosít az értékesítési csapat számára:
- A vállalat az a fiók, amely minősítésre kerül
- Az emberek azok a kapcsolattartók, akik ahhoz a fiókhoz tartoznak
- Az értékesítési tevékenységek és a nyomon követések visszakapcsolódnak a megfelelő rekordhoz
Nem csupán egy véletlenszerű személyt minősít. Vállalatot minősít, megismeri a döntéshozókat, és nyomon követi a vásárlási folyamatban részt vevő személyeket.
A ClickUp-ban ez a hierarchia így nézhet ki:
- Fő feladat: Vállalat
- Alfeladatok: A vállalathoz kapcsolódó személyek
- Címke: Elsődleges kapcsolattartó
A potenciális ügyfelek a ClickUp űrlapokból, weboldal-űrlapokból, e-mail-listákból, integrációkból, automatizálásokból, webhookokból vagy szuperügynököktől származhatnak. A forrás kevésbé fontos, mint az, ami ezután történik: a rekordnak egy áttekinthető vállalati/kapcsolattartói hierarchiába kell kerülnie, ahol a vállalati rekordok a fő feladatok, az emberek pedig az alfeladatok.
A potenciális ügyfelek a ClickUp űrlapokból, weboldal-űrlapokból, e-mail-listákból, integrációkból, automatizálásokból, webhookokból vagy szuperügynököktől származhatnak. A forrás kevésbé fontos, mint az, ami ezután történik: a rekordnak egy áttekinthető vállalati/kapcsolattartói hierarchiába kell kerülnie, ahol a vállalati rekordok a fő feladatok, az emberek pedig az alfeladatok.
Profi tipp: Szándékosan tartsa egyszerűnek a potenciális ügyfelek hierarchiáját. Használja a vállalatot fő feladatként, a kapcsolattartókat alfeladatokként, és egy egyértelmű címkét az elsődleges kapcsolattartóhoz. Minél egyszerűbb a modell, annál könnyebb az értékesítőknek követni anélkül, hogy duplikált rekordokat hoznának létre.
A régi egyéni mezők problémája: túl sok adat a rossz helyen
A „Feladat típus szerinti egyéni mezők” funkció bevezetése előtt a lista szintű mezők minden feladatnál és alfeladatnál megjelentek az adott listában. Ez egyszerű munkafolyamatok esetén jól működött, de nem volt megfelelő olyan listák esetében, amelyek vállalatokat, kapcsolattartókat, nyomon követési és minősítési feladatokat kevertek össze.
A vállalati rekordokhoz olyan mezők szükségesek, mint a potenciális ügyfél minősége, az iparág, a vállalat mérete, a költségvetési tartomány, a megvalósíthatóság, a sürgősség és az illeszkedés.
A kapcsolattartói rekordokhoz olyan mezők szükségesek, mint a keresztnév, a vezetéknév, az e-mail cím, a telefonszám és a döntéshozói szerepkör.
Egy vállalati rekordban nem szabad a személy keresztnevét kérni. Egy személyi rekordban nem szabad a felhasználótól a vállalati szintű megvalósíthatóság értékelését kérni.
Mi változik, ha a mezők feladat típusokhoz tartoznak
A feladat típus szerinti egyéni mezők segítségével eldöntheti, hogy egy mező hova tartozik.
Nyisson meg egy vállalati feladatot, és megjelennek a vállalati mezők. Nyisson meg egy személyes alfeladatot, és megjelennek a kapcsolattartói mezők. A megosztott mezők továbbra is a lista szintjén maradhatnak.
A feladat típus szerinti egyéni mezők segítségével eldöntheti, hogy egy mező hova tartozik.
Nyisson meg egy vállalati feladatot, és megjelennek a vállalati mezők. Nyisson meg egy személyes alfeladatot, és megjelennek a kapcsolattartói mezők. A megosztott mezők továbbra is a Lista szinten maradhatnak.
A munkaterület a következőket tudja elkülöníteni:
- Feladat típus szerinti mezők: A rekord pontos típusához tartozó, szerepkör-specifikus mezők
- Mezők a listából: Megosztott mezők, amelyeknek a lista összes rekordjában megjelenniük kell
Ez a szétválasztás biztosítja az irányítást.
Továbbra is használhatja a lista szintű mezőket, ahol azok értelmesek. De már nem kell minden mezőt minden rekordra ráerőltetnie.
Profi tipp: Ne helyezzen át minden mezőt a feladat típusok közé. A valóban megosztott mezőket tartsa a lista szintjén, és csak a szerepkör-specifikus mezőket helyezze át a feladat típusok közé. Így tisztább rekordokat kap, anélkül, hogy túlságosan felaprózná a beállításait.
A vállalati mezők a vállalati rekordokban maradnak
A vállalati szintű mezők a fiókot írják le, nem a személyt.
Használja a Cég feladat típus mezőt az alábbiakhoz:
- A potenciális ügyfelek minősége
- Iparág
- A vállalat mérete
- Költségvetési tartomány
- A megvalósíthatóság hatóköre
- Sürgősség
- Fit
Ezek a mezők segítenek a csapatnak eldönteni, hogy érdemes-e tovább foglalkozni a vállalattal, és hogyan kell továbbhaladni az értékesítési folyamatban.
A kapcsolattartói mezők a személyi rekordokban maradnak
A kapcsolattartói szintű mezők az egyes vásárlókat, támogatókat vagy érdekelt feleket írják le.
Használja a Személy vagy Lehetséges ügyfél feladat típust olyan mezőkhez, mint:
- Keresztnév
- Vezetéknév
- E-mail cím
- Telefonszám
- Döntéshozói szerepkör
- Elsődleges kapcsolattartó
Amikor egy felhasználó megnyit egy személyhez tartozó alfeladatot, csak azokat a mezőket kellene látnia, amelyek szükségesek ahhoz, hogy megértse vagy felvegye a kapcsolatot azzal a személlyel.
A megosztott mezők továbbra is a lista szintjén találhatók
Nem minden mezőt kell áthelyezni egy feladat típusba.
Ha a mezők mind a vállalati, mind a kapcsolattartói rekordokra vonatkoznak, tartsa őket lista szinten. Például:
- Állapot
- Tulajdonos
- Forrás
- Prioritás
- Régió
- Következő nyomonkövetési dátum
Így tiszta felosztást kap: a Feladat típus mezők a szerepkör-specifikus adatokhoz, a Lista mezők pedig a megosztott adatokhoz.
A potenciális ügyfelek minősítésének beállítása a vállalati rekordokhoz
A potenciális ügyfelek minősítése a vállalati szinten történik.
Például, ha azt értékelem, hogy érdemes-e egy potenciális ügyfelet tovább követni, akkor olyan bináris értékelő mezőket használhatok, mint:
- Döntéshozó azonosítva
- A problémák megoldása
- Költségvetés jóváhagyva
- Valószínűleg megfelelő
- A sürgősség valós
- A hatókör megvalósítható
- A marketing igényei megerősítést nyertek
Az „igen” egynek felelhet meg. A „nem” nullának felelhet meg.
Ezeknek a mezőknek a „Cég” feladat típusnál kell elhelyezkedniük, mivel az ügyfelet értékelik, nem pedig a személyt.
Hogyan helyezem át egy mezőt a listáról a vállalati feladat típusra
Tegyük fel, hogy egy olyan mező, mint a Scope, használható, és jelenleg a Leads Listához van rendelve.
Ez azt jelenti, hogy mind a vállalati főfeladaton, mind az egyéni alfeladatokon megjelenik, annak ellenére, hogy valójában csak a vállalati rekordhoz tartozik.
Ennek kijavításához áthelyezhetem a mezőt a Vállalati feladat típusra.
A folyamat egyszerű:
- Nyissa meg a mezőbeállításokat
- Ugrás a Speciális beállításokhoz
- A mező a következőhöz tartozik
- Változtassa meg a helyét a Listáról a megfelelő Feladat típusra
- Válassza ki a Vállalat lehetőséget
- Módosítás mentése
Mostantól a mező eltűnik a személyes alfeladatokból, és pontosan ott marad, ahová tartozik.
Ez a „Feladat típus szerinti egyéni mezők” funkció legfőbb előnye. Lehetővé teszi számomra, hogy kiválasszam az egy adott rekordtípushoz tartozó információkat anélkül, hogy a többit elzsúfolnám.
Ahogy a webináriumon is elmondtam: „Ez a probléma most már hivatalosan is megoldódott.”
Miért javítják a tisztább mezők a ClickUp használatát?
A tisztább mezők javítják az alkalmazás elfogadását.
A tisztább mezők javítják a rendszer elfogadását.
Amikor a felhasználók megnyitnak egy feladatot és megértik, mely mezők fontosak, nagyobb valószínűséggel használják helyesen a rendszert.
Már nem kérdezik:
- Ki kell töltenem ezt?
- Ez a mező vonatkozik erre a feladatra?
- Miért szerepel ez itt?
- Hagyjam ezt üresen?
Ez időt takarít meg. Emellett javítja a feladatkezelés rendszerezettségét is.
A ClickUp bevezetésével kapcsolatos problémák többsége nem a dokumentáció hiányából fakad. Hanem abból, hogy a munkafolyamatok nem tűnnek intuitívnak.
Ha egy munkaterületen a felhasználóknak minden feladatnál a mezők felét figyelmen kívül kell hagyniuk, akkor a kialakítás nem segíti őket.
A relevancia teszi a rendszert könnyebben megtanulhatóvá.
Hogyan illeszkedik ez a funkció egy skálázható értékesítési rendszerbe?
Az értékesítési munkafolyamatok megbízható adatoktól függenek.
Ha a mezők zsúfoltak, az adatok is rendezetlenné válnak. Ha az adatok rendezetlenek, a jelentések minősége romlik. Ha a jelentések minősége romlik, a vezetők elveszítik a bizalmukat a munkaterület iránt.
A „Feladat típus szerinti egyéni mezők” funkció segít megelőzni ezt a láncreakciót. Ezzel az értékesítési csapatok áttekinthetőbb nyilvántartásokat, jobb minősítési adatokat, egyértelműbb felelősségi köröket és az új felhasználók számára könnyebb beilleszkedést kapnak.
Ugyanez a logika érvényes az ügyfelek kiszolgálására, a toborzásra, a beszállítói menedzsmentre, a partnerprogramokra, az új munkatársak beillesztésére és a támogatási események eskalálására is. Az értékesítés azonban az egyik legkézenfekvőbb kiindulási pont, mivel a vállalatok és a kapcsolattartók természetesen eltérő adatokra szorulnak.
Megjegyzés a bevezetésről: a tiszta rendszereknek is szükségük van közös szabványokra
Egy áttekinthető struktúrához továbbra is közös szabványokra van szükség.
A tiszta mezők segítenek, de nem helyettesítik a képzést. A felhasználóknak továbbra is tudniuk kell, hogy milyen feladat típusok léteznek, mit jelent mindegyik, és hova tartozik az egyes mezők.
A tiszta mezők segítenek, de nem helyettesítik a képzést. A felhasználóknak továbbra is tudniuk kell, hogy milyen feladat típusok léteznek, mit jelentenek ezek, és hova tartozik az egyes mezők.
Túl sok csapat a következőképpen vonja be az új tagokat a ClickUpba:
- Gyors áttekintés
- Néhány Loom-videó
- Dokumentum link
- Egy homályos „majd kitalálod”
Ez a megközelítés általában következetlen használathoz, rendezetlen feladatkezeléshez, megszakadt munkafolyamatokhoz vezet, és a vezetők a szerszámot okolják.
A jobb megközelítés az, ha megtanítjuk a munkaterület szabványait.
Ez azt jelenti, hogy a felhasználók megértik:
- Milyen feladat típusok léteznek
- Mit jelent az egyes feladat típusok
- Mely mezőkért felelősek
- Mely mezők vannak megosztva
- Hova tartoznak a minősítési adatok
- Hogyan tarthatja rendben az adatokat
Ha csapata nehezen boldogul a ClickUp következetlen használatával, alakítsa ezeket a szabályokat egy rövid bevezető ellenőrzőlistává vagy munkaterületi útmutatóvá.
Profi tipp: Amikor bevezeti a csapatát, ne csak mutassa meg nekik, hol vannak a mezők. Magyarázza el, miért létezik az egyes feladat típusok, mi tartozik hozzájuk, és mit nem szabad soha oda beírni. Ez a kis kontextusváltás megakadályozza a legtöbb adatkezelési problémát, még mielőtt azok felmerülnének.
Kezdje egy zavaros értékesítési listával
Nem kell egyszerre átalakítania az egész munkaterületét.
Kezdje egy olyan értékesítési listával, ahol a mezők zsúfoltsága lassítja a munkát.
Kérdezze meg magától:
- Mely rekordok osztják meg jelenleg azokat a mezőket, amelyeket nem kellene megosztaniuk?
- Mely mezők univerzálisak?
- Mely mezők szerepkör-specifikusak?
- Mely mezők okoznak zavart, amikor a felhasználók megnyitnak egy feladatot?
- Hol kerülnek a hibás adatok a rendszerbe?
Ezután tisztítsa meg azt az egy munkafolyamatot.
Tesztelje le a csapattal. Figyelje meg, hol okoz még zavart az embereknek. Fokozatosan bővítse ki.
Így válik egy funkció jobb munkafolyamattá.
Hozzon létre olyan értékesítési munkafolyamatot, amelyben csapata valóban megbízhat
Ha minden feladat ugyanazt a mezőterhet hordozza, kezdjen egy zsúfolt értékesítési listával.
Válassza szét a vállalati mezőket a kapcsolattartói mezőktől. A megosztott mezőket tartsa a Lista szinten. A szerepkör-specifikus mezőket helyezze át a megfelelő Feladat típusokhoz.
Ekkor válik a ClickUp egy olyan értékesítési rendszerré, amelyben a csapata megbízhat.