PMMM neboli model zralosti projektového řízení je koncept, který umožňuje organizacím založeným na projektech posoudit úspěšnost jejich projektového řízení. Podle ideologie navrhované tímto modelem existuje pět úrovní zralosti projektového řízení, kterými musí každá firma projít na své cestě k úspěchu.
Studie navíc ukázaly, že podniky s nízkou výkonností v oblasti řízení projektů mají větší pravděpodobnost zaznamenat finanční ztráty v důsledku zvýšených nákladů na projekt a nízké kvality výstupů.
Pokud tedy hledáte způsoby, jak zlepšit své obchodní procesy, může být užitečné posoudit vaši aktuální úroveň v PMMM a najít způsoby, jak postoupit do další fáze. V dnešním článku se budeme zabývat těmito pěti úrovněmi a nabídneme srozumitelné návrhy, jak postoupit na žebříčku PMMM k úspěchu v projektovém řízení.
Pět úrovní PMMM
PMMM vznikl jako rámec vyvinutý Softwarovým inženýrským institutem na Carnegie Mellon University v polovině 80. let. Jeho účelem bylo pomoci vládě posoudit dodavatele softwaru, aby mohla rozhodnout, který z nich bude nejvhodnější pro realizaci složitých projektů. Model byl navržen tak, aby analyzoval standardní postupy používané společností při práci na softwarových projektech.
V průběhu času byl tento rámec upraven tak, aby vyhovoval širšímu spektru odvětví, a proto dnes existuje několik modelů zralosti. PMMM je však jediný, který se úzce shoduje s původním modelem, s výjimkou toho, že se zaměřuje na hodnocení schopností projektového řízení pomocí pěti různých fází uvedených níže.
Úroveň 1: Počáteční proces
Na této úrovni funguje organizace poměrně nahodile, s nízkou mírou implementace kontrolních nástrojů (pokud vůbec nějaké existují). V tomto scénáři je obtížné předvídat budoucí úspěch, protože nelze odhadnout, jak se organizace zachová v krizové situaci.
Úroveň 2: Strukturované procesy a standardy
Společnosti na úrovni dvě implementují základní postupy projektového řízení, ale pouze na úrovni jednotlivých projektů. To znamená, že neexistuje žádný široký přístup k úspěchu v oblasti projektového řízení, který pravděpodobně závisí na klíčových osobách v organizaci.
I když je nejlepší mít určitou strukturu, tato úroveň je stále nízká, pokud jde o řešení nouzových situací, a stejně tak je obtížné s jistotou předpovědět úspěch.
Úroveň 3: Organizační standardy a institucionalizované procesy
Na této úrovni vstupujeme do odlišné organizační struktury s jasně definovanými postupy, které jsou považovány za standardní způsob práce. Podnik je dobře organizován a vedení se podílí na zavádění a podpoře používání těchto postupů.
Na této úrovni je organizace připravena čelit krizi, protože disponuje nezbytnými zdokumentovanými postupy, které vedou management i zaměstnance k přijetí potřebných opatření. Organizace na úrovni tři má navíc zájem o vytvoření dokumentace, která pomáhá definovat vztah mezi managementem a zaměstnanci (a naopak) a mezi organizací a zákazníky.
Řekněme, že vlastníte poradenskou firmu. V tomto případě můžete použít dobře vypracovanou poradenskou smlouvu, abyste jasně definovali svůj vztah s každým zákazníkem. Měli byste také zvážit vypracování smluv o mlčenlivosti a dalších typů dokumentů, které pomáhají ve vztahu se zaměstnanci.
Úroveň 4: Řízený proces
Úroveň 4 zavádí metriky, které se používají k hodnocení aktuální úrovně produktivity na základě platných postupů a standardů projektového řízení. Tímto způsobem může vedení kdykoli zjistit, zda je projekt předurčen k úspěchu, nebo zda existují problémy, které je třeba řešit.
Úroveň 5: Optimalizace procesů
Na nejvyšší úrovni se pozornost soustředí na optimalizaci. Když jsou zavedeny všechny správné postupy a jsou dostupné na úrovni organizace, vedení se zajímá o neustálé zlepšování výkonnosti projektového řízení na základě svých konkrétních zkušeností. Úroveň pět také hovoří o otevřenosti vůči inovativním technikám, které jiné organizace nepoužívají a které by mohly přinést konkurenční výhodu.
Jak postoupit z jedné úrovně na druhou
Jak vidíte, PMMM je založen na používání stále sofistikovanějších organizačních postupů. Je však důležité vědět, že se nejedná o rigidní stupnici, ale spíše o seznam pokynů, které mohou organizacím pomoci v jejich snaze o dosažení lepšího výkonu.
V závislosti na hlavním odvětví, organizační kultuře a celkové snaze o pokrok se budou jednotlivé podniky lišit. Kromě toho může mít na způsob integrace projektového řízení vliv i velikost organizace.
Například start-up nepotřebuje složitou strukturu postupů, protože se zaměřuje na růst a rozvoj. Jakmile však podnik začne růst, je užitečné vytvořit základní standardy, které se stanou hnací silou úspěchu projektového řízení.
Nyní, když znáte pět úrovní navržených modelem zralosti projektového řízení, by mělo být snadné identifikovat aktuální situaci vaší firmy. Podívejme se na kroky, které je třeba zvážit pro každou situaci.
První dvě úrovně
Pokud nemáte dobře navržené postupy, které umožňují zaměstnancům i manažerům pochopit správný způsob řešení situace (bez ohledu na stupeň naléhavosti), pak se pravděpodobně nacházíte na prvních dvou úrovních.
V tomto případě by vaší hlavní prioritou mělo být vytvoření pravidel a standardů, které budou základem vaší organizační kultury. Může se jednat o cokoli od „jak integrovat nového zaměstnance“ až po nejlepší způsob, jak vytvořit dokumentaci pro nový produkt.
Vše, co je důležité pro zlepšení obchodních procesů a odstranění překážek v produktivitě, by mělo být zdokumentováno a snadno dostupné pro studium a úpravy.
Třetí úroveň
Podnik na této úrovni je z hlediska efektivity řízení projektů poměrně pokročilý, ale vždy existuje prostor pro zlepšení.
Chcete-li například urychlit komunikační proces a zajistit, aby nikomu neunikly důležité detaily, můžete použít specializované nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp. Jedná se o platformu, která vám umožní spravovat celou řadu týmů a projektů najednou, aniž byste ztráceli příliš mnoho času logistikou.
Kromě toho lze tyto typy platforem integrovat do jiných obchodních procesů, čímž se vytvoří propojení mezi odděleními a zlepší se tok informací.
Čtvrtá a pátá úroveň
Jakmile budete mít zavedenou dobrou organizační kulturu s dobře navrženými postupy a efektivní hierarchií, je čas pracovat na faktorech, které mohou věci ještě vylepšit. K tomu většina podniků začíná používáním platformy Business Intelligence, která vyhovuje jejich potřebám, a staví na analýzách, které poskytuje.
Ačkoli BI není zrovna inovativní technologie, je to skvělý způsob, jak posoudit řízení rizik a pochopit, zda se vaše firma ubírá správným směrem.
Závěr
V dnešní době existuje silná korelace mezi technologiemi a rozvojem podnikání. To je ještě viditelnější v oblasti zlepšování projektového řízení, kde mají manažeři přístup k široké škále nástrojů a platforem, které mohou automatizovat rutinní činnosti, poskytovat cenné informace na základě existujících dat, zlepšovat celkovou komunikaci v týmu a získávat podporu zúčastněných stran projektu.
Technologie však musí být podpořena dobře navrženými obchodními procesy a postupy, aby se vaše organizace mohla ubírat správným směrem. Závěrem lze říci, že PMMM ukazuje význam lidských i technologických faktorů, pokud jde o rozvoj podnikání.