¿Alguna vez se ha rascado la cabeza con el término calendario de recursos en el mundo de la gestión de proyectos?
Pues bien, ha llegado el momento de despejar el misterio. 🕵️♀️
Al principio, los calendarios de recursos pueden parecer una plantilla más que preferirías pasar por alto. Al fin y al cabo, ya tienes una plantilla perfectamente flujo de trabajo eficiente gracias a su herramienta de gestión de proyectos favorita, ¿verdad?
Pero dénos unos minutos para explicarle por qué los calendarios de recursos pueden cambiar las reglas del juego en la planificación de su proyecto, y puede que se convierta en un gran fan. Si entre sus metas está optimizar los calendarios de los equipos, garantizar la eficacia de la asignación de recursos y dirigir a su equipo o gestor de proyectos para que entreguen proyectos de primera categoría a tiempo, querrá tener este artículo a mano.
En esta guía, descubrirá:
- ¿Qué es un calendario de recursos?
- ¿Por qué necesita un calendario de recursos en la gestión de proyectos?
- Cuándo utilizar un calendario de recursos
- 6 cosas que debe incluir un calendario de recursos
- Cómo crear su primer calendario de recursos
Manos a la obra.
¿Qué es un Calendario de Recursos?
Un calendario de recursos es una herramienta que muestra los recursos disponibles con los que cuenta un gestor de proyectos o jefe de equipo para trabajar durante un periodo de tiempo determinado. Este tipo de calendario de proyectos muestra el número de horas de trabajo de que disponen los miembros de su equipo en un periodo determinado.
Por ejemplo, si un trabajador está trabajando ocho horas al día y ya está dedicando tres horas de su tiempo al Proyecto A, usted dispone de cinco horas adicionales de su tiempo para asignar tareas como el Proyecto B y el Proyecto C. Aquí es donde un calendario de recursos le muestra esas horas exactas.
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder gestionar fácilmente la reasignación de recursos con la vista Carga de trabajo de ClickUp
Del mismo modo, los calendarios de recursos también tienen en cuenta cuántas horas puede trabajar su maquinaria. Estos calendarios de proyectos también anotan otros detalles como los días libres, las fiestas nacionales, el tiempo de descanso, los nombres de las tareas y los nombres de los miembros clave del equipo y de las máquinas.
En la gestión de proyectos, los equipos necesitan calendarios de proyectos para la asignación de recursos. Ayudan a visualizar dónde se puede reasignar o asignar el trabajo, sin meterse demasiado en gestión del tiempo .
¿Cuál es la diferencia entre un calendario de recursos y un calendario de proyectos?
Dado que tanto los calendarios de recursos como los calendarios de proyectos ayudan a gestionar partes críticas del ciclo de vida del proyecto, es perfectamente posible confundirse entre ambos. Así que, antes de seguir adelante, vamos a tocar el tema brevemente para entender las diferencias clave:
- los calendarios de recursos son creados por los gestores de recursos, mientras que los calendarios de proyectos son creados por los gestores de proyectos. Es importante señalar que los gestores de proyectos también pueden crear calendarios de recursos si no hay ningún gestor disponible
- El primero cuenta los recursos, como personas, maquinaria y equipos. En cambio, el segundo lleva un seguimiento decronogramas de proyectos
Organice proyectos, planifique cronogramas y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página
Ventajas de los calendarios de recursos para los gestores de proyectos
Si no conoce con exactitud los recursos disponibles, puede sobrestimar o subestimar el número de tareas que usted y los miembros de su equipo pueden realizar en X tiempo.
Su propio calendario de recursos puede proporcionarle una vista tanto microscópica como macroscópica de sus recursos. Los calendarios de proyectos y recursos le permiten determinar con precisión cuánto trabajo puede hacer en un plazo de tiempo limitado.
Supongamos que la primera parte de esta sección es cierta (es decir, que no conoces tus recursos):
- Crear conflictos entre los miembros del equipo interno (por ejemplo, recursos humanos y ventas podrían querer acceder a ciertos miembros del equipo al mismo tiempo)
- Programar menos trabajo del necesario
- Acordar más trabajo del que puedes hacer
Pero lo contrario significa que los gestores de proyectos pueden:
- Mejorar los cronogramas de los proyectos y comprender con precisiónhitos del proyecto* Gestionar los contratiempos (como bajas inesperadas o disfunciones del equipo)
- Crear una carga de trabajo equilibrada para cada miembro del equipo en un calendario del proyecto
- Perfeccionar la calidad del trabajo para garantizar el intento correcto del proyecto
- Ayude al equipo del proyecto a ceñirse a un objetivocalendario del proyecto* Asignar recursos y tareas de forma eficaz en un calendario de proyecto
- Reducir el agotamiento entre los miembros del equipo (crítico para los equipos de recursos humanos)
- Garantizar que ningún equipo esté bajo presión
- Optimizar los flujos de trabajo en el calendario del proyecto
¿Para qué se utilizan los Calendarios de Recursos?
Muchos expertos sugieren crear un calendario de recursos al inicio de un proyecto, idealmente durante la fase de planificación del proyecto. Sin embargo, si eso no es posible para los gestores de proyectos, o si usted es alguien que asigna tareas con meses o semanas de antelación, también puede crear un calendario de recursos mensual o semanal.
Imaginemos que su empresa se ocupa de varios proyectos con plazos escalonados, por lo que planea crear un calendario de recursos antes de emprender un nuevo proyecto para asignar adecuadamente los recursos disponibles.
La planificación de sus recursos requiere que los calendarios de sus proyectos muestren todo lo que hay sobre la tabla para que pueda determinar los posibles cuellos de botella antes de empezar
Pendiente de ello, puede que tenga que volver a comprobar quién puede formar parte del equipo adicional del proyecto en función de las habilidades necesarias para la tarea, la disponibilidad del equipo actual y qué maquinaria y software son capaces de alcanzar sus metas antes de que pueda poner en marcha el proyecto.
A este respecto, otras tareas de gestión de proyectos, como la creación de un calendario del proyecto, el análisis de los distintos hitos del proyecto, la creación de un calendario del proyecto, etc., también deberían ser realizadas idealmente por el gestor del proyecto durante la fase de planificación.
En determinadas instancias, sin embargo, también se crea un calendario de recursos antes del inicio del proyecto.
Por ejemplo, si una empresa de construcción ha solicitado un préstamo hipotecario y está esperando a que se lo aprueben, también tendrá que anotar qué hacer con la maquinaria, la mano de obra y las finanzas disponibles hasta que se conceda el préstamo, y todo esto sólo puede terminarse con un calendario de recursos en la mano.
6 Funciones que debe incluir un Calendario de Recursos
Ahora, entremos en los detalles y analicemos qué debe incluir un calendario de recursos, antes de seguir adelante y compartir una guía paso a paso sobre cómo crear un calendario de recursos y qué se necesita en él.
1. Nombres y roles de los miembros del equipo
Todo calendario de recursos debe incluir los nombres y roles de los miembros clave del equipo. Algunas empresas prefieren ir un paso por delante e incluso incluir otros datos, como el teléfono del trabajo o la dirección de correo electrónico del miembro del equipo, para que el calendario del proyecto sea más eficaz.
Mejore la comunicación en equipo y proporcione un entorno seguro con nuestra plantilla, para que admita diferentes métodos de comunicación y aclare los tipos de elementos de trabajo
Pero, a decir verdad, puede conformarse con lo básico: si necesita los nombres y las horas de trabajo de los miembros del equipo para conocer su disponibilidad, ¿para qué divagar? Cree un documento de comunicación de equipo o utilice una plantilla sencilla como la de Plantilla de matriz de comunicación y reuniones de equipo de ClickUp .
Además, cuando anote los nombres y roles de los equipos, no olvide añadir los nombres de los jefes de equipo a la plantilla. En caso de que el gestor de recursos tenga que cambiar horarios aquí y allá, sabrá con qué jefe de equipo tiene que hablar para cada tarea en el calendario del proyecto.
2. Disponibilidad, incluidas horas de trabajo, turnos y días libres
Esta es la parte más importante de su calendario de recursos: llevar un seguimiento de la disponibilidad, los turnos, los días libres, las fiestas nacionales, etc. Puede anotar la disponibilidad diaria de un empleado o, si está creando un calendario semanal, la disponibilidad semanal (y así sucesivamente).
Planifique los turnos de sus empleados y calcule sus costes laborales con esta plantilla de horarios de empleados de ClickUp
Por ejemplo, con la disponibilidad diaria, sabrá cuántas horas al día tiene libres el miembro del equipo A. Del mismo modo, con la disponibilidad semanal, sabrá los días de la semana en los que el miembro del equipo B está libre.
Otro gran recurso para utilizar aquí sería el Plantilla de horarios de empleados de ClickUp . Esto le permite registrar fácilmente las horas y la disponibilidad de cada miembro clave del equipo para gestionar mejor los recursos y conocer el estado general de su proyecto.
También le recomendamos que, en lugar de limitarse a hacer un seguimiento del tiempo de cada miembro del equipo, crea las siguientes opciones programación del personal eventos que le ayudarán a contabilizar el tiempo de un equipo en su conjunto (necesario para las sesiones de intercambio de ideas, atender los comentarios de los clientes, comprender los detalles del proyecto y trabajar con eficacia).
3. Equipo o programas informáticos necesarios para el proyecto
Los recursos como el equipamiento, el software específico, las materias primas, etc., también son aspectos cruciales a la hora de llevar a cabo un proyecto.
Por ejemplo, si te has encargado de una tarea de fabricación de muebles y no tienes clavos suficientes para construir los muebles que has prometido a tu cliente, tendrás que tenerlo en cuenta en tu calendario de recursos para poder comprarlos antes de que empiece el proyecto.
Nota al margen: Hay otras tareas aparentemente intrascendentes, como elegir el embalaje del producto, redactar la descripción del producto o incluso crear una política de privacidad para el sitio web, que pueden ser importantes en el gran esquema de las cosas cuando se trata de completar un proyecto, pero por lo general no se cuentan porque no se relacionan directamente con la tarea en sí.
Así que, ¡aquí tienes un aviso para apuntar todas estas tareas en tu calendario de recursos! Los pequeños detalles importan, y es muy fácil que pasen desapercibidos sin la documentación adecuada en un calendario de proyectos.
4. Capacidad para nuevas tareas
Si utiliza software sofisticado (como ClickUp ) para crear un calendario de recursos, lo ideal es que te permita saber cuánto tiempo, disponibilidad, miembros del equipo y recursos tienes para asumir nuevos proyectos.
Si sigues atascado con el lápiz y el papel, utiliza tus habilidades de resolución de puzzles para encontrar la capacidad óptima para las nuevas tareas. Y si está harto de este enfoque, no le culpamos. Y ClickUp está aquí para hacer el trabajo pesado por ti.
5. Habilidades o especializaciones
Muchas empresas prefieren anotar las habilidades o especializaciones de un miembro del equipo justo al lado de su nombre y rol, y esto se debe principalmente a que cuando surge un nuevo proyecto, pueden emparejar al miembro del equipo con las habilidades correctas para la tarea correcta.
Por ejemplo, imagina que eres una agencia de marketing digital y recibes un nuevo proyecto de rediseño de un sitio web para un agente inmobiliario. Es posible que en el equipo haya muchos redactores de contenidos que puedan encargarse de la tarea.
Pero si supieras qué redactores se especializan en qué tipo de contenido, podrías asignar a este proyecto al redactor especializado en el sector inmobiliario.
6. Coste de los recursos
El coste de los recursos es otro gran dato que añadir a tu calendario de recursos porque te permite saber cuánto pagarías por un proyecto teniendo en cuenta el número de recursos empleados.
Siguiendo con el ejemplo anterior, si te das cuenta de que hay dos redactores inmobiliarios en el equipo, uno de los cuales cobra 40 $/hora y el otro 50 $/hora, es posible que tengas que decidir a qué redactor asignar el proyecto.
También puedes añadir más detalles después de esto. Por ejemplo, qué software de procesamiento de nóminas prefiere el miembro del equipo, cuáles son sus condiciones de pago, en qué horarios y zonas horarias trabaja, etc.
Cómo crear un Calendario de Recursos (con el software Calendario de Recursos)
Empecemos a crear su propio Calendario de Recursos
1. Reúna todos los detalles de sus recursos
Para crear un calendario de recursos eficaz, empieza por hacer un recuento de todos los recursos que tienes. Por ejemplo, anota lo siguiente:
- ¿Cuántas horas trabajan los miembros de tu equipo al mes frente a cuántas horas están disponibles?
- ¿Qué maquinaria necesita para completar este proyecto frente a la que tiene disponible (y durante cuántos días/horas)?
- Si necesita algún equipo, ¿cuáles son los requisitos frente a lo que tiene a mano?
- ¿Qué otros recursos están disponibles y cuánto tiempo los necesitarás?
2. Registrarse en ClickUp
A continuación, inscribirse en ClickUp o un software especializado similar que pueda ayudarle a visualizar la carga de trabajo de su equipo. ClickUp es una opción segura porque dispone de plantillas ya preparadas, cuenta con la confianza de miles de clientes y, además, dispone de medidas de seguridad como autenticación multifactor en su sitio.
Si aún no se siente cómodo comprando la versión de pago de ClickUp, también puede seguir adelante con la versión gratuita/a.
P.D.: También puede utilizar Hoja de cálculo Excel o Google Calendar o Hojas de cálculo de Google para obtener una panorámica de alto nivel de la carga de trabajo de cada uno.
3. Utilice la plantilla de programación y planificación de recursos
Obtenga una representación visual de sus recursos disponibles en una sencilla vista Kanban de arrastrar y soltar
Una vez que se haya registrado correctamente, el siguiente paso de la lista sería hacer uso del servicio gratuito Plantilla de planificación de recursos ClickUp (puede encontrar otras plantillas similares en la biblioteca de plantillas de ClickUp).
Aquí, o bien exporte sus datos si ya trabaja en ClickUp o bien complete manualmente los campos.
4. Visualice la capacidad de sus recursos mediante la vista Carga de trabajo
El calendario de recursos es una plantilla muy completa, por lo que podrá obtener una imagen precisa de la capacidad de sus recursos compartidos de muchas formas y maneras.
Por ejemplo, puede hacer un seguimiento de los recursos comprobando la carga de trabajo de los miembros de un equipo, de equipos enteros, de clientes, etc.
A partir de ahí, puedes ir un paso más allá analizando qué empleado está trabajando en qué proyecto de qué cliente a qué hora, cuáles son las fechas límite y entregables de estos proyectos complejos, cuál es el presupuesto asignado a cada recurso, cuál es el cronograma que hay que cumplir y quiénes son los coordinadores en el entorno del proyecto.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Si desea realizar un seguimiento de los miembros de un equipo o de la carga de trabajo de los recursos, haga clic en Vista > Carga de trabajo para obtener una vista de pájaro.
5. Gestione la capacidad de carga de trabajo mediante arrastrar y soltar en la vista Equipo
La única tarea que le queda en la lista es gestionar los recursos para que no afecten al flujo de trabajo, aceleren el plazo de entrega y mantengan la moral del equipo en su punto más alto.
Después de obtener un resumen visual del tiempo disponible de cada miembro del equipo, puedes cambiar los cronogramas o añadir diferentes tareas en consecuencia para asegurarte de que todo va sobre ruedas.
Para ello, tienes que ir a "Vista" y seleccionar "Equipo "
Vea las cargas de trabajo de todo su equipo para realizar ajustes, asignar nuevo trabajo o asignar recursos a otros miembros del equipo
Calendario de recursos para facilitar la ejecución del proyecto
Seamos realistas. Los recursos pueden ser impredecibles. Puede que un miembro vital del equipo esté enfermo durante una semana. O que un sistema no funcione correctamente y el trabajo se detenga por completo.
De hecho, estos escenarios pueden parecer la peor pesadilla de cualquier gestor de proyectos (y con razón), pero el poder de un calendario de recursos puede transformar rápidamente estos retos. Los calendarios de recursos nos permiten tener una vista clara de la disponibilidad y asignación de recursos, lo que facilita la ejecución fluida del proyecto.
Sirve de faro, nos guía a través de la tormenta y permite una rápida respuesta incluso ante la adversidad. Ayudan a evitar la sobreasignación, contribuyen a una asignación eficiente de tareas y a una programación más realista de los proyectos.
¿Qué más se puede pedir?
Y recuerde, un calendario de recursos no es sólo un documento estático, sino una herramienta dinámica que evoluciona con su proyecto. Así que empiece hoy mismo a crear su Calendario de Recursos. Pronto apreciarás el mayor control y visibilidad de los recursos compartidos que aporta a tus proyectos.
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Escritor invitado:_
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_es una escritora freelance especializada en los campos de SaaS, marketing y salud/bienestar. Con más de 3 años de experiencia, ayuda a las marcas a crear contenidos que aporten valor a sus empresas. En su tiempo libre, puedes encontrarla leyendo sus libros favoritos o estudiando las últimas tendencias en Internet