PMMM или моделът за зрялост на управлението на проекти е концепция, която позволява на организациите, работещи по проекти, да оценят успеха си в управлението на проекти. Според идеологията, предложена от този модел, има пет нива на зрялост в управлението на проекти, през които всеки бизнес трябва да премине по пътя си към успеха.
Освен това проучвания показват, че компаниите с лоши резултати в управлението на проекти са по-склонни да отчитат финансови загуби поради повишени разходи за проект и ниско качество на резултатите.
По този начин, ако търсите начини да подобрите вашия бизнес процес, може да ви е от полза да оцените настоящото си ниво в PMMM и да намерите начини да преминете към следващия етап. В днешната статия ще обсъдим тези пет нива и ще предложим лесни за разбиране предложения за това как да се изкачите по стълбицата на PMMM към успеха в управлението на проекти.
Петте нива на PMMM
PMMM започва като рамка, разработена от Института по софтуерно инженерство в Университета Карнеги Мелън в средата на 80-те години. Целта му е да помогне на правителството да оцени софтуерните изпълнители, за да реши кой от тях е най-подходящ за изпълнението на сложни проекти. Моделът е създаден, за да анализира стандартните практики, които компанията поддържа при работата си по софтуерни проекти.
С времето рамката беше адаптирана, за да обхване по-широк спектър от индустрии, поради което днес съществуват няколко модела за зрялост. PMMM обаче е единственият, който е в тясно съответствие с оригиналния модел, с изключение на това, че се фокусира върху оценката на способностите за управление на проекти, използвайки петте различни етапа, споменати по-долу.
Ниво 1: Първоначалният процес
На това ниво организацията функционира доста хаотично, с ниска степен на внедряване на инструменти за контрол (ако изобщо има такива). В този сценарий е трудно да се предскаже бъдещ успех, тъй като не можете да предвидите как ще се държи организацията в кризисна ситуация.
Ниво 2: Структурирани процеси и стандарти
Компаниите на ниво две прилагат основни практики за управление на проекти, но само на ниво индивидуален проект. Това означава, че няма широк подход по отношение на успеха на управлението на проекти, който вероятно зависи от ключови лица в организацията.
Въпреки че е най-добре да имате някаква структура, това ниво все още е ниско, когато става въпрос за справяне с извънредна ситуация, и е също толкова трудно да се предскаже успехът с някаква степен на сигурност.
Ниво 3: Организационни стандарти и институционализирани процеси
С това ниво навлизаме в различна организационна структура с добре дефинирани процедури, които се считат за стандартен начин на работа. Бизнесът е добре организиран, а мениджмънтът участва в прилагането и подкрепата на използването на тези процедури.
На това ниво организацията е подготвена да се справи с криза, тъй като разполага с необходимите документирани процедури, които ще насочат както ръководството, така и служителите към стъпките, които трябва да предприемат. Освен това организацията на ниво три се интересува от създаването на документация, която помага да се дефинират отношенията между ръководството и служителите (и обратно) и между организацията и клиентите.
Да предположим, че притежавате консултантска фирма. В този случай можете да използвате добре изготвен договор за консултантски услуги, за да дефинирате ясно отношенията си с всеки клиент. Трябва също да обмислите изготвянето на споразумения за неразкриване на информация и други видове документи, които помагат в отношенията с служителите.
Ниво 4: Управляван процес
Ниво 4 въвежда показатели, които се използват за оценка на текущото ниво на производителност въз основа на процедурите и стандартите за управление на проекти, които са в сила. По този начин ръководството може да знае по всяко време дали даден проект е обречен на успех или дали има проблеми, които трябва да бъдат разрешени.
Ниво 5: Оптимизиране на процесите
На най-високото ниво фокусът е върху оптимизацията. С наличието на всички необходими процедури на организационно ниво, мениджмънтът се интересува от непрекъснатото подобряване на ефективността на управлението на проекти въз основа на конкретния си опит. Ниво пет говори и за отвореност към иновативни техники, които не се използват от други организации и които могат да донесат конкурентно предимство.
Как да преминете от едно ниво на друго
Както можете да видите, PMMM се основава на използването на все по-сложни организационни поведения. Важно е обаче да знаете, че това не е строга скала, а по-скоро списък с насоки, които могат да помогнат на организациите в стремежа им към по-добри резултати.
Като такива, ще има разлики между отделните бизнеси, в зависимост от основния им сектор, организационната култура и общото желание за развитие. Освен това, размерът на организацията може да има значение за начина, по който се интегрира управлението на проекти.
Например, стартиращите компании не се нуждаят от сложна структура от процедури, тъй като фокусът им е върху растежа и развитието. Когато обаче бизнесът започне да се разраства, е полезно да се създаде ядро от стандарти, които ще се превърнат в движеща сила за успеха на управлението на проекти.
Сега, когато знаете петте нива, предложени от модела за зрялост на управлението на проекти, би трябвало да е лесно да определите текущата ситуация на вашия бизнес. Нека разгледаме стъпките, които трябва да се имат предвид за всяка ситуация.
Първите две нива
Ако не разполагате с добре разработени процедури, които позволяват както на служителите, така и на мениджърите да разберат правилния начин за справяне с дадена ситуация (независимо от степента на спешност), тогава вероятно се намирате на първите две нива.
В този случай основният ви приоритет трябва да бъде създаването на правила и стандарти, които ще бъдат в основата на вашата организационна култура. Това може да бъде всичко – от „как да интегрирате нов служител“ до най-добрия начин за създаване на документация за нов продукт.
Всичко, което е важно за подобряване на бизнес процесите и премахване на пречките пред производителността, трябва да бъде документирано и лесно достъпно за проучване и редактиране.
Трето ниво
Бизнесът на това ниво е доста напреднал по отношение на ефективността на управлението на проекти, но винаги има място за подобрения.
Например, за да ускорите процеса на комуникация и да се уверите, че никой не пропуска важни детайли, може да използвате специализирани инструменти за управление на проекти, като ClickUp. Това е платформа, която ви позволява да управлявате широк спектър от екипи и проекти наведнъж, без да губите прекалено много време за логистика.
Освен това, този тип платформи могат да бъдат интегрирани с други бизнес процеси, създавайки връзка между отделите и подобрявайки потока на информация.
Четвърто и пето ниво
След като вече имате добра организационна култура, с добре разработени процедури и ефективна йерархия, е време да работите върху факторите, които могат да направят нещата още по-добри. За целта повечето компании започват с използването на платформа за бизнес анализи, която отговаря на техните нужди, и се основават на анализите, които тя предоставя.
Макар BI да не е точно иновативна технология, тя е чудесен начин да оцените управлението на риска и да разберете дали вашият бизнес се движи в правилната посока.
Обобщение
В днешно време съществува силна корелация между технологиите и развитието на бизнеса. Това става още по-видимо, когато става въпрос за подобряване на управлението на проекти, където мениджърите имат достъп до широка гама от инструменти и платформи, които могат да автоматизират рутинни дейности, да предоставят ценна информация въз основа на съществуващите данни, да подобрят общата комуникация в екипа и да спечелят подкрепата на заинтересованите страни в проекта.
Технологията обаче трябва да бъде подкрепена от добре проектирани бизнес процеси и процедури, за да се гарантира, че вашата организация е на път към успех. В заключение, PMMM показва важността както на човешките, така и на технологичните фактори, когато става въпрос за развитие на бизнеса.