Pokud vaše společnost poskytující služby ztrácí zákazníky, problém může být menší – a mnohem snáze řešitelný – než si myslíte.
Potenciální zákazník možná čeká příliš dlouho na odpověď. Práce se možná zastavila, protože všichni čekají na součástky. Zákazník může být frustrovaný, protože mu nikdo za celý týden neposkytl žádné informace.
Proto nástroje pro správu prodejního procesu pomocí umělé inteligence získávají na popularitě. Když agent umělé inteligence může nepřetržitě sledovat prodejní proces – sledovat zpožděné práce, zastavené úkoly a nespokojené zákazníky – může odhalit rizika dříve, než se stanou problémem pro reputaci (a příjmy).
AI agenti však fungují dobře pouze tehdy, když vycházejí z reálných pracovních postupů, které váš tým již používá.
Místo otázky „Jakého AI agenta bych měl vytvořit?“ navrhuji začít s jinou otázkou: Kde již dochází k únikům v procesu?
V tomto článku vás provedu příkladem z reálného života:
- Fiktivní klient, Ben the Builder, jehož servisní pipeline tiše ztrácí příjmy a důvěru.
- Jak jsem využil jeho stávající nastavení ClickUp jako základ pro Project Recovery Coach Super Agent
- Konkrétní způsoby, jakými agent sleduje svůj pipeline, označuje rizika a každý den ho nasměruje ke správnému dalšímu kroku.
K tomu nebylo zapotřebí žádné složité AI řešení, stačil konvergovaný AI pracovní prostor ClickUp a ClickUp Super Agent. Ale zcela to změnilo způsob, jakým Ben vnímá svou práci – a jak spolehlivě se věnuje svým zákazníkům.
O mně: Systémy, péče o zákazníky a super agenti ClickUp
Jsem Anna Bullock, spoluzakladatelka agentury ABX2. Jsem kreativní stratég, projektová manažerka a systémová myslitelka – a vaše obchodní maminka, když potřebujete jasnost a péči.
Prostřednictvím poradenství, obsahu a vývoje online pracovního prostoru pomáhám ambiciózním lidem:
- Proměňte nápady v činy
- Vytvořte podpůrné systémy pro jejich práci.
- Rozvíjejte podnikání, které skutečně odpovídá vašemu životnímu stylu.
V posledních několika letech to znamenalo pomoci mnoha stavitelům, profesionálům v oblasti služeb a malým týmům používat ClickUp nejen jako seznam úkolů, ale jako páteř jejich provozu.
Když přišli super agenti ClickUp, nechtěl jsem umělou inteligenci přidávat na chaotický systém. Chtěl jsem:
- Agenti, kteří se přímo hodí do reálných procesů, které týmy již používají
- Automatizace, které snížily tření namísto přidávání dalších karet a ručního reportování
- Způsob, jak mohou majitelé získat přehled, aniž by museli celý den otravovat svůj tým žádostmi o aktualizace.
„Děravý pipeline“ Bena Buildera byl ideálním hřištěm pro jeho vytvoření.
🦄 Jste novým uživatelem ClickUp nebo Super Agents?
ClickUp Super Agents jsou asistenti pohánění umělou inteligencí uvnitř ClickUp, kteří pomáhají automaticky spravovat práci. Namísto čekání na pokyny mohou sledovat váš pracovní prostor, porozumět tomu, co se děje v rámci úkolů, dokumentů a chatů, a doporučit další kroky. Můžete jim přiřadit konkrétní roli, jako je sledování prodejního procesu, shrnování zpětné vazby od zákazníků nebo vyhledávání denních priorit.
🎥 Podívejte se na toto video a dozvíte se o nich více:
Skutečný problém: prodejní pipeline plná skrytých úniků
Než jsem agenta vytvořil, vstoupil jsem do Benova pracovního prostoru ClickUp a položil jednu jednoduchou otázku:
Kde již práce probíhá – a kde dochází k narušení zkušeností?
Ben není v ClickUp nováčkem. Jeho pracovní prostor již zahrnuje Ben's Building Yard Space, kde se nacházejí příchozí požadavky a aktivní zakázky. Má také monitorovací dashboard a marketingovou oblast pro komunikaci se zákazníky.
Nebylo to tedy úplně od nuly.
Jakmile jsem se ale začal zabývat úkoly, úniky v pipeline se staly zřejmými:
- Někteří potenciální zákazníci byli doporučeni Benovu bývalému učni Leovi.
- Ostatní prostě seděli nečinně déle, než měli.
- Zákazníci čekající na díly byli stále více frustrovaní, protože nikdo je neinformoval, i když zpoždění bylo již interně známo.
- Pak byly opravy v průběhu
Na první pohled vše vypadalo v pořádku, ale malé detaily, jako neúplné poznámky k úkolům nebo nepřesné adresy, mohly snadno posunout nadcházející návštěvy do kategorie zpožděných.
🚩A největší varovný signál? Neprohlédnuté žádosti.
Zákazníci zasílali webové lístky s dotazem: „Ahoj Bene, můžeš to opravit?“, ale některé z těchto požadavků ještě ani nebyly otevřeny.
Když jsem pracovní prostor filtroval podle termínů splnění, vzorec se vyjasnil:
- Některé úkoly byly zpožděny o několik dní nebo týdnů.
- Ostatní měli blížící se termíny a v poslední době vykazovali malou aktivitu.
- Několik dlouhodobých projektů zatím nebylo urgentních, ale pokud by nikdo nezasáhl, nakonec by se staly naléhavými.
💡 Tip pro profesionály: ClickUp Brain je integrovaný AI asistent ClickUp, který rozumí kontextu celého vašeho pracovního prostoru – úkolům, dokumentům, chatům a komentářům. Místo ručního procházení seznamů mu můžete položit otázky jako „Které úkoly v tomto prostoru jsou po termínu nebo ohrožené?“ a on analyzuje aktivitu, termíny a aktualizace, aby okamžitě odhalil zpožděné úkoly.
Prostě bylo příliš mnoho práce napříč příliš mnoha úkoly, než aby je jedna osoba mohla neustále sledovat.
Právě v tomto ohledu je řízení prodejního procesu pomocí umělé inteligence tak účinné.
Místo toho, abyste žádali člověka, aby každý den ručně kontroloval desítky úkolů, můžete tuto odpovědnost svěřit agentovi AI, jehož úkolem je jednoduše sledovat pipeline a upozornit na to, co vyžaduje další pozornost.
🧠 Zajímavost: 12 % respondentů průzkumu ClickUp uvádí, že agenti AI jsou obtížně nastavitelní nebo připojitelní k jejich nástrojům, a dalších 13 % uvádí, že je příliš mnoho kroků, aby s agenty mohli provádět jednoduché úkony.
Řešení: Návrh agenta pro správu prodejního procesu pomocí umělé inteligence v ClickUp
Jakmile jsem pochopil, kde dochází k únikům v procesu, začal jsem budovat Super Agent.
Začněte na kartě AI.
Při vytváření Benova Project Recovery Coach jsem:
- Přejděte na kartu AI v levém navigačním panelu.
- Klikněte na Vytvořit superagenta
- Dali jsme tomu jednoduché poslání, které přímo souvisí s naším hlavním servisním procesem.
O zbytek se postaral tvůrce – navrhoval možnosti, kladl doplňující otázky a navrhoval, jak by měl komunikovat s úkoly v Benově pracovním prostoru.
Nemusel jsem hádat, co je možné. Protože tvůrce zná své prostředí ClickUp, mohl odpovědět na otázky jako:
- Může tento agent aktualizovat tato vlastní pole?
- Má přístup k tomuto prostoru nebo těmto seznamům?
- Jaké nástroje může použít k tomu, aby skutečně podnikl kroky, a ne jen shrnoval?
Místo psaní dlouhých pokynů nebo složitých instrukcí mi tvůrce pomohl nastavit agenta s jasnou rolí:
Jste můj odborník na prodej a zákaznickou zkušenost. Sleduji všechny své příchozí a aktivní projekty v prostoru Ben’s Building Yard a chci, abyste tyto informace využili k tomu, abyste mi pomohli vrátit projekty zpět na správnou cestu.
Jste můj odborník na prodej a zákaznickou zkušenost. Sleduji všechny své příchozí a aktivní projekty v prostoru Ben’s Building Yard a chci, abyste tyto informace využili k tomu, abyste mi pomohli vrátit projekty zpět na správnou cestu.
Žádné desetistránkové pokyny. Žádné kouzelné fráze. Jen:
Žádné desetistránkové pokyny. Žádné kouzelné fráze. Jen:
- Kdo je agent (odborník na prodej a zákaznickou zkušenost)
- Kde by se mělo hledat (Benovo staveniště)
- Jaký výsledek nás zajímá (návrat projektů do správných kolejí)
Od té chvíle udělal Agent Builder něco, co se mi velmi líbí: požádal o upřesnění.
Společně jsme vylepšili práci tak, aby agent:
- Aktualizujte pole týkající se stavu a sentimentu: Například upravte pole spokojenosti nebo B-faktoru, když se práce jeví jako riziková nebo je klient zjevně nespokojený.
- Vyhledávejte nadšené zákazníky a příležitosti k získání referencí: Když systém zaznamená úkoly označené jako „nadšené“ nebo s vynikajícími výsledky, měl by nám připomenout, abychom se pokusili získat reference.
- Označte Bena a mě doporučenými dalšími kroky: Kdykoli je úkol po termínu nebo není na něm více než tři dny žádná aktivita, mělo by se: Zdůraznit toto riziko Navrhnout praktický další krok (kontaktovat zákazníka, informovat ho, zkontrolovat předpokládaný čas dodání dílů atd. )
- Zdůrazněte riziko
- Navrhněte praktický další krok (kontaktovat zákazníka, informovat ho, zkontrolovat předpokládaný čas doručení dílů atd.).
- Zdůrazněte riziko
- Navrhněte praktický další krok (kontaktovat zákazníka, informovat ho, zkontrolovat předpokládaný čas doručení dílů atd.).
Na konci této konverzace jsme jasně definovali roli agenta pro správu AI pipeline: Ben, projektový kouč společnosti Builder. Namísto obecného asistenta AI měl agent nyní konkrétní úkol: sledovat servisní pipeline a doporučovat akce, které chrání zákaznickou zkušenost.
Naučte agenta znát váš prodejní proces: znalosti, paměť a e-mail
Super Agent je užitečný pouze v kontextu, který rozumí.
Pro Benův pracovní postup to znamenalo poskytnout agentovi přístup ke třem druhům informací:
- Nejprve pracovní prostor samotný. Agent musel porozumět prostoru, ve kterém Ben spravuje úkoly, spolu se seznamy a přehledy, které představují jeho servisní pipeline.
- Za druhé jsme přidali paměť a dokumentaci. Ty zahrnovaly seznamy zákazníků, poznámky dodavatelů a několik jednoduchých pravidel týkajících se slev a balíčků služeb.
- Nakonec jsme propojili přístup k e-mailům prostřednictvím účtu Gmail, aby agent mohl připravovat odpovědi zákazníkům a následné kroky dodavatelům.
Agentovi jsem také přistupoval jako k juniornímu členovi týmu a nakonfiguroval jsem preference a ochranná opatření, jako například:
- Které e-mailové šablony je povoleno používat
- Kdy je nutné požádat o můj souhlas před odesláním
- Kdy je povoleno automaticky odesílat předem schválenou šablonu na základě určitých hodnot polí
Vzhledem k tomu, že vše je uloženo v ClickUp – úkoly, dokumenty a komunikace – může agent číst kontext na jednom místě a podniknout kroky na jiném. Může například detekovat zpoždění úkolu a okamžitě navrhnout zaslání aktualizace e-mailem zákazníkovi.
To je jedna z výhod konvergovaného pracovního prostoru AI. Když jsou úkoly, konverzace a dokumentace pohromadě, AI může pochopit celý kontext, místo aby se spoléhala na útržkovité informace.
📮 ClickUp Insight: 19 % lidí uvádí, že by chtěli, aby jim agenti AI pomáhali se správou projektových workflow.
Pracovní postup projektového řízení však není pouhým kontrolním seznamem. Jedná se o dynamický systém kompromisů, předávání úkolů a měnících se priorit, kde včerejší plán málokdy odráží dnešní realitu.
Super agenti ClickUp jsou navrženi tak, aby reagovali na stav vaší práce, nejen na pokyny. Provádějí práci podle harmonogramů, které definujete, a sledují spouštěče, jako jsou kladené otázky, vytváření nových úkolů nebo odesílání formulářů, a mohou proaktivně upozorňovat na problémy!
Využití agenta jako asistenta pro správu prodejního procesu pomocí umělé inteligence
Jakmile byl Project Recovery Coach nakonfigurován, Ben začal s agentem komunikovat jako s kolegou z týmu.
Nechte agenta naplánovat si den
V přímém chatu s agentem mohl Ben věci udržet tak jednoduché, jako:
Ahoj, jsem Ben. Tohle je moje společnost. Můžete mi doporučit prvních deset lidí, které bych měl dnes kontaktovat?
Ahoj, jsem Ben. Tohle je moje společnost. Můžete mi doporučit prvních deset lidí, které bych měl dnes kontaktovat?
Agent analyzuje svůj pipeline a odhaluje:
Agent analyzuje svůj pipeline a odhaluje:
- Zpožděné nebo rizikové zakázky, u nichž jsou zákazníci pravděpodobně frustrovaní
- Vysoce hodnotné příležitosti, kde by kontrola mohla zachránit vztah
- Nadšení zákazníci, které bychom měli dnes oslovit s žádostí o reference
Místo toho, aby se Ben díval na dlouhý seznam úkolů, dostává pečlivě sestavený seznam akcí.
Koučování agenta v reálné práci
Dalším způsobem, jakým spolupracujeme s agentem, je přímo v rámci úkolů.
Představte si, že otevřeme zakázku, která čeká na dodání dílů. Dodavatel je známý svými zpožděními a my chceme, aby si to agent pamatoval.
Mohu označit agenta a říci:
@Project Recovery Coach, dodavatelem je zde společnost Influx – často dochází k zpožděním. Kdykoli uvidíte, že se úkol přesunul do stavu „čekání na součástky“, zeptejte se mě, kdo je dodavatelem, a mějte to na paměti, když budete doporučovat další kroky.
@Project Recovery Coach, dodavatelem je zde společnost Influx – často dochází k zpožděním. Kdykoli uvidíte, že se úkol přesunul do stavu „čekání na součástky“, zeptejte se mě, kdo je dodavatelem, a mějte to na paměti, když budete doporučovat další kroky.
Nyní, aniž bychom opustili úkol, jsme:
Nyní, aniž bychom opustili úkol, jsme:
- Vzhledem k novým znalostem agenta v dané oblasti (Influx je pomalý)
- Definovali jsme malé pravidlo pro budoucí následné kroky.
- Vložte tuto nuanci přímo tam, kde se odehrává práce.
Nemusím sedět a čekat na odpověď. Když přijde odpověď, aktualizace se objeví v mé schránce ClickUp, kde si ji mohu vyzvednout, kdykoli budu připraven.
📌 V jednom příkladu vypadala odpověď agenta takto:
„Díky za upozornění. Všiml jsem si, že Influx často zaostává. Požádej dodavatele o jasný odhadovaný čas doručení a poté informuj zákazníka. Chceš k tomu návrh e-mailu?“
„Díky za upozornění. Všiml jsem si, že Influx často zaostává. Požádej dodavatele o jasný odhadovaný čas doručení a poté informuj zákazníka. Chceš k tomu návrh e-mailu?“
Na základě toho mohu říci:
Na základě toho mohu říci:
„Ano, prosím, dejte mi skripty.“
„Ano, prosím, dejte mi skripty.“
A může generovat:
A může generovat:
- Zdvořilá žádost o odhadovaný čas doručení dodavateli
- Transparentní aktualizace pro zákazníka
- Upomínka na následné kroky, abychom znovu neztratili přehled
To vše bez toho, aby Ben musel prohledávat staré e-maily nebo přeskakovat mezi různými nástroji.
Díky tomuto typu kontextového učení se agent necítí jako nástroj, ale spíše jako juniorní asistent provozu.
📚 Přečtěte si také: Transformace pomocí ambientní AI
Co se změnilo, když agent AI začal sledovat pipeline
Project Recovery Coach nedělá nic okázalého.
Neuzavírá automaticky obchody ani nepřestavuje Benovo CRM.
Ale dělá něco neuvěřitelně cenného: neustále sleduje pipeline a vyzdvihuje to, na čem záleží, takže Ben ví, co má dělat dál.
Poté, co jsme zavedli Benův Project Recovery Coach, došlo k několika změnám:
Poté, co jsme zavedli Benův Project Recovery Coach, došlo k několika změnám:
- Rizikové úkoly se objevily dříve. Ben si všiml problémů, jakmile úkoly byly po termínu nebo se zastavily.
- Zpoždění dodávek dílů přestala být překvapením. Agent nás pobídl, abychom se ptali na předpokládaný čas dodání a proaktivně komunikovali se zákazníky.
- Spokojení zákazníci se stali skutečnými referencemi. Měli jsme neustálý proud podnětů k žádostem o recenze, zatímco zážitek byl ještě čerstvý.
- Benova mentální zátěž se snížila. Už nemusel mít celý proces v hlavě; agent převzal dohled.
👀 Věděli jste, že... Prodejní týmy využívající AI mají 1,3× větší šanci na růst tržeb.
Jak si vytvořit vlastního agenta pro správu prodejního procesu pomocí umělé inteligence
Pokud se díváte na svůj vlastní pracovní prostor ClickUp a přemýšlíte: „Vím, že bych měl používat Super Agents, ale nevím, kde začít“, doporučuji následující postup:
- Vyberte jeden problematický proces: prodejní pipeline, poskytování služeb, onboardování, obnovování smluv – vyberte jeden proces, ve kterém jsou chyby opravdu bolestivé.
- Najděte nedostatky ve svém stávajícím prostoru: Podívejte se na úkoly po termínu, neaktuální tikety a místa, kde zákazníci čekají.
- Definujte jednoduchou roli pro svého superagenta: Pro Bena to byl odborník na prodej a zákaznickou zkušenost, který se zaměřoval na to, aby projekty opět nabraly správný směr.
- Určete mu, kde má být umístěn: Nasměrujte jej na konkrétní prostor nebo sadu seznamů (například Benovo staveniště) a připojte správné znalosti, dokumenty a e-mailový účet.
- Začněte s jedním jasným úkolem: Například „Sledujte tento proces a řekněte mi, koho mám každý den kontaktovat“ nebo „Označte všechny úkoly, které jsou po lhůtě nebo neaktivní po dobu tří dnů, a navrhněte další krok. “
- Chovejte se k němu jako k členovi týmu: Chatujte s ním přímo, označujte ho v úkolech, kde záleží na nuancích, a zpřísňujte nebo rozšiřujte oprávnění, jak si budujete důvěru.
Jakmile se agent osvědčí, můžete rozšířit jeho odpovědnosti.
🎥 Zde je krátký návod, jak začít s Super Agents:
Chcete vidět tento pracovní postup v akci?
Mým cílem v tomto článku není ohromit vás chytrými nápady.
Cílem je ukázat, jak může specializovaný Super Agent:
- Opravte nedostatky ve vašem servisním procesu
- Chraňte své zákaznické zkušenosti
- Dejte si prostor k nadechnutí, abyste se mohli soustředit na smysluplnou práci.
Pokud chcete vidět tento pracovní postup v akci nebo získat materiály z tohoto příkladu, navštivte: annabullock.com/builder
Tam Ben a já shromažďujeme otázky, sdílíme další zdroje a zasíláme odkazy na nástroje zmíněné v tomto pracovním postupu.
Můžeme opravdu opravit netěsný servisní pipeline pomocí ClickUp Super Agents? Ano, můžeme!
Začněte tím, že si zaregistrujete bezplatný účet ClickUp!
Anna Bullock je kreativní stratég, projektová manažerka a systémová myslitelka – a vaše obchodní „maminka“, když potřebujete jasnost a péči. Prostřednictvím poradenství, obsahu a vývoje online pracovního prostoru pomáhá ambiciózním lidem proměnit nápady v činy, budovat podpůrné systémy a rozvíjet podnikání, které skutečně odpovídá jejich životu.