Owen Jones a ZoomShift, egy online ütemterv-készítő alkalmazás senior tartalom-marketingese. Tapasztalt SaaS-marketinges, aki tartalom-marketingre, CRO-ra és FB-reklámozásra specializálódott. Szeret megosztani másokkal tudását, hogy segítsen nekik javítani eredményeiken.
Az egyik legnagyobb előnye a decentralizált tervezőcsapatnak, hogy szabadon felvehetjük a legjobb szakembereket, függetlenül attól, hogy hol élnek. A megfelelő decentralizált csapatkezelési készségekkel és eszközökkel sikerre viheti álmai tervezőcsapatát.
A távoli csapatok irányításával kapcsolatos összes kihívás közül a legnehezebb az, hogy biztosítsuk, hogy az emberek produktívak, kreatívak és együttműködőek maradjanak, amikor senki más nincs a közelben. Menedzserként gondoskodnia kell arról, hogy alkalmazottai mindig a legjobb formájukat hozzák.
5 stratégia, amely segíthet a szétszórt csapatok hatékony irányításában
1. Határozzon meg mérhető üzleti és személyes célokat
Nem titok, hogy a kommunikáció általában könnyebb az irodában. Ezért fontos, hogy világosan és érthetően írjunk és beszéljünk, miközben reális feladatokban és határidőkben állapodunk meg.
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI) meghatározása remek ötlet, hogy meghatározza elvárásait munkáltatóként. Ez mindenre kiterjed, amit elvár tőlük. Az alábbi táblázatban egy példa látható a vállalat különböző részlegeinek KPI-jeire.
Az Ön esetében azonban a KPI-k olyan dolgokat fognak lefedni, mint:
- A tervezési projektre fordítandó idő
- Mennyi munkát vár el egy embertől egy nap alatt?
- Ügyfél-elégedettségi értékelések
Ha a csapat tagjai tudják, mit vársz tőlük, akkor már a kezdetektől fogva kidolgozhatják a célok eléréséhez szükséges stratégiákat. A hatékonyság érdekében elengedhetetlen egy szilárd tervezési munkafolyamat kialakítása is, amelynek segítségével az egész csapat elérheti a csapat céljait.
2. Hetente egyszer szervezzen egyéni megbeszéléseket
A rendszeres megbeszélések elengedhetetlenek. Tudnia kell, hogy a feladatok elvégzésre kerülnek-e, és hogy a célok teljesülnek-e. Az egyéni megbeszélések segítenek nyomon követni a teljesítéseket. Jobban megismerheti csapattagjait, és feljegyezheti az esetleges aggályaikat.
Mindig strukturálja meg a megbeszéléseit.
Minden megbeszélés előtt készítsen napirendet. A napirend segít a megbeszélés menetrend szerinti lefolytatásában. Íme néhány ok, amiért ez szükséges:
- Előre tájékoztassa a tervezőcsapat tagjait a célról
- Határozza meg egyértelműen, hogy mire van szükség a megbeszélés előtt és alatt.
- A résztvevők figyelmét a témán tartja
- Meghatározza a találkozó ütemét
- Adja meg a kezdési és befejezési időpontot, hogy mindenki ennek megfelelően tudjon tervezni.
Egy másik jó ötlet a napi stand-up meeting. Ezek rövid megbeszélések a távoli csapat tagokkal, hogy naprakészek legyünk a napi frissítésekkel kapcsolatban. Ne aggódjon, nem kell ténylegesen állva tartania ezeket a megbeszéléseket.
Megbeszélhetik a jelenlegi feladatokat, problémákat, a fejlesztésre szoruló területeket, a tervezési trendeket és a legjobb megoldásokat. Fontos, hogy a tervezőcsapat áttekintse az összes folyamatban lévő munkát, hatékonyan ossza el a feladatokat, tisztázza a félreértéseket és naprakész legyen a legújabb tervezési hírekkel kapcsolatban.
Például áttekintheted, hogy a tervezőcsapat tagjai mit fognak csinálni hétfőn és pénteken az adott héten. Az ütemezési szoftverek használata remek módszer arra, hogy minden elfoglalt ütemtervet kézben tarts. Íme egy példa a Zoomshift mobilalkalmazásában megjelenő ütemtervre.
Emellett érdemes havi rendszerességgel csoportos csevegéseket szervezni az egész csapat számára. Ezek a csevegések lehetőséget nyújtanak a tagoknak, hogy találkozzanak és kapcsolatokat építsenek.
Egy másik említésre méltó dolog, hogy mennyire fontos, hogy a munkavállalók kiváló munkáját gyakran elismerjék. Ez különösen igaz az egyéni megbeszélésekre, ahol a munkavállaló a teljes figyelmét élvezi.
Ha még nem tudta, jegyezze meg, hogy a munkavállalók, beleértve a kreatív iparban dolgozókat is, folyamatosan keresik munkájuk elismerését, és nagyobb valószínűséggel mutatnak lojalitást, ha dicséretet kapnak. Nem maradnak, ha a vállalatnál nincs visszajelzési kultúra. Véleményüknek fontosnak kell lennie, és ehhez elegendő egy nyílt kommunikációs csatorna.
Végül, ne essünk pánikba, ha néha gyerekek vagy háziállatok is megjelennek a megbeszélésen. Az ilyen helyzetek előfordulnak a megbeszélések során, és a távmunka kultúrájának részét képezik.
3. Használjon projektmenedzsment szoftvert és kommunikációs eszközöket
Nem tudom eléggé hangsúlyozni, mennyire fontos a távoli csapatok számára a világos kommunikációs csatornák kialakítása. Minden vállalatnak rendelkeznie kell egy preferált kommunikációs csatornával. Ennek világosnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lennie. A Skype egy jó példa az egyszerű és ingyenes kommunikációs szoftverekre.
Ahhoz, hogy üzleti tervét és csapata céljait biztosan megvalósítsa, szüksége van egy projektmenedzsment megoldásra. A projektmenedzsment szoftverek segítségével megoszthatja az információkat és kioszthatja a feladatokat. Az ilyen szoftverekkel létrehozhat egy tervezési csatornát, ahol tervezői könnyedén kommunikálhatnak egymással.
Egy jól átgondolt folyamat és projektmenedzsment szoftver segít biztosítani, hogy minden tervező átfogó képet kapjon a projekt állásáról. Ha az összes információ egy helyen található, mindenki számára látható, akkor a változások és döntések nyomon követése is könnyebbé válik. Sok tervező szerint a ClickUp egy olyan projektmenedzsment szoftver, amely segít nekik a feladatoknak a munkafolyamatukhoz illeszkedő módon történő szervezésében.
A csapatvezetés egyik legfontosabb eleme a hatékony visszajelzési folyamat kialakítása. Ehhez felhasználhatja a választott projektmenedzsment platformot. Íme néhány módszer, amellyel visszajelzést adhat távoli csapatának:
- Felvételek: Ha konkrét utasításokat ad a tervezőinek, videofelvételek segítségével közvetítheti, amit mondani szeretne. Hozzászólásokat vagy megjegyzéseket fűzhet a projekt azon részeinek, amelyeket ki szeretne emelni.
- Képernyőképek: Néha könnyebb és gyorsabb egy képernyőképet beilleszteni, hogy megmutassa, mire gondol. A vizuális elemek segítenek tisztázni, miről beszél. A Google Chrome FireShot kiterjesztése szintén remek eszköz, amely lehetővé teszi teljes weboldalak képernyőképeinek rögzítését, szerkesztését és mentését PDF/JPEG/GIF/PNG fájlként.
- Vázlatok: Ha a leírás nem elég, ne habozzon lerajzolni. Használhat tollat és papírt vagy egy online alkalmazást, hogy vizualizálja ötleteit, és továbbítsa azokat a csapatának.
- Megjegyzések: Néha az egyszerűbb megoldás a jobb. Egy jó projektmenedzsment platform lehetővé teszi, hogy megjegyzéseket, post-it cetliket vagy pontokba szedett visszajelzéseket hagyjon.
Próbálja meg a tervezési visszajelzéseket néhány különböző helyre korlátozni. Célja, hogy a tervező könnyen megtalálja és gyorsan megvalósíthassa azokat.
4. Fejlesszen ki egy „Getting Things Done” kultúrát
A „Getting Things Done” (GTD) egy személyes termelékenységi rendszer, amelyet David Allen fejlesztett ki és azonos című könyvben tett közzé. Időgazdálkodási rendszerként írják le, amely lehetővé teszi, hogy az ember a külső feljegyzésben felsorolt minden egyes feladat elvégzésére összpontosítson.
A szerző szerint egyszerre csak egy feladatot lehet megfelelően elvégezni.
A GTD rendszer alapján a ClickUp kiadott egy Getting Things Done sablont, amely segít a feladatok és projektek szervezésében. A sablon rögzíti és feladatokra bontja őket. Különböző beépített nézetekkel, egyéni mezőkkel és dokumentumokkal rendelkezik, amelyek segítenek a felhasználóknak a feladatok prioritásainak meghatározásában, nyomon követésében és végrehajtásában, mindezt egy helyen.
Getting Things Done sablon a ClickUp-ban
A bónuszok és jutalmak a szakmai foglalkoztatás meglehetősen szokásos elemei. A Reward Gateway szerint a HR-munkatársak 90%-a egyetért azzal, hogy a hatékony elismerési és jutalmazási programok hozzájárulnak az üzleti eredmények javításához. Ha egy alkalmazott következetesen teljesíti a KPI-ket és megbízhatóságát bizonyítja, akkor meg kell jutalmazni.
5. Legyen alkalmazkodó és bízzon munkatársaiban
Az, hogy mindenki ugyanabban az irodában dolgozik, nem garantálja a termelékenységet. Ugyanakkor így könnyebb nyomon követni, hogy ki mit csinál. Szüksége van egy olyan munkatársi csapatra, amelyben megbízhat. Ha az emberek távoli munkát végeznek, nem lehet átnézni a válluk felett.
A távmunka számos előnnyel jár. Rugalmasság, idő- és pénzmegtakarítás az ingázás terén, nincs öltözködési szabályzat, hogy csak néhányat említsünk.
Ugyanakkor nem mindenki képes a várt szinten teljesíteni.
Az otthoni munkavégzés tele lehet zavaró tényezőkkel, és egyes munkavállalóknak nehézséget okozhat a munka és a magánélet szétválasztása. Az alkalmazottai el kell végezzék a rájuk bízott feladatokat és teljesítsék a rájuk bízott feladatokat.
Ha úgy dönt, hogy nagyfokú kreatív szabadságot biztosít tervezőinek, akkor számítson nagyszerű eredményekre. Tegye egyértelművé, hogy tervezői felelősek munkájukért és döntéseikért. Ha nem teljesítik a feladatot, akkor meg kell hoznia a nehéz döntést, hogy alkalmasak-e a vállalatához.
Manapság nem ritka, hogy az alkalmazottak különböző időzónákban dolgoznak. Nehéz lehet kapcsolatba lépni valakivel, ha az ő időzónájában hajnali 2 óra van. Tiszteletben kell tartania csapattagjai időzónáit. Más szavakkal, próbáljon meg alkalmazkodni a többieknek leginkább megfelelő időhöz.
Mindig adja meg az időzónákat a tervezett értekezlet időpontjával együtt. Ne felejtse el ellenőrizni az alkalmazottai országainak nemzeti vagy vallási ünnepnapjait.
Összegzés
A távmunka nem mindenkinek való, és ebben nincs semmi rossz. Az elosztott tervezőcsapat vezetőjeként az Ön feladata, hogy megtalálja azokat, akik élvezik a távmunkát és megértik annak sajátosságait. A szoftvertervezés és -fejlesztés iparága folyamatosan fejlődik, és nekünk gyorsan kell lépést tartanunk az új igényekkel.
Ne felejtsd el, hogy semmi sem pótolhatja a személyes interakciót. Próbálj meg alkalmanként találkozókat szervezni a rendelkezésedre álló eszközökkel, még akkor is, ha távoli munkát végzel.