Le rôle principal et le plus critique d'un chef de projet ou d'un dirigeant d'entreprise est d'éliminer les obstacles sur le chemin de leurs équipes et de leur donner les moyens de faire du bon travail.
Essentiellement, un bon chef de projet est un grand résolveur de problèmes. Pour ce faire, il a besoin des bons outils et cadres pour disséquer efficacement un problème, explorer les solutions possibles et choisir la plus appropriée. Dans cet article de blog, nous explorons l'un de ces outils, le rapport A3.
## Qu'est-ce qu'un rapport A3 ? Définition : Un rapport A3 est une approche de résolution de problèmes et d'amélioration continue qui offre un processus simple et guidé pour relever des défis complexes dans l'entreprise.Si vous avez vu le terme « rapport A3 » et que vous avez fait la connexion avec le papier de taille ISO-A3, vous êtes sur la bonne voie. Lancé par Toyota et largement adopté dans le monde de la production allégée, la résolution de problèmes A3 prescrit une méthode pour rationaliser l'information et prendre des décisions. ## Objectif d'un rapport A3
Fondamentalement, un rapport A3 est un outil de résolution de problèmes. Dans ce cadre de référence, le rapport A3 sert à plusieurs fins. ✅ Structure : Un rapport A3 fournit une approche structurée de résolution de problèmes avec des limites claires. Il aide les équipes à explorer le problème sous tous les angles possibles. En parallèle, il aide également à éliminer les informations inutiles et à se concentrer sur ce qui compte.
✅ Limites : en substance, vous devez être capable de résumer le problème sur une feuille A3. Cela permet de hiérarchiser les causes possibles et d'allouer les ressources en conséquence. ✅ Possibilité d'action : bien qu'il soit appelé « rapport », l'approche A3 établit une distinction claire entre le problème (analyse) et la bonne solution (plan d'action).
✅ Répétabilité : Le rapport A3 est un outil qui peut être appliqué à un large intervalle de problèmes. Que vous soyez dans la construction, la fabrication, la gestion des médias sociaux ou le développement de logiciels, le rapport A3 peut vous aider ! À un haut niveau, un rapport A3 est une feuille de travail pour la résolution de problèmes. À un niveau granulaire, il offre plus de clarté et de visibilité. Examinons-les.
Comprendre la structure du rapport A3 Un bon processus A3 offre une structure permettant d'explorer le contexte, d'identifier les objectifs, d'effectuer une analyse approfondie et de prendre des décisions. Voici à quoi cela ressemblerait dans la pratique. 
Échantillon de feuille de calcul A3 (Source : La meilleure façon de commencer un rapport A3 est d'inclure les informations de base, telles que : Numéro de série Nom du propriétaire du rapport Noms des parties prenantes Date du rapport, etc. Ceci étant dit, voici les éléments clés. #### *1. Contexte/arrière-plan Cette section comprend toutes les informations essentielles dont vous avez besoin avant d'aborder le problème lui-même.
. #### 3. Objectifs Maintenant que vous avez achevé le contexte, il est temps de définir des objectifs. En règle générale, l'objectif reflète le résultat de la solution idéale. Dans cet exemple, votre objectif pourrait être d'augmenter la rentabilité de 10 % au cours du prochain trimestre. Cependant, cela n'a pas besoin d'être aussi simple. Vous pouvez également définir des objectifs de réduction des coûts de main-d'œuvre, d'automatisation des processus ou d'augmentation du chiffre d'affaires.
4. Analyse des causes profondes (ACP) C'est à ce moment que vous découvrez enfin pourquoi votre problème se produit. Par exemple, pourquoi la rentabilité de cet engagement client diminue-t-elle ? Certains | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Toutes les causes possibles | Données à analyser | Affiner la cause profonde | Analyser les données pour valider les causes |
, vous remarquerez que la plupart, sinon tous, ont un suivi ou une rétrospective pour s'assurer que la croissance est progressive. Le rapport A3 n'est pas différent. Dans cette section, listez les actions de suivi pour chaque partie prenante. Indiquez également la date à laquelle le prochain rapport de suivi des progrès est attendu. La structure ci-dessus, clairement divisée en sept sections, peut donner l'impression d'un processus clinique. Le plus souvent, ce n'est pas aussi simple.
Le rôle de la narration dans les rapports A3 Un bon rapport A3 permet également de présenter à toutes les parties prenantes concernées, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des dirigeants de l'entreprise ou des clients, la nature du problème et la robustesse des solutions proposées. Pour rendre cette présentation convaincante, la narration est essentielle. Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous racontez une histoire dans le cadre d'un rapport A3. * Privilégiez la clarté à la créativité
Mettez en évidence les connexions entre le contexte et le problème, le problème et la solution, ou la solution et les résultats. Liez chaque information aux objectifs que vous vous êtes fixés. Fournissez des nombres le cas échéant. 💡Bonus : Commencez par les bases de undefined
Les multiples facettes du A3 Le rapport A3 a été principalement conçu comme un moyen de résoudre des problèmes. Cependant, ce n'est pas la seule façon dont il est utilisé. ### Le A3 comme outil d'apprentissage organisationnel Les rapports A3 servent de document de référence dont les équipes du futur peuvent tirer des enseignements. Dans l'exemple de l'engagement d'une agence de création auprès d'un client dont la rentabilité est en baisse, le rapport A3 peut servir de base de connaissances pour :
Les futures équipes pourront s'en servir pour améliorer les résultats. Les autres équipes en charge des clients pourront s'en inspirer pour leurs comptes. Les nouveaux employés pourront comprendre le contexte de l'engagement du client. D'une certaine manière, un bon rapport A3 permet non seulement de résoudre le problème actuel, mais aussi plusieurs problèmes futurs. De plus, l'utilisation du cadre du rapport A3 est en soi une pratique organisationnelle qui peut contribuer à normaliser, accélérer et améliorer l'efficacité des opérations quotidiennes. ### L'A3 comme cadre d'amélioration des processus
Chaque rapport A3 comprend des actions de suivi conçues pour améliorer progressivement les résultats au fil du temps. Ces actions de suivi deviennent alors en quelque sorte une boucle de rétroaction pour l'itération suivante. Dans l'exemple de l'agence, supposons que vous ayez augmenté la rentabilité de 10 % en réduisant les coûts de main-d'œuvre. Il vous reste encore des possibilités de réduire les coûts technologiques et d'accroître l'efficacité. Un rapport A3 le mettra en évidence et encouragera les équipes à maintenir le rythme à long terme.
L'A3 dans le contexte du Lean et du Six Sigma Le rapport A3 est né dans le monde de la production à flux tendu au Japon. Grâce à ce contexte, les rapports A3 contribuent à développer la pensée Lean, comme l'élimination du gaspillage, l'augmentation de la valeur et l'amélioration continue. Assez de théorie, voyons comment vous pouvez créer votre propre rapport A3. ## Créer votre rapport A3
L'avantage du rapport A3 est que vous n'avez pas besoin de logiciels ou de papeterie sophistiqués. Une simple page vierge fera l'affaire. Utilisez un outil de gestion de projet comme ClickUp, exploitez les données existantes et créez votre rapport en un clin d'œil ! ### 1. Configurez votre rapport A3 Ouvrez une page vierge (de taille A3 si vous en avez une sous la main, mais ce n'est pas obligatoire) ou ouvrez [Configurez le processus en ajoutant les sept sections, une pour le contexte, la situation actuelle, les objectifs, l'analyse des causes profondes, les contre-mesures proposées, le plan d'exécution et le suivi. Utilisez des éléments de mise en forme tels que des bannières pour séparer les sections et faciliter la lecture. Si cela vous semble trop, essayez sont un excellent moyen de créer des rapports axés sur les données, visuellement percutants, accessibles et personnalisés par les membres de l'équipe.
Résoudre les problèmes et maximiser la productivité avec ClickUp Quel que soit le secteur d'activité, la géographie, la nature du travail ou le rôle spécifique, nous devons tous être des solutionneurs de problèmes. Au niveau individuel, vous devez trouver des moyens d'automatiser et d'optimiser autant que possible pour libérer du temps pour d'autres activités humaines. Au niveau organisationnel, vous devez minimiser le gaspillage, augmenter l'efficacité et créer plus de valeur.
Aussi noble que cela puisse paraître, la résolution des problèmes n'est pas un miracle instantané. C'est un ensemble de petites étapes franchies sur une longue période. C'est en franchissant ces petites étapes de manière stratégique et systématique, à l'aide d'un outil appelé rapport A3, que l'on distingue une entreprise à succès des autres.
Intégrez des cadres et des techniques de résolution de problèmes dans vos flux de travail organisationnels avec ClickUp. Connectez les problèmes aux données à l'aide de tableaux de bord personnalisables et concevez les bonnes solutions. Mettez-les en œuvre efficacement grâce à la gestion des tâches. Partagez en toute sécurité et collaborez de manière significative avec ClickUp. /href/ https://clickup.com/signup Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui. /%href/